recuento fisico de existencias 03 1. contenido: recuento físico de bienes. · 2013. 4. 19. ·...

SUMINISTROS 008 RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03

1. CONTENIDO: Recuento físico de bienes. 2. OBJETIVO: Establecer normas de procedimientos para practicar los recuentos físicos de bienes de consumo. 3. RESPONSABILIDAD: Dirección de Contaduría (División Contabilidad). Divisiones Administrativas. División Suministros. División Asistencia Médica. Dirección de Trabajo y Producción. Dirección de Seguridad. 4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: a todos los sectores de almacenamiento y depósito de bienes. 5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO: 5.1. CURSOGRAMA. 5.2. DEFINICIONES BASICAS. 5.3. NORMAS DE TRAMITE. 5.4. FORMULARIOS 5.5. ANEXOS: no contiene. 5.6. INDICE 6. ASESORAMIENTO Y VERIFICACION: Durante el período de implementación (30 días) la Dirección de Auditoría Contable. Dirección de Contaduría (División Contabilidad), sin perjuicio de las atribuciones que le compete a la Dirección de Auditoría Contable. 7. VIGENCIA: 15/12/98. 8. CANTIDAD DE PAGINAS: 43.-

30/11/98 001


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30/11/98 003

1 A 10 30

16 24

4

2LEGAJO

5

PLAN DE

INV.APROB

11

PLAN DE

INVENTAR.

11

17 PLANILLA

CONTROL

TARJETAS2 TARJETAS

DE

INVENT.

1

181

PLAN DE

INVENTAR. 7

311

PLAN DE

INVENTAR.

25

3

5

19 32

13

6

14

12

33PLANILLA1

CONTROL

DE TARJ.

34

35TALONES

DE

TAR.INV.1

20

PLANILLA

CONTROL

TARJETAS1

21 TARJETAS

DE

INVENT.

2

15

A

36

26

TALONES

DE

TAR.INV.2

8PLANILLA

CONTROL

TARJETAS11

PLAN DE

INV.APROB

37

27

9 A 22

38PLANILLA

CONTROL

TARJETAS1 23

28 29

PLANILLA

DE CORTE

DE OPER.2 3

A

5.1.1. TOMA DE INVENTARIO EN DIVISIONES ADMINISTRATIVAS.

JEFE DE DIVISION

ADMINISTRATIVA

DIRECCION DIVISION ADMINIST.

SECCION CONTADURIA

SECCION

SUMINISTROS/ECONOMA

SUPERVISORES

DE EQUIPOS

EQUIPOS DE

TOMA DE INV.

3

2

N

TAR.SOBR1 3...

23 DE

ACUERDO N

2

...

SI3

NO 2

TARJET. 3

TARJET. 2

TARJET. 1

2

2

3

COINCIDE

NO SI


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DESCRIPCION DE ACCIONES: 1- Procede al armado de los equipos. 2- Procede a confeccionar plan de inventarios. 3- Envía plan original para su aprobación. 4- Recibe plan de inventarios. 5- Formula observaciones. 6- Envía a jefe administrativo para corrección. 7-Envía plan aprobado. 8-Recibe plan aprobado. 9-Envía plan aprobado y copias para distribución. 10-Arma legajo de recuento físico. 11-Recibe plan original y copias. 12-Distribuye copias. 13-Incorpora original al legajo. 14-Habilita Planilla de Control de Tarjetas de Inventario. 15-Distribuye Tarjetas de Inventario. 16-Recibe copia del Plan. 17-Toma conocimiento y archiva Plan. 18-Toma recaudos para que los bienes estén en condiciones para ser inventariados. 19-Recibe Planilla de control de tarjetas de inventario. 20-Firma planilla como constancia. 21-Envía original de planilla de control de tarjetas de inventario. 22-Coloca tarjetas de inventario en los bienes. 23-Entrega tarjetas sobrantes a los supervisores y duplicado de planilla de control de tarjetas de inventario. 24-Recibe copia de planilla de control de tarjetas de inventario. 25-Verifican que todos los bienes tengan las tarjetas colocadas. 26-Reciben original de tarjetas de inventario y archivan. 27-Habilitan planilla de corte de operaciones. 28-Efectúan el corte de operaciones. 29-Firma planilla de corte de operaciones. 30-Realizan procedimiento. 31-Proceden a realizar el primer recuento. 32-Entregan talones 1 al supervisor. 33-Reciben talones 1. 34-Proceden a realizar el segundo recuento y efectuar anotaciones en talones 2. 35-Se procede a la recolección de los talones 2. 36-Reciben talones 2. 37-Realizan anotaciones en planilla de control de tarjetas de inventario de acuerdo a los talones 1 y 2. 38-Cotejan los datos de los dos talones de tarjetas.

