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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA
Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PROVINCIAL DEL CARCHI.
AUTOR (A): DÍAZ MALDONADO MAYRA JANNETH
ASESOR (A): C.P.A LASTRA CALDERÓN NIXON PATRICIO MGS.
TULCÁN – ECUADOR
2016
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de Asesor de Tesis de Grado, previo a la obtención del título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA; certifico que la Srta. Díaz Maldonado
Mayra Janneth, elaboró su trabajo de grado sobre el Tema: Sistema de Control Interno a los
bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi,
investigación que esta desarrollar procesos específicos para el adecuado manejo y control de
los bienes de larga duración, a través del control interno el cual está realizado bajo los
lineamientos, normas y formatos académicos establecidos por la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
La presente Tesis de Grado puede ser sometida a presentación pública y evaluación por parte
del tribunal que se designe.
Atentamente,
…………………………..
C. P . A Lastra Calderón Nixon Patricio Mgs
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Yo, Mayra Janneth Díaz Maldonado declaro en forma libre y voluntaria los derechos
obtenidos en la investigación de tesis con el tema “Sistema de Control Interno a los Bienes
de Larga Duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi”, así
como también las expresiones relatadas en el trabajo de tesis son de mi autoría por ello asumo
la responsabilidad de originalidad y la citación de fuentes bibliográficas.
Es así que AUTORIZO, a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
tenga la facultad para hacer uso de los derechos correspondientes de este trabajo de tesis
como lo establece la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la normativa institucional
vigente.
Atentamente,
…………………………..
Díaz Maldonado Mayra Janneth
C.I. 040146364-1
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Mayra Janneth Díaz Maldonado, declaro que conozco y acepto la disposición constante
en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes,
que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está
constituido por: La propiedad intelectual sobre las investigaciones, trabajos científicos o
técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta
de ella;
Tulcán, agosto de 2016
…………………………..
Díaz Maldonado Mayra Janneth
C.I. 040146364-1
AUTOR
DEDICATORIA
A Dios
Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado ánimo para lograr
mis objetivos con su infinita bondad y amor. Por haberme dado la gran familia que me
rodea.
A mis papitos Omar y Janneth
Por darme la vida quererme tanto, por ser mis guías en el camino que debo seguir, mi apoyo
en todos momentos de alegrías y tristezas, mis consejeros en la vida diaria, mis amigos
incondicionales, mi ejemplo de perseverancia y constancia en logro de mis sueños, metas y
objetivos que me han permitido convertir en la persona de bien por su amor, paciencia y
comprensión.
A mi hermano Camilo
Por ser el hermanito menor que con sus alegrías, enojos, risas, bromas ha sabido llenar de
bendiciones y ser el apoyo para seguir en el camino.
A la memoria de mis seres queridos
Hoy no están físicamente a mí alrededor pero quedan sus palabras de amor y comprensión
que siempre los caracterizaron a mi abuelita y tío, gracias por los momentos compartidos.
“La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna
cosa que esperar”. (Thomas Chalmers)
AGRADECIMIENTO
El agradecimiento rotundo al Todopoderoso el cual a sabido guiar mis pasos para culminar
una de las etapas de mi camino, quién a través de su amor verdadero a hecho que no desista
de esta meta cumplida.
A mis queridos papitos que con su amor, paciencia, comprensión, persevernacia y confianza
han logrado que cumpla con esta meta de mi vida, por su apoyo y la oportunidad de
permitirme seguir en este proceso estudiantil.
A mi querido hermanito quién a estado a mi lado con sus palabras de ánimo, ocurrencias y
bromas en desarrollo de la tesis para apresusrar mi culminación.
A mi asesor que con sus conocimientos, experiencias, paciencia y confianza ha permitido
que logre cumplir con el trabajo de tesis.
A los docentes quienes han sido guías en mi formación profesional y personal con sus
conocimientos y consejos.
A mis familiares y amigos que en el proceso de formación han sido parte fundamental por
sus consejos y su voz de aliento para salir adelante.
A quién con su amor diferente hizo que la vida tenga otro color, una alegría nueva todo lo
inesperado, el contexto del nuevo amor y la voz de aliento que dice nunca te rindas tu
puedes gracias a ti.
"Cuando te vaya bien, disfruta ese bienestar; pero cuando te vaya mal, ponte a pensar que lo
uno y lo otro son cosa de Dios, y que el hombre nunca sabe lo que ha de traerle el futuro"
(Eclesiastés 7:14)
ÍNDICE GENERAL
Portada………………………………………………………………………………….....
Certificación del Asesor.....……………………………………………………………….
Declaración de Autoría del Proyecto de Investigación…...………....................................
Derechos de Autor………………………………………………………………………...
Dedicatoria………………………………………………………………………………...
Agradecimiento……………………………………………………………………...……
Resumen Ejecutivo…………………………………………………………......................
Executive Summary……………………………………………………….........................
Introducción ...................................................................................................................... 1
Antecedentes de la Investigación ...................................................................................... 1
Planteamiento del Problema ............................................................................................. 1
Formulación del problema ................................................................................................ 3
Delimitación del problema ................................................................................................ 3
Objeto de investigación y campo de acción ...................................................................... 3
Línea de Investigación ...................................................................................................... 3
Objetivos ........................................................................................................................... 3
Objetivo General ............................................................................................................... 3
Objetivos Específicos ....................................................................................................... 3
Idea a Defender ................................................................................................................. 4
Variables de la Investigación ............................................................................................ 4
Variable Independiente ..................................................................................................... 4
Variable Dependiente ....................................................................................................... 4
Justificación de tema ......................................................................................................... 4
Metodología investigativa a emplear ................................................................................ 5
Estructura de la tesis ......................................................................................................... 7
Aporte teórico ................................................................................................................... 7
Significación práctica ....................................................................................................... 7
Novedad científica ............................................................................................................ 8
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO ................................................................................. 9
1.1 Origen y evolución de la Auditoría de Gestión .......................................................... 9
1.1.1 Edad Antigua ........................................................................................................... 9
1.1.2 Edad Media .............................................................................................................. 9
1.1.3 Edad Actual .............................................................................................................. 9
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la Auditoría de Gestión ............. 10
1.2.1 Definición de Auditoría de Gestión ....................................................................... 10
1.2.1.1 Definición de Sistema ......................................................................................... 11
1.2.1.2 Definición de Procesos ....................................................................................... 11
1.2.1.3 Control Interno .................................................................................................... 11
1.2.1.4 Objetivos del Control Interno ............................................................................. 12
1.2.1.5 Importancia del Control Interno ......................................................................... 13
1.2.1.6 Características del Control Interno ..................................................................... 13
1.2.1.7 Tipos de Control Interno ..................................................................................... 14
1.2.1.8 Limitaciones del Control Interno ........................................................................ 14
1.2.1.9 Elementos para el sistema de Control Interno .................................................... 15
1.2.1.10 Componentes del Control Interno COSO ......................................................... 15
1.2.1.11 Métodos de evaluación del Control Interno ...................................................... 21
1.2.1.12 Beneficios de Control Interno ........................................................................... 22
1.2.2 Bienes de Larga Duración ...................................................................................... 23
1.2.2.1 Valorización de los bienes de larga duración ..................................................... 23
1.2.2.2 Objetivos de los bienes de larga duración .......................................................... 23
1.2.2.3 Clasificación de bienes de larga duración ........................................................... 24
1.2.2.4 Control de bienes de larga duración ................................................................... 24
1.2.2.5 Depreciaciones de los bienes de larga duración ................................................. 25
1.2.2.6 Procedimiento y cuidado de bienes de larga duración ........................................ 26
1.2.2.7 Custodia de los bienes de larga duración ............................................................ 26
1.2.2.8 Uso de los bienes de larga duración .................................................................... 27
1.2.2.9 Control de Inventario de bienes de larga duración ............................................. 27
1.2.2.10 Constatación física de los bienes de larga duración.......................................... 28
1.2.2.11 Responsables de los bienes de larga duración .................................................. 29
1.2.2.12 Entrega y recepción de bienes de larga duración .............................................. 30
1.2.2.13 Codificación de bienes de larga duración ......................................................... 30
1.3 Valorización crítica de los conceptos principales de Control Interno ...................... 31
1.4 Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 32
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO ............................................................... 33
2.1. Caracterización del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi... 33
2.1.1 Misión…. ............................................................................................................... 33
2.1.2 Visión…. ..................................................................................................... …………33
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación.33
2.2.1 Modalidad de la Investigación ............................................................................... 33
2.2.2 Tipos de Investigación ........................................................................................... 34
2.2.3 Métodos de Investigación ...................................................................................... 35
2.2.4 Técnicas de Investigación ...................................................................................... 36
2.2.5 Instrumentos de Investigación ............................................................................... 36
2.2.6 Resultados encuesta aplicada ................................................................................. 38
2.2.7 Resultado entrevista al Jefe Financiero ................................................................. 42
2.2.8 Resultado entrevista al Contador ........................................................................... 43
2.2.9 Resultado entrevista al Guardalmacén ................................................................... 43
2.2.10 Resultado entrevista al Usuario ........................................................................... 44
2.3 Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 44
CAPÍTULO III. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ....................................... 45
3.1 Título de la Propuesta ............................................................................................... 45
3.2 Caracterización de la Propuesta ................................................................................ 45
3.2.1 Diseño de Control Interno ...................................................................................... 48
3.2.1.1 Ambiente de Control……………….…………………………………………..48
3.2.1.2 Evaluación del Riesgo………………………………………………..………...49
3.2.1.3 Actividades de Control…………………………………………………………49
3.2.1.4 Información y Comunicación………………………………………………..…68
3.2.1.5 Supervisión y Monitoreo……………………………………………………….69
3.3 Validación de los Resultados de la Propuesta........................................................... 69
3.4 Conclusiones Parciales del Capítulo ......................................................................... 71
Conclusiones Generales………………………………………………………………...72
Recomendaciones Generales………………………………………………………...…73
Bibliografía .........................................................................................................................
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro N° 1 Tabla de Vida Útil de Bienes de larga duración ........................................ 25
Cuadro N° 2 Componentes COSO para los Bienes de larga duración ........................... 46
Cuadro N° 3 Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración ..................... 47
Cuadro N° 4 Socialización Normativa........................................................................... 48
Cuadro N° 5 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración.............................. 51
Cuadro N° 6 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Robo o Hurto ........... 53
Cuadro 7 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Remate
al Martillo ....................................................................................................................... 55
Cuadro N° 8 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta –
Remate en Sobre Cerrado ............................................................................................... 57
Cuadro N° 9 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Venta
Directa ............................................................................................................................. 58
Cuadro N° 10 Proceso de Constatación Física de los Bienes de Larga Duración ......... 60
Cuadro N° 11 Proceso de Depreciación de los Bienes de Larga Duración .................... 62
Cuadro N° 12 Proceso de Revalorización de los Bienes de Larga Duración ................ 64
Cuadro N° 13 Proceso de Etiquetado de los Bienes de Larga Duración ....................... 66
Cuadro N° 14 Proceso de Control de Vehículos Públicos .............................................. 67
Cuadro N° 15 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración .......................... 136
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Sistema de Control Interno ........................................................................... 38
Tabla N° 2 Inventarios Actualizados y Definidos .......................................................... 38
Tabla N° 3 Adquisición de Bienes de Larga Duración ................................................... 39
Tabla N° 4 Constataciones Físicas.................................................................................. 39
Tabla N° 5 Bienes Codificados y Entregados mediante acta entrega – recepción ......... 39
Tabla N° 6 Procedimientos de cambio o traspaso de Bienes .......................................... 40
Tabla N° 7 Procedimiento de Pérdida de Bienes de Larga Duración ............................. 40
Tabla N° 8 Bienes Obsoletos o Mal Estado .................................................................... 40
Tabla N° 9 Procedimientos para dar de baja a los bienes de Larga Duración ............... 41
Tabla N° 10 Mantenimiento de los Bienes de Larga Duración ...................................... 41
Tabla N° 11 Frecuencia del Mantenimiento de los Bienes de Larga Duración .............. 41
Tabla N° 12 Normativa aplicada a los Bienes de Larga Duración ................................. 42
Tabla N° 13 Sistema de Control Interno para los Bienes de Larga Duración ................ 42
CONTENIDO DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1 Indicadores de Calidad .............................................................................. 70
RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad las entidades públicas utilizan los activos fijos o bienes de larga duración
para el desarrollo de sus actividades, por esta razón es importante tener procesos específicos
debidamente controlados y monitoreados con el fin de permitir un adecuado manejo y
control de estos recursos por parte de la entidad, de conformidad con el derecho público es
obligatorio el cumplimiento a las normas emitidas por el ente rector en materia de control
como es la Contraloría General del Estado, ya que el incumplimiento genera responsabilidad
en los custodios de los bienes.
En la presente investigación se utilizó procedimientos metodológicos como la investigación
cuantitativa y cualitativa, como también, métodos, técnicas e instrumentos, los mismos que
permitieron la recolección de información verídica, oportuna y confiable para el desarrollo
de la investigación como es el planteamiento del problema y dar la solución como es el
diseño de un sistema de control interno a los bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Se realiza la presentación del Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración del
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi con el cual se pretende mejorar
el manejo y administración de los bienes de larga duración con el desarrollo de procesos para
la adquisición de bienes, baja de bienes por Robo o Hurto, Enajenación o Venta – Remate al
Martillo, Enajenación o Venta – Remate sobre Cerrado y Enajenación o Venta – Venta
Directa, Constatación física, depreciación, Revalorización del Bien, Etiquetado del Bien y
Control de Vehículos Públicos mismos que están sujetos a la Normativa vigente.
EXECUTIVE SUMMARY
At present the public entities use the fixed assets or goods of long duration for the
development of his activities, for this reason it is important to have specific processes due
controlled and monitored in order to allow a suitable managing and control of these resources
on the part of the entity, conformity with the public law is obligatory the fulfillment to the
procedure issued by the governing entity as for control since it is the General Controllership
of the State, since the breach generates responsibility in the guardians of the goods.
In the present investigation one used methodological procedures as the quantitative and
qualitative investigation, since also, methods, technologies and instruments, the same ones
that allowed the compilation of true, opportune and reliable information for the development
of the investigation since it is the exposition of the problem and to give the solution since it
is the design of a system of internal control for the goods of long duration of the Autonomous
Decentralized Provincial Government of the Carchi.
There is realized the presentation of the System of Internal Control for the Goods of Long
Duration of the Autonomous Decentralized Provincial Government of the Carchi with which
one tries to improve the managing and administration of the goods of long duration with the
process development for the acquisition of goods, fall of goods for Theft or Theft, Alienation
or Sale - Auction to the Hammer, Alienation or Sale - Auction on Enclosure and Alienation
or Sale - Direct Sale, physical Verification, depreciation, Revaluation of the Good, Labelled
of the Good and Control of Public Vehicles themselves that are subject to the in force
Regulation.
1
Introducción
Antecedentes de la Investigación
Para el desarrollo del presente trabajo de tesis, se obtuvo la siguiente información
relacionada:
La estudiante Narváez (2015) realizó la tesis “Sistema de control interno para bienes de larga
duración del Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi” realizado en la
Universidad Regional Autónoma de los Andes con el objetivo de diseñar un sistema de
control interno para el mejoramiento del manejo y control de bienes de larga duración en el
Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi, esta tesis establece procedimientos
para el manejo de los bienes de larga duración y formatos acordes a las necesidades de la
entidad y reglamentos vigentes para su manejo.
Gallegos (2012) realizó la tesis en la Universidad Central del Ecuador con el tema “Sistema
de control de bienes de larga duración para optimizar su utilización en el Consorcio de
Gobiernos Provinciales del Ecuador”,tiene como propósito aplicar un sistemas de control de
bienes de larga duración en el que se transmita la información referente al funcionamiento
de los activos fijos en la unidad administrativa del CONGOPE y que además facilite la
actuación de los servidores públicos para lograr cumplir con los objetivos y desarrollo de
sus funciones, como son la participación, el apoyo y el control dentro de la institución.
Sánchez (2011) con el tema de tesis “Control interno de bienes de larga duración y su
incidencia en la toma de decisiones en la Contraloría General del Estado Regional 3” en la
Universidad Técnica de Ambato, plantea una evaluación al sistema de control interno en
cuanto a la organización del manejo de bienes de larga duración, además se presentó un
análisis de las distintas políticas y procedimientos del control interno. Aplicando los
procesos para cada bien que incurre a la institución y su incidencia en la toma de decisiones.
Se indica que en la revisión de las tesis de grado y proyectos existentes en la biblioteca de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes extensión Tulcán si existe una tesis que se
desarrolló con similar tema a la presente título de la presente tesis de grado.
Planteamiento del Problema
En nuestro país la falencia en el control sobre los bienes en las instituciones públicas ha sido
un problema y más aún en los bienes de larga duración los mismos que no se les ha prestado
la debida importancia y manejo eficiente para lograr una administración adecuada en el
2
control de los bienes los cuales están a la disposición de servidores públicos y por en ende
de propiedad colectiva, además estos bienes forman parte de la información financiera de
las entidades públicas del país.
La Contraloría General del Estado ha emitido en el Acuerdo No. 039 - CG – 2015 establece
que los bienes de propiedad del Estado, serán utilizados de la mejor manera todos los
servidores públicos serán responsables de los bienes que estén bajo su custodio, el mal uso
de los bienes serán sancionados, por lo que se han realizado auditorias en este ámbito con la
finalidad de verificar y evaluar el buen uso de bienes del Estado, es así que se identifica que
existen falencias en el manejo de dichos activos lo que ha generado varias recomendaciones
a las entidades públicas.
En la provincia del Carchi varias instituciones públicas que manejan y operan bienes de larga
duración de propiedad del estado están bajo las normas del control interno y reglamento de
bienes del sector público, la falta de aplicación ha ocasionado que la información financiera
no sea la adecuada, ya que no se aplique un eficiente control de los bienes lo cual ha generado
desde pérdidas hasta una mala utilización de los mismos en los entes públicos.
Los bienes de larga duración son los activos imprescindibles que son utilizados por las
entidades tanto del sector privado como público, ya que constituyen recursos que serán
destinados para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los objetivos, es por
ello que en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi en el cual no
existen procesos específicos en el manejo y control de los bienes de larga duración.
El deficiente manejo, control y administración de los bienes de larga duración se debe a la
ausencia de procesos específicos de control lo que ocasiona errores en la gestión, la
utilización de los bienes, y en el cumplimiento eficiente de la normativa vigente.
Lo que ha ocasionado un inadecuado manejo de los bienes de larga duración generando que
se tenga bienes desaparecidos, en lugares diferentes a los que reportan los archivos,
diferencias en el valor, la cantidad, el estado en que se encuentran y los años de vida útil,
además no existe la debida información de registros y documentación que sustenten la
ubicación, la manera que será utilizado y que funcionario público será responsable de su
ocupación por lo que ocasionará una inadecuada toma de decisiones ya sean financieras o
administrativas.
3
Formulación del problema
¿Cómo mejorar el control de los Bienes de Larga Duración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi?
Delimitación del problema
Lugar: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Tiempo: Se estima seis meses en lapso desde febrero a julio del 2016
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
Auditoría de Gestión
Campo de acción
Procesos Internos
Línea de Investigación
Auditoría
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un sistema de control interno a los bienes de larga duración para un adecuado manejo
y control del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente sobre Control Interno y Bienes de larga duración.
Diagnosticar la situación actual del manejo de Bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Establecer los elementos constitutivos del sistema de control interno de bienes de larga
duración al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Validar la propuesta por la vía de expertos.
4
Idea a Defender
Con el desarrollo del diseño de un sistema de control interno de bienes de larga duración
para el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi se contribuirá al manejo
y control de estos bienes aplicando normas, reglamentos y leyes que rigen a las instituciones
públicas.
Variables de la Investigación
Variable Independiente
Control Interno
Variable Dependiente
Bienes de larga Duración
Justificación de tema
En la actualidad las entidades públicas o privadas sean estas grandes, medianas o pequeñas
deben contar con un sistema de control interno, por cuanto este proceso permite establecer
un nivel de seguridad en las autoridades, personal operativo y otros de que las actividades
administrativas, económicas y financieras se encuentran en los objetivos y metas
institucionales, además que el control permite salvaguardar los activos de las entidades. El
diseño de un sistema de control interno mejorará el control y manejo de los bienes de larga
duración que son utilizados por personal que labora en ésta institución. Por lo que al
implementar este diseño de sistema de control interno basado en lo que dispone el Acuerdo
039- CG 2009 y el Acuerdo 027-CG-2016 de la Contraloría General del Estado se
contribuirá a que las operaciones administrativas, económicas y financieras del ente público
se desarrollen de forma eficaz y eficiente.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi al contar con el diseño de un
sistema de Control Interno puede controlar las actividades referentes a los bienes de larga
duración ya sea desde el proceso de adquisición, el ingreso, codificación, baja del bien,
constatación física, control de vehículos públicos y revalorización de los bienes.
5
Metodología investigativa a emplear
En el presente trabajo de investigación se van a emplear distintos tipos de investigación,
métodos, técnicas e instrumentos los cuales fueron utilizados para obtener información que
fundamente esta investigación. Además se toma en cuenta métodos empíricos y teóricos
mencionados a continuación
Investigación Bibliográfica. Se aprovechó en la elaboración del marco teórico de la
presente investigación ya que se será respaldada por distintas fuentes de información como
son libros, leyes, normativas, reglamentos vigentes e internet que permiten el desarrollo
adecuado del trabajo de investigación.
Investigación de Campo. Fue empleada para la determinación del problema a investigar
con el uso y la aplicación de instrumentos de investigación como la encuesta que es dirigida
a los funcionarios de la institución involucrada.
Investigación Correlacional. Fue aplicada en la relación que existe entre las dos variables
de investigación, la variable independiente control interno y dependiente bienes de larga
duración las cuales se entrelazan para el desarrollo del sistema de control interno.
Investigación Descriptiva. Fue utilizada en el presente trabajo de tesis ya que se desarrollan
una serie de procedimientos los cuales serán detallados, además permite realizar una
descripción y correlacionar las dos variables de la investigación que son el control interno y
los bienes de larga duración.
Métodos empíricos del conocimiento
Observación científica. Este método fue implementado con el fin de determinar el problema
y emitir una solución con observación directa a los procesos de control empleados por la
institución referente a los bienes de larga duración.
Análisis documental. Mediante este método permitió recopilar información misma que
permite diagnosticar problemas y necesidades sobre el control interno con la finalidad de
emitir soluciones del manejo y control de los bienes de larga duración.
Validación por vía de expertos. Este método fue empleado ya que la propuesta de esta
investigación debe ser sometida a revisión y criterios de expertos en la temática con el fin
de comprobar su fidelidad y viabilidad de aplicación en la institución.
6
Métodos teóricos
Método Inductivo – Deductivo. Estos métodos se aplicaron en la fundamentación teórica
desde lo general del control interno hasta lo particular y con ello realizar la propuesta que es
particular de los procesos de los bienes de larga duración de la entidad.
Método Analítico-Sintético. Se aplicaron estos métodos con el fin de revisar, ordenar e
interpretar la información que se ha obtenido, y así lograr un adecuado conocimiento y
comprensión del control interno, y a partir de ello proponer una solución del control y manejo
de los bienes de larga duración.
Método Histórico-Lógico. Se utilizó este método debido a que se recopilará información
del control interno misma que permite conocer el inicio, progreso y evolución que ha tenido
y así poder evidenciar en la investigación los cambios legales que han ocurrido en la
normativa vigente.
