quito, julio 2015 - ucequito, julio 2015. i lituma ganán, jorge juan (2015). levantamiento, diseño...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO HABILITANTE -

ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

AUTOR:

JORGE JUAN LITUMA GANAN

[email protected]

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

Director:

MGT. ESTEBAN REVELO OÑA

[email protected]

QUITO, JULIO 2015

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

I

Lituma Ganán, Jorge Juan (2015). Levantamiento, Diseño Y

Formulación Del Manual De Procedimientos Del Proceso

Habilitante - Administrativo De La Facultad De Ciencias

Administrativas De La Universidad Central Del Ecuador. Trabajo de

investigación para optar por el grado de Ingeniero en Contabilidad y

Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas, Carrera de

Contabilidad y Auditoría.

Quito: UCE. 267. p.

II

DEDICATORIA

Dedico esta tesis en primer lugar a mis padres que me dieron la vida en

especial a mi madre que ha sido mi apoyo incondicional en todo este proceso,

a mis hermanos, a mis grandes amigos que he ido conociendo en el camino y

a todos los docentes que han sido grandes maestros en mi proceso de

aprendizaje.

Para ellos es esta dedicatoria de tesis, pues es a ellos a quienes se las debo por

su apoyo incondicional

III

AGRADECIMIENTO

Agradezco personalmente al magister Esteban Revelo Oña por su ayuda

incondicional en esta tesis, ya que sin su apoyo hubiera sido imposible la

realización de este trabajo, a mis compañeros que supieron brindar su ayuda e

ideas para culminar la presente tesis.

VII

CONTENIDO

Dedicatoria ............................................................................................................................................... II

Agradecimiento ...................................................................................................................................... III

Resumen Ejecutivo ...................................................................................................................................X

Abstract .................................................................................................................................................. XI

Introducción ............................................................................................................................................. 1

CAPITULO I .......................................................................................................................................... 2

ANTECEDENTES ................................................................................................................................. 2

1.1 Reseña Histórica ....................................................................................................................... 2

1.2 Misión, Visión Y Objetivos ..................................................................................................... 4

1.2.1 Misión, Visión Y Objetivos De La Universidad Central Del Ecuador ............................. 4

1.2.2 Misión, Visión Y Objetivos De La Facultad De Ciencias Administrativas ...................... 5

1.3 Situación Actual ....................................................................................................................... 6

1.3.1 Organigrama Estructural (General) De La Facultad De Ciencias Administrativas De La

Universidad Central Del Ecuador .............................................................................................. 7

1.3.2 Organigrama Estructural (Desglosado) De La Facultad De Ciencias Administrativas De

La Universidad Central Del Ecuador ......................................................................................... 9

1.4 Valores Institucionales ........................................................................................................... 11

1.4.1 Valores Institucionales De La Universidad Central Del Ecuador ................................... 11

1.4.2 Valores Institucionales De La Facultad De Ciencias Administrativas ............................ 11

1.5 Organismos De Control .......................................................................................................... 12

1.5.1 Normativas Legales ......................................................................................................... 12

CAPITULO II ....................................................................................................................................... 14

MARCO TEÓRICO ............................................................................................................................ 14

2.1 Administración ....................................................................................................................... 14

2.1.1 Definiciones .................................................................................................................... 14

2.1.2 Proceso Administrativo .................................................................................................. 14

2.2 Procesos .................................................................................................................................. 15

2.2.1 Importancia...................................................................................................................... 16

2.2.2 Gestión Por Procesos ...................................................................................................... 16

2.2.3 Visión Integral De La Gestión Por Procesos ................................................................... 16

2.2.4 Segmentación De Procesos ............................................................................................. 16

2.2.5 Jerarquía De Los Procesos .............................................................................................. 17

2.2.6 Estructura De Una Organización Por Procesos .............................................................. 17

VIII

2.2.7 Aplicar La Visión Sistémica............................................................................................ 18

2.3 Manuales ................................................................................................................................ 20

2.3.1 Definición ........................................................................................................................ 20

2.3.3 Tipos De Manuales .......................................................................................................... 21

2.4 Documentación De Procesos .................................................................................................. 23

2.4.1 Diagramas De Flujos ....................................................................................................... 24

2.4.2 Simbologías Para La Elaboración De Diagramas ........................................................... 25

CAPITULO III ..................................................................................................................................... 28


PROCEDIMIENTOS. ......................................................................................................................... 28

3.1 Mapa General De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas ...................... 28

3.2 Inventario De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas ............................ 29

3.3 Matriz De Levantamiento De Información De Procesos ................................................. 30

3.4 Caracterización De Los Procesos ........................................................................................... 65

3.5 Manual De Procedimientos ................................................................................................. 156

CAPITULO IV ................................................................................................................................... 252

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................... 252

4.1 Conclusiones .................................................................................................................. 252

4.2 Recomendaciones ........................................................................................................... 253

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 254

IX

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1.1: Organigrama Estructural General de la FCA. ................................................................. 7

Figura 1.2: Organigrama Estructural General de la FCA. ................................................................. 8

Figura 1.3: Organigrama Estructural Desglosado de la FCA. . .......................................................... 9

Figura 1.4: Organigrama Estructural Desglosado de la FCA. . ........................................................ 10

Figura 2.5: Representación gráfica de un proceso ........................................................................... 15

Figura 2.6: Mapa de procesos. . ....................................................................................................... 19

Figura 2.7: Simbología ASME. . ...................................................................................................... 26

Figura 2.8: Simbología ANSI. . ........................................................................................................ 27

X

RESUMEN EJECUTIVO

Tema:

LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL PROCESO HABILITANTE - ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

El presente trabajo tiene como finalidad el levantamiento, diseño, y formulación del manual de

procedimientos del macroproceso habilitante “Administrativo” de la Facultad de Ciencias

Administrativas de La Universidad Central Del Ecuador. El objetivo central es entregar el manual

de procedimientos a las autoridades de la facultad para que analicen y aprueben dichos manuales y

sirvan de guía para la correcta ejecución de las funciones por parte de los funcionarios de la

facultad.

Para lograr lo anteriormente mencionado se procedió a recopilar información tanto primaria como

secundaria a través de la oportuna ayuda de los responsables de los procesos, para su posterior

análisis, clasificación y ordenamiento de la información obtenida, posteriormente se procedió a

registrar la información en matrices de levantamientos de información. Una vez identificados los

procesos existentes en el área administrativa se procedió a elaborar las caracterizaciones de los

procesos con sus respectivos flujogramas y finalmente se elaboró el manual de procedimientos con

las mejoras a los procesos existentes con el fin aumentar la calidad de los servicios que la

facultad brinda a la ciudadanía en general.

La tesis consta de 4 capítulos en los cuales se detalla la metodología utilizada para la elaboración

de los manuales de procedimientos finales. Se inicia con una breve reseña histórica de la facultad

y la descripción de su situación actual, el planteamiento del marco teórico, el análisis y desarrollo

de los manuales definitivos de procedimientos y finalmente se plantean las conclusiones y

recomendaciones que se obtienen al finalizar el trabajo de investigación.

PALABRAS CLAVES:

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

INVENTARIO DE PROCESOS

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

FLUJOGRAMAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

XI

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones en la actualidad deben afrontar nuevos problemas para poder mantenerse

vigentes en el mercado y poder subsistir, algunos de los mayores inconvenientes que presentan las

organización cualquiera sea su tipo es la falta de identificación de los procesos que existen en la

misma y por ende la falta de manuales de procedimientos.

La Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central Del Ecuador, no está exenta de

estos problemas, al ser una institución que brinda servicios de educación superior debe tener bien

definidos sus procesos claves que generen valor agregado a los usuarios de la misma, para poder

mejorarlos y aumentar la calidad de los servicios que brinda.

Específicamente el área administrativa dentro de la facultad consta de tres procesos importantes,

los cuales sirven de apoyo para el correcto funcionamiento de las actividades institucionales que

realiza la facultad.

Talento humano: se encarga de realizar las actividades relacionadas al reclutamiento y

selección del personal docente, administrativo y de servicios que prestarán sus servicios a

la facultad.

Biblioteca: este proceso se encarga recibir y poner a circulación los textos, tesis, revistas a

los usuarios internos y externos de la facultad en sus actividades académicas.

Imprenta: realiza el servicio de duplicado y copiado de documentos para todo el personal

que labora en la facultad.

El capítulo I describe a la facultad y la situación actual de la misma, mencionando una

breve reseña histórica de esta prestigiosa facultad.

El capítulo II aborda el marco teórico relacionado a la administración y gestión por

procesos, además se analizan conceptos fundamentales que ayudan a comprender mejor el

proceso de formulación de los manuales de procedimientos.

El capítulo III presenta toda la información obtenida a través de entrevistas, así como su

análisis, ordenamiento y clasificación, presenta además la caracterización de los procesos

existentes y las mejoras propuestas expresadas en los manuales de procedimientos que

vendrían a ser el resultado final de esta tesis.

En el capítulo IV se redactan las conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de

investigación.

2

CAPITULO I

ANTECEDENTES

1.1 Reseña Histórica

La Universidad Central del Ecuador, denominada en sus inicios como Universidad Central de

Quito, se originó de la unión de las Universidades: San Fulgencio fundada en 1586 por

los Agustinos, San Gregorio Magno fundada en 1651 por los Jesuitas y la Santo Tomás de Aquino,

fundada en 1681 por los Dominicos.

El 4 de abril de 1786 se acordó la fusión de La Real y Pontificia Universidad de San Gregorio

Magno (Jesuita) y La Real y Pontificia Universidad de Santo Tomás de Aquino (Dominica),

estableciéndose la Real Universidad Pública Santo Tomás de Aquino de Quito.

Una vez constituida la Gran Colombia, la educación superior se convirtió en asunto de Estado, y

el 18 de marzo de 1826 en la Ley General sobre Educación Pública aprobada por el Congreso de

Cundinamarca se decretó, entre otras cosas, que "En las capitales de los departamentos de

Cundinamarca, Venezuela y Quito se establecerán Universidades Centrales que abracen con más

extensión la enseñanza de ciencias y artes".

Sobre la base de la Real Universidad Pública Santo Tomás se fundó la Universidad Central de

Quito. Para en el año 1836, mediante decreto del presidente Vicente Rocafuerte se cambió la

palabra Quito, por Ecuador y surge ya de forma definitiva la Universidad Central del Ecuador

(UCE).

En Ecuador tomó fuerza la idea de crear un Estado independiente de la Gran Colombia, y

en 1830 los notables de Quito se reunieron en el salón máximo de la Universidad Central para

proclamar al Ecuador como un estado independiente. Este acto fue confirmado por la convención

reunida en Riobamba que escribió la primera Constitución Nacional para la naciente República del

Ecuador. Seis años después, el presidente Rocafuerte el 20 de diciembre dictó una ley que tratando

la educación superior determinaba cuál sería el escudo de la Universidad, y que además ratificaba

que “La universidad de Quito es la Universidad Central de la República del Ecuador”.

Desde entonces, la universidad tuvo momentos de inestabilidad: en 1869 fue clausurada por el

presidente García Moreno por seis años (en su reemplazo creó la Escuela Politécnica Nacional).

Fue reabierta, pero poco tiempo después volvió a ser clausurada en 1880 por Ignacio de

Veintimilla. Una vez más la Universidad abrió sus puertas el 18 de marzo de 1883, y por la

Revolución Liberal de 1895, asumió los principios del laicismo. En octubre de 1925, una ley de la

educación superior reconoció la autonomía de cada universidad de la República, y cinco años más

tarde, el 25 de julio, la bandera de la universidad fue creada.

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Fulgencio

http://es.wikipedia.org/wiki/1681

http://es.wikipedia.org/wiki/Gran_Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/18_de_marzo


http://es.wikipedia.org/wiki/Vicente_Rocafuerte

http://es.wikipedia.org/wiki/Gran_Colombia


http://es.wikipedia.org/wiki/Riobamba

http://es.wikipedia.org/wiki/Constituci%C3%B3n_Nacional

http://es.wikipedia.org/wiki/Vicente_Rocafuerte

http://es.wikipedia.org/wiki/20_de_diciembre


http://es.wikipedia.org/wiki/Gabriel_Garc%C3%ADa_Moreno

http://es.wikipedia.org/wiki/Escuela_Polit%C3%A9cnica_Nacional


http://es.wikipedia.org/wiki/Ignacio_de_Veintemilla

http://es.wikipedia.org/wiki/Ignacio_de_Veintemilla

http://es.wikipedia.org/wiki/18_de_marzo



http://es.wikipedia.org/wiki/Laicismo


http://es.wikipedia.org/wiki/Autonom%C3%ADa_universitaria

http://es.wikipedia.org/wiki/25_de_julio

3

No obstante, la UCE fue de nuevo clausurada bajo el régimen del presidente Velasco Ibarra, en

diciembre de 1934. También fue clausurada durante el gobierno de Mosquera Narváez.

En 1939 fue de nuevo reabierta, y el Dr. Julio E. Paredes fue electo Rector. Paredes, entre otras

cosas, adquirió los terrenos donde la universidad tiene su campus actualmente, y logró la

constitucionalizarían de la autonomía de la Universidad, que fue ratificada por las Asambleas

Constituyentes de 1945 y 1946. Su sucesor fue el Dr. Alfredo Pérez Guerrero.

Durante su mandato se construyeron los edificios de la Administración Central, la Facultad de

Jurisprudencia y la Residencia Estudiantil en los terrenos en ese entonces recién adquiridos.

(Valdivieso, 2011)

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS.

En el mes de noviembre de 1968 la Escuela de Administración pasó a ser Facultad de Ciencias

Administrativa. Este paso culmino con un ciclo de esfuerzos por levantar el nivel académico de la

enseñanza de las Ciencias Administrativas.

En el mes de marzo de 1976 el Plan y Programa de Estudio de la Facultad, luego de un largo

proceso de discusión y análisis sufre modificaciones y es actualizado acorde a las nuevas técnicas

de administración y contabilidad, pretendiendo responder con profesionales capacitados al gran

reto que significa el proceso de despegue económico e industrial que afronta el país a partir de la

década de los 70.

Los pensumes de estudio se intensifican en cada una de las tres especialidades, fortaleciendo los

conocimientos y preparación de los egresados de acuerdo a la especialidad, dotándolos previamente

de una formación – contextual común mediante la aprobación de asignaturas generales a ser

estudiadas en el ciclo formativo, con una significación de 42 créditos totales a ser aprobados

previos a la definición de la especialidad ya sea en la Escuela de Administración Publica, Empresas

o Contabilidad y Auditoría en cada una de las cuales se fortalecen la formación académica

especifica de los alumnos, mediante el estudio de 21 asignaturas orientadas preponderadamente al

conocimiento y análisis del Sector Publico, Sector Privado y a la Contabilidad.

El 22 de junio de 1960, el H. Consejo Universitario aprobó la formación de un Instituto de Estudios

Administrativos, como órgano dependiente de la Escuela de Administración, con el objeto (entre

otros), de capacitar en el servicio a aquellos funcionarios que de otra manera no pudieran

entrenarse en las Ciencias Administrativas.

http://es.wikipedia.org/wiki/Jos%C3%A9_Mar%C3%ADa_Velasco_Ibarra



http://es.wikipedia.org/wiki/Rector



4

El crecimiento de la facultad culminó su primera etapa con la creación de una nueva

especialización, que fue la de Contabilidad y Auditoría y la extensión del periodo de estudios por

un año más. A la vez, la Escuela, de acuerdo con las disposiciones de las autoridades, se incorporó

al nuevo al nuevo sistema de “Estudios Básicos” dentro del programa de reestructuración de la

Universidad Central. Con estos acontecimientos se logró perfeccionar un verdadero ciclo de

enseñanza en las Ciencias Administrativas, que comprendía la formación de profesionales

universitarios en las ramas de:

Administración Publica;

Administración de Empresas;

Contabilidad y Auditoria

Y la formación acelerada de funcionarios públicos y privados. (Facultad de Ciencias

Administrativas, 1981, pág. 10)

1.2 Misión, Visión Y Objetivos

1.2.1 Misión, Visión Y Objetivos De La Universidad Central Del Ecuador

MISIÓN

Ofrecer acceso al conocimiento y cultura universal y generar investigación de excelencia integrada

al desarrollo humano del Ecuador. Esta misión la cumple a través de la formación de grado y

posgrado, de la práctica de la investigación social y experimental y de la vinculación con la

sociedad, mediante una gestión apropiada.

VISIÓN

Al 2019, la Universidad Central del Ecuador se proyecta como una de las mejores universidades

públicas del país y de la región, altamente internacionalizada, con carreras y programas pertinentes

en todas las áreas del conocimiento, con una significativa incidencia en el desarrollo humano a

través de sus programas de investigación y vinculación social.

5

OBJETIVOS.

Para alcanzar su Visión y Misión, la UCE se plantea los siguientes objetivos Estratégicos para el

Período 2014-2024:

Ofertar servicios de formación en grado y posgrado, con carreras y programas

pertinentes en las áreas del conocimiento y la cultura universal.

Generar investigación y posgrados de excelencia, con programas y proyectos

exclusivos y compartidos.

Alcanzar significativa incidencia en el desarrollo humano, a través de sus

programas de vinculación con la sociedad.

Garantizar una gestión institucional eficiente, eficaz y efectiva que responda a los

desafíos y retos de la universidad.

Lograr una universidad altamente internacionalizada, en posiciones competitivas

en América Latina.

1.2.2 Misión, Visión Y Objetivos De La Facultad De Ciencias Administrativas

MISIÓN

Formar administradores competitivos y comprometidos con el desarrollo del País, con

conocimientos científicos y tecnológicos, con principios y valores, que respondan a las necesidades

del sector público y privado y el bienestar de toda la comunidad.

VISIÓN

Mantener a la Facultad de Ciencias Administrativas como la primera del País y una de las mejoras

de América, impartiendo una formación excelente que permita que las nuevas generaciones lideren

los sectores público y privado, desarrollándoles destrezas y habilidades, para optimizar los recursos

del país y de las empresas que impulsan el desarrollo nacional, a largo plazo.

6

1.3 Situación Actual

La Facultad de Ciencias Administrativas a la presente fecha no cuenta con un manual de

procedimientos aprobado por el consejo directivo, mucho menos actualizado y acorde a las

necesidades institucionales de la facultad.

La falta de procesos definidos ha traído por varios años problemas que hasta cierto punto se

volvieron cotidianos para los usuarios de los servicios de la Facultad de Ciencias Administrativas,

y al ser una organización eminentemente social debe responder a sus necesidades tales como la de

formar talento humano con valores y principios capaz de formar parte del desarrollo del país, es por

esto, la necesidad de tener procesos claros y definidos que consigan dichos objetivos.

El actual decano de la facultad el Ing. Francisco Garzón en su intento de solucionar esta

problemática ha elaborado borradores de organigramas funcionales y estructurales que se presentan

a continuación, sirviendo de base para el desarrollo del presente trabajo.

7

1.3.1 Organigrama Estructural (General) De La Facultad De Ciencias Administrativas De La

Universidad Central Del Ecuador

Figura 1.1: Organigrama Estructural General de la FCA. En: “Borrador de Reglamento Orgánico

Funcional”. Autor: Ing. Francisco Garzón.

8

Figura 1.2: Organigrama Estructural General de la FCA. En: “Borrador de Reglamento Orgánico Funcional”. Autor: Ing. Francisco Garzón.

9

1.3.2 Organigrama Estructural (Desglosado) De La Facultad De Ciencias Administrativas De La Universidad Central Del Ecuador

Figura 1.3: Organigrama Estructural Desglosado de la FCA. En: “Borrador de Reglamento Orgánico Funcional”. Autor: Ing. Francisco Garzón.

10

Figura 1.4: Organigrama Estructural Desglosado de la FCA. En: “Borrador de Reglamento Orgánico Funcional”. Autor: Ing. Francisco Garzón.

