UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE CIENCIAS Y SISTEMAS

INGENIERIA DE SOFTWARE II

SISTEMA DE FACTURACION, VENTA E INVENTARIO DE ROSTICERIA EL CALVARIO

Estudiante: Br. Heisell Bermúdez Álvarez

Br. Alma Morales Benavides

DIAGNOSTICO

Antecedentes

Rosticería el Calvario está ubicada en la Ciudad de Masaya Y tiene 5 años de

elaborar, actualmente el restaurante no posee un sistema automatizado y lleva sus

registros manualmente y los automatizara desde cero.

Actualmente dentro de la organización no existe ningún proceso automatizado, por

lo cual el proyecto toma los procesos manuales y los automatiza desde cero.

Para el mejoramiento de todos los procesos que se llevan a cabo dentro del

restaurante, a la vez de controlar y adquirir información importante de los

resultados de ventas es necesaria la solución informática presentada como

Sistema para Control de Inventario, Venta y facturación para El restaurante el cual

llevara un registro constante y actualizado del inventario tanto de los productos

que salen y entran al local. La facturación de los clientes será en forma digital lo

que llevara un mejor control de las ventas que son realizadas al contado. Se

mantendrá un registro actualizado de los proveedores que abastece el negocio y

los clientes serán almacenados de forma temporal para no sobrecargar la base de

datos

Esta será la primera aplicación que utilizara el restaurante para llevar a cabo la

facturación por medio de una computadora ya que la facturación se realiza

manualmente, pero ahora que están en crecimiento quieren agilizar un poco mas

el proceso de compra-venta y ser mas eficiente para brindar un mejor servicio a

los cliente

Las actividades del restaurante están divididas en 4 procesos principales:

Actualmente las compras de materia prima

1. Entrada de materia prima:

Son estimadas por lo menos para un día de atención, en el caso de día de la

semana, y de dos días para el caso de fin de semana. Todo el proceso de

captación de la materia prima se realiza a mano, quedando como registros las

facturas y boletas, almacenadas en archivadores.

Internamente, sólo se chequea visualmente la cantidad de materia prima

remanente en las bodegas. Además, la cantidad de materia prima que es

destinada para cada elemento producido para la venta es muy variada debido a

que las estaciones del año modifican el tamaño de las materias primas, no así el

de los productos finales presentados al consumidor.

2. Venta de Productos:

Posteriormente el proceso de venta y atención del cliente dentro del local, el cual

debido a que los clientes llegan al local en gran número en horarios específicos,

se debe realizar con la mayor rapidez posible.

El proceso de pedido se realiza de la siguiente forma, al elegir y tomar posición un

cliente de una mesa, el funcionario asignado a esa mesa concurre para tomar la

orden. El cliente elegirá dentro del menú los productos, el funcionario toma nota

del código asignado a cada producto además de las consideraciones que el cliente

especifica. Dicha orden es llevada hacia la caja registradora donde es almacenada

y comunicada directamente a la cocina. Durante el proceso de cocción de los

productos la funcionaria deberá llevar los diferentes utensilios que se necesitarán.

3. Preparación del producto:

La materia prima es retirada de la bodega, o de los congeladores de la cocina.

En la cocina se recibe la orden (documento) con el pedido tomado por la

funcionaria, para su preparación y cocción.

Finalizada la cocción de los productos ordenados, se procede a la entrega de los

productos finales a la funcionaria que llevo la orden, para su posterior entrega al

cliente.

4. Cancelación de la venta:

A continuación se detalla el proceso de entrega de la boleta al cliente, que se

realiza de tres formas:

Se le entrega al cliente la boleta en la mesa en que se encuentra.

El cliente concurre a la caja y recibe la boleta.

Las formas son:

El cliente cancela en la mesa junto con la entrega de la boleta, el cual es llevado

por el funcionario hacia la caja registradora.

El cliente cancela directamente en la caja registradora.

Los tipos son:

Efectivo

Cheque

• Todos los procesos detallados requieren de una coordinación muy grande,

debido a que existe una gran cantidad de personas que interactúan entre sí. La

coordinación entre las distintas personas va disminuyendo a medida que la

cantidad de pedidos aumenta. Esta descoordinación que se produce, afecta los

tiempos de respuesta hacia el cliente.

