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Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura

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SIGC

COMENTARIOS DE LOS REPRESENTANTES DE LA ALTA DIRECCIÓN AL INFORME TRIMESTRAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y

CONTROL DE LA CALIDAD Fecha: Mayo 29 de 2.009 Para los Representantes de Alta Dirección es motivo de orgullo observar como poco a poco la Corporación va adoptando una nueva cultura organizacional, orientada hacia la excelencia y la calidad en el servicio. En lo que respecta a la revisión del sistema a partir del documento contentivo, se hacen una serie de análisis que deben ser evaluados en el interior del seno del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad, a fin de permitir que la Entidad continúe su proceso de mejoramiento contínuo. Para facilitar la lectura del documento, se hacen los comentarios de la Alta Dirección en letra AZUL.

1. INTRODUCCIÓN: El informe de revisión trimestral del sistema de gestión de calidad, es una de las recientes herramientas de control más importantes adoptadas por el Comité del SIGC (Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad), para mantener informados oportunamente a la Alta Dirección sobre los avances, logros y dificultades de la gestión organizacional, siendo por demás un mecanismo que propicia la comunicación en ambos sentidos y genera un mayor empoderamiento institucional. De esta forma, se pone en consideración de los Honorables Representantes de la Alta Dirección, el primer Informe Trimestral de Revisión para la Alta Dirección, que específicamente registra las acciones desarrolladas por el Comité del SIGC, cumpliendo de esta forma con el rol determinado en la Estructura de Roles, Responsabilidades y Autoridades señalados para el sistema. En este orden de ideas, el presente documento desarrolla los puntos siguientes:


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- Medición y análisis de los Objetivos de Calidad. - Resultados de auditorías internas de calidad. - Desempeño de los procesos. - Medición y análisis de la Satisfacción del Cliente - Comportamiento de las Acciones Correctivas y Preventivas. - Estado actual de los riesgos de la organización.

COMENTARIOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: La Alta Dirección considera que la estructura de presentación del documento es buena, no obstante se recomienda hacer un documento más ejecutivo para facilitar su lectura.

2. MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD: Conforme con el compromiso adquirido por el Comité del SIGC, en el sentido de ajustar los objetivos de calidad, tal como lo señala la Alta Dirección en el Adendo al Informe de Revisión presentado el 10 de septiembre de 2008, “No todos los objetivos de calidad se encuentran articulados con los registrados en el Plan Sectorial de Desarrollo, lo que dificulta la fácil lectura y la apropiada toma de decisiones. Por lo anterior, se solicita su revisión y adecuación, aunando esfuerzos con la gestión que actualmente adelanta la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico y el DANE, en materia de formulación de indicadores e índices bases que permitan fortalecer las herramientas de gestión de la organización”. Por lo anterior, el Comité del SIGC, llevó a cabo sendas discusiones a fin de establecer la mejor opción, orientada a evitar el desgaste administrativo con metodologías útiles que reflejen la realidad de la organización. De esta forma, se ajustaron los objetivos de calidad formulados para el sistema de gestión de calidad, haciéndolos coincidentes con los objetivos estratégicos de la organización, tal como propusieron los Representantes de la Alta Dirección. Así las cosas, los objetivos del sistema se describen a continuación:

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y/O DE

CALIDAD

DESCRIPCIÓN

Acceso Propiciar el ejercicio del derecho constitucional de toda persona de acudir a la administración de justicia, garantizando su accesibilidad, mediante la utilización de


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los mecanismos judiciales y diferentes al proceso judicial que ofrezcan pronta y cumplida respuesta a las demandas de solución de conflictos, para estimular al ciudadano a acudir al aparato de justicia e incentivar la judicialización informal.

Eficiencia y Eficacia Impartir pronta y cumplida justicia con base en la optimización del uso de los recursos físicos, financieros y el desempeño del talento humano en el ejercicio de la función judicial, promoviendo un mayor rendimiento y racionalización de los procedimientos judiciales y de la oferta de justicia.

Calidad Elevar el nivel de satisfacción del usuario de la administración de justicia en la protección de sus derechos, mediante el incremento del nivel de profesionalización, formación e idoneidad en la selección y evaluación de los servidores judiciales, y fortalecer la disposición de servicio en el ejercicio de la función jurisdiccional.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y/O DE

CALIDAD

DESCRIPCIÓN

Visibilidad y Trasparencia Fortalecer la armonía, consistencia, coherencia jurídica, objetividad e incorruptibilidad de las actuaciones en derecho de los servidores judiciales y de quienes ejercen el litigio, a través de la implementación de mecanismos para el cumplimiento del régimen disciplinario, vigilancia de la función social que corresponde a los abogados en el ejercicio de su profesión, y perfeccionamiento de los sistemas de inspección, auditoria, y difusión de información de interés particular o general sobre el estado de la administración de justicia, garantizando la intervención de cualquier ciudadano en el ejercicio del derecho al control social.

Independencia y Autonomía Consolidar el ejercicio funcional, administrativo y presupuestal de la Rama Judicial, mediante el fortalecimiento de mecanismos jurídicos para la defensa de la independencia de los jueces y el fortalecimiento de la seguridad jurídica en el ejercicio de la función jurisdiccional, y la autonomía financiera y administrativa de la Rama Judicial que permita optimizar y racionalizar los procesos de ejecución del presupuesto, y que aseguren el cumplimiento de los objetivos del Plan Sectorial de Desarrollo 2007-2010.


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Comunicación Institucional Desarrollar sistemas de comunicaciones internas, externas e intersectoriales para optimizar la gestión judicial y administrativa, incorporando modernos sistemas tecnológicos y telemáticos que faciliten el acceso ágil y oportuno a la información de la Rama Judicial.

Fortalecimiento Institucional. Afianzar y posicionar a la Rama Judicial como una organización estable, con medios suficientes y adecuados para garantizar la prestación del servicio esencial de administración de justicia en términos de oportunidad, eficiencia y calidad, en condiciones que efectivamente respondan a las exigencias de la sociedad.

Como puede observarse, éstos objetivos traducen el compromiso de la Alta Dirección en lo que respecta a la actual Política de Calidad, por lo que el Comité del SIGC recomienda mantenerla. Conforme a lo anterior, se inició la medición de los objetivos estratégicos de acuerdo con el nuevo modelo, obteniéndose hasta el primer trimestre los resultados siguientes:

OBJETIVO ESTRATÉGICO

INDICADOR DE GESTIÓN

LINEA BASE

META 2007

MEDICIÓN 2007

META 2008

MEDICIÓN 2008

PROYECIÓN 2010

ACCESO

COBERTURA DESPACHOS JUDICIALES

NA 10,00% 21,37% 22,00% 28,98% 30,00%

TASA ANUAL DE INGRESO NA 20,00% 46,42% 35,00% 71,23% 75,00%

CASOS ATENDIDOS POR CADA 100.000 HTES

2670 2900 3703 3800 4412 4500

EFICACIA Y EFICIENCIA

MEJORAMIENTO TASA DE PRODUCCIÓN

288 320 378 380 456 480

EXTENSIÓN ORALIDAD 22,86% 20,00% 38,34% 30,00% 46,50% 50,00%


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CALIDAD

AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS SIGC:

1 2 3 5 19 27

VISIBILIDAD Y TRASPARENCIA

INDICE TRASPARENCIA ENTIDADES PÚBLICAS

71,28% 72,00% 70,76% No hay datos 80,00%

INDEPENDENCIA Y AUTONOMÍA

DESFACE PRESUPUESTAL PLAN

30,00% 59,32% 20,00%

COMUNICACIONES

CONSOLIDACIÓN E INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

NA NA NA 50,00% 60,00% 100,00%

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

SATISFACCIÓN CLIENTE: Medir la percepción de los servicios que prestan los procesos de la Entidad.

