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PymespráTICas Webinar RED-Encuentro

“Aspectos Clave en la Contratación y Supervisión de Servicios de

Desarrollo de Software”

Ref. Guía de Adquisición MPS.BR

que describe un proceso de adquisición de software y servicios asociados,

basado en la Norma Internacional ISO/IEC 12207: 2008.

Agenda

➲ Introducción: Problemas en la Adquisición de Software & Servicios Complementarios

➲ El Proceso de Adquisición de Software y Servicios Complementarios

➲ Preguntas y Respuestas

Introducción:

Problemas en la Adquisición de Software & Servicios Complementarios

Problemas Clásicos

Costo mayor que lo previsto; Alto costo de mantenimiento;

Incumplimiento de cronograma;

Relación pobre entre cliente y proveedor;

Productos inexequibles;

No atendimiento de las necesidades del usuario;

No atendimiento de las expectativas del usuario;

No cumplimiento de los requisitos especificados;

Dificultades de personalización del software;

Pérdida de control del proyecto;

Falta de acompañamiento del proyecto;

Falta de visibilidad de los procesos de Subcontratado;

Ciclo de desarrollo muy largo;

Exceso de re-trabajo;

Falta de habilidad de previsión problemas;

Dificultad en la prevención de defectos;

Baja disponibilidad de recursos humanos; y

Alta rotación de personal.

El Proceso de Adquisición de Software y

Servicios Complementarios (S&SC)

Proyecto de Adquisición

➲ Un esfuerzo aprobado, financiado y organizado para ejecutar y dirigir la adquisición de software y servicios complementarios, requeridos para dotar a la organización con un nuevo sistema de información que le permita tener mayores capacidades para cumplir con su misión.

Implicaciones

➲ Implica conceptualización, iniciación, diseño, desarrollo, prueba, contratación, producción, implantación, apoyo logístico, modificación, y disposición de sistemas de software y suministros o servicios asociados, para satisfacer necesidades de negocio de la organización.

Entorno de Adquisición

➲ Factores internos y externos que impactan y enmarcan un programa de adquisición de software. Estos factores incluyen Políticas, reglamentos, y reacciones a requerimientos

imprevistos y emergencias.

Proceso de Adquisición

1) Preparación de la adquisición

2) Selección del proveedor

3) Supervisión del contrato

4) Aceptación por el cliente

1) Preparación de la adquisición

1.1) Establecer la necesidad

1.2) Definir los requisitos

1.3) Revisar los requisitos

1.4) Desarrollar una estrategia de adquisición

1.5) Definir los criterios de selección de proveedores

2) Selección del proveedor

2.1) Evaluar la capacidad de los proveedores

2.2) Seleccionar el proveedor

2.3) Preparar y negociar un contrato

3) Supervisión del contrato

3.1) Establecer y mantener comunicaciones

3.2) Intercambiar información sobre el progreso técnico

3.3) Revisar el desempeño del proveedor

3.4) Supervisar la adquisición

3.5) Obtener acuerdo a respecto de los cambios

3.6) Acompañar problemas

4) Aceptación por el cliente

4.1) Preparar la aceptación

4.2) Evaluar el Software y Servicios entregados

4.3) Mantener conformidad con el contrato

4.4) Aceptar el Software y Servicios

Acciones para Mitigar ProblemasFase de Preparación

Definir y comunicar el objetivo y la visión del proyecto a todos los involucrados; Designar al Gerente de Adquisición que, en última instancia, tiene la responsabilidad por el éxito del proceso de adquisición;

Tener clara la función del Promotor del proyecto que es colaborar para su andamiento, definir los límites del proyecto, proveer el presupuesto adecuado y estable y conducir el proyecto de forma positiva o, si es necesario, proveer su cancelación;

Adaptar y personalizar los abordajes de adquisición y estrategias de acuerdo con las características del proyecto;


Definir, claramente, el objetivo a ser logrado.

