Comité de Comité de CONVIVENCIACONVIVENCIA

LABORALLABORAL

REGLAMENTOREGLAMENTO

Reglamento

Comité de Convivencia Laboral

1.OBJET IVO DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

2. DE LA CONFORMACIÓN DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

3. OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

4. INHABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de Convivencia Laboral tiene por objetivo canalizar con objetividad y

transparencia, todo tipo de quejas que tiene como origen una conducta de acoso laboral

para poder recomendar las medidas que debe adoptar cualquier empleado del Club y el

establecimiento de las medidas correctivas contra el autor del acoso laboral según

disposiciones legales. Dicho Comité procurará proteger la intimidad, honra, salud

mental y la libertad de los empleados promoviendo el trabajo en condiciones dignas y

justas, la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los empleados del Club.

Hasta las elecciones correspondientes del año 2014, el Comité de Convivencia Laboral

estará compuesto por cinco (5) representantes del empleador y cinco (5) de los

trabajadores, con sus respectivos suplentes, dos (2) de la sede Llanogrande y tres (3) de la

sede Medellín.

Después de dicha fecha el Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por dos (2)

representantes del empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.

Los miembros del Comité de Convivencia Laboral deberán:

a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas.

b) Cuando un miembro del Comité no pueda asistir a las reuniones, debe excusarse

válidamente con por lo menos veinticuatro (24) horas de anticipación y entregar carta al

Presidente informando las causas de su ausencia. Adicionalmente, debe informar al

suplente para que asista en su reemplazo y debe presentar la prueba de la oportunidad con

que informó al suplente para que asistiera a la reunión. Una vez informado el suplente y si

este no pudiere asistir, también deberá entregar carta al Presidente informando las

causas para no asistir.

c) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en ejercicio de sus

funciones.

d) Suscribir la cláusula de confidencialidad correspondiente.

e) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité.

f) Asumir los compromisos de capacitación necesarios para el buen desempeño de sus

funciones.

g) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comité.

Siempre que uno o varios miembros del Comité consideren que existe algún factor que

impide su actuación con la autonomía e imparcialidad necesarias, deberá manifestarlo a

los demás miembros del Comité, para que estos se pronuncien al respecto.

También se pueden recibir quejas de personas distintas a los miembros del Comité,

sobre la inhabilidad de alguno de sus miembros, exponiendo los motivos que afecten la

autonomía o la imparcialidad de alguno para decidir en un caso concreto de actuación

del Comité. Dicha queja se recibirá por el formato de quejas, diligenciado en la parte

de sugerencias.

En caso de que la inhabilidad sea aceptada por la votación de la mayoría de los miembros

del Comité, se designará al o los suplentes y lo convocará la Secretaría del Comité.

Respecto de las quejas por hechos que presuntamente constituyan conductas de acoso

laboral, los trabajadores podrán presentar las quejas ante el inspector de trabajo de la

Dirección Territorial donde ocurrieron los hechos o ante el Comité de Convivencia Laboral.

Son causales de retiro de los miembros del Comité de Convivencia Laboral, las siguientes:

a) La terminación del contrato de trabajo.

b) Haber sido sujeto de la imposición de sanción disciplinaria por falta grave, como

trabajador.

c) Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comité.

d) Faltar a más de dos (2) reuniones consecutivas sin justificación válida.

e) Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como miembro

del Comité.

f) La renuncia presentada por el miembro del Comité.

La decisión de retiro en los casos b, c, d y e, debe ser estudiada y adoptada por los miembros

del Comité.

Para el reemplazo de un representante de los trabajadores, ya sea principal o suplente, se

realizará nuevamente las elecciones en la forma que rezan las normas legales.

Los representantes, tanto del empleador como de los empleados, deberán tener suplentes

designados en la forma prevista en las normas legales, los cuales, serán convocados por los

principales, en las ausencias válidas y ellos estarán actuando como principales en dicho

Comité.

Cuando se retira un principal, el suplente pasará a ser principal y el suplente vacante se

elegirá como lo determinen las normas legales.

a) En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros representantes de los

trabajadores, ya sean principales o suplentes, estos se elegirán de acuerdo con las normas

legales o en un término no mayor a un mes de conocida la vacante. Los de mayor número

de votos serán principales hasta completar la cantidad aprobada de miembros, los

siguientes serán suplentes hasta igualmente completar la cantidad aprobada de

miembros.

