1.- SITUACION ACTUAL Y DESEADA

School Dance, es una escuela de baile School Dance, que se dedica al

aprendizaje de los distintos estilos y géneros musicales. En la actualidad presenta

inconveniente, al momento de buscar información de algún alumno (datos

personales, fecha de ingreso, cancelación de cuotas mensuales), ya que la

información de los alumnos son guardadas en archiveros. Esta situación nos ha

llevado a ofrecer un sistema de información completo, que pueda cumplir a

cabalidad todas sus necesidades, al momento de solicitar algún requisito, o datos

esenciales del alumno al momento de alguna competición.

Para poder realizar este sistema de información para el registro de datos de la

escuela de baile School Dance será necesario realizar entrevistas directas a las

personas encargadas de realizar esta labor, quien nos indico las necesidades de

la organización.

En algunas oportunidades la escuela de baile School Dance ha intentado

implantar un Sistemas de información de registro de datos,  para prevenir el

descontrol de datos y en algunos casos,  eliminar los datos erróneos. Debemos

destacar que el sistema de información será diseñado para cumplir los objetivos,

muy poco se logra si  no se cuenta con un sistema de registro adecuado.

En éste caso se pretende implantar un sistema de información para el registro

de datos de la escuela de baile School Dance; se sabe que los métodos

tradicionales de registro de datos, eran realizados en papel o archivero, son

susceptibles tanto a la  pérdida de la información. El  uso de registro de datos 

implica un buen control de las cosas.

Por tanto, instalando un sencillo  hardware y software especializado en el

computador, se está habilitando los  Sistemas de información de registro de

datos,  para que puedan ser utilizados  por las áreas Administrativas y Gerenciales

de la Empresa, o en los almacenes, pero en éste caso especifico se quiere

implantar en la escuela de baile School Dance,  brindándole a la escuela

una eficaz herramienta de control y registro, que les permitirá visualizar las bases

de datos de sus alumnos y administrar fácilmente las opciones que les brinda el

software escogido.

Por otra parte, funciones diversas como editar los registros ya almacenados  en

la base de datos,  son solo algunas de las bondades que  podemos encontrar en

los programas que se ofrecen ahora en el mercado. 

Es decir, el computador  integrado a los Sistemas de información de registro

de datos,  está contribuyendo positivamente al desarrollo de esta tecnología. En

nuevos y revolucionarios campos se están  utilizando las  Bases de datos Access,

Visual Basic o el manejador de base de datos como lo es SQL.

Por tanto, el proceso continuo de registro de datos aporta información

relevante y vital para los procesos de innovación en los aspectos relacionados a la

aplicación y utilización de nuevas tecnologías. El registro de forma tecnológica

justamente se encarga de organizar y tratar dicha información, lo cual va en

beneficio directo de las estrategias de una organización y permite la oportuna

disposición de los resultados, favoreciendo cualquier proceso innovador

emprendido. Más aún, la innovación sistemática y continua está relacionada con el

registro de información en cuanto la innovación requiere de una búsqueda

organizada y objetivos específicos.

2.- OBJETIVOS DEL PROYECTO

School Dance es una escuela de baile que se dedica al aprendizaje de los

distintos estilos y géneros musicales, dando su apoyo a actividades y programas

de baile, que contribuyan a mejorar la calidad de vida de las personas que se

identifiquen con la escuela según su género musical.

2.1.- OBJETIVO GENERAL

Optimizar los registros de datos de la escuela de baile School Dance mediante

un sistema de información.

2.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Minimizar el proceso de información de los registros

Agilizar el registro de control de los alumnos

Prevenir el descontrol de la información almacenada

3.- JUSTIFICACIÓN E IMPACTO

Este proyecto es importante porque está diseñado para continuar desarrollando

procesos en el ámbito cultural y artístico en la escuela de baile School Dance. El

mismo conserva principales y muy importantes aspectos que ayudan a mejorar las

condiciones de formación artística y cultural, entre estas encontramos:

Rescatar, difundir y promover los talentos del proyecto a nivel Municipal,

Regional y Nacional.

