Proyecto: Student InformationSystem (SIS) SonisWeb

Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas (CUCEA)

Antecedentes de la organización

• La Universidad de Guadalajara (U de G), es la universidad más grande del occidente de México, la segunda a nivel nacional después solo de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)

• La U de G cuenta con once centros universitarios en el área metropolitana de Guadalajara y nueve centros regionales en todo el estado

• De los centros universitarios de la zona metropolitana destaca el Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas (CUCEA) dada su concentración de estudiantes, alcanzando el 18% de la matricula

• Dentro del CUCEA existe el Departamento de Métodos Cuantitativos (DMC) el cual es una entidad académica de la U de G que cuenta con un cuerpo especializado en el área matemática aplicada a las distintas disciplinas de las ciencias económico-administrativas

Problemática

Dos principales condiciones a resolver:

• Resultados no óptimos de evaluaciones a la institución

• Nivel de aprovechamiento escolar bajo

Análisis de Causa Raíz

Baja calificación en evaluaciones

La información académica no se

encuentra disponible durante

eva luaciones

Los problemas potenciales de aprovechamiento no son detectados a tiempo

La información académica sol icitada por los evaluadores no es provista en tiempo y forma

Bajo nivel de aprovechamiento

Las decisiones tomadas respecto al aprovechamiento son ejecutadas hasta que el curso ha terminado (reactivas)

Falta de un proceso dinámico de captura yanálisis de información

Falta de accesibilidad directa a información académica

¿Por qué?¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?¿Por qué?¿Por qué?

¿Por qué?

Fuente: elaboración propia con información recabada a través de personal institucional

Análisis de Causa RaízLa problemática de resultados no óptimos de evaluaciones a la institución, así como el nivel de aprovechamiento bajo tienen como causa raíz las siguientes condiciones:

Falta de un proceso dinámico de captura y análisis de información: el profesorado lleva los registros de manera individual y éstos son vaciados una vez que el ciclo se ha completado, lo que dificulta un análisis continuo del desempeño del alumno y la consecuente identificación de problemas de aprovechamiento.

Falta de accesibilidad a la información académica: los departamentos involucrados en las evaluaciones, tales como las Coordinaciones y Servicios Escolares, no tienen una vía de acceso inmediata a la información, lo que retrasa o imposibilita responder a los evaluadores.

Estructuración del problema

Debido a la falta de un proceso dinámico de captura y análisis de información, así como de accesibilidad a la misma por parte de las distintas áreas de la institución, la organización observa:

• Calificaciones de evaluación debajo de los objetivos planteados, debido principalmente a la imposibilidad de atender los requerimientos de información académica por parte del evaluador en tiempo y forma.

• Problemas de aprovechamiento en alumnado dado que el profesorado no cuenta con mecanismos dinámicos de captura y análisis de información del desempeño, imposibilitando la identificación y resolución oportuna de dichos problemas.

Propuesta de solución

Visión• La organización tendrá una sola fuente de información de desempeño

académico a través del tiempo así como de su estado actual, la cual será mantenida de manera estandarizada y permitirá el acceso inmediato y en tiempo real a las distintas áreas de la institución.

• El profesorado será capaz de alimentar la información del alumno de manera dinámica y podrá generar reportes de desempeño que permitan la identificación oportuna de problemas de aprovechamiento a fin de tomar las decisiones pertinentes para consolidar mejores resultados a través del desarrollo del curso.

• Las áreas de Servicios Escolares y Coordinaciones serán capaces de accesar y evaluar la información de interés en tiempo real, para generar los reportes requeridos por parte de las instancias de evaluación y control de calidad.

• El alumnado y padres de familia podrán conocer de manera inmediata el desempeño del estudiante, de tal forma que puedan tomarse las medidas adecuadas para consolidar un resultado de excelencia.

ObjetivosProveer al profesorado y áreas administrativas un sistema de información académica, con acceso inmediato y remoto, de tal forma que les permita:

• Generar reportes de manera automatizada para el cumplimiento de los requerimientos institucionales

• Analizar la información del desempeño del alumno en tiempo real

• Estandarizar la captura de la información, y permitir que dicha captura sea directa al sistema, sin intermediaciones de archivos de soporte o procesos secundarios

ObjetivosComo resultado:

• La información para las entidades de evaluación será provista en tiempo y forma, con menor probabilidad de error u omisiones

• Mayor fluidez en la comunicación entre las áreas administrativas y las docentes

• El profesorado será capaz de identificar deficiencias de aprovechamiento y diseñar medidas de reacción que eliminen dichas deficiencias

• El proceso de captura, análisis y reporteo será mucho más ágil y esbelto, permitiendo al profesor dedicar mayor tiempo a actividades propias de la enseñanza

Flujo Operativo Propuesto

Evaluación del alumno (tareas, exámenes parciales, etc.)

