Andrea del Pilar Taborda Barrios

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Informe EDI

EDI, es el intercambio electrónico de datos es un conjunto de procedimientos y normas que permiten la comercialización, control y registro de las actividades electrónicas. Es el intercambio electrónico de datos y documentos de computador a computador, en un formato estándar universalmente aceptado, que se realiza entre una empresa y sus Asociados Comerciales.

Además es aquella parte del sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

Las principales funciones de EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada. También extrae directamente la información de los programas y transmite los documentos de negocios en un formato comprendido por el computador, a través de líneas telefónicas u otros mecanismos de telecomunicaciones, sin el uso del papel. Esta información se recibe y se carga automáticamente en las redes de los Asociados Comerciales, en cortísimo tiempo y sin procesar manualmente los datos recibidos.

Algunas ventajas de este intercambio electrónico de datos son:

·        Mejor planeación de su producción.

·        Un mejor manejo de inventarios.

·        Menores situaciones de urgencia.

·        Mejor información sobre el estado de la orden.

. Agilizar las operaciones del negocio.

. Proporcionar nuevos medios para encontrar y servir a clientes.

. Incorporar internacionalmente estrategias nuevas de relaciones entre clientes y proveedores.

. Menos inversión en los presupuestos publicitarios.

. Desarrollo de ventas electrónicas.

. Inmediatez al realizar los pedidos.

Además de lo ya nombrado reduce errores y tiempo en su resolución, la intervención del hombre, costos en envíos postales y electrónicos, tiempo al formular y maximiza la seguridad de las transacciones.

EDI posee mínimas desventajas algunas de estas son:

. Que no todas las empresas lo poseen

. El desempleo generado por la utilización de EDI

. Mayor contaminación debido a la implementación de recursos electrónicos

Muchas empresas han dejado el sistema tradicional por el EDI una empresa ejemplo de esto es Foods Distributions que en un principio comenzó con 2 supermercados en una muy buena localización y de mínima competencia siendo estos supermercados de gran cercanía al consumidor o cliente.

Con la evolución de la empresa de supermercados algunas actividades necesarias para el manejo de la empresa se fueron complicando, algunas de estas fueron: La gestión de compras, almacenamiento y distribución sin contar que ya se poseía una mayor competencia y por lo mismo mayor gastos para superarla.

La competencia cada vez aumentaba mas hasta quela empresa decidió dar entrada a un nuevo socio capitalista, que adquirió otras empresas de ciudades limítrofes y tamaño inferior o similar para integrarlas en el grupo y alcanzar un volumen que hiciera posible ofrecer unos precios competitivos, pero esto sería difícil de conseguir ya que los grandes hipermercados instalados poseían un sistema organizativo más moderno y automatizado que conectaba todas las áreas de la empresa.

La empresa Foods Distributions se vio obligada a buscar una consultora externa que pudiera ayudarlos a disminuir los gastos del supermercado ya que estos aumentaban cada día mas.

La consultora al observar el manejo de la empresa y darse cuenta de que esta manejaba un sistema tradicional les aconseja manejar un sistema mas moderno y eficaz que es el EDI, ya que este sistema les ayudara con la verificación de facturas que podrían automatizarse reduciendo la comprobación manual a aquellas que recogieran albaranes con irregularidades detectadas por el almacén. El resto se revisarían de forma automatizada verificando que contienen los albaranes recibidos del proveedor del Centro de Compensación y verificados por el almacén. Dado que aproximadamente el volumen de facturas con errores en mercancía o precios de algún albarán era de un 5%

aproximadamente, el proceso de automatización supondría un ahorro del 95% de la verificación y contabilización de facturas por la forma manual.

EDI aunque fue de gran ayuda en el progreso de la empresa también provoca que aproximadamente siete personas fuesen despedidas ya que el EDI había suplantado las actividades que estos realizaban.