referente a los documentos
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INTRODUCCIÓN
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista
puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia
para su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la empresa estén controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con
muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad
de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los
documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas,
formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de
gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos
tanto de entrada como de salida de su empresa.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y
seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la
manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites
y hacer la administración más flexible.
ETAPAS DEL PROCESO DEL FLUJO DE DOCUMENTOS EXTERNOS E
INTERNOS
Correspondencia Interna: Documentos generados por los órganos y unidades
propios de la institución, a las que se les asignará una numeración correlativa.
Correspondencia Externa: Documentos generados por personas naturales y
por personas jurídicas públicas y privadas, que son recepcionadas por la
Oficina de Administración Documentaría, asignándole una numeración
correlativa.
Los números de los documentos internos, tendrán un correlativo por cada tipo
de documento por año y por Gerencia/Dirección/Unidad.
La correspondencia recibida por el personal de la Mesa de Partes de la Oficina
de Administración Documentaría, será abierta para su respectivo registro, a
excepción de la documentación que venga rotulada como SECRETO,
CONFIDENCIAL y lo RESERVADA. En este último caso, el documento será
registrado en el Sistema como "Sobre Cerrado”. Y, por lo tanto, el Sistema no
registrará el contenido. El Funcionario que lo recibe podrá hacer ingresar la
información del documento al Sistema. De no hacerlo, no se podrá hacer el
seguimiento correspondiente.
La comunicación escrita que haya sido dirigida a un Funcionario o Servidor que
por razones diversas ya no ocupe el cargo, deberá ser derivada al Funcionario
o Servidor que se encuentra ejerciendo el cargo.
Los informes que las diferentes Gerencias o Direcciones remitan a la
Presidencia, debe ser canalizado a través de la Gerencia General. Asimismo,
no se pasará ningún documento para firma de Presidencia sin la previa
visación de las áreas pertinentes y de Gerencia General.
Todas las Áreas o Jefaturas Administrativas, que soliciten opinión Legal
a la Sub Gerencia Regional de Asesoría Jurídica, deberán emitir
previamente el informe técnico del área y sus correspondientes
antecedentes, si estos existen.
Las Áreas o Jefaturas Administrativas, en los casos que hayan recibido
solicitudes o peticiones, deberán previamente emitir un informe, antes de
elevar al alta Dirección y sus correspondientes antecedentes, si estos
existen.
Las copias y alegatos que son para conocimiento, no deberán generar
trámite alguno, siendo su naturaleza netamente informativa.
En el caso que la correspondencia recibida, no indique los datos del
remitente, será considerada como no presentada.
La correspondencia recibida que por su naturaleza y contenido se clasifique
como: secreta, confidencial o reservada es INVIOLABLE, se remitirá al
destinatario en las condiciones de seguridad en que fue recibida.
a) SECRETO.- Correspondencia que requiere alto grado de protección
b) RESERVADO.- Correspondencia que por la información que contiene
requiere mediana restricción en su difusión.
c) CONFIDENCIAL.- Correspondencia que por la información que contiene
debe ser conocida por la autoridad a la que está destinada y que se
relaciona con asuntos de personal, disciplina general, informes o partes
sobre irregularidades administrativas.
Respecto a la Foliación y recepción regularán por su propia directiva.
La Oficina de Administración Documentaria, es el único órgano
autorizado para brindar información a los interesados sobre la situación
administrativa de los documentos o expedientes que se tramiten en la
institución.
En caso de que un administrado y/o su abogado, debidamente
acreditado, requiera revisar un expediente en trámite, este se mostrará
en la dependencia donde se encuentra el expediente, dejándose
constancia escrita del acto en la misma, apresurándose un libro con tal
fin.
ETAPAS DEL PROCESO DEL FLUJO DE DOCUMENTOS
DE LA RECEPCIÓN
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de
su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes
medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y
cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances
tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de
procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de
2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios
La Unidad de Correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación escrita.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
INICIO
La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes
La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia.
SI
NO¿El documento
es
INICIO
FIN
VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
1. Antes de ingresar los documentos al Sistema de Trámite Documentario, el
La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.
SI
NO¿El documento es competencia
de la
La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.
La Dependencia receptora, devuelve el documento al
remitente o lo direcciona a la dependencia competente.