Enfoque sistémico. Fue aplicado este método con el fin de desarrollar los capítulos de esta
investigación de tesis ya que se elabora capitulo por capitulo siguiendo un orden especifico,
además permite obtener los componentes de la propuesta en forma ordenada.
Técnicas de investigación
Encuesta. Es la técnica que permitió obtener información de los usuarios internos con la
adquisición de conocimiento de los procesos de control interno en el manejo de los bienes
de larga duración de la entidad.
Entrevista. Esta técnica de investigación fue aplicada a los jefes departamentales que
pueden entregar información de los procedimientos que son aplicados en el control y manejo
de los bienes de larga duración en la entidad.
Observación. Permite ejecutar la verificación de la documentación y constatación de los
procesos del control y manejo de los bienes de larga duración para así sustentar las
soluciones.
Instrumentos de investigación
Cuestionario. Este instrumento permite recopilar y obtener información de los procesos de
manejo y control de los bienes de larga duración, además el cuestionario tiene bajo costo,
menor tiempo y varias personas participan de éste.
Guía de Entrevista. Este instrumento es creado con el fin de tener un orden en lo que
consiste una entrevista que es dirigida al jefe financiero y al encargado de los activos fijos.
7
Estructura de la tesis
Para el presente trabajo de investigación están establecidos por capítulos que serán
brevemente explicados.
Capítulo I. Este pertenece al Marco Teórico de la investigación mismo que está
fundamentado por aportes teóricos y normativas vigentes, es así que en este capítulo se
sustenta la teoría para la presente investigación de tesis y con la finalidad de iniciar una
revisión de las teorías enunciadas referentes al tema a investigarse y generar nuevos
conocimientos.
Capítulo II. En este capítulo se menciona el Marco Metodológico y al Planteamiento de la
Propuesta, mismo que consiste en la descripción y aplicación de la modalidad, tipos,
métodos, técnicas e instrumentos de investigación que serán usados en el trabajo de tesis,
además contiene la propuesta para dar solución al problema encontrado en la entidad.
Capítulo III. Corresponde al desarrollo de la Propuesta para la solución del problema
detectado misma que contendrá procedimientos que mejoren el control y manejo de los
bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi, y
con ello analizar los resultados obtenidos de la investigación para ser plasmados con la
validación por la vía de expertos.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte teórico
Para la presente investigación de tesis el aporte teórico está basada por conceptos en lo
referente a control interno que permite la preparación de procedimientos apropiados para
obtener eficacia y eficiencia para el adecuado manejo de los bienes de larga duración del
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi, así como también de asegurar y
evaluar el indicado uso de dichos bienes, así como también servir como fuente de consulta
para otras investigaciones.
Significación práctica
En la presente tesis la significación práctica es importante ya que con el Sistema de Control
Interno a los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
del Carchi procurará realizar una mejora y tener un control a los procesos que tiene esta
8
entidad con los bienes desde el ingreso, codificación, asignación de su responsable,
constatación física, constatación documentada y aplicación de las normas, leyes y
reglamentos que rigen a estos bienes, y así poder tomar decisiones administrativas y
financieras acertadas que beneficien a la institución generando impacto económico, además
un impacto social y cultural en la entidad ya que se mejoran la administración de sus recursos
permitiéndole establecer una adecuada gestión en los bienes y creando cultura en la
conservación, uso y mantenimiento de los recursos de la entidad.
Novedad científica
La presente tesis tiene como novedad científica un sistema de control interno ya que aporta
al progreso de la eficiencia y eficacia de los procedimientos en el adecuado control y manejo
de los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi, además contribuye a la intervención y cumplimiento de los procesos con el fin de
facilitar a los encargados y autoridades pertinentes una adecuada administración de los
bienes que están a su cargo dentro de la entidad
9
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de la Auditoría de Gestión
La Auditoría de Gestión a lo largo del tiempo ha ido evolucionando por lo que es importante
ya que se han generado mayores conocimientos y una adecuada comprensión como se indica
en el siguiente aporte:
1.1.1 Edad Antigua
De acuerdo con Roberto (2010) menciona lo siguiente
La auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existían
relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la
Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría, estuvo estrechamente vinculado a la actividad
puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer
simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el
objetivo de descubrir operaciones fraudulentas con las evidencias suficientes se realiza un estudio
exhaustivo. (pág.23)
La auditoría de gestión desde sus principios nació por la necesidad de las relaciones
económicas complejas en las distintas áreas con la finalidad de comprobar la veracidad de
las operaciones y descubrir hechos fraudulentos que permiten conocer las falencias y fallas
que se encontraron de manera limitada simplemente realizando revisiones presentado en un
estudio con las evidencias pertinentes.
1.1.2 Edad Media
Ferrando (2010) menciona lo siguiente
Es el examen que se efectúa a una entidad, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión en
relación con los objetivos generales, su eficiencia como organización y, su actuación y
posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con la finalidad de emitir un informe sobre la
situación de la misma y la actuación de la dirección. (pág.15)
La auditoría de gestión ha evolucionado con el correr del tiempo ya que se trata de controlar
y evaluar la eficiencia en las actividades que se efectúan a partir de sus metas y objetivos
generales con el fin de emitir un informe detallando la situación de la entidad y los
responsables del área auditada.
1.1.3 Edad Actual
Como menciona Maldonado (2009) en su definición lo siguiente
Hoy en día la auditoría sigue evolucionando, hacia una orientación que además de dar fe sobre las
operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la presentación de
recomendaciones constructivas tendientes a aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la entidad.
(pág. 15)
En la actualidad la auditoría de gestión ha mejorado su función es importante para las
diferentes entidades ya que permite certificar y evaluar las operaciones pasadas y futuras que
10
se han desarrollado en la entidad tomando en cuenta recomendaciones constructivas
considerando la economía, eficiencia y eficacia de la empresa auditada.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la Auditoría de Gestión
En este capítulo de investigación de tesis se va a desarrollar los distintos análisis referentes
a las posiciones teóricas partiendo de la auditoría de gestión que contiene al control interno
seguido de los bienes de larga duración que serán de empleados en la investigación.
1.2.1 Definición de Auditoría de Gestión
La auditoría de gestión permite modificar y perfeccionar la eficiencia y eficacia en el
desarrollo de las actividades por ello Mantilla Blanco (2009) indica lo siguiente
Consiste en el examen y evaluación que se reliza en una entidad, por establecer el grado de Economía
y Eficacia en la planificacion, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las
disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacion más racional de los recursos y
mejorar las actividades o materias examinadas. (Auditoría de Control Interno, pág. 15)
El autor mencionado considera a la auditoría de gestión como el examen y evaluación que
le permitirá determinar la economía y la eficacia de sus procesos ya sea desde la planeación,
control y el uso de recursos disponibles, así como de las disposiciones pertinentes que son
empleados para la verificación de recursos y las actividades realizadas por la entidad
examinada.
Así también el Manual de Auditoría de Gestión (2001) menciona que
La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo
multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como, la
eficiencia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos
y metas; de determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos
disponibles; establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la afectación
ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico
derivado de sus actividades. (Contraloría General del Estado del Ecuador, 2001, pág. 36)
La auditoría de gestión como menciona el Manual de la Contraloría General del Estado es
considerada un examen el cual le permite evaluar los planes, programas, proyectos y
operaciones de entidades públicas con el fin de medir el cumplimiento de los objetivos y
metas planteadas, además del adecuado manejo de los recursos de manera económica y
eficiente, y así poder desarrollar las actividades y operaciones de la entidad.
11
1.2.1.1 Definición de Sistema
Un sistema al ser un conjunto de elementos permite que las entidades manejen de manera
ordenada sus recursos por ello que Chiavenato (2011) menciona que “Un sistema un
conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una
actividad para lograr un objetivo o propósito operando como datos, energía, materia unidos
al ambiente que rodea el sistema para suministrar información, energía, materia”. (pág. 11)
Un sistema al ser un conjunto de objetos o elementos puede relacionarlos entre sí para
desarrollar actividades institucionales, que contiene propiedades, funciones y fines los cuales
deben ser especificados para su adecuado uso y manejo garantizando que las acciones
previstas se cumplan de acuerdo al sistema que se está utilizando o implementado el cual
suministra información, datos, energía, materia para operar adecuadamente las actividades.
1.2.1.2 Definición de Procesos
Madariaga Gorocica (2011) menciona lo siguiente sobre los procesos
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número
de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente
identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos (acciones)
para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de
interés. (pág. 85)
Los procesos son considerados una serie de actividades organizadas las cuales cuentan con
planificaciones y con recursos necesarios con la finalidad de cumplir un objetivo y obtener
un resultado específico, en donde los responsables desarrollan funciones de acuerdo con los
parámetros establecidos y acorde a lo planeado.
1.2.1.3 Control Interno
Arens, Randal & Beasley (2007) sobre el control interno expresa lo siguiente:
Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar
una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y
metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto, éstos
comprenden el control interno de la entidad. (pág. 270)
El control interno son aquellas operaciones realizadas por las entidades que son controladas
por las políticas y procedimientos implementados para aportar con una seguridad razonable
a la administración del manejo de los recursos y con el cumplimiento de objetivos y metas
institucionales.
Es por ello que el Manual de Auditoría de Gestión indica que el Control Interno
12
Es un proceso afectado por el Consejo de Directores de la entidad, gerencia y demás personal
designado para proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de los objetivos de
las siguientes categorías:
(a) Seguridad de la información financiera
(b) Efectividad y eficiencia de las operaciones, y
(c) Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. (Contraloría General del Estado del
Ecuador, 2001, pág. 43)
El control interno al ser apreciado como un proceso que es efectuado por la administración,
la dirección y demás personal de la entidad, tiene como objeto proporcionar seguridad
razonable en la información en el manejo de recursos disponibles a partir de las políticas y
procedimientos aplicados en la dirección y administración de una institución, y a la
consecución de los objetivos de diversa naturaleza.
1.2.1.4 Objetivos del Control Interno
Whittington & Pany (2000) mencionan que para un eficiente cumplimiento se realiza lo
siguiente:
Proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las categorías:
1) Efectividad y eficiencia de las operaciones
2) Confiabilidad de la presentación de los estados financieros
3) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicadas. (pág. 196)
El control interno es una herramienta utilizada de diversas maneras y es por ello que para su
adecuado uso se establecen objetivos los cuales servirán para garantizar la eficiencia,
eficacia y economía de los procesos en la gestión de los recursos y así alcanzar un grado de
razonabilidad y cumplir con las metas planteadas para la toma de decisiones.
Como menciona la Contraloría General del Estado del Ecuador (2009) los objetivos del
control interno son los siguientes:
El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir
al cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de
transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios
públicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal (Contraloría General del Estado, Normas de Control Interno, pág. 1)
Los objetivos del control interno intentan conseguir que en las instituciones públicas se
realicen un adecuado manejo en el uso de los recursos como de promover la eficiencia,
eficacia y economía de las operaciones de gestión con principios éticos al igual que la
13
transparencia pertinente, además se trata de garantizar la confiabilidad, integridad y
oportunidad de la información con el fin de dar cumplimiento a las normas legales que rigen
a las entidades públicas para que de esta manera se pueda proteger y conservar el patrimonio
público ante posibles pérdidas, despilfarros o actos ilegales que infieran en las operaciones
de gestión y de control.
1.2.1.5 Importancia del Control Interno
A continuación, Mantilla Blanco (2009) hace referencia a la importancia del control interno
“Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de perdido de activos y
ayudan a asegurar con confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y
regulaciones.” (pág. 67)
El control interno es un proceso muy importante ya que con adecuado uso de este permite
que las entidades puedan cumplir con los objetivos y metas planteados, además de encontrar
y brindar una seguridad razonable en el uso y manejo de los recursos que se están
administrando con el fin de tomar decisiones adecuadas para disminuir riesgos y evitar
pérdidas promoviendo la eficiencia del control interno.
1.2.1.6 Características del Control Interno
Tadeo (2012) menciona que las características del control interno son las siguientes
El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de la
planeación, de información operacional de la respectiva entidad.
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza,
estructura y misión de la organización.
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el
control ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada
entidad.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna
de forma que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. (págs. 34-35)
Las características del control interno permiten tener un panorama claro de cómo será usado
en la entidad, por lo que se deben tomar en cuenta varias cosas como la naturaleza,
actividades, estructura de la institución ya que de esta manera se pueden emitir los informes
y pedir la suficiente información para generar una adecuada toma de decisiones financiera y
administrativas de los recursos disponibles.
14
1.2.1.7 Tipos de Control Interno
Para tener un adecuado proceso del control interno es necesario conocer los tipos de control
como menciona Lara Bueno (2011) hay distintos tipos de control interno los que pueden ser
utilizados como son
Control previo. - Este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas
serán ejecutadas con propiedad.
Control concurrente. - son mecanismos de supervisión permanente durante la ejecución de las
operaciones con el objetivo de que las mismas estén encaminadas a obtener los resultados que la
institución requiere. Esto está relacionado con el control de calidad.
Control Posterior. - son las acciones realizadas con posterioridad a la ejecución de los procesos y
todas sus fases. Este control se lo ejerce a través de la revisión de la documentación generada en la
ejecución de las acciones. (pág. 54)
El control interno al ser una herramienta importante para mejorar los procesos de las distintas
áreas de una entidad tienen algunos tipos de control con es el control previo el mismo que le
permite crear políticas, procedimientos para cumplir con lo planteado en lugar de esperar los
resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora
limitando las actividades por adelantado, en cambio el control concurrente son los
mecanismos para la supervisión en la ejecución de la actividades y el control posterior le
permite la revisión de las documentación de las acciones ejecutadas, y con estos tipos de
control se podrá realizar un adecuado proceso que le permitirá tomar adecuadas decisiones
administrativas y financieras.
1.2.1.8 Limitaciones del Control Interno
El control interno es un proceso que genera una seguridad razonable y no total por ello
Whittington & Pany (2000) mencionan las limitaciones que tiene el control interno
El control interno puede ser efectivo para protegerse contra errores y contra fraude y asegurar la
confiabilidad de la información de la contable. Sin embargo es importante reconocer la existencia de
limitaciones inherentes del control interno.
Adicionalmente, sin la participación activa de la junta directiva y un departamento de auditoría
interna efectivo, la alta gerencia puede invalidar fácilmente el control interno. Finalmente, las
actividades de control dependientes de la separación de funciones pueden ser burladas por colusión
entre empleados. (págs. 180-181)
Una entidad pública o privada al contar con un sistema de control interno le permite alcanzar
el logro y cumplimiento de los objetivos institucionales mismos que garantizan solamente
una seguridad razonable ya que existen limitaciones que no pueden ser controladas como el
desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de equívocos en
15
instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción o fatiga por parte de los funcionarios
que invalidan el sistema de control generando inadecuadas tomas de decisiones
administrativas y financieras como en el manejo y control de los bienes de larga duración de
una entidad.
1.2.1.9 Elementos para el sistema de Control Interno
Un sistema de control interno debe contar con elementos que permitan obtener resultados
adecuados para sus procesos es así que De la Peña Gutiérrez (2008) menciona lo siguientes
elementos:
Un plan de organización que prevea una separación apropiada de funciones
Métodos y procedimientos de autorización y registro que hagan posible el control financiero y
administrativo sobre los recursos.
Prácticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada uno de los integrantes
de la organización. (pág. 28)
Al contar con elementos para el sistema de control interno se puede tener seguir una
secuencia de lo que se va a realizar, como un plan de organización el cual es apropiado para
la separación de funciones en los departamentos para posteriormente aplicar los métodos y
procedimiento que permitan un control de los recursos administrativos y financieros de una
entidad, además de realizar prácticas necesarias para el cumplimiento de funciones de los
funcionarios y áreas de la entidad.
1.2.1.10 Componentes del Control Interno COSO
Como mencionan Arens, Randal & Beasley (2007) sobre el control interno COSO
El marco integrado de control interno COSO, es el modelo de control interno más aceptado en
Estados Unidos. Según éste control interno consta de cinco categorías que la administración diseña
y aplica para proporcionar una seguridad razonable de que sus objetivos de control se llevarán a
cabo. Cada categoría contiene muchos controles, pero los auditores se concentran en aquellos
diseñaos para impedir o detectar errores materiales en los estados financieros. Los componentes del
control interno del COSO incluyen lo siguiente:
1) Ambiente de control
2) Evaluación de riesgos
3) Actividades de control
4) Información y comunicación
5) Monitoreo (pág. 274)
Los componentes del control interno son una herramienta la cual genera seguridad razonable
del logro de los objetivos, además estos se relacionan entre sí ya que son diseñados en
secuencia para su adecuada aplicación en impedir y detectar errores en distintas áreas de la
entidad con la finalidad de que el control interno sea eficiente y eficaz.
16
Es así que la Contraloría General del Estado del Ecuador en su Acuerdo 039 CG 2009
menciona que el control interno tiene los siguientes componentes: “100 Normas Generales,
200 Ambiente de Control, 300 Evaluación del Riesgo, 400 Actividades de Control, 500
Información y Comunicación, 600 Seguimiento” (Acuerdo 039 CG 2009, págs.
1,2,7,9,84,85)
El control interno tiene componentes que son implementadas por las instituciones por ello
es el caso de las entidades públicas del Ecuador las cuales se rigen a componentes de Control
Interno establecidos en el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado
mismas que han los cuales permiten a las instituciones originar una adecuada administración
de los recursos públicos y utilizar un correcto funcionamiento administrativo y financiero
buscando efectividad, eficiencia y economía en la gestión. Además en las normas
establecidas se puede evidenciar que en los componentes del COSO emitido por la
contraloría existen subcomponentes que no estaban en la anterior norma ya que han
aumentado para un mejor proceso del control interno.
1.2.1.10.1 Ambiente de Control
El ambiente de control de acuerdo con Mantilla (2009) dice lo siguiente
El ambiente de control da tono de una organización, influenciando la conciencia de control de sus
empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando
disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control influyen la integridad, los valores éticos
y la competencia de la gente de la entidad, la filosofía y el estilo de operación de la administración;
la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla
a su gente; y la atención y dirección proporcionada por la junta de directores. (pág. 67)
Es un componente de la control interno el cual da un tono a la entidad y accionando una
concientización de los funcionarios en el control de las tareas que realizan, por ello el
ambiente de control es considerado con el fundamento de los siguientes componentes del
control interno ya que genera disciplina y estructura en el desarrollo.
Por ello la Contraloría General del Estado en el Acuerdo 039 CG 2009 menciona lo siguiente
del ambiente de control para las entidades públicas
200 Ambiente de Control. - El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y
conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es
fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las
servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 2)
El ambiente de control permite que una institución genere un entorno organizacional
adecuado para el desarrollo de actividades desde la alta dirección hacia el resto de servidores
17
con el fin de accionar que una cultura de control interno, es por eso que un control estimula
a las actividades del personal que es importante ya que sus atributos individuales como la
integridad y valores éticos y el ambiente donde operan son favorables para ser base que
soporta el sistema.
1.2.1.10.2 Evaluación de Riesgos
Mantilla (2009) menciona que lo siguiente
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben
valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, en
lazados en distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación
y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos. Dado que la economía, la
industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren
mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio. (pág. 67)
La evaluación de riesgos es un componente importante ya que se identifica y se analiza los
riesgos que se han generado los cuales no le permiten el logro de los objetivos , además es
también son aquellos mecanismos que le permiten manejar los riesgos dentro de la entidad
sean en el entorno o en interior de la misma, además se da una valoración a los riesgos
dándoles un proceso desde su identificación hasta su tratamiento constituyendo una base
para determinar cómo se deben administrar los riesgos.
Es así que el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado menciona de la
evaluación de riesgos lo siguiente
300 Evaluación del Riesgo. - La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para
identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus
objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar
adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal
de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la
metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades
administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.
300 –01 Identificación de riesgos
300-03 Valoración de los riesgos
300-04 Respuesta al riesgo (Acuerdo 039 CG 2009, págs. 7,8)
Este componente del control interno es importante debido a que las autoridades máximas
desarrollaran mecanismos con la finalidad de identificar, analizar y tratar los riesgos
encontrados los mismos que pueden perjudicar a la entidad o el entorno, es por ello que se
han creado subcomponentes que permiten tener un adecuado tratamiento del riesgo
generando las soluciones pertinentes y así poder tomar decisiones acertadas para el buen
desempeño de la entidad disminuyendo el riesgo presente en las actividades.
18
1.2.1.10.3 Actividades de Control
Actividades de control de acuerdo con Arens, Randal & Beasley (2007) mencionan que
Son las políticas y procedimientos, además de las que se incluyeron en los otros cuatro componentes,
que ayudan a asegurar que se implementen las acciones necesarias para abordar los riesgos que
entraña el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Potencialmente existen varias actividades de
control en cualquier entidad, incluyendo los controles manuales y automáticos. La declaración 94 y
el COSO expresan que las actividades de control generalmente se relacionan políticas y
procedimientos que pertenecen:
1) La separación de responsabilidades
2) El procesamiento de información
3) Los controles físicos
4) Las revisiones del desempeño (pág. 276)
Las actividades de control es la componente que le permite garantizar que se lleven a cabo
las políticas y procedimientos por parte de la administración y con ello realizar las acciones
necesarias para manejar el riesgo y la ejecución de los objetivos institucionales ya que las
actividades de control pueden ser manuales o electrónicas y están direccionadas a todos los
niveles y funciones que son desempeñadas en la institución. Además las actividades de
control son relacionadas con la separación específica de las responsabilidades de los
funcionarios, el procesamiento de la información, los controles físicos y las revisiones del
desempeño que se desarrolla en la entidad.
Así también en el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado habla de las
Actividades de Control que son:
400 Actividades de Control. - Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y
prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y
autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño
de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y
comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan
desviaciones e incumplimientos. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 9)
Las actividades de control son aquellas políticas y procedimientos en donde la máxima
autoridad de la entidad al igual de los servidores son responsables de cumplirlas, para así
poder manejar el riesgo y acciones de control de detección y prevención en la consecución
de los objetivos institucionales, protección de activos, conservación de recursos y el acceso
a los sistemas de información. Para ser efectivas, las actividades de control deben ser
apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar
relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.
1.2.1.10.4 Información y Comunicación
Como menciona Mantilla (2009) sobre la información y comunicación dice:
19
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo
que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información
producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento,
que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados
internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas
necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos.
La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo
y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta
gerencia de que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su
propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como las actividades
individuales se relaciona con el trabajo de otros. Deben tener un medio de comunicar la información
significativa. También necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como
clientes, proveedores, reguladores y accionistas. (pág. 68)
Es importante toda la información ya que debe ser identificada, capturada y debidamente
comunicada en forma clara y tiempo adecuado para que así el personal de la entidad la pueda
conocer y realizar todo lo planeado por la alta gerencia con el fin de operar y controlar de
manera eficiente las actividades de la institución ya sea información sobre eventos, informes
de negocios, reportes y condiciones externas que mejoran la toma de decisiones dentro de la
entidad, además también se debe recolectar información externa para ser tratada y analizada
para posteriormente generar comunicación efectiva fluyendo ampliamente a todos los
funcionarios indicando cuales son las responsabilidades para cada uno y creando con partes
ajenas a la entidad como son los clientes, proveedores, reguladores y accionistas una
comunicación acorde para las distintas operaciones que se realizan entre ambas partes.
Es así que la Contraloría General del Estado en el Acuerdo 039 CG 2009 menciona lo
siguiente:
500 Información y Comunicación. - El sistema de información y comunicación, está constituido por
los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas,
administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema
facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades
de la entidad y preparar información confiable.
El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la
entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de
desempeño.