11

1.4 Valores Institucionales

“Los valores son la expresión de la filosofía empresarial convirtiéndose en el eslabón más alto de

una cadena que desciende a través de los propósitos y las metas, para alcanzar finalmente a los

objetivos. Los valores son ideas abstractas que guían el pensamiento y la acción” (Serna Gomez,

2003, pág. 153)

1.4.1 Valores Institucionales De La Universidad Central Del Ecuador

Crítica: opinión formal, fundada y razonada, necesariamente analítica,

con connotación de sentencia cuando se establece una verdad

Autónoma: Significa por lo tanto ausencia de dependencia, de lazos y presiones

para ejercitar las ideas, pensamientos o acciones.

Solidaria: la relación entre las personas que participan con el mismo interés de una

cosa

Libertaria: que defiende la libertad absoluta

Trabajo en equipo: Propiciar la integración de esfuerzos para la consecución de

objetivos.

Abierta a la diversidad: convivencia e interacción entre distintas culturas.

Comprometida: Desempeño orientado al cabal cumplimiento de los objetivos de la

Institución en el marco de un constante y solidario ánimo de superación personal y

profesional.

1.4.2 Valores Institucionales De La Facultad De Ciencias Administrativas

Honestidad: En nuestras acciones, que generen confianza y seguridad.

Compromiso: Con las necesidades y demandas de la comunidad.

Respeto: Generador del ambiente propicio para lograr una mejor convivencia y

desarrollo del trabajo en equipo.

Solidaridad: Alto grado de integración para asumir y cumplir los objetivos

estratégicos y políticas institucionales.

Responsabilidad: En el cumplimiento de las obligaciones y en la rendición de

cuentas.

http://es.wikipedia.org/wiki/Razon

http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_del_discurso

http://es.wikipedia.org/wiki/Juicio_de_Salom%C3%B3n

http://definicion.de/cultura/

12

1.5 Organismos De Control

Encargados de controlar y vigilar el buen funcionamiento de las instituciones del sector público y

privado son los que a continuación se detallan:

Controlaría General Del Estado: controlar ingresos, gastos, inversión,

utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos

Servicio De Rentas Internas: cumplir a cabalidad la gestión tributaria,

disminuyendo significativamente la evasión, elusión y fraude fiscal.

Secretaria Nacional De Educación Superior, Ciencia, Tecnología E

Innovación: tiene como objetivo principal fomentar el paso de una economía

extractivista, sustentada en recursos limitados, a la única economía de los recursos

ilimitados: la del conocimiento, las ideas, la creatividad y el talento humano.

1.5.1 Normativas Legales

Leyes: La ley es una declaración de la voluntad soberana que, manifestada en la

forma prescrita por la Constitución, manda, prohíbe o permite

Reglamentos: Disposición complementaria o supletoria de la ley, dictada aquella

por el Poder Ejecutivo, sin intervención del legislativo y con ordenamiento de

detalles, más expuestos a variaciones con el paso del tiempo.

La normativa que rige a la Universidad Central Del Ecuador es la que continuación se detalla:

Constitución de la República del Ecuador R O 449 20/10/2008

Ley Orgánica de Educación Superior

Estatuto Universitario

Reglamento de Docencia Universitaria

Reglamento de Personal y Carrera Administrativa

Plan de desarrollo institucional.

Ley Orgánica de Educación superior y su reglamento

R O 298 12/10/2010

Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento

S S R. O 294 06/10/2010

Ley de Administradores profesionales del Ecuador y su Reglamento

R.O 231 08/01/1998

Ley de Escalafón de Administradores Profesionales del Ecuador y su Reglamento.

13

Ley y Reglamento del Contador – Auditor

Normativas y Resoluciones emitidas por el Consejo de la Facultad y Consejo Universitario.

Reglamento Interno para la Facultad de Ciencias Administrativas.

Reglamento Interno del Ex Modalidad de Vinculación con la Sociedad. (Unidad de

Educación Continua)

Reglamentos de Grados y Expedición de Títulos

Reglamento Interno de Proceso

Reglamento de Ayudantías de Cátedra

Reglamento de Practicas Pre profesionales

Reglamento de Evaluación Docente

Reglamento de Publicaciones

Reglamento interno de la Biblioteca

Reglamento del Instituto de Postgrado

Reglamento para la Aplicación del Sistema de Aprobación de Materias

Reglamento para la Utilización de Laboratorio de Computación.

Reglamento General de Bienes del Sector publico

Reglamento de la LOES

14

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Administración

La administración, tal como la conocemos hoy, es el resultado histórico e integrado de la

contribución acumulada de numerosos pioneros, algunos filósofos, otros físicos, economistas,

estadistas y otros, entre los que incluyen empresarios, que con el transcurso del tiempo fueron

desarrollando y divulgando obras y teorías en su campo de actividades.

Hace aproximadamente 80 años las organizaciones eran pocas y sencillas: predominaban los

pequeños talleres, los artesanos independientes, las pequeñas escuelas, el labrador, etc. A pesar de

que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de

su administración es un capítulo que comenzó en época reciente. (Chiavenato, 2006, pág. 26)

2.1.1 Definiciones

"la dirección de un organismo social y su forma efectiva en alcanzar sus objetivos fundada en la

habilidad de conducir a sus integrantes". (Koontz & Weihrich, 2004, pág. 6 y 14)

"el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos

organizacionales". (Chiavenato, 2006)

"el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para

llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional". (Hitt, Black, & Porter, 2006)

2.1.2 Proceso Administrativo

El proceso administrativo la conforman las siguientes fases:

Planificación:

Decisión sobre los objetivos

Definición de planes para alcanzarlos

Programación de actividades

Organización:

Recursos y actividades para alcanzar los objetivos

Órganos y cargos

Atribución de autoridades y responsabilidad

15

Dirección:

Designación de cargos

Comunicación, liderazgo y motivación de personal

Dirección para los objetivos

Controlar:

Definición de estándares para medir el desempeño

Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación

2.2 Procesos

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas interrelacionados entre si necesarias para llevar a

cabo una actividad específica.

Podemos definir que un proceso es el conjunto de pasos que convierte insumos (entradas) en

productos (salidas) agregando mayor valor para el cliente.

Figura 2.5: Representación gráfica de un proceso

16

2.2.1 Importancia

Sin duda la organización es la suma de varios procesos destinados a cumplir un objetivo específico

y todas las personas estamos involucrado en algún proceso.

Es por ello que una perspectiva de procesos es esencial para la orientación a los clientes, calidad,

flexibilidad, rapidez, servicio y mejoramiento continuo.

2.2.2 Gestión Por Procesos

La gestión de procesos es una forma sistémica de identificar, comprender y aumentar el valor

agregado de los procesos de la empresa para cumplir con la estrategia del negocio y elevar el nivel

de satisfacción de los clientes.

La visión sistémica de la gestión por procesos ayuda a la organización a mejorar su productividad,

reduciendo tiempos y aportando mayor calidad a los clientes a través de sus procesos internos.

Ayuda a identificar, cuantificar y evaluar procesos, así como ayuda también al mejoramiento

continuo de los procesos ya existentes.

2.2.3 Visión Integral De La Gestión Por Procesos

Un proceso nos ayuda a tener una visión holística de la tarea que estamos realizando, es decir

enfocándonos en el resultado global que este proceso arroja y no solo el de ser parte de otro

proceso mayor, en otra palabras podemos decir que “estamos construyendo un edificio” en una

visión más amplia de estamos “levantando paredes”.

El proceso ofrece un ciclo completo, desde cuando se entra en contacto con el cliente hasta cuando

este recibe el producto satisfactoriamente.

2.2.4 Segmentación De Procesos

Los procesos pueden ser segmentados en cadenas, jerarquías y versiones.

De esta segmentación se logra el llamado MAPA DE PROCESOS que es una visión holística de

los procesos relacionados entre sí.

El éxito de segmentar es ubicar el nivel mínimo de desagregación el cual se llega tomando en

cuenta los siguientes puntos:

Un proceso operativo está compuesto por actividades. Recordemos que una actividad no tiene

un fin por sí misma, porque es parte de la secuencia interna del proceso.

Una actividad es realizada por una persona en un cargo específico.

17

Un proceso operativo es aquel que ya no se puede dividir más en otros procesos, puesto que

llegó al nivel atómico, solamente se puede seguir identificando sus actividades, atributos y las

interacciones entre ellas.

Es necesario que la gestión de procesos sea un proceso continuo por dos razones, primero como

facto de supervivencia en el contexto globalizado y de cambio en el que se desarrollan las

organizaciones y segundo como factor de diferenciación frente a otras organizaciones. (Bravo,

2009)

2.2.5 Jerarquía De Los Procesos

Macro procesos: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una institución.

Proceso: Proceso es una totalidad que cumple un objetivo completo, útil a la organización y que

agrega valor para el cliente.

Actividad: tiene sentido al interior del proceso y está asociada a un cargo específico,

individualmente es irrelevante para el cliente del proceso.

No tiene un objetivo por sí misma.

Tarea: es el desarrollo de la actividad en acciones muy específicas (poner en funcionamiento un

equipo, ingresar cada dato de un documento o realizar una llamada telefónica). La clave es el

tiempo de duración y la relación con otras tareas y actividades.

Procedimiento: es una descripción detallada de una parte del hacer de la organización, puede ser

un macroproceso, un proceso o algunas actividades.

Por ejemplo: el procedimiento de contestar una llamada telefónica, abrir la caja, atender un cliente,

levantar un muro o qué hacer cuando “se cae” el sistema computacional.

2.2.6 Estructura De Una Organización Por Procesos

Los procesos se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al

cumplimiento de la misión institucional. (Rueda, 2013, pág. 6)

Los procesos gobernantes, orientan la gestión institucional a través de la formulación de

políticas y la expedición de normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la

organización.

Los procesos agregadores de valor generan, administran y controlan los productos y

servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional,

18

denotan la especialización de la misión consagrada en la ley y constituyen la razón de ser

de la institución.

Los procesos habilitantes están encaminados a generar productos y servicios para los

procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión

institucional.

Los procesos desconcentrados, encaminados a generar productos y servicios

directamente a los clientes externos, en áreas geográficas establecidas, contribuyendo al

cumplimiento de la misión institucional.

2.2.7 Aplicar La Visión Sistémica

La visión integral y sistémica de los procesos permite las siguientes premisas:

Ver el cambio en forma integral.

Ver los procesos en una perspectiva histórica que permita rescatar aprendizajes.

Ver los procesos como redes de comunicación internas y externas.

Incorporar la responsabilidad social a la gestión de procesos.

Trabajar con un mapa de procesos, por el enfoque holístico que provee.

Describir los procesos con la nueva generación de flujogramas de información.

Administrar el cambio, porque… los procesos incluyen personas.

Cuidar que los procesos y actividades agreguen valor.

Armonizar contrastes en la gestión de procesos.

19

Ejemplo De Mapa De Procesos

Figura 2.6: Mapa de procesos. En: “Estatuto Orgánico De Gestión Organizacional Por Procesos Del

Servicio De Rentas Internas”. Autor: Servicio De Rentas Internas.

20

2.3 Manuales

2.3.1 Definición

"Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al

funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos

humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones”. (Gómez,

1997, pág. 125)

Por lo tanto los manuales administrativos son documentos guías altamente dinámicos, de fácil

comprensión y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la

información de una organización.

En ellos se indican las actividades y tareas y la forma en que estas deberán ser realizadas por los

miembros de la organización.

2.3.2 Características

La elaboración de los manuales administrativos representa una poderosa herramienta de

organización dentro de las empresas, y presentan las siguientes características:

Fijan las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

Facilitan la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área

integrante de la organización

Definen las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Aseguran y facilitan al personal la información necesaria para realizar las labores que les

han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la

eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permiten el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de

control y supervisión innecesarias

Evitan desperdicios de recursos humanos y materiales

21

2.3.3 Tipos De Manuales

Existen una variedad de manuales administrativos dependiendo de sus objetivos, funciones, y

campo de aplicación dentro de la organización, para efectos de este trabajo nos centraremos en la

definición de tres tipos de manuales que son los más importantes dentro de la empresa.

Manuales De Organización: este tipo de manuales expone con detalles la estructura de la

empresa, indica las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas

para lograr conjuntamente los objetivos organizacionales.

Manuales De Normas Y Procedimientos: este manual describe las tareas rutinarias de

trabajo, a través de la descripción de procedimientos que se utilizan dentro de las áreas de

la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y poder

controlar cada una de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Facilitan la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando

la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, también

facilitan la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su

vigilancia.

Manuales De Puestos Y Funciones: este manual contiene las responsabilidades y

obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional,

mediante la descripción de las funciones cotidianas de trabajo para cada uno de los

trabajadores que conforman la organización.

2.3.4 Proceso De Elaboración De Manuales

Para elaborar los manuales no existen normas universales ni metodológicas establecidas, solamente

existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente

manera:

1. recopilación de información

2. interpretación y diseño de la información

3. elaboración del manual

4. aprobación y actualización del manual

22

2.3.4.1 Recopilación De La Información

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se

pretende realizar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los

objetivos específicos del manual, definir a quienes va estar dirigido, los términos que serán

utilizados dentro del manual y todos aquellos aspectos técnicos que se adecuen a las características

particulares del manual.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, para la

elaboración de manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las

autoridades de la organización, mientras que para la elaboración de los manuales específicos de

información debe ser recopilada de los responsables de los procesos y las funciones a ser

estudiadas.

La información puede ser obtenida a través de entrevistas con el personal, utilizando cuestionarios,

observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas de interrelacionar la información

resultante en cada una de ellas.

2.3.4.2 Interpretación Y Diseño De La Información

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma y sentido a la

información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de

elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte

al diseño del manual, en ciertos casos mucha de la información no será necesario incluirla dentro

del documento por considerar que no se agrega ningún valor para los usuarios directos, pero

también se puede determinar que aún se hace falta algunos otros datos y que es necesario realizar

una segunda etapa de recopilación de información.

En esta etapa es donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente

contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios, entrevistas y de lo

observado durante la primera etapa.

La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos

administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser

diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios

superiores de cada uno de ellos.

23

2.3.4.3 Elaboración Del Manual

La elaboración del manual es la etapa más sencilla pero más demorada de la metodología, su

finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando

para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios

directos del manual y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de

tecnicismos exagerados a menos que se trate de un manual específico para una tarea de tipo

técnico.

En la elaboración del manual es importante incluir conclusiones y recomendaciones que ayuden a

facilitar el contenido del mismo.

2.3.4.4 Aprobación Y Actualización Del Manual

La etapa de aprobación de los manuales independientemente a su objetivo particular, es de vital

importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro

de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de manuales puede ser el gerente general, el jefe de área,

departamento o un comité específico para tal efecto, etc. No importa quienes lo aprueben lo más

importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los

manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización. (Herrera,

2007)

2.4 Documentación De Procesos

La documentación de procesos es una herramienta que ayuda a que el personal y los actores del

proyecto hagan un rastreo cuidadoso de eventos significativos en el mismo, “con la finalidad de

discernir con mayor precisión qué está sucediendo, cómo está sucediendo y por qué podría estar

sucediendo.” (Schouten, 2009)

La documentación de procesos involucra:

1. Una manera estructurada y focalizada de capturar el proceso de cambio que un proyecto busca

alcanzar: actividades, interacciones entre actores, problemas y factores contextuales;

2. La organización de la información de manera tal que los actores tengan la oportunidad de

reflexionar y aprender sobre el proceso;

3. El análisis de la información tomando en cuenta temas, tendencias y patrones comunes, y

colocando los hallazgos en el contexto del proyecto y de la teoría del cambio del mismo;

4. Y la diseminación de la información lo suficiente mente rápido como para que sea de utilidad.

24

2.4.1 Diagramas De Flujos

El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de actividades que se realizan

para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación

de ambos.

También puede contener información adicional de como alcanzar dichos resultados.

2.4.1.1 Características

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además,

todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el

dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y

de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el

final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la

entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a

describir y su orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes

símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso

elegido.

25

2.4.1.2 Clasificación De Los Diagramas De Flujo

Diagramas de Bloque

Estos diagramas son los más sencillos y frecuentes de los diagramas de flujo, nos proporcionan una

visión rápida no compleja del proceso.

Se utilizan los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y complejos o para

documentar tareas individuales, incluyen símbolos consistentes en un círculo alargado al comienzo

y al final, para indicar en donde comienza y donde termina el diagrama de flujo. Se coloca una

frase corta dentro del rectángulo para describir la actividad que se realiza, estas frases descriptivas,

deben ser concisas y empezar con un verbo. Los diagramas de bloque pueden fluir horizontal o

verticalmente.

Diagramas de flujo

Es una representación gráfica de la secuencia de etapas, operaciones, movimientos, decisiones y

otros eventos que ocurren en un proceso. Esta representación se efectúa a través de formas y

símbolos gráficos.

Diagramas de flujo Funcional

A través de este diagrama nos permite mostrar el movimiento entre diferentes unidades de trabajo,

algo que resulta ser valioso cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema. Un diagrama

de flujo funcional identifica como los departamentos verticalmente orientados afectan a un proceso

que fluyen horizontalmente a través de una organización. (Gómez, 1997, pág. 94)

2.4.2 Simbologías Para La Elaboración De Diagramas

Para que un diagrama no deforme su mensaje debe ser diseñado con simbologías básicas y de fácil

compresión por los usuarios de la información, por ello se presenta a continuación las diferentes

simbologías universalmente aceptadas para su aplicación.

26

La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado símbolos para el diseño de

una gráfica, a pesar de su gran aceptación ha sido criticado por su limitaciones al momento de

realizar un diagrama.

Figura 2.7: Simbología ASME. En: “Sistemas Administrativos, Análisis Y Diseño” Autor: American

Society of Mechanical Engineers.

27

La American National Standar Institute (ANSI) del mismo modo ha desarrollado símbolos para que

sea utilizado en la elaboración de diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos.

Figura 2.8: Simbología ANSI. En: “Sistemas Administrativos, Análisis Y Diseño”. Autor: American National

Standar Institute.

28

CAPITULO III


PROCEDIMIENTOS.

3.1 Mapa General De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas

A continuación se presenta el mapa general de procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas

en donde se detallan los procesos que se realizan de forma jerárquica.



1.1 DECANATO

1.2 CONSEJO DIRECTIVO

1.3 DIRECCIONES DE CARRERA

1.4 CONSEJO DE CARRERA

2.1 ACADÉMICO

2.2 NIVELACIÓN

2.4 DOCENTES

2.3 TESIS Y TITULACIÓN

2.5 MATRICULAS

3.1 ADMINISTRATIVO

3.2 FINANCIERO

3.3 TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN

3.4 SECRETARIA GENERAL

3.5 SECRETARIO - ABOGADO

29

3.2 Inventario De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas

En base a las entrevistas que se realizó al personal responsables de los procesos administrativos, se

determinó a continuación las actividades correspondientes a cada uno de los procesos que son parte

del proceso habilitante – administrativo, a su vez también se determinan las tareas de cada una de

las actividades encontradas.

30

3.3 Matriz De Levantamiento De Información De Procesos

En las siguiente matrices se presenta la información obtenida a través de las entrevistas realizadas,

la misma que se encuentra debidamente ordenada con su respectiva ponderación para obtener el

índice da valor agregado de cada tarea que se realizan en el área administrativa de la facultad.



Proceso: TALENTO HUMANO

Actividad: Selección de Personal

Tarea: Contratación del Personal Docente

Responsable: Coordinador Administrativo

N° ACTIVIDAD TU FR VAC VAE P E M I A

1

Los directores de carrera deben realizar la

solicitud de contratación de nuevos docentes

y enviar al decanato 15 S x

2 El decano pone a consideración dicha

solicitud al Consejo Académico 15 S x

3 Una vez aprobado el decano sumilla al

coordinador administrativo 5 S x

4

el coordinador administrativo recibe la

solicitud previa resolución del Consejo

académico 5 S x

5

solicita y verificar los requisitos

establecidos para este procedimiento, los

mismos que están contemplados en al LOES 15 S x

6 Se elabora la solicitud para ser enviada al

rectorado 15 S x

7 Se da seguimiento a la solicitud 30 S x

31



Abreviatura Significado

No.