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SUMINISTROS 008

RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03

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A2 3

40 39

43

142

TARJETA

DE

3

INVENTAR.

41

44 A

45

46

47

A

48

PLANILLA

RECUENTO

FISICO

1

B

49

50

52

51

54

53

1


JEFE DE DIVISION

ADMINISTRATIVA


SECCION CONTADURIA

SECCION SUPERVISORES

DE EQUIPOS

EQUIPOS DE

TOMA DE INV.SUMINISTROS/ECONOMA

NO SI

3

2

TARJ.DE 1

INV.SOBR.

PLANILLA

CONTROL

TAR.INV.2

NO

CONTROL

SI

2

SI

COINCID

NO

NO

COINCID

SI


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39-Si existe coincidencia dan por finalizado el procedimiento. 40-De no existir coincidencia realizarán tercer recuento. 41-Entrega talón 3. 42-Anota en planilla de control de tarjetas de inventarios y coteja datos de talones. 43-Recibe tarjetas de inventarios y copia de planilla. 44-Extrae del archivo legajo. 45-Controla original y duplicado de planilla de control de tarjetas de inventario. 46-Solicita a supervisores corrección de errores. 47-Reciben pedido de aclaración de errores. 48-Confecciona planilla de recuento físico por duplicado. 49-Solicita Libro de Existencias. 50-Compara totales recontados con totales según libro. 51-Identifica diferencia y realiza ajuste. 52-Valoriza existencias y coteja totales valorizados con registros. 53-Identifica diferencia y procede a su ajuste. 54-Coteja saldos contables con lo valorizado.

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30/11/98 011

3

55 56

B 57

PLANILLA1

RECUENTO

FISICO

58

59

60

PLANILLA1

RECUENTO

FISICO

62

PLANILLA1

RECUENTO

FISICO

61

63

A

64

65


JEFE DE DIVISION

ADMINISTRATIVA


SECCION CONTADURIA

SECCION SUPERVISORES

DE EQUIPOS

EQUIPOS DE

TOMA DE INV.SUMINISTROS/ECONOMA

SI NO

DIFEREN.

2

DIR. DE CONTADURIA

DIV. CONTABILIDAD

2

SI NO

DIFERNC.


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64-Procede a identificar diferencias. 65-Da por finalizado el procedimiento. 66-Procede a informar saldos de existencias. 67-Envía a Dirección para su firma. 68-Recibe planilla de recuento físico por duplicado. 69-Firma planilla y envía a Sección Contaduría. 70-Recibe planilla y procede a su archivo. 71-Recibe original de planilla de recuento físico. 72-Controla con saldos contables. 73-Procede a conciliar saldos de acuerdo a lo recontado. 74-Salvadas las diferencias archiva en forma definitiva.

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5.2. DEFINICIONES BASICAS: 5.2.1. CONCEPTO DE RECUENTO FISICO: Es un procedimiento que se realiza para conocer en un determinado momento los elementos de que se vale la administración. Es extrictamente ocular y está dirigido a comprobar la existencia de los bienes físicos. Sirve tanto para bienes de consumo como para bienes de uso. 5.2.2. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA TOMA DE LOS INVENTARIOS: 1. De instantaneidad: todos los datos de un inventario tienen un punto en común en el tiempo: el instante que señala la fecha del inventario, que no debe confundirse con el tiempo que lleva realizarlo, cuya tarea puede extenderse por varios días. 2. De tempestividad u oportunidad: el inventario debe realizarse en la fecha determinada. Si se demora su toma aumenta la posibilidad de cometer errores debido a la realización de los distintos movimientos como ser la incorporación o la salida de alguno de los elementos. 3. De integridad: se deben incluir todos los elementos. 4. De especificación: los elementos se deberían exponer por separado de acuerdo a cada clase, medida, especie, etc. 5.2.3. ANTES DEL INVENTARIO: - Se deberá eleaborar un plan, que consistirá en compilar en forma escrita las instrucciones para la realización del mismo. El plan contendrá como mínimo: 1) Fecha(s), hora(s) y lugar(es) de realización y áreas en que se hubiere dividido la toma de inventarios. 2) Bienes a ser recontados.

