reducción del costo del inventario en la línea de sillas

Reducción del costo del inventario en la línea de sillas Rimax en la empresa Alexander

Muebles por medio de la metodología Lean Six Sigma

Deiby Alexander Daza, [email protected]

Juan Fernando Salazar, [email protected]

Trabajo de Grado presentado Para optar al título de Ingeniero Industrial

Asesor: José Alberto Rojas, Magister.

Asesor: Julián Rivera, Magister

Universidad de San Buenaventura Colombia

Facultad de Ingeniería

Ingeniería Industrial

Santiago de Cali, Colombia

2019

Citar/How to cite [1]

Referencia/Reference

Estilo/Style:

IEEE (2014)

[1] D. A. Daza y J. F. Salazar Otalvaro, “Reducción del costo del inventario en

la línea de sillas Rimax en la empresa Alexander Muebles por medio de la

metodología Lean Six Sigma”, Trabajo de grado Ingeniería Industrial,

Universidad de San Buenaventura Cali, Facultad de Ingeniería, 2019.

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https://co.creativecommons.org/?page_id=13

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Dedicatoria

Damos gracias a Dios y a nuestros padres por permitirnos la oportunidad de presentar y

superar esta etapa de nuestras vidas, igualmente para amigos y familiares que apoyaron

durante todo este largo proceso y a los profesores que nos brindaron las diferentes

herramientas para lograr aprender diferentes conocimientos necesarios para nuestras vidas.

4

CONTENIDO RESUMEN ......................................................................................................................................... 6

I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 8

II. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................. 10

A. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................... 13

III. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 14

IV. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 15

A. Objetivo general .................................................................................................................. 15

B. Objetivos específicos ........................................................................................................... 15

V. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................................. 16

A. MARCO CONTEXTUAL .................................................................................................. 16

B. ANTECEDENTES .............................................................................................................. 17

C. MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................. 18

D. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 20

E. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 23

VI. METODOLOGÍA ............................................................................................................... 24

VII. RESULTADO POR OBJETIVOS ..................................................................................... 26

A. Resultados objetivo específico número uno: Diagnóstico. ............................................... 26

B. Resultado objetivo específico número dos: Diseñar. ........................................................ 40

C. Resultados objetivo específico tres: Implementar. ........................................................... 45

VIII. EVALUACIÓN DE LOS DILEMAS ÉTICOS ................................................................... 52

IX. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 53

X. RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 54

XI. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................. 55

ANEXOS .......................................................................................................................................... 58

5

LISTA FIGURAS

Figura 1 “Proceso de inventario” .................................................................................................. 10

Figura 2 “Pareto de Referencia Vs Costo de inventario año 2018” ............................................ 11

Figura 3 “Pareto de Unidades vendidas por Referencia año 2018” ........................................... 12

Figura 4 “Cobertura de sillas año 2018” ....................................................................................... 13

Figura 5 Gráfico I-MR niveles de cobertura año 2018 ................................................................ 27

Figura 6 Prueba de normalidad, cobertura semanal ................................................................... 30

Figura 7 Capacidad del proceso en cobertura .............................................................................. 31

Figura 8 Diagrama Causa Efecto ................................................................................................... 33

Figura 9 Gráfica de dispersión de Impacto Vs Probabilidad ...................................................... 35

Figura 10 Cinco ¿Por qué? ............................................................................................................. 36

Figura 11 Datos ............................................................................................................................... 37

Figura 12 Gráfica Venta Semana Vs Inventario .......................................................................... 38

Figura 13 Gráfico Cobertura y unidades ...................................................................................... 39

Figura 14 Acciones de solución ...................................................................................................... 40

Figura 15 EOQ ................................................................................................................................ 41

Figura 16 Stock y venta por ítem ................................................................................................... 42

Figura 17 Buffer Silla Salsa Blanca ............................................................................................... 43

Figura 18 Bodega Antes .................................................................................................................. 44

Figura 19 Bodega Después .............................................................................................................. 44

Figura 20 Capacidad Antes vs Después ......................................................................................... 46

Figura 21 I-MR Antes vs Después ................................................................................................ 46

Figura 22 ANOVA antes vs después .............................................................................................. 48

Figura 23 Organización en bodega sin y con Layout ................................................................... 49

Figura 24 Comparación Venta vs Inventario ............................................................................... 50

Figura 25 Project Charter .............................................................................................................. 58

Figura 26 SIPOC ............................................................................................................................. 59

Figura 27 VOC ................................................................................................................................ 59

Figura 28 Modelo ABC ................................................................................................................... 60

Figura 29 Carta de la empresa ....................................................................................................... 61

LISTA DE TABLAS

Tabla I Planilla de registro D-II ..................................................................................................... 29

Tabla II Recolección de datos de cobertura semanal ................................................................... 29

Tabla III Cuadro estadístico .......................................................................................................... 31

Tabla IV Probabilidad vs impacto ................................................................................................. 34

Tabla V Fórmula de Buffer ............................................................................................................ 43

Tabla VI Cuadro estadístico Antes vs Después ............................................................................ 47

Tabla VII Ahorro ............................................................................................................................ 51

Tabla VIII Formato de control DG-4 ............................................................................................ 51

6

RESUMEN

El proyecto realizado en la empresa Alexander Muebles, tuvo como objetivo principal la

reducción de los costos generados por el inventario de la línea sillas, donde sobresalían las

referencias de sillas salsa original y ecológica, silla eterna con y sin brazo, de la marca

Rimax.

La planeación y ejecución del proyecto está basado en la filosofía Six Sigma y la

metodología DMAIC, lo cual nos ayudó a construir desde una primera etapa de Definición

el alcance y meta del proyecto teniendo en cuenta el proceso de inventarios de Alexander

Muebles.

En la etapa de Medir, creamos un formato que cumpliera con todos los campos necesarios

para la recolección de información y de esta manera poder llevar un control objetivo sobre

el proceso de inventarios que se desarrolla en la empresa, ya que con los datos obtenidos

definimos el alcance, sostenibilidad y confiabilidad del proceso a tratar.

Posteriormente, con los datos obtenidos y con herramientas de análisis como diagrama

Ishikawa, los 5 porque, matriz de causa efecto logramos determinar las causas del problema

planteado, para así luego poder plantear un sistema estandarizado para la realización de los

pedidos, evitando el aumento de inventario innecesario, además de realizar una

comparación entre el antes y el después de los datos utilizados durante el proyecto.

Debido a todo el proceso realizado en la empresa Alexander Muebles y teniendo en cuenta

los resultados obtenidos se tomó la decisión de seguir utilizando formatos que garanticen el

control de los procesos internos que tengan correspondencia con la toma física del

inventario, además de desarrollar informes que muestren el impacto de la ejecución del

proyecto.

7

ABSTRACT

The project carried out in the company Alexander Muebles, had as main objective the

reduction of the costs generated from the physical taking of the inventories of the line

chairs, where stood out the references of original and ecological salsa chairs, eternal chair

with and without arm, of the Rimax brand.

The planning and execution of the project is based on the Six Sigma philosophy and the

DMAIC methodology, which helped us to build the scope and goal of the project from the

first stage of the definition, taking into account the inventory process of Alexander

Muebles.

In the Measure stage, we created a format that fulfilled all the necessary fields for the

collection of information and in this way to be able to take an objective control over the

inventory process that takes place in the company, since with the obtained data we define

the scope, sustainability and reliability of the process to be treated.

Subsequently, with the data obtained and with analysis tools such as the Ishikawa diagram,

the 5 because, matrix of cause effect, we were able to determine the causes of the problem

posed, in order to then be able to propose a standardized system for carrying out the orders,

avoiding the increase in unnecessary inventory, in addition to making a comparison

between the before and after the data used during the project.

Due to the entire process carried out in the company Alexander Muebles, the decision was

made to continue using formats that guarantee control of internal processes that correspond

to the physical taking of the inventory, in addition to developing reports that show the

impact of the execution of the draft.