Actividades Tiempo %

VAC Valor Agregado Cliente 5 80 80,00%

VAE Valor Agregado Empresa 0 0 0,00%

P Preparación 0 0 0,00%

E Espera 0 0 0,00%

M Movimiento 2 20 20,00%

I Inspección 0 0 0,00%

A Archivo 0 0 0,00%

SUBTOTALES 7 100 100,00%

TT Tiempo Total 100

TVA Tiempo Valor Agregado para el Cliente 80

IVA Índice de Valor Agregado 80,00%

32





Tarea: Contratación del Personal administrativo


N° ACTIVIDAD T

U

F

R

VA

C

VA

E P E M I A

1

Los jefes de cada departamento deben realizar la solicitud

de contratación de nuevo personal administrativo y enviar al

decanato

15 t

x

2 El decano pone a consideración dicha solicitud al Consejo

Académico 15 t

x

3 Una vez aprobado el decano sumilla al coordinador

administrativo 5 t

x

4 El coordinador administrativo recibe la solicitud previa

resolución del Consejo académico 5 t

x

5

solicita y verificar los requisitos establecidos para este

procedimiento, los mismos que están contemplados en la

LOSEP

15 t

x

6 Se elabora la solicitud para ser enviada al rectorado 15 t x

7 Se da seguimiento a la solicitud 30 t x

33




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 100



34





Tarea: Contratación del Personal de servicios



1 El coordinador administrativo debe realizar la solicitud de

contratación de nuevo personal de servicio y enviar al decanato 15 s

x

2 El decano pone a consideración dicha solicitud al Consejo Académico 15 s x

3 Una vez aprobado el decano sumilla al coordinador administrativo 5 s x

4 El coordinador administrativo recibe la solicitud previa resolución del

Consejo académico 5 s

x

5 solicita y verificar los requisitos establecidos para este procedimiento,

los mismos que están contemplados en el código de trabajo 15 s

x

6 Se elabora la solicitud para ser enviada al rectorado 15 s x

7 Se da seguimiento a la solicitud 30 s x

35




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 100



36





Tarea: Aumento de carga horaria


|N

° ACTIVIDAD

T

U

F

R

VA

C

VA

E P E M I A

1 El docente realiza la solicitud de aumento de carga horaria y debe

enviar al director de carrera 10 s

x

2 El director autoriza y envía al decanato para su aprobación. 10 s x

3 Decano aprueba y sumilla al coordinador administrativo y somete

a consejo académico 10 s

x

4 El coordinador administrativo recibe la solicitud previa

resolución del Consejo académico 5 s

x

5

verificar los requisitos establecidos para este subproceso (Copia

acción del personal de nombramiento, certificado de no laborar

en otra institución, historial laboral, certificado juramentado de

bienes)

15 s

x



37




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 95



38




Actividad: Pago Horas Extras

Tarea: Pago Horas Extras de Docentes


N

° ACTIVIDAD

T

U

F

R

VA

C

VA

E P E M I A

1 El docente realiza la solicitud de pago de horas extras y debe enviar

al director de carrera 10 s

x

2 El director autoriza y envía al decanato para su aprobación. 10 s x

3 Decano aprueba y sumilla al coordinador administrativo y somete a

consejo académico 10 s

x

4 El coordinador administrativo recibe la solicitud previa resolución

del Consejo académico 5 s

x

5 verificar los requisitos establecidos para esta actividad como; reloj

biométrico, leccionarios, Horarios 15 s

x



39




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 95



40



Proceso: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Actividad: Administración de Contratos

Tarea: Administración de Contratos de Compras Publicas



1 El departamento financiero realiza el proceso de compras publicas 10 W X

2 El coordinador administrativo recibe el contrato de compras

públicas debidamente legalizado. 10 W

X

3 Estudia el contenido legal 10 W X

4 verificar que el contratista cumpla con las clausulas establecidas 5 W X

5 en obras físicas, con el fiscalizador emitir informe favorable o

desfavorable 15 W

X

6 realizar actas de recepción provisional de la obra 15 W X

7 hacer observaciones sobre cumplimiento de cláusula de contrato 30 W X

8 emitir informes con antecedentes para emisión de planillas de pago 30 W X

41




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 95



42



Proceso: COORDINACIÓN ENTRE AREAS

Actividad: Coordinación

Tarea: Comisión Civil



1 Coordinador Administrativo analiza la disponibilidad de la comisión

para reunirse 15 S

x

2 Establece una reunión cada semestre o cuando la necesidad lo

amerite 10 S

x

3 Planificación de las reuniones 30 S x

4 Análisis de requerimientos de personal y recursos para la

administración del edificio 10 S

X

5 Propuestas de solución de los distintos problemas encontrados. 15 S X

6 elaboración de actas de acuerdo 15 S X

7 elaboración de actas de compromiso 15 S x

8 elaboración de actas de cumplimiento 15 S x

9 Elaboración de informes EJECUTIVOS al decanato (recursos,

empleados,) actividad ocasional 15 S X

10 solicitudes de mantenimiento de ascensores, espacios físicos,

seguridades, adecentamientos, actividad principal 15 S X

11 Seguimiento de las decisiones tomadas 30 S X

43




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 185



44





Tarea: Comisión Informática




para reunirse 15 s

x


amerite 10 s

x

3 Planificación de las reuniones 30 s x

4 Análisis de requerimientos de personal y recursos para la comisión 10 s X

5 Propuestas de solución de los distintos problemas encontrados. 15 s X

6 elaboración de actas de acuerdo 15 s X

7 elaboración de actas de compromiso 15 s x

8 elaboración de actas de cumplimiento 15 s x

9 Elaboración de informes EJECUTIVOS al decanato (recursos,

empleados,) actividad ocasional 15 s X

10 solicitudes de mantenimiento de equipo de cómputo , actualización

de programas , etc. 15 s X

11 solicitudes de compras de equipo informático 15 s x

12 Seguimiento de las decisiones tomadas 30 s x

45




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 200



46





Tarea: Comisión de Servicios




para reunirse 15 s

x


amerite 10 s

x

3 Planificación de las reuniones 30 s x

4 Análisis de necesidades del personal 10 s X

5 Propuestas de solución de los distintos problemas encontrados. 15 s X

6 elaboración de actas de acuerdo 15 s X

7 elaboración de actas de compromiso 15 s x

8 elaboración de actas de cumplimiento 15 s x

9 Elaboración de informes EJECUTIVOS al decanato 15 s X

10 solicitudes de requisición de materiales y personal de servicios 15 s X

11 Seguimiento de las decisiones tomadas 15 s x

47



Abreviatura Significado No. Actividades Tiempo %




E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 170



48



Proceso: BLIBLIOTECA

Actividad: Procesos Físicos

Tarea: Procesos Técnicos

Responsable: Bibliotecólogo – Auxiliares


1 El departamento financiero realiza la adquisición de textos, o

legaliza el ingreso en caso de donaciones. 60 w

x

2 Bibliotecólogo recibe los textos para ingresar a la base de datos 30 w x

3 Bibliotecólogo recibe las tesis de estudiantes graduados de la FCA 30 w x

4 bibliotecólogo revisa título, autor, materia, editorial, ciudad, año

entre otros datos 30 w

x

5 bibliotecólogo ingresa al sistema DEWEY 30 w x

6 sistema DEWEY determina donde estará ubicado el libro 5 w x

7 Auxiliar realiza la indización del libro 30 w x

8 Auxiliar realiza lista de encabezados 30 w x

9 Auxiliar realiza la ubicación física del libro 10 w x

49




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 255



50





Tarea: Procesos Físicos

Responsable: Bibliotecólogo – Auxiliares


1 Se encarga de revisar el estado físico del libro 15 w x

2 revisa que se encuentren con todas sus seguridades del libro

10 w x

3

realiza la identificación del texto con un sello que identifique

que pertenece a la facultad 30 w

x

4 identifica el texto con el código que arroje el sistema DEWEY 15 w x

5 se anexa al libro un bolsillo y tarjeta 30 w x

6 pone a circulación el libro 5 w x

51



breviatura Significado

No.

Actividade

s Tiempo %




E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%

SUBTOTALES 6 105

100,00

%

TT Tiempo Total 105



52





Tarea: Mantenimiento Físico de Colecciones

Responsable: Auxiliares de Biblioteca


1 Revisa el estado físico del libro 15 m x

2 se elabora un oficio de necesidad de materiales para reparar libros 10 m x

3 Se envía solicitud al decanato 5 m x

4 decano sumilla al departamento encargado para adquirir materiales 30 m x

5 Si la necesidad lo amerita se procede a reencuadernar el texto 30 m x

6 Si la necesidad lo amerita se procede a pegar hojas en su sitio 30 m x

7 Si la necesidad lo amerita se procede a parchar lo textos 30 m x

8 se pone a circulación el libro nuevamente 10 m x

53







E Espera 2 35 21,88%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 160



54




Actividad: Prestación de Servicios

Tarea: Circulación de textos



1 Los estudiantes y particulares ingresan a la biblioteca y se registran

en el sistema de la Biblioteca 5 d

x

2 revisan en la base de datos el texto que necesiten 10 d x

3 llenan en el formato de solicitud de textos según el código que arroje

la base de datos 5 d

x

4 Auxiliar revisa documentos habilitantes para la prestación del texto 2 d x

5 revisa la disponibilidad del texto para su prestación 5 d x

6 estudiante y/o particular firman la tarjeta del texto 5 d x

7 se pone a circulación el texto 30 d x

8 estudiante y/o particular devuelven el texto prestado 5 d x

9 auxiliar revisa estado físico del texto 5 d x

10 se devuelven los documentos habilitantes al estudiante y/o particular 2 d x

55




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 74



56





Tarea: Servicio de Internet



1 Los estudiantes y particulares ingresan a la biblioteca y se registran

en el sistema de la Biblioteca 5 d

X

2 solicitan el uso de computadoras 10 d x

3 Auxiliar revisa documentos habilitantes 5 d x

4 entrega de la maquina al usuario solicitante 5 d X

5 registro en el formato de uso de computadoras 5 d x

6 estudiante y/o particular devuelven maquina utilizada 5 d X

7 auxiliar revisa estado físico de la computadora 5 d x

8 se devuelven los documentos habilitantes al estudiante y/o

particular 5 d x

57




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 45



58





Tarea: Servicio de Información


N

° ACTIVIDAD TU

F

R VAC

VA

E P E M I A

1 Los estudiantes y particulares ingresan y se registran en el

sistema de la Biblioteca 5 d X

2 solicitan información al auxiliar de turno 5 d X

3 auxiliar explica y guía al usuario con la información requerida 10 d X

4 Se recomienda textos, tesis, revistas, entre otros. 10 d X





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total

30



59





Tarea: Capacitación y formación de usuarios

Responsable: Bibliotecólogo


1 Docente realiza la solicitud de capacitación de usuarios 10 s x

2 Bibliotecólogo recibe solicitud y aprueba o niega. 10 s x

3 planifica fecha y hora de capacitación 30 s x

4 informa a docente sobre aceptación de capacitación 10 s x

5 enseña como ingresar al sistema de la Biblioteca 30 s x

6 enseña cómo realizar la búsqueda en la base de datos 30 s x

7 enseña cómo realizar la búsqueda en el repositorio de tesis 30 s x

8 enseña la correcta utilización de la sala de lectura 30 s x

9 enseña sobre temas especializados 30 s x

60




No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 210



61





Tarea: Uso del Auditorio

Responsable: Bibliotecólogo


1 Decano recibe solicitud de uso del Auditorio 15 d x

2 Bibliotecólogo recibe solicitud aprobada por el decanato

10 d x

3 Planifica fecha y hora de utilización del auditorio. 15 d x

4 Se revisa disponibilidad del auditorio 10 d x

5 si existe disponibilidad se registra uso del auditorio 5 d x

6 Se confirma la utilización del auditorio al usuario solicitante. 5 d x


No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 60



62



Proceso: IMPRENTA

Actividad: Procesos Operativos

Tarea: Duplicado y Copiado de documentos

Responsable: Encargado de la Imprenta

N

° ACTIVIDAD

T

U

F

R

VA

C

VA

E P E M I A

1 Personal de la facultad solicita servicio de copiado o duplicado de

documentos 10 d

x

2 El encargado procede a llenar la respectiva orden de trabajo o

registro de control de copias 10 d

x

3 se procede a ejecutar el pedido inmediatamente 10 d x

4 se entrega trabajo al personal solicitante 5 d x


No.





E Espera 0 0 0,00%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 35



63



Proceso: IMPRENTA

Actividad: Procesos Operativos

Tarea: Mantenimiento de maquinas



1 Se elabora solicitud de mantenimiento de maquinas 10 m x

2 se envía al decanato para su aprobación

5 m x

3 Decano sumilla al dpto. Financiero 15 m x

4 departamento financiero contrata servicio de mantenimiento 60 m x

5 se realiza mantenimiento de las maquinas 60 m x





E Espera 1 5 3,33%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 150


IVA índice de Valor Agregado 46,67%

64



Proceso: IMPRENTA

Actividad: Procesos De Control

Tarea: Control de Materiales



1 Se elabora solicitud de materiales al guardalmacén de la facultad 15 m x

2 Guardalmacén revisa disponibilidad de materiales

30 m x

3 recibe materiales para la ejecución de pedidos 15 m x

4 se elabora un informe mensual de control de materiales 15 m x

5 se envía al decanato el informe 10 m x





E Espera 1 30 35,29%



A Archivo 0 0 0,00%


TT Tiempo Total 85


IVA índice de Valor Agregado 35,29%

65

3.4 Caracterización De Los Procesos

Es el documento que describe las características generales a nivel de procesos y de tareas,

es decir, los rasgos que se diferencian del mismo, además se incluyen los respectivos

flujogramas en la caracterización a nivel de tareas.

MACROPROCESO:

APOYO ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-1

VERSIÓN: 1.0

FECHA DE ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 1 de 3

PROCESO: TALENTO

HUMANO

A. OBJETIVO DEL PROCESO.

Administrar los contratos de trabajo del personal de la facultad, así como de realizar las actividades de vinculación del

nuevo personal que ingresa a la entidad.

B. ALCANCE DEL PROCESO

Este procedimiento está dirigido al personal docente, administrativo y de servicios que prestan sus servicios a la facultad.

C. RESPONSABLE DEL PROCESO

Coordinador administrativo

D. REQUISITOS LEGALES DEL PROCESO

LOES

LOSEP

Código de trabajo

Políticas Institucionales.

E. POLITICAS INTERNAS DEL PROCESO

Verificar que todos los requisitos solicitados al personal estén completos para poder realizar la

solicitud.

66

F. ACTIVIDADES

NOM BRE PERIODICIDAD

Contratación de Docentes Frecuente

Contratación de Personal Administrativo Frecuente

Contratación de Personal de servicios Frecuente

Aumento Carga Horaria Frecuente

Pago horas extras/suplementarias Frecuente

G. REGISTROS DEL PROCESO

Documentos que recogen datos y/o resultados obtenidos como consecuencia de la ejecución del proceso, constituyéndose

en la evidencia de que las actividades del proceso se han desempeñado según lo planificado.

NOMBRE UBICACIÓN

Solicitud de contratación de docentes Archivo

Solicitud de contratación de personal Administrativo Archivo

Solicitud de contratación de personal de servicios Archivo

Solicitud de aumento de carga horaria Archivo

Solicitud de pago de horas extras Archivo

MACROPROCESO: APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-1

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 2 de 3

PROCESO: TALENTO

HUMANO

67

H. DOCUMENTOS DEL PROCESO

MACROPROCESO: APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-1

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 3 de 3

PROCESO: TALENTO

HUMANO

CÓDIGO NOMBRE

FCA-AD-1.DP Horarios de docentes

FCA-AD-1.DP Registro reloj biométrico

FCA-AD-1.DP Título académico

FCA-AD-1.DP Certificado de cuenta bancaria

FCA-AD-1.DP Certificado de no laborar en otra institución

68

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-2

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 1 de 2

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN


Analizar, verificar y controlar los contratos de compras públicas que realiza el departamento financiero para realizar la

liquidación financiera de los mismos.


Este procedimiento está dirigido al personal administrativo del departamento financiero y al contratista seleccionado.




LOSNCP

LOSEP



Revisar que el contrato de compras públicas este debidamente legalizado.

F. ACTIVIDADES


Administración de contratos Frecuente

69


Documentos que recogen datos y/o resultados obtenidos como consecuencia de la ejecución del proceso,

constituyéndose en la evidencia de que las actividades del proceso se han desempeñado según lo planificado.

NOMBRE UBICACIÓN

Informes favorables Archivo

Informes desfavorables Archivo

Acta de recepción provisional de la obra Archivo

Acta de recepción definitiva de la obra Archivo


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-2

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 2 de 2

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

FCA-AD-2.DP Contrato de compras publicas

FCA-AD-2.DP Planillas de avance de obra

70

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-3

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 1 de 2

PROCESO:

COORDINACIÓN


Analizar las necesidades de las diferentes comisiones de la facultad, para proponer soluciones a los problemas

encontrados y dar seguimiento a las decisiones tomadas.


Este procedimiento está dirigido al personal que integra la comisión civil, comisión informática y comisión de servicios.




LOSNCP

LOSEP

Reglamento General Sustitutivo Para El Manejo Y Administración De Bienes Del Sector Público.



se debe analizar y resolver las necesidades de la comisión civil.

F. ACTIVIDADES


COMISIÓN CIVIL Frecuente

COMISIÓN INFORMÁTICA Frecuente

COMISIÓN DE SERVICIOS Frecuente

71




NOMBRE UBICACIÓN

Solicitud mantenimiento del edificio Archivo

Solicitud de mantenimiento del equipo informático Archivo

Solicitud de compra de equipo informático Archivo

Solicitud de contratación de personal de servicios Archivo


- No aplica

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-3

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 2 de 2

PROCESO:

COORDINACIÓN

72

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-4

VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN: 05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 1 de 3

PROCESO:

BIBLIOTECA


Administrar las funciones que se realizan en el departamento de biblioteca para brindar un servicio de calidad a

los usuarios de la misma.


Este procedimiento está dirigido al personal auxiliar y de servicio de la biblioteca y a los usuarios que utilizan

sus servicios.


Bibliotecólogo


LOSNCP

LOSEP




Se debe revisar toda la información básica del texto

Los auxiliares deben revisar el estado físico del libro, deben observar que este en buenas condiciones

para poder ser puesto a circulación.

Los auxiliares deben revisar el estado físico del libro y realizar el mantenimiento necesario si lo

amerita.

Los auxiliares deben revisar los documentos necesarios para poder prestar los servicios a los usuarios.

Los auxiliares deben proporcionar la información que necesiten los usuarios de la biblioteca.

Receptar las solicitudes que realicen los docentes para capacitar a los estudiantes.

Revisar que la solicitud para usar el auditorio este aprobada por el decanato.

73

F. ACTIVIDADES


Procesos técnicos Diario

Procesos físicos Diario

Mantenimiento físico de colecciones Diario

Circulación de textos Diario

Servicio de internet Diario

Servicio de información Diario

Capacitación y formación de usuarios Frecuente

Registro uso de auditorio Diario




MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-4

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 2 de 3

PROCESO:

BIBLIOTECA

74

NOMBRE UBICACIÓN

Solicitud de materiales Archivo

Solicitud de capacitación Archivo

Solicitud de utilización del auditorio Archivo


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-4

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 3 de 3

PROCESO:

BIBLIOTECA

CÓDIGO NOMBRE

FCA-AD-4.DP

Manual del sistema DEWEY

FCA-AD-4.DP Lista de encabezados

FCA-AD-4.DP Manuales técnicos y de usuario.

FCA-AD-4.DP Formato de solicitud de textos

FCA-AD-4.DP Registro de uso de computadora

75

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-5

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 1 de 2

PROCESO:

IMPRENTA


Ejecutar los trabajos de copiado y duplicado que necesiten el personal de la facultad, dar el mantenimiento

necesario a las máquinas de la imprenta y controlar el uso de materiales que se utilizan en los trabajos.


Este procedimiento está dirigido al personal que labora en la imprenta.


Encargado de la imprenta


LOSNCP




Registrar la correspondiente orden de trabajo o control de copias de cada trabajo ejecutado.

Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas de la imprenta.

Realizar un informe mensual del uso de materiales que utiliza la imprenta y enviar al decanato.