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SUMINISTROS 008

RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03 3) Bienes que no entran en el recuento. 4) Personas intervinientes y sus responsabilidades. 5) Medidas preparatorias (identificación de los bienes, acondicionamiento físico) y encargados de ejecutarlas. 6) Métodos para el recuento de cada tipo de bien (conteo manual, mecánico, pesaje). 7) Equipo de apoyo que debe estar disponible (balanzas, máquinas contadoras, elevadores, etc.). 5.2.4. DURANTE EL INVENTARIO: 1) Ni la realización ni la dirección de los recuentos debería estar a cargo de los custodios o quienes lleven los registros (cuando la dotación es escasa, será considerado aceptable que los custodios integren los equipos de recuentos dirigidos siempre por personas de otros sectores. Lo ideal sería que no participasen directamente en los recuentos pero si que estuvieran disponibles para evacuar cualquier consulta). 2) No debería haber movimientos de bienes durante el inventario (si se autorizan ingresos o egresos urgentes por lo que deba haber movimiento de existencias, los bienes afectados deberán segregarse físicamente del resto y los documentos que respalden movimientos, deberían identificarse claramente, para evitarse un corte de documentación en forma incorrecta). 3) Deberán realizarse dos o más recuentos de cada bien (lo ideal es hacer dos recuentos a cargo de equipos distintos, complementando con un tercero en caso de discrepancias). 4) La mercadería debería estar identificada correctamente y estibada (las deficiencias de identificación dificultan la comparación con los datos contables y llevan a la comisión de errores). 5) Deberán emplearse procedimientos que aseguren que ningún bien deje de inventariarse o lo sea más de una vez (no deberán separarse los bienes de una misma característica).

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5.2.5. DESPUES DEL INVENTARIO: 1) Deberán compilarse todos los datos tomados en el inventario, teniendo en cuenta las tarjetas utilizadas. 2) El punto anterior debería ser realizado por una persona ajena a los equipos de trabajo. 3) Debe verificarse que los registros contables incluyan los movimientos habidos hasta el recuento y excluyan los posteriores, dado que de lo contrario se incurrirá en diferencias innecesarias. 5.2.6. CORTE DE OPERACIONES: Un aspecto muy importante para la realización de los recuentos físicos es efectuar un adecuado cumplimiento de las pautas de control interno como ser el "corte de movimientos de existencias (bienes de consumo, de uso, etc.)". Dado que todo inventario es la comparación de lo que existe contra lo que debería existir de acuerdo con los registros de control, es imprescindible tomar las precauciones necesarias para que previo a la comparación mencionada, tales registros reflejen exactamente los movimientos habidos hasta el momento del recuento físico. Para un adecuado "corte" es conveniente: 1) Que la numeración de la documentación responda al orden de los movimientos. 2) Que la documentación anterior y posterior al "corte" sea identificada, por ejemplo por medio de sellos. 3) Que al momento de efectuarse el inventario se tomen los datos de los últimos formularios utilizados que respondan a movimientos reales. 4) Que durante el inventario no haya movimientos de existencias (vale la aclaración del punto 5.2.4. subpunto 2). 5.2.7. FECHA DEL INVENTARIO: - El día 30 de diciembre ( o día hábil inmediato anterior) de cada año se procederá a la realización de los recuentos físicos de bienes de consumo.