8



I. INTRODUCCIÓN

Realizar de manera eficiente la gestión de inventarios, agrega valor a los procesos de una

compañía sin importar al sector al que pertenezca, debido a la importancia que tiene tal

proceso en la medición de indicadores como rentabilidad, competitividad y servicio al

cliente, contar con una administración de inventarios poco eficiente genera re procesos,

pérdida de clientes, generación de inconformidades por incumplimiento y sobre costos

generados por mantener un inventario con poca rotación o tener cantidades superiores a la

demanda con la que se cuenta; de acuerdo con lo anterior es válido afirmar, que en una

compañía se le debe dar la misma importancia a los temas de ventas o comerciales que al

manejo y administración de inventarios.

La gestión de inventarios busca mantener cantidades óptimas a pedir y definir en qué

momento hacerlo, teniendo en cuenta todas las variables que se relacionan y afectan al

proceso como tiempos de entrega, satisfacer la demanda en el momento exacto, punto de

equilibrio entre costos e ingresos, entre otros.

Alexander Muebles es una pequeña empresa de origen caleño, la cual ha tenido un

crecimiento en sus niveles de inventario, lo que a su vez ha incrementado los costos de

mantener y pedir, para efectos del proceso se tomó la decisión de analizar cuatro

referencias siendo los que presentan el inventario más alto.

Se cuenta con dos bodegas adicionales, cercanas a la principal, que generan unos costos por

el transporte de productos desde una bodega al punto de venta y el re proceso generado en

el momento que se requiere una referencia pero se debe entrar a buscar en cada bodega

hasta dar con el producto solicitado.

9



A través de la metodología DMAIC se busca encontrar las causas raíces del problema y

darles una solución. Inicialmente en la etapa definir se busca realizar un diagnóstico y

medición a los niveles de inventarios y forma de manejarlos actualmente por la compañía,

donde se encontró falta de documentación y falta de control sobre el inventario;

seguidamente se realizaron las implementaciones de las mejoras propuestas con el EOQ y

Buffer para cada referencia.

10



II. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La gestión de inventarios en la empresa Alexander Muebles tiene el procedimiento que se

visualiza en la figura no. 1, el cual inicia con la necesidad de producto y finaliza con la

entrega al cliente o almacenamiento según corresponda.

Figura 1 “Proceso de inventario”

Fuente: elaboración propia con base al procedimiento de Alexander Muebles.

En el año 2018 la empresa Alexander Muebles manejó un inventario de 1237 diferentes

referencias, lo que generó un sobrepasó su capacidad de almacenamiento, motivo por el

cual se vio en la obligación de adquirir 2 bodegas adicionales para salvaguardar sus

productos, lo que generó un costo adicional de mantener inventario de $55 millones

aproximadamente al año, representados en alquiler, servicios, seguridad, entre otros. En la

figura 2 (Pareto) se evidencia de manera gráfica las referencias con mayor participación en

costo de inventario (datos en millones de pesos) y en la figura 3 podemos observar las

11



unidades con mayor venta en el año 2018, con el fin de obtener una mayor claridad del

proceso, se seleccionaron las 10 referencia con mayor costo de inventario y venta.

Figura 2 “Pareto de Referencia Vs Costo de inventario año 2018”

Fuente: elaboración propia.

Los 55 millones de costo adicional no se van a evaluar debido a que hacen parte de los

costos de bodega que no se pueden tocar, aunque se hace la recomendación de entregar una

de ellas y ubicar los productos solo en una.

12



Figura 3 “Pareto de Unidades vendidas por Referencia año 2018”


Como se evidencia en la figura 2 las referencias que generan mayor costo en inventario son

la Silla salsa blanca, silla salsa blanca línea ecológica, silla eterna con brazos wengue y silla

eterna sin brazos wengue las cuales representan un 69,0% del costo del inventario,

analizando la figura 3 se muestra que las referencias con mayor impacto en el costo de

inventario son las que tienen un mayor número de ventas, teniendo mayor demanda la silla

salsa blanca línea ecológica, silla salsa blanca, silla eterna con brazos wengue y silla eterna

sin brazos respectivamente.

Las referencias con mayor impacto en ventas y costo de inventario corresponden a la línea

de Sillas, las cuales tienen una cobertura promedio de inventario de 3.87 unidades/meses de

inventario y un costo de $116.000.000 COP promedio anual; el comportamiento anual de

esta línea en cuanto a la cobertura se muestra en la figura 4.

13



Figura 4 “Cobertura de sillas año 2018”


Este proyecto tiene como meta reducir la cobertura del inventario de las referencias

mencionadas anteriormente y pertenecientes a la línea de sillas de 3,87 unidades promedio

a 2.0, logrando un ahorro de $25.600.000 mes.

A. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cómo reducir el costo de inventario generados por la línea de sillas en la empresa

Alexander Muebles?

14



III. JUSTIFICACIÓN

El presente proyecto se enfocara en reducir los costos de inventario producidos por los

productos Silla blanca, silla blanca línea ecológica, silla eterna wengue con brazos y silla

eterna wengue sin brazos, las cuales pertenecen a la línea de sillas y presentaron un nivel de

cobertura de 3,87 y un costo de inventario aproximado de $116 Millones COP en el año

2018.

Mediante la metodología Lean Six Sigma se busca se busca encontrar identificar, analizar y

solucionar los problemas que afectan directamente la gestión de inventarios y reducir el

nivel de cobertura a 2.0 de las referencias pertenecientes a la línea de sillas, lo que

representa un ahorro aproximado de $25.600 millones COP mensuales.

Para lograrlo se espera generar una política de inventario donde se establezcan las

cantidades óptimas para realizar un pedido cuando sea necesario, cuáles serían los puntos

máximos y los mínimos, además de generar formatos inexistentes en la actualidad que

ayuden a la empresa a mejorar el control que se tiene sobre los productos que ingresan al

inventario.

15



IV. OBJETIVOS

A. Objetivo general

Reducir el costo del inventario en la línea de sillas Rimax en la empresa Alexander

Muebles.

B. Objetivos específicos

1. Realizar un diagnóstico y medición de los inventarios que maneja la empresa

Alexander Muebles.

2. Diseñar un plan de mejoramiento para controlar los inventarios dentro de la

empresa.

3. Implementar el plan propuesto para lograr la reducción en los costos de inventario.

16



V. MARCO DE REFERENCIA

A. MARCO CONTEXTUAL

El proyecto se realizará en la empresa Alexander Muebles que entra en la categoría de

pyme al contar con menos de 10 empleados para brindar la mejora atención al cliente y dar

cumplimiento a sus pedidos, está ubicada en el barrio La Flora al norte en la ciudad de

Santiago de Cali, nació como un punto de venta para la marca Rimax, que fabrica y

comercializa productos plásticos manufacturados en diferentes líneas de mercado, ahora

bien, Alexander a lo largo de sus 29 años ha ampliado su portafolio brindando diferentes

alternativas plásticas para responder con las necesidades del mercado como el hogar,

ferretería, industria, jardinería, entre otros, por este motivo cuenta con diferentes

proveedores como lo son Estra, Vanyplas, Colempaques y Rubbermaid, gracias a ellos

puede ofrecer productos como sillas, mesas, basureros, tanques, armarios, cajoneros, entre

otros.

La empresa brinda sus productos tanto a clientes naturales como a jurídicos y es reconocido

el mercado local y a nivel nacional, como factor diferencial al momento de entregar los

pedidos no se cobra el flete en ningún caso, ya que, cuenta con vehículos para transportar

los productos solicitados.

17



B. ANTECEDENTES

Para el desarrollo de este proyecto se hizo la respectiva investigación en diferentes fuentes

como artículos y libros que tratan el tema del manejo y control de inventarios en diferentes

sectores, generando una guía sobre las herramientas que existen y pueden ser aplicadas en

la resolución del problema a tratar.