50,00% 57,67% 60,00% 66,78% 75,00%

De acuerdo con los resultados obtenidos, se logró alcanzar 6 de las 7 metas establecidas para los objetivos de la organización. En lo que respecta al indicador de trasparencia, vale la pena resaltar que la organización encargada de hacer la respectiva medición cambió para el 2007 los indicadores con los que se obtiene dicho resultado. De esta forma, mientras que para el 2006 los factores tenidos en cuenta correspondían a:

- Tener una misión institucional de interés nacional, claramente definida y en ejecución durante el período de referencia del Índice.

- Ser sujeto de control fiscal directo por parte de la Contraloría.

- Participar con más del 0,1% en el Presupuesto General de la Nación.

- Aparecer en el listado oficial del Departamento Administrativo de la Función

Pública.


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- Generar un costo, en términos de recolección de información, inferior al beneficio de incluir la entidad en la muestra.

COMENTARIOS DE LA ALTA DIRECCIÓN:

Es conveniente la metodología adoptada por el Comité del SIGC en lo que tiene que ver con el tratamiento dado a los objetivos de la organización. La Alta Dirección, siempre ha pensado que el sistema de gestión de calidad no puede trabajar por separado de la gestión de la organización, sino que este debe ser la herramienta para afrontar el día a día, situación que se observa en la articulación de los objetivos estratégicos y de calidad. Es importante revisar profundamente la metodología de cálculo al indicador de transparencia, con el fin de definir un plan de acción que apunte al mejoramiento continuo de este. Todavía es necesario revisar que otros temas deben incluirse como factores de medición, toda vez que hay metas contempladas los objetivos estratégicos que no se ven reflejados en el presente documento. Al respecto se solicita ampliar la explicación en el próximo informe de revisión en lo que tiene que ver con la metodología y criterios adoptados.

3. RESULTADOS DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD. Con el propósito de verificar la pertinencia de las acciones encaminadas a fortalecer el ciclo de medición, análisis y mejora, se llevó a cabo una auditoría interna de calidad al proceso de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad, obteniéndose los resultados siguientes:

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Proceso(s) Auditado(s): Informe No.

MEJORAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD

Fecha: DD 07

MM 05

AAAA 2009


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1. INFORMACIÓN GENERAL

Auditoría No. Fecha de inicio

DD 07

MM 05

AAAA 2009

Fecha de cierre DD 13

MM 05

AAAA 2009

Auditor Líder: WILFREDO RINCON GUEVARA Equipo Auditor: CLAUDIA VILLEGAS VILLEGAS, JOSÉ JULIÁN MAHECHA GUTIERREZ

Auditados: Nombre Cargo

USEDA GOMEZ CARLOS ARIEL DIRECTOR UNIDAD DE

DESARROLLO Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO

2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA OBJETIVO

Verificar la conformidad del Proceso de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad, con los requisitos de la norma NTCGP 1000:2004.

ALCANCE La Auditoría Interna de Calidad tiene alcance al Proceso de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

3.1. RESULTADO DETALLADO

NO. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PROCESO NC OBS CRITERIOS DE AUDITORÍA

1. Se evidenció en el ciclo PHVA de la caracterización (Hacer), que se contempla la actividad denominada “Llevar a cabo la revisión y actualización del Mapa de Riesgos de cada uno de los Procesos”, la cual no se encuentra establecida como actividad en el procedimiento para la administración de riesgos por Proceso.

Mejoramiento del SIGC

X

4.1 c)

2. Se evidenció que no existe claridad en la definición de los responsables que actúan en el diligenciamiento del formato de registro de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.


X 8.5.2, 8.5.3

3. Se determinó que en el trámite establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas, no se cumple con la realización del seguimiento y cierre por los responsables de estas actividades.


X 4.1

4. Se estableció que el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas, se


X 8.5.2, 8.5.3


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NO. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PROCESO NC OBS CRITERIOS DE AUDITORÍA

encuentra en cabeza de un solo responsable, lo cual puede generar riesgos al proceso de mejoramiento del SIGC.

5. No se evidencia el seguimiento trimestral de PQRS., en el proceso de Mejoramiento del SIGC.


X 7.2.3 c)

NC: No conformidad, OBS: Observación. 3.2. CONCLUSIONES

3.2.1 El Sistema dispone de metodologías e instrumentos de control para efectuar el seguimiento y la medición de sus Procesos.

3.2.2 La entidad, mediante el desarrollo de su política y de sus objetivos de calidad, mejora continuamente la eficiencia, eficacia y efectividad de los Procesos del SIGC.

3.3 FORTALEZAS 3.3.1 Se evidenció el avance en el mejoramiento del SIGC, en la labor de autocontrol de los Procesos

frente a la revisión y ajuste de los mapas de Riesgos y de los Indicadores. 3.3.2 Se evidenció el ajuste de los objetivos de los indicadores de los Procesos, teniendo en cuenta

los objetivos, políticas, estrategias, programas y proyectos del Plan Sectorial de Desarrollo vigente.

3.3.3 La Alta Dirección estableció la adquisición e implementación del software del SIGC, el cual permitirá el mejoramiento respecto al seguimiento y control de los diferentes componentes del SIGC. Actualmente, se encuentra en etapa de ajuste para su puesta en marcha.

3.3.4 El compromiso de los Comités Operativos de los diferentes Procesos y de la Coordinación de Calidad del SIGC, en el mantenimiento y mejoramiento del Sistema.

Para tal efecto, el grupo de auditores llevó a cabo una revisión del ciclo de medición, análisis y mejora a todos los procesos de la organización, dando especial atención a los temas siguientes:

- Medición de indicadores. - Análisis de indicadores. - Acciones de Gestión (correctivas, preventivas y de mejora). - Actualización Mapas de Riesgos. - Controles a los riesgos identificados.

De acuerdo con el resultado, se continúan observando dificultades especialmente al tema de QRS, por lo que se hace necesario intervenir con celeridad el proceso.


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COMENTARIOS: Es necesario fortalecer más el análisis desarrollado a partir de las auditorias internas de calidad. Esta es una de las herramientas más valiosas con las que cuenta la Alta Dirección para identificar y prevenir los problemas que pueden presentarse. Revisar la posibilidad de integrar los informes de auditoría interna con los efectuados al sistema de gestión de calidad, toda vez que puede prestarse para confusiones en la interpretación de los resultados de estas. 4. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS: Las Unidades de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva han continuado con la medición del desempeño de los procesos, a partir de los indicadores establecidos. No obstante, es importante mencionar que en Comité del SIGC de fecha 21 de enero de 2009, se llevó a cabo la aprobación de la modificación de varios de los indicadores formulados a los procesos, luego de llevarse a cabo sendas discusiones en los distintos Comités Operativos. El resultado arrojado es el siguiente: PROCESOS ESTRATÉGICOS:

- Proceso de Planeación Estratégica:

NOMBRE DEL INDICADOR

FORMULA NIVEL DE REFERENCIA

VALOR DEL INDICADOR

Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo

Porcentaje de servidores encuestados que afirman haber recibido el Plan Sectorial de Desarrollo

40%

36,36%

Desfase (Pto Asignado / Pto 20% 59,32%


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Presupuesto requerido) * 100 Avance Plan Operativo

(%Plan Ejecutado / % Plan Progr)*100

90% 91%

- Proceso de Mejoramiento del SIGC:



VALOR DEL INDICADOR

Avance en la implementación del SIGC

Dependencias judiciales o administrativas con el sistema de gestión de calidad implementado

5 19

Índice de Transparencia en Entidades Públicas

Metodología de medición de la Organización Transparencia por Colombia.

