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“Administración de las filas de espera”
Alumno: Christian López Song
Profesor: Dr. Víctor Manuel Romero Medina.
Universidad TECMILENIO
Cancún, Quintana Roo a 16 de marzo del 2011.
ÍNDICE.
INDICE 2
RESUMEN 3
INTRODUCCION 4
NATURALEZA Y DIMENSION DEL TEMA DE INVESTIGACION 7
Marco Contextual 7
Antecedentes 9
Planteamiento del Problema 12
Objetivos de la investigación 13
Justificación de la investigación 14
MARCO TEORICO 15
DESARROLLO DE LA INVESTIGACION 17
RESULTADOS Y ANALISIS 27
CONCLUSIONES 30
BIBLIOGRAFIA 32
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RESUMEN
Según algunas investigaciones, en total pasamos una décima parte de nuestra
vida esperando tras una cola, lo que afecta indiscutiblemente la calidad de vida
que tenemos.
En algún momento de nuestra vida todos hemos experimentado la sensación de
estar perdiendo el tiempo al esperar en una fila.
El fenómeno de las filas o colas se presenta siempre en cualquier momento:
hacemos fila y esperamos para entrar al cine, comprar un boleto para asistir a un
concierto o evento deportivo, en las casetas de las autopistas, en la atención de
un banco y hasta en un supermercado para pagar la mercancía que se desea
obtener.
En cualquier operación que se vende un servicio, los clientes del mismo no
quieren esperar, ya que se está pagando por ello. Entonces, ¿por qué hay que
esperar? La respuesta es casi siempre simple: en algún momento, la capacidad de
servicio ha sido (o es) menor que la capacidad demandada.
Generalmente esta limitación se puede eliminar invirtiendo en elementos que
aumenten la capacidad.
El presente trabajo de investigación fue realizado tomando como base la
información recopilada de diversas fuentes, y muestra los datos más relevantes
sobre el modelo de abastecimiento e-procurement (procuración electrónica), una
herramienta útil para la administración, gestión de suministros y la operatividad de
empresas nacionales, internacionales, trasnacionales y globales.
Este proyecto se elabora para presentar un análisis de la administración de las
filas de espera y los diferentes modelos que tienen las empresas para poder
utilizar de manera efectiva una cadena de abastecimiento con un desglose de
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beneficios como son la eficiencia de los ciclos de compra, la disminución de
errores y un mayor desempeño de los empleados.
INTRODUCCIÓN
El conocimiento de las líneas de espera, e instruirse en la forma de administrarlas
es una de las áreas más importantes de la gestión de sistemas. Asimismo, es
fundamental para el diseño y programación en sistemas de atención masiva.
Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración
de negocios, sistemas que permiten la planeación, organización, comunicación e
integración de los procesos y datos internos de la empresa (Enterprise Resource
Planning), sistemas para la administración de la cadena de suministros (Supply
Chain Managment), y de administración de las relaciones del cliente (Customer
Relationship Management).
Las tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos
originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y
relaciones industriales.
La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico
demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos, mejor aprovechamiento de
recursos, y un manejo de información ágil y confiable para que las empresas
proveedoras de productos y servicios puedan competir y convertirse en líderes en
el segmento de la industria en el que se desarrollan.
¿Qué es E-Procurement? es la automatización de procesos internos y externos
relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de
productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicación cliente-
proveedor.
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El e-Procurement es una tecnología relacionada con la administración de la
cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales
características se pueden mencionar:
La utilización de información de requerimientos,
Inventarios,
Material en tránsito,
Entre otros, desplegados a través de una página de Internet.
El flujo de información se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al
instante de producirse algún cambio en las variables.
La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico
demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor
aprovechamiento de recursos, y un manejo de información ágil y confiable para
que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y
convertirse en líderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan.
El desarrollo de las tecnologías de información ha permitido mejorar la
comunicación dentro y fuera de las organizaciones de una manera significativa.
Un objetivo importante de las empresas es lograr la integración y colaboración de
sus proveedores como parte de una estrategia para obtener un buen
posicionamiento en la industria, procesos con tiempos de ciclo más cortos,
reducción de costos de operación y administración, eliminación de excesos de
inventario, aprovechamiento de espacio manteniendo niveles de inventarios
menores de cinco días, entrega de materia prima justo a tiempo, control de
material en tránsito, evitar paros de líneas de producción por falta de materiales,
etc.
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Es por lo anterior, que han surgido tecnologías que permiten la procuración
electrónica de materiales utilizando el internet (e-Procurement), la cual es parte
de una estrategia de negocios de plataforma electrónica (e-business).