La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan
cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento. (Acuerdo
039 CG 2009, pág. 84)
La información y la comunicación en las entidades públicas son importantes ya que la
máxima autoridad y los servidores de la institución deben establecer herramientas que les
permitan registrar, procesar, resumir e informar sobre todas las actividades administrativas
y financieras, además se debe comunicar información pertinente con el fin de facilitar las
operaciones que serán desempeñadas por el personal de la entidad.
20
1.2.1.10.5 Monitoreo
El monitoreo es un componente del control interno que según Arens, Randal & Beasley
(2007) detallan a continuación lo siguiente:
Las actividades del monitoreo se refieren a la evaluación continua o periódica de la calidad del
desempeño del control interno por parte de la administración, con el fin de determinar qué controles
están operando de acuerdo con lo planeado y que se modifiquen según los cambios en las condiciones.
La información que se está evaluando proviene de varias fuentes, incluyendo los estudios existentes
de controles internos, informes internos del auditor, informes de excepciones sobre actividades de
control, informes por parte de reguladores como pueden ser dependencias reguladoras bancarias,
informes del personal operativo y quejas de los clientes por cargos de facturación. (pág. 282)
El monitoreo realiza las actividades de evaluación continua o periódica sobre la calidad de
los procesos para que se puedan identificar las falencias en los controles que están operando
en la institución y tomar las medidas correctivas para dar cumplimiento a las políticas y
objetivos en donde se utilizan varias fuentes de información que son evaluadas como son
estudios existentes de controles internos, informes de auditores, de excepciones, de
regulaciones de dependencias bancarias, del personal operativo y las quejas de los clientes
mismos que permiten dar soluciones y presentar evidencia suficiente para dar cumplimiento
de los controles planificados.
Es así que el Acuerdo 039 CG 2009 de la Contraloría General del Estado menciona lo
siguiente sobre el monitoreo que en el acuerdo es considerado como seguimiento
600 Seguimiento.- Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control
interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las
circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes
para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de
auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.
(Acuerdo 039 CG 2009, pág. 85)
El monitoreo o seguimiento el último componente del control interno en las entidades
públicas es efectuado de forma continua durante la realización de las actividades de toda la
institución y valorado a través de evaluaciones periódicas que determinan la efectividad de
los controles, además la autoridad máxima puede fusionar estas dos modalidades con el fin
de asegurar un sistema eficiente y eficaz, además permite asegurar que se atiendan de manera
efectiva y con prontitud los hallazgos de auditoria y los resultados de revisiones
identificadas.
21
1.2.1.11 Métodos de evaluación del Control Interno
1.2.1.11.1 Diagramas de Flujo
De acuerdo con Arens, Randal, & Beasley (2007) enuncian que lo siguiente de los
flujogramas
Un diagrama de flujo de control interno es una respresentación simbólica y en diagrama de los
documentos del cliente y su flujo secuencial en la empresa. Un diagrama de flujo adecuado incluye
las mismas cuatro características identificadas anteriormente para las narrativas.
Los diagramas de flujo representan una ventaja, principalmente porque proporcionan una idea
concisa del sistem del cliente, lo cual es útil para el auditor como instrumento analítico en la
evaluación. Un diagrama de flujo bien preparado identifica imprecisiones y propicia un conocimiento
claro de la forma en que opera el sistema. Se emplea más porque es superior las narrativas como
método para comunicar las caracterísiticas de un sistema. Es más fácil actualizar un diagrama de
flujo que una narrativa. (pág. 285)
SÍMBOLOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos se utiliza los siguientes
símbolos de uso universal:
OPERACIÓN. - Rectángulo. Se utiliza este símbolo para indicar cualquier actividad de manera
literal.
PUNTO DE DECISIÓN. - Diamante. Se coloca este símbolo en la parte del procedimiento donde hay
que tomar una decisión. Ej. SI o NO. Existe Presupuesto?
DIRECCIÓN DEL FLUJO.-Flecha. Se utiliza para indicar la dirección y el orden de los pasos del
procedimiento. Indica dirección ascendente, descendente o lateral.
DOCUMENTACIÓN. -Rectángulo con la parte inferior en forma de onda. Se utiliza para indicar que
en una actividad del procedimiento se incluyen documentos. Ej. Facturas, requisición, comprobantes
etc.
LIMITES. -Círculo Alargado. Es utilizado para indicar el inicio o el fin de un procedimiento. Dentro
del círculo se ingresa la palabra inicio o fin.
ARCHIVO. -Triángulo. Se utiliza para indicar que en algún paso del procedimiento existen
documentos que son archivados.
TECLADO EN LÍNEA. -Representa el uso de un dispositivo en línea para promocionar información
a una computadora electrónica.
CONECTOR. -Círculo pequeño. Es empleado para indicar la relación dentro del procedimiento con
otro proceso ingresando una letra pequeña dentro del círculo referencia de la actividad a la que se
relaciona.
(Arens, Randal, & Mark, 2007, págs. 286,287,288)
22
Los diagramas de flujo son una herramienta importante para el control interno ya que su
simbología permite graficar los procedimientos de las áreas y niveles de una institución
mismos que le proporcionan una adecuada comprensión visual a los servidores para el
cumplimiento de sus actividades, generando información clara, ordenada y concisa, además
los diagramas de flujo representan una ventaja, principalmente porque proporcionan una idea
concisa del sistem del cliente, lo cual es útil para el auditor como instrumento analítico en la
evaluación.
1.2.1.11.2 Cuestionario de Control Interno
De acuerdo con Whittington & Pany (2000) dice lo siguiente del cuestionario de control
interno
El método tradicional de describir el control interno es llenar un cuestionario de control interno
estandarizado. Muchas firmas de contaduría pública han desarrollado sus propios cuestionarios con
este fin. Generalmente, el cuestionario contiene una sección separada para cada ciclo de transacción
importante, permitiendo que la labor de terminar el cuestionario se divida convenientemente entre
los diversos miembros del personal de auditoria. (pág. 183)
El cuestionario es una herramienta implementada para obtener conocimientos del control
interno de las áreas y niveles de una organización, los cuales están diseñados para encontrar
respuestas afirmativas que indican fortaleza en el control interno y mientras que la respuesta
negativa señala debilidad en el sistema.
1.2.1.12 Beneficios de Control Interno
Mantilla Blanco (2009) menciona cuales son los beneficios del control interno a
continuación:
El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y
rentabilidad, y a prevenir la pérdida de recursos
Puede ayudar a conseguir que la información financiera sea confiable, y asegurar que la empresa
cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdida de reputación y otras consecuencias.
En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y
sorpresas a lo largo del camino. (pág. 71)
El control interno es un proceso el cual le permite realizar varias actividades de control que
le permitirán tomar decisiones acertadas administrativas y financieras por ello tiene
beneficios los cuales le permiten que una entidad pueda conseguir sus metas planteadas,
información confiable y de afirmar que la institución cumple con normativas vigentes
respecto al manejo de los recursos disponibles.
23
1.2.2 Bienes de Larga Duración
De acuerdo con Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador (2007) menciona que los
bienes de larga duración son:
Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la entidad, susceptibles
de contabilizarse y reflejarse como tales en los Estados Financieros, siempre y cuando cumplan con
las siguientes condiciones:
Bienes de propiedad privativa Institucional;
Destinados a actividades administrativas y/o productivas;
Generan beneficios económicos futuros;
Vida útil estimada mayor a un año;
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100). (Ministerio de Economía y
Finanzas Ecuador, 2007, pág. 54)
Los bienes de larga duración son recursos de propiedad de las entidades que están
disponibles para su uso, deben contabilizarse y ser parte de los estados financieros, siempre
y cuando cumplan con algunos requisitos establecidos en SAFI (Sistema de administración
financiera) mismos que deben ser acatados con el fin de ser constituidos como bienes de
larga duración y hacer constar en los estados financieros de las entidades públicas.
1.2.2.1 Valorización de los bienes de larga duración
En la valorización de los bienes de larga duración se define el SAFI así:
Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de compra, incluyendo
los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables, costos de instalaciones,
más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en condiciones de operación y para
que cumpla el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán
del costo de adquisición. Los gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración
formarán parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su
entrada en funcionamiento; los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán
reconocidos como gastos de gestión. (Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, 2007, pág. 54)
Los bienes de larga duración tienen una valorización que son inversiones por las
instituciones púbicas, es por ello que para adquirir un bien fijo se debe indicar la finalidad
de la compra, la función que va a desempeñar y el objetivo para el cual fue conseguido, ya
que estas inversiones serán contabilizadas desde el precio de compra hasta los descuentos y
gastos que haya implicado hacer la compra de estos recursos.
1.2.2.2 Objetivos de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración son activos obtenidos para el desarrollo y utilización de los
mismos con un fin único por ello se menciona lo siguiente:
Entre varios objetivos de los bienes de larga duración se puede mencionar los siguientes:
Dotar de la infraestructura necesaria para realizar las actividades comunes de la entidad.
24
Cumplir y apoyar como soporte físico en la concusión de los objetivos y metas institucionales.
Entregar los beneficios de su uso o usufructo a la entidad.
Producir otros bienes o servicios públicos.
Contribuir a la generación de los ingresos propios (de ser el caso).
Apoyar en el ciclo de explotación de la empresa o entidad durante todo el ciclo de producción
(de ser el caso). (Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, 2007, pág. 56)
Los bienes de larga duración son los recursos que forman para de una institución con el fin
de desempeñar funciones que permitan un eficiente desempeño de las actividades y
cumplimiento de objetivos y metas de la entidad, por ello estos bienes deben ser
admisnitrados y utlizados adecudamente cumpliendo con las especifiaciones de cada uno
ellos para que la institución se desarrolle de manera eficiente y eficaz.
1.2.2.3 Clasificación de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración al ser un activo necesario de acuerdo con Zapata Sánchez
(2010) se clasifica de la siguiente manera
Desde la óptica de la evidencia física
Tangibles. -estos se pueden medir y tocar por su naturaleza se pueden agrupar en maquinaria y
equipo, edificios, vehículos, mobiliario y enseres. Equipos de oficina.
Intangibles. - aquellos derechos que aunque no se pueden ver, se percibe su presencia benéfica
tales como derechos de autor, derechos de llave entre otros.
Desde el punto de vista de la factibilidad del traslado se puede clasificar en:
Muebles. -activos que no requieren mayor esfuerzo para su movilización tales como enseres,
vehículos, maquinaria y equipos.
Semovientes. -activos que por su propia fuerza se desplazan tales como ganado vacuno y
porcino.
Inmuebles.-bienes que no pueden ser trasladados tales como terrenos y edificios. (Contabilidad
General, pág. 179)
Los bienes que posee una entidad son necesarios para el adecuado desarrollo de las
actividades que realice por ello estos tienen una clasificación, es así que los bienes pueden
ser tangibles, intangibles, muebles e inmuebles mismos que son utilizados de acuerdo a las
características de cada uno de ellos y sus especificaciones con la finalidad de realizar un
adecuado control y manejo de estos bienes con el fin de tomar decisiones administrativas y
financieras acordes para el buen desempeño de la entidad.
1.2.2.4 Control de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración deben ser registrados y controlados así lo expresa la Contraloría
General del Estado (2015) menciona lo siguiente:
El control de los bienes de larga duración y bienes no depreciables (control administrativo) se
realizará considerando los siguientes aspectos:
a) Por cada bien en forma individual
25
b) Por componente del bien, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las partes o piezas de
la compra conformen un todo y permitan la operatividad del mismo
c) Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una misma fecha, de
igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma actividad administrativa o productiva.
(ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 7)
Los bienes de larga duración al tener un adecuado control de cada uno de los bienes, también
permite establecer las responsabilidades de los servidores que hacen uso de los bienes y
conocer información detallada de los bienes de larga duración desde su ubicación hasta el
estado actual en se encuentra el bien de la entidad.
1.2.2.5 Depreciaciones de los bienes de larga duración
La depreciación de los bienes de larga duración corresponde a la disminución del valor del
bien en el tiempo de vida útil, hay que establecer el valor residual y el método de cálculo
para la contabilización de la depreciación.
Vida útil.-Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o que
se incorporen a proyectos o programas de inversión, se depreciarán empleando la siguiente tabla de
vida útil:
Cuadro N° 1 Tabla de Vida Útil de Bienes de larga duración
Fuente: Normativa SAFI, Ministerio de Economía y Finanzas
Valor residual.-Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente al
10% de su valor contable.
Método de cálculo.-La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración
destinados a actividades administrativas y las correspondientes a proyectos o programas de
inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula:
Fuente: Normativa SAFI, Ministerio de Economía y Finanzas
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición.
Contabilización.- La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica
prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable de los bienes y durante el
tiempo establecido en la tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentren en condiciones de
operación y cumplan el objetivo para el cual fueron adquiridos. (Ministerio de Economía y Finanzas
Ecuador, 2007, págs. 56,57,58)
26
Los bienes de larga duración son recursos indispensables en las entidades para el desarrollo
de las actividades, el pasar del tiempo y el uso de estos bienes están sujetos a perder valor y
disminuir su rendimiento, por lo que estos recursos tienen una vida útil que debe ser
registrada contablemente de manera oportuna, misma que para una adecuada aplicación se
debe tomar en cuenta el valor residual, el tiempo de vida útil y en caso de ser entidad pública
se debe revisar la tabla emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas, y así poder
presentar información acertada referente a los bienes de larga duración.
1.2.2.6 Procedimiento y cuidado de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración deben tener un procedimiento para poder ser manejados y
utilizados por ello que la Contraloría General del Estado menciona que:
La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes o aquella que cumpliere este
fin a nivel institucional, orientará y dirigirá la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos
que han sido adquiridos o asignados para el uso en la entidad y que se hallen en poder de la misma
a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este
reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General del Estado y el propio
organismo o entidad.
Con este fin nombrará un Guardalmacén, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades
presupuestarias de la institución.
Toda entidad u organismo del sector público o privado que disponga de recursos públicos, cuando el
caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de los bienes y existencias.
La conservación y el buen uso de los bienes y existencias, será de responsabilidad de los usuarios
finales o custodios responsables que los han recibido, para el desempeño de sus funciones y labores
oficiales. La identificación, el registro, el almacenamiento, la utilización y el consumo responsable
de los bienes y existencias institucionales estarán en concordancia con la aplicación de las buenas
prácticas ambientales con el fin de reducir la contaminación y el desperdicio.
Las bodegas estarán adecuadamente ubicadas, contarán con instalaciones seguras y tendrán el
espacio físico necesario y solo las personas que laboran en la bodega tendrán acceso a las
instalaciones. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 4)
Los bienes de larga duración tienen un procedimiento que está enfocado a la conservación y
cuidado por parte de los usuarios de los bienes que han sido designados para el uso y las
responsabilidades a cada uno de los funcionarios con el fin de que los bienes estén
adecuadamente cuidados y cumpliendo con sus funciones que deben desempeñar dentro de
la institución.
1.2.2.7 Custodia de los bienes de larga duración
Permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad por ello la Contraloría
General del Estado dispone:
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de
designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración. Corresponde
27
a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la
custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. (Acuerdo 039 CG
2009, pág. 35)
Los custodios de los bienes de larga duración son designados por las máximas autoridades,
por los responsables de salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo
los controles de los bienes de larga duración, también facilita detectar si son utilizados para
los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en
riesgo de deterioro.
1.2.2.8 Uso de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración deben ser utilizados solamente en las actividades desarrollas
por la entidad.
Los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún
motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir
la responsabilidad por su buen uso y conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga
duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia
escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los
institucionales. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 36)
Los bienes de larga duración son recursos de una entidad los cuales deben ser utilizados
únicamente para las labores institucionales ya que solo los funcionarios autorizados podrán
hacer uso de los bienes debido a que ellos son los responsables de su uso, custodia y
conservación para el desarrollo de las funciones que desempeña en la entidad constatando el
buen manejo de estos recursos.
1.2.2.9 Control de Inventario de bienes de larga duración
Los inventarios de los bienes de larga duración permiten controlar, verificar y ayudar a la
toma de decisiones administrativas.
Las adquisiciones y disminuciones tanto de bienes de larga duración, bienes no depreciables (control
administrativo), así como de las existencias dispondrán de registros administrativos y contables,
conforme al Plan Operativo Anual de la Entidad, al Plan Anual de Compras y a las disposiciones
sobre la materia expedidas por el Ente Rector de las Finanzas Públicas.
El control de los inventarios se efectuará mediante el método de control de inventarios Permanente
o Perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y egresos de bodega llevados en
la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en términos de cantidades.
La documentación relativa al movimiento de ingresos y bajas se hará llegar periódicamente a la
unidad contable para la valoración, actualización y conciliación respectiva. Dicha periodicidad
podrá ser diaria, semanal o mensual. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 6)
28
Para un adecuado manejo y control de los bienes de larga duración es conveniente tener un
control de inventarios que pueden ser permanente y perpetuo con la finalidad de conocer los
datos de existencias, adquisiciones y disminuciones de los bienes que son utilizados para el
desarrollo de actividades, por ello también en el control de los inventarios de bienes de larga
duración por ser entidad público se lo realiza por el método permanente o perpetuo con la
emisión y legalidad de la documentación tanto del ingreso como el egreso de estos.
1.2.2.10 Constatación física de los bienes de larga duración
La constatación física es una herramienta importante ya que con ella se puede obtener
resultados reales sobre el inventario de los bienes con los que cuenta una entidad por ello en
el Acuerdo 027 CG 2015 de la Contraloría General del Estado manifiesta:
En cada unidad administrativa se efectuará constatación física de los bienes, por lo menos una vez al
año, en el último trimestre, con el fin de controlar los inventarios en las entidades y posibilitar los
ajustes contables. En ella podrán intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Custodio
Administrativo, y el titular de la unidad administrativa o su delegado. De tal diligencia; se presentará
a la máxima autoridad de la entidad en la primera quincena de cada año, un informe de los resultados,
detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de constatación física y
conciliación con la información contable y las sugerencias del caso; además, del Acta suscrita por
los intervinientes. Se enviará a la Unidad Financiera o quien haga sus veces, copia del informe de
constatación física realizado para los registros contables correspondientes. Las actas e informes
resultantes de la constatación física se presentarán con sus respectivos anexos, debidamente
legalizados con las firmas de conformidad de los servidores participantes. En la constatación de
bienes inmuebles, se revisará que la documentación legal de propiedad de los mismos conste en los
registros de custodia de la unidad encargada de la administración de bienes y existencias o la que
haga sus veces. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 7)
En todas las entidades se deben realizar constataciones físicas de los bienes de manera
periódica con la finalidad de conocer su estado, su uso y tomar las decisiones identificando
los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según
corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, además se debe hacer una
conciliación de la información contable con la constatación física la cual permite determinar
diferencias mismas que serán investigadas para luego emitir el informe pertinente, por ello
se verificaran las actas e informes resultantes de las constataciones físicas los cuales deben
contener los anexos correspondientes los cuales deben ser legalizados con firmas de
responsabilidad de los funcionarios encargados. Todos los bienes deben presentar y contar
con la documentación legal con el fin de registrar correctamente los datos de dichos bienes
para generar una adecuada administración. El encargado de los bienes debe presentar el
informe la primera quincena de cada año a la máxima autoridad indicando las novedades del
proceso de constatación.
29
1.2.2.11 Responsables de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración están bajo la responsabilidad de todas las áreas y niveles que
son manejados por todos los operarios para desarrollar sus actividades.
El presente reglamento rige para todas las entidades y organismos descritos en el artículo 1 del
presente reglamento, servidoras y servidores, obreras y obreros del sector público, a cuyo cargo se
encuentre la custodia, uso y control de los bienes del Estado. Por tanto, no habrá servidora y servidor
que por razón de su cargo, función o jerarquía se encuentre exenta o exento del cumplimiento de las
disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el artículo 233 de la
Constitución de la República del Ecuador.
Para efectos de aplicación de este reglamento, las siguientes personas son las responsables de la
administración, registro, control, cuidado y uso de los bienes de cada entidad:
Guardalmacén o Administradora o Administrador de Bienes. - Será el responsable administrativo
del control en la inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los
bienes.
Usuario Final o Custodio Responsable. - Será el responsable del cuidado, uso, custodia y
conservación de los bienes asignados, servidora o servidor de las entidades y organismos del sector
público y aquel que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentre prestando servicios en la
entidad, al cual se le haya asignado bienes para el desempeño de sus funciones y los que por
delegación expresa se agreguen a su cuidado.
Contador. - Servidora o servidor responsable del manejo y registro del sistema contable de bienes de
larga duración y existencias sobre la base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas y su reglamento.
Custodio Administrativo. - En las entidades en que justifica su estructura orgánica, el Guardalmacén
o Administradora o Administrador de Bienes podrá contar con un equipo de apoyo en el control y
cuidado de los bienes y existencias. El titular de cada unidad administrativa de la entidad, designará
a los Custodios Administrativos, según la cantidad de bienes e inventarios de propiedad de la entidad
y/o frecuencia de adquisición de los mismos, quienes mantendrán actualizados los inventarios y
registrarán los ingresos, egresos y traspasos de los bienes en la Unidad Administrativa conforme a
las necesidades de los usuarios. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , págs. 3,4)
El control y manejo de los bienes de larga duración es responsabilidad de los servidores,
usuarios y custodios asignados, la administración, registro, control, cuidado y uso de los
bienes de la entidad, es una tarea de todos los servidores de acuerdo a los niveles de
responsabilidad con los bienes a su cargo por lo que deben dar cumplimiento de la normativa
ya que deben realizar todo lo que se indica para el adecuado manejo y control de los bienes.
En donde se designa a un guardalmacén el cual será el encargado de su inspección,
recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes que estén a su
cargo, además se dejan en claro cuáles son los usuarios directos de los bienes el cual será el
responsable de su adecuado uso y cuidado para el desempeño de las funciones que desarrolla
en la entidad. Además los funcionarios encargados deben registrar contablemente a los
bienes y en cada unidad administrativa de la entidad designará a los custodios
administrativos según la cantidad de bienes e inventarios de propiedad de la entidad.
30
1.2.2.12 Entrega y recepción de bienes de larga duración
La entrega y recepción de bienes de larga duración es un control de las adquisiciones que se
realizan los responsables del bien a recibir es así que:
Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza, serán recibidos y examinados por el Guardalmacén
de Bienes, o quien haga sus veces y las servidoras y los servidores que de conformidad a la
normatividad interna de cada entidad y a la naturaleza del bien deban hacerlo, lo que se dejará
constancia en un acta con la firma de quienes los entregan y reciben.
Una vez recibido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente en el sistema
informático y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán las
características de identificación del bien, información adicional sobre su ubicación y custodia a
cargo del Guardalmacén o quien haga sus veces, y/o los nombres del Custodio Administrativo o
Usuario Final, a cuyo servicio ése bien se encuentre.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes, y se comunicará
inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario delegado para el efecto. No podrán ser
recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales,
incluyendo las especificaciones técnicas del mismo. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 11)
Para una adecuada distribución de los bienes de una entidad se debe realizar una entrega y
recepción lo que constituye un suceso administrativo en el cual se deja la constancia por
medio de un acta que un servidor recibe bienes de una institución el cual deben intervenir
partes como el custodio que es representante de la entidad y será el encargado de hacer
constar los bienes que serás puestos bajo su responsabilidad e indicar el estado en que son
entregados realizando el ingreso correspondiente en el sistema de la entidad generando una
hoja de vida del bien recibido indicando los requisitos necesarios para el manejo adecuado
del bien, si se encuentran novedades en la recepción no se reciben los bienes y se comunica
a la máxima autoridad o encargado de estas para que se tomen las medidas correctivas, en
caso de no cumplir se recibirá un informe técnico cumpliendo con las especificaciones
indicadas.
