registro de revisiÓn y...

Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala -CDAG-

Código: APE-MAN-04

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Procedimiento: Solicitud y autorización de vacaciones

REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

NOMBRE PUESTO/CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO Licda. Ericka Ruiz

Martínez Analista de Procesos

REVISADO

Alejandra Castellanos

Asistente de Departamento de

contratación y acciones de personal

Germán Pérez

Coordinador Departamento de

contratación y acciones de personal

Licda. Erzi Espinoza Directora de Procesos

APROBADO Lic. Nery Castañeda Subgerente de

Desarrollo Humano


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TABLA DE CONTENIDO

A. Documentos relacionados B. Objetivo C. Definiciones D. Narrativa E. Normativa Relacionada

A. DOCUMENTOS RELACIONADOS

APE-FOR-14 Solicitud de Vacaciones APE-FOR-15 Planificación de Vacaciones APE-FOR-19 Notificación de reincorporación APE-REG-02 Registro de Vacaciones de empleados de CDAG

B. OBJETIVOS

� Definir los lineamientos para programación, aprobación y autorización de periodos vacacionales al personal que trabaje en renglones 011, 021 y 022 en la CDAG a nivel nacional.

C. DEFINICIONES

Plazo de entrega de solicitudes de vacaciones

10 días de anticipación, según programación aprobada por el Subgerente de Area.

Periodos Vacacionales

De 1 a 5 años de servicio – 22 Días hábiles De 6 a 12 años de servicio – 24 Días hábiles De 13 en delante de servicio – 26 Días hábiles


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D. NARRATIVA

No Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Programación y solicitud de autorización de vacaciones

1

Programación de vacaciones

Jefe Inmediato / Administrador de instalación

Realiza programación de vacaciones del personal a su cargo en el mes de octubre de cada año según APE-FOR-15 “Planificación de Vacaciones”, trasladando las mismas para aprobación del Subgerente del Área. En dicha programación deberá establecerse el nombre de la persona que sustituirá al colaborador que estará gozando de su periodo vacacional o bien si será necesaria la contratación de personal supernumerario para el efecto, debiendo iniciar oportunamente con el proceso APE-MAN-01. Si la programación de periodos vacacionales se realizara por departamento completo, no quedando sustitución de personas para cubrir las plazas, deberá ser indicado, nombrando a un responsable para atención de consultas o emergencias.

2

Aprobación de programación

Subgerente de Área /

Coordinador Regional

Revisa y aprueba la programación de vacaciones, si fuese necesaria la contratación de personal continua en paso 3, de no ser necesaria ninguna contratación continua paso 4. De tener observaciones en la misma regresa al paso 1.

3 APE-MAN-01

Dirección de Gestión de Personal

Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación en renglones 011, 021 y 022.

4

Notificación al trabajador


Comunica a los colaboradores de la unidad a su cargo la programación de vacaciones, facilitándoles los formularios APE-FOR-14 “Solicitud de vacaciones” para que estos sean llenados. Traslada copia de programación aprobada a la Dirección de Gestión de Personal. De necesitarse un cambio en la programación de fechas, continua paso 05. De lo contrario sigue al paso 06.

5

Reprogramación de vacaciones


Si por alguna razón el colaborador o Jefe Inmediato, justificadamente, solicitará cambio de fechas para goce de su periodo vacacional, deberá ser aceptado por ambas partes, reprogramando las vacaciones, solicitando nuevamente autorización del Subgerente del Área. Paso 02. En caso existiese una autorización de goce de periodo vacacional a todo el personal por parte de Gerencia, este deberá hacerse con un mes de anticipación, siendo este responsable de notificar a la Dirección de Gestión de Personal y esta a las diferentes unidades administrativas. Continuando en paso 6.

6

Llenado de solicitud de vacaciones

Trabajador

Llena solicitud de vacaciones con base a la programación aprobada y firma la misma. Indica el nombre de la persona que cubrirá su puesto en el periodo de vacaciones, y traslada al jefe inmediato para la firma en el espacio correspondiente. Al completar las firmas de autorización correspondientes, traslada formulario original y 1 copia, a la Dirección de Gestión de Personal, con 10 días hábiles de anticipación. Salvo solicitudes de permisos emergentes a cuenta de vacaciones las cuales deberán ser presentadas con un día de anticipación.


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Revisión y autorización de solicitud por parte de la Dirección de Gestión de Personal

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Recepción de solicitudes de vacaciones

Recepción de SDH

Recibe formas APE-FOR-14, revisando la fechas solicitadas de vacaciones, si dicho formulario no se contemplan los 10 de días de anticipación, o no concuerda con la programación autorizada, se rechaza la solicitud, debiendo repetir la programación de estas, paso 06. De lo contrario, traslada a la Asistente del Departamento de Contrataciones y Acciones de personal, continua en paso 08.