La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas que
sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en los
procesos internos; y es tal vez en el área de procesos en donde existen más
oportunidades de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ventajas competitivas
que permitan el éxito en las organizaciones.
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NATURALEZA Y DIMENSIÓN DEL TEMA DE INVESTIGACION
MARCO CONTEXTUAL
Determinar el escenario en donde se encuentran las compañías con el uso de
sistemas avanzados y electrónicos de compra venta de materiales y servicios por
medio de e-Procurement es muy importante, pues poco a poco se globaliza más
el entorno comercial.
Físico.- Todas las empresas sin restricciones de tamaño, pequeñas,
medianas, grandes o corporativas pueden hacer intercambios comerciales en
línea y sin necesidad de tener grandes costos en llamadas telefónicas o hacer
viajes a otros estados o países para poder elaborar pedidos de materiales
necesarios para la producción.
Sociocultural.- las empresas con una cultura vanguardista y que han
procurado estar pendientes de las nuevas tecnologías ya sea en procedimientos,
fabricación o formas de intercambio comercial.
Empresas con personal con conocimientos y manejo de computadoras ya sea
CPU o computadoras personales y que cuentan con acceso a Internet, es
necesario reconocer que la única restricción para manejar los sistemas de
abastecimiento e-Procurement, es el contar con un equipo computacional como
mínimo para poder elaborar los pedidos en línea o por medio de la pagina web de
los proveedores.
Económico.- Todas las empresas con equipo e instalaciones computacionales
sin importar marca, costo o calidad de los equipos que se usen; en realidad es una
herramienta muy fuerte para poder bajar costos de almacenes y de elaboración de
pedidos; incluso se puede usar para realizar cotizaciones de cualquier tipo y poder
7
elegir al mejor proveedor, con el mejor precio y mayor calidad de los productos
ofertados.
Normativo.- Existen factores importantes a considerar en caso de utilizar
esta herramienta de negocio, por una parte esta la necesidad de contar con
equipo de computo para la elaboración de pedidos, pero cada vez es más
necesario para las empresas la necesidad de una cuenta bancaria que pueda
recibir pagos interbancarios, es una clave de 18 dígitos y de fácil rastreo en las
cuentas de las empresas; con el nuevo sistema de facturación electrónica se
abre una puerta mas para la automatización de las empresas y cada vez es
menos necesario contar con algunos departamentos o personas como cuentas
por pagar, compras, mensajero, etc. logrando una reducción de costos de
operación y por ende mayores utilidades para la empresa.
Otra de las ventajas es el acceso desde cualquier punto en donde exista servicio
de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las
instalaciones de la empresa. Además cuenta con acceso restringido al personal
que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar
información; esto es muy importante para mantener la protección a la información
estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos en las
relaciones negocio a negocio (B2B).
Participantes.- Todas las empresas que desean hacer pedidos por medio
electrónicos y con capacidad de tener un control de los mismos; empresas con
sistemas de cobro por medio electrónico y dispuestas a tener tecnología de punta
o que les gusta innovar para reducir costos.
Es muy importante para ambas empresas (cliente-proveedor) contar con
tecnologías de información que le permitan la implementación y funcionamiento
adecuado de una herramienta de e-Procurement; Ambas necesitan de acceso a
Internet y ligar los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI, XML, ASCII) 8
con Internet para mostrar los datos internos de una manera grafica a través de una
página en línea.
Entorno social.- la globalización está cada vez llegando a mas sociedades y países, incluso algunas sociedades tradicionalistas se han dado cuenta de la importancia de el uso de nuevas tecnologías como control de salidas de productos, de inventarios, de compras, de cuentas por pagar, de cuentas por cobrar. Este tipo de transacciones comerciales se pueden dar tanto en las grandes ciudades como en pequeñas ciudades, en el campo o en zonas rurales.
ANTECEDENTES
El siglo XXI se ha caracterizado por un gran crecimiento de la tecnología y con ello
de los sistemas de software, y como consecuencia de ello los procesos de
suministros de las empresas así como la gestión en general (facturación,
inventarios, etc.) se han visto replanteadas para implementar dichos avances
tecnológicos en los procesos de gestión empresarial, lo cual ha permitido a las
empresas recortar sus tiempos en logística para aumentar su efectividad y calidad
en el servicio de sus productos.
Los argumentos de venta de estos sistemas se basan en el peso que suponen las
compras y los aprovisionamientos en la cuenta de resultados, de tal forma que un
pequeño ahorro en los mismos puede suponer un significativo aumento de los
beneficios.