F. ACTIVIDADES


Duplicado y copiado de documentos Frecuente

Mantenimiento de maquinas Frecuente

Control de materiales Frecuente

76




NOMBRE UBICACIÓN

Orden de trabajo Archivo

Control de copias Archivo

Solicitud de mantenimiento Archivo

Informe de control de materiales Archivo


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-5

VERSIÓN: 1.0


05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 2 de 2

PROCESO:

IMPRENTA

CÓDIGO NOMBRE

FCA-AD-5.DP Manual de uso de duplicadora

FCA-AD-5.DP Manual de uso de copiadora

77

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO

CÓDIGO: FCA-AD-1.01

VERSIÓN: 1.0

FECHA DE


FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 1 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO

ACTIVIDAD: Selección

de personal

TAREA: Contratación

del Personal Docente

1. OBJETIVO

Realizar la solicitud de contratación de personal docente previa verificación de requisitos.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud aprobada por el decano y finaliza con él envió de la documentación al

rectorado.

3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES

Coordinador Administrativo

PARTICIPANTES FUNCIÓN

Docentes Entregar documentación solicitada por Talento Humano

Directores de Carrera

Realizar solicitud de contratación de personal docente.

Enviar solicitud al decanato


Recepta y analiza solicitudes aprobadas por el decanato.

Solicita documentos para la realización del contrato

Realiza solicitud de contratación de docentes para el rectorado.

Supervisa el estado de la solicitud.

Decanato Someter a consejo académico

Sumillar al coordinador administrativo.

Consejo académico Aprobar solicitudes

78

4. DEFINICIONES

CONTRATO DE TRABAJO: el Código De Trabajo define al contrato individual de trabajo como: el convenio

en virtud del cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus servicios lícitos y

personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio, la ley, el contrato

colectivo o la costumbre.

DOCENTE: “Personas oficialmente habilitadas – en régimen de empleo pleno o parcial – para

orientar y encauzar la experiencia de aprendizaje de estudiantes, cualquiera que sea su

certificación profesional o la modalidad de enseñanza (por ejemplo, presencial o a distancia).

Queda excluido de esta definición el personal de educación que no desempeña actividades directas

de enseñanza (por ejemplo, directores, directoras o superiores de centros docentes que no imparten

clases) o quienes trabajan ocasional o voluntariamente en un establecimiento educacional”.

(UNESCO, Glosario 2012)

5. ACTIVIDADES DE CALIDAD

5.1 Elaboración de solicitud

El procedimiento inicia cuando el director de carrera elabora la solicitud de contratación de personal

docente cuando la necesidad lo amerite.

5.2 Recepción de solicitud

El coordinador administrativo, receptara y analizara la solicitud previa autorización del decanato.

5.3 Solicitud de documentos

Pedirá al docente todos los documentos necesarios para la contratación, caso contrario no se puede proceder

a realizar la solicitud de contratación para el rectorado.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE


FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 2 de 5

PROCESO:

TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD:

Selección de personal



79


El Coordinador Administrativo debe elaborar una solicitud de contratación de docentes adjuntando todos los

documentos necesarios para tal efecto

La misma debe ser enviada al rectorado para ser aprobada y enviada al departamento de Talento Humano de

la Universidad Central.

5.5 Seguimiento

El Coordinador Administrativo debe estar pendiente del estado de la solicitud enviada al rectorado para poder

culminar con éxito el procedimiento de contratación de docentes.

6. REFERENCIAS:

LOES

LOSEP


7. ANEXOS

No aplica

8. REGISTROS

No aplica

9. DIAGRAMA DE FLUJO

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE


FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 3 de 5

PROCESO:

TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD:




80

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE


FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 4 de 5

PROCESO:

TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD:




Contratación del Personal Docente

DECANATODIRECCIÓN ACADÉMICA COORDINADOR

ADMINISTRATIVO RECTORADO TALENO HUMANO

Fase

Verifica requisitos según LOES

INICIO

Elabora solicitud de personal requirente

APRUEBA

Somete a Consejo Académico

Sumilla al Coordinador

administrativo

Recibe solicitud y solicita documentos

habilitantes

DOCUMENTACIÓN COMPLETA

SI

NO

NO

Elabora oficio de docente calificado APRUEBA

Elaboración y legalización de

contrato

SI

NO

Seguimiento

FIN

Solicita partida presupuestaria

si

81

10. NOTA ACLARATORIA

- El proceso finaliza con el seguimiento de la solicitud, las demás actividades relacionadas el procedimiento

de contratación de docentes se realizan en el departamento de Talento Humano de la Universidad Central

- El procedimiento es el mismo en el caso de renovación de contratos

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE


FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

Página 5 de 5

PROCESO:

TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD:




82

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN: 05-05-

2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO

ACTIVIDAD: Selección de

personal

TAREA: Contratación del

Personal Administrativo

1. OBJETIVO

Realizar la solicitud para contratar nuevo personal administrativo.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud aprobada por el decano y finaliza con él envió de la documentación al

rectorado.




Personal administrativo Entregar documentación solicitada por el Coordinador

Administrativo

Jefe departamental

Realizar solicitud de contratación de personal





Realiza solicitud de contratación de personal administrativo para el

rectorado.


83

4. DEFINICIONES







El procedimiento inicia cuando el jefe de cada departamento elabora la solicitud de nuevo personal

dependiendo de la necesidad.




Pedirá al personal todos los documentos necesarios para la contratación, caso contrario no se puede proceder



El Coordinador Administrativo debe elaborar una solicitud de contratación de personal administrativo

adjuntando todos los documentos necesarios para tal efecto.



MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


de personal


del Personal

Administrativo

84

5.5 Seguimiento

El Coordinador Administrativo debe estar pendiente del estado de la solicitud enviada al rectorado para

poder culminar con éxito el procedimiento de contratación de personal administrativo.

6. REFERENCIAS:

LOSEP


7. ANEXOS

No aplica

8. REGISTROS

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


de personal


del Personal

Administrativo

85

Contratación del Personal Administrativo

DECANATODEPARTAMENTO

SOLICITANTE COORDINADOR


Fase

Verifica requisitos según LOSEP

INICIO


APRUEBA



administrativo


habilitantes


SI

NO

NO

Elabora oficio de personal calificado APRUEBA


contrato

SI

NO

Seguimiento

FIN


SI

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal



86

10. NOTAS ACLARATORIAS


de contratación de personal administrativo se realizan en el departamento de Talento Humano de la

Universidad Central

- El procedimiento es el mismo en el caso de renovación de contratos.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 5 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal



87

MACROPROCESO: APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal


Personal de servicios

1. OBJETIVO

Realizar la solicitud para la contratación de personal de servicios previa verificación de requisitos.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud aprobada por el decano y finaliza con el envió de la documentación al

rectorado.




Personal de servicios Entregar documentación solicitada por el Coordinador

Administrativo

Jefe departamental

Realizar solicitud de contratación de personal de servicios.





Realiza solicitud de contratación de personal de servicios para el

rectorado.


88

4. DEFINICIONES







El coordinador administrativo elaborara la solicitud de contratación de nuevo personal de servicios cuando la

necesidad lo amerite.




Pedirá al personal todos los documentos necesarios para la contratación, caso contrario no se puede proceder



El Coordinador Administrativo debe elaborar una solicitud de contratación de personal de servicios

adjuntando todos los documentos necesarios para tal efecto.



MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal



89

5.5 Seguimiento


poder culminar con éxito el procedimiento de contratación de personal administrativo.

6. REFERENCIAS:

CODIGO DE TRABAJO

Políticas Institucionales

7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTROS :

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal



90

Contratación del Personal de Servicios

DECANATODEPARTAMENTO

SOLICITANTE COORDINADOR


Fase

Verifica requisitos según CÓDIGO DE

TRABAJO

INICIO


APRUEBA



administrativo


habilitantes


SI

NO

NO

Elabora oficio de personal calificado APRUEBA


contrato

SI

NO

Seguimiento

FIN


SI

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal



91



de contratación de personal de servicios se realizan en el departamento de Talento Humano de la

Universidad Central

- El procedimiento es el mismo en el caso de renovación de contratos.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 5 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal



92

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN: 05-05-

2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal

TAREA: Aumento Carga

Horaria

1. OBJETIVO

Realizar el procedimiento de aumento de carga horaria para los docentes previa verificación de requisitos.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud realizada por el docente debidamente aprobada por el decano y finaliza

con él envió del oficio de aumento de carga horaria al rectorado.




Docente Elaboración de solicitud de aumento de carga horaria

Entrega documentos que solicite el coordinador administrativo



Solicita y revisa documentos para la elaboración del oficio.

Elabora el oficio de pago de aumento de carga horaria


4. DEFINICIONES

Carga horaria: Total de horas asignadas o atribuidas para el desarrollo de un curso, una asignatura

o una carrera. Incluye las horas de aula, las prácticas y toda otra actividad curricular o

extracurricular acreditable que comprenda el programa aprobado.

93



El coordinador administrativo, receptara y analizara la solicitud previa autorización del decanato, la misma

que debe ser elaborada por el docente.


Solicita y verifica los documentos que respalden el aumento de carga horaria tales como:

Copia acción del personal de nombramiento, certificado de no laborar en otra institución,

historial laboral, certificado juramentado de bienes.


El Coordinador Administrativo debe elaborar oficio de aumento de carga horaria adjuntando todos los

documentos necesarios para tal efecto.



5.4 Seguimiento


poder culminar con éxito el procedimiento

6. REFERENCIAS:

LOES

LOSEP

Políticas Institucionales

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal


Horaria

94

7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTROS:

No aplica

9. DIAGRAMA DE FLUJO:

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal


Horaria

95

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal


Horaria

Aumento Carga Horaria - Docentes


ADMINISTRATIVO RECTORADO TALENTO HUMANODOCENTE

Fa

se

Verifica requisitos

INICIO

Elabora solicitud de aumento de carga

horaria

APRUEBA



administrativo


SI

APRUEBA

Seguimiento

APRUEBA SI

NO

SI

Solicitan partida presupuestaria

SI

FIN

NO

NO

NO

NO

Elaboración y legalización del nuevo contrato

Elabora ofici de aumento de carga

horaria

96



de aumento de carga horaria se realizan en el departamento de Talento Humano de la Universidad Central

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 5 de 5

PROCESO: TALENTO

HUMANO


personal


Horaria

97

MACROPROCESO:



VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 4

PROCESO: TALENTO

HUMANO

ACTIVIDAD: Pago de horas

extras

TAREA: Pago Horas Extras/

Suplementarias de Docentes

1. OBJETIVO

Realizar el procedimiento de pago de horas extras de docentes.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud realizada por el docente debidamente aprobada por el decano y finaliza

con él envió del oficio de pago de horas extras al rectorado.




Docente Elaboración de solicitud de pago de horas extras

Entrega documentos que justifiquen el pago de horas extras.



Solicita y revisa documentos para la elaboración del oficio.

Elabora el oficio de pago de horas extras


4. DEFINICIONES

Horas suplementarias: Las Horas suplementarias o complementarias son aquellas en las que el

empleado trabaja luego de la jornada ordinaria, con un máximo de 4 horas al día y 12 a la semana.



El coordinador administrativo, receptara y analizara la solicitud previa autorización del decanato, la misma

que debe ser elaborada por el docente.

98


Verifica los requisitos establecidos para este procedimientos tales como: reloj biométrico,

leccionarios, Horarios


El Coordinador Administrativo debe elaborar oficio de solicitud de pago de horas extras adjuntando todos

los documentos necesarios para tal efecto.



5.4 Seguimiento


poder culminar con éxito el procedimiento

6. REFERENCIAS:

LOES

LOSEP


7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTROS:

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 4

PROCESO: TALENTO

HUMANO

ACTIVIDAD: Pago de

horas extras



99

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 4

PROCESO: TALENTO

HUMANO

ACTIVIDAD: Pago de

horas extras



Pago Horas Extras/ Suplementarias de Docentes


ADMINISTRATIVO RECTORADO TALENTO HUMANODOCENTE

Fa

se

Verifica requisitos

INICIO

Elabora solicitud de pago de horas

extras

APRUEBA



administrativo


SI

Elabora oficio de pago APRUEBA

Seguimiento

APRUEBA SI

NO

SI

Solicitan partida presupuestaria

SI

FIN

NO

NO

NO

NO

100



de pago de horas extras a docentes se realizan en el departamento de Talento Humano de la Universidad

Central

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 4

PROCESO: TALENTO

HUMANO

ACTIVIDAD: Pago de

horas extras



101

MACROPROCESO:



VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 5

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDAD:

Administración De Contratos

TAREA: Administración de

Contratos de Compras

Publicas

1. OBJETIVO

Analizar y verificar los contratos de copras públicas que la realiza el departamento financiero.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el contrato de compras públicas y finaliza con el informe favorable o desfavorable.




Jefe Financiero

Realizar contrato de compras publicas

Legalizar contratos.

Entregar contrato al Coordinador Administrativo

Contratistas Cumplir con las cláusulas del contrato

Entregar obra en plazos establecidos


Revisar contenido legal del contrato

Hacer cumplir cláusulas del contrato

Emitir informes favorables

Realizar acta de entrega definitiva de la obra

102

4. DEFINICIONES

CONTRATACIÓN PÚBLICA: Se refiere a todo procedimiento concerniente a la

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de

servicios incluidos los de consultoría. Se entenderá que cuando el contrato implique la

fabricación, manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento será de

adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la contratación de bienes a los de

arrendamiento mercantil con opción de compra.

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de

éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y

prestar servicios, incluidos los de consultoría.


5.1 Recepción de contratos

El jefe financiero realiza el contrato a través del sistema de compras públicas, una vez legalizado tiene que

hacer llegar el mismo al coordinador administrativo para su análisis y respectivo estudio legal.

5.2 Estudio

El coordinador administrativo debe estudiar el contenido legal del contrato y hacer cumplir las cláusulas del

mismo.

5.3 Elaboración de informes

En obras físicas, con el fiscalizador el coordinador administrativo debe emitir informe favorable o

desfavorable del avance de obra.

Debe elaborar informes con antecedentes para la emisión de la respectiva planilla de pago.

Elaborar actas provisionales de entrega d obra y acta definitiva de recepción de obra para la

liquidación financiera del contrato.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 5

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDAD:




Publicas

103

6. REFERENCIAS:

Contrato de compras públicas legalizado

LOSNCP

7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTROS:

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 5

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDAD:




Publicas

104

Administración de Contratos de Compras Publicas

DEPARTAMENTO FINANCIERO

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

DECANATO

Fase

Realiza contrato de compras publicas

INICIO

Estudia contenido legal

Emite informe favorable o

desfavorable junto con el fiscalizador

(obras)

Verificar que se cumplan con las

clausulas del contrato

CUMPLE

APRUEBA

Realiza el pago de la planilla

Sumilla al departamento

financiero

realizar actas de recepción

provisional (obras)

Elabora informe para emisión de planilla de pago

realiza actas de entrega definitiva

(obras)

Elabora informe para liquidación

financiera del contrato

APRUEBA

Realiza liquidación financiera del

contrato

FIN

SI


financiero

SI

SI

NO

NO

NO

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 5

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDAD:




Publicas

105


No aplica

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 5 de 5

PROCESO:

ADMINISTRACIÓN

ACTIVIDAD:




Publicas

106

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:

Coordinación Entre Áreas

TAREA: Comisión Civil

1. OBJETIVO

Receptar, analizar y solucionar las necesidades de recursos para el correcto mantenimiento del edificio.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planificación de reuniones con la comisión civil y finaliza con la elaboración de

actas de compromiso y solicitudes de mantenimiento.





Dar mantenimiento al edificio

Exponer sus necesidades de recursos

Notificar cualquier inconveniente

Cumplir con las decisiones tomadas en las reuniones


Planificar las reuniones

Analizar requerimientos del personal

Elaborar actas y solicitudes

Supervisar el cumplimiento de las decisiones tomadas

Decano Aprobar solicitudes

107

4. DEFINICIONES

COMISIONES: Es el conjunto de personas que, bajo encargo de la ley o de una autoridad,

ejerce ciertas competencias de manera permanente o para atender diferentes asuntos.

ACTAS: Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo

sucedido, tratado o pactado, un acta puede ser de compromiso, de cumplimiento y de

acuerdo, dependiendo de la necesidad y del motivo de la reunión.


5.4 Planificación de reuniones

El coordinador administrativo analizara la disponibilidad de tiempo para que la comisión civil se pueda

reunir, la misma que puede ser una reunión semestral o cuando la necesidad lo amerite.

5.5 Análisis de requerimientos

Una vez iniciada la reunión, los participantes deben exponer sus necesidades de recursos, necesidades de

personal y notificar cualquier novedad encontrada en sus funciones de dar mantenimiento al edificio.

5.6 Resolución de conflictos

El coordinador administrativo debe proponer soluciones a los diferentes problemas encontrados.

Debe analizar conjuntamente con la comisión las diferentes alternativas de solución de problemas.

Llegar a un acuerdo común con los integrantes de la comisión civil.

5.7 Elaboración de actas

El coordinador administrativo debe elaborar las diferentes actas, dejando constancia de los problemas

expuestos y las diferentes soluciones propuestas, las actas pueden ser:

Acta de compromiso

Acta de cumplimiento

Acta de acuerdo

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:



108

5.8 Elaboración de solicitudes

El coordinador administrativo debe elaborar las solicitudes de mantenimiento del edificio, la misma que

puede ser referente a:

Mantenimiento de ascensores

Seguridades del edifico

Adecentamientos

Las solicitudes deben ser enviadas al decanato para su aprobación y ejecución

6. REFERENCIAS:


LOSEP

Políticas internas

7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTROS:

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:



109

COORDINACIÓN ENTRE ÁREAS - COMISIÓN CIVIL

COMISION CIVILCOORDINADOR

ADMINISTRATIVO DECANATO

Fase

INICIO

analiza la disponibilidad para

la reunión

Planificación de reuniones

Analiza requerimientos del

área

Proponen soluciones a los

problemas encontrados

Elabora Actas de

compromiso Actas de

cumplimiento Actas de

acuerdo

Elabora informes ejecutivos

Elabora solicitudes de mantenimiento

del edificio

APRUEBA

Somete a consejo académico


encargado

FIN

Analiza la situación de la infraestructura

de la facultad

SI

NO


No aplica

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:



110

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión

Informática

1. OBJETIVO

Receptar, analizar y solucionar las necesidades de recursos para el correcto funcionamiento del área informática de

la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planificación de reuniones con la comisión informática y finaliza con la elaboración

de actas de compromiso y solicitudes de mantenimiento y adquisición de equipo informático.




Personal de sistemas

Dar apoyo al área de sistemas

Mantener actualizados los equipos informáticos







Analizar requerimientos de mantenimiento



Decano Aprobar solicitudes

111

4. DEFINICIONES






EQUIPO INFORMÁTICO: se refiere a todas las partes físicas de un sistema informático; sus

componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos



El coordinador administrativo analizara la disponibilidad de tiempo para que la comisión informática se

pueda reunir, la misma que puede ser una reunión semestral o cuando la necesidad lo amerite.



personal, necesidades de mantenimientos y notificar cualquier novedad encontrada en sus funciones.




Llegar a un acuerdo común con los integrantes de la comisión informática.




Acta de compromiso


Acta de acuerdo

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión

Informática

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_inform%C3%A1tico

112


El coordinador administrativo debe elaborar las solicitudes de mantenimiento del equipo informático, así

mismo solicitudes para adquirir nuevo equipo informático.


6. REFERENCIAS:


Políticas internas

7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTRO:

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión

Informática

113


No aplica

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión

Informática

COORDINACIÓN ENTRE ÁREAS - COMISIÓN INFORMÁTICA

COMISIÓN

INFORMÁTICA


DECANATO

Fase

INICIO


la reunión



área



Elabora Actas de

compromiso Actas de


acuerdo


Elabora solicitudes de mantenimiento

del equipo informático de la

facultad

APRUEBA



encargado

FIN

Analiza la situación del área informática

de la facultad

SI

NO

Elabora solicitudes de adquisición de

equipo informático

114

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión de

servicios

1. OBJETIVO

Receptar, analizar y solucionar las necesidades de recursos del personal de servicios de la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planificación de reuniones con la comisión de servicios y finaliza con la elaboración

de actas de compromiso y solicitudes.





