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NORMATIVA E INSTRUCCIONES SOBRE EJECUCIÓN DE

PROYECTOS I+D+I RETOS INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO

Convocatorias 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 CONDICIONES DE EJECUCIÓN DE LA AYUDA ............................................................................................. 2

Normativa de la convocatoria ............................................................................................................... 2

Modificaciones en las condiciones de ejecución................................................................................... 3

Gastos elegibles ..................................................................................................................................... 4

Gastos no elegibles ................................................................................................................................ 9

Justificaciones. Informes científico-técnicos y económicos ................................................................ 10

TRAMITACIÓN DE LOS GASTOS EN LA UPNA .......................................................................................... 11

SEGUIMIENTO ECONÓMICO. CANAL DEL INVESTIGADOR ...................................................................... 15

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CONDICIONES DE EJECUCIÓN DE LA AYUDA

Normativa de la convocatoria

La ejecución de la ayuda y su justificación deberán sujetarse a lo dispuesto en la orden de bases, en la resolución de convocatoria, en la resolución de concesión y en las "Instrucciones de ejecución y justificación" que se encuentran disponibles en la página web del Ministerio de Ciencia e Innovación http://www.ciencia.gob.es/portal/site/MICINN/

Convocatoria 2015

Convocatoria 2016

Convocatoria 2017

Convocatoria 2018

Asimismo, y dado que estas ayudas tienen cofinanciación FEDER, es de aplicación la normativa FEDER sobre publicidad:

Los beneficiarios en todos los Proyectos deberán dar publicidad a las ayudas recibidas en los contratos de servicios y laborales, publicaciones y otros resultados de la investigación, ponencias, equipos inventariables y actividades de difusión de resultados financiados con ellas, debiéndose mencionar:

• En proyectos de convocatorias 2013, 2014 y 2015 se indicará la referencia del proyecto seguida de (MINECO/FEDER, UE)

• En proyectos de convocatorias 2016 y 2017 se indicará la referencia del proyecto seguida de (AEI/FEDER, UE)

• En proyectos de convocatoria 2018 se indicará la referencia del proyecto seguida de (MCIU/AEI/FEDER, UE)

Además de la normativa establecida en la convocatoria y la orden de bases hay que tener en cuenta la normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad Pública de Navarra.

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Modificaciones en las condiciones de ejecución

NO requieren de autorización previa de la entidad financiadora:

• Cambios entre partidas • Cambios en el equipo de trabajo (personal que participa en el proyecto pero que no

forma parte del equipo de investigación)

Si bien los cambios entre partidas de gasto y en el equipo de trabajo respecto al incluido en la solicitud no requieren de autorización previa es IMPRESCINDIBLE que los ajustes que se vayan a realizar se comuniquen al Servicio de Investigación y se incorporen a los informes de seguimiento y final.

SÍ requieren de autorización previa de la entidad financiadora:

• Cambio entidad beneficiaria • Modificación IP • Modificación equipo de investigación • Modificación periodo ejecución (prórrogas) • Subcontrataciones por importe superior al 25% del total de la ayuda concedida

Las solicitudes de modificaciones se realiza a través de la Carpeta Virtual de Expedientes- Facilit@, en un plazo mínimo de dos meses antes de la finalización del proyecto (en el caso de prórrogas se recomienda un plazo mínimo de 4 meses antes de la finalización). En la web del Ministerio están disponibles los formularios para solicitar modificaciones que el IP deberá cumplimentar, firmar, cargar en su expediente virtual del proyecto (un solo pdf por cada modificación) e informar al Servicio de Investigación, que se encargará de revisar y pasar a la firma y registro electrónico por parte del Vicerrector de Investigación

El IP deberá informar al Servicio de Investigación:

• de las modificaciones previstas entre partidas presupuestarias y en el equipo de trabajo respecto al incluido en la solicitud

• de cualquier notificación que reciba del Ministerio sobre las modificaciones tramitadas o sobre cualquier información recibida sobre el proyecto.

Asimismo, las modificaciones efectuadas deberán incorporarse a los informes de seguimiento y final, para facilitar su seguimiento.