Diagrama de procesos

Inventario

Actualmente el sistema para el manejo de inventario las materias primas entrantes

se realizan manualmente y posteriormente son almacenadas en un archivador, lo

cual es muy difícil de controlar, debido a la gran cantidad de insumos que el

establecimiento requiere, además del ingreso se realiza diariamente. Ese se

encarga del control de todos los productos que entran y salen del almacén, tanto

como las compras de los productos realizados para dicho tiempo.

La Rosticería El Calvario cuenta con 7 diferentes proveedors: Pollo estrella al cual

le compra entre 4500 – 5000 cordobas semanalmente, cerveceria de Nicaragua

4000 – 45000 córdobas semanalmente, agricor 3000 cordobas al mes, coca cola

2000cordobas a la semana, productos Alfaro 3000 al mes y el mercado en el cual

realiza 3 compras por semana Lunes, Viernes y Sabado (lunes 3000 cordobas

viernes y sábado 56000 córdobas)

Software y Sistema Operativo

Normativas del Restaurante

El funcionamiento del restaurante, trata de brindar día a día una mejor atención al

cliente y así lograr un mejor servicio.

Consta con una serie de normativas tanto para la administración como para el

personal y el cliente tales como:

La administración realiza una inspección diaria del local para asegurarse que este

se encuentra en un buen estado por lo cual orienta al personal a mantener una

secuencia de tareas tal como el mantenimiento y la limpieza del mismo.

Con respecto al personal:

El personal tiene que llegar puntualmente a la hora establecida

El mesero en su hora laboral no puede estar socializando con el cliente

El personal tiene que garantizar un buen trato al cliente, en donde el cliente

siempre tiene la razón

Con respecto al Cliente:

Si el cliente esta haciendo mucho escándalo se le pedirá por parte de la

administración que modere su comportamiento y si este continua se le pedirá que

por favor se retire del restaurante.

Cualquier tipo de daño causado por el cliente se le será trasmitido a la factura con

respecto al material dañado

Evaluación del Personal

El restaurante organiza a su personal de la siguiente manera:

RESPONSABLE DEL RESTAURANTE:

FUNCIONES:

Dirección del personal

Definición de la imagen y la comunicación del restaurante

Coordinación general de la empresa

ADMINISTRADOR:

FUNCIONES:

Iniciar operaciones

Revisar agenda de cobros y pagos

Iniciar registro de caja

Atención a proveedores

Hacer o verificar el correcto corte de caja

Realizar operaciones bancarias

Supervisión de inventario

Revisión del ingreso de mercancía y su facturación

Autorización de movimientos materiales o financieros

CAJERO: Encargado de cobros en mostrador.

FUNCIONES:

Iniciar registro de caja

Hacer corte de caja diario

Atención de clientes en el mostrador en caso de ser necesario

Control de facturas

MESERAS: Encargado de ventas en general.

FUNCIONES:

Venta de productos al cliente

Emisión de facturas

Entrega de alimento

Elaboración de inventario (manual)

Mantenimiento del lugar de trabajo

JEFE DE COCINA: Es el encargado de dirigir la cocina

FUNCIONES:

- Dirige la cocina y al personal de cocina

- Participa en la selección del personal de cocina con el RESPONSABLE

- Supervisa las compras de alimentos

COCINERO: Encargado de la elaboración de los alimentos ordenados por el

cliente

FUNCIONES

Preparar los platos del menú.

Responden ante el JEFE DE COCINA

1.1.3 Recursos Materiales de la empresa

Una caja registradora

2 líneas telefónicas

Un conmutador

Un equipo de cómputo.

Una cámara de seguridad en cocina

Papelería en general.

Impresora hp

FODA

Fortalezas:

• El trabajo en equipo dentro del restaurante, es una cualidad muy importante

• Ubicación

• Contar diariamente con un grupo de cliente fijos

Debilidades:

• Campaña publicitaria débil.