72% 70,76%

Calidad en el servicio que presta el Consejo Superior de la Judicatura

Porcentaje de servidores judiciales que considera la calidad del servicio excelente, muy buena y buena.

60% 66,78%

Acciones Cerradas

(No. Acciones Cerradas Oportunamente / No. Acciones que deberían estar cerradas a la fecha de cierre.

- Proceso de Comunicación Institucional



VALOR DEL INDICADOR

Importancia de las actividades informativas de la Rama Judicial

(Numero de respuestas favorables (muy importante, Importante)/ Número total de encuestados) * 100

90% 96%

Medios de (Numero de 40% 40%


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Comunicación más utilizados

respuestas favorables por medios de comunicación) / Número total de encuestados) * 100

Percepción de las comunicaciones de la Rama Judicial

(Numero de respuestas / Número total de encuestados) * 100

38% 42.3%

Revistas distribuidas

(Numero de revistas distribuídos / Número de revistas publicados) * 100

80% 88.5%

Sistemas de información de la Rama Judicial, para efectos de su divulgación interna y externa.

(No. de sistemas de información integrados en la plataforma única)/ (No. de sistemas de información de la Rama Judicial) * 100

50% 60%

Publicaciones Institucionales

(No. de publicaciones realizadas que contenga información por cada tema / No. de publicaciones realizadas) * 100

Por lo menos una publicación contenga información por cada tema

49%

- Proceso de Gestión de Integración de Listas para Altas Cortes:



VALOR DEL INDICADOR

Eficacia en la Cantidad de días 180 días 73 días Sección


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entrega de lista de candidatos

transcurridos de publicación del Acuerdo = Fecha de publicación y comunicación del Acuerdo con las Listas - Fecha de Presentación de la Solicitud

Cuarta 71 días Sección Cuarta

PROCESOS MISIONALES:

- Proceso de Gestión de la Formación Judicial:



VALOR DEL INDICADOR

Eficacia de la Formación impartida

Promedio de las evaluaciones

4.0 4.60



4.0 4.60



4.0 4.70



4.0 4.00



4.0 4.70

- Proceso de Reordenamiento Judicial:



VALOR DEL INDICADOR

Cobertura Despachos Judiciales

(0,8*(Despacho Judiciales Actuales / Despachos Judiciales año base 2006) + 0,2*(Despacho con horario extendido/Despachos con horario extendido año base 2006)) *

22% 28,98%


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100 Tasa anual de ingresos al aparato de justicia

(Demanda actual / Demanda Base año 2006)*100

35% 75,23%

Margen de error en proyección de acuerdos

(Acuerdos Modificados / Acuerdos totales)*100

3% 2,63%

Atención de propuestas de reordenamiento

(Número de propuestas tramitadas / Periodo considerado)*100

20% 21,30%

Percepción acceso al aparato de justicia.

Percepción por encima de bueno de acceso al aparato de justicia.

60% 63,64%

- Proceso de Asesoría para la Mejora de la Gestión Judicial:



VALOR DEL INDICADOR

Casos Atendidos por cada 100.000 htes.

(Egresos Efectivos / Población Col / 100.000)

3.800 4.412



VALOR DEL INDICADOR

Extensión Oralidad

(No. Despachos Jud con sistema oral implementado / No. Total de Despachos Jud)*100

40.00% 46,50%

Tasa de Producción

(Egresos Efectivos Actuales / No. Despachos Jud actuales)

380 456

- Proceso de Administración de la Carrera Judicial:



VALOR DEL INDICADOR

Cobertura de carrera de funcionarios

(No. total de cargos provistos por carrera+ No. de Listas de Elegibles Tramitadas +

Magistrados 95% Jueces 85%

Magistrados 98,78% Jueces 90, 13%


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No. de vacantes reportadas sin Listas de Elegibles< a 180 días /No. total de cargos de carrera) * 100

Eficiencia en la programación y ejecución presupuestal de estudios y proyecto

(Recursos de Inversión Programados/Población objeto de estudio programada)/(Recursos de Inversión Ejecutados/Población objeto de estudio atendida) * 100

85% 125,29%

Satisfacción de usuarios del sistema de carrera judicial

(Número de Magistrados y Jueces que respondieron Excelente, Muy Bueno y Bueno)/(Número de Magistrados y Jueces Encuestados) * 100

- Jueces Municipales 60% - Jueces de Circuito 60% - Magistrados 60% - Total funcionarios 60%

- Jueces Municipales 69% - Jueces de Circuito 68% - Magistrados 86% - Total funcionarios 71%

- Proceso de Gestión de la Información Judicial



VALOR DEL INDICADOR

Consultas realizadas según tipo de información suministrada (j)

Número de Consultas por Tipo de Información (i) / Número Total de Consultas * 100

Tendencia histórica de cada mes de los últimos tres (3) años sobre el mismo número de meses más uno

510

Porcentaje de usuarios atendidos según tipo (i)

Número de Usuarios Atendidos (i) / Número Total de Usuarios

Variable según tipo de usuario

112,2


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Atendidos * 100

Implementación y mejoramiento del Sistema de Archivo Judicial y recuperación de la Memoria histórico judicial

(No. de TRD aprobadas durante el periodo) / (No. Total de TRD) * 100

50% 60%

Consolidación de un sistema de comunicaciones y divulgación de la jurisprudencia

(No. de consultas actuales efectuadas al sistema de jurisprudencia en pagina web) / (No. de consultas efectuadas a la página web) * 100

5% 6.7%

- Proceso de Mejoramiento de la Infraestructura Física:



VALOR DEL INDICADOR

Numero de usuarios beneficiados con infraestructura física

No. de funcionarios y empleados beneficiados con modernización de infraestructura física durante la vigencia fiscal.

800 Personas Año 2008: 918 personas

Cumplimiento mejoramiento y mantenimiento de infraestructura física.

Presupuesto ejecutado mejoramiento y mantenimiento/presupuesto programado mejoramiento y mantenimiento x 100

90% Año 2008: 96%

Numero de metros cuadrados construidos de infraestructura física

Sumatoria de M2 construidos de infraestructura física durante la vigencia fiscal a nivel nacional.

3.000 M2 Año 2008: 3.400 M2

Numero de juzgados adecuados a

Sumatoria de juzgados adecuados en todos los distritos judiciales a nivel

120 Juzgados Año 2008: 138 Juzgados


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nivel nacional nacional. Cumplimiento recursos presupuestales de infraestructura física

Recursos asignados ejecutados/ cantidad de recursos solicitados plan de desarrollo x 100

65% Año 2008. 68 %

- Proceso Registro de Abogados y Auxiliares de la Justicia:



VALOR DEL INDICADOR

Conformidad de Productos entregados. Desagregado x tarjeta profesional

Numero de Productos Conformes / Numero de productos entregados*100

90 % 99.8 %

Duplicados de T.P.

Duplicados de T.P.

90% 99.9 %

Cambios de Formato deT.P.

90% 100%

Práctica jurídica 90% 99.8% NOMBRE DEL INDICADOR


VALOR DEL INDICADOR

Identificación jueces de paz

90% 100%

Expedición de Vigencias

90%

Autorización Practica Académica

90% 100%

Oportunidad de respuestas a las solicitudes Desagregado por Tarjetas profesionales

(Numero de respuestas (productos) entregadas oportunamente /Numero total de solicitudes) *100

90% 83%

Satisfacción usuarios que solicitan servicios de la URNA

Numero de encuestas satisfactorias/ Numero Total de encuestas realizadas

80 % 99.1

Cumplimiento de Presupuesto 80 % 75%


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la Ejecución Presupuestal del Registro y Control de Abogados y Auxiliares de la Justicia

ejecutado/ presupuesto asignado* 100

PROCESOS DE SOPORTE:

- Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.



