Área de modelo de ciudad, urbanismo y vivienda digna ......la publicación de este trabajo supone...
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Área de Modelo de Ciudad, Urbanismo y Vivienda Digna
ACUERDOS Y CONCLUSIONES PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA ENTRE LOS COLEGIOS PROFESIONALES Y LA GERENCIA DE URBANISMO
Palma, julio de 2018
Presentación
Es para mi una gran satisfacción presentar las conclusiones del trabajo realizado entre los
Colegios Profesionales y la Gerencia de Urbanismo. La publicación de este trabajo supone un
hito importante en la satisfacción de las necesidades y expectativas tanto de los funcionarios,
de los Colegios, así como de la ciudadanía en general.
Esta nueva filosofía de trabajo compartido para reflexionar sobre lo que hacemos y cómo
mejorarlo requiere un compromiso de todos los actores implicados, con capacidad para
ilusionarse con proyectos que tienen como objetivo la mejora continua.
Desde este enfoque somos conscientes de la necesidad de realizar mejoras en los tiempos de
tramitación de las licencias de obras, en la simplificación administrativa y en seguir
modernizando la Administración Pública, impulsando e implantando los preceptos del la Ley
39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Por todo
ello es muy importante establecer alianzas con los interlocutores de los profesionales del
sector como son los Colegios Profesionales, para mejorar también desde su perspectiva, los
procedimientos internos que se siguen en la ejecución del trabajo.
Finalmente, quiero agradecer públicamente a todos los componentes de la Gerencia de
Urbanismo que han participado muy activamente tanto directa como indirectamente, su
implicación en este proyecto de mejora interna y a los Colegios Profesionales y otros
organismos como el Instituto Municipal de Innovación y la Secretaría de la Junta de Gobierno,
el esfuerzo compartido y generoso que han realizado.
¡Gracias a todos!
Palma, julio de 2018
Teniente de Alcalde de Modelo de Ciudad, Urbanismo y Vivienda Digna
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................4
PRIMERAS REUNIONES DE TRABAJO .................................................................................4
RESULTADOS POR GRUPOS DE TRABAJO..........................................................................8
Grupo 1: Mejoras en el proceso de tramitación de expedientes de obras y
actividades ................................................................................................................................... 8
Grupo 2: Re-interpretación de la normativa de aplicación........................................ 9
Grupo 3: Administración Electrónica................................................................................ 10
LOS ACTORES PRINCIPALES ............................................................................................. 11
CONCLUSIONES Y PERSPECTIVAS DE FUTRURO ...........................................................12
ÍNDICE DE FOTOS
Foto 1. Bienvenida y explicación del proyecto por parte del Concejal de Modelo de Ciudad,
Urbanismo y Vivienda Digna......................................................................................................... 5
Foto 2. Trabajo en grupos distribuido por Colegios Profesionales ..................................................6
Foto 3. Listado de temas que se proponen para abordar (I) ............................................................ 6
Foto 4. Listado de temas que se proponen para abordar (II) ........................................................... 7
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Introducción
El proyecto de aunar esfuerzos y establecer sinergias positivas entre los Colegios Profesionales
y la Gerencia de Urbanismo, en beneficio de una mayor eficacia y eficiencia en la prestación
del servicio, se inicia con una reunión convocada por el Tte. de Alcalde de Modelo de Ciudad,
Urbanismo y Vivienda Digna, Sr. José Hila, contando con la participación de los responsables
de los Colegios Profesionales, en el mes de diciembre de 2017.
En dicha reunión se encarga al jefe de Organización y Calidad de la Gerencia de Urbanismo la
dirección y gestión del proceso de colaboración que culmine en la confección de un
DOCUMENTO MARCO que pueda ser aprobado y que recoja las aspiraciones de los Colegios
Profesionales en la mejora del servicio y para ello deben establecerse reuniones conjuntas con
la participación de los funcionarios de la Gerencia de Urbanismo que determinen los jefes de
departamento, juntamente con la dirección, de esta forma se establecen tres perfiles: jefes
departamento y otras jefaturas, jurídicos y finalmente, informáticos. Para este objetivo
también se cuenta con la colaboración y participación en las reuniones del IMI y de la Oficina
de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Palma.