• Infraestructuras

Oportunidades:

• Capacidad de negociación con los proveedores

• Necesidad del producto

Amenazas:

• Amenazas de productos sustitutos, comida casera a precios relativamente

bajos

DESCRIPCION DEL SISTEMA

INTRODUCCION

Por medio de este trabajo se desea comprender la mayoría de la que tenga que

ver con el funcionamiento de facturación, venta e inventario del restaurante

“Rosticería El Calvario”. Se pretende hacer un análisis de sistema tomando en

cuenta todos los puntos de vistas de los trabajadores y así poder llegar a una

solución. Para poder llegar a la solución se deben ocupar varias herramientas para

el análisis. Algunas de estas son: determinar los requerimientos, el cual

comprende, como más importante punto, los diagramas de Flujo; analizar los

resultados y un diseño preliminar de la alternativa de solución.

Lo que comprende este trabajo son los aspectos generales del entorno del trabajo

que incluyen antecedentes, justificación, objetivos y factibilidades. Con esto se

pretende obtener la información general de la empresa con la cual se verá cuales

son los requerimientos de la empresa.

Se construyen diagramas de flujo de datos para ver cuales son los procesos por

los que se pasa para elaborar la facturación en el restaurante. Se explican estos

flujos de datos en la documentación a continuación de los diagramas. Con esto se

pretende obtener una forma gráfica de cómo funcionará el sistema.

PROBLEMA

El sistema para el manejo de inventario para las materias primas entrantes se

realiza manualmente, lo cual es muy difícil de controlar, debido a la gran cantidad

insumos que el establecimiento requiere, además que el ingreso se realiza tres

veces a la semana. En este momento el sistema de ventas se genera en forma

manual, en cuanto a la toma de los pedidos por parte de las meseras a los clientes

y en forma de diálogo con el funcionario de la caja, en donde quedan

almacenadas las ventas por mesa. El grave problema se suscita al momento de

encontrarse varias meseras comunicando la información de los pedidos, lo cual

genera una aglomeración de la información, dando al funcionario del sistema un

mayor margen de error. La información es detallada en papel, siendo este el único

registro. Terminada la transacción el papel se desecha no quedando ninguna

información del pedido, tanto qué productos se vendieron, como tampoco quien y

cuando se realizó, tampoco se tiene un registro preciso de los productos que

entran y salen de inventario.

JUSTIFICACION

El propósito del presente trabajo es poder mejorar el sistema de facturación para

agilizar las facturas y así brindar un mejor servicio al cliente. También se desea

entender como funcionara este dentro del restaurante y dejar un sistema que

podrá ir creciendo junto con el restaurante.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

El Sistema que se desea deberá realizar los controles de: Facturación, cuentas

con los proveedores y existencias/inventarios.

En el caso de la facturación el sistema deberá realizar:

Control de Clientes con sus datos básicos: Nombre

Control de Proveedores con sus datos: Nombre, Dirección, Teléfono

Control sobre las ventas diarias

Control sobre los Pedidos (diarios, semanales y mensuales) realizados por los

clientes.

Control sobre la facturación de los Pedidos

En el caso del modulo de existencia/inventario:

Control sobre bodega

Control sobre el inventario

El Sistema deberá almacenar información de cada uno de los productos existentes

en el menú: código de combo, nombre del combo descripción del combo, precio

del combo; código de sándwich, nombre del sándwich, descripción y precio del

sándwich; código comida de carta, nombre comida carta, descripción comida

carta, precio comida carta; código bocadillo, nombre bocadillo, descripción

bocadillo, precio bocadillo; código extras, nombre extras, precio extras; código

cócteles, nombre cócteles, precio cócteles; código bebidas, nombre bebidas,

precio bebidas

Otros controles que deberá llevar el sistema:

Control sobre la información de los empleados

Control sobre las compras a proveedores

El Sistema también deberá generar reportes:

En el caso de Facturación:

Reporte de los clientes

Reporte de los proveedores

Reporte de las ventas diarias

Reporte de los pedidos realizados por el cliente

Reporte de la facturación que se entregara al cliente con los siguientes datos

En el caso del Modulo existencia/inventario:

Reporte sobre bodega

Reporte del inventario

Reporte del catalogo menú

Reporte de los productos

Reporte de las compras por producto

Otros reportes que deberá llevar el sistema:

Reporte de la información de los empleados

Reporte de las compras a proveedores

ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA

SITUACION ACTUAL:

Rosticería el Calvario no posee un sistema automatizado es por lo cual sus

proseos son totalmente artesanales es decir de forma manual. El sistema para el

manejo de inventario para las materias primas entrantes se realiza manualmente,

lo cual es muy difícil de controlar, debido a la gran cantidad de insumos que el

establecimiento requiere, además que el ingreso se realiza diariamente.

En este momento el sistema de ventas se genera en forma manual, en cuanto a

la toma de los pedidos por parte de las meseras a los clientes y en forma de

diálogo con el funcionario de la caja, en donde quedan almacenadas las ventas

diarias. El grave problema se suscita al momento de encontrarse varias meseras

comunicando la información de los pedidos, lo cual genera una aglomeración de

la información, dando al funcionario de la caja se le presenta un mayor margen

de error. La información es detallada en papel, siendo este el único registro.

Terminada la transacción el papel se desecha no quedando ninguna información

del pedido, tanto qué productos se vendieron, como tampoco quien y cuando se

realizó, la facturación de estos pedidos es totalmente manual y son guardadas en

archivadores quedando con el riesgo de perder la información del pedido

facturado.

Ellos cuentan con una computadora no muy moderna y también poseen una

impresora con las cuales será más fácil hacer el sistema porque no habrá

problema de compatibilidad.

A la hora de realizar una venta el mesero toma el pedido del cliente. Luego se

buscan los productos y los precios en sus archivos para realizar la orden. Las

compras se realizan al contado. Entonces se le otorga un documento (factura)

por la compra

OBJETIVOS

General:

Realizar un sistema de control de facturación, venta e inventario del restaurante

“Rosticería el Calvario”

Específicos:

Mejorar la rapidez de facturación del restaurante.

Hacer que la facturación sea mas sencilla y no un obstáculo para entender

Mejorar la calidad y el servicio al cliente de la Rosticería El Calvario

NECESIDADES PLANTEADAS POR EL USUARIO

El sistema debe permitir lo siguiente:

- Introducir los datos de cada platillo que se encuentra en el menú.

- Búsquedas que permitan actualizar la información del inventario.

- Generación de reportes mediante un criterio de selección.

- Debe presentar una bitácora que refleje el historial de cada pedido que ha

realizado el mesero.

RESTRICCIONES DEL USUARIO

Entre las principales consideraciones hechas por el usuario del sistema destacan:

- Debe estar orientado a trabajar sobre una arquitectura de dominio público para

cualquier usuario de la red del restaurante.

- Que sea desarrollado bajo la plataforma Windows.

- Utilizar-Server como Administrados de Base de Datos y Visual Basic 6.0 para el

diseño de la interfaz.

REQUISITOS DEL SISTEMA

Para el desarrollo del Sistema y a su vez aprovechar las capacidades e

información contenida dentro de su registro de base de datos se sugiere:

Equipo de Hardware

-Servidor del sistema con procesador Intel Pentium III o superior y 256 MB de

RAM o superior recomendado.

-Debe contar con un espacio mínimo de Disco Duro de 160 GB, debido a la

cantidad de información que se cargara semestralmente al Sistema.

-Un quemador para respaldar la información.

Equipo del Software

Debido a restricciones del usuario se utilizaran:

-SQL Server y Visual Basic.

-Sistema Operativo Windows XP

FACTIBILIDAD OPERATIVA

Desde el punto de vista operativo, creemos que el impacto del nuevo sistema la

“Rosticería El Calvario” en el cual será aplicado, será positivo y sin grandes

trabas debido a los siguientes elementos.

En primera instancia, la idea surge de una necesidad detectada por el cliente. Por

lo cual, éste sistema se enfoca a resolver un problema concreto y que fija un

punto de partida a la resolución de los problemas por el planteado.