Servir de apoyo a los diferentes departamentos de la facultad.







Analizar requerimientos de mantenimiento



Decano Aprobar las solicitudes elaboradas.

115

4. DEFINICIONES








El coordinador administrativo analizara la disponibilidad de tiempo para que la comisión de servicios se

pueda reunir, la misma que puede ser una reunión semestral o cuando la necesidad lo amerite.



personal y notificar cualquier novedad encontrada en sus funciones.




Llegar a un acuerdo común con los integrantes de la comisión de servicios.




Acta de compromiso


Acta de acuerdo

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión de

servicios

116


El coordinador administrativo debe elaborar las solicitudes de necesidades de contratar más personal de

servicios, así como de necesidades de recursos.


6. REFERENCIAS:


Políticas internas

7. ANEXOS:

No aplica

8. REGISTROS:

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión de

servicios

117

COORDINACIÓN ENTRE ÁREAS - COMISIÓN DE SERVICIOS

COMISIÓN DE

SERVICIOS


DECANATO

Fase

INICIO


la reunión



personal



Elabora Actas de

compromiso Actas de


acuerdo


Elabora solicitudes de contratación para personal de

servicios

APRUEBA



encargado

FIN

Analiza la situación del personal de la

facultad

SI

NO


- No aplica

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 4

PROCESO:

COORDINACIÓN

ACTIVIDAD:


TAREA: Comisión de

servicios

118

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 6

ROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos

TAREA: Procesos Técnicos

1. OBJETIVO

Ingresar los textos a la base de datos de la biblioteca para su posterior circulación.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el ingreso de los textos y finaliza con la ubicación física del texto para su posterior

circulación.


Bibliotecólogo


Bibliotecólogo

Recibe los textos

Revisa información básica del libro

Ingresa al sistema DEWEY

Auxiliar de biblioteca

Realiza indización del texto

Realiza listado de encabezados

Ubica físicamente al libro en las estanterías.

4. DEFINICIONES

BIBLIOTECÓLOGO: Es el encargado de desplegar diversas técnicas y procedimientos para

organizar el material que se alberga en la biblioteca y por otra parte de asistir a las personas

que se acerquen al establecimiento para acceder a las fuentes de información, cualquiera sea

su formato.

http://www.definicionabc.com/general/establecimiento.php

119

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY: es un sistema de clasificación de

bibliotecas. Fue desarrollado por Melvil Dewey, bibliotecario del Amherst

College en Massachusetts, EE. UU., en 1876 y desde ese momento ha sido enormemente

modificado y ampliado en el transcurso de sus veintitrés principales ediciones que han

ocurrido hasta 2012. Durante este tiempo y desde 1894 también se han desarrollado 14

ediciones abreviadas, basadas en la Edición mayor desarrollada generalmente un año antes.

Las bibliotecas de todo el mundo, tanto las grandes como las pequeñas, utilizan el sistema de

Clasificación decimal Dewey (DDC) para organizar metódicamente las complejas

colecciones que las bibliotecas poseen actualmente.

INDIZACIÓN: Ordenación de una serie de datos o informaciones de acuerdo con un criterio común

a todos ellos, para facilitar su consulta y análisis.

LISTA DE ENCABEZADOS: Estas listas alfabéticas están formadas por encabezamientos y

subencabezamientos. Los encabezamientos consisten en una o varias palabras que

representan conceptos, tratando de condensar el tema sobre el que trata el documento. Están

constituidos por términos del lenguaje natural, por lo que los problemas semánticos y sintácticos

se resuelven mediante el establecimiento de relaciones que dan coherencia a las listas y facilitan su

control terminológico.


5.1 Recepción de textos

Los textos que ingresan a la biblioteca pueden ser de dos formas, la primera que ingresen a través de

compras y la segunda a través de donaciones de otras facultades o instituciones educativas externas.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 6

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


http://es.wikipedia.org/wiki/Melvil_Dewey

http://es.wikipedia.org/wiki/Amherst_College


http://es.wikipedia.org/wiki/Massachusetts

http://es.wikipedia.org/wiki/EE._UU.


http://es.wikipedia.org/wiki/Palabra

http://es.wikipedia.org/wiki/Concepto

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_natural

120

5.2 ingreso al sistema

El bibliotecólogo debe revisar toda la información básica del texto, tales como; autor, titulo, nombre,

materia, editorial, entre otros,

Luego de revisar la información debe ingresar al sistema que maneja la biblioteca, en este caso el sistema

DEWEY.

El sistema definirá la ubicación física del libro.

5.3 indización

El auxiliar de biblioteca debe realizar la indización del texto, para lo cual debe usar una lista de

encabezados.

Debe identificar al libro con el código q arroje el sistema DEWEY

5.4 Ubicación física del texto

El auxiliar de biblioteca debe ubicar al libro en los espacios determinados para tal efecto, siguiendo un orden

especifico.

6. REFERENCIAS:


Lista de encabezados


Manuales técnicos y de usuario.

7. ANEXOS

Ninguno

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 6

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


121

8. REGISTROS

Ninguno


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 6

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


122

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 5 de 6

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


Procesos Técnicos

AUXILIAR DE BIBLIOTECA

BIBLIOTECOLOGO

BIB

LIO

TEC

A

Recibir los libros a través de compra y/

o donaciones

Recibir tesis de estudiantes

graduados de la FCA

INICIO

revisar titulo, autor, materia, editorial,

ciudad, año y demás información básica

el texto

ingresar al sistema DEWEY

Determinar donde estará ubicado el

libro con la codificación que

determine el sistema DEWEY

Realizar la indización del libro

Utilizar lista de

encabezados

Ubicar físicamente al texto en estanterías

FIN

123


- No existen registros físicos porque todo se maneja a través del sistema DEWEY

- Este procedimiento también abarca el ingreso de tesis de la facultad.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 6 de 6

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


124

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos

TAREA: Procesos Físicos

1. OBJETIVO

Revisar que el texto cuente con todas sus seguridades físicas para su posterior circulación.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la verificación física del libro y termina cuando el texto está listo para ser puesto en

circulación.


Bibliotecólogo


Bibliotecólogo

Supervisa las actividades que realiza el auxiliar de

biblioteca


Revisa el estado físico del texto

Coloca seguridades física del libro

Pone a circulación al texto

4. DEFINICIONES

No aplica


5.1 Revisar estado físico del libro

Los auxiliares deben revisar el estado físico del libro, deben observar que este en buenas condiciones para

poder ser puesto a circulación.

5.2 Sellado del texto

Los auxiliares deben poner el sello que identifique que l texto pertenece a la facultad

125

5.3 Colocar bolsillo y tarjeta

El auxiliar debe insertar bolsillo en la pasta interna del libro, el mismo que servirá para colocar la tarjeta de

identificación del libro


El auxiliar de biblioteca debe ubicar al texto en los espacios determinados para poder ser puesto en circulación

6. REFERENCIAS:




7. ANEXOS

No aplica

8. REGISTROS

No aplica


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


126

PROCESOS FÍSICOS


BIBL

IOTE

CA

1.- Revisar estado físico del texto

INICIO

2.- Sellado del libro

3.- Identificar texto con código que

determino el sistema DEWEY

4.- Colocar bolsillo y

tarjeta al texto

5.- Poner a circulación al

texto

FIN

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos



Las tarjetas que se insertan al libro, sirven para llevar un control de las personas que piden prestado el libro.

127

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos

TAREA: Mantenimiento

Físico de Colecciones

1. OBJETIVO

Realizar el mantenimiento de todas las colecciones de textos que posee la biblioteca de la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la verificación física del libro y termina cuando el texto está listo para ser puesto en

circulación nuevamente.


Bibliotecólogo


Bibliotecólogo

Supervisa las actividades que realiza el auxiliar de

biblioteca



Da el mantenimiento que amerite

Pone a circulación al texto nuevamente

Decano Aprueba las solicitudes de mantenimiento de textos

4. DEFINICIONES

No aplica


5.1 Revisar estado físico del libro

Los auxiliares deben revisar el estado físico del libro en caso de encontrar alguna novedad como deterioro,

hojas rotas, mal empastado, se debe notificar al bibliotecólogo.

128

5.2 Elaboración de solicitud de mantenimiento

El bibliotecólogo debe realizar la solicitud de materiales para dar el mantenimiento a los libros que

presenten deterioro, el mismo deber ser enviado al decanato para su aprobación.

5.3 Mantenimiento

Una vez aprobado se procede a dar el mantenimiento necesario, el mismo que puede ser:

Reencuadernación

Pagado de hojas

Parchado


El auxiliar de biblioteca debe ubicar al texto en los espacios determinados para poder ser puesto en circulación

nuevamente.

6. REFERENCIAS:




7. ANEXOS:

Ninguno

8. REGISTROS:

Ninguno


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos

TAREA: Mantenimiento

Físico de Colecciones

129

Mantenimiento Físico de Colecciones

DECANATOAUXILIAR DE BIBLIOTECA

BIBL

IOTE

CA

Revisar estado físico del libro

se elabora un oficio de

necesidad de materiales para

reparar libros

INICIO

se reencuaderna

si se amerita

se pegan hojas si se amerita

se parchan libros si se amerita

Poner a circulación el libro

nuevamente

FIN

Decano sumilla al departamento

encargado


- El decano al momento de aprobar a solicitud sumilla al departamento encargado, en este caso al

departamento financiero.

- El departamento financiero pueden adquirir los materiales o pedir a la casa comercial donde adquirieron

los libros que haga el mantenimiento necesario.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Procesos

Físicos


130

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA

ACTIVIDAD: Prestación

De Servicios

TAREA: Circulación de

textos

1. OBJETIVO

Poner a disposición los textos con los que dispone la biblioteca de la facultad a estudiantes universitarios y a

particulares.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el ingreso del usuario a la biblioteca y finaliza cuando el estudiante el texto prestado.


Auxiliar de la biblioteca



Verifica disponibilidad del texto

Entrega el texto solicitado


Usuarios

Registrase en el sistema de la biblioteca

Realiza búsqueda del texto que necesite

Dar buen uso del texto

4. DEFINICIONES

- No aplica


5.1 Ingreso del usuario

Los estudiantes o particulares al ingresar a la biblioteca deben registrarse en el sistema antes de solicitar

cualquier texto

131

5.2 Búsqueda de textos

Los usuarios deben realizar la búsqueda del texto que necesite en el sistema y en los equipos informáticos

destinados para tal efecto, para lo cual solicitara el registro de solicitud de textos, en el cual deberá anotar

el código del texto a solicitar.

5.3 Disponibilidad del texto

El estudiante deberá solicitar el texto al auxiliar de biblioteca de turno para lo cual deberá presentar los

documentos habilitantes que son el carnet estudiantil y el registro de materias.

El auxiliar de biblioteca debe revisar la disponibilidad del texto, si está disponible se procede a prestar el

texto al usuario para lo cual debe hacer firmar la tarjeta individual del texto a prestar.

5.4 Devolución del texto

Una vez que el estudiante devuelve el libro, el auxiliar de biblioteca debe revisar el estado físico del texto y si

no hay novedades procede a devolver los documentos habilitantes.

6. REFERENCIAS:

Ninguno

7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Formato de solicitud de textos


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios


textos

132

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios


textos

Servicio de Circulación de textos


ESTUDIANTES Y/O PARTICULARES

BIBL

IOTE

CA

Registrarse en el sistema de la

Biblioteca

Revisar en la base de datos el texto

que necesiten

INICIO

llenar en el formato de

solicitud de textos según el código

que arroje la base

de datos

revisar la disponibilidad del

texto

Firmar la tarjeta del texto

FIN

Auxiliar revisa documentos

habilitantes para la prestación del texto

Cedula Registro de

materias

¿Documentos completos?

¿libro disponible?

Devolver el texto

prestado

Utilización del texto

revisa estado físico del texto

devolver los documentos habilitantes

SI

SI

133


- La circulación de textos puede ser, tanto de libros académicos así como de tesis.

- Se puede pedir 2 textos por estudiante

- En el caso de usuarios particulares se debe pedir 2 identificaciones, estas pueden ser la

cedula de identidad y licencia de conducir.

- Los usuarios pueden sacar únicamente los libros académicos para sacar copias.

- Está totalmente prohibido sacar tesis de la biblioteca

- No hay límite de tiempo en la prestación de textos

- Los estudiantes se someten a las sanciones establecidas en caso de no devolver el libro en

el mismo día de solitud del mismo.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios


textos

134

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio De

Internet

1. OBJETIVO

Poner a disposición de los estudiantes el servicio de internet a través de los equipos de cómputo establecidos

para tal efecto.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud del servicio de internet y finaliza cuando el estudiante entrega la

computadora utilizada.


Auxiliar De Biblioteca



Verifica disponibilidad de computadoras

Entrega de computadora a ser utilizada

Revisa el estado físico de las computadoras prestadas

Usuarios


Solicitar el uso de internet

Dar buen uso a las computadoras solicitadas

4. DEFINICIONES

No aplica



Los estudiantes al ingresar a la biblioteca deben registrarse en el sistema antes de solicitar el servicio de

internet.

135

5.2 Prestación de la maquina

El estudiante deberá solicitar el servicio de internet al auxiliar de biblioteca de turno para lo cual deberá

presentar los documentos habilitantes que son el carnet estudiantil y el registro de materias.

El auxiliar de biblioteca debe revisar la disponibilidad de máquinas, si está disponible se procede a prestar

el la máquina y se debe firmar el registro de uso de computadoras.

5.3 Devolución del equipo

Una vez que el estudiante devuelve la máquina, el auxiliar de biblioteca debe revisar el estado físico de la

máquina y si no hay novedades procede a devolver los documentos habilitantes.

6. REFERENCIAS:

Ninguno

7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Formato de uso de computadoras


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio De

Internet

136

Servicio de Internet



BIBL

IOTE

CA

Registrarse en el sistema de la

Biblioteca

solicitar el uso de

computadoras

INICIO

entrega de la maquina al

usuario solicitante

registrarse en el formato de control de computadoras

FIN

Auxiliar revisa documentos

habilitantes para la prestación de la

tesis

Cedula Registro de

materias


Devolver maquina utilizada

revisa estado físico de la computadora

devolver los documentos habilitantes

SI

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio De

Internet

137


- El límite máximo de prestación de las computadoras es de 1 hora por estudiante

- Los estudiantes se someten a las sanciones establecidas en caso de devolver la

computadora en mal estado.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 4 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio De

Internet

138

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio de

Información

1. OBJETIVO

Orientar a los usuarios en el uso de la base de datos de la biblioteca para que puedan buscar el texto que

necesiten.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el ingreso de los usuarios a la biblioteca y finaliza cuando el auxiliar da las

indicaciones a los usuarios.


Auxiliar De Biblioteca


Auxiliar de biblioteca Informa sobre el proceso de búsqueda de textos.

Usuarios


Solicitar información

Dar buen uso del servicio solicitado

Bibliotecólogo Supervisar las actividades de los auxiliares de biblioteca.

4. DEFINICIONES

No aplica



Los usuarios al ingresar a la biblioteca deben registrarse en el sistema antes de solicitar el servicio de

internet.

5.2 Solicitar información

El estudiante deberá solicitar el servicio de información al auxiliar de biblioteca de turno.

139

5.3 Explicar información requerida

El auxiliar de biblioteca encargado debe explicar y guiar al usuario en el proceso requerido por el este.

6. REFERENCIAS:

Ninguno

7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

- Ninguno


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio de

Información

140

NOTAS ACLARATORIAS

- El servicio de información puede incluir los siguiente

Búsqueda de textos en la base de datos

Recomendaciones de textos

Uso del internet

Uso de la sala de tutorías

Uso de la sala de lectura

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Servicio de

Información

Servicio de Información



BIBL

IOTE

CA

Ingresar y Registrarse en el

sistema de la Biblioteca

solicitan información al

auxiliar

INICIO

enseña proceso de búsqueda de textos en la base

de datos

FIN

Recomienda textos, tesis,

revistas

141

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Capacitación Y

Formación De Usuarios

1. OBJETIVO

Capacitar a los usuarios en temas especializados y en el uso de los servicios que ofrece la biblioteca.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud que realiza el docente y finaliza con la capacitación de los usuarios


Bibliotecólogo


Auxiliar de biblioteca Capacita a los usuarios

Usuarios Reciben capacitación

Bibliotecólogo Supervisar las actividades de los auxiliares de biblioteca.

Capacita a los usuario

Docentes Realiza solicitud de capacitación

4. DEFINICIONES

No aplica



Los docentes interesados en que sus estudiantes reciban capacitación deben realizar una solicitud dirigida al

bibliotecólogo.

142

5.2 Planificación

El bibliotecólogo debe aprobar la solicitud y planificar la fecha y hora de la capacitación, debe informar la

aceptación de la solicitud al docente para que comunique a sus estudiantes .

5.3 Capacitación y formación

El bibliotecólogo debe designar a quien va a dar la capacitación, incluso puede ser el mismo.

Los temas a tratar pueden ser los siguientes:

Ingresar a la base de datos de la biblioteca

Realizar búsquedas en la base de datos

Búsqueda de tesis

Correcta utilización de los servicios que presta la biblioteca

Capacitación en temas especializados.

6. REFERENCIAS:

Ninguno

7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Registro de asistentes


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios



143

Capacitación y Formación de usuarios

BibliotecólogoDOCENTE

BIBL

IOTE

CA

Recibe la solicitud

Se enseña como ingresar al sistema

de la Biblioteca

INICIO

Se enseña como realizar la búsqueda en la base de datos

Se enseña como realizar la búsqueda en el repositorio de

tesis

Se enseña la correcta utilización de la sala de lectura

FIN

Realiza solicitud de capacitación y formación de

usuarios

Planifica fecha y hora de

capacitación

Aprueba o niega la solicitud

¿APRUEBA?

Avisa a usuarios sobre la

capacitacion

Se capacita en temas

especializados

SI

NO


- No aplica

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios



144

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios

TAREA: Registro uso del

Auditorio

1. OBJETIVO

Reservar y agendar la solicitudes de uso del Auditorio de la Facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud que recibe el decanato y termina cuando se reserva y se registra la fecha

de uso del auditorio.


Bibliotecólogo


Decano Recibe solicitudes

Autoriza solicitudes

Bibliotecólogo Revisa disponibilidad del auditorio

Registra uso del auditorio

4. DEFINICIONES

No aplica



El decano recibe solicitudes de utilización de auditorio, el mismo que puede aprobar o negar.

5.2 Planificación

El bibliotecólogo revisa disponibilidad del auditorio, si está disponible se registra fecha y hora de uso del

auditorio.

5.3 Confirmación

Notificar la aprobación y reserva del auditorio al usuario solicitante.

145

6. REFERENCIAS:

Ninguno

7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Registro en medio magnético


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios


Auditorio

146


La solicitud de uso del auditorio lo puede realizar tanto, docentes, estudiantes,

particulares de otras instituciones.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: BIBLIOTECA


De Servicios


Auditorio

Uso del Auditorio

BIBLIOTECOLOGODECANO

BIBL

IOTE

CA

sumilla al Departamento de

Biblioteca

revisar disponibilidad del

auditorio

INICIO

Agendar uso del auditorio

FIN

Recibe solicitud de uso del

Auditorio

SI

¿hay disponibilidad?

147

MACROPROCESO:



VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos

Operativos

TAREA: Duplicado y

Copiado de documentos

1. OBJETIVO

Realizar trabajos de duplicado y copiado de documentos que solicite personal de todos los departamentos de la

facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud que recibe el encargado de la imprenta y finaliza con la entrega del

pedido solicitado.


Encargado De La Imprenta



Recibe solicitudes

elabora ordenes de trabajo

registra control de copias

realiza pedidos de duplicado y copiado de documentos

Personal de la facultad solicita pedido de duplicado y copiado

4. DEFINICIONES

COPIADO: Copia es la acción de copiar (reproducir con exactitud y fidelidad, imitar, repetir).

Es posible copiar a través de un medio mecánico como una fotocopiadora.