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5.2.8. EQUIPOS DE TRABAJO: a) Los equipos estarán formados por tres personas cada uno, de la División Administrativa, las que procederán a realizar los recuentos. Se formarán dos (02) equipos de tres (03) personas como mínimo cada uno, los que procederán a realizar, un grupo el primer recuento y otro el segundo. En caso de ser necesario la realización de un tercer recuento debido a las diferencias existentes entre el primero y el segundo, se procederá a realizar el mismo, formando un equipo auxiliar con tres (03) personas. Asimismo se deberá tener en cuenta que los responsables de la custodia de los bienes no intervendrán en el recuento (por ejemplo: las personas integrantes de los grupos, de Sección Suministros no intervendrán en el recuento de ese depósito y lo mismo vale para los integrantes de Sección Economato). En caso de no disponerse de personal para la integración de los equipos podrán intervenir agentes de sectores ajenos a la División Administrativa. b) Supervisores, responsables o encargados de los equipos: Habrá un supervisor, responsable o encargado por grupo, siendo el mismo un integrante de la Comisión de Recepciones. c) Asimismo el o los encargados de los depósitos estarán a disposición de los equipos como personal de apoyo de acuerdo a lo expresado en el punto 5.2.4. subpunto 1). 5.2.9. RESPONSABILIDADES: Cada integrante de los equipos será responsable por el cumplimiento de lo estipulado en el plan de inventario y de realizar el o los recuentos en la forma expresada. Cada supervisor será responsable respecto a que el personal que interviene en el recuento sea debidamente instruído, que cumplan con los procedimientos determinados a través del plan de inventarios y que realicen todas la anotaciones en las tarjetas llevadas a tal fin.

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5.3.NORMAS DE TRAMITE: 5.3.1. TOMA DE INVENTARIO EN DIVISIONES ADMINISTRATIVAS. 1. JEFE DE DIVISION ADMINISTRATIVA: a) Procederá al armado de los equipos para la realización del recuento físico, por lo menos con cinco días de anticipación a la fecha estipulada, determinando las tareas que cada uno de ellos realizará, y sus responsabilidades. b) Procederá, una vez armados los equipos, a confeccionar el plan de inventarios, el que será elaborado con tantas copias como integrantes de los equipos haya, una para la comisión de recepciones, otra para sección suministros/economato, y el original se enviará a la Dirección para su aprobación. 2. DIRECCION: a) Recibe original del plan de inventarios. b) Si está de acuerdo, aprueba el plan. c) Envía plan aprobado al Jefe de División Administrativa. d) Si no está de acuerdo procede a formular las observaciones y envía al Jefe de División Administrativa, para su corrección. 3. JEFE DE DIVISION ADMINISTRATIVA: a) Recibe plan aprobado. b) Envía plan original aprobado y las copias a Sección Contaduría, para su distribución. c) Procede a corregir el plan de inventarios, si este fue observado por la Dirección. d) Envía plan corregido para su aprobación, siguiendo con el trámite del punto 2.

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4. DIVISION ADMINISTRATIVA (SECCION CONTADURIA): a) Procede a armar un legajo del recuento físico, donde se archivará toda la documentación relacionada con el procedimiento, como antecedente. b) Recibe plan original aprobado y copias; el original lo incorpora al legajo habilitado y las copias las distribuye de acuerdo a lo especificado en el subpunto 1., apartado b). c) Habilita "Planilla de control de Tarjetas de Inventario", por duplicado, donde se asentarán los números de tarjetas entregadas para efectuar el recuento y donde se dejará constancia de la entrega de las mismas a División Suministros/Economato y de ésta a los supervisores. El original es archivado transitoriamente en el legajo y el duplicado es enviado junto a las tarjetas de inventario. d) Procede a distribuir a la Sección Suministros/Economato las "Tarjetas de Inventario", las que deberán ser prenumeradas y por triplicado, en las cuales se asentarán los resultados de los recuentos. 5. SECCION SUMINISTROS/ECONOMATO: a) Recibe copia del plan de inventarios. b) Toma conocimiento y procede a su archivo como antecedente. c) Deberá tomar los recaudos para que los bienes estén en condiciones para ser inventariados de acuerdo a lo establecido en el punto 5.2.3. (Antes del Inventario) y 5.2.4. (Durante el Inventario). d) Recibe "Planilla de control de Tarjetas de Inventario" en original y copia y "Tarjetas de Inventario", procediendo a firmar la planilla como constancia de recepción de las mismas. e) Envía a Sección Contaduría original de "Planilla de control de Tarjetas de Inventario".

