pupc: conferencia la normalización internacional en información y documentación
DESCRIPTION
Conferencia dictada en Lima en septiembre de 2013 sobre normalización internacional en información y documentaciónTRANSCRIPT
La normalización internacional en información y documentación: ¿una historia información y documentación: ¿una historia
de éxitos?
Lima, 6 de septiembre de 2013p
PUPC- Archivo de la Universidad, Sección de í óBibliotecología y Ciencias de la Información
¿Necesitamos hablar el mismo idioma?¿Necesitamos hablar el mismo idioma?
NO ES FÁCIL PERO LO SEGUIMOS INTENTANDO….
¿ Quien define el idioma?¿ Quien define el idioma?
• No existe un único organismo normalizador• Normalizan los organismos que tienen suficiente peso en un determinado sector/ámbito que los demás le reconocensector/ámbito, que los demás le reconocen
• Normalizan los organismos que tienen una financiación que se lo permite
• La normalización puede tener dos caminos• Primero la norma o estándar se usa estándar de facto y luego se formaliza
• Primero de formaliza, desarrolla y escribe y luego se fomenta su uso
Una norma es un éxito cuando se usa de forma extendida por todos los implicados facilitando el entendimiento y beneficiando a quien la usa
La normalización ISOLa normalización ISO
f b d d b ó d• Su fuerza se basa en unos estrictos procedimientos de aprobación de normas y el reconocimiento internacional de las mismas
La normalización ISOLa normalización ISO
ó d l b é é é b é• Organización del trabajo técnico. Comité Técnicos y Subcomités . Presidencia y Secretaria recaen sobre un NMB
– Independencia de los TC y SC• Teórica coordinación• Práctica temas yuxtapuestos y diferentes puntos de vista
– Competencia entre normas. Best sellers
• Características de las Normas• Documento voluntario • Elaborado por consenso• Elaborado por consenso • Participación de todas las partes interesadas• Disponible para el público (bajo pago)
La normalización en información y documentación
Una vieja aspiración
Mundaneum de Otlet y La Fontaine 1934
Algunos actores internacionales
Y…
La normalización en información y documentaciónMuchos temas que normalizar!!!
algunos éxitos consolidados
Otros en vías de consolidación
Algunos estándares o normas de factoAlgunos estándares o normas de facto
y otros muchos en desarrollo y aplicación
y otros muchos en desarrollo y aplicación…
La normalización en gestión de documentos
• Normalización no ha sido hasta ahora un tema prioritario• Necesidades desde el entorno digital:
– Interconectividad e interdependencia– Presión para el acceso a la información y la trasparencia de las
organizacionesg
• Cierto escepticismo en algunos sectores de la comunidad profesional (compartido por otras comunidades): “Lo bueno de las normas es que hay tantas que puedes elegir”
Gestión de documentos: Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemáticode la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos,incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, lainformación y prueba de las actividades y operaciones de la organizacióninformación y prueba de las actividades y operaciones de la organización.
Distintos contextosDistintos contextosArchivos Gestión de documentos
• ISO 15489. Gestión de documentos
International Standard of Archival Description (ISAD) documentos
• MoReq. Model requirements for management of electronic
Archival Description (ISAD) Encoded Archival Description
(EAD) management of electronic records
(EAD)
Mismos objetos de información distintos enfoques y j q ydistintos organismos normalizadores
Normalización ISO en gestión de documentos
ISO TC46/SC11 INFORMATION AND DOCUMENTATION
• Creation of SC: 1998
ISO TC46/SC11. INFORMATION AND DOCUMENTATION. ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT
• Secretariat: Standards Australia (Agnes Simai)• Chair: David Moldrich (Australia)• P‐members: 28• O‐Members: 13 Foundation standard:• Published products: 12• Under development: 4• Active WGs: 7 + 1 JWG 171/SC2 + 1 JWG171/SC3
ISO 15489 (2001) (part 1 and 2) Records Management
DIRECTION Establishing a framework for managing records for as long as required for organisational, social and cultural purposes
MISSION Take a leading role in improving best practices in managing records by providing a framework as well as standards and guidance for the design and application of records practices and processes.