DUPLICADO: Copia de un documento o escrito de idénticas características que el primero tanto

en su forma como en su contenido y con la misma validez, que se expide por si este último se

pierde o cuando se necesita más de una copia del documento original.

http://definicion.de/medio

148


5.1 Registro del pedido

Una vez recibida la solicitud se procede a elaborar una orden de trabajo o registrar el pedido en el formato de

control de copias.

5.2 Ejecución del pedido

El encargado de la imprenta debe realizar el pedido inmediatamente y entregar al departamento solicitante.

6. REFERENCIAS:

Manual de uso de duplicadora

Manual de uso de copiadora

7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Orden de trabajo

Control de copias


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos

Operativos

TAREA: Duplicado y


149

Duplicado y Copiado de documentos

IMPRENTADEPARTAMENTO

IMPR

ENTA

Elabora la respectiva orden de trabajo o registro de

control de copias

ejecutar la orden de trabajo

inmediatamente

INICIO

se entrega trabajo al departamento

solicitante

FIN

solicita servicio de copiado o

duplicado de

documentos


El servicio de duplicadora se realiza cuando el volumen de reproducción de documentos es

considerable.

El servicio de copiadora se realiza cuando l volumen de reproducción de documentos es

mínimo.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos

Operativos

TAREA: Duplicado y


150

MACROPROCESO:



VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos

Operativos

TAREA: Mantenimiento De

Maquinas

1. OBJETIVO

Realizar el mantenimiento respectivo de las máquinas que se encuentran en la imprenta para su correcto

funcionamiento.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de mantenimiento y finaliza cuando se realiza el mantenimiento de las

máquinas.





Realizar solicitudes

Realizar mantenimiento de las maquinas

Decano Aprueba solicitudes

Departamento financiero Realizar la contratación de servicio externo de

mantenimiento de maquinas

4. DEFINICIONES

MANTENIMIENTO: conservación de una cosa en buen estado o en una situación para evitar

su degradación.


5.1 Mantenimiento de las maquinas

El encargado de la imprenta debe realizar el mantenimiento de las maquinas por su propia cuenta o a través

de la solicitud de un servicio externo de mantenimiento.

151

6. REFERENCIAS:



7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Mantenimiento de maquinas


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos

Operativos


Maquinas

152

Mantenimiento de maquinas

DECANATOIMPRENTADEPARTAMENTO

FINANCIERO

IMPR

ENTA

Se realiza

mantenimiento

Decano sumilla al

dpto. Financiero

INICIO

FIN

Se solicita mantenimiento de

maquinas

Recibe solicitud

Contrata servicio de mantenimiento

se envía al decanato para su aprobación


El servicio de duplicadora se realiza cuando el volumen de reproducción de documentos es

considerable.

El servicio de copiadora se realiza cuando el volumen de reproducción de documentos es

mínimo.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos

Operativos


Maquinas

153

MACROPROCESO:



VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 1 de 3

PROCESO: IMPRENTA

ACTIVIDAD: Procesos De

Control

TAREA: Control De

Materiales

1. OBJETIVO

Solicitar materiales para la imprenta y realizar informes mensuales de control de materiales.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de materiales realizado por el encargado de la imprenta y finaliza cuando

se envía al decanato el informe de control de materiales.





Realizar solicitudes

Llevar el control de materiales

Guardalmacén Entregar materiales solicitados

4. DEFINICIONES

No aplica


5.1 Solicitudes materiales

El encargado de la imprenta debe realizar la solicitud de materiales que necesita la imprenta para su

funcionamiento.

La solicitud debe ir dirigida al guardalmacén de la facultad.

154

5.2 Control de materiales

Se debe realizar un informe mensual del control de materiales con los que cuenta la imprenta.

El informe debe ser enviado al decanato para su conocimiento.

6. REFERENCIAS:



7. ANEXOS

Ninguno

8. REGISTROS

Formato de control de materiales


MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 2 de 3

PROCESO: IMPRENTA


Control

TAREA: Control De

Materiales

155


El tiempo de requisición de materiales puede variar dependiendo del stock con el que cuente

el guardalmacén.

MACROPROCESO:

APOYO

ADMINISTRATIVO


VERSIÓN: 1.0

FECHA DE

ELABORACIÓN:

05-05-2015

FECHA DE ÚLTIMA

REVISIÓN:

PÁGINA: 3 de 3

PROCESO: IMPRENTA


Control

TAREA: Control De

Materiales

Control de Materiales

GUARDALMACENIMPRENTA

IMPR

ENTA

recibe materiales para la ejecución

de pedidos

revisa disponibilidad de materiales

INICIO

elaborar un informe mensual de control

de materiales

FIN

elaborar solicitud de materiales al

guardalmacén de

la facultad


Realizar pedido de compra de materiales

Se envía informe al decanato

NO

SI

156

3.5 Manual De Procedimientos

A continuación se presentan los documentos finales denominados MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS que se elaboraron como resultado del levantamiento de procesos del área

administrativa de la facultad, en donde se presentan mejoras a los mismos con sus respectivos

flujogramas.

Dichos manuales son los que se deben presentar a las autoridades de la facultad para su análisis y

aprobación.


Página 1 de 6

PROCESO: TALENTO HUMANO ACTIVIDAD: Selección de personal

TAREA: Contratación del Personal Docente CÓDIGO: FCA-AD-1.01

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO

1. PROPÓSITODEL PROCESO

2. ALCANCEDEL PROCESO

3. RESPONSABLE DEL PROCESO

4. INTERVINIENTES DEL PROCESO

5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS

10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO

11. ANEXOS

157

1. PROPÓSITO

Realizar la solicitud de contratación de personal docente previa verificación de requisitos y enviar al rectorado para su

aprobación y posterior legalización.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud aprobada por el decano y finaliza con el envió de la documentación al rectorado.




Docentes

Directores de Carrera

Decanato

Consejo Académico

5. DEFINICIONES

CONTRATO DE TRABAJO: el Código De Trabajo define al contrato individual de trabajo como: el

convenio en virtud del cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus

servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio,

la ley, el contrato colectivo o la costumbre.

DOCENTE: “Personas oficialmente habilitadas – en régimen de empleo pleno o parcial – para

orientar y encauzar la experiencia de aprendizaje de estudiantes, cualquiera que sea su

certificación profesional o la modalidad de enseñanza (por ejemplo, presencial o a distancia).

Queda excluido de esta definición el personal de educación que no desempeña actividades

directas de enseñanza (por ejemplo, directores, directoras o superiores de centros docentes que

no imparten clases) o quienes trabajan ocasional o voluntariamente en un establecimiento

educacional”. (UNESCO, Glosario 2012)


Página 2 de 6


TAREA: Contratación del Personal

Docente CÓDIGO: FCA-AD-1.01

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

158

6. POLÍTICAS

Se debe verificar que todos los requisitos solicitados al docente estén completos para poder

realizar la solicitud.

7. DOCUMENTOS

Ley orgánica de educación superior (LOES)

Ley orgánica de servicio público (LOSEP)


8. REGISTROS

Nombre Formato Retención Disposición

Solicitud de contratación de

docentes documento

Hasta enviar

a rectorado

para su

aprobación

Enviar a

rectorado


Página 3 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

159

9. PROCEDIMIENTOS

No. Responsable Actividad Descripción

INICIO

1 Director de

carrera

Realizar

solicitud de

contratación de

personal docente

El coordinador de carrera deberá realizar una

solicitud de docentes cuando la necesidad lo

amerite.

2 Director de

carrera

Envió de

solicitud

El Director de carrera debe enviar la solicitud

al decanato para su aprobación

3 Decanato

Someter a

consejo

Académico

El decano debe someter la solicitud a consejo

académico

4 Consejo

académico

Aprobar

solicitud

El consejo académico debe aprobar la

solicitud de contratación de nuevos docentes.

5 Decanato Sumilla solicitud

El decano debe sumillar la solicitud aprobada

por el consejo académico al coordinador

administrativo.

6 Coordinador

Administrativo

Solicitar

requisitos

Se solicita documentos que respalden la

solicitud de contratación de docentes

7 Docente Entregar

documentos

El docente debe entregar todos los

documentos que le hayan sido solicitados en

el menor tiempo posible.


Página 4 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

160

8 Coordinador

Administrativo

Realizar

solicitud de

contratación de

docentes

Se realiza la solicitud de contratación de

personal docente siempre y cuando se haya

reunido toda la documentación necesaria.

9 Coordinador

Administrativo Enviar solicitud

Se debe enviar la solicitud al rectorado para su

aprobación

10 Coordinador

Administrativo Seguimiento

El Coordinador Administrativo debe dar

seguimiento del estado de la solicitud en las

dependencias externas a la facultad.

FIN



Página 5 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

161

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE

DocenteDirector De CarreraDecanato/Consejo

Académico

Coordinador

Administrativo

Fase

INICIO

1.- Realizar solicitud de

contratación de personal

docente

2.- Enviar solicitud a decanato

3.- Someter a consejo

Académico

4.- Aprobar solicitud

5.- Sumillar solicitud a

coordinador administrativo

6.- Solicitar requisitos

¿APRUEBA?

SI

7.- Entregar documentos


contratación de docentes

9.- Enviar solicitud a rectorado

10.- Dar Seguimiento

FIN

NO


Página 6 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

162


Página 1 de 5


TAREA: Contratación del Personal Administrativo CÓDIGO: FCA-AD-1.02

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

163

1. PROPÓSITO

Realizar la solicitud de contratación de personal administrativo previa verificación de requisitos y enviar al rectorado par a su


2. ALCANCE





Personal administrativo

Consejo Académico

Decanato

Jefe departamental

5. DEFINICIONES



servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio,

la ley, el contrato colectivo o la costumbre.

6. POLÍTICAS

Se debe verificar que todos los requisitos solicitados al personal estén completos para poder realizar

la solicitud.


Página 2 de 5



Administrativo CÓDIGO: FCA-AD-1.02

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

164

7. DOCUMENTOS

Ley orgánica de servicio público (LOSEP)


8. REGISTROS


Solicitud de contratación de personal

administrativo

documento Hasta enviar a

rectorado para

su aprobación

Enviar a

rectorado

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1

Jefe de

departamento

solicitante

Realizar

solicitud de

personal

administrativo

El Jefe de departamento solicitante debe

realizar la solicitud de personal administrativo

2

Jefe de

departamento

solicitante

Envió de

solicitud

El Jefe de departamento debe enviar la

solicitud al decanato para su aprobación

3 Decanato

Someter a

consejo

Académico


académico


Página 3 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

165

4 Consejo

académico

Aprobar

solicitud


solicitud de contratación de nuevo personal

administrativo.




administrativo.

6 Coordinador

Administrativo

Solicitar

requisitos


solicitud de contratación de personal

administrativo.

7 Personal

administrativo

Entregar

documentos

El personal administrativo debe entregar

todos los documentos que le hayan sido

solicitados en el menor tiempo posible.

8 Coordinador

Administrativo

Realizar

solicitud de

contratación de

personal

administrativo


personal administrativo siempre y cuando se

haya reunido toda la documentación necesaria.

9 Coordinador



aprobación

10 Coordinador





FIN



Página 4 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

166

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Personal

Administrativo

Jefe Departamento

Solicitante

Decanato/Consejo

Académico

Coordinador

Administrativo

Fase

INICIO



administrativo



Académico





¿APRUEBA?

SI




administrativo



FIN

NO


Página 5 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

167


Página 1 de 5


TAREA: Contratación del Personal de servicios CÓDIGO: FCA-AD-1.03

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

168


Página 2 de 5


TAREA: Contratación del Personal de

servicios CÓDIGO: FCA-AD-1.03

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

1. PROPÓSITO

Realizar la solicitud de contratación de personal de servicios previa verificación de requisitos y enviar al rectorado para su


2. ALCANCE






Decanato

Consejo Académico

5. DEFINICIONES



servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el

convenio, la ley, el contrato colectivo o la costumbre.

6. POLÍTICAS

Se debe verificar que todos los requisitos solicitados al personal de servicios estén completos para

poder realizar la solicitud.

169


Página 3 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

7. DOCUMENTOS

Código de Trabajo


8. REGISTROS


Solicitud de contratación de personal

de servicios

documento Hasta enviar a

rectorado para

su aprobación

Enviar a

rectorado

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Coordinador

administrativo

Realizar

solicitud de

personal de

servicios

El Coordinador administrativo debe realizar

la solicitud de personal de servicios

2 Coordinador

administrativo

Envió de

solicitud

El Jefe de departamento debe enviar la

solicitud al decanato para su aprobación

3 Decanato

Someter a

consejo

Académico


académico

170


Página 4 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

4 Consejo

académico

Aprobar

solicitud


solicitud de contratación de nuevo personal

administrativo.




administrativo.

6 Coordinador

Administrativo

Solicitar

requisitos


solicitud de contratación de personal de

servicios

7 Personal de

servicios

Entregar

documentos

El personal de servicios debe entregar todos

los documentos que le hayan sido solicitados

en el menor tiempo posible.

8 Coordinador

Administrativo

Realizar

solicitud de

contratación de

personal de

servicios


personal de servicios siempre y cuando se

haya reunido toda la documentación necesaria.

9 Coordinador



aprobación

10 Coordinador





FIN


171


Página 5 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DE SERVICIOS

Personal De Servicios Decanato/Consejo

Académico

Coordinador

Administrativo

Fase

INICIO


contratación de personal de

servicios



Académico





¿APRUEBA?

SI



contratación de personal de

servicios



FIN

NO

172


Página 1 de 5


TAREA: Aumento Carga Horaria CÓDIGO: FCA-AD-1.04

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

173

1. PROPÓSITO

Realizar el procedimiento de aumento de carga horaria para los docentes previa verificación de requisitos y enviar al

rectorado para su aprobación.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud realizada por el docente debidamente aprobada por el decano y finaliza con él envió

del oficio de aumento de carga horaria al rectorado.




Docentes

Director de Carrera

Decanato

Consejo Académico

5. DEFINICIONES

Carga horaria: Total de horas asignadas o atribuidas para el desarrollo de un curso, una asignatura o

una carrera. Incluye las horas de aula, las prácticas y toda otra actividad curricular o extracurricular

acreditable que comprenda el programa aprobado.

6. POLÍTICAS

Se debe verificar que todos los requisitos solicitados al docente estén completos para poder realizar la

solicitud.


Página 2 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

174

7. DOCUMENTOS

Ley orgánica de educación superior LOES


8. REGISTROS


Solicitud de aumento de carga horaria documento

Hasta enviar a

rectorado para

su aprobación

Enviar a rectorado

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Docente

Realiza solicitud

de aumento de

carga horaria

El docente debe realizar la solicitud de

aumento de carga horaria

2 Docente Enviar solicitud El docente debe enviar la solicitud al director

de carrera para su aprobación.

3 Director De

Carrera

Aprobar

solicitud director de carrera debe aprobar la solicitud

4 Director De

Carrera Enviar solicitud

director de carrera debe enviar la solicitud al

decanato

5 Decanato

Someter a

consejo

Académico


académico


Página 3 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

175

6 Consejo

académico

Aprobar

solicitud


solicitud aumento de carga horaria.




administrativo.

8 Coordinador

Administrativo

Solicitar

requisitos


solicitud de aumento de carga horaria

9 Docente Entregar

documentos




10 Coordinador

Administrativo

Realizar

solicitud de

aumento de

carga horaria

Se realiza la solicitud de aumento de carga

horaria siempre y cuando se haya reunido

toda la documentación necesaria.

11 Coordinador



aprobación

12 Coordinador





FIN



Página 4 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

176

AUMENTO CARGA HORARIA


Académico

Coordinador

Administrativo

Fase

INICIO




Académico





¿APRUEBA?

SI


10.- Realizar solicitud de aumento de carga horaria



FIN

1.- Realiza solicitud de aumento de carga horaria

2.- Enviar solicitud a director de

carrera

¿APRUEBA?

SI

NO

NO


Página 5 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

177


Página 1 de 5

PROCESO: TALENTO HUMANO ACTIVIDAD: Pago de horas extras

TAREA: Pago Horas Extras/ Suplementarias de

Docentes


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

178


Página 2 de 5


TAREA: Pago Horas Extras/ Suplementarias

de Docentes CÓDIGO: FCA-AD-1.05

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

1. PROPÓSITO

Realizar el procedimiento de pago de horas extras de docentes previa verificación de requisitos y enviar al rectorado

para su aprobación.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud realizada por el docente debidamente aprobada por el decano y finaliza con él

envió del oficio de pago de horas extras al rectorado.




Docentes

Director de Carrera

Decanato

Consejo Académico

5. DEFINICIONES

Horas suplementarias: Las Horas suplementarias o complementarias son aquellas en las que el

empleado trabaja luego de la jornada ordinaria, con un máximo de 4 horas al día y 12 a la

semana.

6. POLÍTICAS

Se debe verificar que todos los requisitos verificados estén completos para poder realizar la

solicitud.

179


Página 3 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

7. DOCUMENTOS

Ley Orgánica De Educación Superior LOES

Ley Orgánica De Servicio Público LOSEP


8. REGISTROS


Solicitud de pago de horas extras documento

Hasta enviar

a rectorado

para su

aprobación

Enviar a

rectorado

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Docente

Realiza solicitud

de pago de horas

extras

El docente debe realizar la solicitud de pago

de horas extras

2 Docente Enviar solicitud El docente debe enviar la solicitud al director

de carrera para su aprobación.

3 Director De

Carrera

Aprobar

solicitud director de carrera debe aprobar la solicitud

4 Director De

Carrera Enviar solicitud

director de carrera debe enviar la solicitud al

decanato

180


Página 4 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

5 Decanato

Someter a

consejo

Académico


académico

6 Consejo

académico

Aprobar

solicitud


solicitud de pago de horas extras




administrativo.

8 Coordinador

Administrativo

Verificar

requisitos

Se verifica documentos que respalden la

solicitud de pago de horas extras.

reloj biométrico

leccionarios

Horarios

9 Docente Entregar

documentos




10 Coordinador

Administrativo

Realizar

solicitud de

aumento de pago

de horas extras

Se realiza la solicitud de pago de horas extras

siempre y cuando se haya reunido toda la

documentación necesaria.

11 Coordinador



aprobación

12 Coordinador





FIN


181


Página 5 de 5




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

PAGO HORAS EXTRAS/ SUPLEMENTARIAS DE DOCENTES


Académico

Coordinador

Administrativo

Fase

INICIO




Académico




8.- Verificar requisitos

¿APRUEBA?

SI


10.- Realizar solicitud de aumento de

pago de horas extras



FIN

1.- Realiza solicitud de

pago de horas extras

2.- Enviar solicitud a director de

carrera

¿APRUEBA?

SI

NO

NO

182


Página 1 de 6

PROCESO: ADMINISTRACION ACTIVIDAD: Administración De Contratos

TAREA: Administración de Contratos de Compras Públicas


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

183

1. PROPÓSITO

Analizar y verificar los contratos de copras públicas que la realiza el departamento financiero para su liquidación financier a.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el contrato de compras públicas y finaliza con el informe favorable o desfavorable del mismo.




JEFE FINANCIERO

Contratistas

Decanato

5. DEFINICIONES

CONTRATACIÓN PÚBLICA: Se refiere a todo procedimiento concerniente a la

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios

incluidos los de consultoría. Se entenderá que cuando el contrato implique la fabricación,

manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento será de adquisición de bienes.

Se incluyen también dentro de la contratación de bienes a los de arrendamiento mercantil con

opción de compra.

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de

éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar

servicios, incluidos los de consultoría.


Página 2 de 6


TAREA: Administración de Contratos de

Compras Públicas CÓDIGO: FCA-AD-2.01

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

184

6. POLÍTICAS

Revisar que el contrato de compras públicas este debidamente legalizado.

7. DOCUMENTOS

Contrato de compras públicas legalizado

Ley Orgánica Del Sistema Nacional De Compras Públicas LOSNCP

8. REGISTROS


Contrato de compras publicas Documento Hasta hacer

informes

favorables

Devolver a

departamento

financiero

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Jefe financiero

Realizar contrato

de compras

publicas

El Jefe financiero debe realizar y legalizar el

contrato de compras públicas.