1.2.2.13 Codificación de bienes de larga duración
La codificación en los bienes de larga duración permitirá que se genere un adecuado orden
e identificación de los mismos es por ello que la Contraloría General del Estado (2015)
menciona lo siguiente:
Todos los bienes de larga duración y bienes no depreciables (control administrativo) llevarán impreso
un código colocado en una parte visible del bien, permitiendo su fácil identificación y control, de
conformidad con el Catálogo de Bienes del Sector Público y la numeración que produzca la
herramienta informática administrada por el órgano rector de las finanzas públicas, de forma
automática. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , págs. 6,7)
La codificación de los bienes de larga duración es un proceso el cual le permitirá a una
institución identificar los bienes de forma ordenada, rápida y útil para que con ello se mejore
31
el manejo y control de los recursos desde su ingreso hasta su distribución y así tener
información actualizada de estos, además la codificación está orientada para obtener un
adecuado control de los procedimientos administrativos y financieros.
1.3 Valorización crítica de los conceptos principales de Control Interno
El control interno es una herramienta administrativa que se implementa en las diferentes
áreas de una entidad desde la máxima autoridad, la dirección hasta los funcionarios, ya que
este proceso proporciona un grado de seguridad razonables con el fin de lograr cumplir con
los objetivos y metas institucionales, además procura la protección de los recursos existentes
en la entidad y proporciona información financiera fiable sujetos al cumplimiento de
normativas vigentes aplicadas en la entidad dependiendo su naturaleza.
El sistema de control interno es un proceso que abarca diferentes acciones, actividades,
registros, procedimientos y métodos mismos que están enfocados a detectar, prevenir riesgos
y corregir desviaciones de carácter administrativo, financiero y operacionales presentadas
en la institución, este sistema permite salvaguardar los activos frente a posibles adversidades
de su modo de utilización y conservación con el fin de obtener información fidedigna y
confiable mediante mantenimiento de registros y procesos adecuadas que proporcionan toma
de decisiones acertadas.
El control de esta herramienta importante aporta al buen funcionamiento de las áreas de la
entidad, es así que un sistema de control interno a los activos fijos o bienes de larga duración
es muy importante ya que salvaguarda estos recursos o activos institucionales porque le
control proporciona un manejo y control, facilita información confiable de los registros
presentados.
Es así que los bienes de larga duración al ser bienes tangibles son indispensables para el
desarrollo de las actividades que desempeña una entidad, por ello deben ser tratados de una
manera adecuada ya que estos pierden su valor adquisitivo al pasar el tiempo.
Por ello para la presente investigación se toma en cuenta la normativa vigente del manejo de
los bienes de control interno que es emitida por la Contraloría General del Estado en el
Acuerdo 027 CG 2015, Acuerdo 039 CG 2009, Normas de Control Interno y Ministerio de
Economía y Finanzas a través del SAFI que señalan el tratamiento adecuado de los bienes
de larga duración desde su ingreso hasta su custodio final.
32
1.4 Conclusiones parciales del capítulo
El origen y evolución del Control Interno en el Ecuador ha tenido varios cambios así lo
indica su normativa vigente ya que al pasar del tiempo se han realizado mejoras en esta
las cuales han aportado para un adecuado control y manejo de los recursos disponibles
en una entidad.
Las definiciones y análisis de control interno y bienes de larga duración son de vital
importancia para el desarrollo del presente trabajo de investigación ya que son las
variables de investigación y servirán para la presentación de la propuesta del proyecto
de investigación.
Es importante conocer las definiciones que presentan los autores y las distintas
normativas que rigen a las entidades para relacionar las conceptualizaciones y poder
tener un concepto claro de cada una de las deficiones para poder desarrollar
adecuadamente la investigación.
33
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo del trabajo de investigación se indica la metodología investigativa como son
métodos, técnicas e instrumentos que serán empleados en el desarrollo del trabajo de tesis.
2.1.Caracterización del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi es una institución jurídica de
derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera que promueve el
desarrollo integral, ordenado y sostenible del cantón, en el ámbito territorial, turístico,
económico y ambiental. Además contribuye a dotar de servicios de calidad generando
políticas públicas para la equidad y sustentabilidad territorial. Encaminando su talento
humano hacia el trabajo planificado y transparentemente mediante la capacitación y
motivación en búsqueda de una estructura organizativa adecuada para ofrecer servicios
oportunos.
2.1.1 Misión
Construir el desarrollo social, económico, productivo, en vialidad, en riego, fomentando la
educación, empleo, vivienda, seguridad y participación ciudadana, mediante una
planificación estratégica e integral que garantice el progreso, calidad de vida y riqueza
sustentable de la población carchense.
2.1.2 Visión
Una institución eficiente y organizada, que lidera el desarrollo provincial; dispone de
recursos propios, personal permanentemente capacitado, que asume la descentralización en
las áreas estratégicas de interés provincial, contribuyendo así a la seguridad y bienestar de
la población de nuestra provincia.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación
2.2.1 Modalidad de la Investigación
En el presente trabajo de tesis se implementara las modalidades de investigación
paradigmáticas cualitativa y cuantitativa.
34
2.2.1.1 Paradigma Cualitativo
Esta modalidad de investigación es empleada para realizar una descripción de las situaciones
mostradas en la entidad involucrada con el fin de elaborar el planteamiento del problema,
además esta modalidad permite analizar detenidamente los resultados y datos obtenidos al
utilizar los instrumentos de investigación.
2.2.1.2 Paradigma Cuantitativo
La modalidad cuantitativa es empleada en el presente trabajo de investigación en la
recolección de datos numéricos y así poder realizar análisis estadísticos de los resultados
alcanzados después de aplicar instrumentos de investigación al personal involucrado de la
institución.
2.2.2 Tipos de Investigación
Para la presente investigación de tesis se utilizaran los siguientes tipos de investigaciones:
2.2.2.1 Investigación Bibliográfica
La investigación Bibliográfica es aprovechada en la elaboración del marco teórico de la
presente investigación ya que se será respaldada por distintas fuentes de información como
son libros, leyes, normativas, reglamentos vigentes e internet que permiten el desarrollo
adecuado del trabajo de investigación.
2.2.2.2 Investigación de Campo
La investigación de campo es empleada para la determinación del problema a investigar con
el uso y la aplicación de instrumentos de investigación como la encuesta que es dirigida a
los funcionarios de la institución involucrada.
2.2.2.3 Investigación Correlacional
La investigación correlacional es aplicada en la relación que existe entre las dos variables de
investigación, la variable independiente control interno y dependiente bienes de larga
duración las cuales se entrelazan para el desarrollo del sistema de control interno.
35
2.2.2.4 Investigación Descriptiva
Esta investigación es utilizada en el presente trabajo de tesis ya que se desarrollan una serie
de procedimientos los cuales serán detallados, además permite realizar una descripción y
correlacionar las dos variables de la investigación que son el control interno y los bienes de
larga duración.
2.2.3 Métodos de Investigación
Para este trabajo de tesis los métodos a emplear son de carácter empírico y teórico
2.2.3.1 Métodos Empíricos
2.2.3.1.1 Observación científica
Este método será implementado con el fin de determinar el problema y emitir una solución
con observación directa a los procesos de control empleados por la institución referente a los
bienes de larga duración.
2.2.3.1.2 Análisis Documental
Mediante este método permitirá recopilar información misma que permite diagnosticar
problemas y necesidades sobre el control interno con la finalidad de emitir soluciones del
manejo y control de los bienes de larga duración.
2.2.3.1.3 Validación por vía de expertos
Este método será empleado ya que la propuesta de esta investigación debe ser sometida a
revisión y criterios de expertos en la temática con el fin de comprobar su fidelidad y
viabilidad de aplicación en la institución.
2.2.3.2 Métodos teóricos
2.2.3.2.1 Método deductivo – Inductivo
Estos métodos se aplicarán en la fundamentación teórica desde lo general del control interno
hasta lo particular y con ello realizar la propuesta que es particular de los procesos de los
bienes de larga duración de la entidad.
36
2.2.3.2.2 Método Analítico-Sintético
Se aplicarán estos métodos con el fin de revisar, ordenar e interpretar la información que se
ha obtenido, lograr un adecuado conocimiento, comprensión del control interno, proponer
una solución del control y manejo de los bienes de larga duración.
2.2.3.2.3 Método Histórico-Lógico
Se utilizará este método debido a que se recopilará información del control interno misma
que permite conocer el inicio, progreso y evolución que ha tenido y así poder evidenciar en
la investigación los cambios legales que han ocurrido en la normativa vigente.
2.2.3.2.4 Sistémico
Se aplicara este método durante el desarrollo de la investigación siguiendo un orden
especifico, además utilizaré en los componentes de la propuesta en forma sistémica.
2.2.4 Técnicas de Investigación
2.2.4.1 Encuesta
Es la técnica que permitirá obtener información de los usuarios con la adquisición de
conocimiento de los procesos de control interno en el manejo de los bienes de larga duración
de la entidad.
2.2.4.2 Entrevista
Esta técnica de investigación será aplicada a los jefes departamentales que pueden entregar
información de los procesos que son aplicados en el control y manejo de los bienes de larga
duración en la entidad.
2.2.5 Instrumentos de Investigación
2.2.5.1 Cuestionario
Este instrumento permite obtener información de los procesos de manejo y control de los
bienes de larga duración, además el cuestionario tiene bajo costo, menor tiempo y varias
personas participan de éste.
37
2.2.5.2 Guía de Entrevista
Este instrumento es creado con el fin de tener un orden en lo que consiste una entrevista que
es dirigida al jefe financiero, contador, guardalmacén y a los usuarios de los bienes de larga
duración.
2.2.5.3 Población y Muestra
La población a la cual esta dirigida la encuesta es hacia todos los funcionarios Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi que son los encargados de los bienes de
larga duración y a los servidores que los utilizan en el desarrollo de sus actividades.
La muestra sera obtenida con la utilización de la siguiente formula la cual permite obtener
el número de funcionarios a los cuales será dirigida la encuesta.
Donde:
n = tamaño de la muestra
N = Población
= Error Muestral, que en este caso por tratarse de población finita, se trabajará con el 12%
de margen aceptable.
2 = Desviación de la población al cuadrado o varianza: 0.25 porque se trabaja en el centro,
es decir: 0.5 de éxito y 0.5 de fracaso.
Z = Valor tipificado que corresponde a 1.645 doble cola.
Nivel de confianza = 90%.
(N-1) = Corrección geométrica, para muestras grandes > 50.
)25.0()645.1()1250()12.0(
)250)(25.0()645.1(22
2
n
)25.0()706025.2()249()0144.0(
)5.62)(706025.2(
n
)67650625.0()5856.3(
)1265625.169(
n
)426210625.4(
)1265625.169(n
n = 39.68 => 40 Funcionarios
2 2 2
) 1 ( 2
2
Z N
N Z n
38
2.2.6 Resultados encuesta aplicada
Con la aplicación de la encuesta a los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial del Carchi referente a los procesos aplicados para el manejo y control de los
bienes de larga duración se encontró la siguiente información.
1. Usted tiene conocimiento si la institución cuenta con un sistema de control interno
en el manejo de los bienes de larga duración
Tabla N° 1 Sistema de Control Interno
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 18 45%
NO 22 55%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
Del total de los funcionarios encuestados una mayoría indica que no tienen conocimiento
sobre la existencia de un sistema de control interno dirigido al manejo y control de los bienes
de la larga duración mediante procesos, ya que esta institución al ser pública se rige a las
normativas vigentes de la Contraloría General del Estado y del Ministerio de Economía y
Finanzas del Ecuador.
2. Existen inventarios actualizados y definidos de los bienes de larga duración
Tabla N° 2 Inventarios Actualizados y Definidos
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 15 37%
NO 13 33%
DESCONOCE 12 30%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
De los funcionarios de la entidad que fueron encuestados un tercio indican que si existe un
inventario actualizado de los bienes de larga duración pero cabe mencionar que los dos
tercios restantes no conocen esta información.
39
3. ¿Para la adquisición de bienes de larga duración hay procedimientos específicos?
Tabla N° 3 Adquisición de Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 10 25%
NO 5 12%
DESCONOCE 25 63%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
De los encuestados la mayoría funcionarios manifestó que desconocen si se encuentran
definidos los procedimientos para la adquisición de nuevos bienes de larga duración ya que
ellos se rigen al reglamento interno de la institución.
4. ¿Cada cuánto tiempo se realizan las constataciones físicas de los bienes de larga
duración? Tabla N° 4 Constataciones Físicas
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
MENSUAL 0 0%
SEMESTRAL 7 18%
ANUAL 33 82%
NUNCA 0 0%
OTROS 0 0%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
La mayoría de los funcionarios encuestados indican que las constataciones físicas son
realizadas cada año como lo establece la normativa vigente del manejo de los bienes del
sector público.
5. ¿Los bienes con los que cuenta actualmente la entidad son codificados y entregados
mediante acta entrega – recepción con bienes de larga duración valorados? Tabla N° 5 Bienes Codificados y Entregados mediante acta entrega – recepción
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 38 95%
NO 2 5%
DESCONOCE 0 0%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
Los funcionarios en su mayoría indican que los bienes con los que cuenta actualmente la
entidad si son codificados y entregados mediante acta entrega– recepción la cual es firmada
por los responsables designados para su custodia.
40
6. Conoce si hay procedimientos en caso de cambio o traspaso de los bienes asignados
a cada funcionario.
Tabla N° 6 Procedimientos de cambio o traspaso de Bienes
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 31 78%
NO 0 0%
DESCONOCE 9 22%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
Los funcionarios de la entidad mencionan que si tienen conocimiento de los procedimientos
en caso de cambio o traspaso de los bienes de larga duración que están a su cargo.
7. Cuanto usted conoce sobre el procedimiento en caso de pérdida de bienes de larga
duración de la institución.
Tabla N° 7 Procedimiento de Pérdida de Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
NADA 0 0%
POCO 31 78%
MUCHO 9 22%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
La mayoría de los funcionarios de la institución tiene poco conocimiento en los
procedimientos de pérdida de los bienes de larga duración.
8. Los bienes obsoletos o en mal estado son dados de baja.
Tabla N° 8 Bienes Obsoletos o Mal Estado
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 23 58%
NO 0 0%
DESCONOCE 17 42%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
De los funcionarios encuestados seis de cada diez de ellos indican que si son dados de baja
los bienes de larga duración obsoletos o en mal estado.
41
9. Cuanto usted conoce sobre los procedimientos para los bienes de larga duración
que son dados de baja
Tabla N° 9 Procedimientos para dar de baja a los bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
NADA 4 0%
POCO 29 78%
MUCHO 7 22%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
La mayoría de funcionarios encuestados manifestaron que tienen poco conocimiento sobre
el procedimiento de los bienes de larga duración que son dados de baja.
10. Existe una planificación para actividades de mantenimiento a los bienes de larga
duración de la institución.
Tabla N° 10 Mantenimiento de los Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 23 57%
NO 17 43%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
Los funcionarios encuestados indican que en la entidad si existe una planificación para las
actividades de mantenimiento de los bienes de larga duración.
11. Con qué frecuencia se realizan actividades de mantenimiento a los bienes de larga
duración.
Tabla N° 11 Frecuencia del Mantenimiento de los Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
MENSUAL 4 10%
SEMESTRAL 7 18%
ANUAL 10 25%
NUNCA 4 10%
OTROS 15 37%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
Los funcionarios encuestados mencionan que la frecuencia del mantenimiento de los bienes
de larga duración depende de las necesidades que tenga el activo que debe ser revisado por
lo que el tiempo de mantenimiento puede variar.
42
12. Conoce usted sobre la normativa aplicada a los bienes de larga duración de sector
público.
Tabla N° 12 Normativa aplicada a los Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 15 37%
NO 7 18%
DESCONOCE 18 45%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
La mayoría de funcionarios de la entidad desconocen la normativa que es aplicada a los
bienes de larga duración, por lo que los funcionarios necesitan capacitación del tema.
13. Le gustaría que se establezca un sistema de control interno para el manejo y
administración de los bienes de larga duración.
Tabla N° 13 Sistema de Control Interno para los Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
NADA 0 0%
POCO 0 0%
MUCHO 40 100%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
De los funcionarios encuestados en su totalidad consideran que es adecuado contar con un
sistema de control interno de los bienes de larga duración para la aplicación de sus procesos.
2.2.7 Resultado entrevista al Jefe Financiero
Al realizar la entrevista a la Jefe Financiera se pudo conocer sobre el manejo de los bienes
de larga duración, indica que si existen procedimientos para registrar los bienes que se
encuentra establecido en el reglamento interno de Uso, Custodia y Mantenimiento de bienes
del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi, indicó que no hay programa
específico, únicamente está de forma general, lo mismo ocurre en la adquisición y para dar
de baja a los bienes.
Los registros contables al ser conciliados con las constataciones físicas se las efectúa de
acuerdo con lo que establece la normativa vigente, es así que al no contar con procesos
definidos la información se dispersa. Además los inventarios pueden variar por la
43
información errónea encontrada en las conciliaciones, aunque cuenta con un sistema
financiero de codificación denominado SFGPROV sistema financiero. (Ver Anexo N°4)
2.2.8 Resultado entrevista al Contador
Mediante la aplicación de la entrevista a la Contadora de la entidad se pudo conocer del
manejo y control de los bienes de larga duración, y manifiesta que para registrar las
depreciaciones de estos bienes se hace uso de la normativa vigente que rigen a las entidades
públicas y establece el procedimiento conforme el manual de contabilidad, por lo que en
ocasiones no realiza la depreciaciones de todos los bienes.
Para dar de baja a los bienes de larga duración se rige por el reglamente interno de la
institución el cual no muestra específicamente el procedimiento a seguir, así también para
los bienes que son revalorizados no existe un proceso definido y claro para realizar esta
actividad lo que provoca que no efectúe en su totalidad. (Ver Anexo N°5)
2.2.9 Resultado entrevista al Guardalmacén
La entrevista aplicada al guardalmacén de la institución se pudo obtener información que
sirve como aporte importe para el desarrollo de la investigación de tesis.
Es por ello que se estableció que en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi no se dispone de un sistema de control interno previamente establecido para el manejo
y control de los bienes de larga duración, se no es aplica a la totalidad de los bienes de larga
duración.
Para el control previo de ingreso de los bienes de larga duración se realiza de acuerdo con el
reglamento interno en el cual solo indica de manera general el proceso que se debe seguir,
no existe procedimientos específicos a seguir ocasionando que no se registren
oportunamente el ingreso de los mismos y como consecuencia no se mantiene actualizados
los saldos contables. Para la codificación de los bienes existe un sistema financiero
denominado SFGPROV el cual ha servido para determinar los códigos de cada uno de los
bienes y les permite tener actualizados los inventarios aunque este sistema de codificación
debe estar en constante mantenimiento ya que puede emitir información equivocada que no
concuerde con la documentación como son los códigos de barra.
Para las constataciones físicas solo se obtiene la información del sistema que es usado en la
entidad y se realizan algunas actividades del reglamento interno lo que ocasiona que no
haya una constatación correcta ya que el sistema en ocasiones no ha sido actualizado y ha
44
generado información errónea con respecto a la que se encuentra en la documentación física.
Además para el proceso de dada de baja de los bienes de larga duración solamente se rigen
a la normativa vigente misma que funcionarios no tienen conocimiento específico y claro.
(Ver Anexo N°6)
2.2.10 Resultado entrevista al Usuario
Al realizar la entrevista a un funcionario que es el usuario de los bienes de larga duración
indica que únicamente hace uso de estos cuando sea necesario su manejo ya que servirá
exclusivamente para desempeñar sus funciones en la entidad, además para ser el encargado
debe seguir el proceso que indica en el reglamento interno por lo que no existe
especificaciones para los usuarios lo que genera mala comunicación con los encargados de
los bienes. (Ver Anexo N°7)
2.3 Conclusiones parciales del capítulo
La descripción y caracterización del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi permite conocer la naturaleza, funciones, estructura organizacional, misión y
visión que establece para cada uno de sus funcionarios y las actividades que deben
desempeñar.
La aplicación correcta de la metodología de la investigación es importante para
desarrollar el trabajo de investigación ya que con la utilización de métodos, técnicas e
instrumentos investigativos proporcionan información adecuada sobre el manejo y
control de los bienes de larga duración para aportar a la solución del problema.
Con el uso de los instrumentos de investigación como es la encuesta se obtuvo la
información para determinar la problemática que se genera en el manejo y control de
bienes de larga duración indicando que se inicia por la falta de procesos específicos.
La información que se obtuvo a través de las entrevistas manifestó que conocen ciertos
puntos de normativa vigente y que no tiene procesos específicos y definidos para el
manejo y control de los bienes ya que solo se rigen al reglamento interno.
45
CAPÍTULO III. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
3.1 Título de la Propuesta
Diseñar un sistema de control interno a los bienes de larga duración para un adecuado manejo
y control del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
3.2 Caracterización de la Propuesta
Las entidades públicas al contar con bienes que son de carácter público están controladas
conforme lo dispone el Acuerdo 017-CG-2016 emitido por el Contralor General del Estado
quien además actúa sobre la base de lo que dispone el Art. 211 de la República del Ecuador
que dice que la Contraloría General del Estado es el organismo encargado del control,
utilización de los recursos; por esta razón las entidades del sector público debe emitir
reglamentos o instructivos que mejoren el control, pero siempre bajo las disposiciones del
ente rector del control.
Por ello el presente trabajo de grado constituye en un aporte para la administración de los
bienes de larga duración desde su adquisición, baja de los bienes, constatación física,
depreciaciones, revalorizaciones, etiquetado de bienes y control de bienes públicos del
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Es así que el diseño del sistema de control interno de los bienes de larga duración está
conforme lo establece el Acuerdo 039-CG-2009, publicado en el Registro Oficial 78 de 14
de diciembre de 2009 y el Acuerdo 27-CG-2016, que ayudará al eficiente uso de los recursos
del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
En este capítulo del proyecto de investigación se indica la propuesta misma que comprende
en el diseño de un sistema de control interno a los bienes de larga duración para el manejo y
control del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi que está basado en
los componentes del COSO permitiendo así un adecuado manejo y control de los bienes para
ello que se presenta a continuación los siguientes cuadros:
46
Cuadro N° 2 Componentes COSO para los Bienes de larga duración
Fuente: Auditoría Control Interno Mantilla Samuel (2009) Elaborado por: Mayra Díaz
“Sistema de Control Interno a los bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi”.
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicació
n
Supervisión y Monitoreo
47
Cuadro N° 3 Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración
Fuente: Acuerdo 017-CG-2016 Contraloría General del Estado
Elaborado por: Mayra Díaz
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO A LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN
Ambiente de Control
Delimitación de Resposabilidades y Autoridades en los Procesos
Socialización de Normativa Vigente
Evaluación de Riesgos
Identificar, Evaluar y MItigar el Riesgo.