Normalización ISO en gestión de documentos
ISO 171 DOCUMENT MANAGEMENT APPLICATIONS
• Creation of SC: 1978
ISO 171. DOCUMENT MANAGEMENT APPLICATIONS
• Secretariat: ANSI (Betsy Fanning)• Chair: Gerard Cathaly‐Pretou (France)• P‐members: 18• O‐Members: 25• Published products: 76• Under development: 10• Subcommittees: 3• Active WGs: 11
Best seller: PDF series
Active WGs: 11
SCOPE: Document management applications provides standardization of technologies and processes involving i d i i l di ib i d i i i i i hcapture, indexing, storage, retrieval, distribution and communication, presentation, migration, exchange,
preservation, integrity maintenance and disposal. Documents may be managed in micrographics or electronic form.
La normalización a nivel nacional
• Organismos normalizadores nacionales• ISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPIISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPI
Normas nacionales‐ NTP
Adopción de normas ISO: Traducción
COPANTCOOPERACIÓN
Grupos con AENOR
La normalización en gestión de documentos a nivel nacional
L i L ti i ñLa presencia Latinoamericana: muy pequeñaISO TC46/ SC11‐ Archives/records managementmanagement
La normalización en gestión de documentos a nivel nacional
EJEMPLO DE ESPAÑA
Funcionamiento de AENOR similar al de ISO a nivel nacional– Comité Técnico 50‐ Documentación (espejo del TC46 Information y ( p j y
documentation y del TC171‐Document management aplications). Se ha creado el Subcomité 1. Gestión de documentos y aplicaciones
– Los Comités y Subcomités técnicos se forman con personas (i i i ) i d i d b d l(instituciones) con intereses en un determinado sector, buscando el equilibrio y la representatividad del conjunto.
– Las Secretarías se pueden otorgar a organismos con fuerte presencia. En este caso del CTN50 es FESABID (Federación Española deEn este caso del CTN50 es FESABID (Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística), del CTN50/SC1 es la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura.
La normalización en gestión de documentos a nivel nacionaldocumentos a nivel nacional
O S ÑEJEMPLO DE ESPAÑA• Trabajo en la normalización en España:
– Traducción de las normas ISO.– Promoción de la utilización de las normas
• Trabajo en el contexto internacional:– Presencia en las reuniones/ trabajo de todo el grupo ese c a e as eu o es/ t abajo de todo e g upoen distintos temas (participación activa)
Podrían realizarse normas nacionales pero no se ha considerado oportuno en este contexto
Normalización ISO en gestión de documentos
BP GESTIÓN DE DOCUMENTOS
15489ANALISIS DE LOS
TIC SISTEMAS
FUNCIONALIDADES ERM
16175
Procesos y controles. Documentos electrónicos
Metodología de análisis
PROCESOS D E TRABAJO26122
HARDWARE FORMATOS VERACIDAD
Y FIABILIDAD15801electrónicos
METADATOS 23081
REPOSITORIOS DIGITALES
17068
normas normas PDF
32000
PRESERVACIÓN
OAIS
DIGITALIZACIÓN 13028
CONVERSIÓN Y MIGRACIÓN
13008
micrografía, escáner y
discos ópticos
3200019005 14721
ESPECIFICACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN
Serie 30300
BP 18492
ONES14641
Normalización ISO en gestión de documentos: los éxitos
ÉTEMA NORMA TC/SC ÉXITO
BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE
ISO 15489‐ Gestión de documentos
TC46/SC11 Profesionalarchivos y gestión
DOCUMENTOS (2001) de documentos
FORMATOS ISO 32000 PDF (2008)ISP 19005 PDF‐A (2005)
TC171/SC2 Uso de desarrolladores,ISP 19005 PDF A (2005) desarrolladores, consumo público en general
PRESERVACIÓN ISO 14721 Open Archival TC 20/SC13 DesarrolladoresPRESERVACIÓN DOCUMENTOSELECTRÓNICOS
ISO 14721. Open Archivalinformation system(2003)
TC 20/SC13 Desarrolladores bibliotecas repositorios abiertosabiertos
El nuevo proyecto en busca del éxito: ISO 30300
Related standards & Technical reports
Implementation of records processes
ISO 30300
Management systems for records standards
Governance framework for records
Guidelines 2
ISO 15489Records
management. General‐1
ISO TR 26122Work process
analysis for recordsConceptual and
implementation
ISO 23081Metadata for records.