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Gastos elegibles

Con carácter general el importe concedido se ha de ejecutar en función del presupuesto solicitado, cuantía y concepto de gasto y de las limitaciones fijadas por el organismo financiador en la convocatoria y en la resolución de concesión. Un gasto será elegible siempre y cuando estuviera previsto en el presupuesto de la solicitud, se realice dentro del periodo de ejecución del proyecto y se pueda justificar claramente su vinculación con el proyecto. En particular:

- CONCEPTO DE GASTO, deberá estar previsto en la solicitud del proyecto (presupuesto solicitado) o debidamente justificado en el momento de su tramitación y en informes de seguimiento intermedio y final.

- IMPORTE: hasta el máximo autorizado en el presupuesto solicitado dentro de cada subconcepto o debidamente justificado en el momento de su tramitación y en informes de seguimiento intermedio y final.

- FECHAS (no se admiten gastos anteriores ni posteriores a las fechas de inicio y fin del proyecto):

o Gasto realizado y actividad que genera el gasto dentro del plazo de ejecución del proyecto (fecha inicio- fecha fin)

o Fecha de factura dentro del plazo de ejecución del proyecto (entre fecha inicio y fecha fin, ambas incluidas)

o Fecha de pago dentro del periodo de justificación de la anualidad correspondiente (fecha inicio proyecto hasta fecha fin proyecto + en general 3 meses) Los pagos deben realizarse en la anualidad correspondiente de la

factura o en su defecto dentro del periodo de justificación (hasta la fecha de presentación de la justificación). No se puede pagar una factura en un ejercicio diferente salvo que el pago se realice dentro del periodo de justificación.

La adquisición de equipamiento deberá realizarse al inicio del proyecto: se podrá financiar la adquisición de equipamiento hasta dos meses antes de finalizar el proyecto y en todo caso con la correspondiente justificación al respecto de la necesidad y vinculación con el proyecto.

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Gastos de personal: será posible tramitar la contratación de personal con cargo al proyecto en caso de que se hubiera previsto en el presupuesto de la solicitud. En caso de que no estuviera prevista la contratación de personal o que se proponga la contratación de otra categoría diferente deberá justificarse en los correspondientes informes de seguimiento científico-técnico. La contratación de personal investigador se hará conforme al Reglamento de Contratación de Personal Investigador con cargo a proyectos, contratos art. 83 LOU y grupos de investigación. En la web de la universidad, en el apartado de investigación – formularios - contratación de personal investigador, están disponibles los formularios de solicitud y la tabla para el cálculo del coste de contratación. Las solicitudes de contratación deben remitirse al Servicio de Investigación. Gratificaciones: destinadas al personal contratado que participa en el proyecto, siempre y cuando estén previstas en las correspondientes convocatorias de proceso selectivo. Las solicitudes de pago de gratificaciones deben remitirse al Servicio de Investigación antes del día 25 del mes anterior al que se quiere hacer efectivo el pago de los honorarios, salvo que el pago esté previsto para los meses de julio y diciembre, en cuyo caso deberá remitirse con anterioridad. El Servicio de Investigación tramitará su pago a través de la nómina. Gastos de Ejecución: comprende inventariable, fungible, viajes y dietas, subcontrataciones y otros gastos. Con carácter general se establecen los siguientes límites y procedimientos para la compra de bienes y servicios con cargo a proyectos:

Entre 3.000 y 12.000 €

reserva de crédito que se solicitará remitiendo a la Sección de Contabilidad el impreso de retención de crédito disponible en la web de la Universidad.

Entre 12.000 y 15.000 €

reserva de crédito y 3 ofertas de diferentes proveedores (salvo que por sus especiales características no exista en el mercado suficiente número de entidades que los realicen, presten o suministren), e informe justificativo de la elección del proveedor.

Entre 15.000 € y 50.000 €

compra centralizada a través de gestión económica, aportando 3 ofertas de diferentes proveedores e informe justificativo de la elección del proveedor. http://www2.unavarra.es/gesadj/VPortalTransparencia/ServicioAAEE/gestioneconomica/SOLICITUD_CONTRATACION%20.pdf

Más de 50.000 €: expediente de contratación a través de gestión económica.