Actividades de Control
Adquisición de bienes de larga duración
Baja de bienes
Baja de Bienes por Robo o Hurto
Baja de Bienes por Enajenación o Venta -Remate al Martillo
Baja de Bienes por Enajenación o Venta-Remate en Sobre Cerrado
Baja de Bienes por Enajenación o Venta -Venta Directa
Constatación Física
Depreciación
Revalorización del Bien
Etiquetado de Bienes
Control de vehículos públicos
Información y Comunicación
Documentación adecuada
Información Inmediata
Supervisión y Monitoreo
Control para las Actividades y sus procesos
48
3.2.1 Diseño de Control Interno
3.2.1.1 Ambiente de Control
El ambiente de control del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi debe
ser propicio en el sistema de control interno ya que se considera como base primordial ya
que así se permiten la ejecución y el adecuado manejo y control de las actividades encargadas
a los servidores de la entidad mediante el establecimiento de procesos específicos que genera
una distribución apropiada y delimitada de las responsabilidades a los funcionarios y
autoridades de la entidad cumpliendo bajo valores éticos, integridad, administración
estratégica y personal con habilidades, destrezas y conocimientos que generando un grado
de seguridad razonable en la información que es emitida. Por ello para que los servidores
que son el elemento más importante para el eficiente funcionamiento de las funciones y
tengan las indicaciones correspondientes para el cumplimiento de sus actividades se
socializara la normativa que rigen a los bienes de larga duración de una entidad pública y los
elementos que permiten aplicar un sistema de control interno.
Cuadro N° 4 Socialización Normativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Socialización de Normas de Control Interno y Normativa Vigente del Manejo y Control de Bienes
de Larga Duración del Sector Público
Objetivo: Conocer sobre las normas de control interno y normativas de los bienes de larga
duración de la entidad.
TEMAS:
Normas de Control Interno de los bienes de larga duración (406-01, 406-02, 406-03, 406-
04, 406-05, 406-06, 406-07, 406-08, 406-09, 406-10, 406-11 y 406-12)
Acuerdo 039- CG- 2009 y Acuerdo 27-CG-2016 de la Controlaría General del Estado
HORARIO
Sábados de 08h00 hasta 11h00
DURACIÓN
40 Horas
BENEFICIARIOS
Funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
49
3.2.1.2 Evaluación del Riesgo
La evaluación del riesgo es una probabilidad de ocurrencia de un evento que pueda afectar
adversamente a la institución o a su entorno. El establecimiento de mecanismos para
identificar y reducir la probabilidad de riesgo en el logro de los objetivos institucionales es
necesario, por ello se indican los siguientes componentes:
Identificación de riesgos
Se debe identificar los factores internos y externos que pueden afectar al cumplimiento de
las actividades que deben desarrollar los funcionarios de la institución. Los factores externos
pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los internos
incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos que realizan en el manejo
y control de los bienes de larga duración de la entidad. (Ver Anexo N°8)
Plan de mitigación de riesgos
La máxima autoridad y los jefes de las áreas serán los encargados de realizar un plan de
mitigación de riesgos que contengan estrategias claras y organizadas para identificar y
valorar los riesgos que puedan impactar en el cumplimiento de las actividades en el manejo
y control de los bienes de larga duración de la institución. (Ver Anexos N°9, 10, 11, 12, 13,
14 y 15)
Valoración de riesgos
Se debe valorar los riesgos que existen en el manejo y control de los bienes de larga duración
tomando en cuenta la probabilidad de ocurrencia y el impacto, en donde la probabilidad es
la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su
ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de
eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación
con los estimadosLa valoración está ligada a obtener información suficiente de la situación
de riesgo para estimar la probabilidad de ocurrencia y la metodología para analizar riesgos
puede variar, porque algunos son difíciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para
un diagnóstico numérico. (Ver Anexo N°16)
Respuesta al riesgo
50
La identificación de respuestas al riesgo forma parte integral de la administración de riesgos.
Los modelos de respuesta pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo
implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y
técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la
reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto
mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no
realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto. (Ver Anexo N° 17)
3.2.1.3 Actividades de Control
Las actividades de control generan un apropiado funcionamiento del sistema de control
interno ya que se establecen los procesos específicos para la ejecución pertinente de cada
una de las actividades que se deben desempeñar por los funcionarios encargados en el
manejo y control de los bienes de larga duración de la entidad.
3.2.1.3.1 Proceso de Adquisición de bienes de larga duración
Definición
Es un proceso administrativo en el cual la máxima autoridad o funcionario delegado efectúa
la adquisición de bienes basándose en reglamento interno y normativas vigentes que inicia
con la necesidad y culmina con la recepción del bien.
Objetivo
Estandarizar el proceso de control para la adquisición de bienes de larga duración de la
entidad acatando la normativa vigente para el sector público.
Alcance
La adquisición de los bienes de larga duración de la entidad.
Actividades de Control
Todas las actividades del Plan Operativo Anual de la entidad que requieren una
adquisición de un bien estarán enlistadas en Plan Anual de Contrataciones (PAC).
Para la adquisición de bienes deben estar incluidas en el Plan Anual de Contrataciones
(PAC) en el cual se realizan el requerimiento de contratación.
Se evalúan las ofertas que presenten los proveedores del bien requerido.
51
Las adquisiciones por ínfima cuantía y emergencias no necesariamente están incluidas
en el Plan Anual de Contrataciones.
Los bienes requeridos deben estar de acuerdo con las especificaciones solicitadas en la
documentación pertinente.
El Jefe Administrativo aplicará el principio de legalidad y suficiencia documental para
la solicitud de pago.
Cuadro N° 5 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Solicita la adquisición de bienes, anexando
especificaciones técnicas y pliegos
Jefe Administrativo
2 Inspecciona que el requerimiento del bien
este incluido en el Plan Anual de
Contrataciones (PAC), si no está contenido se
devuelve el trámite o se solicita la
Certificación Presupuestaria.
Jefe Administrativo
3 Verificación de la disponibilidad
presupuestaria, si existe se realiza la
certificación presupuestaria y en caso de no
haber se devuelve el trámite.
Jefe Financiero
4 Solicita el inicio del proceso de contratación
para la adquisición del bien
Jefe Financiero
5 Aprobación del proceso de adquisición del
bien y se emite la Resolución de Inicio
Máxima Autoridad
6 Se publica el proceso de adquisición en el
portal de compras públicas
www.compraspublicas.gob.ec adjuntando las
especificaciones, pliegos, resoluciones y
certificación presupuestaria
Asistente Administrativo
7 Se da seguimiento al proceso de adquisición
en el portal, en las actividades de las
preguntas y respuestas, calificación de
ofertas, convalidación de errores, puja o
negociación hasta la adjudicación del
proceso.
Asistente Administrativo
8 Se elabora la resolución de adjudicación para
la firma y publicación en el portal de compras
públicas.
Jefe Jurídico
9 Se revisa y firma la Resolución de
adjudicación para disponer su publicación en
el portal de compras públicas.
Máxima Autoridad
10 La Resolución de adjudicación se publicará
en el portal de compras públicas
Asistente Administrativo
11 Se realiza el Contrato de adquisición del bien. Jefe Jurídico
52
12 Se procede a la firma del contrato, se indican
las posibles garantías y se entrega el bien
contratado con la documentación legal.
Proveedor
13 Se da recibimiento del bien adquirido, se
revisa y se inspecciona las especificaciones
técnicas emitidas en la documentación para el
ingreso a bodega y si estas no se cumplen se
comunica al Jefe Administrativo para su
devolución o reemplazo.
Guardalmacén
14 Se realiza el ingreso a bodega del bien
adquirido, una vez que ha sido verificado y
cumple con lo establecido en el contrato.
Guardalmacén
15 Registra el bien en el programa SFGPROV y
se crea la hoja de vida del bien.
Guardalmacén
16 Elabora el acta de entrega-recepción con tres
copias una a contabilidad, al guardalmacén y
otra al custodio designado para ser firmada y
entregar el bien
Guardalmacén
17 Se procede al etiquetado del bien Guardalmacén
18 Solicita el expediente completo de la
adquisición para proceder con el registro del
bien y del pago, revisa la suficiencia y
legalidad documental. Si se cumple, procede
con el pago, caso contrario lo suspende hasta
que se encuentre completa.
Jefe Financiero
19 Pago del bien adquirido Contador
20 Elabora el formulario de adquisición e
ingreso del bien adquirido en activos fijos
Contador
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°18)
3.2.1.3.2 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración
Definición
Es la supresión de los bienes de larga duración física y contable de los inventarios ya que no
están en óptimas condiciones para realizar sus actividades ya sea por el robo o hurto; por
donación o transferencia o por venta de estos.
Objetivo
Mantener los inventarios actualizados de los bienes de larga duración a través de la
depuración de los mismos, empleando medidas de control.
Alcance
53
Suspensión de los Bienes de Larga Duración en mal estado, obsoletos, desaparecidos o
vendidos.
Actividades de Control
Aplicar dependiendo el caso de la baja de los bienes de larga duración como se presenta
a continuación:
3.2.1.3.2.1 Baja de Bienes de Larga Duración por Robo o Hurto
Actividades de Control
Previo a la denuncia por algún bien desaparecido por hurto, robo o abigeato el servidor
encargado debe informar al Guardalmacén.
Se comunica al Guardalmacén de lo suscitado para realizar la investigación dentro de los
dos días hábiles siguientes del hecho.
La máxima autoridad deberá formulará la denuncia de la sustracción, acompañando los
documentos que acrediten la propiedad de los bienes.
El abogado será el responsable hasta la conclusión del proceso de acuerdo a las
formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Penal.
El Guardalmacén de bienes y el servidor usuario del bien, a petición del abogado,
facilitarán y entregarán la información necesaria para los trámites legales.
Cuadro N° 6 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Robo o Hurto
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Se informa por escrito dentro de los dos días
hábiles del desaparecimiento del bien, al
Guardalmacén, Jefe Administrativo y la
Máxima Autoridad.
Custodio del bien
2 La revisión del informe y dispone la
realización de la denuncia en la Fiscalía.
Máxima Autoridad
3 Realiza la denuncia ante la Fiscalía con la
información pertinente proporcionados por el
Guardalmacén y el custodio del bien.
Jefe Jurídico
4 Da seguimiento de la denuncia, hasta que
haya pronunciamiento del Agente Fiscal
competente.
Jefe Jurídico
5 Dispone que se realicen los registros de
control contable oportunos si no se recupera
y si se recupera el bien ordena el archivo del
Máxima Autoridad
54
trámite. Se envía la documentación completa
al Jefe Administrativo.
6 Acoge la documentación y realiza un
expediente y lo remite al Jefe Financiero
Jefe Administrativo
7 Recibe el expediente y dispone la realización
del registro contable temporal de control.
Jefe Financiero
8 Elimina contablemente el bien, y registra en
una cuenta de Control de Disminución
Patrimonial, con la identificación del
responsable durante el proceso legal.
Comunica al Jefe de Control de Bienes para
que realice el registro de baja.
Contador
9 Registra la baja del bien hurtado o robado, en
la ficha de control correspondiente.
Jefe de Control de Bienes
10 Se comunica los resultados a la Máxima
Autoridad, Jefe Administrativo y Jefe
Financiero de la Sentencia emitida por
Agente Fiscal competente.
Jefe Jurídico
11 Revisa los resultados y si existe
responsabilidad dispone el registro de una
cuenta por cobrar al custodio del bien, caso
contrario dispone la eliminación de la cuenta
de control y se archiva el trámite.
Jefe Financiero
12 Se efectúa la apertura de una cuenta por
cobrar al custodio, o elimina la cuenta de
control y se archiva el trámite
Contador
13 Si el custodio repone la pérdida se registra la
eliminación de la cuenta por cobrar y el
ingreso del bien o del dinero restituido.
Contador
14 En caso de reponerse el bien comunica al Jefe
de Control de bienes
Contador
15 Registra el alta del bien restituido Jefe de Control de bienes Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°19)
3.2.1.3.2.2 Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Remate al
Martillo
Actividades de Control
Para ser partícipe del remate los interesados consignarán por lo menos el veinte por
ciento del valor del avalúo de los bienes que deseen adquirir.
Con un máximo de dos veces se puede convocar para remate por los mismos bienes, caso
contrario se aplica la venta directa.
55
La Junta de Remates, estará conformada por la Máxima Autoridad o su delegado, el Jefe
Financiero y el Jefe Jurídico quien actuara como secretario de la Junta.
El martillador que intervenga en el remate, deberá ser solicitado por la Junta de Remates
a la Corte Superior de Justicia.
Los registros contables derivados de las bajas de bienes, deberán ser comparados y
controlados con los movimientos de bajas de control de bienes de manera regular.
Cuadro 7 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta –
Remate al Martillo N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Se comunica por escrito las novedades de los
bienes inservibles, obsoletos o que se hayan
dejado de usar, a la Máxima Autoridad y al
Jefe Financiero
Guardalmacén
2 El Asistente Financiero designado realiza la
inspección de los bienes informados.
Jefe Financiero
3 Efectúa la inspección e informa si los bienes
se encuentran inservibles, obsoletos o se han
dejado de usar y si son susceptibles de venta.
Asistente Financiero
4 Envía el informe al Jefe Financiero. Asistente Financiero
5 Revisa el informe y si los bienes son
susceptibles de venta comunica la Máxima
Autoridad para que se disponga la
enajenación de los bienes, caso contrario
archiva el expediente.
Jefe Financiero
6 Dispone la enajenación de bienes mediante
Remate al martillo.
Máxima Autoridad
7 Conforma la Junta de Remate con su
delegado, el Jefe Financiero y Jefe Jurídico.
Máxima Autoridad
8 Emite la Resolución Máxima Autoridad
9 Designa a peritos para que realicen los
avalúos de los bienes a rematar.
Máxima Autoridad
10 Indica el lugar y hora en que se ejecutara el
remate al martillo y esta información se
publica en carteles en los lugares
frecuentados, página oficial de la institución
y publicaciones en la prensa.
Junta de Remates
11 Recoge los valores de consignación de los
postores interesados y los entrega al Jefe
Financiero.
Junta de Remates
12 Almacena y deposita los valores de
consignación.
Jefe Financiero
13 Dispone la contabilización del depósito. Jefe Financiero
14 Realiza el registro contable de las
consignaciones.
Contador
56
15 En la fecha establecida para el remate se
recibe las posturas verbales registrando
nombres y apellidos del postor.
Martillador Público
16 Pregona cada postura y si no hay mejores
posturas, declarara el cierre y adjudicación
del remate.
Martillador Público
17 Recibe el dinero del postor adjudicado y lo
entrega al Jefe Financiero
Junta de Remates
18 Los postores que pagaren hasta le fecha
indicada sigue el proceso, de ser lo contrario
se quiebra el remate y sigue el orden de los
postores.
Junta de Remates
19 Deposita los valores entregados por el postor
adjudicado y da la disposición de entregar los
bienes rematados al postor adjudicado y la
devolución de las consignaciones.
Jefe Financiero
20 Entrega los bienes rematados al postor
adjudicado y remite los documentos a
contabilidad.
Guardalmacén
21 Contabiliza la baja del bien rematado por
martillo y el pago de las consignaciones
Contador
22 Registra la baja del Bien de Larga Duración. Jefe de Control de Bienes
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°20)
3.2.1.3.2.3 Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta - Remate en
Sobre Cerrado
Actividades de Control
Al realizar la enajenación mediante concurso de sobre cerrado se receptaran las ofertas
hasta el tiempo límite establecido.
El delegado como Secretario de la Junta recibe e indica las características del sobre
cerrado con las especificaciones que trae cada uno de ellos.
Para cada oferta que se reciba debe contener el diez por ciento del valor en dinero
efectivo o cheque certificado.
La Junta de Remates, Máxima Autoridad o Delegado y en presencia de los interesados
se procede a leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor postor.
Se notificara a la Adjudicación a los ofertantes y el Adjudicatario hará el pago del saldo
dentro de los plazos establecidos y constará en el acta suscrita.
Los registros contables derivados de las bajas de bienes, deberán ser comparados y
controlados con los movimientos de bajas de control de bienes de manera regular.
57
Cuadro N° 8 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta
– Remate en Sobre Cerrado
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Se comunica por escrito las novedades de los
bienes inservibles, obsoletos o que se hayan
dejado de usar, a la Máxima Autoridad y al
Jefe Financiero
Guardalmacén
2 El Asistente Financiero designado realiza la
inspección de los bienes con novedades.
Jefe Financiero
3 Efectúa la inspección e informa si los bienes
se encuentran inservibles, obsoletos o se han
dejado de usar y si son susceptibles de venta.
Asistente Financiero
4 Envía el informe al Jefe Financiero. Asistente Financiero
5 Revisa el informe y si los bienes son aptos de
venta comunica a la Máxima Autoridad para
que se disponga la enajenación de los bienes,
caso contrario archiva el expediente.
Jefe Financiero
6 Dispone la enajenación de bienes mediante
Remate en Sobre Cerrado.
Máxima Autoridad
7 Conforma la Junta de Remates con los Jefes
Financiero y Administrativo, y su delegado
ser el caso.
Máxima Autoridad
8 Emite la Resolución Máxima Autoridad
9 Designa a peritos para que realicen los
avalúos de los bienes a rematar.
Máxima Autoridad
10 Indica las especificaciones, lugar, fecha y
hora límite en que se receptaran las ofertas
de sobre cerrado, esta información se publica
en carteles en los lugares frecuentados,
página oficial de la institución y
publicaciones en la prensa.
Junta de Remates
11 Recepta las ofertas hasta la fecha y hora
límite, colocando en cada sobre la fe de
presentación con el día y hora en que los
reciba y el valor establecido del 10%.
Junta de Remates
12 Abre los sobres en presencia de los
interesados, lee las propuestas, las califica y
las adjudica al mejor postor. Notifica la
Adjudicación a todos los oferentes y al
adjudicatario. Suscriben el Acta con el
Adjudicatario.
Junta de Remates
13 Recoge el dinero del adjudicatario del remate
y lo entrega al Jefe Financiero
Junta de Remates
14 Los postores que pagaren hasta le fecha
indicada sigue el proceso, de ser lo contrario
se quiebra el remate y sigue el orden de los
postores.
Junta de Remates
58
15 Deposita los valores entregados por el
adjudicatario y da la orden de entregar los
bienes rematados al postor adjudicado.
Jefe Financiero
16 Entrega los bienes rematados al postor
adjudicado y remite los documentos a
contabilidad.
Guardalmacén
17 Contabiliza la baja del bien rematado por
sobre cerrado y el pago de las
consignaciones.
Contador
18 Registra la baja del Bien de Larga Duración. Jefe de Control de Bienes
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N° 21)
3.2.1.3.2.4 Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta - Venta Directa
Actividades de Control
Se realizara la venta directa de bienes de larga duración cuando se hubiere llamado por
dos veces a remate y no hubiere postores o las posturas no cumplen con las
especificaciones pertinentes.
La máxima autoridad dispone la venta directa del bien basándose de los informes
presentados ante él.
Los bienes por venta directa son efectuados por lotes o por unidades, el avalúo sirve
como base para el precio que será cancelado al contado o cheque certificado.
Se da a conocer de la venta directa en carteles informativos, página oficial y publicación
en la prensa en lugares que señale la máxima autoridad.
Las ofertas serán receptadas en el lugar, fecha y hora establecidos con las
especificaciones que se indican.
Los interesados en la venta directa deberán incluir el 10% del valor de la oferta en el
sobre, valor que será al contado o cheque certificado.
Los registros contables derivados de las bajas de bienes, deberán ser comparados y
controlados con los movimientos de bajas de control de bienes de manera regular.
Cuadro N° 9 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta
– Venta Directa
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Se informa a la Máxima Autoridad de los
bienes sometidos a remate por dos ocasiones
fallidas y de aquellos bienes que por su poco
valor no ameritan el remate.
Jefe Financiero
59
2 Se envía el informe a la Máxima Autoridad Jefe Financiero
3 Dispone la enajenación de bienes mediante
Venta Directa.
Máxima Autoridad
4 Emite la Resolución Máxima Autoridad
5 Delega al Jefe Administrativo o asistente
para que actúe en representación de este en el
proceso de venta directa de los bienes.
6 Señala el lugar, fecha y hora límite para la
recepción de las ofertas en sobre cerrado, e
indica los lugares determinados para colocar
los carteles de información de este hecho.
Asistente Administrativo
7 Recepta las ofertas y registra en cada sobre el
día y hora en que los reciba. Abre los sobres
en presencia de los interesados, lee las
propuestas, las califica y adjudica la oferta
que goce de preferencia y conveniencia.
Asistente Administrativo
7 Notifica la Adjudicación a todos los oferentes
y al adjudicatario. Suscriben el Acta con el
Adjudicatario.
Asistente Administrativo
8 Emite el informe al Jefe Financiero.
Indicando las ofertas que fueron pagados en
veinticuatro horas para seguir el proceso,
caso contrario es declarada desierta la venta
y se vende directamente sin proceso de
enajenación.
Asistente Administrativo
9 Deposita los valores entregados por el
adjudicatario y emite la orden de entregar los
bienes vendidos al postor adjudicado.
Jefe Financiero
10 Entrega los bienes vendidos al adjudicatario. Guardalmacén
11 Remite los documentos a contabilidad. Guardalmacén
12 Contabiliza la baja del bien rematado por
sobre cerrado y el depósito de dinero por
pago.
Contador
13 Registra la baja del Bien de Larga Duración. Jefe de Control de Bienes Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°22)
3.2.1.3.3 Proceso de Constatación Física de los Bienes de Larga Duración
Definición
El examen físico de los bienes de larga duración con el objetivo de establecer su existencia
y ubicación de acuerdo con la información presentada.
60
Objetivo
Formular procesos adecuados para efectuar constataciones físicas periódicas de los Bienes
de Larga Duración.
Alcance
Establecer los datos reales en los inventarios para conciliar la información entre la bodega y
contabilidad.
Actividades de Control
Se plantificará constataciones físicas de los bienes de larga duración por lo menos una
vez al año como lo señala la norma de control interno 406-10.
Para la toma física de los bienes de larga duración se delegaran a funcionarios que no
estén a cargo de los bienes por ello el equipo de trabajo está conformado por el auditor
interno, delegado del departamento administrativo y financiero.
La constatación física realizada por empresas privadas se llevará a cabo siempre y
cuando la entidad cuente con partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos
gastos.
Para una adecuada comprensión de los procedimientos de la toma física de los bienes
serán emitidos de forma escrita.
Durante la constatación física de los bienes de larga duración no se permite que se
realicen ingresos, traspasos, bajas o cualquier actividad que intervengan estos activos.
Se realizará un acta indicando las diferencias que se encuentren durante la constatación
física las cuales serán investigadas.
La constatación física deberá ser conciliada con la información contable con la finalidad
de registrar los ajustes respectivos.
Cuadro N° 10 Proceso de Constatación Física de los Bienes de Larga Duración N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Examina la planificación anual y elabora las
programaciones a seguir para la constatación
física de los bienes de larga duración.
Jefe Administrativo
2 Se envía el informe a la Máxima Autoridad. Jefe Administrativo
3 Verifica que la Constatación Física cumpla
con lo establecido en la Normativa Vigente.
61
4 Se comunica a los departamentos que están
involucrados con el manejo de los bienes de
larga duración. (Guardalmacén, Contador,
Jefe Financiero, Jefe Administrativo)
Máxima Autoridad
5 Se designa un equipo de trabajo
independiente de aquel que tiene a su cargo
el registro y manejo de los bienes de larga
duración.
Máxima Autoridad
6 Se entrega el inventario detallado de los
bienes de larga duración emitido por el
sistema SFGPROV de la entidad al equipo de
trabajo.
Jefe Administrativo
7 Se entrega toda la información al equipo de
trabajo para que realice la constatación física.
(Formularios, herramientas).
Jefe Administrativo
8 Inician la revisión de las áreas asignadas e
identifica específicamente el bien, etiqueta
bienes que no estén identificados y deberá de
anotar las observaciones, o cualquier
novedad.
