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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 34

VIGENCIA 20______

CONVENCIONES ENTIDAD PRODUCTORA OFICINA PRODUCTORACT CONSERVACIÓN TOTAL

COMPONENTE: APOYOSECRETARIA GENERAL 300

E ELIMINACIÓN PROCESOM MICROFILMACIÓN GESTION DEL TALENTO HUMANOS SELECCIÓN

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN EN

ARCHIVODISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSGESTIÓN CENTRAL CT E M S

300.02300.02.04

ACTASActas de Buzón de sugerencias. convocatoria. Actas. Anexos

1 10 XDespués de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad

300.02.06 Actas de Comisión de Personal. convocatoria. Actas. Anexos


300.02.10 Actas de Comité de convivencia. convocatoria. Actas. Anexos

1 10 X XDespués de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad.

300.55.03 Registro control de parqueadero 1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.

ELABORÓ APROBÓ APROBÓFIRMA

NOMBRE María Cristina Valencia Iván Orlando González Q.CARGO - ROL Coordinadora de Archivo Secretario General

LUGAR Y FECHA Noviembre 05/2010 MIEMBRO COMITÉ ARCHIVO MIEMBRO COMITÉ ARCHIVO

Versión 01; 10de junio de 2010Intenalco es pura Calidad

Educación Superior

Versión 01 Página 2 de 34







300.02.12 Actas de Protección Social. convocatoria. Actas. Anexos


300.02.14 Actas de Comité Paritario. convocatoria. Actas. Anexos

1 10 XDespués de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad.

300.02.15 Actas de Comité Técnico. convocatoria. Actas. Anexos





Intenalco es pura Calidad

Educación Superior








300.02.18 Actas de Consejo académico. convocatoria. Actas. Anexos


300.02.20 Actas de Consejo directivo. convocatoria. Actas. Anexos


300.02.22 Actas de Libros de Control. convocatoria. Actas. Anexos

1 10 XDespués de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad.





Educación Superior








300.02.28 Actas de Comité de apoyo. convocatoria. Actas. Anexos


300.02.30 Actas de Comité de Interinstitucional. convocatoria. Actas. Anexos


300.03300.03.01

ACUERDOSAcuerdos de Consejo Académico 2 10 X X

Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se digitalizara para preservar los originales.





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300.03.02 Acuerdos de Consejo Directivo2 10 X X

Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se microfilmará para preservar los originales.

300.07300.07.03

CALENDARIOCalendario de Reuniones 2 0 X

Después de cumplida su vigencia y terminado su Tiempo de Retención en Central, se eliminará por tratarse de un instrumento de control.

300.11 CIRCULARES 1 5 X Después de cumplido su tiempo de retención, se eliminaran por carecer de valores para la entidad.





Educación Superior








300.12 CODIGO DE ETICA 2 10 X X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se microfilmará para preservar los originales

300.17300.17.05

CONSTANCIASConstancias de Tiempo de servicios

2 XDespués de cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se eliminará, por carecer de valores primarios y secundarios.

300.18300.18.02

CONTRATOSContratos de Arrendamiento. Cedula de Ciudadanía. Rut. póliza. contrato

2 20 XSe seleccionará una muestra representativa de un 5%, como soporte de la Gestión Realizada que se incluirá en el archivo histórico, lo demás se eliminara.




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300.18.03 Contratos de Obra. Propuesta. Cotizaciones. Cedula de Ciudadanía. Rut. Acta de inicio. Otro si.. póliza. contrato. conceptos Jurídicos. Acta de finalización






Educación Superior








300.18.04 Contratos de Prestación de Servicios. Estudio de factibilidad. Disponibilidad presupuestal. Certificad de necesidad servicio. Formato único función Pública. Hoja de Vida. Documentos de identidad. antecedentes penales, fiscales, disciplinarios. acta de inicio. Pasado Judicial. Rut. Contrato. Conceptos Jurídicos





Educación Superior









. soportes de educación

. Soportes de experiencia laboral

.Afiliación en Salud

. Afiliación en Riesgos

.Soportes pago de seguridad social

. Propuesta

. Cotizaciones

. Constancias

. Otro si.