Primera reunión de trabajo
Se tiene una primera reunión de trabajo el día 15 de enero de 2018 en la que se realiza una
dinámica grupal mediante las técnicas de la “tormenta de ideas” y el método “PechaKucha”.
En el citado encuentro se listan y debaten todas aquellas cuestiones que pueden suponer una
mejora exponencial por parte de ambos colectivos (colegios y gerencia de urbanismo), en la
prestación conjunta de servicios para la ciudadanía.
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En función de los temas que fueron saliendo y para facilitar poder profundizar en su abordaje
y comprensión, se acuerda la creación de 3 grupos de trabajo que debatirán sobre los citados
temas para disponer de una visión compartida y llegar a todos los acuerdos posibles.
Estos grupos son:
1 GRUPO: MEJORAS EN EL PROCESO DE TRMITACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS Y
ACTIVIDADES
2 GRUPO: RE-INTERPRETACIÓN DEL MARCO LEGAL QUE SE APLICA EN LA ACTUALIDAD
3 GRUPO: ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Foto 1: Bienvenida y explicación del proyecto por parte del Concejal de Modelo de Ciudad,
Urbanismo y Vivienda Digna
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Foto 2: Trabajo en grupos distribuidos por Colegios Profesionales
Foto 3: Listado de temas que se proponen para abordar (I)
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Foto 4: Listado de temas que se proponen para abordar (II)
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Resultados por grupos de trabajo
Grupo1: Mejoras en el procedimiento de tramitación de expedientes de obras
y actividades
Este grupo se ha reunido durante tres sesiones completas, generalmente de 10 a 12 horas y en
las siguientes fechas: 16/02/2018 – 05/03/2018 – 23/03/2018
De forma resumida los ACUERDOS a los que se llegaron por consenso fueron los siguientes:
1. Por parte de la Gerencia de Urbanismo se elaborará y publicará en la Web municipal y
en la Web de los respectivos Colegios, un DOCUMENTO tipo CHECKLIST especificando la
documentación obligatoria que debe acompañar la instancia de solicitud de licencia o
comunicación previa, en función de la casuística que concurra, con especial referencia
a las autorizaciones sectoriales que se requieran (dependientes de otras AAPP u
organismos) y que en todo caso deberá tramitar y aportar el interesado a excepción de
las que sean responsabilidad de otras concejalías, en este último caso será la Gerencia
de Urbanismo quien las aportará, de oficio, cuando sean necesarias. Si bien en este
tema hubo discrepancias de interpretación jurídica con respecto a si corresponde o no
a la Administración instructora o al interesado recabar directamente los informes
sectoriales que se precisen, el Ayuntamiento de Palma, en la medida en que ello sea
posible y en aras de la interoperabilidad entre Administraciones Públicas, promoverá la
coordinación entre Administraciones para que sea una realidad en el menor tiempo
posible.
2. Se elaborará y publicará un documento que contemple los CRITERIOS DE
INTERPRETACIÓN DE LA NORMATIVA aplicable a las licencias de obras que evite
razonablemente la variabilidad en los informes de los técnicos respectivos que
intervengan, para ello se estima conveniente promover y asegurar la coordinación
interdepartamental dentro de la Gerencia para la unificación de criterios, a través de
la constitución de una COMISIÓN TÉCNICA creada a tal efecto.
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3. Se ofrecerá, en la Ventanilla Única de Urbanismo, un NUEVO SERVICIO DE
SUPERVISIÓN (BASTANTEO) VOLUNTARIO de la documentación que debe acompañar
una licencia, para evitar la subsanación de deficiencias posteriores a la entrada por
registro general, posibilitando el acortamiento de los plazos en la resolución de las
licencias solicitadas, todo ello sin perjuicio del derecho que asiste al interesado de
poder tramitarlo por registro general del Ayuntamiento en el momento en que así lo
desee, sin acceder al servicio de bastanteo.
4. En la tramitación de las COMUNICACIONES PREVIAS se distinguirán 2 TIPOS:
1. COMUNICACIÓN PREVIA SIMPLE
2. COMUNICACIÓN PREVIA (con asume de un técnico)
Queda pendiente el desarrollo de estos dos tipos de comunicaciones en reuniones posteriores,
en donde se establecerán las clasificaciones respectivas dentro de cada tipo de comunicación y
su contenido documental. Este punto se incorporará en el orden del día de la reunión de
septiembre dentro del Plan de seguimiento de los acuerdos alcanzados con los Colegios
Profesionales.