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d) Procede a colocar las "Tarjetas de Inventario" en los bienes a ser recontados, controlando que todos contengan los tres (03) talones correspondientes. Las tarjetas sobrantes serán entregadas a los supervisores, junto al duplicado de la "Planilla de control de Tarjetas de Inventario", firmada como constancia de recepción de las mismas. 6. SUPERVISORES DE EQUIPOS: a) Reciben copia de la "Planilla de control de Tarjetas de inventarios y "Tarjetas de Inventario" sobrantes, archivando todo transitoriamente. b) Antes del inicio del recuento verificarán que todos los bienes tengan colocadas las "Tarjetas de Inventario" (con sus tres talones) y que correspondan al bien que identifican. 7. DIVISION ADMINISTRATIVA (SECCION CONTADURIA): a) Reciben original de "Planilla de Control de Tarjetas de Inventario" y archivan transitoriamente en el legajo. b) Habilitan "Planilla de Corte de Operaciones" en original. c) Llegada la fecha del recuento, procederán a efectuar el corte de operaciones, para lo cual asentarán en la "Planilla de Corte de Operaciones", los datos de los últimos números de los documentos utilizados, fecha de los mismos y número del primero en blanco, como así también los últimos movimientos y folios del libro de Existencias. d) Una vez realizado el corte procederán a firmar la Planilla el agente de la sección que efectuó la tarea y el jefe de la sección. e) Archiva en legajo la "Planilla de Corte de Operaciones". 8. EQUIPO DE TOMA DE INVENTARIO: a) Procede a la realización del recuento en sección suministros/economato.

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b) El primer grupo procederá a realizar el primer recuento, retirando el talón 1 de las "Tarjetas de Inventario", donde realizará las anotaciones correspondientes, debiendo firmar el mismo la persona que hizo el recuento. c) Finalizado el primer recuento se entregarán los talones 1 al supervisor del grupo. d) El segundo grupo procederá a realizar el segundo recuento, realizando las anotaciones en el talón 2 de las tarjetas. e) Finalizado el segundo recuento se entregarán los talones 2 al supervisor. f) En caso de existir tarjetas anuladas, las mismas serán entregadas a los supervisores de los equipos. 9. SUPERVISORES DE EQUIPOS: a) Realizarán las anotaciones correspondientes en la "Planilla de control de Tarjetas de Inventario", de acuerdo con los talones 1 y 2 recibidos y las "Tarjetas de Inventario" sobrantes, las que son retiradas de su archivo transitorio. b) Cotejarán la coincidencia de los datos de los dos talones de tarjetas. c) De existir coincidencia en todas las tarjetas, darán por finalizado el procedimiento. d) De no existir coincidencia, dispondrán de un tercer recuento, el que será realizado por un tercer equipo formado de acuerdo a lo especificado en el punto 5.2.8. "El tercer recuento será llevado a cabo sólo sobre los bienes en los que no hubo coincidencia entre el primero y segundo recuento". e) Una vez finalizado en forma definitiva el procedimiento: e1) Anota en la "Planilla de control de Tarjetas de Inventario" los números de las que fueron utilizadas en el tercer recuento. e2) Coteja el talón 3 con los datos del talón 1 y 2. e3) Entregará "Planilla de control de Tarjetas de Inventario", los talones de las "Tarjetas de Inventario" utilizadas y las tarjetas sobrantes a la División Administrativa (Sección Contaduría), a fin de poder hacerse la comparación tanto con los registros de existencias como con los contables.