Inicialmente se realizó una auditoría logística para evaluar el nivel de gestión de inventarios

en empresas, donde se hace referencia al sistema EOQ que inició en el siglo XX y sigue

siendo una referencia para desarrollar modelos matemáticos para solucionar problemas de

optimización en procesos productivos y logísticos, se debe tener en cuenta que la gestión

del inventario debe estar relacionado con la cadena de suministro para lograr un equilibro

en las cantidades pedidas y las vendidas. [1]

La conclusión a la que se llega es la necesidad de realizar una auditoría basada en la ISO

9001:2015, deben ser internas y garantizar el debido proceso en la infraestructura física, la

estructura de la información y la gestión de la demanda, ahora bien los medios tecnológicos

utilizados deben estar alineados con los parámetros que busque la organización para lograr

el control de la información. [2]

Otro artículo que apoya el proyecto es “La metodología para el control y la gestión de

inventarios en una empresa minorista de electrodomésticos” donde podemos encontrar un

forma de tratar el problema del control de inventarios, que en este caso ocurre por no tener

parámetros definidos en el abastecimiento de los productos que se van a ofrecer por parte

de la empresa hacia el cliente.

Este problema se resuelve al revisar el proceso completo y generando una estructura dada

en tres partes, Análisis de la demanda, clasificación de artículos y la gestión del inventario,

se utiliza la herramienta de clasificación ABC para decidir cuáles son los productos que

tienen un mayor flujo y así tener un panorama a la hora de realizar pedidos a los

proveedores. [3]

18



C. MARCO CONCEPTUAL

• Inventarios/ Stock: los inventarios son acumulaciones de materias primas,

provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen

en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una

empresa [4]. El manejo del inventario implica equilibrar la disponibilidad de

producto y al mismo tiempo los costos de suministrar un nivel determinado de

disponibilidad del producto. [5]

• Tipos de inventarios:

a) Inventario Final: Inventario registrado al finalizar un periodo o cierre de

año fiscal, factor clave para determinar el patrimonio de la empresa

b) Inventario Inicial: Inventario con el que se inicia un nuevo ciclo o año

c) Inventario físico: Registro de bienes tangibles o intangibles que hacen parte

del patrimonio de la empresa.

d) Inventario Perpetuo: Registro constante de entradas y salidas de

mercancía.

e) Inventario cíclico: Registro elaborado con cierta periodicidad o periodo

determinado.

f) Inventario de materias primas: Inventario en el cual se registra la cantidad

de insumos y materia prima disponible para realizar operaciones.

g) Inventario en tránsito: Inventario pendiente por entregar por parte del

proveedor. [6]

• Rotación de inventarios: Relación entre las ventas y la inversión promedio en

inventario, donde ventas e inversión de miden en el mismo periodo. [7]

• Minitab: Software estadístico.

• Lead Time: Tiempo que demora un proveedor en realizar la entrega del producto

desde el momento que se hace la solicitud formal, por parte de la empresa acorde al

eslabón que ocupa dentro de la cadena de suministro. [8]

19



• Cobertura: Indicador que informa sobre el abastecimiento y prácticas de compras

de una empresa; la cobertura indica el número de días o meses de consumo que las

existencias que se tienen pueden cubrir a la demanda.

Tipos de stock:

✓ Stock mínimo: Inventario mínimo con el cual se debe contar para satisfacer

a la demanda con el fin de ofrecer un servicio optimo

✓ Stock máximo: Inventario máximo con el que se debe contar para mantener

el equilibrio entre costo y ganancia.

✓ Stock de ciclo: Inventario con el que se cuenta para satisfacer la demanda

en un ciclo determinado.

✓ Stock estacional: Inventario con el que se debe contar en un momento o

temporada específica.

✓ Stock de recuperación: Inventario de segunda mano, pero que se puede

volver a ofrecer

✓ Stock de seguridad: Inventario con el que se cuenta para casos imprevistos.

✓ Stock muerto: Inventario que ya no presenta rotación o no se puede vender.

[9]

20



D. MARCO TEÓRICO

a) Six Sigma:

Metodología de mejora de procesos creada en la década de los 80, se enfoca en

reducir la variabilidad del proceso, consiguiendo una reducción o eliminación en la

entrega de un producto o servicio al cliente [10]. La meta de Six Sigma es llegar a

un máximo de 3,4 unidades por millón de evento u oportunidades (DPMO),

entendiéndose evento como defecto cualquier evento en que un servicio o producto

no logra cumplir con la especificación de un cliente.

Sigma (σ), es una letra griega que significa una unidad de medición, usada para

definir la medición estándar de una población, midiendo la variabilidad o dispersión

de un conjunto de datos y se mide como desviación estándar. [11] [12]

b) Ciclo DMAIC:

Metodología de resolución de problemas sobre procesos ya creados, fue

desarrollada por el ingeniero Bill Smith en Motora; este ciclo forma parta del

sistema de gestión Six Sigma y busca mejorar procesos mediante la evolución

constante y mejora continua. Sus siglas significan Definir, Medir, Analizar, Mejorar

y Controlar. [13]

Definir: En esta primera etapa se busca definir objetivos del proyecto así como las

limitaciones existentes. Por lo tanto es preciso llegar a una definición inequívoca de

los requisitos que debe cumplir el proceso. Estos requisitos deben analizarse y

jerarquizarse, en terminología Seis Sigma se denomina CTQ (Critical to Quality).

Por otra parte en esta fase debe definirse con todo detalle el proceso que se va a

mejorar, que de otro modo no sería posible saber las posibilidades de mejora

relacionadas con los cambios del mismo.

Las herramientas que nos ayudaron para esta etapa fueron:

• Sipoc

21



• Voc

• Flujograma del proceso

• Diagrama de Pareto

• Gráfico de control.

Medir: Fase en la cual se recopilan datos del proceso con el fin de identificar la

fuente del problema objeto de estudio, con el fin de asegurar la consistencia de los

datos a medir se debe realizar una correcta planificación, en algunos casos

específicos puede llegar a ser necesario el uso de equipos especializados o

maquinaria.

En esta etapa se usaron las siguientes herramientas:

• Gráfico de capacidad del proceso

• Diagrama de Pareto

• Gráfico de control [14]

Analizar: Etapa en la cual se realiza en el análisis de los datos obtenidos en la fase

anterior, donde se deben utilizar diferentes herramientas entre ellas un diagrama de

Ishikawa, los 5 por qué, un análisis de capacidad del proceso entre otros, que nos

ayuden a determinar las causas raíces del problema que se planteó desde Definir.

Mejorar: Etapa donde se implementan las diferentes posibles soluciones para

buscar el cambio de la variable a trabajar durante el proyecto, que genera resultados

necesarios para poder determinar el cambio que se realiza durante el tiempo

determinado. [15]

Controlar: Etapa que busca mostrar los resultados obtenidos durante el proyecto y

garantizar que las mejoras se conserve con el tiempo, de forma que no se pierda el

trabajo realizado. [16]

c) EOQ: Este modelo es conocido así por su nombre en inglés Economic Order

Quantity, ya que ayuda a conseguir el mínimo orden necesario para economizar los

gastos y costos en el inventario de cualquier tipo de unidad, surgió en 1913 y desde

entonces ha sido una referencia para lograr optimizar las ordenes de pedidos

22



requeridas para diferentes procesos productivos; se basa en la variables de demanda

anual de unidades, el costo de realizar una orden y el costo por cada unidad al año.