Si no se consiguiera el número suficiente para conformar los miembros para el Comité de

Convivencia Laboral, se realizará nuevamente la votación y, si persisten las vacantes,

se actuará conforme las normas legales lo permitan.

b) Para la convocatoria de nuevos miembros representantes del empleador, será de

acuerdo a lo que determine la Gerencia General del Club.

Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a la instalación formal del

Comité, y de dicha instalación se dejará constancia en un acta, de igual manera, en este

acto constarán los siguientes puntos:

5. CAUSALES DE RET IRO DE UN MIEMBRO DEL COMIT É DE CONVIVENCIA

LABORAL

6. REEMPLAZOS T EMPORALES Y DEFINIT IVOS

7. ELECCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

8. FUNCIONAMIENTO DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

a) Nombramiento del Presidente y Secretario del Comité.

b) Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad y reserva.

c) Definición de fechas de reuniones según la periodicidad legal.

d) Aprobación del reglamento de funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral.

e) Los otros temas que los miembros quieran tratar y que se aprueben con la mitad más uno

de los votos asistentes.

La instalación del Comité debe informarse a toda la comunidad laboral por los medios

masivos que se posea en el Club al momento de la divulgación.

a) Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.

c) Tramitar ante la administración del Club, las recomendaciones aprobadas en el Comité.

d) Gestionar ante la Gerencia General del Club, los recursos requeridos para el

funcionamiento del Comité.

Los miembros que consulten el archivo, deberán diligenciar la planilla de registro donde se

informe la fecha, miembro del Comité, número de acta consultada, motivo, etc.

La planilla para el registro será elaborada por la Secretaria del Comité, en donde debe

incorporarse los elementos mínimos de control para las consultas.

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por

mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las

situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada

por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el

lugar de la reunión.

3. Citar individualmente al comité a cada una de las partes involucradas en las quejas, con

el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de

establecer compromisos de convivencia.

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la

reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes

dependencias del Club.

8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al

cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de

las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la

Gerencia General del Club.

Cada vez que al Comité se integre un nuevo miembro, éste deberá recibir la capacitación

respectiva para asegurar su idóneo desempeño dentro del órgano y será coordinada con la

Gerencia de Talento Humano del Club en un terminó inferior a un mes. Las demás

capacitaciones serán analizadas por el Presidente del Comité para su aprobación.

9. FUNCIONES DEL PRESIDENT E

10. SECRETARIA DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

11. CAPACITACIÓN PARA LOS MIEMBROS DEL COMIT É

Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comité podrá solicitar apoyo a

especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicología y derecho, entre otros,

Las reuniones se clasificarán de la siguiente manera:

a) Reuniones ordinarias:

Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez cada tres meses.

b) Reuniones extraordinarias:

Cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención podrá ser

convocada por cualquiera de los miembros del Comité a través del presidente del comité.

El Comité sesionará con la mitad más uno de sus integrantes.

De cada reunión se elevará un acta en la cual se señalará la naturaleza de la reunión, la

fecha y lugar de reunión y los asuntos tratados. Toda acta deberá ser firmada por los

miembros del Comité que asistieron a la reunión correspondiente.

Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial que

será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará bajo la

custodia de Secretaría del Comité.

Los miembros que consulten el archivo, deberán diligenciar la planilla de registro donde se

informe la fecha, miembro del Comité, número de acta consultada, motivo, etc.

La planilla para el registro será elaborada por la Secretaria del Comité, en donde debe

incorporarse los elementos mínimos de control para las consultas.

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que

puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule

queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al

interior del Club.

3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron

lugar a la queja en la reunión programada para dicho fin.

4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes

involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las

controversias.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y

promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la

confidencialidad.

6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la

queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las

recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia

Laboral, deberá remitir la queja a la gerencia general de la empresa, cerrará el caso y el

trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el

juez competente.

8. Presentar a la gerencia general del Club, las recomendaciones para el desarrollo

efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe

anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes

requeridos por los organismos de control.

garantizando en todo caso, la confidencialidad de los temas allí tratados mediante la

suscripción de las cláusulas contractuales correspondientes, de acuerdo con el literal b)

artículo 8 del presente reglamento.

