Semana 1

1. Introduccin - Gestin de las comunicaciones del Proyecto.

Influencias organizaciones en la Direccin de proyectos.El entorno organizacional influye en la ejecucin de proyectos. Este entorno se encuentra representado por: Estilo y cultura organizacionales.Vienen definidos por las denominadas Normas culturales: Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas. Polticas, mtodos y procedimientos. Relaciones de autoridad tica laboral Comunicaciones organizacionales.Son las formas y usos comunes de desarrollar las comunicaciones dentro de la organizacin. Se trata de un factor clave para la consecucin de los objetivos del proyecto. Comunicaciones orales, escritas, electrnicas, etc. Uso de media y redes sociales. Estilos de reuniones de trabajo. Comunicacin formal e informal. Estructuras organizacionales.Se sustenta en las siguientes caractersticas. La jerarqua formal, es decir la estructura y organigrama. La jerarqua informal, que surge de las relaciones espontaneas que se desarrollan entre los componentes de una organizacin. Organizacin de proyectos, como gestiona los proyectos. Grado de orientacin hacia proyectos que tiene la organizacin.

Estructura de la organizacin segn la orientacin a proyectosTal y como indica el grafico, una organizacin puede estar orientada ms o menos hacia los proyectos. Esto puede apreciarse tanto en su jerarqua funcional como en la manera en la que un proyecto es abordado.As, encontramos organizaciones que le dan mayor preponderancia a las operaciones, otras que tienen una mayor independencia del Director de proyectos, etc.

Qu es la Gestin de las comunicaciones? Es la direccin de los procesos que aseguran: La planificacin de las comunicaciones. La creacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento y recuperacin de la informacin del proyecto. La administracin de comunicaciones orientada a atender las expectativas de los interesados. El seguimiento y control del plan versus la ejecucin. La disposicin final de la informacin del proyecto.

Por qu es relevante la Gestin de las comunicaciones? Porque la comunicacin entre los interesados constituye una pieza fundamental del xito de la ejecucin de un proyecto. As mismo, las comunicaciones de un proyecto surgen para la transmisin de informacin bajo estas tres situaciones: coordinacin y alineamiento, informacin del trabajo y gestin de expectativas y conflictos.

Comunicaciones del proyecto.

El rol del Director de proyectos. Es el responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Segn la organizacin puede depender de gerencias funcionales o de la PMO. Caractersticas: Conocimiento. Desempeo. Personal (habilidades blandas).

Habilidades de comunicacin de la Direccin Escuchar Formular preguntas Educar Investigar o confirmar informacin Identificar y gestionar expectativas Persuadir Negociar Resolver conflictos

Errores tpicos en las comunicaciones Desconocer a los interlocutores No verificar recepcin de mensaje No responder oportunamente Asumir entendimiento de la otra parte No entregar informacin relevante Utilizar canales no adecuados Omitir el hacer entendible el mensaje Desconocer el flujo de informacin y las personas involucradas

Por qu planeamos las comunicaciones del proyecto?Podemos distinguir entre comunicaciones hacia el interior o hacia el exterior del equipo de proyecto. Las comunicaciones al interior del equipo de proyecto son: Para conocer la performance del mismo Para tomar atencin de los aspectos a corregir.Las comunicaciones al exterior del equipo son: Para mantener informado al sponsor y a la agencia ejecutiva del manejo de fondos del proyecto. Para elevar aspectos que requieren el compromiso de la direccin. Para buscar mejorar la interaccin con personas u organizaciones que podran ser afectadas por el proyecto.

Qu debemos tener en cuenta para planificar las comunicaciones? Quin necesita la informacin? Quin est autorizado a emitirla? Cundo es requerida la informacin? Dnde debera almacenarse la informacin? En qu formato o medio debera almacenarse la informacin? Cmo puede accederse a la informacin almacenada? Datos referidos a: lenguaje, zonas horarias, aspectos culturales, etc. Datos referidos a disponibilidad de medios de comunicaciones: telfono, satlite, internet, etc.