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Inventariable: se refiere a la adquisición de equipamiento científico y fondos bibliográficos, que deberá estar dado de alta en inventario (físico y contable). El gasto en esta partida, conforme a las bases de ejecución presupuestaria de la universidad, es un gasto de gestión centralizada.

La adquisición de equipos informático y de software (1ª licencia) se hará conforme a los modelos homologados por el Servicio Informático de la Universidad. En caso de adquisición de equipamiento informático no específico (PC y portátiles) conviene justificar adecuadamente su necesidad y vinculación con el proyecto. No se podrán ejecutar gastos de material inventariable en los últimos meses del proyecto, salvo que se justifique claramente su vinculación con el proyecto (hasta dos meses antes de finalizar el proyecto). En caso de que la adquisición de equipamiento requiera de un expediente de contratación, hay que tener en cuenta los plazos para que el bien adquirido esté recepcionado, instalado y facturado antes de la fecha fin de proyecto, debiendo de estar pagado antes de la presentación de la justificación final (3 meses desde fecha fin proyecto). Los gastos de reparaciones y de mantenimiento de equipos sí son elegibles a partir de la convocatoria 2013 de proyectos (Retos y Generación de Conocimiento)

Las solicitudes de compra de equipamiento deben remitirse a la Sección de Gestión Económica: gestion.economica@unavarra.es

Las solicitudes de compra de fondos bibliográficos deben remitirse a Biblioteca: biblioteca.adquisiciones@unavarra.es

Fungible: Debe quedar claramente descrito el gasto, evitando referencias genéricas.

Los gastos generales de material de oficina no tendrán cabida en esta partida, ni tampoco el material fungible informático como tóner, cartuchos de tinta, cds, pendrives, pero sí son elegibles elementos como memoria ram, disco duro externo, teclado, ratón, etc., gastos de correo-mensajería y de fotocopias relacionados con la investigación. Ne es elegible el gasto de material de oficina, ni el fungible informático como tóner y tinta.

La actualización de licencias de software se considera fungible sólo es elegible por el periodo comprendido en el proyecto. Se considera inventariable la primera adquisición y fungible las renovaciones de licencia.

En caso de que el concepto de la factura no identificara claramente el concepto de

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gasto será preciso aportar una descripción del material fungible que se ha adquirido, y en su caso la vinculación con el proyecto

Viajes y dietas: deberán corresponder a personal con dedicación al proyecto; se incluyen los gastos de asistencia a congresos y conferencias, visitas y estancias cortas de investigadores (duración máxima 3 meses), tanto invitados como del equipo de investigación del proyecto y aquellos gastos derivados de internacionalización de la actividad y las actividades de colaboración con otros grupos nacionales e internacionales directamente relacionadas con el proyecto, siempre y cuando estuvieran previstos en el presupuesto de la solicitud del proyecto o se justifique en los correspondientes informes de seguimiento científico-técnico. No son elegibles los gastos derivados de estancias cortas de miembros del equipo de trabajo.

La contratación de viajes y estancias, tanto para personal de la propia universidad como para invitados, deberá realizarse a través de la agencia de viajes adjudicataria cumplimentando el correspondiente impreso. Sólo se admitirán facturas de viajes y estancias de otras agencias de viajes en caso de que la empresa adjudicataria de la UPNA no iguale o mejore la oferta de terceros, siendo necesaria la presentación de la oferta de la empresa adjudicataria de la UPNa.