Captura en sistema de los resultados de evaluación del alumno

Anál isis de información e identificación de lagunas

Deficiencias identificadas?

Desarrollo de acciones

para la eliminación de deficiencias

Impartición deconocimiento

Incorporación de las

acciones al plan de estudios del Curso

Servicios Escolares, Coordinaciones de Carrera y otras

áreas administrativas

Si

No

AlternativasLas alternativas contemplan la implantación de Sistemas de Información del Estudiante (Student Information System), los cuáles tienen como propósito la estandarización y simplificación de la adquisición, manejo, administración y análisis de la información relacionada con el estudiantado y las actividades de la institución educativa

Evaluación y selección de solución: Modelo Multi-atributos

Características y Funcionalidades SchoolLogic Focus SonisWeb

Accesibilidad de información Alta: “web-based”, con acceso en

tiempo real

Alta: “web-based”, con acceso en

tiempo real

Alta: “web-based”, con acceso en

tiempo real

Flexibilidad de análisis de datos Media: permite la importación de

distintos reportes a formatos Excel o

pdf

Media-Alta: permite la importación

de distintos reportes a formatos

Excel, además de permitir el diseño

de reportes con distintas niveles de

filtros

Alta: Reporteo “Open-source”, con

disponibilidad de importación a

distintos formatos. Más de 150

formatos de reportes estándar

disponibles

Facilidad de uso Alta: la interface con el usuario es

organizada y lógica

Alta: la interface con el usuario es

organizada y lógica

Media-Alta: la interface es

organizada, sin embargo muestra

una ligera complejidad en la

utilización de menús y

funcionalidades

Capacidad de interacción con

sistemas actuales

Bajo: sus características no

contemplan la interacción con otros

sistemas

Alta: el sistema puede utilizar

agentes SIF para la integración con

otros sistemas. Ésta puede hacerse

con actualizaciones en tiempo real o

en procesos en lotes

Alta: certificado SIF para la

integración con otros sistemas

Escalabilidad Medio: solo a través de la

incorporación de módulos

prediseñados

Alta: permite la customización de

sus funcionalidades

Alta: permite la customización de

sus funcionalidades

Seguridad Media-Alta Alta Alta

Soporte Técnico Media-Alta: 1-800 línea de ayuda a

cliente, sistemas de soporte “web-

based”

Media-Alta: 1-800 línea de ayuda a

cliente, sistemas de soporte “web-

based”

Alta: 24x7

Fuente: elaboración propia con información obtenida en www.sonis.com/sonisweb-enterprise, www.focus-sis.org/sis, www.schoollogic.com/support

Evaluación y selección de solución: Análisis Ponderado de Atributos

Fuente: elaboración propia con información obtenida en www.sonis.com/sonisweb-enterprise, www.focus-sis.org/sis, www.schoollogic.com/support

Características y

Funcionalidades

% Peso de

CaracterísticaSchoolLogic Focus SonisWeb

Accesibilidad de

información0.20 4 4 4

Flexibilidad de análisis de

datos0.15 2 3 4

Facilidad de uso 0.15 4 4 3

Capacidad de interacción

con sistemas actuales0.10 1 4 4

Escalabilidad 0.10 2 4 4

Seguridad 0.20 3 4 4

Soporte Técnico 0.10 3 3 4

Total 1 2.9 3.75 3.85

Evaluación y selección de solución: Índice de Funcionalidad/Inversión

Fuente: elaboración propia con información obtenida en www.sonis.com/sonisweb-enterprise, www.focus-sis.org/sis, www.schoollogic.com/support (Valor del dólar utilizado: MX$12.5/US$1)

Variable SchoolLogic Focus SonisWeb

Funcionalidad (de Tabla anterior) 2.9 3.75 3.85

Costo (Millones de Pesos) 5.00 6.06 6.11

Índice Funcionalidad/Inversión 0.58 0.62 0.63

SelecciónSonisWeb a pesar de ser el software que representa el mayor nivel de inversión (6.11 millones de pesos), observa también el mayor costo-beneficio considerando su evaluación de funcionalidad y operatividad por lo que es seleccionada como la alternativa para el análisis posterior.