Consolidar la institución cultural para profundizar los logros con la comunidad.

Inicia una etapa de modelo pedagógico educativo nacional mediante el cual los

estudiantes tendrá una nueva opción de bachillerato, en esta oportunidad en

áreas artísticas.

Este proyecto de baile reúne las principales áreas como la Danza Folclórica, la

Música Tradicional y el Teatro que constituyen un pilar técnico y específico del

programa de capacitación artística y cultural.

Brinda los elementos técnicos necesarios para el desarrollo de destrezas y

habilidades en la ejecución dancística, musical y teatral.

Desarrollar el análisis y conocimiento racional del movimiento, la estructura

corporal, la música, la notación musical, la dramaturgia como herramientas

básicas de las artes en el estudio de la intima relación entre cultura y

comunidad.

Propicia la experimentación partiendo de las raíces culturales. Suscitando la

búsqueda de nuevas propuestas que tengan en cuenta la realidad

socioeconómica e histórica de nuestra gente.

Impacto del proyecto a corto plazo: En esta fase esperamos crear la

conciencia de pertenecer a una actividad cultural y artística como una ayuda a

la formación academia, profesional, cultural y social, y que propende a la

búsqueda de nuevas propuestas y la inclusión masiva de la comunidad en

estos programas.

Impacto del proyecto mediano plazo: Buscamos el Fortalecimiento y la

Creación de nuevas escuelas de formación cultural que contribuyan a continuar

la difusión de nuestra cultura con toda su grandeza y belleza.

Impacto del proyecto largo plazo: Se busca que las escuelas de

formación sean autónomas y tengan su autosuficiencia de tal forma que sean

capaces de manejarse solas, a través de los mismos alumnos más avanzados,

puesto que podrían llegar a convertirse en multiplicadores en su institución y en

otras más, además de formar seres pedagógicos y técnicos en la enseñanza y

la práctica de las artes.

La formación que se les orientará a los beneficiados servirá principalmente

para su fortalecimiento educativo, cultural y social así como mejorará las

relaciones interpersonales y comunales; y continuará con el proceso de

difusión de la cultura colombiana a través de las diferentes regiones de nuestro

país. Los alumnos se capacitarán para convertirse en multiplicadores.

4.- ANALISIS DE FACTIBILIDAD

Los estudios de factibilidad evalúan las diferentes alternativas de solución

propuestas; además consideran la factibilidad técnica, económica y operativa de

cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado para el contexto

institucional. Qué recursos se requieren para un efectivo control?

Cualquier sistema, sea cual sea su complejidad, requiere recursos. Dependerá

de las características propias del modelo a implementar y a las necesidades de la

organización la cantidad de recursos a destinar.

4.1.- TÉCNICA

Luego de estudiar y ver las características de lo que se exigía la empresa, se

dedujo que la alternativa de no tener un registro de sus alumnos era factible, ya

que con solo la inversión de los equipos necesarios se podrá llevar a cabo el

proyecto. Tomando en consideración la adquisición y puesta en marcha de los

siguientes ítems:

Contratación de fuentes/servicios de información

Adquisición del hardware

Adquisición del Software

4.2.- OPERATIVA Identificación y/o asignación de responsables o personal que se encargara de

llevar el control de la empresa.

Implementación de herramientas de visualización de resultados

Definición de un grupo de personal

Aunque se pudieran implementar todas estas herramientas, los casos prácticos

indican que los híbridos son los más comunes.

4.3.- ECONÓMICA

El objetivo principal perseguido por nuestro sistema de información para el

registro de datos de la escuela de baile School Dance tiene que ser el de dotar a

la escuela de baile a la que va dirigido el sistema de información que va a permitir:

• Contar con equipo programable y configurable a muy bajo costo.

• Evitar y controlar los accesos no permitidos a las instalaciones.

Todo esto implica un aumento del personal que labora donde vaya a

implantarse nuestro sistema. Se pueden comparar con soluciones actuales pero

no son tan completas. Las soluciones con hardware específico no son escalables.

Teniendo en cuenta que la motivación principal de los integrantes del proyecto

no es la económica se puede plantear el siguiente estudio económico.

