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REGLAMENTO COMITÉ DE
BIENESTAR, RECREACIÓN Y
DEPORTES
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REGLAMENTO DE BIENESTAR, RECREACION Y DEPORTES
EL CONSEJO DE ADMINISTRACION DE LA COOPERATIVA NACIONAL
DEL SECTOR DE LAS COMUNICACIONES Y ENTIDADES AFINES Y
RELACIONADAS, LTDA. COOPMINCOM,
En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO:
Que la Asamblea General Ordinaria celebrada el 24 de febrero de 2.001 en Bogotá
D.C. Aprobó la creación del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes.
Que es necesario y conveniente establecer normas y procedimientos básicos para
el funcionamiento del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes y facilitar el
cumplimiento de sus funciones, en cumplimiento de la ley y los estatutos
Que el artículo 98, literales a) y g) Elegir a los miembros del Comité y establecer los
reglamentos de COOPMINCOM, implementa las funciones del Consejo de
Administración, dentro de las cuales se encuentra la de elegir los miembros de los
comités especiales y la de aprobar el reglamento Interno de cada uno de ellos.
Que se hace necesario adoptar un nuevo reglamento de bienestar, recreación y
deportes, incorporando en él todos los cambios, actualizaciones y modificaciones
realizadas por el consejo de administración hasta la fecha.
OBJETIVO Y RECURSOS DEL COMITÉ DE BIENESTAR, RECREACIÓN Y
DEPORTES
Artículo 1˚.- Objetivo: El objetivo básico del comité, es el de promover, fomentar y
organizar eventos de carácter recreativo, deportivo y de bienestar, dirigido a los
asociados hábiles y sus beneficiarios inscritos en Coopmincom, con el ánimo de
buscar la integración, el aprendizaje y práctica de los deportes y en general el
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desarrollo de un estilo de vida sana, a través de escuelas de formación deportiva,
patrocinios, torneos internos, bienestar y recreación en general. También impulsará
la aprobación de estímulos y subsidios para fomentar el eco-turismo como parte de
recreación.
Artículo 2˚.- Recursos: Están constituidos por las apropiaciones que haga la
Asamblea General de Asociados y las donaciones que se efectúen con tal fin.
GENERALIDADES
Artículo 3˚.- De acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de los estatutos, el
Comité de Bienestar, Recreación y Deportes, estará integrado por cuatro (4)
miembros designados por el Consejo de Administración, uno de los cuales será un
integrante del Consejo de Administración de Coopmincom y ejercerá funciones de
coordinador, los demás integrantes del comité podrán ser reelegidos o removidos
libremente en forma parcial o total en cualquier momento.
Artículo 4˚.- El Comité Recreación y Deportes tendrá los siguientes delegados:
1. Un Coordinador, miembro del Consejo de Administración y designado por éste,
quien presidirá la reunión.
2. Un Secretario
3. Dos (2) vocales
PARÁGRAFO: Para las reuniones del comité es indispensable la presencia del
coordinador,
Artículo 5˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes se reunirá por lo menos
una (1) vez al mes en forma ordinaria, y extraordinaria cuantas veces sea necesario.
El quórum para deliberar el comité, lo constituye la presencia de tres (3) de sus
miembros y sus decisiones se adoptarán por mayoría. De lo tratado en las
reuniones quedará constancia en acta que deberá contener como mínimo, lo
siguiente:
1. Lugar, fecha y hora de iniciación y terminación de la sesión.
2. Nombres y apellidos de todos los asistentes. Deberán constar cuales miembros
no asistieron con causa justificada.
3. Orden del día aprobado y desarrollado.
4. Relación de los temas discutidos y las decisiones tomadas.
5. Anexos de los informes pertinentes.
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6. Proposiciones presentadas, dejando constancia de las decisiones adoptadas,
conclusiones y compromisos.
7. Constancia de lectura y aprobación del acta correspondiente.
PARÁGRAFO: Las actas deberán conservarse siempre dentro de las instalaciones
de COOPMINCOM, debidamente registradas en el libro de actas destinado para tal
fin.
Artículo 6˚.- La convocatoria a las reuniones ordinarias las hará el Coordinador del
comité de acuerdo con el calendario de reuniones y programa de trabajos
previamente establecidos y extraordinarios cuando se requieran.