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10. DIVISION ADMINISTRATIVA (SECCION CONTADURIA): a) Recibe las "Tarjetas de Inventario" y copia de la "Planilla de Control de Tarjetas de Inventario". b) Extrae del archivo el legajo y procede a controlar original con duplicado de "Planilla de control de Tarjetas de Inventario". c) Si el control da correcto, procederá al archivo de la planilla en el legajo correspondiente junto con las tarjetas sobrantes. d) De existir errores, solicitará a los supervisores la corrección de los mismos o bien efectuar las aclaraciones que correspondan. e) Confecciona "Planilla de Recuento Físico", por duplicado, completando la misma con los datos emanados de los talones de las "Tarjetas de Inventario" y de los registros, de acuerdo a los siguientes puntos: f) Solicita a Sección Suministros/Economato libro de "Existencias", a fin de poder cotejar lo recontado con el inventario permanente y luego valorizar las existencias. g) Procede a comparar los totales recontados con los totales de unidades según libro de inventarios (Existencias). h) De existir coincidencia procederán con el punto j). i) De no haber coincidencia, se identificará la diferencia, especificándose el motivo de la misma y se procederá a su ajuste. Una vez corregida, se continúa con el punto j). j) Procede a valorizar las existencias de acuerdo a los totales recontados y con el método establecido en el Instructivo Bienes de Consumo (Método P.E.P.S.). k) Procede a cotejar los totales valorizados con los registros del depósito. l) De existir coincidencia continúa con el punto n). m) De no existir coincidencia, se identificará la diferencia, especificándose el motivo de la misma y se procederá a su ajuste. Una vez corregida se procederá con el punto n). n) Procede a cotejar los saldos contables con lo valorizado de acuerdo al apartado j).

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o) De no existir diferencias dará por finalizado el procedimiento de recuento y procederá a informar los saldos de existencias por medio de la Planilla de Recuento Físico, firmada por el Jefe de División Administrativa, Jefe de Sección Contaduría y Director de la Unidad; enviando a la Dirección de Contaduría (División Contabilidad) el original de la misma y archivando el duplicado en el legajo como antecedente. p) Si existen diferencias se procederá a identificar las mismas y se especificará su motivo; luego se procederá a realizar el ajuste que sea necesario. q) Una vez salvadas las diferencias procederán de acuerdo al punto o). r) Procede al archivo definitivo de las tarjetas de inventario utilizadas, en el legajo. 11. DIRECCION: a) Recibe Planilla de Recuento Físico por duplicado. b) Procede a firmar la Planilla y a enviarla a División Administrativa (Sección Contaduría), a fin de que proceda de acuerdo al punto 10. apartado o). 12. DIRECCION DE CONTADURIA (DIVISION CONTABILIDAD): a) Recibe original de "Planilla de Recuento Físico" de las Unidades, con los datos de los recuentos. b) Controla con los saldos contables. c) Si no existen diferencias procede a su archivo definitivo. d) De existir diferencias se procederá a conciliar los saldos de acuerdo a lo recontado. e) Salvadas las diferencias, archiva en forma definitiva.

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SUMINISTROS 008

RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03 5.3.2. RECUENTOS PARCIALES. 1. JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA: a) Determinará la fecha en la que será realizado el recuento parcial o bien tomará los recaudos necesarios para realizarlo en la fecha en que así lo disponga la Dirección General de Administración. b) Idem punto 5.3.1., subpunto 1., apartado a). c) Idem punto 5.3.1., subpunto 1., apartado b), debiendo tenerse en cuenta, al elaborarse el plan de inventarios, lo establecido en el punto 5.2.3. subpuntos 1) y 2) (antes del Inventario), ya que se trata de recuento parcial. 2 al 12. Se respetará puntualmente el trámite general previsto en el punto 5.3.1. subpuntos 2 al 12 inclusive. 5.3.3. TOMA DE INVENTARIOS EN OTROS DEPOSITOS (División Suministros D.G.A.; División Asistencia Médica; Dirección de Trabajo y Producción; Dirección de Seguridad y Traslado). 1. JEFE DEL DEPOSITO: a) Se respetará puntualmente el trámite general establecido en el punto 5.3.1. subpuntos 1 , 2 y 3, y 5.3.2. para recuentos parciales. 2. SECTOR ADMINISTRATIVO DEL DEPOSITO: a) Se respetará puntualmente el trámite general establecido en el punto 5.3.1. subpuntos 4 al 11, y 5.3.2. para recuentos parciales.