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
FIN
personal de la Mesa de Partes deberá verificar si la documentación y
expedientes están completos, de acuerdo con los requisitos establecidos
en la Ley N° 27444. Asimismo verificará, que los anexos que se mencionan
en el documento que se recepciona se encuentren adjuntos.
2. En caso de los procedimientos de evaluación posterior, la Oficina de
Administración Documentaría, al recibir un expediente presentado por el
administrado, verificará:
a) En caso a la solicitud presentada se anexe la documentación exigida
por el TUPA o por las Directivas internas del Gobierno Regional de
Lima.
b) Que se cumpla los requisitos establecidos en el artículo 113º de la Ley
Nº 27444.
c) El foliado del expediente.
La Oficina de Administración Documentaría, al recibir otro tipo de documentos,
revisará que en éstos consten los datos generales y requisitos que establece el
artículo 113° de la Ley N° 27444.
Si el documento no consignase alguno de los datos requeridos, será recibido,
otorgando al Usuario un plazo de dos (02) días hábiles para su subsanación y
se procederá conforme al Artículo 125° de la Ley N° 27444.
Si el documento se encuentra vinculado a un expediente, sólo se insertará el
documento. No se creará nuevo número de expediente (el usuario indicará el
número del expediente inicial). En caso de ser nueva solicitud, el personal de la
Mesa de Partes emitirá un número de expediente.
Si la solicitud o expediente no cumpliera con los requisitos exigidos para su
presentación, se aplicará el artículo 125° de ia Ley N° 27444, que señala el
siguiente procedimiento:
a) Toda solicitud presentada por el administrado debe ser recepcionada,
incluso, incumpliendo los requisitos señalados en la Ley o el TUPA,
debiendo la Mesa de Partes, en dicho caso, en un solo acto y por única
vez, realizar las observaciones por incumplimiento de requisitos que no
puedan ser salvados de oficio, invitando al administrado a subsanarlo
dentro de un plazo máximo de dos (02) días hábiles (artículo 125.1, Ley
27444).
b) Esta observación debe ser anotada bajo firma del receptor en la solicitud
y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones
respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá por
no presentada su solicitud. (Artículo 125.2, Ley 27444).
c) Si transcurrido el plazo dado al administrado para subsanar sin que esto
ocurra, la Institución considerará como no presentada la solicitud y la
devolverá con sus recaudos cuando el interesado se apersone a
reclamarlos, reembolsando el monto de los derechos de tramitación que
hubiese abonado (artículo 125.2, Ley 27444).
REGISTRO DE DOCUMENTOS
1. Consiste en consignar la información pertinente de la documentación y/o
correspondencia en el Sistema de Trámite Documentario.
2. Se debe tomar en cuenta lo siguiente:
a) REMITENTE: El STD cuenta con una tabla donde se consigna los
organismos públicos, privados y empresas con personería jurídica que
mantienen permanente comunicación con la Región.
b) ASUNTO: El STD tiene una base de datos de temas generales que
contribuye a identificar el documento ingresado.
c) DOCUMENTO: Se registra el tipo de documento (Memorando, oficio,
fax, etc.) con las respectivas siglas institucionales y la cantidad de folios.
d) DESCRIPCIÓN: Se describe el tenor o asunto del documento en forma
breve, indicando los datos más sobresalientes: nombres, apellidos
referencias del documento, etc.
CLASIFICACION
Es la acción de analizar y ordenar la documentación, teniendo en cuenta lo
siguiente:
a) CORRESPONDENCIA COMÚN: Dada su naturaleza recibe una
atención normal de acuerdo a la presente directiva.
b) CORRESPONDENCIA CLASIFICADA: Aquella seleccionada teniendo
en cuenta el valor de su contenido y su naturaleza. No debe ser
conocida por cualquier persona pudiendo ser: secreto, reservado o
confidencial.
c) CORRESPONDENCIA URGENTE: Aquella que ingresa bajo ía
denominación de URGENTE, requiere la atención inmediata por parte de
la Mesa de Partes, procediendo a remitir a su destinatario una vez que
haya sido registrado en el STD. Las unidades orgánicas receptoras del
documento clasificado como URGENTE, deberán atender el mismo en el
plazo de 24 horas de recibido.
d) CORRESPONDENCIA MUY URGENTE: Aquella que ingresa bajo la
denominación de MUY URGENTE, requiere la atención inmediata por
parte de la Mesa de Partes, procediendo a remitir a su destinatario una
vez que haya sido registrada en el STD. Las unidades orgánicas
receptoras del documento clasificado como MUY URGENTE, deberán
atenderlo el mismo día de recibido.