VALOR DEL INDICADOR

Ejecución Plan de Adquisiciones

(Valor ejecutado en el trimestre/ valor programado para el trimestre)*100

80%

132%

Procesos de contratación adjudicados

( Número de procesos de contratación adjudicados en el trimestre/ Número de procesos de contratación terminados en el trimestre)*100

80%

100%

Requerimientos Complementarios recibidos

Cantidad trimestral de requerimientos recibidos

90

48

- Proceso de Asistencia Legal:



VALOR DEL INDICADOR

FALLOS (No. de fallos 60% 75%


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FAVORABLES A LA NACIÓN - RAMA JUDICIAL.

favorables a la Nación - Rama Judicial/ No. Total de fallos a la Nación -Rama Judicial)*100

"Requerimientos atendidos oportunamente."

(N° de requerimientos atendidos oportunamente / N° total de requerimientos atendidos) * 100

90 %

100%

EJECUCIÓN DE ACTUACIONES POR APODERADOS JUDICIALES.

No. total de actuaciones realizadas/No. total de apoderados.

90% Tutelas, num. 2 / No. total de servidores judiciales de la División de Procesos.

17



90% Contestación de Demandas, num. 7 / No. total de servidores judiciales de la División de Procesos.

12.57



90% Conceptos num. 2 / No. total de servidores judiciales de la División de Procesos.

2.13

- Proceso de Auditoría:



VALOR DEL INDICADOR

Cumplimiento del Plan Operativo

(Actividades realizadas / Actividades

Semestral: 80% Anual: 95%

100%


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programadas) * 100

Cobertura Institucional de las actividades de la Unidad de Auditoría

(Dependencias visitadas a nivel nacional / Dependencias de la Rama Judicial) * 100

50%

51,60%

Cumplimiento de los Planes de Mejoramiento derivados de las Auditorías de Control Interno

(Puntaje logrado por las actividades vencidas / puntaje total atribuido a las actividades vencidas * 100)

80%

Periodicidad Anual

Avance de los Planes de Mejoramiento derivados de las Auditorías de Control Interno

(Puntaje logrado por las actividades / plazo en semanas de las actividades * 100)

80%

Periodicidad Anual

- Proceso de Gestión Financiera y Presupuestal


FORMULA NIVEL DE REFETRENCIA

VALOR DEL INDICADOR

Cobertura del Plan de Necesidades con las apropiaciones vigentes

(Total Apropiación Distribuida/Total Programado Plan de Necesidades) *100

90% 113.6% - Medición del Segundo

Semestre 2008

Permanencia de recursos en bancos -14176601034 Bancolombia -

(saldo promedio/(saldo inicial+ingresos))*30

5 días máximo 4 días – marzo de 2009

Permanencia de recursos en bancos – 0300930900 Bancafe



Permanencia de recursos en

(saldo promedio/(saldo



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bancos - 070000666 Popular

inicial+ingresos))*30

Permanencia de recursos en bancos - 309113025 BBVA



Ejecución de recursos por concepto - 14176601034 Bancolombia

(total egresos del mes/(saldo inicial+ingresos del mes))*100

95% 97.75% - marzo de 2009

Ejecución de recursos por concepto – 0300930900 Bancafe


95% 40.20% - marzo de 2009

Ejecución de recursos por concepto - 070000666 Popular


95% 100% - marzo de 2009

- Proceso de Gestión Humana:



VALOR DEL INDICADOR

Eficacia en la proyección de los recursos asignados para el pago de la nómina y prestaciones sociales

(Valor Pagado/Valor Proyectado)*100

90% 100%

Participación en los programas de bienestar social y salud ocupacional

(No. Total de empleados asistentes/ No. Total de empleados esperados)*100

60% 80%

Reclamos justificados del Cliente Interno

(Reclamos justificados/Nº Registros)*100

0,5% 0.31%

Nivel de satisfacción del Cliente Interno

(No. Encuestas evaluadas por encima de bueno / No. Total de encuestas)*100

80% 100%


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Cumplimiento de los planes y programa de gestión humana

(%Avance real de planes y programas / % Avance programado de planes y programas)*100

80% 81%

Eficacia de las acciones tomadas para el desarrollo de competencias

(Evaluaciones con calificación igual o superior a bueno / Nº Total de Evaluaciones) * 100

70% 100%

- Informe de Gestión Tecnológica:



VALOR DEL INDICADOR

Nivel de satisfacción de los usuarios informáticos

Sumatoria del Índice de Satisfacción del Cliente en cada Seccional por el Factor de Ponderación del Componente Evaluado

90% Año 2008: 93,86%



VALOR DEL INDICADOR

Nivel de atención de requerimientos de soporte tecnológicos solicitados por los usuarios

(Cantidad de solicitudes atendidas / Cantidad de solicitudes recibidas) * 100

90% Mes Enero 2009: 100,0%

- Proceso Administración de la Seguridad:



VALOR DEL INDICADOR

Decisiones efectivas

(Incidentes de seguridad /número de solicitudes de traslado por razones de

2% 0


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seguridad) X 100 Eficacia en el cubrimiento de CCTV, a las sedes judiciales Capitales del distrito Judicial

(Número de sedes cubiertas+Número de sedes programas en la vigencia)*100/Número de sedes del proyecto

25% 25,8%

- Proceso de Gestión de la Información Estadística:



VALOR DEL INDICADOR

Cobertura de información SIERJU

(No. de Despachos que reportaron

información / No. de Total de Despachos Existentes)*100

70% 86%

COMENTARIOS: Los procesos en general han presentado un buen comportamiento en el cumplimiento de las metas señaladas para la última medición del indicador. No obstante, es importante señalar que el presente informe debería permitir mostrar la trazabilidad de por los menos los últimos tres datos arrojados, para lo cual se llevará a cabo el ajuste respectivo el cual será presentado con el Informe Trimestral con cierre a Junio 30 de la presente anualidad. En términos generales, vale la pena resaltar los valores de los indicadores de los procesos de Planeación Estratégica y Mejoramiento del sistema, conforme a los resultados siguientes alcanzados:



VALOR DEL INDICADOR

Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo

Porcentaje de servidores encuestados que afirman haber recibido el Plan Sectorial de Desarrollo

40%

36,36%

Índice de Transparencia en Entidades

Metodología de medición de la Organización

72% 70,76%


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Públicas Transparencia por Colombia.