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5.4. FORMULARIOS.

5.4.1. PLANILLA DE RECUENTO FISICO DE BIENES

1. MODELO:

UNIDAD (1) SECCION: (2)

RECUENTO FISICO DE BIENES DE CONSUMO

(3) CANTIDADES (7) (8)

DESCRIPCION (4) (5)

S/LIBROS

(6)

DIFERENCIA

COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

S/RECUENTO

CALCULADO POR: (9)

REVISADO POR: (10)

BUENOS AIRES, .......de...........de 199.. .- (11)

FIRMAS:

DIRECTOR DE UNIDAD JEFE ADMINISTRATIVO JEFE SECCION CONTADURIA

(12) (13) (14)

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RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03 2. DESCRIPCION: (1): se consignará el nombre de la unidad que corresponda. (2): se consignará el nombre de la sección donde se realiza el recuento. (3): se consignará el nombre de los bienes que fueron recontados. - Cantidades: (4): se consignarán las cantidades de cada bien de acuerdo a los datos extraídos de las tarjetas de inventarios. (5): se consignarán las cantidades de cada bien de acuerdo a los datos extraídos del Libro de Existencias. (6): se consignará la diferencia (si existiera), entre las cantidades s/recuento y las cantidades s/libros. (7): se consignará el valor unitario de cada uno de los bienes, extraídos del Libro de Existencias. (8): se consignará el valor que resulte de multiplicar el costo unitario por la cantidad s/recuento. (9): se consignará el nombre del agente que efectuó los cálculos correspondientes en la Planilla. (10): se consignará el nombre del agente que revisa la planilla. (11): se consignará lugar y fecha en la que se lleve a cabo la confección de la planilla con los datos del recuento. (12): se consignará la firma del director de la unidad. (13): se consignará la firma del jefe administrativo de la unidad. (14): se consignará la firma del jefe de la sección contaduría.

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5.4.2. PLANILLA DE CONTROL DE TARJETAS

DE INVENTARIO

1. MODELO:

UNIDAD: (1)

FECHA:--/--/--

RESUMEN DE TARJETAS UTILIZADAS (2)

(3)

D E S D E

(4)

H A S T AC O N C E P T O

NROS. DE TARJETAS ENTREGADAS

NROS. DE TARJETAS UTILIZADAS

NROS. TARJETAS NO UTILIZADAS

ACLARACIONES: (5)

NROS. DE TARJETAS ANULADAS

CONSTANCIA DE ENTREGA: (6)

RECIBIDO: JEFE SECC.SUMINISTROS RECIBIDO: SUPERVISOR RECIBIDO: JEFE SECC. CONTADURIA

FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA FIRMA SUPERVISOR FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA

BUENOS AIRES, de de

FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA FIRMA JEFE ADMINISTRATIVO

(7) (8)

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SUMINISTROS 008

RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03 2. DESCRIPCION: (1): se consignará el nombre de la unidad que corresponda. (2): se consignará la fecha en la que se entreguen las Tarjetas de Inventario. (3): se consignará el primer número de las tarjetas entregadas, utilizadas y no utilizadas. (4): se consignará el último número de las tarjetas entregadas, utilizadas y no utilizadas. (5): se anotarán los números de las tarjetas anuladas y el motivo de dicha anulación y toda otra anotación que sea necesario realizar. (6): Recibido Jefe de Sección Suministros/Economato: se procederá a firmar la constancia en el momento en que la sección contaduría entregue a sección suministros/economato las tarjetas de inventario. Recibido Supervisor: se procederá a firmar la constancia en el momento en que la sección suministros/economato entregue al supervisor las tarjetas sobrantes. Recibido Jefe de Sección Contaduría: se procederá a firmar la constancia en el momento en que los supervisores entreguen copia de la Planilla de control de Tarjetas de Inventario, talones utilizados en el/los recuentos y tarjetas de inventario no utilizadas. (7): se consignará la firma del jefe de la sección contaduría. (8): se consignará la firma del jefe de División Administrativa.

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5.4.3. PLANILLA DE CORTE DE OPERACIONES

1. MODELO:

SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL(1)

UNIDAD... .