. póliza

. contrato

. Acta de finalización





Educación Superior








. Informes

. Evaluación

. Oficio Termina contrato

. Acta de finalización300.18.05 Contratos de Suministros

. Propuesta

. Formato de inscripción de proveedores. Cotizaciones. Documento de identidad de representante legal o empresa. Rut. Inscripción vigente o actualización SICE





Educación Superior


LUGAR Y FECHA Noviembre 05/2010 MIEMBRO COMITÉ ARCHIVO MIEMBRO COMITÉ ARCHIVOCONVENCIONES ENTIDAD PRODUCTORA OFICINA PRODUCTORA

CT CONSERVACIÓN TOTAL






. Referencias comerciales

. Pasado judicial

. Antecedentes fiscales

. Antecedentes disciplinarios

. Certificado ISO

. Formato personería Jurídica

. Balance General

. Acta de inicio

. póliza

. contrato

. Conceptos Jurídicos

. Evaluación Proveedores

. Acta de finalización


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300.18.05 Contratos de compraventa. Propuesta. Cotizaciones. Documento de identidad de representante legal o empresa. Rut. Inscripción vigente o actualización SICE. Referencias comerciales. Pasado judicial. Antecedentes fiscales. Antecedentes disciplinarios. Certificado ISO. Formato personería Jurídica. Balance General. Acta de inicio. póliza. contrato. Conceptos Jurídicos. Evaluación Proveedores. Acta de finalización






Educación Superior








300.20300.20.01

COVENIOSConvenios Investigación. Convenio. Comunicaciones. Informes. Conceptos Jurídicos. anexos

2 20 X Después de finalizado el convenio y cumplido su tiempo de retención en el archivo central, Se seleccionará una muestra representativa de un 10%, como soporte de la Gestión Realizada que se incluirá en el archivo histórico, lo demás se eliminara.

300.20.02 Convenios Entidades del Estado. Convenio. Comunicaciones. Informes. Conceptos Jurídicos. anexos






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300.20.03 Convenios Entidades privadas. Convenio. Comunicaciones. Informes. Conceptos Jurídicos. anexos


300.20.04 Convenios Instituciones de Salud. Convenio. Comunicaciones. Informes. Conceptos Jurídicos. anexos






Educación Superior








300.20.05 Convenios entidades educativas. Convenio. Comunicaciones. Informes. Conceptos Jurídicos. anexos


300.20.06 Convenios instituciones universitarias. Convenio. Comunicaciones. Informes. Conceptos Jurídicos. anexos






Educación Superior








300.26 DERECHOS DE PETICION. Solicitud. Respuesta

2 5 X Después de cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se eliminará, por carecer de valores primarios y secundarios.

300.27300.27.01

ESTATUTOSEstatuto de contratación

2 10 X X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se microfilmara para protección de sus originales.

300.27.02 Estatuto docente 2 10 X X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se microfilmara para protección de sus originales.





Educación Superior








300.27.03 Estatuto General 2 10 X X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se microfilmara para protección de sus originales.

300.27.04 Estatuto Orgánico 2 10 X X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad y se microfilmara para protección de sus originales.





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300.36300.36.01

HISTORIAL LABORALHistorial laboral personal Administrativo en Carrera. Acto administrativo de nombramiento, oficio notifica nombra.. Oficio de Aceptación Nombramiento. Documentos de identificación. Hoja de vida función pública. Soportes documentales de estudio. Soportes de experiencia laboral. Acta de posesión. Pasado judicial

2 98 X Después de finalizado su tiempo de retención en el archivo central, Se seleccionarán las historias laborales del personal que por su trayectoria en la entidad ameriten su conservación permanente, los demás se eliminaran por perdida de valores.