Desfase Presupuesto

(Pto Asignado / Pto requerido) * 100

20% 59,32%

En lo que respecta a la divulgación del plan sectorial de desarrollo, aunque se tienen evidencias de la divulgación masiva del Plan Sectorial de Desarrollo, a servidores judiciales de Altas Cortes, Tribunales, Juzgados y Dependencias Administrativas, se continua respondiendo con un muy bajo nivel de percepción en lo que se refiere al recibo de dicho documento. Conforme a lo anterior, el Comité Operativo del Proceso de Planeación Estratégica, diseño una estrategia de publicidad, enfocada a “vender” mejor este producto. En lo que se refiere al incumplimiento en la meta del índice de transparencia, es importante señalar, que no obstante de superarse la meta del 65% fijada en el actual Plan Sectorial de Desarrollo, el resultado del 70,76% logrado durante el 2.007 tiene un significado por demás importante, toda vez que a partir de dicha medición, la metodología y criterios de evaluación fijados por la Organización Transparencia por Colombia, son muchos más exigentes. No obstante, es necesario, diseñar una acción correctiva a partir de incumplimiento de esta meta, para lo cual la Coordinación de Mejoramiento llevará a cabo un estudio minucioso de la nueva metodología de Transparencia por Colombia, a fin de determinar el Plan de Acción. En lo que respecta al incumplimiento de la meta señalada para el desfase presupuestal, es importante señalar que con el desfinanciamiento de más del 50% del plan, se pone en peligro para la organización el cumplimiento de las metas trazadas en cada uno de los objetivos del presente Plan, especialmente en lo que tiene que ver con infraestructura física y tecnológica, así como la formación judicial. En lo que respecta al proceso de comunicaciones, si bien es cierto 3 de los indicadores pertenecen a los valores de una encuesta contratada entre el Consejo Superior de la judicatura y el Centro Nacional de Consultoría, la cual se ha proyectado a 5 años, con el fin de poder tener recursos presupuestales para lograr en el próximo año contratar los mismos servicios y así tener un referente en las mediciones, no podemos dejar de lado los demás indicadores que reflejan las


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actividades que realiza el proceso de comunicación institucional frente al objetivo y la misión de la entidad. En lo que respecta al proceso de Gestión de la Formación Judicial, se registran los siguientes avances: IV Curso de Formación Judicial Inicial para Magistrados y Jueces de la República – Promoción 2009: La medición de la aplicación del indicador permite establecer que el curso está por encima del nivel de referencia con una calificación muy satisfactoria (4.6/5) que avala con suficiencia el cumplimiento en el desarrollo de las actividades programadas de planificación y ejecución del IV Curso de Formación Judicial Inicial para Magistrados, Magistradas, Jueces y Juezas de la República – Promoción 2009, garantizando el cumplimiento de los objetivos trazados para el desarrollo del curso en la Mesa Introductoria, y el desarrollo de las Mesas de Estudio de los temas de Argumentación Judicial, Filosofía del Derecho, Interpretación Constitucional, Asesoría de Investigación Jurídica, Interpretación Judicial y Estructura de la Sentencia durante el primer trimestre del año 2009 y la satisfacción de los participantes en el mismo. En cuanto a la Formación de Formación Especializada para la Jurisdicción Contencioso Administrativa: En la aplicación del indicador el resultado obtenido refleja un alto grado de satisfacción por encima del nivel de referencia de los empleados de la Sección Segunda del Consejo de Estado, donde se desarrollaron las temáticas del módulo de Argumentación Judicial y su aplicación a la Práctica Judicial, con la colaboración del Magistrado Dr. Gustavo Gómez Aranguren. El Programa de Formación Especializada para la Implementación de la Oralidad en los Procesos Civiles y de Familia: La medición del indicador con un resultado por encima del nivel de referencia con una calificación muy satisfactoria permite establecer el cumplimiento del objetivo principal de formar a los jueces de familia en la implementación de la oralidad en los juicios de dicha área. Para lo cual se abordaron los temas de Argumentación Judicial en procesos orales, Estructura de la Sentencia en procesos orales, la Dirección Judicial del Proceso en juicios orales, y la construcción del plan del caso y la adecuación de las normas actuales en los procesos orales.


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El Programa de Formación Especializada sobr el Sistema Acusatorio Penal - Monitoreo:

Con la aplicación del indicador el resultado obtenido permite establecer satisfacción con la formación a través del conversatorio del Centro de Servicios SAP de la ciudad de Leticia, en el cual participaron los Jueces, Juezas, Empleados y Empleadas de ese circuito; así mismo, que se cumplieron los objetivos con la orientación realizada por la Formadora sobre la experiencia del funcionamiento del mismo en el Complejo de Paloquemao de la ciudad de Bogotá.

De otro lado el Programa de Formación sobre el Sistema de Gestión y Control de la Calidad:

Se realizó la actividad académica cumpliendo casi con excelencia y muy por encima del nivel de referencia, con los objetivos propuestos como tema transversal para la Mesa Introductoria del IV: Curso de Formación Judicial Inicial para Jueces(zas) Magistrados y Magistradas - Promoción 2009. Por otro lado, en cuanto al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, es importante señalar, los ajustes llevados a cabo algunos indicadores, para lo cual el Comité Operativo, analizó la pertinencia de éstos y consideró replantearlos teniendo en cuenta la nueva normatividad en materia de contratación y los objetivos propuestos por la entidad, cuyo análisis de cada uno de ellos se encuentra contemplado en el Acta del Comité Operativo del proceso No. 001 del 19 de enero de 2009. Por lo anterior, la medición de indicadores durante el primer trimestre de 2009, se realizó teniendo en cuenta las modificaciones solicitadas y aprobadas por el Comité del SIGC.

De otro lado, en el proceso de Asistencia Legal, se resalta de los valores obtenidos, como los profesionales del Derecho de la División de Procesos dieron respuesta oportuna a todos los Conceptos, tutelas y demandas a ellos repartidos. Así mismo se observa un incremento en la producción de procesos atendidos por parte del grupo de profesionales que atienen la defensa de la Rama Judicial.


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Igualmente, se observa un alto compromiso y calidad profesional, toda vez que el número de fallos favorables a la Nación superó la meta estimada. Aunque es evidente que la calidad de la defensa siempre se puede mejorar, los datos reportados dan cuenta de que los abogados de la División están cumpliendo satisfactoriamente con su trabajo. En cuanto a la gestión de control llevada a cabo por la Auditoría de la Rama Judicial, es importante destacar el cumplimiento del Plan Operativo. De esta forma, en los meses de julio, agosto y septiembre se efectuaron 26 actividades de las 37 programadas. En los meses de octubre, noviembre y diciembre se llevaron a cabo 31 actividades de las 20 programadas. Las actividades programadas se cumplieron en un 100%. Así mismo, el indicador Cobertura Institucional de las actividades de la Unidad de Auditoría, durante el año 2008, la cobertura institucional, a nivel nacional, alcanzada por la Unidad de Auditoría del Consejo Superior de la Judicatura, fue del 51,60%, que corresponde a 2.307 dependencias visitadas en el territorio nacional, dato por demás relevante si se tiene en cuenta el número de servidores judiciales reducido que atiende esta labor. Del total de las dependencias visitadas (2.307), 260 corresponden a dependencias administrativas entre las que se encuentran: Consejo Superior de la Judicatura – Sala Administrativa y sus Unidades Operativas, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y sus Seccionales, Oficinas y Centros Administrativos que prestan apoyo a los Juzgados, y 2.047, corresponden a dependencias judiciales, tales como: Altas Cortes, Tribunales Superiores y Administrativos, Juzgados y Salas Jurisdiccionales Disciplinarias. El nivel de referencia del presente indicador es del 50% ya que no se pueden visitar los despachos judiciales de algunos municipios debido al orden público y viáticos asignados. Para el indicador Cumplimiento de los Planes de Mejoramiento, no fue posible realizar su cálculo y análisis en la fecha prevista, por cuanto no se tenía disponible la suficiente fuente de información. Por lo anterior, se propuso una Acción de Mejora (aprobada en la sesión ordinaria del Comité del SIGC, del día 26 de marzo de 2009), consistente en reprogramar esta actividad en el Plan Operativo Anual – 2009, con el fin de obtener la medición de todos los Planes de Mejoramiento, derivados de las auditorías de control interno, que se suscribieron en el año 2008. El cálculo y el análisis de este indicador se realizará en el mes de junio de 2009.