Obtener requisitos válidos, estables, completos y viables, siempre que sea posible.

Es importante, también, definir el alcance, para que tanto el cliente como el contratado sepan cuando los objetivos fueron logrados y cuando el contrato necesita de modificaciones y renegociaciones;


Definir, para cada requisito, como será la evaluación para la certificación de su implementación;

Asegurar que el usuario final sea involucrado en la definición de los requisitos y en la evaluación del producto;

Planificar el mantenimiento esperado del software, identificar la forma de soporte y mantenimiento, antes de la elaboración de la solicitud de propuestas;

Acciones para Mitigar ProblemasFase de Selección

¡Seleccionar el Contratado cuidadosamente!

Escoger siempre las personas más competentes posibles, entrenarlas y organizar su plan de trabajo. Suministrar la asistencia y los recursos necesarios;

El Contratado que ofrezca el menor precio y la programación de plazo más optimista no siempre es la mejor opción.

Ninguna práctica de gestión puede mejorar el desempeño mediocre de una contratación equivocada;

Acciones para Mitigar ProblemasFase de Selección

Evitar buscar siempre obtener ventajas del Contratado.

Crear una situación de ganancias mutuas.

Cuidar para que el contrato sea benéfico y traiga ventajas para todas las partes involucradas, de modo que la firma y el comprometimiento sean confortables para todas las partes;

Acciones para Mitigar ProblemasFase de Supervisión

Informar al Contratado LO QUE está siendo Contratado, y no CÓMO implementar el objeto de la contratación. Efectuar una revisión conjunta de los requisitos antes del inicio del desarrollo, con la finalidad de eliminar ambigüedades y mal entendidos;


Evitar el exceso de trabajo administrativo, garantizando, sin embargo, los siguientes elementos: requisitos y compromisos debidamente registrados; documentación de las decisiones importantes; documentación de las causas y motivos de las decisiones

tomadas; mediciones cuantitativas del progreso del proyecto, de la

calidad y de los cambios en los requisitos;


Crear una cultura de relación amigable con el Contratado, basada en la confianza, respeto y siempre buscando el beneficio mutuo.

Las dos o más partes involucradas deben estar conscientes de que el éxito del proyecto es de responsabilidad de todos los asociados participantes.

Las partes deben trabajar como un equipo, resolver los problemas conjuntamente y evitar la dinámica de mutua atribución de culpas;


Establecer un canal efectivo de comunicación y tentar derrumbar las barreras existentes entre las personas y los departamentos de las organizaciones involucradas en el proyecto.

Asegurar el entendimiento mutuo;


Esperar siempre lo mejor, pero actuar de forma proactiva y prepararse para las eventualidades.

Discutir, en conjunto con el (los) Contratado(s), los riesgos posibles y modos de mitigación;


Efectuar verificaciones periódicas. Tomar las providencias necesarias, en el caso de que alguna de las siguientes cuestiones no sea respondida de forma satisfactoria:

El software que está siendo adquirido es el más adecuado?

El software está siendo adquirido de la forma adecuada?

El contratado está desarrollando el software adecuado?

El contratado está desarrollando el software de forma adecuada?


Evaluar los resultados del desarrollo del software lo antes posible y con frecuencia compatible con su porte, antes de la evaluación final para aceptación del producto.

Esas medidas minimizan la posibilidad de obtener un software que no atienda las expectativas del usuario;

Acciones para Mitigar ProblemasFases de Supervisión y Aceptación

Ser realista y evaluar nuevamente las expectativas, a medida que el aprendizaje sobre el dominio del problema y su viabilidad técnica sea ampliada con el progreso del proyecto.

Las primeras estimaciones y especificaciones de los cuatro parámetros citados abajo, cambiarán, en algún grado, durante el proyecto: Plazo de entrega; Costo del desarrollo;

Alcance del software; y

Calidad del software.

Preguntas y Respuestas

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