Parkings: Sólo se admiten gastos de aparcamiento de vehículo particular en las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos o aeropuertos, cuya duración sea igual o inferior a veinticuatro horas. Se admiten más de 24 horas en caso de que se justifique que resulta más económico que el transporte en un medio de transporte público. Taxis: Se admiten los gastos de desplazamiento en taxi entre las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos y aeropuertos y el lugar de destino o lugar de la residencia oficial, según se trate de ida o regreso, respectivamente, así como los correspondientes a gestiones, en dicho lugar, específicamente relacionados con la actividad realizada y siempre que los medios regulares de transporte resulten claramente inadecuados. Alquiler de vehículos: excepcionalmente, cuando no sea posible utilizar medios regulares de transporte. Vehículo propio: excepcionalmente cuando no sea posible utilizar medios regulares de transporte. Se abonará kilometraje. Dietas de alojamiento y manutención: no podrán superar los importes establecidos para el grupo 2 como dietas oficiales, publicadas en el BOE. En el impreso de liquidación de viajes y dietas será imprescindible indicar el motivo del viaje o estancia, lugar y fechas. Al realizar las contrataciones con la agencia de viajes se deberá indicar la unidad funcional de gasto asignada al proyecto y en su caso, la correspondiente al grupo u otros fondos a los que se impute el importe que excede de las dietas

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Todos los gastos de manutención, desplazamientos y alojamientos que se abonen directamente al personal externo a la Universidad se consideran como rendimiento de trabajo y llevan una retención del IRPF. Sólo se admiten gastos de viaje de fecha inmediatamente anterior o posterior a las fechas de realización de la actividad: congreso, estancia, etc No serán elegibles gastos de comidas, cenas y otras atenciones de carácter protocolario, todo ello sin perjuicio de los gastos de manutención que puedan corresponder con cargo al concepto de viajes y dietas. No se admiten gastos de cancelación y/o modificación de billetes de transporte salvo causa mayor. Comprobar la elegibilidad de las estancias de investigación de miembros del equipo de investigación y del equipo de trabajo según convocatoria

Subcontrataciones: conforme a las bases de ejecución de las convocatorias el importe máximo de subcontrataciones es del 25% de la cuantía total de la ayuda concedida. Para poder ejecutar gasto de subcontrataciones por importe superior es imprescindible autorización previa de la Agencia Estatal de Investigación.

Otros gastos: se detallan a continuación otros gastos elegibles. En todo caso estos gastos deberán haber sido previstos en el presupuesto de la solicitud del proyecto o bien justificarse en los informes de seguimiento, acreditando su necesidad y vinculación con el proyecto.

• Alquiler, mantenimiento o reparación de equipos relacionados con el proyecto.

• Solicitud y mantenimiento de derechos de propiedad industrial e intelectual derivados del proyecto (no: ampliación o renovación)

• Acuerdos de licencias, bancos de datos y bibliotecas técnicas. Solo la parte correspondiente al tiempo de ejecución del proyecto.

• Análisis de muestras, pruebas de laboratorio y otros estudios o informes técnicos.

• Formación imprescindible (máx. 30 horas lectivas) • Organización de actividades científico-técnicas. (no: honorarios) • Utilización de servicios centrales • Servicios de mensajería directamente relacionados con la ejecución del

proyecto • Publicación y difusión de resultados: en todos los casos será preciso que las

publicaciones que deriven directamente de la actividad científica

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desarrollada en el proyecto se haga constar la referencia del proyecto seguida de (AEI, FEDER/UE) en primer lugar en el listado de agradecimientos (evitándose un largo listado de proyectos que financien una misma publicación)

o Gastos de revisión del lenguaje de manuscritos en la fase de preparación

o Gastos de publicación en revistas científicas o Gastos relacionados con la publicación en abierto,

incluyendo los gastos de publicación en las revistas y los gastos derivados de la incorporación a repositorios de libre acceso

o Gastos derivados de la publicación o impresión de tesis doctorales que hayan sido generadas íntegramente en este proyecto.

o Gastos derivados de la publicación de los resultados de las jornadas técnicas y congresos que se financien con cargo al proyecto.

Gastos no elegibles

• Cuotas sociedades científicas • Cuotas de suscripciones en revistas en las que no se justifique su vinculación directa

con el proyecto • Material de oficina • Mobiliario de oficina • Consumibles informáticos (toner, cartuchos...) • Atenciones protocolarias (detalles, regalos) • Gastos de comidas de trabajo, cena y otras atenciones de carácter protocolario,

todo ello sin perjuicio de los gastos de manutención que puedan corresponder con cargo al concepto de viajes y dietas.