[17]

d) 5S: Herramienta de origen japonés, utilizada para realizar una organización y

estandarización a cualquier proceso donde se presenten fallas en la cultura

organizacional. Cada S es una palabra en japonés, inicialmente tenemos Seiton, que

quiere decir seleccionar, Seiso donde se realizar la organización, Seiketsu la

limpieza, Seiri el momento de estandarizar y por último Shistsuke que genera la

autodisciplina. [18] [19]

e) Buffer de inventario: es una herramienta que nos ayuda para determinar de forma

visual la cantidad necesaria de producto que debemos acorde a los rangos de venta y

demanda que se tengan por parte de la empresa, permite visualizar el momento

exacto cuando se deba realizar un pedido debido a que existen faltantes. [20]

f) Modelo ABC: Es utilizado como un modelo de costeo para determinar la

complejidad de los productos con los que cuentan las empresas, que dependiendo de

su tamaño se asocia con la facilidad de adaptar el inventario para conocer el

movimiento real que se maneja en la bodega. [21]

g) Sistema de control continuo (s, Q): La cantidad de pedido Q se determina con

anterioridad y es fija, para ello el nivel de re orden se identifica con la variable s, de

aquí sacamos la fórmula necesaria para realizar el cálculo.

donde Gz(k) función especial de la distribución unitaria, k

es el factor de seguridad, L el tiempo de reposición, pz(k) es la probabilidad de que

la normal unitaria z tome un valor mayor o igual que k, , Q

es el tamaño del pedido, en unidades, r es la tasa del costo de mantenimiento del

inventario, en %/año, s es el punto de re orden

, IS es el inventario de seguridad, v es el

23



valor unitario del ítem, es la estimación de la demanda esperada sobre el

tiempo de reposición L, en unidades y es la estimación de la desviación estándar

de los errores de los pronósticos sobre el tiempo de reposición L, en unidades. [22]

E. MARCO LEGAL

Al revisar las normas y leyes que regulan este proyecto se encontraron las siguientes

que se adaptan acorde a los productos que se manejan por parte de la empresa y en

sus procedimientos.

Ley 23 de 1973 Código nacional de los recursos naturales renovables y de

protección del medio ambiente.

Decreto 1295 de 1994 establece la afiliación de los funcionarios a una entidad

aseguradora de riesgos profesionales.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en

Colombia.

24



VI. METODOLOGÍA

o Enfoque

El enfoque de investigación es cuantitativo debido a que se usan variables numéricas,

con las cuales reducir el nivel de inventarios mediante la metodología Lean Six Sigma.

o Tipo de investigación

Será aplicada dentro de la empresa Alexander Muebles basándose en los conocimientos

adquiridos en Lean Six Sigma, para solucionar el problema planteado para el desarrollo

de este proyecto.

o Alcance

Descriptivo – Explicativo, debido a que se realiza un diagnóstico en la empresa acorde a

las necesidades planteadas por el gerente, generando un problema de investigación y se

busca la causa que lo genera para lograr tratarlo y mejorarlo.

o Diseño de la investigación

Experimental, ya que el enfoque del proyecto es de tipo cuantitativo.

o Población

Las cuatro referencias de sillas las cuales fueron seleccionadas gracias a diferentes

análisis que afectaban principalmente el problema de los inventarios.

o Técnica recolección de información

Observación directa en el proceso de inventarios de la empresa, obteniendo los datos

necesarios para poder realizar los análisis requeridos en el desarrollo del proyecto.

o Fuente de información

Las fuentes primarias de información serán los datos obtenidos, gracias al formato

propuesto para posteriormente poder realizar el análisis de los mismos, habría una fuente

secundaria brindada por la empresa acorde al histórico que venían midiendo y una fuente

terciaria, en el apoyo de los diferentes artículos, libros, ensayos y trabajos de grado

estudiados como referencia para obtener la información necesaria para el desarrollo del

proyecto.

25



o Análisis de datos

Por medio de las herramientas estudiadas y buscadas para el desarrollo de este trabajo,

además de utilizar Minitab y todas las funciones que brindan la oportunidad de hacer

diferentes análisis con los datos obtenidos para el estudio.

o Fases del estudio

Para el objetivo específico número uno.

Se realizará una etapa de definición donde se hace el acercamiento a la empresa

buscando un problema que necesite solución para poderlo abordar utilizando la

metodología Lean Six Sigma, seguidamente se iniciará con la toma de datos necesario

para la etapa de medición, luego en la etapa analizar se utilizarán los datos obtenidos y

se buscará llegar a la causa raíz del problema utilizando diagramas de Ishikawa y otras

herramientas necesarias para dar con la situación actual de la empresa.

Para el objetivo específico número dos.

Se realizarán propuestas de mejora para el problema que se ha tratado desde un inicio,

haciendo mediciones para mostrar los cambios entre el escenario inicial y el actual.

Para el objetivo específico número tres.

Se generará un plan de control para mantener la mejora propuesta dentro de la empresa,

con diferentes formatos que se deben cumplir a cabalidad para lograr una estabilidad en

los procesos que se plantearon en el desarrollo de este proyecto.

26



VII. RESULTADO POR OBJETIVOS

A. Resultados objetivo específico número uno: Diagnóstico.

Etapa definir

En esta etapa se realizó un acercamiento con la empresa, conocer la problemática en la que

se encontraba y las variables que participan del proceso. Para ello se ejecutaron las

siguientes actividades:

• Project Charter:

Con el fin de definir un acuerdo entre la presidencia de Alexander Muebles y el

equipo ejecutor del proyecto, se estableció el Project Charter donde se define el

proceso a estudiar, alcance, propuesta de mejora, impacto económico, cronograma

de desarrollo, equipo de trabajo e indicadores del estado actual (línea base y current)

[23], se puede observar en la figura 19 en los anexos.

✓ Datos relevantes del Project Charter:

Variable de Medición: Cobertura de inventario mes

Línea Base:

Current:

Meta:

Ahorro esperado:

• Voz del cliente (VOC):

Herramienta utilizada con el fin de determinar cuáles son las necesidades de las

personas o áreas relacionadas con el proyecto (Clientes). Para este proyecto, la

herramienta VOC permite identificar las variables críticas relacionadas con los

niveles de inventarios de la compañía, ver en la figura 20. [24]

27



• SIPOC:

Diagrama que permite visualizar en alta perspectiva todo el proceso y las variables

de entrada y salida que se involucran directamente mente con él. En la figura 21 de

los anexos, se visualiza el Sipoc correspondiente al proyecto de reducción de

inventarios en Alexander Muebles

• Grafico I-MR:

A partir de la información suministrada por la empresa de los niveles de inventario

alcanzados durante año 2018, se realizó el Grafico I-MR donde se visualiza que la

meta objetivo a nivel de compañía de contar con una cobertura de 2 meses de

inventario no se cumplió en dicho año y que el promedio del indicador estuvo en 4

meses.

Figura 5 Gráfico I-MR niveles de cobertura año 2018

Fuente: elaboración propia

121110987654321

8

6

4

2

0

Observación

Va

lor

ind

ivid

ua

l

_X=3.957

LCS=7.540

LCI=0.373

121110987654321

4

3

2

1

0

Observación

Ra

ng

o m

óv

il

__

MR=1.347

LCS=4.402

LCI=0

Gráfica I-MR Cobertura Año 2018

28



Se realizó un análisis determinado por el modelo ABC para encontrar cómo se comportan

los productos que maneja la empresa y que se puede observar en los anexos como figura

25, dando claridad que las sillas son las que ocupan el mayor porcentaje del inventario en

tema de costos.

Conclusiones Definir

Al finalizar la etapa definir, se estableció que el proyecto solo se enfocara en 4 referencias

de inventarios las cuales corresponden a la línea de sillas Rimax, las cuales durante el año

2018 representaron un mayor impacto en los costos de inventario, la meta del proyecto se

definió en reducir el nivel de cobertura de 3.96 mes a 2.0 mes lo que presenta un ahorro de

$25.6 Millones de pesos mes.

ETAPA MEDIR

En esta etapa se determinó el desempeño del proceso actual, para ello se creó un formato en

el cual se recolectara la información de manera más eficiente y se clasificaron las variables

encontradas en la etapa definir, con el fin de identificar cuáles son las variables realmente

críticas y que tienen mayor impacto en el nivel de inventarios.

• Recolección de información:

Para recolectar los datos de manera más eficiente, se diseñó un formato el cual se

nombró “Planilla de registro de inventario D-II”, en dicho formato el encargado de

la bodega debe escribir de manera diaria la cantidad vendida de cada referencia a

estudiar y la cantidad disponible en inventario, marcando en amarillo los domingos

y festivos ya que son días que la empresa no abre. Tabla No. 1 “Planilla de registro

D-II”

29



Tabla I Planilla de registro D-II

Fuente: elaboración propia

Para realizar la medición del proceso el nivel de cobertura se trabajó de manera

semanal, con el fin de obtener mayor cantidad de datos con los cuales realizar

prueba de distribución y capacidad, los cuales arrojaron los siguientes datos:

Tabla II Recolección de datos de cobertura semanal


• Prueba de distribución

Con los datos obtenidos desde la última semana de febrero hasta la primera de abril,

se procedió a realizar la prueba de normalidad. Lo cual demostró que los datos

tienen una distribución normal ya que P es mayor que 0,05.