Artículo 7˚.- Una vez iniciada la reunión del comité, el secretario del mismo, dará
lectura al orden del día propuesto, el cual podrá ser modificado con la aprobación de
la mayoría de los miembros del comité. Una vez aprobado el orden del día definitivo,
la reunión deberá someterse a lo aprobado. Cualquier intervención que se salga del
orden del día aprobado, debe ser interrumpida de forma inmediata, por quien esté
presidiendo la reunión.
Artículo 8˚.- Las decisiones del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes se
tomarán de acuerdo con el siguiente procedimiento:
1. Cada asunto, tema o materia, será presentado por la persona u organismo que
corresponda.
2. Terminada la presentación, el Coordinador de la reunión declarará abierta la
discusión para que cada uno de los asistentes pueda expresar sus opiniones,
observaciones, inquietudes, preguntas o propuestas que conduzcan a la decisión
pertinente.
3. Para tomar las decisiones se necesitará el voto de la mayoría de los miembros del
Comité presentes en la reunión.
Artículo 9˚.- De las decisiones adoptadas por el comité serán solidariamente
responsables todos los miembros del comité participantes en la reunión y que hayan
dado su voto, excepto el miembro del comité que haga expresamente salvamento
de voto, con la debida sustentación y dejando constancia en el acta respectiva.
Artículo 10˚.- Para el uso de la palabra, presentación de mociones, e
interpelaciones se tendrán en cuenta los siguientes criterios.
1. Ningún asistente a las reuniones del comité podrá hacer uso de la palabra sin que
haya sido concedida por quien preside la reunión.
2. El uso de la palabra se otorgará en el orden en que sea solicitada.
3. Ningún ponente podrá ser interrumpido mientras tenga el uso de la palabra; a menos
de que se trate de solicitar explicación sobre el tema expuesto o que se haya salido
del asunto en discusión.
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4. Quien preside la sesión, cuidará que quien intervenga no haga alusiones
irrespetuosas, imputaciones de mala intención al comité y sus integrantes, Consejo
de Administración, asociados y trabajadores de la Cooperativa.
Artículo 11˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes podrá volver sobre
asuntos ya resueltos, solamente si antes se vota favorablemente una
reconsideración.
Artículo 12˚.- El integrante del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes de
COOPMINCOM que falte a dos (2) reuniones sin justa causa, o que no cumpla con
diligencia las tareas que se le asignen, será removido del comité. Sin perjuicio de las
sanciones a que haya lugar. En tal situación el comité informará al Consejo de
Administración de COOPMINCOM quien procederá a removerlo y a elegir su
reemplazo.
Parágrafo. Los integrantes del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes deben
estar al día en las obligaciones al momento de su nombramiento y permanecer en
esta condición mientras sea integrante de este comité. En caso de incumplir esta
obligación, la administración deberá informar con los soportes inmediatamente y
será removido del comité en la siguiente reunión del consejo de administración.
FUNCIONES
Artículo 13˚.- Son funciones del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes:
1. Presentar al Consejo de Administración un informe anual que abarque los eventos
que se desarrollaron y un informe mensual de la gestión realizada. Para los gastos a
ejecutar en cada actividad, presentará al Consejo de Administración, un mínimo de
dos (2) cotizaciones de los gastos a ejecutar en el evento.
La Gerencia de Coopmincom por su parte deberá obtener una tercera
cotización que también será presentada para la toma de la decisión
pertinente por parte del consejo. Una vez aprobados, los gastos no podrán
exceder el monto autorizado.
2. Evaluar las solicitudes recibidas y determinar la participación de los asociados en los
diferentes eventos bajo criterios que garanticen la igualdad para los asociados.
3. Canalizar por intermedio del Gerente de COOPMINCOM la asignación de los
recursos para cada evento realizado e informar al Consejo de Administración
mediante escrito donde discrimine los conceptos y valores pagados.
4. Recomendar al Consejo de Administración, se autorice la participación de los
asociados en distintas modalidades recreativas y deportivas externas, siempre y
cuando sea en representación de COOPMINCOM y se cuente con el presupuesto
requerido.