• Gastos de cancelación y/o modificación de billetes de transporte (salvo causa mayor)

• Gastos de personal no vinculado con el proyecto (como miembro del equipo, contratado con cargo al proyecto, o no reflejado en la memoria del proyecto /presupuesto)

• Estancias breves de miembros del equipo de trabajo (según convocatoria)

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Justificaciones. Informes científico-técnicos y económicos

Los informes científicos-técnicos de seguimiento y final se presentarán de acuerdo con los modelos de impreso normalizados y a través de la aplicación telemática disponible en la web del Ministerio, con carácter general durante el primer trimestre del año. Informes científico-técnicos: un informe científico-técnico de seguimiento a mitad del proyecto y otro a la finalización. Desde el Servicio de Investigación se facilitará a los investigadores la información económica necesaria para completar sus respectivos informes científico-técnicos. Informes económicos: son anuales, se realizan en el Servicio de Investigación durante el primer trimestre del año, teniendo en cuenta el gasto realizado durante el año anterior. Desde el Servicio de Investigación se informará puntualmente de la apertura de los periodos de justificación y de los trámites a realizar.

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TRAMITACIÓN DE LOS GASTOS EN LA UPNA

FACTURAS emitidas por el proveedor:

- Facturas electrónicas: entran directamente en el sistema FACE. Para que sean imputadas correctamente al proyecto deberán consignar los siguientes campos:

o Partida presupuestaria: 303000XXXX (orgánica del proyecto) o Órgano gestor: U03500052 (investigación) o Unidad tramitadora: U03500052 (investigación) o Órgano proponente: UFG del proyecto, nombre y apellidos del responsable

- Facturas en papel: deberán enviarse al registro de la universidad, quien las remitirá

a contabilidad para su inclusión en el sistema FACE. En estas facturas también deberán de indicarse de forma inequívoca los campos señalados anteriormente. Si el proveedor ya ha emitido factura electrónica con anterioridad o está obligado a ello, desde contabilidad se le requerirá para la emisión de dicha factura en formato electrónico.

Independientemente de la forma de entrada en el sistema, las facturas asociadas a proyectos son revisadas en el Servicio de Investigación, quien comprueba la elegibilidad del gasto, y las imputa al proyecto correspondiente.

Tras la imputación se genera un documento de conformidad, con los datos de la factura y su imputación, que es enviado al IP del proyecto para su firma y devolución al Servicio de Investigación. En el documento de conformidad se anotará una breve descripción comprensible del gasto realizado con el objetivo de que en el momento de justificar el gasto ante la Agencia Estatal de Investigación quede suficientemente descrito.

Si las facturas que se entregan en el Registro General de la Universidad llevan ya la firma del responsable y la codificación de las partidas de imputación de gasto sólo se remitirá el documento de conformidad para su firma en caso de que sea necesario modificar las partidas de imputación del gasto.

Se recomienda entregar las facturas en papel en Registro General un mes antes de la fecha fin de anualidad en curso o fecha fin de ejecución del proyecto, según corresponda.

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Liquidación de gastos personales, para entregar en el Servicio de Investigación (facturas abonadas por investigador, tickets, justificantes de viajes y dietas y otros), deberán ir acompañados de la correspondiente relación de facturas, en la que será preciso anotar:

• Ejercicio presupuestario (las facturas deberán imputarse en el ejercicio presupuestario correspondiente a su fecha de emisión)

• UFG y Referencia proyecto (UFG= referencia contable del proyecto) • Descripción del gasto: no es el concepto de la factura sino una breve descripción

comprensible del gasto realizado, que será la que se incluya como descripción en la contabilización del gasto, y que deberá encajar en los subconceptos de gasto previstos en la solicitud. Es importante cumplimentar correctamente este campo para evitar futuras subsanaciones por requerimientos de la Agencia Estatal de Investigación

• Importe: importe total del gasto a pagar, IVA incluido. • Se adjuntarán las facturas emitidas SIEMPRE a nombre de la universidad (llevarán

el CIF Q3150012G y en caso de entidades extranjeras ESQ3150012G) y el justificante de pago del investigador que lo haya realizado (extracto bancario, ticket, justificante de trasferencia)