5.- DELIMITACIÓN

Este proyecto se realizara en la escuela de baile School Dance de Maracaibo

ubicada en la avenida 72 Delicias del Estado Zulia. El mundo de la información

hoy día interesa a un sector creciente de población. Desde la aparición de los

medios de la comunicación social y las nuevas tecnologías de la información y

comunicación (TIC`S) se ha producido una expansión de los usuarios de

información y de los contenidos que se transmiten. Este proyecto se realizó

durante los meses Abril-Julio basado en la metodología de James Senn (2000).

6.- ANTECEDENTES

Para el siguiente sistema de información de registro de datos para la escuela

school dance se tomaron en consideración varios trabajos relacionados al área de

estudio como son los siguientes:

Según Gómez (2008), realizó un trabajo de investigación llamado “sistema de

información automatizado para controlar los procesos de facturación, inventario y

costos de la empresa SAFE DE VZLA C.A.” Tomando en cuenta los

requerimientos expresados por el Gerente y por los Usuarios, para de esta forma

mejorar ciertos aspectos del sistema actual. Los autores que sustentaron las

bases teóricas fueron Senn (2000), Montilva (2004) y Kendall & Kendall (2002)

entre otros. La investigación se clasifico como de tipo proyectiva ya que el sistema

llega hasta la fase de pruebas, es decir, no se implanta, de campo ya que la

información se toma directamente de la empresa y descriptiva ya que se

especifican los procesos que fueron reformados. Para el desarrollo del sistema se

realizaron 7 fases (Fase I. Definición del Proyecto, Fase II. Análisis del Contexto,

Fase III. Definición de Requerimientos, Fase IV. Diseño Preliminar, Fase V. Diseño

Detallado, Fase VI. Construcción del Sistema, Fase VII. Pruebas del Sistema),

según la metodología de Montilva (2004). La herramienta utilizada para el

desarrollo del nuevo sistema fue Visual Basic ya que es un lenguaje mucho más

avanzado y fácil de utilizar que el que se utilizo para el desarrollo del sistema

anterior como lo fue Clipper y como manejador de base de datos SQL. Con el

nuevo sistema se mejoro el proceso de inventario ya que se arroja información

confiable, se mejoro la interfaz grafica para que los usuarios se sientan más

cómodos al utilizar el sistema ya que este es más agradable a la vista y fácil de

utilizar; además se depuraron ciertos módulos para un mejor funcionamiento y

mejorar los tiempos de respuesta a la hora de realizar los procesos.

Asimismo Uztáriz (2004), desarrollo un estudio titulado “Sistema de información

de las cadenas agro-productivas para la Ganadería de Doble Propósito.” Para

llevar a cabo esta investigación fue necesario analizar las técnicas de

almacenamiento de información y el desarrollo e implantación de sistemas. El

mismo se basó en la Metodología planteada por Kendall & Kendall, (2002), para

establecer un sistema adaptable a los requerimientos del Departamento de

Ciencias Sociales adscrito a la Facultad de Agronomía de la Universidad del Zulia.

A su vez, éste puede adaptarse a cualquier departamento agropecuario, por

cuanto cumple con el formato estándar. Para obtener la información necesaria de

acuerdo al estudio de factibilidad y requerimiento del sistema, se utilizó la

observación directa y la encuesta no estructurada. De acuerdo al diseño, se ubica

en las de tipo "No experimental", ya que observa situaciones ya existentes no

provocadas intencionalmente, las variables ya han ocurrido y no pueden ser

manipuladas. Es de tipo "Transaccional", el cual describe y analiza su incidencia

en un momento dado. El sistema se desarrollo con manejador de base de datos

(SQL SERVER) que brinda velocidad a las consultas, y al procesamiento de datos,

multitareas, portabilidad hacia otras plataformas, ambiente de trabajo agradable al

producto final como Visual Basic 6.0. Cumple con los estándares de programación

de la institución, y brinda seguridad para el manejo y acceso de la información y a

través de niveles de acceso. Los resultados obtenidos, permitieron agregar valor

de ahorro de costos, ahorro en tiempo de búsqueda, entre otros y contribuir en la

toma de decisiones al poder observar la integridad de la información suministrada

a través del sistema propuesto.