5. Informar al Consejo de Administración el nombre del asociado que por su conducta
antideportiva o irrespetuosa, ya de palabra o de hecho Agreda a un contrario,
compañero, trabajador y/o directivo y otras acciones comprobadas para que decida y
se califique la gravedad de la falta y si hay lugar apliquen las sanciones pertinentes.
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6. Tomar la determinación, si así se requiere, por razones de fuerza mayor u otras que
fueren necesarias, de aplazar, postergar o cancelar en última instancia, toda
actividad de carácter recreativo o deportivo programada comunicándole al consejo
de administración.
7. Cumplir con las actividades recreativas y deportivas programadas para lo cual sus
asociados deportistas y beneficiarios, estarán el día, hora y lugar, citados para la
iniciación de los eventos.
8. Proyectar los instructivos donde se incluirán los requisitos para participar en los
eventos; En todo caso los asociados deberán estar y permanecer al día en todas sus
obligaciones, desde el día anterior a la fecha de inscripción del mismo.
9. Recibir solicitudes respetuosas de los asociados, sugerencias, comunicaciones, y
otras que se refieran únicamente con los eventos recreativos y deportivos.
10. Evaluar las solicitudes recibidas, analizarlas, decidir y dar respuestas, de ser
procedente reconsiderar la decisión y de lo contrario remitirla al consejo de
administración para consideración y decisión.
11. Establecer que los asociados relacionados por la Administración como
inscritos para los eventos programados, lo hayan hecho en debida forma según
verificación de soportes que debe adjuntar la administración. Esta inscripción
deberá hacerse personalmente en las oficinas de la Cooperativa en horario de
oficina (8:00 am – 5:00 pm), con todos los documentos exigidos en el instructivo, por
fax o por scanner al correo electrónico diligenciando y firmando el instructivo en
señal de aceptación; anexando los documentos exigidos en el instructivo, del cual se
le entrega copia al asociado.
El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes, deberá confirmar en la
actividad la asistencia de las personas inscritas, e informara al consejo de
administración las novedades.
12. Recomendar al Consejo de Administración la celebración de convenios y
contratos con otras personas naturales o jurídicas que permitan la realización
de las actividades de recreación, deporte y turismo.
13.-Cuidar los elementos de recreación y deportes de propiedad de
COOPMINCOM y suministrados por ella para el desarrollo de los eventos
programados como son cámara fotográfica, de video u otros.
14.El comité informara a la administración y al consejo de
administración, los daños que se presenten durante la realización del
evento programado, en bienes de la cooperativa o sitio contratado para
tal efecto.
Artículo 14˚.- La participación del asociado, sus beneficiarios o acompañantes en
eventos programados donde se permita su participación y esté autorizada,
está condicionado al registro que previamente haya realizado en la sede de la
Cooperativa de los nombres e identificaciones de los mismos, aportando los
documentos soporte de afiliación a la EPS o régimen subsidiado.
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PARAGRAFO 1. Para tener derecho a participar en cualquier evento, el asociado
debe tener una antigüedad mayor a Un (1) año y haber realizado el curso de
cooperativismo nivel uno(1).
PARAGRAFO 2. El asociado debe estar totalmente al día en las obligaciones con la
Cooperativa al día anterior al inicio de las inscripciones y permanecer en estas
condiciones para participar en el evento o solicitar un auxilio establecido por
Coopmincom.
PARAGRAFO 3. Un asociado que se encuentre en mora en el período durante el
cual están abiertas las inscripciones a cualquier evento, no puede participar en él,
así se ponga al día en el transcurso de las inscripciones.
PARÁGRAFO 4: Cuando se programe un evento, si al realizar las inscripciones es
mayor la demanda que los cupos disponibles, se procederá así:
➢ Se recibirán inscripciones hasta el cupo máximo aprobado previamente por el
consejo de administración, según evento a realizar, inscribiendo además un 20% de
asociados, en lista de espera para reemplazar en caso de que el o los asociados
inscritos cancelen su participación.
La cancelación de la inscripción para eventos o actividades solo puede hacerse
por escrito o correo electrónico con cinco días hábiles de antelación a la
iniciación de la actividad, excepto por motivos de fuerza debidamente
soportados.