MES: _____________________ AUDITOR: ________________________

DÍA VTA. INVEN. VTA. INVEN. VTA. INVEN. VTA. INVEN. VTA. INVEN. Q $ COST. INV

1 0 0

2 0 0

3 0 0

4 0 0

5 0 0

6 0 0

7 0 0

8 0 0

9 0 0

10 0 0

11 0 0

12 0 0

13 0 0

14 0 0

15 0 0

16 0 0

17 0 0

18 0 0

19 0 0

20 0 0

21 0 0

22 0 0

23 0 0

24 0 0

25 0 0

26 0 0

27 0 0

28 0 0

29 0 0

30 0 0

31 0 0

TOT. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PLANILLA DE REGISTRO DE INVENTARIO D II

SILLA ETER. CON BRA SILLA SAL. BLANCA SILLA SAL. ECO SILLA ETER. SIN BRA TOTAL

Sem Cober

F-4 19,50M-1 16,07

M-2 17,54

M-3 16,78

M-4 16,04AB-1 16,71

LINEA SILLAS RIMAX

30



Figura 6 Prueba de normalidad, cobertura semanal


• Capacidad del proceso:

Tal como se evidencia en el grafico x, el proceso actualmente no se encuentra en la

capacidad de cumplir con las especificaciones, ya que el 66,67% de los datos están

por fuera del rango.

31



Figura 7 Capacidad del proceso en cobertura


Actualmente el nivel de cobertura de la línea Silla Rimax cuenta con los siguientes datos:

Tabla III Cuadro estadístico


En la tabla 3 podemos observar el comportamiento de los datos obtenidos para el desarrollo

de esta etapa, con una media de 18.943, una desviación estándar de 3.53, las partes por

Estadístico Antes Después Cambio

Xmedia 17,1058

S 1,294

DPMO 1000000

ppk -0,28

Sigma 0,61

% Fuera de

especificación 80,36%

Rendimiento 18,626%

Cuadro estadístico

32



millón está en 798580, un ppk negativo y un sigma de 0,66; se espera en la etapa de

Improvement una mejora en cuanto a lo observado en esta tabla.

Conclusiones de Medir:

El formato de recolección de datos de vital importancia para obtener realizar mediciones

con mayor eficiencia, ya que con el formato que se manejaba anteriormente en la compañía

no se podía evidenciar de manera clara niveles de inventario diario por referencia y

tampoco tenía un seguimiento constante.

Con las condiciones actuales, el proceso es deficiente y no cumple con los requerimientos

propuestos tal como se evidencia en el PPK=-0.28 y el nivel de sigma 0,66.

ETAPA ANALIZAR

El esta etapa se busca determinar cuál es la causa raíz por la cual el inventario manejado

por Alexander muebles presenta un alto costo, mediante la información recolectada; para

ello se analiza todas las variables que se relacionan directamente con el proceso de

inventarios y se enfocara la mejora sobre la variable que presente mayor impacto en el

problema.

33



Figura 8 Diagrama Causa Efecto


En el diagrama anterior podemos encontrar las diferentes causas distribuidas en lo que se

conocen como las 6 M, para este caso aplicamos tres de las tradicionales y agregamos una

propia que es bodega, necesaria para entender el problema que se presenta con el costo de

los inventarios, además se puede apreciar en las otras espinas medición, métodos y la mano

de obra, todas enfocadas en el efecto que ya se mencionó.

en inventario

Altos costos

Medición

Métodos

Bodega

Mano de obra

Ausentismo

Error de facturación

Verificación de inventario

entregar producto

Error al momento de

almacenamiento

Capacidad de

Distribución de productos

Política de precios

Políticas de inventario

Registro de traslado entre bodegas

Falta de control sobre inventario

procesos

Falta de documentación en los

empaqu

e

Verif icació

n u

nidad d

e

No h

acer lo constant e

Diagrama Causa Efecto

34



Tabla IV Probabilidad vs impacto


En la tabla 4 se pueden observar las causas que salieron de la figura 8, cada una de estas se

pasó a una evaluación con las personas que trabajan en la empresa y viven el proceso

diariamente, ellos dieron su punto de vista acorde a la experiencia para determinar el

impacto y la probabilidad de cada una, para poder realizar la gráfica que podemos apreciar

en la figura 9.

Causa Elemento del proceso Impacto Probabilidad Factor

Ausentismo Mano de Obra 1 3 3

Verificación de inventario Mano de Obra 3 5 15

Error de facturación Mano de Obra 3 7 21

Error al momento de entregar producto Mano de Obra 5 10 50

Distribución de productos Bodega 10 7 70

Capacidad de almacenamiento Bodega 5 3 15

Políticas de inventario Métodos 10 10 100

Política de precios Métodos 5 3 15

Falta de documentación en los procesos Medición 5 7 35

Falta de control sobre inventario Medición 7 7 49

Registro de traslado entre bodegas Medición 3 3 9

35



Figura 9 Gráfica de dispersión de Impacto Vs Probabilidad


En la figura 9 se realizó el gráfico de dispersión donde se ingresaron los datos obtenidos en

la Tabla 4 para determinar cuáles serían las causas que mayor impacto y probabilidad se

van a entrar a revisar en la herramienta de cinco ¿por qué?, que encontraremos

seguidamente, acorde a lo observado en el cuadro superior de la gráfica tenemos Falta de

documentación en los procesos, Falta de control sobre inventario, Distribución de

productos, Error al momento de entrega del producto y Políticas de inventario, estas están

dentro de los parámetros para ser revisadas posteriormente.

36



Figura 10 Cinco ¿Por qué?


En la figura 10 podemos encontrar la evaluación hecha a las causas obtenidas gracias a la

figura 9, cada una de estas se evaluó para determinar la casusa raíz y un plan de acción

sobre ella, ahora bien de las cinco causas encontradas hay dos que arrojaron el mayor factor

y por ese motivo serán las dos causas principales y se les hará en la etapa de Improvement

el debido proceso para realizar las mejoras al proceso, haciendo mediciones nuevamente

para validar su progreso sobre el estado inicial del problema.

Problema ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? Causa Raíz Plan de acción

Error en la entrega de productos

No se realiza una

ultima verificación

a los productos

despachados

Se tiene el tiempo

limitado

Hay varios

pedidos por

entregar

Es la ruta

asignada

para ese día

Se asigna la

ruta de

acuerdo a la

necesidad y

urgencia.

No hay un plan

definido de la

recepcion y entrega

final de mercancia

Crear una politica o norma donde

quede de manera clara los

procedimientos a realizar para

entegar los productos al cliente final

y formatos de seguimiento.

Error en la distribucion y clasificacion de

productos

Bodegas sin orden

ni control en

cuanto a

cantidades y

referencias

almacenadas

No existe una

clasificación ni

marcacion de

donde debe ir cada

producto

Se

almacena el

producto

por orden

de llegada o

según se

encuentre

el espacio

Falta de

tiempo para

organizar

las bodegas

Siempre hay

un pedido por

despachar u

operarios

encargados

estan en ruta

Falta de

estandarización y

marcación, donde se

regule el proceso de

almacenaje

Clasificar los productos almacenados

de acuerdo al producto con mayor

rotacion y ordenar de tal manera que

siempre sepan en donde debe ir

cada cosa.

Establecer un horario para los

operarios encargados del almacen en

el cual deben alinear la bodega con

el orden definido


No existe una

politica en la cual

se defina cuando,

como y donde

pedir

Se pide producto

de acuerdo al

criterio de la

gerencia

No se ha

cuantificad

o el

impacto de

esta idea

Se tiene el

ideal de

"asi hemos

trabajado

siempre"

Es una

estrategia

usada desde el

inicio

Falencias en la

estrategia usada para

realizar pedidos de

mercancia

Establecer una politica donde se

defina cantidades y momento en las

cuales se deben solicitar de acuerdo

al tipo de demanda que tiene cada

producto.