Para principios de los años 70’s varias empresas dedicadas al negocio de la
logística decidieron crear el comité de coordinación de datos de transporte
(TDCC), el cual creó el primer sistema electrónico de intercambio de datos EDI por
sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange).
Ya para los años ochenta, muchos negocios pedían a sus proveedores utilizar el
sistema EDI, y para 1991, más de 12 mil negocios usaban el sistema en Estados
Unidos.
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Hasta 1997 Internet solo había sido algo prometedor. Sin embargo, ese año
comenzó a evolucionar y fueron muchos los que se lazaron a la conquista de la
gran montaña de oro, en principio solo accesible para ciertas webs y catálogos
electrónicos.
Con la llegada de Internet, se adaptaron los sistemas EDI para trabajar en línea,
esto dio paso al comercio electrónico ya de manera formal, debido a que se
empezaron a aceptar tarjetas de crédito para realizar pagos online, y así mismo se
dio la llegada de sistemas más completos de gestión empresarial como SAP y
ORACLE, los cuales permitieron mejorar la productividad, y hacer más eficiente el
manejo de los inventarios, las compras y la facturación en sistemas todo en uno ,y
es ahí donde nace la procuración electrónica.
En 1999 se introdujo el término e-Procurement en los Países Bajos, cuyo origen
del término viene de otros dos términos ingleses: e-business (negocios
electrónicos) y e-commerce (comercio electrónico).
Varias empresas se apresuraron en este negocio, para posicionarse tan pronto
fuera posible en el mercado.
Al mismo tiempo, surgieron más formas de comercio electrónico como licitaciones,
subastas inversas, y mercados de comercio entre empresas y particulares.
El e-Procurement estaba en auge, sin embargo se estaba creando una burbuja
financiera y con el uso del Internet, aparecieron empresas de software que
diseñaron productos para gestionar las compras y los aprovisionamientos de a
través de la Red, apareciendo así el modelo de negocio a negocio a través de
Internet.
No tardó mucho en estallar y en el año 2001 lo hizo arrastrando a miles de
empresas a la bancarrota. Pese a ello, el mercado dejó claro que el futuro estaba
en Internet.
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Desde entonces se ha seguido una lenta recuperación, con una vigilancia
adecuada, y una mirada más realista de las empresas hacia Internet y las
posibilidades reales que tiene.
E-Procurement es una tecnología que facilita la integración al comunicar de
manera rápida y confiable la información necesaria para anticipar problemas,
establecer acciones correctivas y alternativas que permitan el buen
funcionamiento de ambas organizaciones.
La integración requiere de intercambio de información y apoyo mutuo para el logro
de objetivos comunes.
Hoy en día, el e-Procurement es:
La compra y venta de suministros,
Trabajo y servicios negocio-a-negocio (business-to-business B2B),
Negocio-a-consumidor (business-to-consumer B2C)
Negocio-a-gobierno (Business-to-government B2G),
A través de Internet, también como otros sistemas de información y conexiones de
redes, tales como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en
inglés, Electronic Data Interchange), la Planificación de Recursos Empresariales
(En inglés, Enterprise Resource Planning ó ERP).
Hoy en día los compradores evalúan el desempeño de los proveedores para tomar
la decisión de continuar o no con la relación de negocios.
Una buena integración permite relaciones de negocio duraderas, que a su vez
hacen posible el desarrollo de estrategias de planeación y desarrollo de productos.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las necesidades de compra de suministros en las empresas es cada vez más
complicada, pues buscan suministros y productos de calidad, con tiempos de
entrega efectivos y a bajo costo.
A raíz del uso de nuevas tecnologías y herramientas afectivas para deducir
costos de compras se da el e-Procurement, el cual ayuda a las empresas a poder
cotizar, hacer pedidos y disminuir los inventarios y costos de almacenaje para
poder producir de manera efectiva y con un estudio de los diferentes distribuidores
que pueden facilitar suministros o materiales.
Las empresas se enfrentan a este nuevo reto y poco a poco se va haciendo
más fuerte pues reduce muchos costos e incluso personal a cargo de compras,
pero por otra parte se debe de tener la tecnología necesaria y gente o personal
capacitado para el manejo de internet y sistemas de software especializados para
poder hacer los pedidos y el seguimiento necesario para que las líneas de
producción no se vean afectadas por falta de los materiales necesarios para
satisfacer su demanda.
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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General:
Investigar, comprender, analizar y conocer las características del modelo de
abastecimiento de suministro por medio de la tecnología del e-Procurement
para automatizar los procesos de compra de materiales por medio de
sistemas computacionales o de internet.
Objetivos Específicos:
Investigar las características del modelo de abastecimientos e-
Procurement.