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En el proceso de Gestión Humana, es importante resaltar los siguientes indicadores, toda vez que el cumplimiento prog. bienestar y s.o “según los datos del Plan Operativo de la Unidad de Recursos Humanos y cronogramas de ejecución de actividades de Bienestar y Salud Ocupacional”, observo una leve disminución en el indicador, debido a que en el primer trimestre se dedica mayor intensidad horaria a actividades de planeación y en el caso de salud ocupacional se dedicó mayor tiempo a actividades de ajuste de cronogramas por el cambio reciente de la ARP. En cuanto al indicador eficacia de competencias, se evaluaron las acciones tomadas para el desarrollo interno de competencias y se analizaron los datos recopilados a través de la tabulación de resultados derivados de la aplicación del formato de evaluación a los asistentes a las capacitaciones, obteniendo resultados superiores a lo esperado Finalmente se resalta en el proceso de Gestión Tecnológica, el nivel de satisfacción de los usuarios informáticos, dado que refleja un incremento con respecto al año anterior y se encuentra por encima del nivel esperado. La medición del nivel de atención a requerimientos de soporte tecnológicos alcanzó el 100% en los últimos periodos, por lo tanto el comité operativo del proceso gestión tecnológica acordó modificar el indicador y su forma de medición con el fin de identificar la calidad del servicio brindado por los ingenieros de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. COMENTARIOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: La presentación de este ítem no permite hacer deducciones fáciles acerca de la gestión de los procesos, es necesario incorporar otros datos que permitan mostrar la trazabilidad de las mediciones obtenidas. Los análisis deben venir acompañados de cifras que permitan evidenciar la validez de las deducciones efectuadas por los Responsables de los Procesos. No obstante, es importante resaltar la mejora en la calidad de muchos de los indicadores, especialmente los que tienen que ver con los procesos misionales de la organización, tal como ocurre en los procesos de Asesoría para el Mejoramiento de la Gestión Judicial, Reordenamiento Judicial y Administración de la Carrera Judicial.


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5. MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS:

TIPO DE QUEJA O RECLAMO

NUMERO DE QUEJAS

O RECLAMO

PORCENTAJE DE QUEJAS O RECLAMOS

FRECUENCIA OBSERVACIONES Y/O

COMENTARIOS

Trámite de procesos de selección

25 26,04% Proceso de Administración de la Carrera Judicial.

Inconvenientes logísticos

4 4,17% Cada 20 días Proceso de Gestión de la Formación Judicial.

Reclamos pago de nómina

13 13,54% Trimestral Proceso de Gestión Humana

Problemas con el ingreso a la página web de la Rama Judicial

11 11,46% Ocasional Proceso de Gestión Tecnológica

Problemas de mantenimiento

2 2,08% Ocasional Proceso de Mejoramiento de la Infraestructura Física.

Aclaraciones al cumplimiento de práctica jurídica.

2 2,08% Mensual Proceso Registro de Abogados y Auxiliares de la Justicia.

Reclamos de Tarjetas profesionales

39 40,63% Semanal Proceso Registro de Abogados y Auxiliares de la Justicia.

TOTALES: 96 100% Los principales problemas manifestados por los usuarios tienen que ver con el trámite de las tarjetas profesionales, con un porcentaje del 40,63 y los procesos de selección con un 26,04%. Es decir casi el 70% de las quejas o reclamaciones presentadas por el cliente, situación por demás complicada, toda vez que en ambos casos, a pesar de existir proyectos de mejora, como el caso de las tarjetas inteligentes, se quedan sin efecto, por los recortes presupuestales ordenados por el Gobierno Central.


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No obstante, el Comité del SIGC, viene trabajando en planes de contingencia que permitan atenuar los problemática surgida por estos dos temas. En lo que respecta al ingreso a la página web, se viene trabajando en el rediseño de la misma, situación que espera concretarse para el segundo semestre del año. En cuanto al pago de la nómina, se observaron dificultades con la seguridad del software a partir del cual se liquida, situación que presenta en la actualidad una acción correctiva tendiente a solucionar el problema. ATENCIÓN DE SUGERENCIAS TIPO DE SUGERENCIA NUMERO

DE SUGERENC

PORCENTAJE DE

SUGERENC

FRECUENCIA OBSERVACIONES Y/O

COMENTARIOS Solicitud de libros para biblioteca

21 91,30% Ocasional Proceso de Administración de la Carrera Judicial.

Validación de documentos

1 4,35% Ocasional Proceso de Gestión Tecnológica

Honorarios para auxiliares de la justicia

1 4,35% Ocasional Proceso Registro de Abogados y Auxiliares de la Justicia.

TOTALES: 23 100% Se han presentado 23 sugerencias, de las cuales el 91,30% están orientadas a la actualización de la biblioteca de las Altas Cortes, para lo cual se viene trabajando en la adquisición de nuevas obras. De otro lado, lo que tiene que ver con los honorarios a los auxiliares de la justicia, no es del resorte de la Entidad, sino del ejecutivo, por lo que se dio traslado a la entidad competente. COMENTARIOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: A pesar de mostrar avances en el análisis de las QRS, es necesario que el Comité del SIGC cuente con una herramienta que le permita consolidar y mejorar


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la evaluación de las QRS, con el fin de unificar criterios de ingreso en las mesas de entrada y en las respuestas dadas al usuario. 6. COMPORTAMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS: ACCIONES CORRECTIVAS:

ESTADO NUMERO DE ACCIONES

Acciones correctivas cerradas 35 Acciones correctivas que deberían estar cerradas a la fecha de corte

53

Porcentaje de eficacia 66,04% No es bueno el resultado arrojado en la eficacia del cierre de las acciones correctivas, pues quiere decir que cerca del 35% de los planes de acción se encuentran sin solución. Por lo anterior, la Coordinación de Mejoramiento se encargará de llevar a cabo un seguimiento a los procesos con el fin de identificar las causas de tal situación con el fin de elaborar la respectiva acción preventiva para el sistema. ACCIONES PREVENTIVAS:

ESTADO NUMERO DE ACCIONES

Acciones preventivas cerradas 43 Acciones preventivas que deberían estar cerradas a la fecha de corte

41

Porcentaje de eficacia 104% La mayoría de las acciones preventivas registradas por los procesos tienen que ver con la actualización de los riesgos de la Entidad, situación que por demás contribuye al fortalecimiento de la organización. Llama la atención el cierre anticipado de acciones preventivas, para lo cual, la Coordinación de Mejoramiento llevará a cabo una visita a cada proceso, especialmente aquellos que reportaron esta situación con el fin de validar el grado de conveniencia y adecuación de las acciones o establecer si tal situación se deba a un error de digitación.


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De otra parte, es importante mencionar que al revisar una muestra de la redacción de las acciones de gestión, se observa que continúa presentándose problema con algunos procesos que no muestran una mejora significativa en el análisis de las acciones correctivas y preventivas, situación que será analizada al interior del Comité del SIGC, con el propósito de adoptar los correctivos del caso. COMENTARIOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: Los resultados reflejan que la organización está actuando frente a los hallazgos que se determinan. No obstante, la información presentada no permite identificar cuáles son las principales dificultades que se presentan a los procesos en la gestión del día a día. Se solicita ampliar la explicación de los cuadros resumen de las acciones correctivas y preventivas a fin de determinar por parte de la Alta Dirección las directrices del caso. 7. ESTADO ACTUAL DE LOS RIESGOS DE LA ORGANIZACIÓN:

La organización llevó a cabo la evaluación de los riesgos y las acciones preventivas surgidas a partir de estos durante el 2008. Así mismo revisó el entorno actual con el fin de determinar aquellos otros factores adicionales que puedan afectar la organización. En este orden de ideas, se publicaron los mapas de riesgos actualizados para la organización, así mismo, se determinó recientemente la necesidad de incluir planes de contingencia para garantizar mecanismos efectivos de acción en caso de materializarse dicha situación. A continuación se relacionan los nuevos riesgos identificados por los procesos:

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA – AGENTE

GENERADOR EFECTO

Adquisición de bienes y servicios

Demora

Tardanza en la aprobación del plan de adquisiciones.