Equipo de Trabajo
9 Emite un informe detallando de los bienes
faltantes, sobrantes, obsoletos, en desuso, e
inservibles para justificarlos o que se proceda
a la baja de los estos.
Equipo de Trabajo
10 Identifica los bienes de larga duración
faltantes y justifica la ausencia antes de que
se emita el informe final.
Guardalmacén
11 Culmina la toma física, se entrega un listado
con las observaciones definitivas y firmado
por los responsables de la actividad dando fe
de lo actuado.
Equipo de Trabajo
12 Emiten informe definitivo con los anexos
debidamente legalizados, tanto por el equipo
de trabajo como por el Jefe Administrativo.
Equipo de Trabajo
13 Aprueba el informe con los resultados finales
y dispondrá se realicen los ajustes necesarios
indicados en informe final.
Máxima Autoridad
14 Actualiza los inventarios y realiza los ajustes
como se indica la Máxima Autoridad
Guardalmacén
15 Consolida y ajusta los resultados con los
inventarios actualizados
Contador
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°23)
62
3.2.1.3.4 Proceso de Depreciación de los Bienes de Larga Duración
Definición
La depreciación es la pérdida de valor que experimentan los bienes de larga duración, por el
uso, desgaste físico u obsolescencia.
Objetivo
Registrar contablemente la depreciación de manera adecuada aplicando la normativa
vigente, con datos actualizados de los bienes de larga duración existentes.
Alcance
Determinar la pérdida de valor por el uso, desgaste físico u obsolescencia de los bienes de
larga duración.
Actividades de Control
El cálculo de la depreciación se lo realizará anualmente aplicando el método de
depreciación de línea recta.
Para el cálculo de la depreciación de los bienes de larga duración se tomará los valores
que estable la Normativa del Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador.
La información de los bienes de larga duración para la depreciación debe estar
actualizada, considerando el historial del bien.
El cálculo de la depreciación se lo efectuará en base a la información del Departamento
de Control de Bienes y del programa SFGPROV.
Los registros contables de la depreciación, deberán ser comparados y controlados con
los registros en las fichas de control de bienes.
Cuadro N° 11 Proceso de Depreciación de los Bienes de Larga Duración N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Genera el informe anual de los bienes de
larga duración y lo remite al Jefe Financiero.
Jefe de Control de Bienes
2 Recepta y dispone que se realice el cálculo de
depreciación.
Jefe Financiero
3 Envía la información al Contador Jefe Financiero
4 Concilia la información de control de bienes
con los mayores contables.
Contador
63
5 Procesa la depreciación en la herramienta
informática financiera y siguiendo la
Normativa del Sistema de Administración
Financiera (SAFI).
Contador
6 Genera el reporte general y lo remite al Jefe
Financiero para su aprobación.
Contador
7 Examina el reporte general de la
depreciación, lo aprueba y envía al contador
para su contabilización.
Jefe Financiero
8 Realiza los registros contables de la
depreciación.
Contador
9 Concilia los saldos de los mayores con la
información de control de bienes.
Contador
10 Remite información al Jefe de Control de
Bienes
Contador
11 Concilia valores de los bienes de larga
duración con los saldos de las cuentas
contables e ingresa al sistema SFGPROV.
Jefe de Control de Bienes
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°24)
3.2.1.3.5 Proceso de Revalorización de los Bienes de Larga Duración
Definición
Es el aumento de valor a los bienes de larga duración para expresar su valor de mercado en
la actualidad.
Objetivo
Realizar procesos para la revalorización de los bienes de larga duración que han sido
depreciados pero se encuentran en buen estado de funcionamiento.
Alcance
Proveer de funcionamiento a los bienes que han cumplido con su tiempo de vida útil y que
sigan cumpliendo con sus actividades.
Actividades de Control
La Revalorización debe ser realizada por un técnico experto de acuerdo a las
características de los bienes revalorizados.
Debe ser revisada y aprobada por la Máxima Autoridad y el Jefe Financiero.
64
Para las partes o piezas que van hacer remplazadas existen costos, los cuales deben
disminuir en el valor contable y Depreciación Acumulada respectivo de cada bien.
El técnico especializado es el responsable de los valores del avalúo técnico y emite el
informe pertinente.
Los gastos en reparaciones, mantenimiento y conservación de uso del bien deberán
registrarse como gastos de gestión.
Cuadro N° 12 Proceso de Revalorización de los Bienes de Larga Duración
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 En el Plan Operativo Anual se incluirá la
revalorización de los bienes de larga
duración.
Jefe Administrativo
2 Se emite el detalle de los bienes que han
cumplido su vida útil.
Guardalmacén
3 Se verifica la capacidad productiva del bien y
emite reporte al Jefe Administrativo
Guardalmacén
4 Examina y evalúa la lista detallada para
seleccionar los bienes que serán
revalorizados.
Jefe Administrativo
5 Solicita un técnico especializado para realizar
la revalorización.
Jefe Administrativo
6 Autoriza la contratación de un Técnico
especializado para las revalorizaciones.
Máxima Autoridad
7 Formula un informe técnico mostrando las
partes y piezas que cambiará con los costos
para que el bien siga siendo utilizado.
Profesional Especializado
8 Si la revalorización de un bien no es posible se procede a la baja, y de ser posible se
continua con el proceso.
Jefe Administrativo
9 Realiza los cambios pertinentes de los bienes
revalorizados.
Profesional Especializado
10 Elabora el informe final de los bienes
revalorizados y de los costos de las
sustituciones.
Profesional Especializado
11 Recibe el informe técnico con las nuevas
partes, piezas sustituidas con su respectivo
costo, para ser aprobado.
Jefe Administrativo
12 Recepta el informe final técnico con las
nuevas partes, piezas sustituidas y su costo.
Jefe Financiero
13 Autoriza la revalorización y entrega
documentos a contabilidad para su registro.
Jefe Financiero
14 Registra el nuevo valor del bien
disminuyendo el valor contable respectivo,
así también la Depreciación Acumulada.
Contador
65
15 Se envía el informe técnico de los nuevos
valores del bien para ser ingresados al
sistema SFGPROV.
Guardalmacén
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°25)
3.2.1.3.6 Proceso de Etiquetado de los Bienes de Larga Duración
Definición
Aquella identificación física para los bienes de larga duración a través de una etiqueta auto
adherible que contiene un código de barras único de registro, el cual deberá permanecer
adherido al bien durante toda su vida útil.
Objetivo
Controlar, organizar y ubicar los bienes de larga duración de acuerdo a su uso en la entidad,
utilizando tecnología adecuada para su etiquetado.
Alcance
Actualizar los inventarios de los bienes de larga duración con el respectivo código de barras.
Actividades de Control
Este proceso es exclusivo del Guardalmacén y lo realizará al recibir los Bienes de Larga
Duración.
Todos los bienes de larga duración deben ser estar etiquetados antes de ser entregados a
las distintas áreas y custodios.
La etiqueta de los bienes de larga duración debe tener el registro de inventario ubicada
en un lugar visible para el control y localización física.
La verificación de los bienes se la realizará de manera efectiva y rápida con la utilización
de tecnología moderna.
En caso de deterioro de las etiquetas, rotura o humedad, los responsables de las diferentes
áreas Administrativas reportarán a la Guardalmacén, a fin de que las mismas se
reemplacen.
66
Cuadro N° 13 Proceso de Etiquetado de los Bienes de Larga Duración N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe los bienes de larga duración en la
bodega para abrir un historial de vida útil de
cada uno en el programa SFGPROV.
Guardalmacén
2 Emite detalle de inventarios de los bienes de
larga duración.
Guardalmacén
3 Solicita la elaboración de etiquetas con su
respectivo código de barras, de acuerdo a las
políticas establecidas.
Jefe Administrativo
4 Autoriza la emisión de las etiquetas para los
bienes de larga duración.
Máxima Autoridad
5 Se entrega directamente al Guardalmacén las
etiquetas.
Máxima Autoridad
6 Revisa listado de bienes, inventariados de
acuerdo al reporte del sistema SFGPROV y
sitúa las áreas donde se procederá a etiquetar.
Guardalmacén
7 Empieza a etiquetar todos los bienes en un
lugar visible para una identificación rápida.
Guardalmacén
8 Ingresa a la base de datos del sistema
SFGPROV las etiquetas.
Guardalmacén
9 Revisa la actualización de los datos en el
sistema SFGPROV en el módulo de activos
fijos.
Jefe Administrativo
10 Elabora un acta donde se detalla la ubicación
del bien, el código de barras designado y la
fecha del levantamiento del inventario
actualizado.
Guardalmacén
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°26)
3.2.1.3.7 Proceso de Control de Vehículos Públicos
Definición
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de
recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial.
Objetivo
Garantizar el uso responsable del vehículo público, siendo utilizado exclusivamente para uso
oficial de la entidad.
67
Alcance
La utilización adecuada de los vehículos públicos garantizando el buen uso de los éstos.
Actividades de Control
Los vehículos serán utilizados exclusivamente para funciones públicas en fechas
laborales, siendo un apoyo a las actividades que desarrollan los funcionarios de una
entidad del sector público.
La Dirección Administrativa está a cargo del cuidado y conservación, estableciendo
controles internos para un adecuado uso, además se crearan y ejecutaran actividades de
mantenimiento preventivo y correctivo.
Las unidades responsables de la administración de vehículos deben llevar un registro
diario de la movilización de cada vehículo con las especificaciones pertinentes.
Los vehículos públicos de cualquier tipo que por necesidades de servicio son utilizados
fuera de fechas laborables requieren de autorización emitida por la máxima autoridad o
delegado, contando con una orden de movilización de no mayor a cinco días laborables.
Los encargados del manejo de vehículos públicos están obligados al cuidado,
conservación y a guardar las unidades en los sitios destinados y fijados por la entidad.
Los vehículos públicos deben llevar las placas oficiales y el logotipo de la entidad.
La máxima autoridad observará y controlará que se cumplan los procesos de control del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público y demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del
Estado.
Cuadro N° 14 Proceso de Control de Vehículos Públicos N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Elabora el formulario de movilización y
salvoconducto el cual no puede ser mayor a
cinco días.
Jefe Administrativo
2 Se debe indicar el conductor, lugar de trabajo,
vehículo y asignación de combustible.
Jefe Administrativo
3 Autoriza y aprueba el formulario y
salvoconducto de movilización vehicular.
Máxima Autoridad
4 Emite el formulario y salvoconducto al jefe
de transporte.
Máxima Autoridad
5 Recepta la información con 24 horas de
anticipación a la movilización del vehículo
en días laborables.
Jefe de Transportes
68
6 Recibe documentación con 48 horas de
anticipación a la movilización del vehículo
en días no laborables.
Jefe de Transportes
7 Realiza el acta detallando las características
del vehículo, herramientas de emergencia,
matrícula vigente, Soat, y tarjeta del seguro
vehicular.
Jefe de Transportes
8 Recibe el acta y verifica el vehículo que se
encuentre en óptimas condiciones para el
desarrollo de las actividades asignadas fuera
o dentro del horario normal de trabajo.
Conductor
9 Autoriza la salida del vehículo del parque
automotor de la entidad.
Jefe de Transportes
10 Cumple con las actividades exclusivamente
oficiales de la entidad como lo indica el acta
y salvoconducto.
Conductor
11 Dado por cumplido las actividades regresa el
vehículo al parque automotor de la
institución.
Conductor
12 Se emite el ingreso del vehículo y se indica
las actividades realizadas al Jefe de
Transportes.
Conductor
13 Recepta el informe y registra las actividades. Jefe de Transportes Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma (ver Anexo N°27)
3.2.1.4 Información y Comunicación
La información es muy importante por ello debe ser verifica y confiable ya que las
autoridades puedan hacer uso de esta y tengan la facilidad para la toma de decisiones
apropiadas en el manejo y control de los bienes de larga duración, así como para el resto de
usuarios para que puedan cumplir con sus responsabilidades con eficiencia y eficacia en el
uso, custodia y mantenimiento de los bienes.
Controles sobre sistemas de información
Con el objetivo de garantizar la confiabilidad y seguridad de la información, los funcionarios
y sistemas de recolección de información de los bienes de larga duración deberán contar con
herramientas adecuadas para controlar el acceso de está con el establecimiento de
indicaciones para los funcionarios encargados de recibirla.
Canales de comunicación abiertos
69
La comunicación interna es de suma importancia en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial del Carchi ya que se debe permitir la interacción entre los diferentes roles de las
servidoras y servidores. Los canales de comunicación deben ser abiertos para que las
servidoras y servidores aporten información sobre cambios necesarios y requeridos para el
manejo y control de los bienes de larga duración de la entidad.
3.2.1.5 Supervisión y Monitoreo
La supervisión permite la identificación de las debilidades en los procesos contribuyendo al
mejoramiento del sistema de control interno, por ello el monitoreo debe ser constantemente
ya que de esta manera permite tomar medidas correctivas en el manejo y control de los bienes
de larga duración dando cumpliendo con actividades de control establecidas para la entidad
y así también para la auditoria interna puede evaluar periódicamente los procesos del manejo
de los bienes.
El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las
actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el
personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control
interno. Por lo que se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con
el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las
modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
3.3 Validación de los Resultados de la Propuesta
La validación de la propuesta del presente trabajo de tesis fue sometida por vía de expertos
relacionados en el tema, mismos que valoraron a través de la aplicación de cinco indicadores
los cuales mostraron los siguientes resultados:
70
Gráfico N° 1 Indicadores de Calidad
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Mayra Díaz
3.3.1 Estructura Metodológica de la Propuesta
La estructura metodológica de la propuesta que fue validada por expertos indica que es
excelente y muy satisfactoria ya que la aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de
investigación son los correctos por lo cual se pudo obtener información verídica sobre el
problema para posteriormente plantear una adecuada propuesta para el trabajo de
investigación.
3.3.2 Organización de la Propuesta
Los expertos mencionan que la organización de la propuesta del trabajo de tesis es excelente
y muy satisfactorio por lo que está realizada con información adecuada siguiendo una
estructura ordenada y secuencia lógica en los procesos.
3.3.3 Viabilidad para la Aplicación Práctica
La viabilidad de la propuesta de acuerdo con los expertos es apropiada ya que con la
implementación y uso de procesos propuestos se contribuye al adecuado manejo de los
bienes de larga duración, además se podrá controlar estos bienes para tomar medidas
correctivas en su administración y obtener información conveniente en la toma de
decisiones.
5 5 5 5 5
5 5 5 5 5
4 4 4 4 4
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Estructura
Metodológica
de la Propuesta
Organización
de la Propuesta
Viabilidad para
la Aplicación
Práctica
Actualidad de
la Propuesta
Descripción de
la Propuesta
Indicadores de Calidad
VALIDADOR 1 VALIDADOR 2 VALIDADOR 3
71
3.3.4 Actualidad de la Propuesta
La actualidad de la propuesta de acuerdo con los expertos es exelente y muy satisfactoria ya
que es importante que se lleve un control de los bienes de larga duración y más aún si
pertenecen a una entidad pública ya que estos recursos son necesarios para el desempeño y
desarrollo de las actvidades de la institución por ello la propuesta planteada puede
contriubuir al manejo y control adecuado de los bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi cumpliendo con la Normativa Vigente.
3.3.5 Descripción de la Propuesta
Los expertos indican que es excelente y muy satisfactoria la descripción de la propuesta del
trabajo de tesis ya que está estructurada adecuadamente estableciendo procesos convenientes
para el manejo y control de los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi.
3.4 Conclusiones Parciales del Capítulo
Para el diseño de la propuesta del trabajo de investigación se realizó análisis de los
resultados de la aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de investigación
aportaron elementos para el diseño del sistema de control interno para el manejo y
administración de los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado
del Carchi.
El diseño de procesos para el manejo y control de los bienes de larga duración del
Gobierno Autónomo Descentralizado del Carchi permitirá que la información se
transparente, sea confiable y que los servidores públicos conozcan sus obligaciones y
responsabilidades en el manejo de estos recursos institucionales que están a su cargo y
dar cumplimiento a la normativa vigente emanada del organismo rector en materia de
control.
Con la validación de la propuesta por vía de expertos se pudo conocer la opinión de
expertos con experiencia en la materia, quienes aprobaron: la viabilidad y actualidad de
la propuesta de la investigación de tesis.
72
CONCLUSIONES GENERALES
El marco teórico aporta los conocimientos desde las diversas perspectivas de los autores
reconocidos citados en la investigación por lo que permite tener claro las
conceptualizaciones utilizadas en el trabajo de tesis y posteriormente aportan en la
realización del Sistema de Control Interno a los bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Con la aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de investigación se pudo encontrar
y determinar las falencias que están detallado en el problema de investigación en lo
relacionado al manejo y administración de los bienes de larga duración, además
aportaron para el desarrollo apropiado de la propuesta del trabajo de tesis en la solución
del problema encontrado en la entidad.
Con el diseño del control interno a los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi se constituyen procesos para el desarrollo de las
actividades del manejo y control de los bienes cumpliendo con la Normativa Vigente
garantizando su administración y uso adecuado.
El diseño del control interno a los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi como propuesta validada por vía de expertos
indicaron la viabilidad y actualidad de la propuesta para ser empleadas en la institución
y otras entidades de similar naturaleza.
73
RECOMENDACIONES GENERALES
Sugerir a la Máxima Autoridad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi, la aplicación de esta propuesta que está elaborada conforme la normativa emitida
por el órgano rector de materia de control de los recursos públicos como es la Contraloría
General del Estado, y contiene procesos para la adquisición de bienes, de baja de bienes
por robo o hurto, enajenación o venta – remate al martillo, enajenación o venta – remate
en sobre cerrado y enajenación o venta – venta directa, proceso de constatación física,
de depreciación, de revalorización del bien, de etiquetado, control de vehículos públicos.
A la Máxima Autoridad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
para que socialice a los servidores públicos los procesos para el manejo, administración
y control de los bienes de larga duración con los que ejecutan las actividades
institucionales.
Manifestarle a la Máxima Autoridad del Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial del Carchi que la propuesta presentada mejorará los procesos de manejo,
administración y control de los bienes de larga duración mejorando el desarrollo de las
actividades ya que les facilitará la toma de decisiones.
Indicar a la Máxima Autoridad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del
Carchi que el presente proyecto de investigación contribuye para que los funcionarios
desempeñen sus actividades de manera ordenada y adecuada cumpliendo con la
normativa vigente.
Bibliografía
Arens, A., Randal, E., & Mark, B. (2007). Auditoría un Enfoque Integral. México:
Pearson Educación.
Chiavenato, I. (2011). El Enfoque de Sistemas. México: Ed. Diana , México .
Contraloría General del Estado del Ecuador, M. (2001). Manual de Auditoría de Gestión.
Quito.
Contraloría General del Estado Ecuador, A. (2015). ACUERDO No. 027 - CG - 2015 .
Quito.
Contraloría General del Estado, E. (2009). Acuerdo 039 CG 2009. Quito.
Contraloría General del Estado, E. (2009). Normas de Control Interno. Quito.
De la Peña Gutiérrez, A. (2008). Auditoría Grado Superior. S.A Ediciones Paraninfo.
Estupiñan, R. (s.f.).
Gallegos, W. (2012). Sistema de control de bienes de larga duración para optimizar su
utilización en el Consorcio de Gobiernos Provinciales del Ecuador. Quito, Pichincha,
Ecuador.
Lara Bueno, I. M. (2011). Manual Básico de revisión y verificación Contable. México:
Librería-Editorial Dykinson.
Madariaga Gorocica, J. M. (2011). Manual Práctico de Auditoría. España: Ediciones
Deusto.
Mantilla Blanco, S. A. (2009). Auditoría de Control Interno. Bogotá: Ediciones de la U.
Mantilla, S. A. (2009). Auditoría del Control Interno. Bogotá-Colombia: ECOE
Ediciones.
Manual de Investigación de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
"UNIANDES". (s.f.). Ambato, Tungurahua , Ecuador.
Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, S. (2007). Normativa de Contabilidad
Gubernamental SAFI. Quito.
Narváez, A. (2015). Sistema de Conrol Interno para bienes de larga duración del Consejo
Nacional Electoral de la provincia del Carchi. Tulcán, Carchi, Ecuador.
Pany, W. (2008). Principios de Auditoría . México: Interamericana Editores S.A.
Perdono, H. (2010). Fundamentos del Control Interno. Bogota: International Thonson
Editores.
Sánchez, X. (2011). Control interno de bienes de larga duración y su incidencia en la
toma de decisiones en la Contraloría General del Estado Regional 3. Ambato,
Tungurahua, Ecuador.
Sarmiento, R. (2009). Contabilidad General. Bogota: Editores AED.
Tadeo, I. S. (2012). Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad. Bogotá: Ediciones
de la U.
Whittington, R., & Pany, K. (2000). Auditoría un Enfoque Integral 12 Edición. Santa
Fé: Mc Graw Hill - Colombia.
Zapata Sánchez, P. (2010). Contabilidad General. México: Mc Graw Hill
Interamericana.
ANEXOS
Anexo N° 1 Carta de Aceptación del tutor
Anexo N° 2 Carta de Aprobación de la Empresa
Anexo N° 3 Formato de Encuesta Aplicada a los servidores del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIADES - TULCÁN
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Encuestador: Mayra Díaz
Objetivo: Conocer el nivel de conocimientos de los funcionarios sobre los procesos
aplicados en el manejo y control de los bienes de larga duración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi
Instrucciones: Por favor marcar con una X en la respuesta que usted considere la correcta.
1. Usted tiene conocimiento si la institución cuenta con un sistema de control interno en
el manejo de los bienes de larga duración
SI ( ) NO ( )
2. Existen inventarios actualizados y definidos de los bienes de larga duración.
SI ( ) NO ( ) DESCONOCE ( )
3. ¿Para la adquisición de bienes de larga duración hay procedimientos específicos?
SI ( ) NO ( ) DESCONOCE ( )
4. ¿Cada cuánto tiempo se realizan las constataciones físicas de los bienes de larga
duración?
Mensual ( )
Semestral ( )
Anual ( )
Nunca ( )
Otros ( )
Nota.- si usted señala Otros especifíque el tiempo ………………….
5. ¿Los bienes con los que cuenta actualmente la entidad son codificados y entregados
mediante acta entrega – recepción con bienes de larga duración valorados?
SI ( ) NO ( ) DESCONOCE ( )
6. Conoce si hay procedimientos en caso de cambio o traspaso de los bienes asignados a
cada funcionario.
SI ( ) NO ( ) DESCONOCE ( )
7. Cuanto usted conoce sobre el procedimiento en caso de pérdida de bienes de larga
duración de la institución.
Nada ( )
Poco ( )
Mucho ( )
8. Los bienes obsoletos o en mal estado son dados de baja.
SI ( ) NO ( ) DESCONOCE ( )
9. Cuanto usted conoce sobre los procedimientos para los bienes de larga duración que son
dados de baja
Nada ( )
Poco ( )
Mucho ( )
10. Existe una planificación para actividades de mantenimiento a los bienes de larga
duración de la institución.
SI ( ) NO ( )
11. Con qué frecuencia se realizan actividades de mantenimiento a los bienes de larga
duración.
Mensual ( )
Semestral ( )
Anual ( )
Nunca ( )
Otros ( )
Nota.- si usted señala Otros especifíque el tiempo ………………….
12. Conoce usted sobre la normativa aplicada a los bienes de larga duración de sector
público.
SI ( ) NO ( ) DESCONOCE ( )
13. Le gustaría que se establezca un sistema de control interno para el manejo y
administración de los bienes de larga duración.