Describir los beneficios que obtienen las empresas al utilizar el Internet
en sus actividades de abastecimiento.
Listar los riesgos en que pueden incurrir las empresas al utilizar el
Internet en el abastecimiento de los productos y servicios para la
operación.
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JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Este proyecto pretende analizar la importancia que tiene para las empresas el
lograr la integración y colaboración de sus proveedores como parte de una
estrategia para obtener un buen posicionamiento en la industria, procesos con
tiempos de ciclo más cortos, reducción de costos de operación y administración,
eliminación de excesos de inventario, aprovechamiento de espacio manteniendo
niveles de inventarios bajos, entrega de materia prima justo a tiempo, control de
material en tránsito, evitar paros de líneas de producción por falta de materiales,
etc.
Para ello han surgido tecnologías que permiten la procuración electrónica
de materiales utilizando el internet (e-Procurement), la cual es parte de una
estrategia de negocios de plataforma electrónica (e-business).
Las tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos
originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y
relaciones industriales.
La tecnología de procuración electrónica de materia prima (e-Procurement)
es una de las diversas aplicaciones que han surgido para complementar las
tecnologías de información anteriores y robustecer el nuevo esquema de negocios
electrónicos (e-business) utilizando las ventajas de la infraestructura de Internet.
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MARCO TEORICO
El comercio electrónico en la actualidad es una pieza fundamental del movimiento
económico global, desde la apertura de internet a nivel comercial se han
desarrollado sistemas de gestión empresarial entorno a dicha tecnología, lo cual
ha permitido un avance significativo y un ahorro con respecto a los antiguos
sistemas de gestión.
Dentro de los sistemas que se han desarrollado entorno a internet se encuentra:
La procuración electrónica, la cual es una serie de herramientas que
proveen una gestión empresarial muy eficiente, ya que estas en su
conjunto proveen de toda la funcionalidad requerida a las empresas,
creando ahorros, y haciendo más eficientes sus procesos internos.
Un ejemplo claro de esto, es el manejo de los inventarios, ya que utilizando la
procuración electrónica podemos tener dentro del sistema una alerta para cuando
se nos está acabando un producto dentro stock para suplirlo inmediatamente, se
evita de esta manera estar checando constantemente el inventario, el sistema al
ser retroalimentado por los usuarios va controlando las altas y bajas de material de
una manera más confiable.
Una definición acertada nos dice que, “El e-procurement es la
automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento,
compra, suministro, pago y control de productos utilizando Internet como medio de
comunicación entre el cliente y el proveedor”.
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Es decir, el término "aprovisionamiento electrónico" (en inglés, Electronic
Procurement) consiste en el uso de nuevas tecnologías que automatizan y
optimizan la función de compras de una empresa.
El término hace referencia a un intercambio de empresa a empresa, es
decir una transacción entre dos empresas que permite que el comprador consulte
en línea el catálogo de productos de un vendedor y haga un pedido de acuerdo
con un flujo de compras bien definido.
Gracias al aprovisionamiento electrónico, el proceso de solicitud de
presupuestos, de emisión de un pedido de compra y de facturación se gestiona
electrónicamente y de manera centralizada en las dos empresas, lo que permite
acortar los tiempos de pedido y entrega y simplificar el proceso de compras.
Por lo tanto, en general, el aprovisionamiento electrónico permite reducir
gastos y mejorar el manejo de las compras.
El aprovisionamiento electrónico, o e-procurement, tiene como objetivo
optimizar los procesos de aprovisionamiento de las empresas mediante la
creación de centros virtuales de compras personalizados para cada empresa,
utilizando las ventajas que Internet ofrece en este tipo de transacciones.
Las empresas pueden realizar todas sus compras (material de oficina,
equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de impresión, viajes de
empresa, etc.) de forma electrónica.
Están encontrando su campo inicial de utilización en aquellas funciones de
compras que tradicionalmente han sido las más complicadas y problemáticas de
gestionar, las llamadas MRO (Mantenimiento, Reparaciones, Operaciones), que
no forman parte directa de la cadena de producción, tales como material de
oficina, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de mantenimiento,
servicios de impresión, viajes de empresa etc. Se incluyen dentro del rubro de
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compras generales y en algunos sectores llegan a suponer el 40%-60% del costo
total del negocio.
DESARROLLO DE LA INVESTIGACION
El aspecto tecnológico no es el único factor que las empresas deben evaluar antes
de implementar una herramienta de e-Procurement.