8

Verificación de disponibilidad de

vacaciones

Asistente de Departamento

de Contrataciones y acciones de personal(b)

Verifica permisos otorgados por la Gerencia en el transcurso del año, y revisa en el expediente del colaborador las solicitudes a cuenta de vacaciones anteriores, continuidad de periodos vacacionales solicitados y cantidad de días disponibles actuales, según su fecha de inicio de labores en la CDAG, registrando los datos en el APE-REG-02. “Registro de vacaciones de empleados CDAG” Si el colaborador cuenta con los días disponibles notifica de autorizado. De tener el colaborador varios periodos de vacaciones sin gozar, se coordinara con el Jefe Inmediato o Administrador de Instalación y el colaborador, para que se autorice la ampliación de periodo vacacional, o programación de uno nuevo, a fin de limpiar el historial de vacaciones no gozadas con anterioridad. Si los días solicitados no son cubiertos por los días que tiene disponibles, únicamente se autorizan los días correspondientes. Si no hay disponibilidad de días, la solicitud es negada. Queda prohibida la autorización de días de periodos vacacionales por anticipado. Así mismo, revisa en el caso de que la plaza este cubierta por un supernumerario, que el proceso de contratación se esté dando, de no estar en proceso, se rechaza la solicitud, salvo autorización del Subgerente del Área del colaborador o Gerencia.

9

Notificación de autorización o negación de vacaciones


de Contrataciones y acciones de personal(b)

Entrega copia del la forma APE-FOR-14 debidamente autorizada, especificando los datos de fecha de salida y entrada, así como también el nombre de la persona responsable de la plaza en dicho periodo, autorizado por el Coordinador de Departamento de Contrataciones y Movimientos de Personal, con Vo.Bo. del Director de Gestión de Personal. Envía copia al Asistente de Departamento de Contrataciones y acciones de personal (a) para configuración de periodo vacacional en el reloj de marcaje o sistema de asistencia correspondiente, siguiendo el APE-MAN-03 o 07 “Asistencia y Puntualidad”. En el caso de notificaciones departamentales estas podrán hacerse vía fax o vía correo electrónico al administrador o coordinador regional, para que estos a su vez notifiquen al colaborador correspondiente.

10

Llamada de atención


de Contrataciones y acciones de personal(a)

Si por alguna razón no justificada en tiempo, el colaborador no tomara las vacaciones autorizadas, se elabora y envía una llamada de atención escrita al trabajador, debiendo justificar el porqué del atraso. Paso 11. De lo contrario paso 12.

11

Autorización o negación de justificación

Director de Gestión de Personal

Queda a discreción del Director de Gestión de Personal la aceptación de la justificación, solicitando la reprogramación de las vacaciones para el colaborador paso 05. De no ser válida la justificación, se tomarán como gozadas las vacaciones, siguiendo al paso 14.


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E. NORMATIVA RELACIONADA

Pacto colectivo de condiciones de trabajo de CDAG Código de Trabajo

12

Notificación de reingreso a labores

Trabajador

Al regreso a labores en el caso de los colaboradores de la Ciudad de los Deportes, deberán presentarse a la Dirección de Gestión de Personal, llenando y firmando en el espacio correspondiente la forma APE-FOR-19 “Notificación de reincorporación”. En el caso de los colaboradores a nivel departamental deberán enviar vía fax o correo electrónico, APE-FOR-19 “Notificación de reincorporación” con Vo.Bo. del Administrador de la instalación, el regreso a labores. Continuando en paso 14. Si el colaborador no regresara a las labores el día especificado o no envía oportunamente el APE-FOR19, se localizara para que justifique el retraso, debiendo llenar la forma APE-FOR-16 correspondiente a licencia o permiso adjuntando el respaldo respectivo, o enviando inmediatamente la forma APE-FOR-19; de lo contrario se tomara como ausencia, procediendo a las sanciones correspondientes. (APE-MAN-03), continuando en paso 13.

13

APE-MAN-03 y 07


de Contrataciones y acciones de personal (a)

Continúa según proceso correspondiente de Asistencia y Puntualidad.

14

Registro y archivo


de Contrataciones y acciones de personal (b)

Registra los datos correspondientes al APE-REG-02 Registro de Vacaciones de empleados de CDAG. Archiva en el expediente personal, los documentos relacionados al proceso.

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