Nada ( )
Poco ( )
Mucho ( )
Gracias por su colaboración
Anexo N° 4 Formato de Entrevista Aplicada al Jefe Financiero del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIADES - TULCÁN
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Guía de Entrevista
Entrevistado: Jefe Financiero
Entrevistador: Mayra Díaz
Objetivo: Conocer los procesos que son utilizados en el manejo y control de los bienes de
larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Cuestionario:
1. ¿Qué procedimientos existen para registrar los bienes de larga duración?
2. ¿Para la adquisición de nuevos bienes existen procesos determinados?
3. ¿Existe un procedimiento para dar de baja los bienes de larga duración?
4. ¿Cómo se controla el inventario de bienes de larga duración?
5. Se realizan conciliaciones de los resultados de los registros contables con las
constataciones físicas de los bienes de larga duración
6. ¿Qué proceso se realiza en caso de no coincidir la información contable y física de
los bienes de larga duración?
7. ¿Con la implementación de procedimientos de control se mejorará la información
contable y física de los bienes de larga duración?
8. ¿El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi ha emitido una
normativa para la adquisición, administración y manejo de los bienes de larga
duración?
Gracias por su colaboración
Anexo N° 5 Formato de Entrevista Aplicada al Contador del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIADES - TULCÁN
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Guía de Entrevista
Entrevistado: Contador
Entrevistador: Mayra Díaz
Objetivo: Conocer los procesos que son utilizados en el manejo y control de los bienes de
larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Cuestionario:
1. ¿Qué proceso realiza para el registro de las depreciaciones de los bienes de larga
duración?
2. ¿Qué método de depreciación es aplicado para los bienes de larga duración?
3. ¿Qué ocurren con los bienes que son depreciados totalmente?
4. ¿Existen un proceso de revaloración y estimación de una nueva vida útil de los
bienes?
5. ¿Cuál es el proceso a seguir para dar de baja a los bienes de larga duración?
6. ¿Qué características deben tener los bienes para ser dados de baja?
7. Se efectúan conciliaciones de constataciones físicas con los resultados de los
inventarios de bienes
8. Con la implementación de procedimientos de control se mejorará la información
contable y física de los bienes de larga duración
9. ¿El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi ha emitido una
normativa para la adquisición, administración y manejo de los bienes de larga
duración?
Gracias por su colaboración
Anexo N° 6 Formato de Entrevista Aplicada al Guardalmacén del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIADES - TULCÁN
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Guía de Entrevista
Entrevistado: Guardalmacén
Entrevistador: Mayra Díaz
Objetivo: Conocer los procesos que son utilizados en el manejo y control de los bienes de
larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Cuestionario:
1. ¿Qué actividades de control previo ejecuta antes de ingresar los bienes de larga
duración?
2. ¿Existe codificación en los bienes de larga duración?
3. ¿Se realizan las respectivas actas de recepción de los bienes de larga duración?
4. ¿Existe un inventario actualizado de los bienes que están a su cargo?
5. ¿Todos los bienes entregados a los servidores de la entidad están registrados en las
respectivas actas de entrega recepción?
6. Conoce la ubicación exacta de cada bien de la entidad que están a su cargo
7. Existen información de la historia de cada bien de la entidad
8. Que procedimientos son utilizados para las constataciones físicas
9. ¿Realiza constataciones sorpresivas de los bienes de larga duración a los servidores
encargados?
10. Qué proceso debe seguirse para dar de baja definitivamente a un bien de la entidad
11. Con la implementación de procedimientos de control se mejorará la información
contable y física de los bienes de larga duración
12. ¿En caso de pérdida de un bien de larga duración que proceso debe seguir?
13. ¿Cuándo los bienes de larga duración han cumplido su vida útil que se debe
realizar?
14. ¿Existen actas de traspasos de los bienes de larga duración?
15. Para el uso de vehículos y maquinaria que proceso se debe seguir
16. ¿El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi ha emitido una
normativa para la adquisición, administración y manejo de los bienes de larga
duración?
Gracias por su colaboración
Anexo N° 7 Formato de Entrevista Aplicada al Usuario del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial del Carchi
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIADES - TULCÁN
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Guía de Entrevista
Entrevistado: Servidor
Entrevistador: Mayra Díaz
Objetivo: Conocer los procesos que son utilizados en el manejo y control de los bienes de
larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Cuestionario:
1. Para hacer uso un bien de larga duración que proceso debe seguir
2. Que documentos recibe por utilizar bienes de larga duración de la institución
3. Para la entrega de los bienes que procedimientos debe cumplir
4. Cuando un bien no cumple adecuadamente sus funciones que proceso realiza
5. En caso de devolución de los bienes que procedimiento efectúa
6. Conoce el proceso a seguir en caso de pérdida o destrucción de un bien de larga
duración
Gracias por su colaboración
Anexo N°8 Identificación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control
de Bienes de larga duración
Factores internos Factores Externos
Infraestructura Personal Tecnología Proceso Económicos Políticos Tecnológicos Sociales Ambientales
Adquisición de bienes de larga
duración
Baja de Bienes
Baja de Bienes
por Robo o
Hurto
Baja de Bienes
por Enajenación
o Venta-Remate
al Martillo
Baja de Bienes
por Enajenación
o Venta-Remate
en Sobre
Cerrado
Baja de Bienes
por Enajenación
o Venta-Venta
Directa
Constatación Física
Depreciación
Revalorización del Bien
Etiquetado de Bienes
Control de Vehículos Públicos
Anexo N°9 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Adquisición de bienes de
larga duración
Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N°10 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Baja de Bienes Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N°11 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Constatación Física Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N° 12 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Depreciación Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N°13 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Revalorización del Bien Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N°14 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Etiquetado de Bienes Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N°15 Plan de Mitigación del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
PLAN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y Control de
Bienes de larga duración
Control de Vehículos
Públicos
Observaciones
Objetivo
Metas
Estrategia de gestión
Responsabilidades
Indicadores
del Riesgo
Alto
Medio
Bajo
Evaluación del Riesgo
Monitoreo
Anexo N°16 Valoración del Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
Actividades en el Manejo y Control
de
Bienes de larga duración
Perspectiva del Riesgo Observaciones
Probabilidad
del Riesgo
Impacto
del Riesgo
Adquisición de bienes de larga duración
Baja de
Bienes
Baja de Bienes por
Robo o Hurto
Baja de Bienes por
Enajenación o Venta-
Remate al Martillo
Baja de Bienes por
Enajenación o Venta-
Remate en Sobre
Cerrado
Baja de Bienes por
Enajenación o Venta-
Venta Directa
Constatación Física
Depreciación
Revalorización del Bien
Etiquetado de Bienes
Control de Vehículos Públicos
Anexo N°17 Respuesta al Riesgo
Elaborado por: Mayra Díaz
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL CARCHI
RESPUESTA DEL RIESGO
Actividades en el Manejo y
Control de
Bienes de larga duración
Respuesta del Riesgo Observaciones
Evitar Reducir Compartir Aceptar
Adquisición de bienes de larga
duración
Baja de
Bienes
Baja de Bienes
por Robo o Hurto
Baja de Bienes
por Enajenación o
Venta-Remate al
Martillo
Baja de Bienes
por Enajenación o
Venta-Remate en
Sobre Cerrado
Baja de Bienes
por Enajenación o
Venta-Venta
Directa
Constatación Física
Depreciación
Revalorización del Bien
Etiquetado de Bienes
Control de Vehículos Públicos
Anexo N°18 Flujograma N° 1 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración
JEFE
ADMINISTRATIVO
JEFE
FINANCIERO
MÁXIMA
AUTORIDAD
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
JEFE
JURÍDICO
PROVEEDOR GUARDALMACÉN CONTADOR
NO
SI
SI
NO
..
INICIO
Solicita la
adquisición de
bienes Anexando
especificaciones
técnicas y pliegos
Consta
en el
PAC
Inspecciona que
el requerimiento
del bien este
incluido en el
PAC.
Solicita la
Certificación
Presupuestaria
.
Verificación
de la
disponibilidad
presupuestaria
Existe
FIN
Certificación
presupuestaria
Solicita el inicio
del proceso de
contratación para
la adquisición del
bien
Aprobación del
proceso de
adquisición del
bien
Emite la
Resolución de
Inicio
Se publica el
proceso de
adquisición en el
portal de compras
públicas
www.compraspublicas.gob.ec
Adjuntando las
especificaciones,
pliegos, resoluciones
y certificación
presupuestaria
Se da seguimiento al
proceso de adquisición
en el portal, en las
actividades de las
preguntas y respuestas,
calificación de ofertas,
convalidación de
errores, puja o
negociación hasta la
adjudicación del
proceso.
Se elabora la
resolución de
adjudicación para la
firma y publicación
en el portal de
compras públicas.
Se revisa y firma la
Resolución de
adjudicación para
disponer su
publicación en el
portal de compras
públicas. La Resolución de
adjudicación se
publicará en el portal de
compras públicas
Se procede a la firma del
contrato, se indican las
posibles garantías y se
entrega el bien
contratado
Se realiza el
Contrato de
adquisición del
bien.
Documentación
Legal
Se da
recibimiento
del bien
adquirido
Elaborado por: Mayra Díaz
NO
SI
NO
SI
Se revisa y se
inspecciona las
especificacion
es técnicas
Cumple
Se realiza el ingreso a
bodega del bien adquirido,
una vez que ha sido
verificado y cumple con lo
establecido en el contrato.
Ingreso a Bodega
Registra el bien
en el programa
SFGPROV y se
crea la hoja de
vida del bien.
Elabora el acta de entrega-
recepción con tres copias
para ser firmada y
entregar el bien
Se procede al
etiquetado del
bien
Solicita el expediente
completo de la
adquisición para
proceder con el
registro del bien y del
pago Revisa la
suficiencia y
legalidad
documental.
Cumple
Procede
con el
pago
Comunica al
Jefe
Administrati
vo para su
devolución o
reemplazo.
FIN
Pago del
bien
adquirido
Elabora el
formulario de
adquisición e
ingreso del
bien adquirido
en activos fijos
FIN
Anexo N° 19 Flujograma N°2 Baja de Bienes de Larga Duración por Robo o Hurto
CUSTODIO DEL
BIEN
MÁXIMA
AUTORIDAD
JEFE
JURÍDICO
JEFE
ADMINISTRATIVO
JEFE
FINANCIERO
CONTADOR JEFE DE
CONTROL DE
BIENES
NO SI
SI
NO
INICIO
Se informa por escrito
dentro de los dos días
hábiles del
desaparecimiento del
bien, al Guardalmacén,
Jefe Administrativo y la
Máxima Autoridad.
Informe de
Novedades
La revisión del informe
y dispone la realización
de la denuncia en la
Fiscalía.
Realiza la denuncia ante
la Fiscalía con la
información pertinente
Da seguimiento de la
denuncia, hasta que
haya
pronunciamiento del
Agente Fiscal
competente.
Recuper
a el bien
Dispone que se
realicen los registros
de control contable
oportunos
Archivo del trámite
Dispone que se realicen
los registros de control
contable oportunos
Envía la
Documentación
.
Acoge la documentación
y lo remite al Jefe
Financiero
Realiza un
expediente.
Recibe el expediente
y dispone la
realización del
registro contable
temporal de control.
Elimina contablemente el
bien, y registra en una
cuenta de Control de
Disminución Patrimonial,
con la identificación del
responsable durante el
proceso legal. Comunica al
Jefe de Control de Bienes
para que realice el registro
de baja.
Registra la
baja del bien
hurtado o
robado, en la
ficha de
control
correspondie
nte.
Se comunica los
resultados a la Máxima
Autoridad, Jefe
Administrativo y Jefe
Financiero
Sentencia emitida
por Agente Fiscal
competente.
Revisa los
resultados
Existen
responsable
s
Eliminación
de la cuenta
Patrimonial
de Control
Archivo
El registro de
una cuenta por
cobrar al
custodio del
bien
Elaborado por: Mayra Díaz
NO
SI
Repone el Bien o
paga en efectivo
Se efectúa la
apertura de una
cuenta por cobrar al
custodio
Se registra la
eliminación de la
cuenta por cobrar y el
ingreso del bien o del
dinero restituido.
Repone
el Bien Archiva
En caso de reponerse
el bien comunica al
Jefe de Control de
bienes
Registra
el alta del
bien
restituido
FIN
Anexo N° 20 Flujograma N° 3 Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Remate al Martillo
GUARDALMACÉN JEFE
FINANCIERO
ASISTENTE
FINANCIERO
MÁXIMA
AUTORIDAD
JUNTA DE
REMATES
CONTADOR MARTILLADOR
PÚBLICO
JEFE DE
CONTROL DE
BIENES
NO
SI
INCIO
Se comunica por
escrito las
novedades de los
bienes inservibles,
obsoletos o que se
hayan dejado de
usar, a la Máxima
Autoridad y al Jefe
Financiero
El Asistente
Financiero
designado realiza
la inspección de
los bienes
informados.
Efectúa la
inspección e
informa si los
bienes se
encuentran
inservibles,
obsoletos o se
han dejado de
usar y si son
susceptibles
de venta.
Envía el informe al
Jefe Financiero.
Bienes son
aptos de
venta
Se archiva el
expediente.
FIN
Revisa el
informe
Dispone la
enajenación de
bienes mediante
Remate al
Martillo.
Conforma la Junta de Remate con su delegado, el Jefe
Financiero y Jefe Jurídico.
Emite la Resolución
Designa a peritos
para que realicen
los avalúos de los
bienes a rematar.
Indica el lugar y hora en que se ejecutara el
remate al martillo y esta información se
publica en carteles en los lugares
frecuentados, página oficial de la
institución y publicaciones en la
prensa.
Recoge los valores
de consignación de
los postores
interesados y los
entrega al Jefe
Financiero.
Almacena y deposita
los valores de
consignación.
Elaborado por: Mayra Díaz
SI
NO
SI
NO
Dispone la
contabilización del
depósito.
Realiza el registro
contable de las
consignaciones.
En la fecha
establecida para el
remate se recibe las
posturas verbales
registrando nombres y
apellidos del postor.
Pregona
cada
postura
Mejores
Posturas
Declara el cierre y
adjudicación del
Remate.
Pago del
remate a
tiempo
Se quiebra el remate y sigue el orden de los postores.
Recibe el dinero
del postor
adjudicado y lo
entrega al Jefe
Financiero
Deposita los valores
entregados por el
postor adjudicado y
da la disposición de
entregar los bienes
rematados al postor
adjudicado y la
devolución de las
consignaciones.
Entrega los
bienes rematados
al postor
adjudicado y
remite los
documentos a
contabilidad.
Contabiliza la
baja del bien
rematado por
sobre cerrado y el
pago de las
consignaciones.
Registra
la baja
del Bien
de Larga
Duración
.
FIN
Anexo N° 21 Flujograma N° 4 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Remate en Sobre Cerrado
GUARDALMACÉN JEFE
FINANCIERO
ASISTENTE
FINANCIERO
MÁXIMA
AUTORIDAD
JUNTA DE
REMATES
CONTADOR JEFE DE
CONTROL
DE BIENES
NO
SI
INICIO
Se comunica por
escrito las novedades
de los bienes
inservibles, obsoletos
o que se hayan dejado
de usar, a la Máxima
Autoridad y al Jefe
Financiero
El Asistente
Financiero
designado realiza
la inspección de
los bienes con
novedades.
Efectúa la inspección
e informa si los
bienes se encuentran
inservibles,
obsoletos o se han
dejado de usar y si
son susceptibles de
venta.
Envía el informe al
Jefe Financiero. Revisa el
informe
Bienes
son aptos
de venta
Se archiva el
expediente.
FIN
Dispone la
enajenación de
bienes mediante
Remate en Sobre
Cerrado.
Conforma la Junta de Remates con los Jefes
Financiero y Administrativo, y su
delegado ser el caso.
Emite la Resolución
Designa a peritos
para que realicen
los avalúos de los
bienes a rematar.
Indica las
especificaciones, lugar, fecha y hora límite en que
se receptaran las ofertas de sobre cerrado, esta
información se publica en carteles en los lugares
frecuentados, página oficial de la institución y
publicaciones en la prensa.
Recepta las ofertas hasta la fecha y hora límite,
colocando en cada sobre la fe de presentación con el
día y hora en que los reciba y el valor establecido del
10%.
Abre los sobres en
presencia de los
interesados, lee las propuestas, las califica y
las adjudica al mejor postor. Notifica la
Adjudicación a todos los oferentes y al
adjudicatario. Suscriben el Acta con el Adjudicatario.
Recoge el dinero del adjudicatario del remate y
lo entrega al Jefe Financiero
Elaborado por: Mayra Díaz
SI
NO
Pago del
remate a
tiempo
Se quiebra el remate
y sigue el orden de los postores.
Deposita los valores
entregados por el adjudicatario y da la
orden de entregar los bienes rematados al
postor adjudicado.
Entrega los bienes
rematados al postor
adjudicado y remite
los documentos a
contabilidad.
Contabiliza la
baja del bien
rematado por
sobre cerrado y
el pago de las
consignaciones.
Registra
la baja
del Bien
de Larga
Duración
.
FIN
Anexo N°22 Flujograma N° 5 Proceso de Baja de Bienes de Larga Duración por Enajenación o Venta – Venta Directa
JEFE
FINANCIERO
MÁXIMA
AUTORIDAD
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
GUARDALMACÉN CONTADOR JEFE DE
CONTROL DE
BIENES
SI
INICIO
Se informa a la Máxima
Autoridad de los bienes
sometidos a remate por
dos ocasiones fallidas y
de aquellos bienes que
por su poco valor no
ameritan el remate.
Se envía el informe a la
Máxima Autoridad
Dispone la enajenación de
bienes mediante Venta
Directa.
Delega al Jefe
Administrativo o Asistente
para que actúe en
representación de este en el
proceso de venta directa de
los bienes
Emite la
Resolución
Señala el lugar, fecha y hora
límite para la recepción de las
ofertas en sobre cerrado, e
indica los lugares
determinados para colocar los
carteles de información de este
hecho.
Recepta las ofertas y registra en cada
sobre el día y hora en que los reciba.
Abre los sobres en presencia de los
interesados, lee las propuestas, las
califica y adjudica la oferta que goce
de preferencia y conveniencia.
Notifica la Adjudicación a
todos los oferentes y al
adjudicatario. Suscriben el
Acta con el Adjudicatario.
Emite el informe al
Jefe Financiero.
Ofertas
pagadas?
Deposita los valores
entregados por el
adjudicatario y
emite la orden de
entregar los bienes
vendidos al postor
adjudicado.
Elaborado: Mayra Díaz
NO
Declarada
desierta la venta.
Se vende directamente sin
proceso de enajenación.
FIN Entrega los bienes
vendidos al adjudicatario.
Remite los documentos
a contabilidad.
Contabiliza la baja del
bien rematado por sobre
cerrado y el depósito de
dinero por pago.
Registra la
baja del Bien
de Larga
Duración.
FIN
FIN
Anexo N°23 Flujograma N° 6 Proceso de Constatación Física de los Bienes de Larga Duración
JEFE
ADMINISTRATIVO
MÁXIMA
AUTORIDAD
EQUIPO DE
TRABAJO
GUARDALMACÉN CONTADOR
INICIO
Examina la planificación anual y
elabora las programaciones a
seguir para la constatación física
de los bienes de larga duración.
Se envía el informe a
la Máxima
Autoridad.
Se comunica a los departamentos que
están involucrados con el manejo de
los bienes de larga duración.
(Guardalmacén, Contador, Jefe
Financiero, Jefe Administrativo)
Se designa un equipo de trabajo
independiente de aquel que tiene
a su cargo el registro y manejo
de los bienes de larga duración.
Se entrega el inventario detallado
de los bienes de larga duración
emitido por el sistema SFGPROV
de la entidad al equipo de trabajo.
Se entrega toda la información
al equipo de trabajo para que
realice la constatación física.
(Formularios, herramientas).
Inician la revisión de las áreas
asignadas e identifica específicamente
el bien, etiqueta bienes que no estén
identificados y deberá de anotar las
observaciones, o cualquier novedad.
Emite un informe detallando de
los bienes faltantes, sobrantes,
obsoletos, en desuso, e inservibles
para justificarlos o que se proceda
a la baja de los estos.
Identifica los bienes de larga
duración faltantes y justifica la
ausencia antes de que se emita el
informe final.
Elaborado por: Mayra Díaz
Culmina la toma física, se entrega un
listado con las observaciones
definitivas y firmado por los
responsables de la actividad dando fe
de lo actuado.
Emiten informe definitivo con los
anexos debidamente legalizados,
tanto por el equipo de trabajo
como por el Jefe Administrativo.
Aprueba el informe con los
resultados finales y dispondrá se
realicen los ajustes necesarios
indicados en informe final.
Actualiza los inventarios y
realiza los ajustes como se indica
la Máxima Autoridad
Consolida y ajusta los
resultados con los
inventarios actualizados
FIN
Anexo N° 24 Flujograma N° 7 Proceso de Depreciación de los Bienes de Larga
Duración
Elaborado por: Mayra Díaz
JEFE DE CONTROL DE
BIENES
JEFE FINANCIERO CONTADOR
INICIO
Genera el informe anual de los
bienes de larga duración y lo
remite al Jefe Financiero.
Recepta y dispone que
se realice el cálculo
de depreciación.
Envía la
información al
Contador
Concilia la información de control
de bienes con los mayores
contables.
Procesa la depreciación en la herramienta
informática financiera y siguiendo la
Normativa del Sistema de Administración
Financiera (SAFI).
Genera el reporte general y lo
remite al Jefe Financiero para
su aprobación.
Examina el reporte general
de la depreciación, lo
aprueba y envía al contador
para su contabilización.
Realiza los registros
contables de la
depreciación.
Concilia los saldos de los
mayores con la información de
control de bienes.
Remite información
al Jefe de Control de
Bienes
Concilia valores de los bienes
de larga duración con los
saldos de las cuentas
contables e ingresa al sistema
SFGPROV.
FIN
Anexo N°25 Flujograma N° 8 Proceso de Revalorización de los bienes de larga duración
JEFE
ADMINISTRATIVO
GUARDALMACÉN MÁXIMA
AUTORIDAD
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
JEFE
FINANCIERO
CONTADOR
SI
NO
INICIO
En el Plan Operativo
Anual se incluirá la
revalorización de los
bienes de larga
duración.
Se emite el detalle de
los bienes que han
cumplido su vida
útil.
Se verifica la capacidad
productiva del bien y
emite reporte al Jefe
Administrativo
Examina y evalúa la
lista detallada para
seleccionar los
bienes que serán
revalorizados.
Solicita un técnico
especializado para
realizar la
revalorización.
Autoriza la contratación
de un Técnico
especializado para las
revalorizaciones.
Formula un informe técnico
mostrando las partes y piezas
que cambiará con los costos
para que el bien siga siendo
utilizado.
Revalorización
del bien
Proceso de
dado de baja
del bien.
FIN
Elaborado por: Mayra Díaz
Proceso de
revalorización
del bien.
Elabora el informe final de
los bienes revalorizados y de
los costos de las
sustituciones.
. Recibe el informe técnico
con las nuevas partes, piezas
sustituidas con su respectivo
costo, para ser aprobado.
Realiza los cambios
pertinentes de los bienes
revalorizados.
Recepta el informe final
técnico con las nuevas partes,
piezas sustituidas y su costo.
Autoriza la revalorización y
entrega documentos a
contabilidad para su registro.
Registra el nuevo valor del
bien disminuyendo el valor
contable respectivo, así
también la Depreciación
Acumulada.
Se envía el informe técnico
de los nuevos valores del
bien para ser ingresados al
sistema SFGPROV.