Plan de Gestin de las comunicaciones del proyecto.El plan de gestin de las comunicaciones del proyecto proporciona orientacin sobre como el equipo de direccin del proyecto establecer una comunicacin eficaz con los interesados del proyecto.Como vemos en esta grfica, es parte indiscutible del paquete de planes que conforman el plan para la gestin del proyecto.

2. Identificar a los interesados

InteresadosLos proyectos cuentan con una importante cantidad de interesados, los cuales influyen en el proyecto y los entregables.El proceso consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacin relevante: intereses, participacin e impacto.

ConceptoIndividuo, grupo u organizacin que puede afectar; es afectado por; o percibe que sera afectado; por una decisin, actividad, o resultantes del proyecto.

En ese sentido, podemos considerar que por ejemplo, para un proyecto de construccin de edificio multifamiliar en una zona residencial de alta densidad:que puede afectar; equipo de proyecto, direccin de la organizacin, autoridades locales, proveedores, etc.es afectado por; vecindario, empresas de luz, agua u otros servicios, etc.percibe que ser afectado; vecindarios colindantes, comercios locales, etc.

Gestin de los interesadosIdentificar a los interesados es analizar: Analizar: Niveles de inters Expectativas Importancia Influencia Clasificarlos Establecer estrategias para abordar a los interesados. Clasificacin Poder: nivel de autoridad (formal o informal) sobre decisiones del proyecto. Inters: nivel de preocupacin (positiva o negativa) respecto al proyecto. Influencia: participacin activa (y en muchos casos directa) sobre el proyecto Impacto: capacidad de generar cambios o reformulaciones del proyecto.

Participacin Indiferente (unware) Reticente (resistant) Neutral Partidario (supportive) Lider o conductor (leading)

Procesos para identificar a los interesados.

3. Entradas del proceso

Acta de constitucin del proyecto.

Documentos de la adquisicin Datos de las partes Datos de otros interesados durante el procesos

Factores ambientales de la empresa Cultura y estructura de la organizacin Normas gubernamentales o industriales

Activos de procesos de la organizacin Plantillas de registros de interesados Lecciones aprendidas Registros de interesados de proyectos anteriores

4. Tcnicas y herramientas

Anlisis de los interesados Recopilar y analizar de manera sistemtica la informacin a fin de determinar qu intereses particulares deben tomarse en cuenta. Identificar las relaciones con los interesados. Crear alianzas y acuerdos.Como ejemplo, se puede realizar este anlisis mediante tres sencillos pasos: Paso 1: Identificar a los interesados de manera amplia:que puede afectares afectado porpercibe que ser afectado Indicar datos bsicos: nombres, cargo, organizacin, datos de contacto, etc. Indicar escala o puntaje de: poder, inters, influencia, etc. Indicar tipo de compromiso y nivel del mismo; neutral, resistente, promotor, etc. Paso 2: Preparar una o ms matrices de acuerdo a la relevancia de las variables: Matriz Poder/IntersMatriz Poder/InfluenciaMatriz Influencia/Impacto Paso 3: Mantener informado va mail Reunirse personalmente de manera frecuente Realizar conferencias masivas de informacin Establecer mecanismos de dilogo y negociacin.

Juicios de expertos Se utiliza a fin de complementar el anlisis. La experiencia de los convocados podra ser una gua para no pasar por alto interesados relevantes. Direccin general Otras unidades dentro de la organizacin Interesados clave Otros gerentes de proyecto Expertos en negocios y/o proyectos Grupos de industria y asesores Asociaciones profesionales y tcnicas.

5. Salidas del proceso

Registro de interesadosLa salida de este proceso, no es otra que el registro de interesados. Se compone de tres secciones:Informacin de identificacin Nombre Puesto Ubicacin Rol en el proyecto Informacin de contacto

Informacin de evaluacin Requisitos Expectativas Influencia potencial Fase de ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados Interno/externo Partidario/neutral/opositor.