El factor humano es parte del éxito en la implementación, por lo que los
responsables de esta aplicación deben tener los conocimientos y habilidades que
permitan tomar decisiones en base a la información compartida por ambos
negocios. Además, de acuerdo a Crouch (2003) las estrategias de implementación
deben establecer procesos de colaboración y coordinación para lograr la
integración de ambas empresas a través de una tecnología de e-Procurement.
Para las grandes organizaciones que cuentan con sistemas de ERP, SCM y
CRM, Crouch (2003) resalta que e-Procurement mejora la comunicación interna y
externa en la organización proporcionando:
Las siguientes ventajas:
Permite el monitoreo del proveedor en tiempo real.
Proporciona información clave del desempeño del proveedor.
Administración de múltiples procesos para órdenes de material como
kanban, sistema de empuje, etc.
Administración de inventarios (excesos, establecer niveles mínimos y
máximos de inventario).
Permite la administración del transporte de material (logística) al mostrar el
estatus en tiempo real del material en tránsito.
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Detectar con anticipación problemas potenciales en el suministro de
material.
Es importante mencionar que el cliente o la empresa que muestra sus
requerimientos e inventarios, es la que necesita una mayor inversión en recursos
tecnológicos para lograr el despliegue de la información, así como la que debe
tomar la decisión de la aplicación de e-Procurement que se adapta a su negocio.
Crouch (2003) indica que los proveedores solamente monitorean el estatus del
cliente y manipulan variables como:
Cantidades de material en tránsito.
Guías de rastreo para facilitar la logística del material.
Fecha de embarque.
Promesa de próximas fechas y cantidades de embarque.
La procuración electrónica de materia prima es considerada por los directivos
de empresas de clase mundial como una de las que proporciona un Retorno de
Inversión (ROI) superior a otros proyectos de tecnologías de información y genera
una significativa reducción de costos en un periodo de tiempo corto después de
su implementación.
La función de compras ha sido tradicionalmente dividida en dos actividades:
La función de negociación se lleva a cabo por el área de compras de la
empresa y el objetivo es gestionar la adquisición de los productos y
servicios que necesita la empresa. Entre sus funciones están la
identificación de proveedores potenciales del producto-servicio requerido
por las áreas gestoras, la identificación de productos o servicios sustitutivos
y llevar a cabo la negociación de las condiciones de la compra: precios,
condiciones de pago, garantías, período de validez, cláusulas, etc.
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La función de aprovisionamiento se lleva a cabo por las áreas gestoras
de la empresa con los proveedores y consiste en tramitar las solicitudes de
productos o servicios bajo las condiciones pactadas con los proveedores
con el área de compras.
Para esta última función, el mercado ofrece varias soluciones para gestionar los
pedidos a través de Internet. Se tienen los marketplaces con catálogos públicos
(verticales y horizontales) dirigidos a pequeños y medianos compradores y las
soluciones diseñadas para grandes compradores: las soluciones e-procurement.
Funciones del e-Procurement
La implementación de soluciones de comercio electrónico para la función de
compras podría llevar un ahorro en las partidas de compras y aprovisionamiento
mediante:
Ahorro en las negociaciones: Estas soluciones hacen que los
compradores dediquen más tiempo a gestionar las compras (buscar
proveedores, identificar productos alternativos, gestionar óptimamente la
negociación, etc.).
Ahorros en los procesos: Estos sistemas mejoran los procesos de
negociación y aprovisionamiento, por lo que se acortan los tiempos y se
dedicarían menos recursos a los procesos.
Eliminación de compras fuera de los acuerdos con proveedores: Las
empresas suelen tener un número de compras que se realizan al margen
de los acuerdos alcanzados con proveedores. Las soluciones de comercio
electrónico permitirían eliminar estas compras lo que potencialmente
supone un ahorro del 2%.
Entre otras funciones del modelo de e-procurement encontramos que:
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Permite reducir los costos mediante el control de todos los gastos y la
reducción de los costos de adquisición
Agiliza el proceso de compras completo con la administración y seguimiento
de solicitudes, recibo de envío en línea, y gestión y procesamiento de
tarjetas de compra.
Permite establecer controles centralizados o descentralizados, y procesos
de trabajo a través de la configuración flexible del sistema e-Procurement.
Mantiene un control riguroso de presupuestos determinando la
disponibilidad de fondos mediante el uso de la función de comprobación y
compromiso de presupuestos.
Es un sistema compatible con mercados internacionales con funciones para
distintos idiomas y divisas así como múltiples métodos de impuestos,
incluidos el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre la venta
de bienes y servicios equivalente al IVA europeo (GST, Goods and Services
Tax).
Mejora las relaciones con los proveedores, fomentando la integración con
ellos independientemente de la tecnología que utilicen, para maximizar las
ventajas.