Por otro lado, la implementación del mismo no representa un cambio radical en

los circuitos principales, que se llevan a cabo durante el proceso de pedido y

facturación.

El sistema presentará una interfaz, muy intuitiva que solo requerirá en concepto

de conocimientos previos, estar familiarizado con una PC y la navegación dentro

de ella.

Conceptos con los que, hoy en día, la gente está cada vez más en contacto tanto

en el hogar como durante sus tareas laborales.

De todas formas, evaluando el personal que se verá afectado por el software

notamos lo siguiente:

En el caso de la persona de caja. Éste mantendrá la misma labor y entendemos

que el cambio será mínimo. Sabiendo que en algunos casos dicha función la

cumplen viejos sistemas que corren sobre DOS, mínimamente ya está habituado

a manejar computadoras, por lo cual a lo sumo representa un cambio de interfaz

y el acostumbrarse a la utilización del mouse. Sumado a esto, la mayoría de los

casos, las personas que realizan esta labor son jóvenes, lo cual facilita aun más

la adaptación a las nuevas tecnologías.

Desde el punto de vista de los usuarios, estamos hablando de personal

capacitado, quienes inclusive durante sus estudios necesitaron valerse de una

PC para buscar información en la Web o generar informes en algún procesador

de texto. Tampoco deberían sentirse abrumados por este nuevo proyecto, y

mucho menos teniendo en cuenta como se mencionó anteriormente que la idea

surge de ellos, por lo tanto sentirán que sus palabras fueron escuchadas. Con

esto último, se contempla la motivación que hace posible de manera más fácil la

implementación de ésta nueva propuesta.

El software, además generará reportes para ser evaluados por personal de un

cierto nivel jerárquico, quienes están habituados a recibirlos hoy en día.

Los informes que se generaran son de gran importancia, porque en la actualidad

existe un gran déficit en la información de todos los restaurantes. No existen

números concretos a nivel nacional. Sino que trabaja con estimaciones por lo

problemático que resulta reunir toda la información. Es decir, la información

suministrada por el software responderá a muchas de las preguntas que este

sector necesita responder para tomar decisiones adecuadas.

Luego de realizar este estudio concluimos que contamos con el apoyo de las

personas involucradas, lo cual constituye el principal impedimento para hacer

posible la concreción de éste proyecto.

FACTIBILIDAD TECNICA

Actualmente la Rosticería el Calvario cuenta con una computadora personales, la

cual será signada a los desarrolladores del sistema. Esta se utilizara para

ejecutar el sistema.

A continuación desarrollamos una descripción del equipo con que cuentan:

Plataforma de Hardware Actual

Una computadora personal marca con las siguientes características:

Procesador: intel core 2 duo

Memoria RAM: 2 GB

Disco Duro: 220 GB

Monitor: 14”

Plataforma de Software Actual

Sistema Operativo: Windows vista Ultimate

Programas instalados: Office 2007

Nuevas adquisiciones:

Se le instalara

SQL Server EnterPrice Manager + Service Pack4

Visual Basic 6.0

DIAGRAMA DE CASO DE USO

Control sobre la facturación de pedidos

Realiza el pedido

Cliente Registra el numero de la orden Mesero

Registro y verificación de los datos del cliente

Realización de la factura

Descargo de los productos en el inventario Caja

Organización y clasificación de las factura

Por pedidos (días, semanas y mes)

Control sobre los pedidos

Generación de la orden de pedido

Registro de la orden de pedido

Mesero Ingreso de los datos del cliente Caja

Ingreso de los productos solicitado por el cliente

Generación de la factura

Descargue de producto del inventario

Registro del número de factura hechas

Durante el día, semana y mes

Control sobre las compras a proveedores

Registro del stock de producto en bodega

Registro de productos para la compra

Aprobación del presupuesto para compras

Registro de la solicitud de compra

Generación de factura de producto

Proveedores Registro de entrega de producto Administrador

Ingreso de nuevos productos al área

De recepción en bodega

Registro y supervisión de los productos

Comprados a proveedores

Ingreso de productos al inventario

De bodega de la Rosticería El Calvario