Grupo 2: Re-interpretación del marco legal de aplicación
Este grupo se ha reunido durante tres sesiones completas, generalmente de 10 a 12 horas y en
las siguientes fechas: 23/02/2018 – 19/03/2018 – 23/04/2018
De forma resumida los ACUERDOS a los que se llegaron por consenso fueron los siguientes:
1. A petición de los Colegios se acuerda que el PROYECTISTA (autor del proyecto) y el
DIRECTOR DE LA OBRA, y en general los TÉCNICOS INTERVINIENTES, TENGAN LA
CONSIDERACIÓN DE INTERESADOS en el expediente que insta el promotor o titular a
los efectos de recibir copia de las distintas resoluciones que se vayan adoptando a lo
largo de la tramitación del expediente, sin perjuicio de las notificaciones que
personalmente les corresponda recibir conforme a la normativa de aplicación. Para
darle forma a esta petición, se revisará y se modificará en su caso el impreso de
solicitud de licencia que se utiliza en la actualidad.
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2. La propuesta de que se pueda ESTABLECER UN VISADO DE CALIDAD (INFORME DE
IDONEIDAD) con respecto habitabilidad, accesibilidad, normativa contra incendios,
eficiencia energética, etc., y que pueda ser realizado por los Colegios Profesionales,
queda pendiente, para estudiar y analizar el procedimiento y convenio que se siguen
en ciudades como Barcelona y Madrid, a propuesta del Colegio Oficial de Arquitectos.
3. La Gerencia de Urbanismo PROMOVERÁ LOS MECANISMOS PARA QUE TODOS LOS
INFORMES QUE DEPENDEN DEL AYUNTAMIENTO DE PALMA Y ESTÉN VINCULADOS CON
UNA LICENCIA DE OBRAS O DE ACTIVIDADES NO LOS APORTE EL INTERESADO SINO
QUE SE INCORPOREN EN EL EXPEDIENTE DE OFICIO.
Grupo 3: Administración electrónica
Este grupo se ha reunido durante cuatro sesiones completas, generalmente de 10 a 12 horas y
en las siguientes fechas: 09/03/2018 – 28/03/2018 – 14/05/2018 – 21/05/2018
De forma resumida los ACUERDOS a los que se llegaron por consenso fueron los siguientes:
1. Se CREARÁ UN ESPACIO EN LA WEB MUNICIPAL: www.palma.es PARA PUBLICAR LOS
ACUERDOS ADOPTADOS POR EL CONSEJO DE GERENCIA, para ello se formará a las
personas que harán de administradores del mantenimiento por parte del IMI. Se dará
traslado a los Colegios Profesionales del enlace al citado espacio para que lo hagan
extensivo a todos sus colegiados.
2. SE PROPONE por parte del Colegio Oficial de Arquitectos y del Colegio oficial de
Aparejadores y Arquitectos técnicos, y se acepta por parte del resto, QUE EL TAMAÑO
DE LOS ARCHIVOS QUE PUEDAN ADJUNTARSE A UNAS SOLICITUD PASE A SER DE 10
MG COMO MÍNIMO y no solo de 6 MG como en al actualidad.
3. Los Colegios Profesionales celebran y felicitan a la Gerencia de Urbanismo por definir
los procedimientos y sus respectivos flujogramas para la tramitación electrónica de las
declaraciones responsables (actividades) y las comunicaciones previas (obras). Al mismo
tiempo SOLICITAN PODER TENER UNA COPIA Y HACER PROPUESTAS DE LA
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REINGENIERÍA DE PROCESOS QUE SE ESTÁ LLEVANDO A CABO, ANTES DE SU
APROBACIÓN DEFINITIVA.
4. LOS COLEGIOS PROFESIONALES PONEN A DISPOSICIÓN del Ayuntamiento el
REPOSITORIO DE DOCUMENTOS (VISADOS) para que podamos acceder directamente,
por si de alguna forma puede contribuir a simplificar la tramitación administrativa.