Automatiza y controla el proceso de compras tanto dentro como fuera de la
empresa.
Permite ahorrar tiempo con herramientas de búsqueda potente y flexible
que le ayudarán a encontrar con exactitud el artículo que desea comprar.
Descentraliza las actividades de compra básicas mediante la instalación de
una solución de compras basada en Internet en toda la empresa.
Aprueba solicitudes de compra en todo momento y en cualquier lugar para
una mayor conveniencia.
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Diferencias entre la cadena de suministro y el abastecimiento e-Procurement
Cadena de Suministro o Cadena de Abasto (en inglés, Supply Chain) se
entiende como la compleja serie de procesos de intercambio o flujo de materiales
y de información que se establece tanto dentro de cada organización o empresa
como fuera de ella, con sus respectivos proveedores y clientes .
El e-Procurement es definido como la automatización de procesos internos
y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control
de productos utilizando Internet como medio de comunicación entre el cliente y el
proveedor.
Los avances tecnológicos recientes han permitido poner al alcance de las
empresas, una nueva solución tecnológica para resolver uno de los problemas
más típicos que ocurren en una cadena de suministro, que es el rastreo de un
producto a lo largo de la misma y la extracción de información relevante del cliente
con más detalle de lo que un código de barras puede contener.
E-procurement además permite la disminución de los costos en la cadena
de suministro con un aumento en el nivel de servicio al cliente.
Cuando se utiliza adecuadamente:
Optimiza operaciones
Los costos se reducen mediante aumentos en eficiencia y automatización.
También mejora la utilización de activos.
Lo anterior se traduce en mayor flexibilidad para responder a las necesidades
del cliente.
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La cadena de suministros eslabona a muchas compañías, iniciando con
materias primas no procesadas y terminando con el consumidor final utilizando los
productos terminados.
Todos los proveedores de bienes y servicios y todos los clientes están
eslabonados por la demanda de los consumidores de productos terminados, al
igual que los intercambios materiales e informáticos en el proceso logístico, desde
la adquisición de materias primas hasta la entrega de productos terminados al
usuario final.
Por otra parte el abastecimiento e-Procurement se refiere al suministro de
productos y servicios vía Internet, convirtiéndose en la principal aplicación del
comercio electrónico B2B (negocio a negocio), ya que permite a las compañías
incrementar su valor al integrar su cadena de suministros a la red.
Por lo tanto podemos definir que la principal diferencia entre estos dos es el
uso de Internet, llevando la cadena de suministro a otro nivel, dándole así una
gran cantidad de ventajas a las empresas, que podremos apreciar a lo largo del
desarrollo del proyecto.
Beneficios del e-Procurement
El sistema proporciona potencialmente numerosas ventajas y beneficios a las
empresas compradoras.
A continuación se describen los más significativos para ambos, proveedores y
clientes:
Facilita la actualización de los catálogos electrónicos frente a los
tradicionales.
Posibilita implementar configuradores en los sistemas del cliente.
22
Posibilita hacer llamadas a catálogos y configuradores del proveedor
(punch-out).
Posibilita la integración con los sistemas de planeación de los recursos
empresariales, mejor conocidos como ERP’s (Enterprise Resource
Planning) en ambas partes, proveedor y cliente.
Posibilita la integración con los sistemas logísticos de los proveedores.
Aumenta la rapidez de la operación de la realización de pedidos (coste de
oportunidad).
Para el cliente se identifican los siguientes ahorros y beneficios:
Estandarización y optimización de los procesos internos. El sistema e-
procurement asegura el seguimiento de los procedimientos establecidos por
la empresa para los procesos de compras a la vez que reduce los tiempos,
elimina el uso del papel y simplifica los procesos.
Se facilita que todos los pedidos se hagan sólo a proveedores
adjudicatarios, asegurando que se aprovisionan a los precios negociados
por el área de compras. Para ello se debe educar a los proveedores en que
sólo se pueden recibir pedidos a través de este sistema y que, en el caso
de que se solicite algo por fuera de esta herramienta, no se procederá a su
pago.
La reducción de tiempos lleva consigo una reducción de los niveles de
stock mediante el adecuado rediseño de ciertos procesos logísticos y de
almacenamiento (si los procesos de aprovisionamiento son gestionados
mediante sistemas no automáticos como el fax o el e-mail).
La implementación de un sistema e-procurement hace que muchos
usuarios que utilizan directamente el sistema de planeación de los recursos
empresariales (ERP) para dar de alta los pedidos realizados a los
proveedores no precisen usar dicho sistema por lo que provoca una 23
disminución de licencias ERP’s y de costes de mantenimiento de sistemas
actuales.