Falta de documentación en los procesos

No hay un registro

donde se estipule

la manera en la

que se debe

realizar cada

proceso interno

No se ha realizado

la medicion y

estandarizacion de

procesos y

funciones

Todos los

operarios

deben

tener la

capacidad

de cumplir

con todas

las

funciones

de la

empresa

El ideal de

la empresa

es contar

con

operarios

"supernum

erarios"

Se busca

atender las

funciones

cuando alguien

no esta.

Falta de

estandarizacion de

funciones y procesos

realizados al interior

de la compañía

Analizar y estudiar todos los

procesos realizados de manera

interna, con el fin de determinar

como se hace y como se controla

cada proceso.

Falta de control sobre inventario

No hay registros

diarios de

productos

despachados o

que ingresan

El sistema se

actualiza de manera

semanal o de

acuerdo a

necesidades

contables

Las

personas

autorizadas

de entrar al

sistema no

siempre

estan

Apoyan los

despachos

o

distribucion

es

Hay mucha

operatividad

Falta de control

eficaz en cuanto al

seguimiento de

inventario

Crear formato de pedidos donde los

operarios de manera facil y rapida

puedan hacer seguimiento y el

encargado de actualizar el sistema lo

pueda hacer al finalizar el dia

5 W´S

37



Impacto de variables:

Después de analizar las variables relacionadas con el alto costo en inventarios de la

empresa Alexander Muebles, se procede a argumentar con datos donde que el mayor

inconveniente de la compañía se encuentra en la mala práctica realizada para hacer pedidos.

Datos recopilados: Según los datos recopilados en el formato D-II, la empresa realizo

pedidos en diferentes momentos para cada una de las referencias pertenecientes a la línea

de Sillas Rimax, tales pedidos no tienen una razón argumentable ya que tenían suficientes

existencias en inventario y las cantidades no fueron determinadas de acuerdo a la

necesidades de la empresa.

Figura 11 Datos


1. Relación del inventario vs la demanda.

Como se evidencia en la figura 11, en la semana donde inicio la etapa de

medición F-4, el inventario sobrepasaba la demanda que en ese momento se

38



tenía, en la semana B-1 se visualiza un incremento de inventario sin tener un

incremento en ventas el cual sirva como justificación a tal nivel de

inventario.

Figura 12 Gráfica Venta Semana Vs Inventario


Con el comparativo de las ventas Vs inventario se evidencia que el nivel de

inventario de la compañía es elevado debido a que se realizan pedidos muy

grandes sin justificación, ni análisis de cantidades óptimas para obtener un

proceso eficiente.

2. Comportamiento de cobertura en $ y Unidades

El nivel de cobertura en dinero y unidades, es el indicar utilizado para medir

la gestión de inventarios de Alexander Muebles, de acuerdo con esto se

analizó el comportamiento de tal indicador en semanas y como se evidencia

en la figura 13 se presentan unas variables muy dispersas, como

consecuencia de realizar pedidos en momentos no necesarios o mantener la

relación de Inventario- Venta de acuerdo a las necesidades reales de la

compañía.

39



Figura 13 Gráfico Cobertura y unidades

Conclusiones Analizar y diagnóstico:

✓ Es necesario realizar una modificación a la política de inventarios de la

compañía con el fin de estipular las cantidades optimas a pedir de cada una

de las referencias, con el fin de mantener una relación eficiente entre nivel

de inventario y nivel de ventas.

✓ Es necesario establecer una estrategia en bodega y control de sistemas,

donde se indique cuando es el momento de realizar pedidos en las diferentes

referencias con el fin de mantener los niveles de stock y cobertura acordes a

las metas de la compañía y del proyecto, con las cuales se tiene un proceso

de inventario más eficiente.

✓ Para asegurar el correcto manejo del inventario, hay que re estructurar el

orden de cada bodega y definir un lugar para cada tipo de producto, ya que

el desorden impide ver de forma clara cantidades existentes de inventario

para cada referencia.

40



B. Resultado objetivo específico número dos: Diseñar.

ETAPA MEJORAR

Para el desarrollo de esta etapa se tomó como base de estudio las causas raíces encontradas

en la etapa de analizar, para ello se dieron unos planes de acciones donde se realizaron los

debidos procedimientos buscando llegar a la solución del problema planteado, recordando

que es la reducción en el costo del inventario, por ellos las causas encontradas fueron la

falta de control sobre el inventario y la ausencia de políticas de inventario, por esto se

planteó la implementación de un EOQ y un buffer, obteniendo importantes resultados que

se verán a continuación.

Plan de mejora

Figura 14 Acciones de solución


Mediante el plan de mejora, se buscó encontrar soluciones a las diferentes variables que

tenían mayor impacto en el costo de inventarios desde el punto de vista administrativo, de

almacenamiento y políticas internas de la compañía.

Implementación de acciones


Con el fin de establecer el tamaño de lote óptimo de acuerdo a los ideales de crecimiento de

la empresa y comportamiento de la demanda, se determinó un “EOQ” para cada una de las

referencias analizadas y a partir de este se obtuvo el costo promedio anual que en el que se

incurriré en caso de pedir las unidades sugeridas por la ecuación. Debido a la

susceptibilidad de los datos necesarios para determinar el tamaño de lote optimo, la

Donde Qué? Quién? Tiempo

estimado

% De

Cumplimiento

Part. En

Solución

Politicas EOQ y planeación de costo Presidencia y lideres del proyecto 4 Meses 90% 50%

Admin Buffer de Inventario Presidencia y lideres del proyecto 1 Semana 100% 20%

VentasDepurar y aumentar la

rotación de productos

Vendedores, presidencia y lideres del

proyecto4 Meses 100% 20%

Bodega Kanban, 5s y Separación Lideres de proyecto y personal de bodega Mes y Medio 70% 10%

ACCIONES DE SOLUCIÓN

41



empresa no autoriza la publicación de dicha información, solamente el resultado final y

ahorro esperado; se trabajó bajo el modelo de revisión continua s,Q, la demanda

pronosticada de alineo con la demanda presupuestada por Alexander Muebles en sus

objetivos y crecimientos previstos para el año 2019.

Figura 15 EOQ


42



Figura 16 Stock y venta por ítem


La línea verde representa el inventario máximo y la línea roja el inventario mínimo, acorde

al comportamiento de venta de cada ítem, las cantidades fueron estipuladas de acuerdo a los

datos obtenidos por el sistema s,Q.

Buffer de inventario

Se instala herramienta “Buffer” para los administrativos y presidencia, mediante esta

herramienta se busca mantener informados a los involucrados de manera eficiente cual es el

nivel de inventario optimo (verde), promedio (amarillo) y bajo (rojo) al cual deben llegar

con la venta acumulada que se tenga [25].

43



Figura 17 Buffer Silla Salsa Blanca


Tabla V Fórmula de Buffer


Con la metodología del Buffer se busca, mantener un inventario sincronizado con el

comportamiento de ventas y que informe de manera rápida y efectiva como se encuentra el

inventario de la compañía de acuerdo con la rotación de sus productos.

Rotación de inventario:

Aunque el presente proyecto se enfoca únicamente en el inventario de las sillas Rimax,

debido a la gran cantidad de unidades en stock, fue necesario crear un apoyo con el área de

ventas y aprobación gerencial, donde se buscara promover la venta mayorista con un

44



descuento especial o inclusos precios de remate, con el fin de depurar el gran inventario que

se tenía para lograr controlar y llegar al punto óptimo propuesto.