2 Jefe financiero Enviar contrato El Jefe financiero debe enviar el contrato al

coordinador administrativo para su análisis.

3 Coordinador

Administrativo

Estudia

contenido legal

Se debe estudiar el contenido legal de contrato

de compras públicas.


Página 3 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

185

3.1 Coordinador

Administrativo

Verificar

clausulas

Se debe verificar que se cumplan con todas las

clausulas estipuladas en el contrato de

compras públicas.

4 Coordinador

Administrativo

Elaborar

informes

Se debe emitir informes favorables o

desfavorables junto con el fiscalizador de

obras en el caso de obras públicas.

4.1 Coordinador

Administrativo Enviar informes

Se debe enviar los informes elaborados al

decanato para su aprobación

4.2 Decanato Aprobar

informes

El decano debe aprobar los informes y

sumillar al departamento financiero

4.3 Decanato Sumillar informe El decano debe sumillar al departamento

financiero

4.4 Departamento

financiero Realizar pago

El jefe financiero debe realizar el pago de la

planilla de la obra.

5 Coordinador

Administrativo Realizar actas

Se debe realizar actas según avance la obra:

Acta de entrega provisional

Acta de entrega definitiva

6 Coordinador

Administrativo Elaborar informe

Se debe realizar el informe para la liquidación

financiera del contrato.

6.1 Coordinador

Administrativo Enviar informes

Se debe enviar los informes elaborados al

decanato para su aprobación

6.2 Decanato Aprobar

informes

El decano debe aprobar los informes y

sumillar al departamento financiero

6.3 Decanato Sumillar

informes

El decano debe sumillar al departamento

financiero


Página 4 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

186

6.4 Departamento

financiero Realizar pago

El jefe financiero debe realizar el pago para la

liquidación financiera del contrato

FIN



Página 5 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

187

ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE COMPRAS PÚBLICAS

Jefe FinancieroCoordinador

Administrativo Decanato

Fase

INICIO

1.- Realizar contrato de

compras publicas

2.- Enviar contrato

3.- Estudia contenido

legal

3.1.- Verificar clausulas del

contrato

4.- Elaborar informes

favorables o desfavorables

en obras públicas

4.1 .- Enviar informes a decanato

4.2.- Aprobar informes

¿APRUEBA?

SI

4.3 Sumillar

informe al

departament

o financiero

4.4 Realizar pago a

contratistas

5.- Realizar actas

Acta de entrega provisional

Acta de entrega definitiva

6.- Elaborar informe para liquidación

financiera del contrato

6.1 Enviar informesA decanato

6.2.- Aprobar informes

¿APRUEBA?

6.3.-

Sumillar

informe al

departament

o financiero

6.4 .- Realizar pago

FIN

NO

SI

NO


Página 6 de 6




Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

188


Página 1 de 6

PROCESO: COORDINACIÓN ACTIVIDAD: Coordinación Entre Áreas

TAREA: Comisión Civil CÓDIGO: FCA-AD-3.01

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

189

1. PROPÓSITO

Receptar, analizar y solucionar las necesidades de recursos de la comisión civil para el correcto mantenimiento del edificio .

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planificación de reuniones con la comisión civil y finaliza con la elaboración de actas de

compromiso y solicitudes de mantenimiento.





Decano

5. DEFINICIONES

COMISIONES: Es el conjunto de personas que, bajo encargo de la ley o de una autoridad, ejerce

ciertas competencias de manera permanente o para atender diferentes asuntos.




6. POLÍTICAS

Se debe analizar y resolver las necesidades de la comisión civil.


Página 2 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

190

7. DOCUMENTOS



Políticas internas

8. REGISTROS


Solicitud de manteniendo del edificio Documento Hasta enviar al

decanato

Enviar al

decanato y

archivar

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Comisión civil

Analizar

disponibilidad

de reunión

La comisión civil debe analizar la

disponibilidad de tiempo para reunirse con el

coordinador administrativo.

2 Coordinador

administrativo

Planificar

reuniones

Debe planificar las reuniones, esto quiere

decir el sitio, la hora, y los puntos a tratar en

la reunión.

3 Coordinador

administrativo

Escuchar

requerimientos

Se debe receptar, y analizar todas las

necesidades que necesita la comisión civil.

4

Coordinador

administrativo

Comisión civil

Proponer

soluciones

Se debe proponer soluciones a los problemas

encontrados.


Página 3 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

191

5

Coordinador

administrativo

Elaborar actas

Al finalizar la reunión se debe elaborar las

actas respectivas:

Acta de compromiso


Acta de acuerdo

5.1

Coordinador

administrativo

Comisión civil

Firmar actas

Los asistentes a la reunión deben firmar las

actas elaboradas.

6

Coordinador

administrativo

Elaborar

informes

Se debe elaborar informes ejecutivos del

estado del edificio.

7

Coordinador

administrativo

Enviar informe Se debe enviar el informe al decanato para

que analice la situación del edificio.

7.1 Decano Analizar

información

El decano debe analizar el informe recibido.

8

Coordinador

administrativo

Elaborar

solicitudes de

mantenimiento

Se debe elaborar solicitudes de mantenimiento

del edificio, que pueden ser referentes a:

Mantenimiento de ascensores

Seguridades del edifico

Adecentamientos

9

Coordinador

administrativo

Enviar informe

Se debe enviar la solicitud al decanato para su

aprobación.


Página 4 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

192

10 Decano Aprobar

solicitud

El decano aprueba solicitud.

11 Decano Sumillar

solicitud

El decano aprueba sumillar al departamento

encargado.

FIN



Página 5 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

193

COMISIÓN CIVIL

Comisión Civil Coordinador

Administrativo Decano

Fase

INICIO

1.- Analizar disponibilidad

de reunión

2.- Planificar reuniones

3.- Escuchar requerimientos

4.- Proponer soluciones

5.- Elaborar actas

5.1 Firmar actas


ejecutivos

7.- Enviar informe

7.1 Analizar información

8.- Elaborar solicitudes de

mantenimiento



¿APRUEBA?

SI

11.- Sumillar solicitud al

departamento encargado

FIN

NO


Página 6 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

194


Página 1 de 6


TAREA: Comisión Informática CÓDIGO: FCA-AD-3.02

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

195

1. PROPÓSITO

Receptar, analizar y solucionar las necesidades de recursos de la comisión informática de la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planificación de reuniones con la comisión informática y finaliza con la elaboración de actas de

compromiso y solicitudes de mantenimiento y adquisición de equipo informático.




Personal de sistemas

Decano

5. DEFINICIONES






Equipo informático: se refiere a todas las partes físicas de un sistema informático; sus

componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos

6. POLÍTICAS

Se debe analizar y resolver las necesidades de la comisión informática


Página 2 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_inform%C3%A1tico

196

7. DOCUMENTOS



Políticas internas

8. REGISTROS


Solicitud de manteniendo del equipo

informático Documento

Hasta enviar al

decanato

Enviar al decanato y

archivar

adquisición de nuevo equipo

informático Documento

Hasta enviar al

decanato

Enviar al decanato y

archivar

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Comisión

informática

Analizar

disponibilidad

de reunión

La comisión civil debe analizar la



2 Coordinador

administrativo

Planificar

reuniones



la reunión.

3 Coordinador

administrativo

Escuchar

requerimientos


necesidades que necesita la comisión

informática.


Página 3 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

197

4

Coordinador

administrativo

Comisión

informática

Proponer

soluciones


encontrados.

5

Coordinador

administrativo

Elaborar actas


actas respectivas:

Acta de compromiso


Acta de acuerdo

5.1

Coordinador

administrativo

Comisión

informática

Firmar actas Los asistentes a la reunión deben firmar las

actas elaboradas.

6

Coordinador

administrativo

Elaborar

informes


estado del área informática de la facultad.

7

Coordinador

administrativo

Enviar informe

Se debe enviar el informe al decanato para

que analice la situación del área informática

de la facultad

7.1 Decanato Analizar

información El decano debe analizar el informe recibido.

8

Coordinador

administrativo

Elaborar

solicitudes

Se debe elaborar solicitudes de:

Mantenimiento

Adquisición de esquipo informático


Página 4 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

198

9

Coordinador

administrativo

Enviar solicitud


aprobación.

10 Decano

Aprobar

solicitud

El decano aprueba solicitud

11 Decano Sumillar

solicitud


encargado.

FIN



Página 5 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

199

COMISIÓN INFORMÁTICA

Comisión InformáticaCoordinador


Fase

INICIO


de reunión




5.- Elaborar actas

5.1 Firmar actas


ejecutivos

7.- Enviar informe al decanato


8.- Elaborar solicitudes de: mantenimiento Compra de equipo

informático



¿APRUEBA?

SI



FIN

NO


Página 6 de 6



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

200


Página 1 de 5


TAREA: Comisión de Servicios CÓDIGO: FCA-AD-3.03

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

201

1. PROPÓSITO

Receptar, analizar y solucionar las necesidades de recursos de la comisión de servicios de la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la planificación de reuniones con la comisión de servicios y finaliza con la elaboración de actas de

compromiso y solicitudes.





Decano

5. DEFINICIONES






6. POLÍTICAS

Se debe analizar y resolver las necesidades de la comisión de servicios.

7. DOCUMENTOS


Políticas internas


Página 2 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

202

8. REGISTROS


Solicitud de contratación de nuevo

personal de servicios

Documento Hasta enviar

al decanato

Enviar al

decanato y

archivar

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Comisión de

servicios

Analizar

disponibilidad

de reunión

La comisión de servicios debe analizar la



2 Coordinador

administrativo

Planificar

reuniones



la reunión.

3 Coordinador

administrativo

Escuchar

requerimientos


necesidades que necesita la comisión de

servicios

4

Coordinador

administrativo

Comisión de

servicios

Proponer

soluciones


encontrados.


Página 3 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

203

5

Coordinador

administrativo

Elaborar actas


actas respectivas:

Acta de compromiso


Acta de acuerdo

5.1

Coordinador

administrativo

Comisión de

servicios

Firmar actas Los asistentes a la reunión deben firmar las

actas elaboradas.

6

Coordinador

administrativo

Elaborar

informes


estado del área de servicios de la facultad.

7

Coordinador

administrativo

Enviar informe Se debe enviar el informe al decanato para

que analice la situación del área de servicios

7.1 Decanato Analizar

información El decano debe analizar el informe recibido.

8 Coordinador

administrativo

Elaborar

solicitudes

Se debe elaborar solicitudes de:

Contratación de nuevo personal

9 Coordinador

administrativo

Enviar solicitud


aprobación.

10 Decano Aprobar

solicitud

El decano aprueba solicitud y sumilla al

departamento encargado.

11 Decano Sumillar

solicitud


encargado.

FIN



Página 4 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

204

COMISIÓN DE SERVICIOS

Comisión De Servicios Coordinador


Fase

INICIO


de reunión




5.- Elaborar actas

5.1 Firmar actas


ejecutivos



8.- Elaborar solicitudes de: Contratación de

nuevo personal de servicios



¿APRUEBA?

SI



FIN

NO


Página 5de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

205


Página 1 de 5

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Procesos Físicos TAREA: Procesos Técnicos CÓDIGO: FCA-AD-4.01

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

206

1. PROPÓSITO

Ingresar los textos a la base de datos de la biblioteca para su posterior circulación.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el ingreso de los textos y finaliza con la ubicación física del texto para su posterior circulaci ón.


Bibliotecólogo



5. DEFINICIONES

BIBLIOTECÓLOGO: el bibliotecólogo se ocupará, por un lado, de desplegar diversas técnicas y

procedimientos para organizar el material que se alberga en la biblioteca y por otra parte de asistir a

las personas que se acerquen al establecimiento para acceder a las fuentes de información,

cualquiera sea su formato.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY: es un sistema de clasificación de

bibliotecas. Fue desarrollado por Melvil Dewey, bibliotecario del Amherst

College en Massachusetts, EE. UU., en 1876 y desde ese momento ha sido enormemente

modificado y ampliado en el transcurso de sus veintitrés principales ediciones que han ocurrido

hasta 2012. Durante este tiempo y desde 1894 también se han desarrollado 14 ediciones abreviadas,

basadas en la Edición mayor desarrollada generalmente un año antes.

Las bibliotecas de todo el mundo, tanto las grandes como las pequeñas, utilizan el sistema de

Clasificación decimal Dewey (DDC) para organizar metódicamente las complejas colecciones que

las bibliotecas poseen actualmente.


Página 2 de 5


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

http://www.definicionabc.com/general/establecimiento.php

http://es.wikipedia.org/wiki/Melvil_Dewey



http://es.wikipedia.org/wiki/Massachusetts

http://es.wikipedia.org/wiki/EE._UU.


207

INDIZACIÓN: Ordenación de una serie de datos o informaciones de acuerdo con un criterio común a

todos ellos, para facilitar su consulta y análisis.

LISTA DE ENCABEZADOS: Estas listas alfabéticas están formadas por encabezamientos y

subencabezamientos. Los encabezamientos consisten en una o varias palabras que

representan conceptos, tratando de condensar el tema sobre el que trata el documento. Están

constituidos por términos del lenguaje natural, por lo que los problemas semánticos y sintácticos se

resuelven mediante el establecimiento de relaciones que dan coherencia a las listas y facilitan su

control terminológico.

6. POLÍTICAS

Se debe revisar toda la información básica del texto

7. DOCUMENTOS


Lista de encabezados



8. REGISTROS

No aplica


Página 3 de 5


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

http://es.wikipedia.org/wiki/Palabra

http://es.wikipedia.org/wiki/Concepto

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_natural

208

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Jefe financiero Adquirir textos

El departamento financiero se encarga de

adquirir los libros a través de compras o

donaciones de otras instituciones.

2 Bibliotecólogo Recibir textos Recibir los textos adquiridos

3 Bibliotecólogo Recibir tesis Recibir las tesis de los estudiantes graduados

de la facultad.

4 Bibliotecólogo Revisar

información

Se debe revisar la información básica de los

textos; autor, materia, año, editorial, entre

otros.

5 Bibliotecólogo Ingresar al

sistema Se debe ingresar al sistema DEWEY

5.1 Bibliotecólogo

Determinar

ubicación del

texto

Una vez ingresada al sistema DEWEY, esté

determinara donde estará ubicado el libro

físicamente.

6 Auxiliar de

biblioteca

Realizar

indización

El auxiliar de biblioteca debe realizar la

indización de los textos.

7 Auxiliar de

biblioteca

Realizar lista de

encabezados

El auxiliar de biblioteca debe realizar la lista

de encabezados

8 Auxiliar de

biblioteca Ubicar al texto

El auxiliar de biblioteca debe ubicar a los

textos en los lugares destinados para ello.

FIN



Página 4 de 5


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

209

Procesos Técnicos

Jefe Financiero Bibliotecólogo Auxiliar De Biblioteca

Fase

INICIO

1.- Adquirir textos a través de compras o donaciones

2.- Recibir textos

3.- Recibir tesis

4.- Revisar información básica del

texto

5.- Ingresar al sistema DEWEY

5.1.- Determinar

ubicación del texto

6.- Realizar indización del

texto

7.- Realizar lista de

encabezados

8.- Ubicar al texto en las estanterías

FIN


Página 5 de 5


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

210


Página 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Procesos Físicos TAREA: Procesos Físicos CÓDIGO: FCA-AD-4.02

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

211

1. PROPÓSITO

Revisar que el texto cuente con todas sus seguridades físicas para su posterior circulación.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la verificación física del libro y termina cuando el texto está listo para ser puesto en circulac ión.


Bibliotecólogo



5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Los auxiliares deben revisar el estado físico del libro, deben observar que este en buenas condiciones para poder ser puesto a

circulación.

7. DOCUMENTOS




8. REGISTROS

No aplica


Página 2 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

212

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Auxiliar de

biblioteca

Revisar estado

del texto

El Auxiliar de biblioteca debe revisar el

estado físico de los textos.

2

Auxiliar de

biblioteca Realizar sellado

Se debe poner el sello que identifique que el

texto pertenece a la facultad

3

Auxiliar de

biblioteca

Identificar el

libro

Se debe identificar el libro con el código que

determine el sistema DEWEY

4

Auxiliar de

biblioteca Colocar bolsillo

y tarjeta

El auxiliar debe insertar bolsillo en la pasta

interna del libro, el mismo que servirá para

colocar la tarjeta de identificación del libro.

5

Auxiliar de

biblioteca

Poner a

circulación Se debe poner a circulación los textos.

FIN



Página 3 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

213

PROCESOS FÍSICOS


BIBL

IOTE

CA

1.- Revisar estado físico del texto

INICIO

2.- Sellado del libro

3.- Identificar texto con código que

determino el sistema DEWEY

4.- Colocar bolsillo y

tarjeta al texto

5.- Poner a circulación al

texto

FIN


Página 4 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

214


Página 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Procesos Físicos TAREA: Mantenimiento Físico de Colecciones CÓDIGO: FCA-AD-4.03

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

215

1. PROPÓSITO

Realizar el mantenimiento de todas las colecciones de textos que posee la biblioteca de la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la verificación física del libro y termina cuando el texto está listo para ser puesto en circulac ión

nuevamente.


Bibliotecólogo



Decanato

5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Los auxiliares deben revisar el estado físico del libro y realizar el mantenimiento necesario si lo amerita.

7. DOCUMENTOS





Página 2 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

216

8. REGISTROS


solicitud de materiales Documento Hasta enviar

al decanato Enviar al decanato y archivar

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Auxiliar de

biblioteca

Revisar estado

del texto

El Auxiliar de biblioteca debe revisar el

estado físico de los textos.

2

Bibliotecólogo

Elaborar

solicitud

Se debe realizar la solicitud de materiales

para dar el mantenimiento a los libros que

presenten deterioro, el mismo

3 Bibliotecólogo

Enviar solicitud Se debe enviar la solicitud al decanato para su

aprobación.

4 Decano Aprobar

solicitud El decano debe aprobar la solicitud

4.1 Decano Sumillar

solicitud


encargado.

5 Auxiliar de

biblioteca Recibir

materiales Se debe recibir los materiales solicitados

6

Auxiliar de

biblioteca

Realizar

mantenimiento

Se debe dar el mantenimiento necesario el

mismo que puede ser:

Reencuadernación

Parchado

Pegado de hojas

7

Auxiliar de

biblioteca Poner a

circulación los

textos

El auxiliar de biblioteca debe ubicar al texto

en los espacios determinados para poder ser

puesto en circulación nuevamente.

FIN



Página 3 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

217

MANTENIMIENTO FÍSICO DE COLECCIONES

DECANATOAUXILIAR DE BIBLIOTECA Bibliotecólogo

BIB

LIO

TEC

A

1.- Revisar estado del

texto

2.- Elaborar solicitud de materiales

INICIO

5.- Recibir materiales

6.- Realizar mantenimiento:

Reencuadern

ación

Parchado

Pegado de

hojas

7.- Poner a circulación los

textos

FIN


3.- Enviar solicitud al decanato

4.1.- Sumillar solicitud al


¿APRUEBA?

SI

NO


Página 4 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

218


Página 1 de 5

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Prestación De Servicios TAREA: Circulación de textos


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

219

1. PROPÓSITO

Poner a disposición los textos con los que dispone la biblioteca de la facultad a estudiantes universitarios y a particulares .

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el ingreso del usuario a la biblioteca y finaliza cuando el estudiante devuelve el texto prestado.




Estudiantes

Particulares

5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Los auxiliares deben revisar los documentos necesarios para poder prestar los textos a los usuarios.

7. DOCUMENTOS


8. REGISTROS


Formato de solicitud de textos Documento Hasta entregar

texto archivo


Página 2 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

220

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Usuarios

Registrarse en el

sistema de la

biblioteca

Los estudiantes o particulares al ingresar a la

biblioteca deben registrarse en el sistema antes de

solicitar cualquier texto

2

Usuarios Buscar en la

base de datos

Los usuarios deben realizar la búsqueda del texto que

necesite en el sistema y en los equipos informáticos

destinados para tal efecto, para lo cual solicitará el

registro de solicitud de textos, en el cual deberá

anotar el código del texto a solicitar.