A su vez, el e-procurement se convierte en un repositorio único de la
información de la compra-aprovisionamiento y evita las comunicaciones
mediante faxes y correos electrónicos (difíciles de seguir y de auditar).
Por otra parte, las consultoras que ofertan sus servicios para la implementación de
un sistema e-procurement anuncian ahorros adicionales para el cliente que son
difíciles de cuantificar:
Reducción de costes de gestión y actualización de catálogos, en la medida
en que se centralice su mantenimiento. (En comparación con utilizar
diferentes herramientas).
Rapidez de la operación de la realización de pedidos: Coste de
oportunidad. Posibilidad de llevar a cabo una reducción de recursos.
Mejora adicional en los precios negociados: Por un mayor conocimiento en
Compras Generales del consumo de ítems concretos, y por traslado de
parte del ahorro que les produzca a los proveedores la integración
automática con sus sistemas de gestión.
Finalmente se identifican los beneficios y ahorros para el proveedor:
Ahorros en el mantenimiento e impresión de catálogos tradicionales.
Reducción del tiempo de disposición del producto para el cliente (time to
market).
Otra de las ventajas del e-procurement es el acceso desde cualquier punto en
donde exista servicio de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar
fuera de las instalaciones de la empresa. Además cuenta con acceso restringido al
personal que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para
intercambiar información; esto es muy importante para mantener la protección a la
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información estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos en
las relaciones negocio a negocio (B2B).
Modelos de E-Procurement
Modelo distribuido.-Es un modelo básico, evolucionado del EDI
(Intercambio Electrónico de Datos) pero basado en Internet, donde se
integra directamente el contenido proporcionado por múltiples proveedores
en un catálogo de compra ubicado internamente en la propia organización.
Modelo centralizado.- Está basado en comunidades de aprovisionamiento
electrónico que establecen un repositorio centralizado de contenido y
gestión de transacciones, donde integran los catálogos de múltiples
proveedores.
Las empresas que proporcionan este servicio se responsabilizan de desarrollar y
mantener la comunidad, de integrar los proveedores en un catálogo unificado, de
garantizar la calidad y vigencia de los datos, de proporcionar servicios de
búsqueda y de actuar de intermediario en las transacciones, desarrollando y
manteniendo convertidores de protocolo entre los clientes y los proveedores.
Tipos de E-Procurement
1. ERP basada en Web (Web based ERP)
Crear y aprobar requisiciones de compra, realizar órdenes de compra y recibir
mercancías y servicios a través del uso de una solución de software basada en la
tecnología de Internet.
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2. e-MRO (Mantenimiento, Reparación y Puesta a punto [Maintenance,
Repair and Overhaul])
Lo mismo que la ERP basada en Web, excepto que los bienes y servicios
ordenados son suministros de MRO no relacionados a productos.
3. e-sourcing (e-perfilación)
Identificar nuevos proveedores para una categoría específica de requerimientos de
compra usando tecnologías de Internet.
4. e-tendering (e-licitación)
Enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir las respuestas
de los mismos, usando tecnologías de Internet.
5. e-reverse auctioning (e-subasta revertida)
Usar tecnologías de Internet para comprar bienes y servicios de un número de
proveedores conocidos o desconocidos.
6. e-informing (e-información)
Reunir y distribuir información de operaciones tanto de cómo para entidades
internas y externas usando tecnologías de Internet.
7. e-marketsites (e- sitios mercantiles)
Se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas de valor.
Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios de
proveedores preferidos, añadir a carros de compra, crear requisiciones, buscar
aprobación, emitir recibos de órdenes compra y procesar facturas con integración
a las cadenas de proveedores y sistemas financieros de compradores.
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RESULTADOS Y ANALISIS
Los sistemas e-procurement son una fuente potencial de ahorro para las
empresas. Sin embargo es conveniente llevar a cabo un estudio adecuado para
conocer realmente cuál es la relación de productos y servicios con la que se
maximiza el ahorro frente al uso de otros sistemas de gestión de pedidos como el
correo electrónico, faxes, EDI, etc.
Cuando se toma la decisión de implementar este sistema en una empresa es en
función de la relación costo-beneficio del conjunto de pedidos realizados a través
del sistema tras realizar una selección de los productos y servicios susceptibles de
gestionar a través de la plataforma.
La idea principal que han transmitido tanto los implementadores de las soluciones
de comercio electrónico como los desarrolladores del software e-procurement ha
sido que los ahorros generados por el uso de este sistema se producen por el
número de productos-servicios que se suben a la plataforma, pero la realidad es
que el ahorro de este sistema debe evaluarse de una forma global, teniendo en
cuenta que se produce en el hecho de hacer el pedido en sí, que es donde este
sistema realmente aporta beneficio y ahorro.