Adicionalmente la cooperativa podrá inscribir acompañante por asociado
cuando este lo solicite en el instructivo, sin menoscabar el cupo máximo de
asociados, condicionado a que haya cupo, de ser viable su participación
deberán pagar previamente el valor respectivo.
PARAGRAFO: La Administración deberá comunicar las novedades
presentadas con sus respectivos soportes al comité de Deportes, para la toma
de decisiones.
Artículo 15˚.- Los asociados tendrán derecho a participar en tres
actividades al año, El Asociado no podrá participar en ningún evento
como beneficiario y los beneficiarios pueden participar solamente hasta
los 15 años y 364 días.
El beneficiario participa en las actividades de la cooperativa únicamente
en escuelas deportivas ó natación, su participación es excluyente.
Las actividades esta clasificadas en los siguientes grupos:
a) GRUPO UNO: Torneo de Bolos, Campeonato de Tejo, Gimnasio, Caminata,
Natación, abuelito mayor de 75 años y Escuelas de Formación Deportiva; en
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donde Gimnasio y Natación son excluyentes. EL asociado puede tomar dos (2)
de este grupo y una del grupo dos.
b) GRUPO DOS: Curso de Conducción, Escuela de Manualidades o idiomas. El
asociado puede escoger dos (2) de este grupo y una del primer grupo.
Se exceptúan de esta norma las Celebraciones del día de la Mujer, del
Asociado y del Niño.
ACTIVIDADES DEL GRUPO UNO
A. TORNEO DE BOLOS, podrán participar solo asociados mayores de 18
años; se dará almuerzo al jugador el día de la clausura.
B. CAMPEONATO DE TEJO, podrán participar solo asociados mayores de
18 años;, se suministrará camiseta a los participantes y se ofrecerá
almuerzo en la clausura al asociado siempre y cuando el asociado haya
participado en todas las fechas, control que llevará los miembros del Comité
de Bienestar, Recreación y Deportes
C. GIMNASIO: La Cooperativa otorgará el auxilio de Gimnasio solo para
asociados, bajo las siguientes condiciones:
El auxilio se otorgará según la antigüedad del asociado por un semestre de acuerdo con los porcentajes establecidos, así:
➢ Mayor a 1 año y Hasta 3 años 40% Máximo $ 80.000
➢ Mayor a 4 años y Hasta 7 años 50% Máximo $100.000
➢ Mayor a 8 años y Hasta 12 años 60% Máximo $170.000
➢ Mayor a 13 años 70% Máximo $220.000
❖ El asociado podrá escoger el Gimnasio que desee, incluida la tarjeta Tu Cur
siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos establecidos por la
cooperativa entre otra factura original, RUT y CÁMARA DE COMERCIO
VIGENTES.
❖ Carta dirigida al Comité de Bienestar, Recreación y Deportes solicitando el
auxilio dentro los términos establecidos por el Consejo y anexando los
soportes requeridos.
❖ No se admitirán solicitudes extemporáneas.
❖ El asociado debe pagar por lo menos un (1) Semestre continuo al año y la
Cooperativa sobre el valor del semestre subsidiará el porcentaje o valor
máximo correspondiente, por una sola vez al año.
❖ El asociado debe tener mínimo un año de afiliado. Debe estar y permanecer
al día y haber realizado el primer nivel de Cooperativismo.
D. CAMINATAS están destinadas exclusivamente para los asociados
mayores de 14 años. Si el asociado desea llevar un acompañante o
invitado siempre y cuando haya cupo y cumpla los requisitos
establecidos deberá cancelar la totalidad del costo que demande, previa
autorización del Comité de Bienestar, Recreación y Deportes.
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E. NATACIÓN: Las Clases de NATACION las podrá tomar el asociado a
cualquier edad o beneficiario hasta los 15 años y 364 días en forma
excluyente, el asociado no podrá participar como beneficiario, con las
siguientes opciones:
- CON LA ENTIDAD APROBADA POR EL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN ó
- CON OTRA ENTIDAD POR TRES CICLOS CONTINUOS Sábados y
Domingos ó un solo día del fin de semana.
