Recolecciones de orden nacional30 de agosto de 2013

Objetivo

Estandarizar el proceso de solicitud de recolección de orden nacional, para los casos donde se solicitan recogidas esporádicas o sin centros asociados al lugar de la recolección porque no son habituales para nuestros clientes y que son generadas mediante llamada al Call Center, definido a través del flujo de proceso para la gestión y ejecución efectiva de las mismas.

Alcance

La capacitación de procesos de recolecciones de orden nacional aplica para colaboradores operativos de Recolección y Distribución con cargo s de Supervisor, Courier en Moto, Courier en Vehículo, Auxiliar de Recolección y Distribución y Gestor de Incidencias

Una solicitud de recolección de orden nacional corresponde a las solicitudes de clientes corporativos/B2B para recoger envíos a personas naturales o jurídicas que no tienen relación comercial con Deprisa y que el valor del transporte será cargado a la cuenta corporativa del cliente B2B de Deprisa.

Efectuar Recogidas de Orden Nacional

Lineamientos para efectuar Recogidas de Orden Nacional Para que la solicitud de recolección sea efectiva debemos cumplir a cabalidad el procedimiento y asegurar que nuestros clientes corporativos envíen la solicitud a través de correo electrónico a servicioalcliente@deprisa.com, en donde se especifique :

Información del remitente y destinatario

Nombre Remitente/DestinatarioDirección Remitente/DestinatarioCiudad Origen/DestinoTeléfono Remitente/DestinatarioPersona de contacto Remitente/Destinatario

Datos de la cuenta corporativa a la cual se va a facturar el valor del servicio

- Nombre de la empresa- Código centro- Persona de contacto- Teléfono de contacto

Datos del envío

- Fecha de la recolección- Número total de piezas- Peso de las piezas- Dimensiones de la o las piezas- Contenido- Producto (Deprisa HOY, Deprisa 9 a.m., Deprisa 12m, Deprisa Estándar).- Valor del envío

Lineamientos para efectuar Recogidas Orden Nacional

El cliente que realice la solicitud de recolección debe enviar una copia al remitente con la información requerida, y en el momento que se efectúe la recolección.

El remitente debe entregarle dicho documento al Courier; ya que en este se encontrará toda la información adecuada para la generación del envío. En caso que el remitente no cuente con este documento impreso, el Courier no admitirá los envíos y debe registrar la incidencia de la recolección en el sistema como NO EFECTIVA.

Debido a que la herramienta Conecta2 no le permite al cliente ingresar toda la información necesaria para recibir este tipo de recolecciones, es labor del

Ejecutivo de Cuenta transmitirle a su cliente la forma adecuada para efectuar estas solicitudes. Las solicitudes de recolección de este tipo generadas

desde Conecta2 pueden ser efectuadas únicamente si en el lugar de domicilio donde se efectúa la recolección el Courier recibe la carta con la información necesaria para

documentar el envío

Lineamientos para efectuar Recogidas Orden Nacional

• El Courier asignará y adjuntará a la carta uno de los formatos de recolección con los que él cuenta en su ruta. Dicho formato deberá ser firmado por el Courier con su número de recogedor, debe aparecer el nombre del remitente y estar firmado por el mismo.

En el momento de la Recolección:

• El formato de recolección que adjuntará el Courier a la carta es válido únicamente para un destino, si dentro de la recolección hay envíos con diferente destino se debe asignar un formato para cada destino, esto con el fin de garantizar el tracking con el número localizador.

El remitente debe conservar una copia de los formatos de recolección con los que se efectúo la recogida

Lineamientos para efectuar Recogidas Orden Nacional

• La información descrita en el documento por parte del cliente es la que se digitará y con la cual será despachado y distribuido por operaciones en cada base según el cliente lo solicite, en esta fase del proceso debe digitarse con especial cuidado el código centro que el cliente indica para que se le facture el valor del envío.

• Igualmente debe digitar en al campo de referencia el número localizador del formato adjuntado a la carta proporcionada por el remitente.

Cuando el envío ingrese a la Estación:

Efectuar Recogidas Orden Nacional

CALL CENTER/USAC/CONECTA2

Cuando el cliente solicita la recolección de orden

nacional

Cuando la solicitud se recibe telefónicamente

Informar al cliente que puede realizar su solicitud

a través de Conecta2 o enviar un correo

electrónico

USAC / CALL CENTER

Cuando la solicitud se recibe por correo

electrónico

Validar que la comunicación contenga la

información de la recolección completa

Si la información no esta completa, informar al

cliente que no es posible programar la recolección

por falta de datos

Si la información esta completa, grabar la

recolección en ALETRAN

Adjuntar la comunicación de solicitud de

recolección

Confirmar al cliente sobre el mismo correo

electrónico, el número de la recolección con la cual

quedo programado el servicio

Pasa …

Inicio 1

1 1

Se debe informar al cliente el motivo por el cual su solicitud no se puede tomar en el momento, e indicarle que debe realizar una nueva solicitud a través de correo electrónico

con todos los datos completos.

Efectuar Recogidas Orden Nacional

OPERACIONES

Viene …Recolecciones

clientes Corporativos

Nacional

Si la recolección fue rechazada por OPS,

incidentar y registrar en la ampliación de

información, el motivo del rechazo

Si la recolección NO fue rechazada por OPS,

asignar la recolección a la orden de trabajo en

ALERTRAN

Recolecciones clientes

Corporativos Nacional

Incidentar y registrar en la ampliación de información

el motivo del rechazo

CALL CENTER

Contactar al cliente para notificar la novedad

Si el cliente reprograma la recolección, Informar al

cliente que puede realizar su solicitud a través de Conecta2 o enviar un

correo electrónico

Fin