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Registro Contable de Donaciones INS-40-1-02-02

FECHA PUBLICACIÓN 01/04/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones Ingreso de donaciones

Registro contable del ingreso de la donación

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Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ....................................................................................................................... 1

1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 2

2. ALCANCE ................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES ........................................................................................................................ 2

4. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 14

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 14

6. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................... 14

7. APROBACION .......................................................................................................................... 15

8. ANEXOS .................................................................................................................................. 15

Anexo1: Archivo de pagos .......................................................................................................... 15

Anexo 2: Archivo de terceros ...................................................................................................... 15

Anexo 3: Plantilla para cargue de donaciones ............................................................................ 15






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1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para realizar la contabilización de las donaciones.

2. ALCANCE

Se describen las tareas realizadas desde que se recibe el correo reportando las donaciones por parte

de la Dirección de Desarrollo hasta la contabilización de la donación en el sistema SAP.

3. INSTRUCCIONES

Explica ordenadamente los pasos a seguir para realizar una determinada actividad. Ejemplo el

diligenciamiento de un formato, utilización de un aplicativo o un mayor detalle de la forma de llevar

a cabo una actividad.

3.1 Se recibe el correo de la Dirección de Desarrollo, el cual contiene dos archivos: el de pagos

y el de terceros (Anexo 1 y 2).

3.2 Se abre un archivo de Excel que contiene el archivo de todas las donaciones generadas

durante el año. Ubicado en Q:\Ingresos\CUENTAS BANCARIAS\DONACIONES, este archivo

contiene 4 hojas: cierre-PAGOS, cierre-MAESTRO, cargueliq y Zestudio.






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3.3 Se abre el archivo de pagos y se copia esta información en el archivo de donaciones en la

hoja cierre-PAGOS a partir de la columna E.

3.4 Se copian las formulas existentes de las columnas A, B, C, D.

3.5 Colocamos filtro, y en la columna B (VALIDACION) se valida el número de liquidación,

filtramos todas las filas que contengan datos; las filas que no generen error con la formula

nos indica que estos números de liquidación ya se encuentran creados en SAP.






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3.6 En la columna D (NUMERO_LIQUIDACION) aplicamos las siguientes formulas con el fin de

obtener un número que no esté creado en SAP. El número de liquidación siempre debe

tener 10 dígitos.

=E570 – 1000000000

=E570 – 2000000000

=E570 + 1000000000

=E570 + 2000000000

=E570 + 3000000000

=E570 + 4000000000

=E570 + 5000000000

=E570 + 6000000000

=E570 + 1100000000

Y así sucesivamente hasta que nos arroje un número de liquidación que no se encuentre en

SAP






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Una vez verificamos que ninguno de estos existe en SAP, copiamos los datos de la columna D en la

columna A de la hoja cargueliq, luego copiamos los datos desde la columna E hasta la columna AF

en la hoja de cargueliq.

3.7 Se abre el archivo de terceros, y se copia la información allí contenida en el libro de

donaciones en la hoja cierre- MAESTRO a partir de la columna C (código).






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3.8 Se copian las formulas contenidas en las columnas A y B. Se fijan filtros y en la columna A

filtramos por el error #N/A. Estos son los terceros que no se encuentran creados en SAP en

la tabla ZESTUDIO, se debe verificar que si se trata de personas jurídicas en estas el número

de identificación debe traer el digito de verificación.

3.9 Una vez tengamos filtrados los terceros que no están creados copiamos estos datos desde

la columna C hasta la columna






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3.10 Una vez se tiene el archivo de pagos y el de terceros que se deben cargar, se envían

por correo a [email protected] para que realicen el cargue.

3.11 Se carga primero el archivo de terceros en la transacción ZEP004.

El resultado que nos arroja nos informa cuantos terceros se crearon, si hay errores en los datos o si

el tercero ya existe en la tabla ZEP027.

mailto:[email protected]






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3.12 Luego en la transacción ZEP005 se carga el archivo de pagos.

Si se presenta errores el LOG nos indica en que línea del archivo se presenta para realizar las

correcciones necesarias.






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El LOG final nos muestra el total de las liquidaciones generadas.






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3.13 El Asistente encargado de realizar el ingreso, en el archivo de Excel del banco

donde se lleva el registro de las donaciones coloca el número de liquidación

correspondiente a cada pago.






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3.14 Se genera la plantilla para el cargue de donaciones en la transacción ZFICA006

(Anexo 3).

3.15 Se carga la plantilla en la transacción ZFICA006






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3.16 En el archivo del banco se coloca el nombre del lote con el que se registra cada

donación.






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4. DEFINICIONES

Donación: La donación es una acción que consiste en una liberalidad voluntaria entre

personas vivas, siendo imprescindible para que exista la participación de dos partes, una

que será la que realiza la disposición gratuita de uno o varios de los bienes que son de

su propiedad o en su defecto de los cuales por cualquier título se encuentra facultado

para disponer, el donante; y la otra parte, llamada donatario, que tendrá la facultad de

aceptar la misma o rechazarla, sin necesidad de entregar ningún tipo de

contraprestación, salvo que se aclare que la donación se hace con cargo. En algunos

ordenamientos jurídicos, la mencionada acción se encuentra regulada a través de un

contrato.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 02/03/2016

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-02-02 Registro contable del ingreso de la donación

o Donación en dinero

No aplica.






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0 Publicación 01/04/2016

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7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Victor Manuel Ávila Asistente Financiero 02/03/2016

REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de Procesos 04/03/2016

Manuel Romero Coordinador Contabilidad 09/03/2016

APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 09/03/2016

8. ANEXOS

Anexo1: Archivo de pagos

cierre-PAGOS12-FE

B-16.csv

Anexo 2: Archivo de terceros

cierre-MAESTRO12-

FEB-16.csv

Anexo 3: Plantilla para cargue de donaciones

Hoja de cálculo de

Microsoft Excel 97-2003

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