Beneficios: Business Dependency Network

Facilitadores deTI Cambios de facilitación Cambios en procesos de negocios Beneficios Objetivos de la Inversión

Mejorar el aprovechamiento de los alumnos en las áreas

bajo responsabilidad del DMC

Mejorar la calificación de la institución en evaluaciones y

auditorías

Acceso inmediato a información del alumno, por

parte del profesorado, a lumnado, coordinaciones, servicios escolares y padres

de familia

Estandarización de los mecanismos de captura de la

información académica

Incremento en la flexibilidad de análisis de la información

académica

Captura directa a sistema, de información académica

Mayor tiempo dedicado a cuestiones de enseñanza por

parte del profesorado

Reducción del tiempo dedicado a la captura y análisis de información

académica por parte del profesorado

Interfaces predefinidas

para el ingreso de

información

Disminución de errores de captura y correcciones a

posteriori

Sis tema administrativo "Webbased"

Alto grado de customización del manejo de información

Instalación en servidor propio

Funcionalidad "Report

Bui lder"

Definición de roles y nivelesde seguridad y accesibilidad

Introducción de nuevos

mecanismos de captura y

consulta

Eficientar los mecanismos de consulta y recuperación de

información

Fuente: elaboración propia con información de Peppard et al, 2007.

BeneficiosLos principales beneficios esperados son:

• Estandarización de los mecanismos de captura de la información académica, lo que eficientará el proceso y disminuirá la probabilidad de errores y su consecuente corrección

• Incremento en la flexibilidad de análisis de la información académica, dando como resultado una mejor identificación de problemas potenciales de desempeño y la estructuración de medidas adecuadas

• Acceso inmediato a la información académica por parte de áreas administrativas, coordinaciones y plantel educativos, así como por parte del alumno y padres de familia, mejorando la comunicación y elevando los niveles de calidad de la institución

• El profesorado tendrá mayor tiempo para actividades docentes, dado que se liberará tiempo que actualmente se dedica a la captura y análisis de la información.

Medidas de Progreso y DesempeñoUna vez implantado el proyecto propuesto, se espera lograr los siguientes objetivos de desempeño:

• Liberación de tiempo del profesorado del 50% a través de la implantación de la solución propuesta, ya que permitirá reducir tiempos de captura y análisis, además de que a través del acceso multi-departamental a la información se elimina la necesidad de invertir tiempo en generar reportes por parte del profesor.

• Incremento a niveles óptimos de evaluaciones a través de un tiempo de respuesta a solicitudes de información de las entidades evaluadora no mayor a un día hábil, ello a través de la apertura de acceso remoto y en tiempo real de la base de datos única en la institución

• Disminución en un 50% de incidencias de reprobación y abandono, a través de la implantación oportuna de medidas de reacción a problemas potenciales de desempeño, así como un mayor involucramiento del alumnado y padres de familia

Medidas de Progreso y Desempeño: cálculo del ahorro de tiempo para personal docente

Situación Actual

Cant. Profesores Captura Análisis

Reporteo a otras áreas

(Servicios escolares,

Coordinaciones, etc.)

Horas por

Semana

Horas por

Año

64 4 4 2 640 29,440

Situación Proyectada

Cant. Profesores Captura Análisis

Reporteo a otras áreas

(Servicios escolares,

Coordinaciones, etc.)

Horas por

Semana

Horas por

Año

64 3 2 0 320 14,720

Δ Mejora 25% 50% 100% 50% 50%

Fuente: elaboración propia con información del DMC, de la U de G, y www.sonis.com/sonisweb-enterprise

Importancia del proyecto

La importancia del proyecto radica en los siguientes puntos:

• La modernización de la estructura administrativa de la información académica permite una agilización de los procesos de negocios relacionados tanto con la enseñanza como con la administración de dicha información

• A través de esta modernización, el profesor puede incrementar la eficiencia y eficacia de sus actividades docentes, lo que conlleva necesariamente a un incremento en la calidad de la educación ofrecida por la institución

• Al mismo tiempo, los órganos administrativos pueden enfocar sus recursos a las tareas clave dentro de su área de responsabilidad, dando como resultado una mejor utilización de los recursos

Descripción del papel innovador del proyecto

• Concentra las distintas áreas de operación de la institución universitaria dentro de una base de datos única y con una estructura estandarizada y flexible.