1. La no presentación oportuna y completa de los documentos que soportan el plan de adquisiciones 2. Observaciones presentadas por la

1. Atraso en la iniciación de procesos precontractuales 2. Perdida de recursos por falta de ejecución del presupuesto


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Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, que requieren aclaración previa a su aprobación. 3. Implementación de nueva normatividad en materia de contratación estatal.

3. Falta de oportunidad en la atención de requerimientos.


Demora Tardanza en el registro del plan de adquisiciones en el SICE

1. Fallas informáticas y/o en las tecnologías de comunicación 2. Falta de capacitación y de Manuales de Funciones actualizados para el personal encargado del registro 3. Desconocimiento de la normatividad vigente

1. Hallazgos por la Contraloría General de la República 2. Investigaciones disciplinarias y administrativas al Ordenador del Gasto


Desacierto Adquisición de bienes, servicios y obras públicas que no cumplen las especificaciones técnicas establecidas.

1. Falta de precisión en los estudios previos y pliegos de condiciones 2. Error en la evaluacion de las propuestas 3. Falta de competencia del personal para evaluar

1. Atención inadecuada de los requerimientos 2. Inadecuada ejecución del Presupuesto


Incumplimiento Inadecuada aplicación de normatividad vigente en materia de contratación estatal.

1. Desconocimiento de la normatividad por parte de los responsables de la contratación.2. Falta de actualización de los procedimientos y del Manual de contratación de la

1. Sanciones 2. Sobrecarga administrativa


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entidad. Adquisición de bienes y servicios

Incumplimiento Incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista

1. Inadecuada supervisión a los contratos. 2. Casos fortuitos o de fuerza mayor. 3. Situaciones de iliquidez del contratista. 4. Falta de oportunidad en los pagos por parte de la entidad. 5. Errores en la elaboración del contrato.

1. No atención oportuna del objeto del contrato. 2. Realizar procesos administrativos y jurídicos adicionales para lograr el cumplimiento del contrato. 3. Insatisfacción en la atención de los requerimientos.


Hurto Pérdida de mercancías de la existencias en la bodega del Almacén

1. Hurto por agente externo o por empleado . 2. Pérdida por deterioro de la mercancía 3. Recibo de mercancías en cajas selladas 4. Caso fortuito o fuerza mayor

1. Detrimento patrimonial 2. Sanciones


Fallas Fallas técnicas en el sistema Safhiro del módulo Almacén, que no permite la realización de los documentos de Ingreso, los cuales son base de pagos a los proveedores

1. Saturación del Sistema Safhiro 2. Falta de equipos informáticos tales como un servidor y una Ups. 3. El aplicativo fue diseñado para trabajar localmente y no en forma remota. 4. Obsolecencia de la herramienta utilizada por el sistema Safhiro

1. Trabajo Manual de los documentos generados por el sistema Safhiro 2. Demoras en la atención de los diferentes requirimientos a Nivel Central 3. Ineficiencias en el manejo físico de la mercancía, utilizando un Kardex manual 4. Demora en el pago a los contratistas.

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA – AGENTE EFECTO


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GENERADOR PROCESO DE ASISTENCIA LEGAL.

Tardanza. Tardanza en la atención de los procesos judiciales.

Falta de metodología para el empalme entre quien recibe el cargo y quien lo entrega y que ocasiona.

Condenas, Responsabilidad Disciplinaria, Fiscal, Ética. Detrimento patrimonial.


GENERADOR EFECTO

Auditoría Interna

Demora Tardanza en la entrega de los informes de auditoria por parte de los auditores.

1. Desconocimiento de los procesos a auditar. 2. Exceso de trámites para acceder a la información en el proceso o dependencia auditada. 3. Desactualización de la información requerida. 4. Falta de habilidad técnica de los auditores.

Demora en la entrega de los informes consolidados a la Alta Dirección. Presentación de informes incompletos o ineficaces.

Auditoría Interna

Demora Tardanza en la realización de la auditoría de acuerdo a lo programado.

1. Programación de auditorias en fechas criticas. 2. Falta de concertación de agenda del auditor con el auditado 3. Presentación de imprevistos administrativos

Incumplimiento del plan operativo anual de auditoria.

Auditoría Interna

Incumplimiento Incumplimiento del plan operativo anual de auditoria.

1. Solicitud de auditorias no previstas, por parte de la Alta Dirección 2. Quejas y reclamos presentados por la ciudadanía y servidores judiciales 3. Presentación de imprevistos administrativos

Perdida de control frente a los procesos o áreas programadas. Incumplimiento de metas propuestas.


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4. Requerimientos de información por parte de los organismos de control u gubernamentales, ONGs

Auditoría Interna

Desacierto Equivocación o error en la presentación de la información por parte del auditor.

1. Mala transcripción de la información real. 2. No evaluar una muestra representativa de acuerdo a lo indicado. 3. Falta de habilidad técnica del auditor. 4. Falta de capacitación. 5. Desconocimiento del manejo de herramientas informáticas para el tratamiento de la información.

Perdida de credibilidad y confianza en la labor de la auditoria

Auditoría Interna

Inexactitud Presentar datos o estimaciones equivocadas, incompletas, o desfiguradas.

1. Información errada suministrada por el auditado. 2. Información errada suministrada por el auditor al equipo consolidador. 3. Desconocimiento del manejo de herramientas informáticas para el tratamiento de datos. 4. Falta de habilidad técnica de los auditores. 5. Falta de capacitación de los auditores.

Perdida de credibilidad y confianza en la labor de la auditoria


GENERADOR EFECTO

Comunicación No difundir la No difundir la Dificultad en la Incumplimiento del


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Institucional información de la gestión administrativa

información de la gestión administrativa por la dificultad en la obtención del material debidamente procesado para su divulgación generando incumplimiento del plan estratégico en relación con los objetivos de visibilidad, transparencia y comunicaciones.

obtención del material debidamente procesado para su divulgación

plan estratégico en relación con los objetivos de visibilidad, transparencia y comunicaciones

Tardanza en la difusión de la información de la gestión administrativa

Tardanza en la difusión de la información de la gestión administrativa debido al exceso de tramites internos en la elaboración y aprobación de los documentos informativos generando una disminución de la oportunidad de acceder debidamente a la administración de justicia

Exceso de tramites internos en la elaboración y aprobación de los documentos informativos

Disminución de la oportunidad de acceder debidamente a la administración de justicia

Presentar información equivocada o incompleta al usuario

Presentar información equivocada o incompleta al usuario por no acudir a la fuente pertinente o autorizada genera perdida de credibilidad y confianza

No acudir a la fuente pertinente o autorizada

Perdida de credibilidad y confianza

Perdidas de información

Perdidas de información de la

Fallas de hardware y/o software

Inadecuada prestación del


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de la gestión administrativa

gestión administrativa debido a fallas de hardware y/o software generando inadecuada prestación del servicio

servicio


GENERADOR

EFECTO

Gestión Información Judicial

PERDIDAS DE LA INFORMACION ADMINISTRADA EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Pérdida de la información judicial debido al mal funcionamiento de los Sistemas de Información Automatizados de la Gestión de Información Judicial generando desinformación e inadecuada prestación del servicio.