Costo: La Cooperativa otorgará un auxilio según la antigüedad del
asociado de acuerdo con los porcentajes establecidos, así:
- Mayor a 1 año y Hasta 3 años 40% - Mayor a 4 años y Hasta 7 años 50% - Mayor a 8 años y Hasta 12 años 60% - Mayor a 13 años 70%
El asociado se inscribe en la Cooperativa con la firma del respectivo
instructivo, además paga en la institución que elija el valor total del
curso, anexa la FACTURA ORIGINAL a medida que vayan iniciando los
ciclos y la Cooperativa reembolsará el valor pagado por el asociado
de acuerdo con la antigüedad máximo el valor que cobra la Entidad
aprobada. Si el curso es de menos horas se pagará
proporcionalmente.
El Asociado debe comprometerse a tomar los tres ciclos en forma
continua y a remitir a la Cooperativa finalizados los ciclos certificación de
la Entidad con la cual tomó los 3 ciclos continuos, de lo contrario se le
cobrará el costo del curso por los tres ciclos (Podrá tomarlo el asociado
a cualquier edad ó el beneficiario hasta los 15 años y 364 dias).
Requisitos: Estar y permanecer al día con las obligaciones contraídas
con la Cooperativa, tener firmado el instructivo del evento, tener más de
1 año de Antigüedad, haber realizado el Nivel I de Cooperativismo y
no exceder el número de actividades aprobadas al año.
F. ESCUELAS DEPORTIVAS: (FÚTBOL, TENIS, PATINAJE y
TAEKWONDO) las podrá tomar el asociado a cualquier edad o
beneficiario hasta los 15 años y 364 dias en forma excluyente, con las
siguientes opciones:
- CON LA ENTIDAD APROBADA POR EL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN ó
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- CON OTRA ENTIDAD POR TRES CICLOS CONTINUOS Sábados y
Domingos ó 1 solo día fin de semana.
Costo: La Cooperativa otorgará un auxilio según la antigüedad del
asociado de acuerdo con los porcentajes establecidos, así:
- Mayor a 1 año y Hasta 3 años 40% - Mayor a 4 años y Hasta 7 años 50% - Mayor a 8 años y Hasta 12 años 60% - Mayor a 13 años 70%
El asociado se inscribe en la Cooperativa con la firma del respectivo
instructivo, además paga en la institución que elija el valor total del
curso, anexa la FACTURA ORIGINAL a medida que vayan iniciando los
ciclos y la Cooperativa reembolsará el valor pagado por el asociado
de acuerdo con la antigüedad máximo el valor que cobra la Entidad
aprobada. Si el curso es de menos horas se pagará
proporcionalmente.
El Asociado debe comprometerse a tomar los tres ciclos en forma
continua y a remitir a la Cooperativa finalizados los ciclos certificación de
la Entidad con la cual tomó los 3 ciclos continuos, de lo contrario se le
cobrará el costo del curso por los tres ciclos (Podrá tomarlo el asociado
a cualquier edad ó el beneficiario hasta los 15 años y 364 días).
Requisitos: Estar y permanecer al día con las obligaciones contraídas
con la Cooperativa, tener firmado el instructivo del evento, tener más de
1 año de Antigüedad, haber realizado el Nivel I de Cooperativismo y
no exceder el número de actividades aprobadas al año.
G. ABUELITO MAYOR DE 75 AÑOS, podrán participar solo
asociados mayores de 75 años con un acompañante mayor de
edad.
ACTIVIDADES DEL GRUPO DOS:
a) Curso de Conducción: solo para asociados. Las condiciones están
estipuladas en el Reglamento. de Educación.
b) Curso de Idiomas. solo para asociados. Las condiciones están
estipuladas en el Reglamento de Educación.
c) Escuelas de Manualidades: solo para asociados. Las condiciones
están estipuladas en el Reglamento de Educación.
Las Actividades que se exceptúan de los grupos mencionados
anteriormente son:
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1) Celebración del Día de la Mujer, en la cual participan asociadas
mayores de 14 años. Tener un año de antigüedad, curso de
cooperativismo nivel I y estar y permanecer al día.