DISTRIBUCION
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos,
se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío
de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,
correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
Consultar: Directriz para la distribución de documentos recibidos.
La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes.
S
NO¿Conoce la directriz para la
distribuci
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.
SI
NO¿Es competencia
de la Dependencia?
Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para
su redireccionamiento.
INICIO
FIN
La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
NO Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia según el caso.
¿Conoce el procedimiento para la
distribución de
documentos
SI
La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido
Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la Dependencia destinataria.
INICIO
FIN
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS
La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribución de documentos enviados.
Si
No¿Conoce la directriz para la
distribuci
La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.
INICIO
El documento
Si Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar.
La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.
La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad)
Devuelve a la dependencia para complementar requisitos
La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
El documento cumple
requisitos?
Si
No
La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web, entre otros.
La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos.
La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega
No
FIN
SEGUIMIENTO
1. Tanto los documentos internos como externos, en forma obligatoria
deberán llevar el número de registro, que genera el STD, para el
seguimiento y control respectivo.
2. Al emitir un documento que atienda el expediente o documento, deberán
obligatoriamente y bajo responsabilidad, registrar en el campo
“Observaciones” del STD, el tipo, N° de documento, fecha y oficina a la
que se derivó, a fin de hacer un control y seguimiento informático
actualizado.
3. La Oficina de Administración Documentaría, emitirá un reporte virtual de
todos los documentos recibidos en el día, del cual remitirá una copia a:
Presidencia Regional, Gerencia General Regional, Secretaria General y
Archivo.
FINALIZACIÓN
Corresponde a las dependencias o Unidades Orgánicas competentes del
Gobierno Regional de Lima, la ejecución de todos los trámites necesarios para
que en los plazos establecidos por las normas vigentes, se generen los
documentos necesarios para dar término o finalizar el procedimiento
administrativo a su cargo, cautelando la integridad y foliado de los expedientes.
INFORMACION Y ORIENTACIÓN
1. La información documentaria es la acción de proporcionar información al
Administrado,
2. La dependencia o unidad orgánica que proceda a finalizar el expediente
administrativo o documento, según el caso, deberá obligatoriamente y bajo
responsabilidad, registrar en el campo “Observaciones” del STD, el tipo, N°
de documento, fecha en que se finalizó el trámite, así como consignar la
fecha en que se pasó el expediente o documento a su correspondiente
archivo de gestión o archivo central.
RESPONSABILIDADES, SANCIONES Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN
RESPONSABILIDADES SECRETARIA GENERAL
1. Controla, evalúa y brinda seguimiento a las sugerencias internas y
externas.
2. Brinda orientación en el seguimiento de los documentos de trámites de
los usuarios.
3. Implementa la mejora continua del Sistema de Atención al Usuario del
Gobierno Regional de Lima.
4. A través de la Oficina de Administración Documentaría, es la encargada
de velar por el cumplimiento de las normas emitidas en la presente
Directiva.
OFICINA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS
La Unidad de Informática y Sistemas, es la responsable de brindar el soporte
técnico y mantenimiento al STD, garantizando su adecuado funcionamiento.
1. Brinda y establece contacto de manera virtual con los usuarios del
Gobierno Regional de Lima, a través del portal Web de la Institución.
2. Realiza Backup diarios, que es la copia total o parcial de información.
Los Backup se utilizan para tener una o más copias de la información
considerada importante y así poder recuperarla en el caso de pérdida de
la copia original; para brindar una mejor atención a los usuarios.
3. Cuenta con un plan de contingencia y de seguridad informático.
DE LAS SECRETARIAS
Las secretarias, son usuarios del STD y están obligados a ingresar y registrar
información coherente y con claridad, a lo largo del trámite de cada expediente
o documento, cuya lectura deberá reflejar claramente el estado o situación en
que se encuentre. El Jefe inmediato superior deberá designar un responsable
del ingreso y registro de la información en su dependencia.
Todo usuario del STD, que tenga expedientes o documentos derivados para su
atención, está obligado a revisarlo continuamente durante su permanencia en
la institución, a fin de cumplir con los plazos establecidos.