3

Usuarios Llenar formato

de solicitud de

textos

Llenar el formato de solicitud de textos según el

código que determine la base de datos.

4

Usuarios

Solicitar textos

El estudiante deberá solicitar el texto al auxiliar de

biblioteca de turno

5

Auxiliar de

biblioteca Pedir

documentos

Se debe solicitar documentos a los usuarios:

Carnet universitario

Cedula

6

Auxiliar de

biblioteca

Revisa

disponibilidad

del texto

El auxiliar de biblioteca debe revisar la disponibilidad

del texto

7 Auxiliar de

biblioteca Prestar el texto Si está disponible se procede a prestar el texto al

usuario.

8

Usuarios

Llenar y firmar

tarjeta del texto

Se debe firmar la tarjeta individual del texto

solicitado.

9

Usuarios

Devolver texto

Los usuarios deben devolver los textos solicitados al

auxiliar de turno


Página 3 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

221

10

Auxiliar de

biblioteca Revisar el texto

el auxiliar de biblioteca debe revisar el estado físico

del texto

11 Auxiliar de

biblioteca Devolver

documentos Se procede a devolver los documentos a los usuarios

FIN



Página 4 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

222

Servicio de Circulación de textos



BIBL

IOTE

CA

1.- Registrarse en el sistema

de la biblioteca

2.- Buscar en la base de

datos

INICIO

3.- Llenar formato de solicitud de

textos

6.- Revisa disponibilidad

del texto

8.- Llenar Y firmar tarjeta

del texto

5.- Pedir documentos

Cedula Carnet

universitario


¿libro disponible?

9.- Devolver texto

7.- Prestar el texto

10.- Revisar el texto

SI

4.- Solicitar textos

11.- Devolver documentos

FIN

SI

NO

NO


Página 5 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

223


Página 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Prestación De Servicios TAREA: Servicio De Internet


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

224

1. PROPÓSITO

Poner a disposición de los estudiantes el servicio de internet a través de los equipos de cómputo establecidos para tal efe cto.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud del servicio de internet y finaliza cuando el estudiante entrega la computadora util izada.




Estudiantes

5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Los auxiliares deben revisar los documentos necesarios para poder prestar los equipos a los estudiantes.

7. DOCUMENTOS


8. REGISTROS


Registro de uso de computadora Documento Hasta

completar

numeración

archivo


Página 2 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

225

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Estudiantes

Registrarse en el

sistema de la

biblioteca

Los estudiantes al ingresar a la biblioteca deben

registrarse en el sistema antes de solicitar las

máquinas.

2 Estudiantes Solicitar

computadora

El estudiante deberá solicitar la computadora al

auxiliar de biblioteca de turno

3

Auxiliar de

biblioteca Pedir

documentos

Se debe solicitar documentos a los estudiantes:

Carnet universitario

Cedula

4

Auxiliar de

biblioteca

Revisa

disponibilidad

de la

computadora

El auxiliar de biblioteca debe revisar la disponibilidad

de la computadora

5

Auxiliar de

biblioteca Prestar

computadora

Si está disponible se procede a prestar la computadora

al estudiante.

6

Estudiantes Llenar formato

de control

Se debe llenar el formato de control de uso de

computadoras.

7

Estudiantes Devolver

computadora

Los estudiantes deben devolver la computadora

solicitada al auxiliar de turno

8

Auxiliar de

biblioteca

Revisar estado

de la

computadora

El auxiliar de biblioteca debe revisar el estado físico

de la computadora.

9

Auxiliar de

biblioteca Devolver

documentos

Se procede a devolver los documentos a los

estudiantes.

FIN



Página 3 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

226

SERVICIO DE INTERNET

AUXILIAR DE BIBLIOTECAESTUDIANTES

BIBL

IOTE

CA


de la biblioteca

2.- Solicitar computadora

INICIO

4.- Revisa disponibilidad

de la computadora

6.- Llenar formato de control De

computadoras

FIN

3.- Pedir documentos

Cedula Carnet

universitario


7.- Devolver computadora

8.- Revisar estado de la

computadora

9.- Devolver documentos

SI

¿DISPONIBLE?

5.- Prestar computadora

SI

NO

NO


Página 4 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

227


Página 1 227 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Prestación De Servicios TAREA: Servicio de Información


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

228

1. PROPÓSITO

Orientar a los usuarios en el uso de la base de datos de la biblioteca para que puedan buscar el texto que necesiten.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el ingreso de los usuarios a la biblioteca y finaliza cuando el auxiliar da las indicaciones a los

usuarios.




Estudiantes

Particulares

5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Los auxiliares deben proporcionar la información que necesiten los usuarios de la biblioteca.

7. DOCUMENTOS

No aplica

8. REGISTROS

No aplica


Página 2 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

229

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Usuarios

Registrarse en el

sistema de la

biblioteca

Los usuarios al ingresar a la biblioteca deben

registrarse en el sistema antes de solicitar

información.

2 Usuarios Solicitar

información

El usuario deberá solicitar información al auxiliar de

biblioteca de turno

3

Auxiliar de

biblioteca Dar información

El auxiliar de turno debe dar información al usuario

referente a:

Libros

Tesis

Revistas

Materias

4

Auxiliar de

biblioteca

Enseñar

procedimientos

El auxiliar de turno debe explicar al usuario como

usa la base de datos para buscar libros y tesis.

FIN



Página 3 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

230

Servicio de Información



BIB

LIO

TEC

A


de la biblioteca

2.- Solicitar información

INICIO

4.- Enseñar procedimientos

FIN

3.- Dar información:


Página 4 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

231


Página 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Prestación De Servicios TAREA: Capacitación Y Formación De Usuarios


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

232

1. PROPÓSITO

Capacitar a los usuarios en temas especializados y en el uso de los servicios que ofrece la biblioteca.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud que realiza el docente y finaliza con la capacitación de los usuarios


Bibliotecólogo


Estudiantes

Docentes


5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Receptar las solicitudes que realicen los docentes para capacitar a los estudiantes.

7. DOCUMENTOS

No aplica

8. REGISTROS


Solicitud de capacitación Documento Hasta aprobar

solicitud Archivo


Página 2 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

233

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Docente Elabora solicitud

El docente debe realizar la solicitud de capacitación

para que den capacitación a estudiantes, la solicitud

debe estar dirigida al Bibliotecólogo.

2 Docente Enviar solicitud El docente debe enviar la solicitud al bibliotecólogo

3 Bibliotecólogo Aprobar

solicitud se debe aprobar o negar la solicitud

4 Bibliotecólogo Planificar

capacitación

Se debe planificar la capacitación, es decir, el lugar,

la hora y los temas a tratar y expositor.

5 Bibliotecólogo Confirmar

capacitación

Se debe dar aviso al docente sobre la fecha de la

capacitación.

6

Bibliotecólogo

Auxiliar de

biblioteca

Dar capacitación

Se debe capacitar a los estudiantes sobre los temas

propuestos, los mismos que pueden ser:

Uso base de datos

Sistema de la biblioteca

Uso sala de lectura

Temas especializados.

7 Estudiantes

Registrarse en

hoja de

asistencia

Los estudiantes deben llenar un registro de asistencia.

8 Estudiantes Evaluar

capacitadores

Los estudiantes deberían evaluar a los capacitadores

para mejorar el servicio.

FIN


Página 3 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

234


CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN DE USUARIOS

Docente Bibliotecólogo Estudiantes

Fase

INICIO

1.- Elaborar solicitud

2.- Enviar solicitud al

bibliotecólogo


4.- Planificar capacitación

5.- Confirmar capacitación

6.- Dar capacitación:

7.- Registrarse en hoja de asistencia

8.- Evaluar capacitadores

FIN


Página 4 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

235


Página 1 de 4

PROCESO: BIBLIOTECA ACTIVIDAD: Prestación De Servicios TAREA: Registro uso del Auditorio CÓDIGO: FCA-AD-4.08

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

236

1. PROPÓSITO

Reservar y agendar la solicitudes de uso del Auditorio de la Facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud que recibe el decanato y termina cuando se reserva y se registra la fecha de uso del

auditorio.


Bibliotecólogo


Decano

5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Revisar que la solicitud para usar el auditorio este aprobada por el decanato.

7. DOCUMENTOS

No aplica

8. REGISTROS


Solicitud de utilización del

auditorio Documento

Hasta agendar en

archivo digital Archivo


Página 2 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

237

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Decano Recibir solicitud

El decano recibe solicitudes de utilización de

auditorio, el mismo que puede aprobar o negar.

2 Decano Sumillar

solicitud El decano debe sumillar la solicitud al bibliotecólogo

3 Bibliotecólogo Revisar

disponibilidad Se debe revisar la disponibilidad del auditorio

4 Bibliotecólogo Agenda uso

auditorio Se registra fecha y hora de uso del auditorio.

5 Bibliotecólogo Confirmar uso

de auditorio

Se confirma utilización del auditorio a los usuarios

solicitantes.

FIN



Página 3 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

238

USO DEL AUDITORIO

BIBLIOTECOLOGODECANO

BIBL

IOTE

CA

2.- sumilla al Departamento de Biblioteca

3.- Revisar disponibilidad

INICIO

4.- Agendar uso del

auditorio

1.- Recibir solicitud de

uso de auditorio

SI


5.- Confirmar uso de

auditorio

FIN

NO


Página 4 de 4


Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

239


Página 1239 de 4

PROCESO: IMPRENTA ACTIVIDAD: Procesos Operativos

TAREA: Duplicado y Copiado de documentos CÓDIGO: FCA-AD-5.01

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

240

1. PROPÓSITO

Realizar trabajos de duplicado y copiado de documentos que solicite personal de todos los departamentos de la facultad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud que recibe el encargado de la imprenta y finaliza con la entrega del pedido solicitado




Personal de toda la facultad

5. DEFINICIONES

COPIADO: Copia es la acción de copiar (reproducir con exactitud y fidelidad, imitar, repetir). Es

posible copiar a través de un medio mecánico como una fotocopiadora.

DUPLICADO: Copia de un documento o escrito de idénticas características que el primero tanto en su

forma como en su contenido y con la misma validez, que se expide por si este último se pierde o

cuando se necesita más de una copia del documento original.

6. POLÍTICAS

Registrar la correspondiente orden de trabajo o control de copias de cada trabajo ejecutado.

7. DOCUMENTOS




Página 2 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

http://definicion.de/medio

241

8. REGISTROS


Orden de trabajo Documento Hasta que se

ejecute el trabajo Archivo

Control de copias Documento Hasta que se

ejecute el trabajo Archivo

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Personal Solicitar servicio

El personal de cualquier departamento debe solicitar

el servicio de duplicado o copiado de documentos.

2

Encargado de la

imprenta Registrar trabajo

Se debe registrar el trabajo en la respectiva orden de

trabajo o en la hoja de control de copias.

3

Encargado de la

imprenta

Ejecutar el

trabajo

El encargado de la imprenta debe realizar el pedido

inmediatamente

4

Encargado de la

imprenta Entregar pedido Se debe entregar el pedido al personal solicitante.

FIN



Página 3 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

242

DUPLICADO Y COPIADO DE DOCUMENTOS

IMPRENTADEPARTAMENTO

IMP

REN

TA

2.- Elabora la respectiva orden de trabajo o registro de

control de copias

3.- ejecutar la orden de trabajo inmediatamente

INICIO

4.- se entrega trabajo al

departamento solicitante

FIN

1.- solicita

servicio de copiado o

duplicado de

documentos


Página 4 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

243


Página 1 de 4


TAREA: Mantenimiento De Maquinas CÓDIGO: FCA-AD-5.02

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

244

1. PROPÓSITO

Realizar el mantenimiento respectivo de las máquinas que se encuentran en la imprenta para su correcto funcionamiento.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de mantenimiento y finaliza cuando se realiza el mantenimiento de las máquinas.




Decano

Departamento financiero

5. DEFINICIONES

MANTENIMIENTO: conservación de una cosa en buen estado o en una situación para evitar su

degradación.

6. POLÍTICAS

Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas de la imprenta.

7. DOCUMENTOS




Página 2 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

245

8. REGISTROS


Solicitud de mantenimiento Documento Hasta enviar

al decanato

Enviar al

decanato

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Encargado de la

imprenta

Dar

mantenimiento

Se debe dar mantenimiento por cuenta propia de las

máquinas que cuenta la imprenta.

2

Encargado de la

imprenta

Elaborar solicitud

de mantenimiento

En el caso de que se requiera mantenimiento externo

se debe elaborar una solicitud de requerimiento de

mantenimiento.

3

Encargado de la

imprenta Enviar solicitud Se debe enviar solicitud al decanato para su

aprobación

4 Decano Aprobar solicitud El decano debe aprobar la solicitud de

mantenimiento

5 Decano

Sumillar al

departamento

financiero

El decano debe sumillar al departamento financiero

6 Jefe financiero Contratar servicio

El jefe financiero debe realizar la contratación de un

servicio de mantenimiento externo para las

máquinas de la imprenta

.

7

Encargado de la

imprenta Supervisar Se debe supervisar el mantenimiento realizado por

personas externas a la facultad.

FIN


Página 3 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

246


MANTENIMIENTO DE MAQUINAS

DECANATOIMPRENTADEPARTAMENTO

FINANCIERO

IMPR

ENTA

3.- Enviar solicitud al decanato


INICIO

FIN

1.- Dar mantenimiento

Dependiendo de las características de

cada maquina

6.- Contratar servicio externo

7.- Supervisar mantenimiento

2.- Elaborar solicitud de

mantenimiento

¿APRUEBA?

SI

NO


Página 4 de 4



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

247


Página 1 de 5

PROCESO: IMPRENTA ACTIVIDAD: Procesos De Control

TAREA: Control De Materiales CÓDIGO: FCA-AD-5.03

Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

CONTENIDO





5. DEFINICIONES

6. POLÍTICAS

7. DOCUMENTOS

8. REGISTROS

9. PROCEDIMIENTOS


11. ANEXOS

248

1. PROPÓSITO

Solicitar materiales para la imprenta y realizar informes mensuales de control de materiales.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de materiales realizado por el encargado de la imprenta y finaliza cuando se envía a l

decanato el informe de control de materiales.




Guardalmacén

5. DEFINICIONES

No aplica

6. POLÍTICAS

Realizar un informe mensual del uso de materiales que utiliza la imprenta y enviar al decanato.

7. DOCUMENTOS




Página 2 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

249

8. REGISTROS


Informe de control de materiales Documento Hasta enviar al

decanato Enviar al decanato

9. PROCEDIMIENTOS


INICIO

1 Encargado de la

imprenta

Elaborar

solicitud

El encargado de la imprenta debe realizar la solicitud

de materiales que necesita la imprenta para su

funcionamiento.

2

Encargado de la

imprenta Enviar solicitud Se debe enviar la solicitud al guardalmacén e la

facultad.

3 Guardalmacén

Revisar

disponibilidad

de materiales

El guardalmacén debe revisar si hay disponible

materiales en stock.

3.1 Guardalmacén Solicitar compra

de materiales

En el caso que no haya materiales debe realizar el

proceso respectivo para adquirirlos

4

Encargado de la

imprenta

Recibir

materiales

Se debe recibir los materiales entregados por el

guardalmacén.

5

Encargado de la

imprenta

Guardar

materiales

Se debe guardar los materiales en un lugar seguro y

para que estén disponibles para los trabajos que

realiza la imprenta.


Página 3 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

250

6

Encargado de la

imprenta Elaborar informe

Se debe elaborar un informe mensual del control de

materiales, detallando el consumo de los mismos.

7

Encargado de la

imprenta Enviar informe Se debe enviar el informe al decanato.

FIN



Página 4 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

251

Control de Materiales

GUARDALMACENIMPRENTA

IMPR

ENTA

2.- Enviar solicitud

3.- Revisar disponibilidad de materiales

INICIO

4.- Recibir materiales

1.- Elaborar solicitud de materiales


3.1 Realizar pedido de compra

de materiales

5.- Guardar materiales

6.- Elaborar informe de control de materiales


FIN

NO

SI


Página 5 de 5



Fecha aprobación:

VERSIÓN: 1

252

CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 Conclusiones

1. Como resultado de la investigación se puede concluir que la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, no cuenta con un manual de

procedimientos del proceso habilitante administrativo vigente y actualizado, sin embargo el

decano actual en un intento de resolver este problema, elaboró un manual orgánico

funcional pero el mismo no ha sido aprobado y no respondía a la realidad de los procesos

existente en la facultad.

2. Se aplicó una metodología apropiada para la facultad que responde a la naturaleza de sus

operaciones como lo es la de brindar servicios educativos a la comunidad ecuatoriana, la

misma que empezó con el análisis situacional de la facultad y del área administrativa,

luego se procedió a realizar las entrevistas al personal responsables de los procesos, se

analizó, clasifico y registro la información en matrices de análisis de información,

finalmente se procedió a realizar las caracterizaciones y manuales de procedimientos de los

procesos encontrados.

3. Se realizaron manuales de procedimientos acorde a la información que se obtuvo de las

entrevistas una vez analizada y clasificada la información obtenida con sus respectivos

flujogramas.

4. Los manuales de procedimientos propuestos presentan mejoras a los procesos que

optimizan tiempos y recursos, y que servirán de guía para que el personal pueda realizar

sus funciones eficazmente.

253

4.2 Recomendaciones

1. Aprobar los manuales de procedimientos propuestos para el macroproceso Habilitante –

Administrativo en sus diferentes procesos tales como talento humano, coordinación

administrativa, biblioteca e imprenta.

Se recomienda además que los mismos sean difundidos al personal responsable de cada

proceso ya que estos servirán de base para que todo el personal pueda desempeñar sus

funciones efectivamente.

2. Aplicar la misma metodología de levantamiento de procesos en el caso de que se creen

nuevas áreas o procesos dentro del área administrativa o de la facultad, además de

mantener actualizados los manuales de procedimientos, cada vez que ocurran cambios que

modifiquen la ejecución de los procesos existentes.

3. Realizar mejoras continuas a los procesos con el fin de optimizar recursos y brindar un

servicio de calidad a los usuarios de la facultad, para lo cual se recomienda la aplicación

de indicadores de gestión, los mismos que deben ser elaborados por las autoridades de la

facultad.

4. Elaborar un plan anual o semestral de seguimiento de funciones al personal de toda

facultad para verificar si están cumpliendo con las actividades asignadas a los procesos de

los que son responsables y tomar las medidas necesarias en el caso de que no sean

cumplidas dichas actividades.

254

BIBLIOGRAFÍA

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Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración (7a ed.). Mexico DF:

McGraw-Hill.

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de Ciencias Administativas.

Gómez, C. G. (1997). Sistemas administrativos, análisis y diseño (1a ed.). Mexico DF: McGraw-

Hill.

Herrera, H. (20 de Febrero de 2007). Manuales administrativos. Recuperado el 15 de Mayo de

2015, de www.gestiopolis.com: http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

Hitt, M., Black, S., & Porter, L. (2006). Administración (9a ed.). Madrid: Pearson Educación.

Koontz, H., & Weihrich, H. (2004). Administración una perspectiva global (12a ed.). Mexico DF:

McGraw-Hill.

Rueda, D. (7 de Febrero de 2013). Acuerdo N-2011-004 Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por procesos de la Secretaria Nacional de Educación Superior Ciencia y

Tecnología. Recuperado el 15 de Mayo de 2015, de www.educacionsuperior.gob.ec:

http://www.educacionsuperior.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2015/05/11-02-02-

acuerdo-n-2011-004-estatuto-organico-de-gestion-organizacional-por-procesos-de-la-

secretaria-nacional-de-educacion-superior-ciencia-tecnolo.pdf

Schouten, T. (12 de Agosto de 2009). Documentación de procesos. Recuperado el 15 de Mayo de

2015, de www.documentaciondeprocesos.files.wordpress.com:

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Serna Gomez, H. (2003). Planeación y gestión estratégica (8a ed.). Bogotá, Colombia: Leguis.

Valdivieso, B. (1 de Octubre de 2011). Reseña histórica de la Universidad Central del Ecuador.

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https://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_Central_del_Ecuador

quito, julio 2015 - ucequito, julio 2015. i lituma ganán, jorge juan (2015). levantamiento, diseño...

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