De igual manera Ocken (2006), efectuó una investigación nombrada “diseñar

un sistema de información que permitiera el control de los procesos de la Gerencia

Comercial de Homes Building, C.A.”, colaborando con la toma de decisiones en

las operaciones que se realizan dentro de la gerencia a través de una base de

datos que almacene y registre todas estas operaciones. La recolección de los

datos se realizaron aplicando los instrumentos de entrevistas semiestructuradas y

la observación objetiva donde se buscó información precisa de los procesos a

automatizar. El desarrollo de las etapas para hacer el sistema se sustentaron en

Senn (2000), siguiéndose los lineamientos propuestos en seis (6) fases, a saber:

Investigación Preliminar, Determinación de Requerimientos, Diseño de Sistema,

Desarrollo de Sistema, Prueba de Sistema e Implantación. La herramienta

seleccionada fue Microsoft Visual BASIC 6.0. junto al manejador de bases de

datos Microsoft Access 2.000 ya que los mismos son de alta productividad al

ofrecer facilidades no sólo para crear interfaz sino también para hacer que esta

funcione correctamente.

Por consiguiente Ferreira (2005), en su investigación sobre un “sistema de

información automatizado que permita dar una solución rápida y efectiva para el

registro y control de los inventarios en una empresa rectificadora de motores”; de

manera tal, que contribuya a la rápida toma de decisiones. Factores como mayor

velocidad en cada uno de los procesos a realizarse, exactitud en los datos,

consultas rápidas de la información archivada, reducción de costos, son entre

otros, las razones que llevan a pensar a toda organización en la importancia de

contar con un sistema de información automatizado. Para realizar el sistema,

fueron tomadas cada una de las necesidades presentes en la empresa aportados

por el personal que ahí labora, factor que permite garantizar la aceptación y

utilidad del mismo dentro de la organización. Se diseñó una interfase que fuese

amigable con el usuario para la entrada y salida de información.

7.- ENFOQUE TEORICO

Para el desarrollo del sistema de información de registro de datos de la

escuela school dance, se hace necesario el estudio de las diferentes teorías o

elementos importantes que sustentan y fundamentan el propósito del proyecto

como lo son:

7.1.- SISTEMA

Según Ferdinand de Saussure (2000), Conjunto de elementos dinámicamente

relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre

datos, energía y/o materia para proveer información”.

Por consiguiente L. von Bertalanffy (2003), Un sistema es un conjunto de unidades

en interrelación".

7.2.- SISTEMA DE INFORMACIÓN

Según Jane y Kenneth (2006), Conjunto de elementos relacionados entre

sí, que se encarga de procesar manual y/o automáticamente datos, en función

de determinados objetivos”.

Por otra parte Ciborra, C. (2002), Conjunto de elementos que interactúan

entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio”.

7.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Según Laudon (2006), Debido a que el principal uso que se le dan a los

Sistemas de Información es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una

organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en

primer término, se puede clasificar a los sistemas de información de la siguiente

manera, como se puede mostrar el en gráfico 1.

Gráfico 1: Tipos de sistemas de información. Fuente: Laudon (2006).

Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una

diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica

podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos(2) o las tres(3)) de las

características anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas

clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de información.

Por Consiguiente , también los clasifica como un punto de vista empresarial que

se basan según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del

mismo, los SI pueden clasificarse de la siguiente manera como se puede observar

en el gráfico 2.

Gráfico 2: Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo. Fuente:

Laudon, Jane y Kenneth (2006).

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la

información referente a las transacciones producidas en una empresa u

organización.

Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar

problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el

análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el

proceso de toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios

de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un

área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la

misma.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a

ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un

dominio concreto.

Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los

procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado;

los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos

fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron

una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba

suficientemente desarrollada).

Sistemas de Información Estratégicos: Puede ser considerado como el uso de

la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia

competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja

competitiva o bien reducir la ventaja de sus competidores.

Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos

operativos ni proporcionar información para apoyar a la toma de decisiones

(aunque puede llevar a cabo dichas funciones), sino crear una diferencia con

respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que

hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca,

hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las

entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con

respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer

servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con

una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido,

los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información

estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como

ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el

proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse

dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes

disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos

sistemas se pueden señalar:

Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o

más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratégica.

Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma

en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

Entres sus principales características podemos encontrar las siguientes:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni

proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto

no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su

evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en

particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como

ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En

este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada

al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un

Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal

servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar

este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa

debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de

hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser

un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir

sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de

Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos,

embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores

constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan

forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo

de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el

cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

Otra clasificación, según el entorno de aplicación Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que

crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar,

manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos;

en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican

y cómo, una vez que ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos

que se pueden encontrar en este entorno. Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,

debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta

en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la

organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos

suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de

estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su

explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son

visibles y palpables.

Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de

decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en

todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo

que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta

tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función.

Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones

es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la

empresa. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas

Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos

constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la

alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de

información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere

poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero

puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para

el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del

proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos

estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y

de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un

Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido

al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión

de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin

la participación operativa de los analistas y programadores del área de

informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra

de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de

negocios, modelos de inventarios, entre otros.

7.4.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está

formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información.

7.5.- BASES DE DATOS

Según Stallings (2005), Una base de datos o banco de datos (en ocasiones

abreviada BB.DD.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una

biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por

documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la

actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la

electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico),

que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,

abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos

de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su

utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones

públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto

de almacenar la información experimental.

Por consiguiente Piattini (2005), Una base de datos es un “almacén” que nos

permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que

luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una

guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.

7.5.1. - TIPOS DE BASES DE DATOS

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, o la utilidad de la misma:

7.5.2.- Según la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estáticas

Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub.

7.5.3.- Según el contenido

Bases de datos bibliográficas

Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

Directorios

Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas. Las bases de datos de rutas metabólicas.

Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas-

Bases de datos clínicas.

Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): PubChem, Medline, EBSCOhost.

8.- ESTRATEGIAS PROCEDIMENTALES Y RECURSOS

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información

basados en computadoras son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de

gran consideración en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho

cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden

ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la

competencia.

Al establecer los sistemas de información basados en computadoras deben

tener la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema

correcto y que este correcto el sistema. Ningún sistema que deje satisfacer ambos

objetivos será completamente útil para la gerencia o organización.

El ciclo de vida de desarrollo de un sistema según James Seen consta de seis (6):

Investigación preliminar, Determinación de los requerimientos, Diseño del sistema,

Desarrollo del sistema, Prueba del sistema e Implantación, las funciones o fases

que se explican en el gráfico 3.

Gráfico 3: Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Fuente: Seen (2000).

1.- PRIMERA FASE: INVESTIGACION PRELIMINAR:

Se inicia a través de la solicitud del sistema (ya sea por medio verbal, fax,

e-mail, entre otros...); se aclarara la solicitud del horario, es decir se especificaran

los pasos a tomar; se realizara un estudio de factibilidad, es decir con que

recursos cuento, se tomaran en cuenta 3 factores en este caso:

Económico: el valor económico en función al personal, equipos, entre otros.…

Técnica: que será la verificación del software y hardware así como el personal

técnico y

Operacional: ver si están en la capacidad de operar con el nuevo sistema;

finalmente se aprobara la solicitud, es decir saber si cumple con las

características estipuladas.

2.- SEGUNDA FASE: DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA:

Es decir que tan grande es, examinar los procesos; se hace un estudio del

sistema actual, y se determinan los nuevos requerimientos del sistema (a través

de formularios, encuestas, entre otros…), así como las entradas y salidas del

sistema actual.

3.- TERCERA FASE: DISEÑO DEL SISTEMA:

Va a ser como se va a desarrollar el sistema, la forma en cómo esos

requerimientos los voy a automatizar, se definen las formas de cálculo, y se

describe como se transformaran los datos en información; este diseño se realizara

en dos bases, una lógica: donde se harán modelos e-r, bases de datos, diagramas

de flujo de datos, entre otros… y una física: es decir todo lo tangible (papeles,

gráficos, entre otros…).