2) Celebración del Día del Asociado, actividad en la cual pueden
participar asociados mayores de 18 años. Tener un año de
antigüedad, curso de cooperativismo nivel I y estar y
permanecer al día.
3) Celebración del Día del Niño ó Adolescente Asociado, actividad
en la cual pueden participar niños de 0 a 17 años de edad y 364
días. Tener un año de antigüedad y estar y permanecer al día
Artículo 16˚.- Para todos los eventos se requerirá la autorización por
parte del Consejo de Administración previa presentación de las
cotizaciones y programación de los eventos por parte de la
Administración y el Comité de Bienestar, Recreación y Deportes. Los
desembolsos correspondientes a cubrir los costos de cada evento se
efectuarán por la Administración de COOPMINCOM directamente. Copia
de este documento se remitirá al Comité de Bienestar, Recreación y
Deportes y una última copia quedará en poder de los funcionarios de
Coopmincom encargados del control de los eventos.
PARÁGRAFO: La Administración de Coopmincom informará al Consejo de
Administración y mediante relación discriminada indicará valores pagados,
conceptos de cada uno de ellos y documentos que soporten debidamente los
desembolsos.
Artículo 17˚.- El Comité de Bienestar, Recreación y Deportes deberá seguir las
políticas y directrices fijadas por el Consejo de Administración en la ejecución de los
eventos programados.
Artículo 18˚.- Los eventos que se programen deberán ser divulgados de manera
amplia y suficiente para asegurar la participación de los asociados y sus
beneficiarios previo cumplimiento de los requisitos exigidos.
DISCIPLINARIAS
Articulo 19. El asociado y / o su beneficiario que se inscriba y no asista por lo
menos al 70 % del evento por causa no justificada, deberá asumir los valores en
que incurrió la cooperativa por su inscripción para el respectivo evento y se le
aplicara una sanción de un año para no participar en eventos, en consecuencia el
Comité de Bienestar, Recreación y Deportes informara al consejo de administración
los nombres de los asociados que no justificaron su inasistencia para dar
cumplimiento a lo expuesto en este reglamento y estatutos de la cooperativa. Para
tal efecto con la firma del instructivo otorgara automáticamente el descuento a la
Administración.
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PARAGRAFO 1: Las excusas debidamente soportadas tendrán un término de
quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de la realización del evento
individual o por equipos, para ser radicadas en la cooperativa.
PARÁGRAFO 2: Cuando el asociado no asista a torneos, campeonatos o
actividades, realizada por equipos y no presente oportunamente la excusa
debidamente soportada y mientras no sea aceptada, no podrá participar en
actividades durante un año incluido el siguiente torneo por equipos similar al que
faltó. Las excusas debidamente soportadas tendrán un término de quince (15) días
hábiles, contados a partir de la fecha de la realización del evento para ser radicadas
en la cooperativa.
PARAGRAFO 3: Las excusas por asuntos laborales y de estudio solo serán válidas
para justificar la inasistencia a actividades o eventos que se realicen en sábado y/o
domingo cuando el asociado no trabaja o estudia regularmente los sábados y/o
domingos; según corresponda respectivamente a uno de estos días o a los dos.
ARTÍCULO 20: Los asociados participantes y sus beneficiarios, deberán cumplir con
las normas de convivencia, respeto y disciplina durante el desarrollo de cada una de
las actividades o eventos en los que participen, de lo contrario el asociado
responsable, se hará acreedor a una sanción conforme al reglamento y a los
estatutos.
Artículo 21˚.- El incumplimiento del presente reglamento dará lugar a las sanciones
disciplinarias que contemplen los estatutos o reglamentos establecidos por el
Consejo de Administración.
Artículo 22 ˚. El presente reglamento reforma recopila y unifica la normatividad
expedida por el Consejo de Administración en esta materia y deroga todas las
disposiciones que le sean contrarias. Aprobado por el Consejo de Administración en
su reunión de Acta No. 1932 del 26 de agosto de 2019, el cual surte efecto legal a
partir de la fecha.
Dado en Bogotá, D. C., a los veintiséis (26) días del mes de agosto del año 2019.
POR
EL CONSEJO DE ADMINISTRACION,
JORGE ENRIQUE OLAYA CECILIA TUTA CUY Presidente Secretaria