5´S en bodega

Se realizó la implementación de las 5’S en bodega para poder organizar los productos que

se encuentran actualmente en las figuras 17 y 18 podemos observar un cambio en la manera

como estaba distribuida y como quedó después de desarrollar la implementación, sucede

que es necesario realizar esta organización debido a que esto genera una ayuda para las

personas que trabajan en la empresa desde los encargados de la bodega hasta la gerencia, ya

que, les sirve para tener mayor claridad sobre los productos que tienen en existencia y la

ubicación debido a la distribución que se debe asignar acorde al producto, esto quiere decir

que las diferentes referencias que se tienen quedarían asignadas en una bodega específica,

para una mejora en el inventario [26] [27].

Figura 18 Bodega Antes


Figura 19 Bodega Después


45



Conclusiones etapa Mejorar

✓ Tener un punto de re orden, cantidades y momentos para realizar pedidos definidos

agrega valor indudablemente a los procesos de una compañía.

✓ Tener una bodega organizada y demarcada aumenta la efectividad en procesos de

inventarios.

✓ El ahorro obtenido tuvo en cuenta únicamente el proceso de mantener, comprar y

pedir, pudiendo llegar a ser mayor si se logra realizar una re estructuración de

almacenaje.

✓ Las cantidades mostradas en el Buffer de inventarios se actualizan de acuerdo al

comportamiento de la demanda de cada producto, este aplicativo se hizo con el fin

de tener un seguimiento más certero en temas de inventario, sin embargo al

momento de pedir se debe mantener la cantidad definida en el EOQ.

C. Resultados objetivo específico tres: Implementar.

La última fase de la metodología DMAIC, busca asegurar que el proceso se mantendrá

estable, que las mejoras no sean solo temporales, evidenciando si hubo o no una mejora al

proceso y cumplimiento de objetivos.

Antes y después:

Para evidenciar la mejora al proceso de inventarios, se vuelve a realizar el análisis de

capacidad con los datos obtenidos después de la fase “Implementar”, donde se visualiza que

la media del indicador de cobertura paso de 17,106 $/semanas de inventario a 6,85

$/semanas de inventario en las semanas de Abril y Mayo 2019, los datos muestran como

inicialmente había un proceso capaz y que sobrepasaba los limites, finalmente el proceso

incluso se redujo la meta fijada en la especificación inferior.

46



Figura 20 Capacidad Antes vs Después


Figura 21 I-MR Antes vs Después


47



A continuación se muestra la Tabla 6 el cuadro de indicadores estadísticos con los datos del

proceso antes y después, evidenciando que el sigma incremento en 0.55 al igual que el

rendimiento del proceso el cual paso de estar en 18.626% a 36.513%.

Tabla VI Cuadro estadístico Antes vs Después


Para determinar si hubo un cambio estadístico significativo, se realizó una prueba de

hipótesis ANOVA, la cual tenía como hipótesis nula que no había cambios significativos

estadísticos en el proceso de antes y después, y una hipótesis alterna la cual plantea que si

existe un cambio estadístico significativo.

48



Figura 22 ANOVA antes vs después

El análisis de varianza ejecutado en Minitab 18, determino que el valor de P es de 0.000,

debido a que P es menor que 0.05 se rechaza la hipótesis nula y se acepta la hipótesis

alternativa la cual como se mencionó anteriormente afirma que si existe un cambio

significativo en el proceso.

49



En la bodega fue necesario organizar los paquetes utilizando un layout como se observa en

la figura 20, basándose en el buffer propuesto.

Figura 23 Organización en bodega sin y con Layout


Plan Control

Uno de los problemas de Alexander Muebles se debía que no conocía las cantidades

mínimas y máximas que debía contener en producto para cubrir las necesidades del

mercado, por tal razón había exceso de inventario. En la Figura 21se muestra los límites

mínimos, máximo e ideales de inventario; rango en el cual la compañía debe encontrarse de

acuerdo a la demanda de la línea de sillas Rimax.

50



Figura 24 Comparación Venta vs Inventario


Con el fin de mejorar la eficiencia al momento de determinar el nivel de inventarios, se

implementó la metodología 5´s en la bodega, adicionando tarjetas de colores las cuales

ayuden a controlar el nivel óptimo en el cual se debe mantener la compañía.

Resultados

Inicialmente el proyecto había fijado una meta de $25.6 millones de COP, por

reducir el nivel de inventarios, al realizar el proceso de encontrar puntos optimos

por las referencias estudiadas y teniendo en cuenta el Lead Time del proveedor, se

encontró que la meta podía incrementar llegando a niveles óptimos de inventario,

con lo cual el ahorro generado finalmente fue de $32.753 Millones de COP.

51



Tabla VII Ahorro


Tabla VIII Formato de control DG-4

Formato: elaboración propia.

En la tabla anterior se muestra el formato que se va a utilizar para garantizar el control

sobre el inventario que llegue nuevo a la bodega, donde se debe diligenciar en su totalidad

para regular las unidades que ingresan y conocer el responsable de recibirlo y organizarlo.

52



VIII. EVALUACIÓN DE LOS DILEMAS ÉTICOS

Durante el desarrollo de este trabajo siempre se tuvieron presentes los dilemas éticos del

ingeniero industrial bonaventuriano, los cuales se rigen por la ley 842 de 2003, que nos

habla sobre el ejercicio de la ética en el ejercicio de la ingeniería en Colombia, ahora bien

aquí se incluyen diferentes artículos que se relacionan directamente con la metodología

Lean Six Sigma apoyado en el DMAIC, el cual se usa como base para lograr la conclusión

del proyecto. [28]

Podemos observar cómo se relaciona el artículo 36 al hablarnos sobre la prohibición de

recibir o conceder comisiones, de forma ilegal para el cumplimiento o desarrollo de la

actividad profesional, pues se realiza el proyecto de manera legítima utilizando datos

obtenidos por parte de la empresa que en su mayoría se procura sean de forma confidencial

y solamente con fines académicos, esto aplica también con el artículo 39, además el artículo

38 nos habla sobre el uso de referencias por parte de otros profesionales, es necesario es

uso de estas pero siempre realizando las debidas citaciones para evitar el plagio.

Finalmente podemos decir que regirse bajo la ética profesional es fundamental no solo para

el desarrollo del proyecto, sino para nuestra vida como profesionales en ingeniería, debido

a que no cumplir con estos parámetros puede conllevar a manchar no solo el buen nombre

del futuro ingeniero, sino también el de la universidad de la cual se esta graduando.

53



IX. CONCLUSIONES

• Por medio de la metodología DMAIC se logró cumplir con el objetivo de reducir el

nivel de inventario en la empresa Alexander Muebles, mediante herramientas que

ayudaron a conocer el proceso y detectar puntos clave los cuales se deberían atacar

para controlar el nivel de inventarios.

• Obtener un resultado mayor al que se tenía previsto, fue consecuencia de realizar

seguimiento a los datos encontrados en la etapa de Medir y Analizar, lo cual fue

clave para mejorar la eficiencia en el proceso, teniendo en cuenta que con el lead

time del proveedor y la demanda de la sillas Rimax tener una cobertura de 2 meses

de inventario (8 semanas) parecía algo ambicioso teniendo en cuenta los niveles de

tal indicador en el año 2018, sin embargo por las características mencionadas tal

nivel podía reducirse quedando finalmente en 6.85 semanas de cobertura en pesos.

• Se obtiene un beneficio económico de 32.753.218 millones ahorrados al mes debido

a las medidas implementadas.

• El proceso inicialmente no tenía ningún seguimiento y los criterios de evaluación

era sujetos a criterio propio sin razones de peso, lo cual afectaba de manera directa

la eficiencia operacional.

• La compañía Alexander Muebles debe continuar haciendo medición al nivel de

inventarios teniendo en cuenta los ajustes realizados a su política de inventarios con

el fin de seguir mejorando el proceso y la eficiencia del mismo.

• Controlar el nivel de inventario genera un valor agregado al proceso de la compañía,

debido a que se reduce gastos y costos, se mejora la fluidez de caja y obtiene una

mayor retribución de inversión.