• En términos empresariales, el Sistema de Información Estudiantil representa el “ERP” del mundo educativo ya que permite la concatenación de actividades normalmente fragmentadas y obliga a la organización a rediseñar y replantear sus procesos y procedimientos, al mismo tiempo que provee una mejor definición de las tareas y responsabilidades de los involucrados

• Migración de silos aislados de información a una herramienta integrada de administración de la información que permita la creación de distintos reportes para todas las áreas involucradas. Dicha capacidad dará como resultado una mejor orientación en la instrucción del alumnado, así como una reasignación efectiva de los recursos.

Descripción del papel innovador del proyecto

Fuente: U.S. Department of Education, http://www2.ed.gov/about/offices/list/os/technology/plan/2004/site/theplan/edlite-TearDownThoseWalls.html

Riesgos potenciales y plan de minimizaciónRiesgos Potenciales para la implementación Plan de minimización

1. Resistencia sindical al rediseño de los puestos

afectados

* Negociación en avanzada de la redefinición de los

distintos puestos afectados por la implantación

* Difusión de los beneficios proyectados a través de la

implantación

2. Falta de compromiso de las autoridades, fuera del

DMC

* Fortalecer el aspecto de opinión pública del

proyecto, para una mejor aceptación y maximización

del beneficio político de su implementación

3. Retrasos potenciales en el desarrollo del proyecto

debido al proceso burocrático de toma de decisiones.

* Proponer un cabildeo temprano de los recursos a

través de la exposición de los beneficios potenciales

de lograr los estándares de calidad requeridos

respecto a los recursos federales a otorgarse

4. Resistencia de capacitarse particularmente del

personal administrativo, porque ellos dependen del

sindicato administrativo y no académico.

* Plantear un sistema de recompensa ligado a la

adquisición de las capacidades necesarias para operar

en el esquema planteado

5. Conflictos durante la migración de datos, dada la

complejidad de la estructura actual

* Utilizar la base de alumnos en servicio social y

practicantes, de tal forma que se utilicen mayores

recursos para sortear la complejidad estructural actual

Fuente: elaboración propia

Plan de Trabajo y Administración de Proyecto

Entregables primarios:

1. Preparación del factor humano: incluye las actividades de redefinición de puesto y responsabilidades tanto del área administrativa como de enseñanza, así como la negociación y acuerdos con la parte sindical.

2. Evaluación y preparación del hardware y software: incluye la auditoría por parte del proveedor del hardware disponible, así como la instalación del software propuesto

3. Transferencia de datos e integración: plantea la migración de los datos existentes a la nueva base de datos, y la integración del software con los sistemas existentes

4. Reingeniería de procesos: restructuración de los procesos de negocios tanto del lado administrativo como de los académicos y enseñanza

5. Entrenamiento: capacitación de todo el personal involucrado

Plan de Trabajo y Administración de Proyecto: Diagrama de Gantt

Entregable Recurso Duración 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Aprobación de Recursos 0 sem

Preparación del factor humano 8 sem

Redefinición de actividades profesorado Coord. DMC/Sindicato 2 sem

Redefinición de actividades personal soporte Coord. DMC/Sindicato 2 sem

Negociación sindical e institucional Coord. DMC/Sindicato 4 sem

Evaluación y Preparación Hardware/Software 2 sem

Auditoría/Actualización de Hardware TI Institucional 1 sem

Instalación de Software TI Institucional 1 sem

Transferencia de Datos e Integración 22 sem

Migración de Datos TI Institucional 20 sem

Integración con sistemas existente TI Institucional 2 sem

Reingeniería de Procesos 12 sem

Reingeniería de Procesos Administrativos Coord. DMC 6 sem

Reingeniería de Procesos Académicos Coord. DMC 6 sem

Entrenamiento 4 sem

Entrenamiento Personal Docente TI/Coord. DMC 4 sem

Entrenamiento Personal Administrativo TI/Coord. DMC 4 sem

Go-Live 1 sem

Semanas

Fuente: Elaboración propia con datos de http://www.sonis.com/sonisweb-enterprise

Plan de Trabajo y Administración de Proyecto

Los recursos primarios son:

1. Coordinación del DMC

2. Sindicato

3. TI Institucional

4. Plantel de soporte conformado por estudiantes en servicio social