12. T IPO DE REUNIONES DEL COMITÉ

13. ACTAS

14. DE LAS FUNCIONES DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de

Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional.

10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas

de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán

presentados a la Gerencia General del Club.

Para poder establecer si la queja encaja dentro de acoso laboral, el Comité podrá apoyarse

en el concepto del asesor jurídico o un experto.

Si la conclusión del Comité es que el asunto no corresponde a la legislación sobre acoso

laboral, así se lo hará saber al interesado mediante escrito confidencial.

Si por el contrario, la conclusión es que el asunto encaja dentro de la temática del acoso

laboral, el Comité deberá pasar a la siguiente etapa del trámite, que es la correspondiente

a la verificación de los hechos.

De todas formas el Comité deberá verificar la información de la queja, revisando si las

conductas encajan en lo previsto en los artículos 2 ó 7 de la ley 1010 de 2006.

El Comité recibirá las quejas interpuestas por los empleados del Club, a través del

diligenciamiento del formato diseñado para tal efecto, depositado en el buzón ubicado en

las porterías, lugar donde puede reclamar el formato.

Los miembros del Comité deben realizar actividades tendientes a verificar, con las pruebas

del caso, las circunstancias en que los hechos han ocurrido.

Las sesiones probatorias deberán adelantarse haciendo saber, tanto al trabajador que

presenta la queja, como al presunto acosador, que este es un escenario en el que en

primera instancia se pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen

ambiente laboral en el Club.

Las pruebas podrán ser recopiladas con el diligenciamiento de documentos que dejen el

testimonio de las partes.

17. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LAS PART ES

INVOLUCRADAS EN EL SUPUESTO ACOSO LABORAL

El comité dará seguimiento a los compromisos y podrá hacerse a través de una comisión

que éste determine para el caso y con las respectivas pruebas.

El Comité adoptará en principio decisiones con el voto de la mitad más uno de los

asistentes; sin embargo, en caso de un empate, se llamarán durante la misma sesión a

dos miembros suplentes del Comité, uno del representante del empleador y otro de los

empleados, si estos votos no dirimen el empate, se procederá a otro sistema de

votación.

Los miembros del Comité deberán construir la fórmula conciliatoria o la decisión que

juzguen adecuada para superar las situaciones que fueron sometidas a su

consideración, y comunicarla por escrito a las partes; así como a las autoridades

competentes del Club, cuando fuere el caso.

15. RECEPCIÓN DE LAS QUEJAS

16. ASPECTOS PROBATORIOS

18. DECISIONES DEL COMIT É

El Comité tendrá un término máximo de dos meses para responder a una queja por

acoso laboral, contados a partir de la fecha en que la misma fue presentada.

Para tomar las decisiones los miembros del comité de convivencia deberán:

a) Escuchar con empatía sin juzgar a priori.

b) Investigar los hechos para comprender el problema.c) Ser paciente, no acelerarse.

d) Generar confianza, guardar la confidencialidad.

e) Ser imparcial, sin ser indiferente.

f) Ser neutral y transparente según las reglas establecidas.

g) Saber aliviar las tensiones.

h) Fomentar la creatividad en las soluciones.

i) Conocer la cultura de la organización y los temas de que trata el conflicto.

j) Ser aceptado por todas las partes.

Los miembros del Comité de Convivencia Laboral tendrán un periodo de dos años a partir

de la instalación del Comité y estos solo podrán ser reelegidos por una sola vez de manera

consecutiva.

Todas las demás decisiones que se deban tomar y que no se encuentren especificadas en

éste reglamento, serán tomadas con la mitad más uno de los asistentes.

Cuando el reglamento este contrario a la ley, se tendrá observancia sólo sobre la ley o la

normatividad vigente.

El presente Reglamento rige a partir de su aceptación y podrá modificarse con la

intervención de los miembros del Comité mediante decisión adoptada a través de una

reunión especial.

Aprobado en Medellín, diciembre 4 de 2012

19. PERIODO DE LOS MIEMBROS

20. GENERALES

21. VIGENCIA Y MODIFICACIONES