4.- CUARTA FASE: DESARROLLO DEL SOFTWARE:

Se dará la construcción y programación de este sistema, se recomienda en

algunos casos usar diseñadores y analistas de la compañía y programadores de

otra compañía, o viceversa, aunque esto puede tener sus ventajas: los costos

pueden ser menores, es rentable usar un terreno por los costos, y también sus

desventajas: no existiría comunicación fiel entre programadores y diseñadores,

entre otros.

5.- QUINTA FASE: PRUEBA DEL SISTEMA:

Aquí se pretende detectar las posibles fallas de aplicación del sistema

(fallas de programación, de análisis, de diseño (este es el más crítico)), en este

proceso se simulan entradas de datos, se ponen a usuarios externos a interactuar

con el sistema, se hace la aprobación escrita de todos los aspectos del sistema,

cabe destacar que esto debe hacerse de forma gradual.

6.- SEXTA FASE: IMPLANTACION Y EVALUACION:

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar

a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos

necesarios para utilizarla, esta implantación se puede hacer por 3 enfoques:

Piloto: se elegirá solo un sector de la empresa para usar el sistema,

Paralelo: se utilizara el sistema viejo y el nuevo al mismo tiempo, para

comparar,

Por sustitución: sencillamente se sustituye todo el sistema (es el más

riesgoso); la evaluación se lleva a cabo para identificar puntos débiles y

fuertes, como la operacionalidad (cómo funciona el sistema), la administración,

el desempeño de desarrollo (seria una relación de tiempo versus beneficio), el

desempeño como tal y el desempeño organizacional (relación costo versus

beneficio).

9.- RECURSOS TÉCNICOS

Los Recursos técnicos los utilizamos para realizar un trabajo en especifico con

una técnica que lo caracteriza por ejemplo una maquina de refrescos utiliza cierta

técnica que consta de varios pasos, introduces moneda, la maquina la acepta,

aprietas un botón de refresco, la maquina lo persive y manda tu refresco, todos

estos pasos son técnicas.

9.1.- HARDWARE 1 PC Pentium 4 de 3.2 GHz, memoria RAM 1 GB, disco duro de 80 MB,

monitor ViewSonic 17’.

9.2.- SOFTWARE Como servidor de Base de Datos: SQL

Los Sistemas Operativos que se utilizarán son: Windows XP SP2.

Procesadores de texto: Microsoft Office 2003.

10.- DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Ahora bien; comenzaremos haciendo una explicación detallada del sistema,

incluyendo sus características físicas, presentaciones, dimensiones, colores,

materiales y otras características que los definen. En este apartado fue

conveniente la utilización de captura de pantallas para facilitar las explicaciones y

mejoren la comprensión.

10.1.- PRIMERA FASE: INVESTIGACION PRELIMINAR

Despues de haber evaluado el entorno de la escuela School Dance, se pudo

observar que presenta problemas con el control de registro de dastos de sus

alumnos; se realizo un estudio de factibilidad en el cual se evaluaron los aspectos

tecnicos, economico y opertativo de la escuela de baile, tambien se evaluo la

necesidad requerida para el sistema de información para el registro de datos da la

escuela de baile School Dance que será instalado de la escuela de baile.

10.2.- SEGUNDA FASE: DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Al momento de visitar la escuela de baile se observo que no tenían un registro

de control de los datos, no tienen ningún sistema actual de control de registro de

datos el cual se pueda modificar, por tal razón se creó un sistema de información

para el registro de datos de la escuela de baile School Dance el cual le permitirá

un buen control de registro de datos de sus alumnos.

10.3.- TERCERA FASE: DISEÑO DEL SISTEMA

Luego de evaluar los requerimientos del sistema de información para el registro

de datos de la escuela de baile School Dance, se realizaron los distintos

diagramas de flujo de datos (DFD); ya también se realizaron los diagramas entidad

relación los cuales nos permitirán observar cómo se va a manejar el sistema de

información para el registro de datos de la escuela de baile School Dance.