Sin embargo, la realización de pedidos de cada producto o servicio tiene un costo
diferente tanto si se hace por métodos tradicionales como si se hace a través de
una plataforma e-procurement.
Al ser la clave los ahorros derivados del proceso de realización de pedidos, la
integración con los sistemas de la empresas tipo ERP o con los sistemas
logísticos se hace obligatoria, ya que si no es así, se produce una merma en la
optimización del proceso de realización de pedidos que repercute muy
directamente en un menor ahorro.
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De esta forma, para evaluar la implantación de un sistema e-procurement en la
empresa deben conocerse:
Los costos actuales reales de la realización de los pedidos.
Los costos futuros de la realización de pedidos si parte de los mismos se
realiza a través de una herramienta e-procurement.
De esta manera, si se conoce la diferencia de costos entre la implementación o no
del sistema, se evaluará la conveniencia o no de su implementación.
Por otro lado, la procuración electrónica de materia prima es considerada
por los directivos de empresas de clase mundial como una de las que proporciona
un Retorno de Inversión (ROI) superior a otros proyectos de tecnologías de
información y genera una significativa reducción de costos en un periodo de
tiempo corto después de su implementación.
Crouch (2003) señala que la reducción de costos es consecuencia de los
siguientes factores:
Disminución en los niveles de inventario.
Requisición de materia prima en base a necesidades reales de
cliente.
Eliminación de excesos.
Cumplimiento de los planes de producción.
Reducción de gastos originados por transportación área del
material.
Lo anterior se logra al mejorar la comunicación entre proveedor y cliente
utilizando el internet para mostrar de una manera grafica, fácil de entender y en
tiempo real el estatus de inventario para cada uno de los números de parte, la
proyección de requerimientos, los niveles mínimos y máximos de inventario
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establecidos por el cliente entre otras variables que permiten reducir costos en
base a un mejor manejo de inventarios.
Por otro lado, también es importante mencionar que los sistemas de
Planificación de Recursos Empresariales (ERP), han llevado a las empresas a ser
agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados.
Sin embargo, no es tan fácil que las compañías de nuestro país implementen
estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:
Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que
la mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y
piensan que tecnología es simplemente tener una computadora.
Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos,
cuando la relación es al revés, la implementación de la tecnológica
traerá consigo la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y
la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.
Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan harán que la compañía reduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.
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CONCLUSIONES
Después de haber realizado esta investigación podemos concluir que, las
aplicaciones de e-procurement permiten la integración de la empresa con sus
proveedores, facilitan la administración de un segmento importante de la cadena
de suministros y colaboran a la automatización de procesos de procuración de
materiales y los procesos de intercambio de información interna y externa
mediante el uso de tecnologías de información.
Los beneficios económicos se presentan poco tiempo después de su
implementación, adecuándose a una cultura de producción justo a tiempo y de
aprovechamiento de espacio para fines productivos y no de almacenamiento.
Dentro del nuevo y exitoso entorno de negocios electrónicos (e-business),
la procuración electrónica de materia prima (e-procurement) se adapta
perfectamente a las tendencias del mercado y a la infraestructura tecnológica
desarrollada en Internet para permitir la comunicación negocio a negocio (B2B).
Otra de sus características es que cumple con los requerimientos de
seguridad en la información y facilita el acceso de las partes involucradas sin
necesidad de implementar equipo tecnológico costoso o especializado. Sólo es
necesario el acceso a Internet, lo cual también es una ventaja de esta tecnología
en cuanto a costos de implementación y operación.
Las organizaciones virtuales son una nueva forma de configuración de la
industria, ya que la tendencia a nivel mundial es especializarte en tu producto o
servicio y aprovechar aquellos en los que otras empresas han invertido tiempo,
tecnología, investigación, experiencia y conocimiento para destinar los recursos
propios en el desarrollo de productos innovadores para la satisfacción absoluta del
cliente. Las herramientas de e-procurement se adaptan a este tipo de
organizaciones virtuales.
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La integración de las empresas es también parte de las nuevas tendencias
de la industria y clave del éxito de las tecnologías de información, ya que facilitan y
hacen más ágil este objetivo.
E-procurement es una excelente alternativa para facilitar la integración y
colaboración de una empresa con sus proveedores.
Nos encontramos en una época globalizada de intercambio con otros
países, en donde las compañías tienen interacción con clientes y proveedores de
todas partes del mundo. Este tipo de soluciones les permitirá mantenerse a la
vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se
desarrollan y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo.
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