5. SE ACUERDA QUE LAS COMUNICACIONES PREVIAS EN EL DEPARTAMENTO DE OBRAS
SE TRAMITEN DE FORMA INTEGRA POR INTERNET (on line), por lo tanto sin la necesidad
de personarse físicamente en las instalaciones municipales, para ello el interesado hará
efectiva la tasa y el ICIO correspondiente mediante una pasarela de pago segura y se
podrá descargar, al finalizar, el impreso sellado y válido de que la ha presentado a
todos los efectos legales. Esta tramitación electrónica será realidad, y estará a
disposición de cualquier interesado, aproximadamente en el mes de noviembre. Se
seguirá manteniendo la tramitación de la comunicación previa vía presencial.
6. SE ACUERDA continuar CON EL DISEÑO Y LA TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE LAS
LICENCIAS DE OBRAS y también, la DECLARACIÓN RESPONSABLE en el departamento
de actividades, tras culminar la puesta en marcha de las comunicaciones previas on
line. Asimismo, la tramitación electrónica deberá contemplar la posibilidad de que la
ciudadanía pueda conocer el estado del expediente en el que tenga la consideración de
interesado en tiempo real.
Los actores principales
Los Colegios profesionales que han participado en la elaboración de las propuestas contenidas
en este documento, son los relacionados a continuación.
- Colegio Oficial de Arquitectos de les Illes Balears
- Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos técnicos de Mallorca
- Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos
- Colegio Oficial de Peritos e Ingenieros técnicos Industriales de les Illes Balears
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- Colegio Oficial de Ingenieros Industriales superiores de Balears
De igual forma, han intervenido por parte del Ayuntamiento:
- El Instituto Municipal de Innovación (IMI)
- La Secretaría de la Junta de Gobierno (a través de la Sede Electrónica)
- Gerencia de Urbanismo
Conclusiones y perspectivas de futuro
Es necesario, tal como solicitan los diferentes Colegios Profesionales, establecer un
presupuesto, definir plazos e incorporar los recursos humanos necesarios para la ejecución
de lo contemplado en este documento. Para ello, se facilitará a los citados Colegios el
PROYECTO DE EJECUCIÓN de estos acuerdos con el detalle de todo lo solicitado, en la
primera reunión de seguimiento de los acuerdos contenidos en este documento y que está
programada para el mes de septiembre del año en curso, entre los Colegios Profesionales y
la Gerencia de Urbanismo.
Por otra parte, se dará traslado a todas las fuerzas políticas del Ayuntamiento de Palma del
debate, conclusiones y acuerdos de este proceso participativo para la simplificación
administrativa y la tramitación electrónica en la Gerencia de Urbanismo.
De forma resumida podríamos destacar las siguientes conclusiones de la experiencia de
compartir la mejora del servicio que se presta en la Gerencia de Urbanismo, a través de la
colaboración con los Colegios Profesionales de les Illes Balears:
• La asistencia a las reuniones ha sido excelente y el compromiso de los Colegios
Profesionales se ha mantenido desde principio a fin. Todos los Colegios han asistido a
todas las reuniones.
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• Todos los acuerdos que se presentan como propuestas al Tte. Alcalde de Urbanismo y a
los Colegios Profesionales participantes, quedan reflejados en este documento y todos
ellos se han alcanzado mediante el consenso de todas las partes (Colegios, técnicos de
Urbanismo y otras concejalías) tras amplios debates de aproximación en las propuestas
iniciales.
• El total de días de trabajo conjunto desarrollado por los 3 grupos ha sido de 10 días.
• El buen ambiente generado entre los representantes de los Colegios y los funcionarios
del Ayuntamiento motivado por el compromiso e implicación mantenido en todo el
proceso ha posibilitado un alto grado de satisfacción expresado en las diferentes
reuniones mantenidas.
A raíz de los valiosos resultados obtenidos se abren nuevas vías de trabajo que se consideran
imprescindibles para la mejora continua y que se concretarán en la constitución de un MARCO
PERMANENTE Y ESTABLE de comunicación entre los Colegios Profesionales y la Gerencia de
Urbanismo para la implementación, desarrollo y seguimiento de los acuerdos contemplados en
este documento y cuya reunión, como ya se ha apuntado, será en septiembre.
Por último, tan solo nos queda poner en valor que el hecho de haber aunado esfuerzos y haber
establecido sinergias de colaboración entre todos los participantes, redundará en una mayor
eficacia y eficiencia en la prestación del servicio y contribuirá decididamente a la mejora en la
atención a las necesidades y expectativa de la ciudadanía en sus relaciones con nuestra
administración pública.