reducción del ciclo de cobranzas con gestión eficiente de guia de despacho

Reducción del ciclo de cobranza a través de

la gestión documental para guías de

despacho

Presentador: Gianny Palacios Director de Negocios

www.grupointellego.comwww.intellego.com.mx

HISTORIA

Somos una empresa de origen mexicano con 11

años de exitosa trayectoria

LIDERAZGO

Número 1 en servicios de Information Management y Business Intelligence en

México - IDC. México IT Services Tracker, Intellego

Markets 2009 y 2010

La compañía

Diferenciadores

MISIÓN

Potenciar las capacidades de ejecución de nuestros

clientes a través de la correcta aplicación de la

tecnología.

CAPACIDAD

Más de 450 consultores capacitados en diversas

metodologías y tecnologías líderes en el

mercado

OBJETIVIDAD

Somos agnósticos a la tecnología; nuestro

objetivo es crear soluciones.

EXPERIENCIA

Hemos trabajado en más de 400 proyectos con más de 200 clientes, en todos

los sectores

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Servicios de digitalización y “Cloud document Management”

Ayudamos la empresas a implementar servicios y tecnologías de:

• Digitalización de documentos• Workflow de aprobación de documentos• Repositorios documentales para grandes volúmenes de archivos

… para que las empresas puedan :

• Mejorar la productividad del personal• Mejorar el servicio al cliente• Reducir la cantidad de errores• Reducir el riesgo de extravío de documentos• Dar cumplimiento normativo (tiempo de respuesta reclamos, etc)


DocumentosA Digitalizar

Empaquetamiento de Documentos(Opcional)

Logística de Envío de Documentos(Opcional)

Preparación de los Documentos

Identificación de los Documentos

DigitalizaciónReordenamiento

Indexación y Complemento de Índices

Aplicación de Carga a SGD

Disco con Imágenes y Metadatos

Imágenes y Metadatos

Modelo operacional para la captura de guías de despacho


Modelo operacional para la captura de guías de despacho

• La digitalización de las guías de despacho permite entregar un combrobante de entrega de mercadería al área de pago a proveedores de sus cliente

• Con la prueba de la entrega en formato digital, la empresas pueden iniciar el proceso de cobranza varios días antes de plazo normal

• Los usuarios dejan de manipular guías de despacho impresas , ello tiene por efecto de

• Reducir la perdida de documentos• Daños a los documentos• Permite acceso por varias persona a una misma GD al mismo tiempo


Flujo de Digitalización, Indexación y Carga de Documentos

Digitalización

Indexación o complementación de índices

Reordenamiento

Proceso de Digitalización, Indexación y Carga Masiva de documentos.

Proceso de Digitalización, Indexación y Carga Masiva de documentos.

1

2

3

4

Preparaciónetiquetado

Validación del proceso de carga

Liberación de Lotes


• El proceso de indexación y corrección de metadatos, corresponde al proceso en el cual el operador debe revisar todos los índices obtenidos de forma automática por medio de OCR, además de la inclusión de información adicional a la metadata del documento.

Proceso de indexación y Corrección de Indices


Capacidades del repositorio documental Alfresco

Control automático de versión

Integración en Microsoft Office

Vista previa en líneaSencillo como una unidad compartida CIFS y WebDav

Arrastrar y soltar desde el email con servicio IMAP

Desarrollo de Flujo de trabajo


• Alfresco se implementa sobre cualquier servlet container (Tomcat, jBoss, BEA WebLogic, WAS, Oracle OAS, etc.) y soporta sistema operativo Linux, Windows y Unix.

• Una aplicación web permite administrar la plataforma y realizar cargas/consultas de contenidos. A su vez API’s REST y WebServices están disponibles para la integración con Alfresco.

• La base de datos almacena la metadata de los contenidos, reglas de negocio, usuarios y grupos. Los objetos binarios son gestionados por el repositorio a nivel de disco con renombramiento del archivo evitando el acceso indebido a la información.

Arquitectura de Alfresco ECM


• Los usuarios podrán acceder a documentos por distintos índices y filtros de búsqueda.

• Integración opcional con Workflow de aprobación

Búsqueda de documentos por múltiples criterios


Modelo de implementación integrado con flujo de aprobación de cuentas por pagar

Facturas Boletas honorario

Flujo de aprobación en n etapas configurables

Digitalización de documentos y otros antecedentes

Exportación de lotes de documentos digitalizados hacía repositorio documental

Consulta en línea de los documentos

Revisión de comprobante

Exportación de los pagos hacía el sistema contable

Reportería


Consulta de documentos por pagar


Nuestros Clientes

Nuestras Alianzas

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