BIENESRECUENTO FISICO DE

CORTE DE DOCUMENTACION AL: ..../..../.... (2)

SECCION: (3)

FECHA ULTIMO NRO. ULTIMO NRO.DEL 1er.DOCUMENTO

TIPO DE DOCUMENTO

DOCUMENTO EMITIDO DOCUMENTO EMITIDO SIN UTILIZAR

(4) (5) (6) (7)

REALIZO:....................................... (8)

CONTROLO:...................................... (9)

................................. ...................................

FIRMA DEL RESPONSABLE FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA

(10) (11)

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SUSMINISTROS 008 RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03

2. DESCRIPCION: (1): se consignará el nombre de la unidad en la que se lleve a cabo el recuento. (2): se consignará la fecha en la que se lleve a cabo el corte de operaciones. (3): se consignará el nombre de la sección en la que se lleve a cabo el corte de operaciones y el recuento. (4): se consignará el nombre del documento sobre el cual se efectúa el corte. (5): se consignará la fecha del último documento emitido . (6): se consignará el número del último documento emitido. (7): se consignará el número del primer documento sin utilizar. (8): se consignará el nombre del/los agente/s que realicen el corte de operaciones. (9): se consignará el nombre de la persona que efectúe un control sobre la planilla. (10): se consignará la firma de la persona responsable del corte de operaciones. (11): se consignará la firma del jefe de la sección contaduría.

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SUMINISTROS 008


30/11/98 038 SUMINISTROS 008


5.4.4. TARJETA DE INVENTARIO

1. MODELO:

(1) (2)UNIDAD:..... TARJETA nro:. ....

TALON 3SECCION:(3)

NOMBRE DEL BIEN:(4)

CANTIDAD:(5) U.M.: (6)

RECONTO:(7)(8)

....... ......FIRMA

TALON 2SECCION:

NOMBRE DEL BIEN:

CANTIDAD: U.M.:

RECONTO:

................FIRMA

TALON 1SECCION:

NOMBRE DEL BIEN:

CANTIDAD: U.M.:

RECONTO:

................

FIRMA

30/11/98 039 SUMINISTROS 008


30/11/98 040 SUMINISTROS 008

RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03 2. DESCRIPCION: (1): se consignará el nombre de la unidad en la que se realice el recuento. (2): se consignará el número de tarjeta de inventario el cual corresponderá a una numeración correlativa y deberá ser preimpreso. (3): se consignará el nombre de la sección en la que se lleve a cabo el recuento. (4): se consignará el nombre del bien al que corresponderá la tarjeta. (5): se consignará la cantidad recontada del bien de que se trate. (6): se consignará la unidad de medida utilizada para efectuar el recuento del bien. (7): se consignará el nombre de la persona que realizó el recuento. (8): se consignará la firma de la persona que efectuó el recuento.

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30/11/98 042 SUMINISTROS 008


5.6. INDICE.

PAG. CARATULA.........................................................001

5.1. CURSOGRAMAS.................................................003

5.2. DEFINICIONES BASICAS

5.2.1. Concepto de Recuento Físico..........................015 5.2.2. Principios que Rigen la toma de los Inventarios......015 5.2.3. Antes del Inventario.................................015 5.2.4. Durante el Inventario................................016 5.2.5. Despues del Inventario...............................017 5.2.6. Corte de Operaciones.................................017 5.2.7. Fecha del Inventario.................................017 5.2.8. Equipos de Trabajo...................................018 5.2.9. Responsabilidades....................................018

5.3. NORMAS DE TRAMITE

5.3.1. Toma de Inventario en Divisiones Administrativas.....019 5.3.2. Recuentos Parciales..................................025 5.4. FORMULARIOS 5.4.1. Planilla de Recuento Físicon.........................027 5.4.2. Planilla de Control de Tarjeta de Inventario.........031 5.4.3. Planilla de Corte de Movimientos.....................035 5.4.4. Tarjeta de Inventario................................039

5.5. ANEXOS (no contiene)

5.6. INDICE......................................................043

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recuento fisico de existencias 03 1. contenido: recuento físico de bienes. · 2013. 4. 19. ·...

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