La primera pantalla del sistema de información para el registro de datos de la

escuela de baile School Dance. Esta pantalla tiene una caja de texto en donde se

debe ingresar la clave de acceso; esta clave será la identificación previa de cada

uno de los usuarios de sistema en este caso los administradores de la escuela de

baile como usuarios directos y el director de escuela y gerente de la escuela de

baile como usuarios indirectos. A travez de esta pantalla se tiene acceso a los

diferentes opciones que tiene el sistema de información para el registro de datos

de la escuela de baile School Dance. Este pantalla consta de una identificacion a

travez de una contraseña, en la pantalla se encuentran los botones aceptar que

da inicio al sistema si la contraseña es correcta y un boton para salir de este

sistema de informacion; como se puede ver en el grafico 4.

Gráfico 4: Pantalla de identificación. Fuente: Elaboración Propia (2010).

La segunda pantalla luego de la pantalla de identificacion, ella consta de un

menú en la barra de herramientas Menú que despliega un submenú en el que se

puede acceder a los diferentes pantallas del sistema: en el primer cuadro de las

opciones encontramos la opción de la inscripción, la segunda opción es actualizar

la base de datos, la tercera opción es realizar el sistema de pago y la última

opción es realizar una consulta. Esta pantalla consta de botones que permiten el

acceso a las pantallas mencionadas anteriormente; como se puede observar en el

grafico 5:

Gráfico 5: Menú de Opciones. Fuente: Elaboración Propia (2010).

La tercera pantalla llamada Planilla de inscripción; muestra el formulario que

requerirá el alumno para su registro. Esta pantalla antes mencionada; presenta 4

botones: Guardar, Volver al menú de opciones, limpiar y Salir. Cada botón realiza

su evento con un Click.

El botón Guardar; tal como su nombre lo indica guarda los datos introducidos

del alumno. Al igual que el botón anterior, está Volver al menú de opciones; el cual

nos permite regresar a la pantalla de menú. Se encuentra también el botón

Limpiar; este permite limpiar los datos del formulario para comenzar otro nuevo. El

último botón Salir; cierra la pantalla de la planilla de inscripción y regresa al menú

de opciones; como se puede ilustrar en el grafico 6:

Gráfico 6: Planilla de Inscripción. Fuente: Elaboración Propia (2010).

La siguiente pantalla es la pantalla llamada Sistemas de pago; en esta pantalla

consta de (4) cuatro botones ya mencionados anteriormente, como su nombre lo

indica esta pantalla nos permitirá llevar el control de pago de los alumnos dentro

de la escuela de baile School Dance; saber si ha pagado el curso o no, como se

pueden ver en los siguientes grafico 7:

Gráfico 7: Pantalla de sistema de pago. Fuente: Elaboración Propia (2010).

Y por ultimo tenemos la pantalla de consulta la cual consta de (6) seis botones

que son Buscar, Volver al menú de opciones, Limpiar, Borrar, Imprimir y actualizar.

Ya algunos botones explicados anteriormente, el botón Buscar nos permitirá

consultar los datos guardados de eventos de la escuela School Dance y el botón

actualizar nos permitirá actualizar los datos de los eventos; como se puede

mostrar en el grafico 8:

Gráfico 8: Pantalla de Consulta .Fuente: Elaboración Propia (2010).

10.4.- CUARTA FASE: DESARROLLO DEL SOFTWARE

Se construirá el modelo de sistema de información para el registro de datos de

la escuela de baile School Dance, para esto se hizo necesario ver el problema

actual que presenta la escuela de baile y observar los requerimientos que

presenta el sistema de información.

10.5.- QUINTA FASE: PRUEBA DEL SISTEMA

No se detectaron ningunos errores en el sistema ya que la escuela de baile School Dance no tenía ningún tipo de sistema de registro de datos, en vista de esto se diseñó un sistema de almacenamiento de datos en el cual no se presentaron ningún tipo de errores o inconvenientes en cuanto a la programación e instalación del sistema de información para el registro de datos de la escuela de baile School Dance.