54



X. RECOMENDACIONES

Con el fin de mantener los resultados obtenidos y continuar con el ciclo de mejoramiento

continuo, se le recomienda a la empresa Alexander Muebles lo siguiente:

Asegurar que la bodega mantenga limpia y ordenada de acuerdo a los parámetros

estipulados, cumpliendo con las demarcaciones y zonas para cada tipo de producto, al igual

que el cumplimiento del formato de control en Bodega DG-4, el cual realiza seguimiento a

quién, cómo y dónde llevo cada pedido que llego a la compañía.

Realizar pedidos siempre y cuando sea realmente necesario y se tenga un argumento de

valor para realizarse, ya que quedó demostrado que la compañía puede llegar a un ideal

óptimo pidiendo en las proporciones indicadas.

Hacer seguimiento del Buffer de inventario con revisiones periódicas para dar mayor

seguridad al nivel de inventario con el que se cuente en el momento de revisión.

Realizar seguimiento periódico y constante a la relación de Venta e inventario, con el fin de

llegar puntos muy mínimos o pedir sin razón, para ello se debe seguir con el formato creado

en la etapa medir.

55



XI. BIBLIOGRAFÍA

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56



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[19] «ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN DESPACHO EN UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN BASADO EN

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57



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5 Noviembre 2017].

58



ANEXOS

Figura 25 Project Charter


Nombre del Proyecto:

Nombre del Líder:e-Mail

Empresa:Celular:

Base Line: Current: Meta:

Impacto sobre el Negocio:

Seguridad: Calidad: Servicio Productividad: Desperdicio: Costo:

Ahorro Esperado en 1 año / $ Costo Evitado:

Miembros del Equipo:

Nombre Área Nombre Área

Soporte Requerido

Nombre Área Nombre Área

Aprobaciones

Nombre Cargo Fecha Firma

Gerente General

Gerente Sponsor

Cronograma

Fecha Final de

EtapaDEFINA 23/03/2019 MEDICION 13/04/2019 ANALISIS 4/05/2019 MEJORAS 18/05/2019 CONTROL 1/06/2019

Etapa Status

D 100%

M 100%

A 100%

I 100%

C 80%

Resultados

Periodo Control

Indicador Objetivo

Línea Base 15,84 8

Current 13,6 8

feb-04 19,5 8

mar-01 16,07 8

mar-02 17,54 8

mar-03 16,78 8

mar-04 16,04 8

abr-01 16,71 8

abr-02 11,78 8

abr-03 6,45 8

abr-04 2,9 8

may-01 1,75 8

may-02 4,1 8

may-03 5,09 8

YTD Ano

Alexander Muebles3166205289

3187073999

FLEXO SPRINGGUIA DE PROYECTO LEAN - SIGMA Fecha:

Reducir el costo del inventario en la línea de sillas Rimax en la empresa Alexander Muebles por medio de la metodología Lean Six Sigma

Deiby Alexander Daza

Juan Fernando Salazardeibyalexander10@hotmai l .com

juanfer_jfso@hotmai l .com

$25,600.000 en inventarios

Descripción del problema

Durante el año 2018 la compañía Alexander Muebles realizó ordenes de compra sin llevar un control y orden en tal proceso, razón por la cual tuvo en promedio un inventario

de $116.000.000 repartido entre las cuatro referencias a estudiar en la compañía, con un costo de mantener en promedio año $55.000.000 al año, debido al exceso de Stock

fue necesario el alquiler de dos bodegas adicionales a la bodega principal con la que se contaba. Es importante controlar los niveles de inventarios y tener deifinidos

cantidades optimas a pedir para evitar elevacion de costos y obtener una mejor rentabilidad al proceso de la compañía

Alcance del Proyecto:

El proyecto solo aplicara sobre el área de gestión de inventarios de la compañía Alexander Muebles, en cuatro referencias de las sillas Rimax.

Metas del proyecto

Reducir el indicador de cobertura en un 40%

Variable de Medición: Cobertura de inventario

Formula de Calculo: ´= (inventario/venta promedio)

15,84 13,6 8

Fecha de Inicio del Proyecto: 15 Marzo 2019

Fecha de Finalización del Proyecto: 1 Junio 2019

Oliver Gomez Despacho

Jhon Narvaez Bodega

Deiby Alexander Daza Líder

Juan Fernando Salazar Líder

Luis Fernando Salazar 31/05/2019

Martha Cecilia Otalvaro 31/05/2019

Actividad Fecha Resultado esperado

Entrega etapa definir 23/03/2019 Problema a resolver

Entrega etapa medir 13/04/2019 Encontrar los datos para el problema

Entega etapa analizar 4/05/2019 Encontrar las causas raices del problema

Entrega etapa mejorar 18/05/2019 Generar mejoras para resolver problema

Entega etapa controlar 1/06/2019 Realizar un control sobre las mejoras

Conclusiones

0

5

10

15

20

25

Desempeño: % de Desperdicio Línea 7

59



Figura 26 SIPOC


Con el SIPOC podemos ver todo el flujo del proceso de los inventarios en la

empresa, donde se relacionan los proveedores y las áreas que influyen para lograr el

abastecimiento de los productos.

Figura 27 VOC

Fuente: Elaboración propia.

INICIO

FIN

Bodegas Documentos:

Formato de relación productos * Reportes de producción

* catch Record / Trazabilidad

Producción

Calidad

Bodegas Especificaciones:

* Variables

* Atributos

*Costo del producto en stock

*Variación de inventario

Gerencia

Áreas:

Bodega

Estado de Inventario:

* Entradas de producto

* Producto en stock

* Salida del producto

* Cantidad de producto

Bodeguero

Asistente

Planeación Programación de pedidos, acorde al

stock

Definición de punto re orden Inventarios

Áreas

Bodegas

Ventas

Mano de Obra

* Bodegueros

* Asisentes PROCESO DE INVENTARIOS

Bodegas

PROVEEDORES:

* Rimax

* Estra

* Colempaques

Productos

* Sillas, Mesas

* Basureros, Recipientes

* Tanques

* Devolución por mala calidad Bodegas

PROVEEDORES:

* Transporte

DIAGRAMA "SIPOC" DEL PROCESO DE INVENTARIOS EN ALEXADER MUEBLES

S I P O C

Verificación de

productos

Entrada alsistema de productos

Acomodar los productos en una bodega

Recepción de prouctos

Espera de llegada pedido

Pedidorealizado a

proveedores

Que quiere el Cliente Direccionadores Factor Critico de calidad Indicador

Tiempo de entrega

Formulación del Producto Proveedores

Calidad del producto

Ventas Ventas diarias/Ventas Mensuales

Mano de Obra Bodega Cobertura

Capacidad de bodega Unidades físicas

Maquinas Estado de Vehículo Revisión del vehículo

Medio ambiente Rotación de inventario Ventas / (Stock +Venta del periodo)

REDUCCIÓN EN EL COSTO DE

INVENTARIOS QUE SE

GENERAN EN EL EMPRESA POR

LA CANTIDAD DE PRODUCTOS

60



La voz del cliente nos muestra las necesidades que presentan el cliente y la situación

por la que está pasando para poder identificar indicadores que sean importantes para

el proceso de la gestión de inventarios.

El principal problema detectado en la compañía se encuentra en la solicitud de

pedidos, sin tener en cuenta cantidades óptimas de Stock o punto de equilibrio.

Figura 28 Modelo ABC


FAMILIA PART. UNI CLASIFICACIÓN

SILLAS 36,1%

HOGAR 35,0%

PAPELERAS 8,7%

MESAS 4,6%

CAJAS PLASTICAS 3,3%

CAJAS DE HERRAMIENTAS 3,0%

INFANTIL 1,8%

BUTACO 1,6%

IMPORTADOS 1,2%

ESTANTERIAS 0,9%

ACCESORIOS 0,9%

CESTAS 0,7%

CAMAS ASOLEADORAS 0,6%

FULLER 0,5%

ESTRA 0,5%

ESTIBAS 0,4%

COLEMPAQUES 0,3%

PARASOLES 0,1%

COLEMPAQUES TANQUES PARA AGUA 0,0%

COJINES 0,0%

A

B

C

61



Figura 29 Carta de la empresa


reducción del costo del inventario en la línea de sillas

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