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. Certificado Antecedentes penales, fiscales y disciplinarios. Declaración de Bienes y rentas. Certificado de Aptitud laboral ( examen médico de ingreso). Afiliación a régimen de salud, pensión y riesgos. Actos administrativos de situaciones administrativas. Evaluación de desempeño. Acto Administrativo de retiro o desvinculación





Educación Superior








300.36.03 HISTORIAL LABORALHistorial laboral Docente Tiempo Completo.. Acto administrativo de nombramiento. Oficio de notificación de nombramiento. Oficio de Aceptación Nombramiento. Documentos de identificación. Hoja de vida función pública. Soportes documentales de estudio. Soportes de experiencia laboral. Acta de posesión

2 98 X Después de finalizado su tiempo de retención en el archivo central, Se seleccionarán las historias laborales del personal que por su trayectoria en la entidad ameriten su conservación permanente, los demás se eliminaran por perdida de valores.

ELABORÓ APROBÓ APROBÓ

FIRMANOMBRE María Cristina Valencia Iván Orlando González Q.

CARGO - ROL Coordinadora de Archivo Secretario General


Educación Superior









300.36.02 HISTORIAL LABORALHistorial laboral Docente Medio Tiempo. Acto administrativo de nombramiento. Oficio de notificación de nombramiento. Oficio de Aceptación Nombramiento. Documentos de identificación. Hoja de vida función pública. Soportes documentales de estudio. Soportes de experiencia laboral. Acta de posesión

2 98 XDespués de finalizado su tiempo de retención en el archivo central, Se seleccionarán las historias laborales del personal que por su trayectoria en la entidad ameriten su conservación permanente, los demás se eliminaran por perdida de valores.


NOMBRE María Cristina Valencia Iván Orlando González Q.


Educación Superior










. Pasado judicial

. Certificado Antecedentes penales. Certificado de antecedentes Fiscales. Certificado de antecedentes disciplinarios. Declaración de Bienes y rentas. Certificado de Aptitud laboral ( examen médico de ingreso). Afiliación a régimen de salud, pensión y riesgos. Evaluación de desempeño. Acto Administrativo de retiro o desvinculación



Educación Superior










. Pasado judicial

. Certificado Antecedentes penales, fiscales y disciplinarios.. Declaración de Bienes y rentas. Certificado de Aptitud laboral ( examen médico de ingreso). Afiliación a régimen de salud, pensión y riesgos. Actos administrativos de situaciones administrativas. Evaluación de desempeño. Acto Administrativo de retiro o desvinculación



Educación Superior







E ELIMINACIÓN PROCESOM MICROFILMACIÓN GESTION DEL TALENTO HUMANO




300.36.04 HISTORIAL LABORALHistorial laboral personal Provisional. Acto administrativo de nombramiento. Oficio de notificación de nombramiento. Oficio de Aceptación Nombramiento. Documentos de identificación. Hoja de vida función pública. Soportes documentales de estudio. Soportes de experiencia laboral.Acta de posesión

2 98 XDespués de finalizado su tiempo de retención en el archivo central, Se seleccionarán las historias laborales del personal que por su trayectoria en la entidad ameriten su conservación permanente, los demás se eliminaran por perdida de valores.




Educación Superior


CARGO - ROL Coordinadora de Archivo Secretario GeneralLUGAR Y FECHA Noviembre 05/2010 MIEMBRO COMITÉ ARCHIVO MIEMBRO COMITÉ ARCHIVO







. Pasado judicial

. Certificado Antecedentes penales, fiscales y disciplinarios.. Declaración de Bienes y rentas. Certificado de Aptitud laboral ( examen médico de ingreso). Afiliación a régimen de salud, pensión y riesgos. Actos administrativos de situaciones administrativas. Evaluación de desempeño. Acto Administrativo de retiro o desvinculación


Educación Superior











300.39300.39.05

INFORMESInformes de Gestión. Informe. Anexos

2 5 XSe seleccionará una muestra representativa de un 5%, como soporte de la Gestión Realizada que se incluirá en el archivo histórico, lo demás se eliminara, ya que esta información se condensa en la evaluación de acuerdos de Gestión.