10.6.- SEXTA FASE: IMPLANTACION Y EVALUACION

En esta parte del sistema se evaluó e instaló sistema de información para el registro de datos de la escuela de baile School Dance, también se llevo a cabo la capacitación del personal que manipulara el sistema de información dentro de la escuela School Dance, para la implantación se utilizaron (3) tres enfoques importantes como lo son:

Piloto: Este se encargara de manipular el sistema de información en este caso el encargado de manipular el sistema será el administrador.

Paralelo: Ellos presentaban un sistema de registro de datos de manera manual que se almacenaban en archiveros; el sistema actual que se implantara será automatizado.

Por sustitución: El nuevo sistema automatizado puede presentar algunos problemas o errores al personal que va a manipularlo; el sistema de información que será implantado tendrá un buen desempeño dentro de la escuela de baile School Dance.

Facultad de Ingeniería

Escuela de Sistemas

Sistema de Información

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL REGISTRO DE DATOS DE LA ESCUELA DE BAILE SCHOOL DANCE

Elaborado por:

Ángel Barrios

Carlos Mayonis

Luis Salazar

Liuger Villasmil

Reina González

Jorge Prado

Prof.: Ing. Jesús Villamizar MSc

Sección: o/s 7201

Maracaibo, Julio de 2010

CONTENIDO

Introducción

1.- Situación actual y deseada

2.- Objetivos del proyecto

2.1.- Objetivo General

2.2.- Objetivos específicos

3.- Justificación e impacto

4.- Analisis de factibilidad

4.1.- Técnica

4.2.- Operativa

4.3.- Económica

5.- Delimitación

6.- Antecedentes

7.- Enfoque teórico

7.1.- Sistema

7.2.- Sistema de información

7.3.- Tipos de sistema de información

7.4.- Características de los sistemas de información

7.5.- Bases de datos

7.5.1.- Tipos de bases de datos

8.- Estrategias procedimentales y recursos

9.- Recursos técnicos

10.- Desarrollo de la propuesta

Conclusiones

Recomendaciones

Referencias Bibliográficas

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://www.maquinariapro.com/sistemas/sistema-de-informacion.html

Laudon, Jane y Kenneth (2006). Sistemas de información gerencial- Administración de la empresa digital, Pearson Educación- Prentice Hall.

Ciborra, C. (2002) Labyrinths of Information, Oxford, Oxford University Press

INTRODUCCION

Este proyecto se basa en un sistema de información para el registro de datos

de la escuela de baile School Dance, la cual es una recolección de datos que se

refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser

utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales

pueden ser la entrevistas, el diagrama de flujo entre otros.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la

finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En el

presente proyecto trata con detalle los problemas que presenta la escuela de baile

School Dance con el control de registro de los datos.

RECOMENDACIONES

El sistema de para el registro de datos de la escuela de baile School Dance

diseñado en este proyecto utiliza parámetros que garantizan que las datos

almacenados en el servidor son lo suficientemente claros y cumplen con los

requerimientos del usuario.

Los registros de datos son configurables en el sistema de información

presentado en este proyecto, garantizan que sólo personal autorizado tenga

acceso a la información del servidor. Cualquier modificación en las

configuraciones planteadas en el diseño de este proyecto pueden ocasionar

fallas graves de seguridad que afecten la función principal.

CONCLUSIONES

La instalación de un sistema de información para el registro de datos en la

escuela de baile School Dance presentado en este proyecto, constituye una

necesidad primordial según las investigaciones realizadas basadas en entrevistas

al personal e usuario, administrativo y de mantenimiento.

El uso de tecnología, posibilita una instalación rápida de sistemas integrales de

sistemas de registros de datos. La tecnología digital del programa utilizado en el

presente proyecto facilita la el almacenamiento de los datos. Adicionalmente,

disponen de su propio software que les permite actuar como un servidor.

. El presente proyecto contempla el diseño de un sistema de información para el

registro de datos de la escuela de baile School Dance, sin embargo, el software

desarrollado para la aplicación del proyecto, ofrece la posibilidad de interconectar

cientos de sistemas independientes con la finalidad de tener un buen control de

los datos.