Mal funcionamiento de los Sistemas de Información Automatizados de la Gestión de Información Judicial

Desinformación e inadecuada prestación del servicio.

INEXACTITUD EN EL SUMINISTRO DE INFORMACION A LOS USUARIOS

Presentar información equivocada o incompleta a los usuarios debido a los registros inconsistentes y/o incompleto que se encuentran en las Bases de Datos generando desinformación e inadecuada prestación del servicio

Registros inconsistentes y/o incompleto que se encuentran en las Bases de Datos

Desinformación e inadecuada prestación del servicio

DEMORA EN TIEMPOS DE RESPUESTA A LAS CONSULTAS

Los servicios de información documental se ven afectados porque

Fallas en la plataforma tecnológica de comunicaciones

Inadecuada prestación del servicio y pérdida de credibilidad y


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los tiempos de respuesta que son demasiado extensos, entre el momento que el usuario solicita la información y el momento en que le es entregada, debido a las fallas en la plataforma tecnológica de comunicaciones generando inadecuada prestación del servicio y perdida de credibilidad y confianza en la dependencia.

confianza en la dependencia.

PERDIDAD, EXTRAVIO DE DOCUMENTOS Y/O EXPEDIENTES

Se presenta pérdida y extravío de los documentos de las dependencias debido a la falta de controles de seguridad, circulación y préstamo de documentos, ocasionando inadecuada prestación del servicio y desintegración de colecciones.

Falta de controles de seguridad, circulación y préstamo de documentos

Inadecuada prestación del servicio y desintegración de colecciones.

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA –

AGENTE GENERADOR

EFECTO

Gestión Financiera y Presupuestal

HURTO Perdida de dinero por robos en las cuentas de la Rama Judicial y de títulos y/o depósitos

1. Falta de control de las claves de la caja fuerte, electrónicas y de los aplicativos. 2. Falsificación de

1. Detrimento económico. 2. Investigaciones y demandas penales 3. Retraso en los


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judiciales las firmas autorizadas 3. Falsificación y adulteración de los cheques 4. Suplantación de los beneficiarios legítimos

pagos 4. Pérdida de recursos

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA – AGENTE GENERADOR

EFECTO

Gestión de la Formación Judicial

Cese de Actividades

Suspensión de las actividades del Plan Anual de Formación de la Rama Judicial

Cese de actividades de los servidores y servidoras judiciales

Retraso en la ejecución de los Planes y Programas Académicos previstos en el Plan Sectorial de Desarrollo y en el marco de gasto de mediano plazo

Gestión de la Formación Judicial

Confidencialidad de la Información

Incumplimiento de los objetivos del Plan de Formación de la Rama Judicial

1. Incumplimiento de las actividades previstas en las agendas académicas 2. Desconocimiento de la metodología utilizada en el desarrollo y ejecución de las actividades académicas

Pérdida de credibilidad y confianza de los clientes del proceso de Gestión de la Formación Judicial


GENERADOR EFECTO

GESTION HUMANA

Demora Tardanza en la actualización de la documentación para posesión

1. Ausencia de controles en el procedimiento

1. Posesión sin documentación al momento de la posesión 2. Sanciones legales

GESTION HUMANA

Demora Tardanza en el cumplimiento de la liquidación de cesantías debido a la extemporaneidad en la

1. Ausencia de controles en el procedimiento

1. Posesión sin documentación al momento de la posesión 2. Sanciones legales


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entrega de las novedades de personal informadas al área responsable de liquidar lo que genera desgaste administrativo innecesario por reprocesos.

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA –

AGENTE GENERADOR

EFECTO

Gestión Tecnológica

Fallas de Hardware

Defectos en los componentes físicos de un sistema informático que impiden su correcto funcionamiento

1. Fallas en mantenimiento de la infraestructura de hardware 2. Falta de coordinación y seguimiento entre los encargados de revisar el estado del hardware 3. Accidentes que dañan los equipos: fluctuaciones eléctricas, caídas o golpes por mal manejo de los componentes 4. Falta de divulgación y aplicación de las políticas del uso de los equipos de computo 5. Fallas en capacitación del personal en el uso de los equipos

1. Perdida de información 2. Desgaste administrativo 3. Pérdidas económicas 4. Inconformidad de los usuarios 5. Lentitud del procesamiento de datos 6. Parálisis de la gestión de los despachos 7. Información deficiente en los procesos


GENERADOR EFECTO

Mejoramiento Infraestructura Física

Terrorismo Atentar contra la infraestructura física, mediante artefactos

Grupos al margen de la ley.

Destrucción parcial o total de las edificaciones


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explosivos o incendiarios colocados en el interior o exterior de las edificaciones.

propiedad de la Rama Judicial, equipos, instalaciones, mobiliario, archivos, procesos, daños, lesiones y pérdidas de vidas humanas, afectación de magnitud variable a edificaciones vecinas, daños a vías, redes de servicios públicos y amoblamiento urbano.


EFECTO

Registro y control de Abogados y Auxiliares de la Justicia

Verificación de Documentos

Inconsistencia en la Información suministrada por las Universidades

Establecimientos de Educación Superior

Expedición de Productos sin los requisitos legales

Registro y control de Abogados y Auxiliares de la Justicia

Desactualización de información

Terminación del convenio interinstitucional

Registraduría Nacional del Estado Civil

Brindar información incorrecta


EFECTO

Administración de la Seguridad

TARDANZA Tardanza en resolver la solicitud de traslado por razones de seguridad

1. Desconocimiento del afectado sobre el trámite a seguir para solicitar traslado por razones de seguridad

2. Quienes reciban la solicitud no saben donde tramitarla

3. La solicitud realizada por el afectado no es clara 4. Tiempo de respuesta prolongado por parte de los organismos de seguridad

1-Quejas de los servidores afectados 2-Potenciales Riesgos ante posibles incidentes De Seguridad 3-Disminución del rendimiento


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encargados de elaborar estudios de nivel de riesgo

profesional del afectado

Administración de la Seguridad

DEMORA En el cubrimiento de las necesidades de seguridad electrónica en los Palacios de Justicia de los Distritos Judiciales

1.Debido a las restricciones presupuestales y políticas del Gobierno Nacional en esta materia; se presenta el riesgo que la ley de presupuesto no asigne las partidas solicitadas para la adquisición de los equipos y sistemas de seguridad

1-Percepción de inseguridad de los servidores judiciales en sus despachos

COMENTARIOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: La Sala ve con beneplácito esta herramienta de prevención que bien manejada va a permitir actuar en forma oportuna frente a los riesgos que pueda presentar la Corporación. Sin embargo, es importante determinar cuáles de las situaciones registradas por los procesos son comunes a la Entidad, a fin de mejorar el análisis de causas que puedan ocasionar un daño significativo a la organización. CONCLUSIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN: Para la Sala son claras las bondades de la implementación del sistema de gestión de calidad y control. Es entendible que la Corporación este pasando por un proceso de ajuste en el que el día a día que exige la adopción de nuevos modelos, cada vez con mayores niveles de exigencia, ante lo cual no podemos ser ajenos, más aún, a sabiendas que somos los llamados a diseñar, innovar, mejorar permanentemente el aparato de justicia. Sin embargo, es necesario, que esta fabulosa herramienta se compacte totalmente con la gestión del día a día, para evitar el desgaste administrativo y garantizar mayores y mejores nivele de


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que eficiencia, eficacia y efectividad, conforme bien lo establece la norma NTCGP 100:2004.

rama judicial del poder público consejo superior de la...

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