300.39.18 Informes Órganos de control. Informe. Anexos

2 5 X Se seleccionará una muestra representativa de un 5%, como soporte de la Gestión Realizada que se incluirá en el archivo histórico, lo demás se eliminara.




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300.40 INVESTIGACION DISCIPLINARIA. Acto de Apertura. Informes de Apertura. Notificaciones. Declaraciones. Pruebas. Descargos. Fallos. Resolución de sierre. Auto de archivo

2 20 X Se seleccionará una muestra representativa de un 5%, como soporte de la Gestión Realizada que se incluirá en el archivo histórico, lo demás se eliminara, por perdida de valores.

300.41300.41.02

LIBROSLibro de novedades

1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.



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300.43300.43.04

MANUALESManual de Funciones y Competencias

2 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad.

300.43.07 Manual de Procesos y Procedimientos

2 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se conservara permanentemente en el Histórico por su valor secundario para la entidad.

300.43.10 Manual de Incentivos 2 0 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión, se conservara por ser obsoleto ya que habrá otro que lo reemplace.

300.43.11 Manual de Inducción 2 0 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión, se conservara por ser obsoleto ya que habrá otro que lo reemplace.



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300.47300.47.14

PLANESPlan Estratégico


300.47.19 Plan Operativo. Propuesta. Cronograma


300.47.10 Plan de Mejoramiento. Cronograma. Informes Periódicos

2 3 XDespués de cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central, se eliminara la totalidad de la serie ya que esta se encuentra condesada en el Plan de Mejoramiento General de la Oficina de Control Interno.



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300.51300.51.05

PROGRAMASPrograma de Capacitación . Diagnostico. Cronograma. Anexos

2 3 X Después de Cumplido el tiempo retención en el Archivo Central, se eliminara por perdida de valores.

300.55300.55.05

REGISTROSRegistro de Ausentismo 2 3 X

Después de Cumplido el tiempo retención en el Archivo Central, se eliminara por perdida de valores.

300.55.28 Registro de asistencia docentes 2 3 X Después de Cumplido el tiempo retención en el Archivo Central, se eliminara por perdida de valores.

300.55.03 Registro control de parqueadero 1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.


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300.55.25 Registro de Salida y entrada de Elementos


300.55.27 Registro distribución Física 1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.

300.55.28 Registro Autorización de ingreso 1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.

300.57300.57.04

REPORTESReporte de Asistencia Docentes




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300.57.12 Reporte de Visitas de Seguridad 1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.

300.57.13 Reporte de horas extras 2 0 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión se, eliminara ya que se condensa en los comprobantes de egreso y nomina.

300.57.16 Reporte de SUIP 1 10 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, eliminara por perdida de valores.



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300.58 REQUERIMIENTOS DE INFORMACION. Oficio solicitud de información. Respuesta. Anexos

2 0 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central, se eliminara la totalidad de la serie por perdida de valores

300.60 INVITACIONES PÚBLICASPliegosActa de apertura- ResoluciónProponentesAdjudicación- Anexos

2 20 X Después de cumplido su tiempo de retención en el archivo Central se tomara una muestra representativa del 5%, el resto se eliminara por perdida de valores.

300.66 SEGURIDAD INSTITUCIONAL.Comunicaciones solicitud apoyo seguridad. Comunicaciones Requerimientos. Respuesta

2 5X

Se seleccionará una muestra representativa de un 5%, como soporte de la Gestión Realizada que se incluirá en el archivo histórico, lo demás se eliminara, ya que esta información se condensa en la evaluación de acuerdos de Gestión.



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