• En el caso de viajes se adjuntará documentación justificativa del viaje y el desglose de gastos:

o Justificante de asistencia a Congreso o Acta de reunión de trabajo firmada por los asistentes o Memoria/Informe de los desplazamientos realizados y vinculación con el

proyecto, firmada por el investigador que realiza lo desplazamientos y el investigador responsable del proyecto

o Licencia o permiso de ausencia o Otros justificantes que acrediten la realización del viaje y su vinculación con

el proyecto

* no se podrá hacer efectivo el pago de dietas y kilometraje sin la presentación de justificantes de realización efectiva del viaje e informe sobre su vinculación con el proyecto.

* en caso de estancias de investigación de más de un mes de duración se calculará un 80% de la dieta diaria

Se recomienda entregar los justificantes de gastos en el Servicio de Investigación un mes antes a la fecha de fin de la anualidad en curso o fecha fin de ejecución del proyecto, según corresponda.

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Resumen de la tramitación de gastos:

TIPO DE GASTO TRAMITACIÓN UNIDAD GESTORA

PERSONAL IP A TRAVÉS DEL Sº

INVESTIGACIÓN

PERSONAL

GRATIFICACIONES IP A TRAVÉS DEL Sº

INVESTIGACIÓN

NOMINAS CONTABILIDAD

EQUIPAMIENTO IP GESTIÓN ECONÓMICA gestion.economica@unavarra.es

BIBLIOGRAFÍA IP BIBLIOTECA biblioteca.adquisiciones@unavarra.es

VIAJES IP A TRAVÉS DE LA AGENCIA DE

VIAJES

CONTABILIDAD

DIETAS Y KM.* IP A TRAVÉS DEL Sº

INVESTIGACIÓN

INVESTIGACIÓN Y CONTABILIDAD

FUNGIBLE Y OTROS GASTOS a pagar al

investigador

IP A TRAVÉS DEL Sº DE

INVESTIGACIÓN

INVESTIGACIÓN Y CONTABILIDAD

FUNGIBLE Y OTROS GASTOS a pagar a la casa suministradora

Factura electrónica o

factura en papel a través del

Registro General

INVESTIGACIÓN Y CONTABILIDAD

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Situación de facturas tras su entrada en la Universidad (face/Registro)

Ubicación Situación inicial Situación final

Contabilidad 1 Pendiente de asignar a investigación Asignada

Investigación

2 Pendiente de imputar Asignación orgánica y económica

Imputada

3 Imputada pendiente de conforme Conforme firmado por IP*

Contabilidad

4 Pendiente de contabilizar Contabilizada

5 Pendiente de pagar Pagada

*el conforme puede ir en la factura

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SEGUIMIENTO ECONÓMICO. CANAL DEL INVESTIGADOR

En el Canal de Investigador hay disponible una herramienta para el seguimiento económico de las ayudas: el IP/IP2 puede acceder a la consulta de sus proyectos. Esta herramienta permite 3 tipos de consulta:

• Resumen del ejercicio: seleccionando el ejercicio se obtiene la información del crédito disponible y del crédito pagado en dicho ejercicio agrupado por partidas.

• Detalle del ejercicio: seleccionando el ejercicio se obtiene información más detallada de los ingresos y gastos del ejercicio agrupados por partidas.

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• Extracto de ingresos: seleccionando el extracto de ingresos y un intervalo de fechas se obtiene la relación de todos los ingresos contabilizados en el proyecto (incluidos anticipos), con indicación, en su caso, de la fecha de cobro. El estado de ingresos refleja el importe de costes directos e indirectos del Departamento/Instituto, que queda retenido en la UFG. No aparecen los costes indirectos Universidad (Importe Cobrado – Importe Total)

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• Extracto de gastos: seleccionando el extracto de gastos y un intervalo de fechas se obtiene la relación de todos los gastos imputados al proyecto, con indicación, en su caso, de la fecha de pago. También se reflejan aquellos gastos que se encuentran pendientes de contabilizar y cuyo importe está sin descontar del saldo del proyecto.

Dudas y consultas sobre estas instrucciones:

servicio.investigacion@unavarra.es