Principles‐1
ISO 30300Management systems
for records‐Fundamentals and
vocabulary
Fundamentals&Terminology
ISO 30301Management systems
ISO DTR 17068Trusted
Third Party Repository for Digital Records
Guidelines‐2
ISO 13008ISO TR
Self assessmentmethod‐3
implementationissues‐2Requirements Management systems
for records ‐Requirements
ISO 30303Management systems
for records‐Requirements for
bodies providing audit ISO 16175ISO 18128ISO 13008Digital records
conversion and
migration process
ISO TR 13028
Implement‐ation
guidelines for
digitization of records
ISO 30302Management systems for records: Guidelines for Implementation
bodies providing audit and certification
GuidelinesSupport High Level Structure Elements
Digital records
ISO 16175Principles and
Functional Requirements for Records in
Electronic Office Environments1
ISO 18128Risk
identification and
assessment for records systems
ISO 30304Management systems for records: Assessment
guide
Business systems 3
gmanagement
systems -2
Under developmentUnder discussion
Gestión de documentos como MSS MSRMSS= MSRISO MSS= Management System Standard:ISO MSS= Management System Standard:
– 9000 sistemas de gestión de calidad– 14000 sistemas gestión ambiental– 27000 sistemas de gestión de la seguridad de la información27000 sistemas de gestión de la seguridad de la información– Otras
Características imprescindiblecomunes
Ciclos de mejora continúaC tibl
p
Compatibles Certificables Gestión
documental
Sistema de gestión para los documentos
Norma de buenas prácticas a MSS
MSS
¿Qué significa?¿Qué significa?
• Un “sistema de gestión” es la forma de que la alta dirección establezca una política y unos objetivos y los medios para llevarlos a cabo
• El propósito del SGD/MSR sería presentar los documentos o evidencias• El propósito del SGD/MSR sería presentar los documentos o evidencias como otro aspecto a tener en cuenta en un sistema de gestión (calidad, medio ambiente, seguridad de la información, etc.)
El desafío es hacer llegar nuestro mensaje de los beneficios de una buena gestión de documentos a las organizaciones que se modernizan y
ponerlo en la hoja de ruta de la alta dirección
Creación
RegistroDisposición
n de
la
de
ntos
ClasificaciónAcceso
Aplicación
gestión
docume
Metadatos
Publicadas a fin de 2011Publicadas a fin de 2011
é h d i ?• ¿qué ha pasado en este tiempo?– Un montón de actividades y cursos relacionados
• http //www iso30300 es/category/actividades sobre las normas• http://www.iso30300.es/category/actividades‐sobre‐las‐normas‐iso‐30300/
– Algunos artículos, blogs, post• http://www.iso30300.es/recursos‐sobre‐las‐normas‐iso‐30300/• Linkedin Group. http://www.linkedin.com/groups?gid=4175551
Una certificación– Una certificación• http://www.esaged.com/articles‐mostra‐1637‐cat‐gestio_i_qualitat.htm
– La ISO 30302‐ Guía de implementación en marcha
Publicadas a fin del 2011Publicadas a fin del 2011• A id i t i l M h i t é• Acogida internacional‐Mucho interés
de los profesionales• Participación en el grupo de trabajo
i l ISO dpara armonizar las normas ISO de sistemas de gestión (ISO TMB‐ JTCG)
• Gran interés en Latinoamérica:Actividades formativas y conferencias en
– Colombia– México– Bolivia– Perú– ChileChile– Argentina– Previstas en Dominicana, Costa Rica….
¿qué nos falta?¿qué nos falta?
• Proponer, explicar y convencer a la alta dirección
• Marketing• Búsqueda de nuevos l d l daliados entre los encargados de los otros sistemas de gestióngestión• Oportunidad de pasar del plano operativo al plano p p pestratégico
¡GRACIAS POR SU¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!