FIN
Anexo N° 26 Flujograma N° 9 Proceso de Etiquetado de los Bienes de Larga Duración
Elaborado por: Mayra Díaz
GUARDALMACÉN JEFE
ADMINISTRATIVO
MÁXIMA
AUTORIDAD
INICIO
Recibe los bienes de larga
duración en la bodega para abrir
un historial de vida útil de cada
uno en el programa SFGPROV.
Emite detalle de inventarios de
los bienes de larga duración.
Solicita la elaboración de
etiquetas con su
respectivo código de
barras, de acuerdo a las
políticas establecidas.
Autoriza la emisión
de las etiquetas para
los bienes de larga
duración.
Se entrega directamente
al Guardalmacén las
etiquetas.
Revisa listado de bienes, inventariados de
acuerdo al reporte del sistema SFGPROV y
sitúa las áreas donde se procederá a etiquetar.
Empieza a
etiquetar todos los
bienes en un lugar
visible para una
identificación
rápida.
Ingresa a la base de datos del
sistema SFGPROV las
etiquetas.
Revisa la actualización
de los datos en el
sistema SFGPROV en el
módulo de activos fijos.
Elabora un acta donde se detalla la
ubicación del bien, el código de barras
designado y la fecha del levantamiento
del inventario actualizado.
FIN
Anexo N° 27 Flujograma N° 10 Proceso de Control de Vehículos Públicos
Elaborado por: Mayra Díaz
JEFE
ADMINISTRATIVO
MÁXIMA
AUTORIDAD
JEFE DE
TRANSPORTES
CONDUCTOR
Se debe indicar el
conductor, lugar de trabajo,
vehículo y asignación de
combustible.
Elabora el formulario de
movilización y
salvoconducto el cual no
puede ser mayor a cinco días.
Autoriza y aprueba el
formulario y
salvoconducto de
movilización vehicular.
Emite el formulario y
salvoconducto al jefe de
transporte.
Recepta la información con
24 horas de anticipación a la
movilización del vehículo
en días laborables.
Recibe documentación con 48
horas de anticipación a la
movilización del vehículo en
días no laborables.
Realiza el acta detallando
las características del
vehículo, herramientas de
emergencia, matrícula
vigente, Soat, y tarjeta del
seguro vehicular.
Recibe el acta y verifica el
vehículo que se encuentre
en óptimas condiciones
para el desarrollo de las
actividades asignadas
fuera o dentro del horario
normal de trabajo.
Autoriza la salida del
vehículo del parque
automotor de la entidad.
Cumple con las actividades
exclusivamente oficiales de
la entidad como lo indica el
acta y salvoconducto.
Dado por cumplido las
actividades regresa el
vehículo al parque
automotor de la institución.
Se emite el ingreso del
vehículo y se indica las
actividades realizadas al
Jefe de Transportes.
Recepta el informe y
registra las
actividades.
FIN
INICIO
Anexo N° 28 Validación de Expertos
Anexo N°29 Presupuesto del Proyecto de Investigación
Presupuesto del Trabajo de Grado
Detalle Presupuesto
Resma de papel 10,00
Internet 30,00
Impresiones 35,00
Copia de documentos 10,00
Anillados 5,00
Empastados 30,00
Movilización 15,00
Solicitudes 30,00
Aprobación del perfil y tesis 1100,00
Presentación de borradores 623,00
Donación del Libro 80,00
TOTAL 1968,00 Elaborado por: Mayra Díaz
Anexo N°30 Cronograma de Actividades del Proyecto de Investigación
Cronograma de actividades
Capítulo Tareas Horas Fecha
Introducción Diseño teórico, aporte teórico práctica y novedad 2 17/05/2016
Revisión, reformulación y aprobación 2 19/05/2016
Capítulo I
Marco teórico 1 21/05/2016
Reformulación 1 25/05/2016
Aprobación 2 30/05/2016
Capítulo II
Modalidad, tipo de investigación, métodos, técnicas,
instrumentos 2 02/06/2016
Aplicación, de instrumentos, tabulación de resultados 2 08/06/2016
Análisis e interpretación de los resultados 2 08/06/2016
Conclusiones 2 21/06/2016
Reformulación y aprobación 2 21/06/2016
Capítulo III
Desarrollo de la propuesta 2 27/06/2016
Conclusiones generales, recomendaciones 2 19/07/2016
Reformulación 2 20/07/2016
Aprobación 1 22/07/2016
Revisión del primer borrador 1 26/07/2016
Reformulación 2 10/08/2016
Aprobación 1 11/08/2016 Elaborado por: Mayra Díaz
Anexo N° 31 Fotografías
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Tomada por: Mayra Díaz
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Tomada por: Mayra Díaz
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Tomada por: Mayra Díaz
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Tomada por: Mayra Díaz
Anexo N° 32 Artículo Científico
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ARTÍCULO CIENTÍFICO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN
DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DEL
CARCHI
Autor:
Mayra Janneth Díaz Maldonado
Tulcán, 2016
Artículo Científico
TEMA: Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Nombre y dirección de autor
Autor: Mayra Janneth Díaz Maldonado
Dirección: Panamá y Cuenca
Dirección electrónica: [email protected]
Nombre y Dirección del coautor
Coautor: C.P.A. Nixon Patricio Lastra Calderón, Mgs.
Dirección: calle 9 de octubre y Sucre
Dirección electrónica: [email protected]
Universidad: Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
Facultad: Sistemas Mercantiles
Carrera: Contabilidad Superior y Auditoria
Título: Egresada de la carrera de Contabilidad y Auditoría
Línea de Investigación: Auditoría
Resumen
En la actualidad las entidades públicas utilizan los activos fijos o bienes de larga duración
para el desarrollo de sus actividades, por esta razón es importante tener procesos específicos
debidamente controlados y monitoreados con el fin de permitir un adecuado manejo y
control de estos recursos por parte de la entidad, de conformidad con el derecho público es
obligatorio el cumplimiento a las normas emitidas por el ente rector en materia de control
como es la Contraloría General del Estado, ya que el incumplimiento genera responsabilidad
en los custodios de los bienes.
En la presente investigación se utilizó procedimientos metodológicos como la investigación
cuantitativa y cualitativa, como también, métodos, técnicas e instrumentos, los mismos que
permitieron la recolección de información verídica, oportuna y confiable para el desarrollo
de la investigación como es el planteamiento del problema y dar la solución como es el
diseño de un sistema de control interno a los bienes de larga duración del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi.
Palabras claves: Control Interno, sistema, procesos, manejo, control
Abstrac
At present the public entities use the fixed assets or goods of long duration for the
development of his activities, for this reason it is important to have specific processes due
controlled and monitored in order to allow a suitable managing and control of these resources
on the part of the entity, conformity with the public law is obligatory the fulfillment to the
procedure issued by the governing entity as for control since it is the General Controllership
of the State, since the breach generates responsibility in the guardians of the goods.
In the present investigation one used methodological procedures as the quantitative and
qualitative investigation, since also, methods, technologies and instruments, the same ones
that allowed the compilation of true, opportune and reliable information for the development
of the investigation since it is the exposition of the problem and to give the solution since it
is the design of a system of internal control for the goods of long duration of the Autonomous
Decentralized Provincial Government of the Carchi.
Keywords:
Internal control, system, processes, managing, control
Introducción
En la actualidad el Control Interno es un proceso para alcanzar los objetivos y tiene como
fin brindar seguridad a las actividades que realizan todos los servidores, desde el proceso
gobernante, operativo y de apoyo de la entidad con la finalidad de obtener un grado de
seguridad razonable en el cumplimiento de objetivos y metas planteadas.
Por ello la presente investigación plantea al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
del Carchi contar con procesos específicos para el manejo y control de los bienes de larga
duración. Para dar cumplimiento al diseño del sistema de control interno, fue preciso realizar
una investigación aplicando instrumentos que permitieron recolectar información verídica y
confiable con la finalidad de obtener un diagnóstico que evidenció la inexistencia de un
sistema de control interno, de procesos específicos y documentados, ocasionando
inconvenientes en las actividades que se ejecutan de una forma empírica.
Un adecuado sistema de control interno brinda seguridad y un adecuado manejo y
administración de los bienes de larga duración, ya que al contar con procesos específicos y
detallados con los responsables del uso de los bienes ayudará a un eficiente uso, custodia y
conservación de los bienes.
Materiales y métodos
Para el desarrollo del trabajo de tesis se realizaron procedimientos metodológicos y se hizo
uso de distintos métodos, técnicas e instrumentos.
Es así que el presente trabajo de investigación adopta la modalidad paradigmática cualitativa
que realiza una descripción de las situaciones mostradas en la entidad involucrada con el fin
de elaborar el planteamiento del problema, además esta modalidad permite analizar
detenidamente los resultados y datos obtenidos al utilizar los instrumentos de investigación,
y la modalidad paradigmática cuantitativa en la recolección de datos numéricos y así poder
realizar análisis estadísticos de los resultados alcanzados después de aplicar instrumentos de
investigación al personal involucrado de la institución.
Tipos de Investigación
Para la presente investigación de tesis se utilizaran los siguientes tipos de investigaciones:
Investigación Bibliográfica. La investigación Bibliográfica es aprovechada en la
elaboración del marco teórico de la presente investigación ya que se será respaldada por
distintas fuentes de información como son libros, leyes, normativas, reglamentos
vigentes e internet que permiten el desarrollo adecuado del trabajo de investigación.
Investigación de Campo. La investigación de campo es empleada para la determinación
del problema a investigar con el uso y la aplicación de instrumentos de investigación
como la encuesta que es dirigida a los funcionarios de la institución involucrada.
Investigación Correlacional. La investigación correlacional es aplicada en la relación
que existe entre las dos variables de investigación: la variable independiente control
interno y la dependiente bienes de larga duración, las cuales se entrelazan para el
desarrollo del sistema de control interno.
Investigación Descriptiva. Esta investigación es utilizada en el presente trabajo de tesis
ya que se desarrollan una serie de procedimientos los cuales serán detallados, además
permite realizar una descripción y correlacionar las dos variables de la investigación que
son el control interno y los bienes de larga duración.
Población y Muestra
La población a la cual esta dirigida la encuesta es fueron los funcionarios del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi, que son los encargados de los bienes de
larga duración y a los servidores que los utilizan en el desarrollo de sus actividades.
La muestra sera obtenida con la utilización de la siguiente formula la cual permite obtener
el número de funcionarios a los cuales será dirigida la encuesta.
Donde:
n = tamaño de la muestra
N = Población
= Error Muestral, que en este caso por tratarse de población finita, se trabajará con el 12%
de margen aceptable.
2 = Desviación de la población al cuadrado o varianza: 0.25 porque se trabaja en el centro,
es decir: 0.5 de éxito y 0.5 de fracaso.
Z = Valor tipificado que corresponde a 1.645 doble cola.
Nivel de confianza = 90%.
(N-1) = Corrección geométrica, para muestras grandes > 50.
2 2 2
) 1 ( 2
2
Z N
N Z n
)25.0()645.1()1250()12.0(
)250)(25.0()645.1(22
2
n
)25.0()706025.2()249()0144.0(
)5.62)(706025.2(
n
)67650625.0()5856.3(
)1265625.169(
n
)426210625.4(
)1265625.169(n
n = 39.68 => 40 funcionarios
Métodos, técnicas e instrumentos de la investigación
Para el desarrollo del presente proyecto de tesis se utilizará los métodos teóricos y empíricos.
Métodos Empíricos
Observación científica. - Este método fue implementada con el fin de determinar el
problema y emitir una solución con observación directa a los procesos de control empleados
por la institución referente a los bienes de larga duración.
Análisis Documental. Mediante este método permitió recopilar información misma que
permite diagnosticar problemas y necesidades sobre el control interno con la finalidad de
emitir soluciones del manejo y control de los bienes de larga duración.
Validación por vía de expertos. Este método fue empleado ya que la propuesta de esta
investigación debe ser sometida a revisión y criterios de expertos en la temática con el fin
de comprobar su fidelidad y viabilidad de aplicación en la institución.
Métodos teóricos
Método deductivo – Inductivo. Estos métodos fueron aplicados en la fundamentación
teórica desde lo general del control interno hasta lo particular y con ello realizar la propuesta
que es particular de los procesos de los bienes de larga duración de la entidad.
Método Analítico-Sintético. Fueron aplicados estos métodos con el fin de revisar, ordenar
e interpretar la información que se ha obtenido, lograr un adecuado conocimiento,
comprensión del control interno, proponer una solución del control y manejo de los bienes
de larga duración.
Método Histórico-Lógico. Se utilizó este método debido a que se recopilará información
del control interno misma que permite conocer el inicio, progreso y evolución que ha tenido
y así poder evidenciar en la investigación los cambios legales que han ocurrido en la
normativa vigente.
Sistémico. Se aplicó este método durante el desarrollo de la investigación siguiendo un
orden específico, además utilizaré en los componentes de la propuesta en forma sistémica.
Técnicas de Investigación
Encuesta. Es la técnica que permitió obtener información de los usuarios con la adquisición
de conocimiento de los procesos de control interno en el manejo de los bienes de larga
duración de la entidad.
Entrevista. Esta técnica de investigación fue aplicada a los jefes departamentales que
pueden entregar información de los procesos que son aplicados en el control y manejo de los
bienes de larga duración en la entidad.
Instrumentos de Investigación
Cuestionario. Este instrumento permite obtener información de los procesos de manejo y
control de los bienes de larga duración, además el cuestionario tiene bajo costo, menor
tiempo y varias personas participan de éste.
Guía de Entrevista. Este instrumento es creado con el fin de tener un orden en lo que
consiste una entrevista que es dirigida al jefe financiero, contador, guardalmacén y a los
usuarios de los bienes de larga duración.
Resultados
1. Usted tiene conocimiento si la institución cuenta con un sistema de control interno
en el manejo de los bienes de larga duración
Tabla N° 14 Sistema de Control Interno
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 18 455%
NO 22 55%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
En los resultados obtenidos del total de los funcionarios encuestados una mayoría indica que
no tienen conocimiento sobre la existencia de un sistema de control interno dirigido al
manejo y control de los bienes de la larga duración mediante procesos, ya que esta institución
al ser pública se rige a las normativas vigentes de la Contraloría General del Estado y del
Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador.
2. Conoce usted sobre la normativa aplicada a los bienes de larga duración de sector
público.
Tabla N° 15 Normativa aplicada a los Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 15 37%
NO 7 18%
DESCONOCE 18 45%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
En los resultados obtenidos la mayoría de funcionarios de la entidad desconocen la
normativa que es aplicada a los bienes de larga duración, por lo que los funcionarios
necesitan capacitación del tema.
3. Le gustaría que se establezca un sistema de control interno para el manejo y
administración de los bienes de larga duración.
Tabla N° 16 Sistema de Control Interno para los Bienes de Larga Duración
OPCIÓN FRECUENCIA PORCENTAJE
NADA 0 0%
POCO 0 0%
MUCHO 40 100%
TOTAL 40 100% Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi
Elaborado por: Mayra Díaz
En los resultados obtenidos los funcionarios encuestados en su totalidad consideran que es
adecuado contar con un sistema de control interno de los bienes de larga duración para la
aplicación de sus procesos.
Discusión
Mediante la aplicación de un sistema de control interno contribuye como un aporte para la
administración, manejo y control de los bienes de larga duración desde su adquisición, baja
de los bienes, constatación física, depreciaciones, revalorizaciones, etiquetado de bienes y
control de bienes públicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial del Carchi,
así como se lo realizo en el “Sistema de Control Interno para los bienes de larga duración
del Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi” que diseño para el mejoramiento
del control de los bienes utilizando formatos acordes con la necesidades encontrada.
Por ello es importante contar con un sistema de control interno a los bienes de larga duración
basada en normativas vigentes actualizadas en caso de ser públicas como lo es el Acuerdo
039-CG-2009, publicado en el Registro Oficial 78 de 14 de diciembre de 2009 y el Acuerdo
27-CG-2016, que ayudará al eficiente uso de los recursos, diseñando un sistema de control
interno a los bienes de larga duración para el manejo y control basado en los componentes
del COSO permitiendo así un adecuado manejo y control .
Sistema de Control Interno a los Bienes de Larga Duración
Fuente: Acuerdo 017-CG-2016 Contraloría General del Estado
Elaborado por: Mayra Díaz
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO A LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN
Ambiente de Control
Delimitación de Resposabilidades y Autoridades en los Procesos
Socialización de Normativa Vigente
Evaluación de Riesgos
Identificar, Evaluar y MItigar el Riesgo.
Actividades de Control
Adquisición de bienes de larga duración
Baja de bienes
Baja de Bienes por Robo o Hurto
Baja de Bienes por Enajenación o Venta -Remate al Martillo
Baja de Bienes por Enajenación o Venta-Remate en Sobre Cerrado
Baja de Bienes por Enajenación o Venta -Venta Directa
Constatación Física
Depreciación
Revalorización del Bien
Etiquetado de Bienes
Control de vehículos públicos
Información y Comunicación
Documentación adecuada
Información Inmediata
Supervisión y Monitoreo
Control para las Actividades y sus procesos
Proceso de Adquisición de bienes de larga duración
Definición
Es un proceso administrativo en el cual la máxima autoridad o funcionario delegado efectúa
la adquisición de bienes basándose en reglamento interno y normativas vigentes que inicia
con la necesidad y culmina con la recepción del bien.
Objetivo
Estandarizar el proceso de control para la adquisición de bienes de larga duración de la
entidad acatando la normativa vigente para el sector público.
Alcance
La adquisición de los bienes de larga duración de la entidad.
Actividades de Control
Todas las actividades del Plan Operativo Anual de la entidad que requieren una
adquisición de un bien estarán enlistadas en Plan Anual de Contrataciones (PAC).
Para la adquisición de bienes deben estar incluidas en el Plan Anual de Contrataciones
(PAC) en el cual se realizan el requerimiento de contratación.
Se evalúan las ofertas que presenten los proveedores del bien requerido.
Las adquisiciones por ínfima cuantía y emergencias no necesariamente están incluidas
en el Plan Anual de Contrataciones.
Los bienes requeridos deben estar de acuerdo con las especificaciones solicitadas en la
documentación pertinente.
El Jefe Administrativo aplicará el principio de legalidad y suficiencia documental para
la solicitud de pago.
Cuadro N° 15 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Solicita la adquisición de bienes, anexando
especificaciones técnicas y pliegos
Jefe Administrativo
2 Inspecciona que el requerimiento del bien
este incluido en el Plan Anual de
Contrataciones (PAC), si no está contenido se
devuelve el trámite o se solicita la
Certificación Presupuestaria.
Jefe Administrativo
3 Verificación de la disponibilidad
presupuestaria, si existe se realiza la
certificación presupuestaria y en caso de no
haber se devuelve el trámite.
Jefe Financiero
4 Solicita el inicio del proceso de contratación
para la adquisición del bien
Jefe Financiero
5 Aprobación del proceso de adquisición del
bien y se emite la Resolución de Inicio
Máxima Autoridad
6 Se publica el proceso de adquisición en el
portal de compras públicas
www.compraspublicas.gob.ec adjuntando las
especificaciones, pliegos, resoluciones y
certificación presupuestaria
Asistente Administrativo
7 Se da seguimiento al proceso de adquisición
en el portal, en las actividades de las
preguntas y respuestas, calificación de
ofertas, convalidación de errores, puja o
negociación hasta la adjudicación del
proceso.
Asistente Administrativo
8 Se elabora la resolución de adjudicación para
la firma y publicación en el portal de compras
públicas.
Jefe Jurídico
9 Se revisa y firma la Resolución de
adjudicación para disponer su publicación en
el portal de compras públicas.
Máxima Autoridad
10 La Resolución de adjudicación se publicará
en el portal de compras públicas
Asistente Administrativo
11 Se realiza el Contrato de adquisición del bien. Jefe Jurídico
12 Se procede a la firma del contrato, se indican
las posibles garantías y se entrega el bien
contratado con la documentación legal.
Proveedor
13 Se da recibimiento del bien adquirido, se
revisa y se inspecciona las especificaciones
técnicas emitidas en la documentación para el
ingreso a bodega y si estas no se cumplen se
comunica al Jefe Administrativo para su
devolución o reemplazo.
Guardalmacén
14 Se realiza el ingreso a bodega del bien
adquirido, una vez que ha sido verificado y
cumple con lo establecido en el contrato.
Guardalmacén
15 Registra el bien en el programa SFGPROV y
se crea la hoja de vida del bien.
Guardalmacén
16 Elabora el acta de entrega-recepción con tres
copias una a contabilidad, al guardalmacén y
otra al custodio designado para ser firmada y
entregar el bien
Guardalmacén
17 Se procede al etiquetado del bien Guardalmacén
18 Solicita el expediente completo de la
adquisición para proceder con el registro del
Jefe Financiero
bien y del pago, revisa la suficiencia y
legalidad documental. Si se cumple, procede
con el pago, caso contrario lo suspende hasta
que se encuentre completa.
19 Pago del bien adquirido Contador
20 Elabora el formulario de adquisición e
ingreso del bien adquirido en activos fijos
Contador
Elaborado por: Mayra Díaz
Flujograma N° 11 Proceso de Adquisición de Bienes de Larga Duración
JEFE
ADMINISTRATIVO
JEFE
FINANCIERO
MÁXIMA
AUTORIDAD
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
JEFE
JURÍDICO
PROVEEDOR GUARDALMACÉN CONTADOR
NO
SI
SI
NO
..
INICIO
Solicita la
adquisición de
bienes Anexando
especificaciones
técnicas y pliegos
Consta
en el
PAC
Inspecciona que
el requerimiento
del bien este
incluido en el
PAC.
Solicita la
Certificación
Presupuestaria
.
Verificación
de la
disponibilidad
presupuestaria
Existe
FIN
Certificación
presupuestaria
Solicita el inicio
del proceso de
contratación para
la adquisición del
bien
Aprobación del
proceso de
adquisición del
bien
Emite la
Resolución de
Inicio
Se publica el
proceso de
adquisición en el
portal de compras
públicas
www.compraspublicas.gob.ec
Adjuntando las
especificaciones,
pliegos, resoluciones
y certificación
presupuestaria
Se da seguimiento al
proceso de adquisición
en el portal, en las
actividades de las
preguntas y respuestas,
calificación de ofertas,
convalidación de
errores, puja o
negociación hasta la
adjudicación del
proceso.
Se elabora la
resolución de
adjudicación para la
firma y publicación
en el portal de
compras públicas.
Se revisa y firma la
Resolución de
adjudicación para
disponer su
publicación en el
portal de compras
públicas. La Resolución de
adjudicación se
publicará en el portal de
compras públicas
Se procede a la firma del
contrato, se indican las
posibles garantías y se
entrega el bien
contratado
Se realiza el
Contrato de
adquisición del
bien.
Documentación
Legal
Se da
recibimiento
del bien
adquirido
Elaborado por: Mayra Díaz
NO
SI
NO
SI
Se revisa y se
inspecciona las
especificacion
es técnicas
Cumple
Se realiza el ingreso a
bodega del bien adquirido,
una vez que ha sido
verificado y cumple con lo
establecido en el contrato.
Ingreso a Bodega
Registra el bien
en el programa
SFGPROV y se
crea la hoja de
vida del bien.
Elabora el acta de entrega-
recepción con tres copias
para ser firmada y
entregar el bien
Se procede al
etiquetado del
bien
Solicita el expediente
completo de la
adquisición para
proceder con el
registro del bien y del
pago Revisa la
suficiencia y
legalidad
documental.
Cumple
Procede
con el
pago
Comunica al
Jefe
Administrati
vo para su
devolución o
reemplazo.
FIN
Pago del
bien
adquirido
Elabora el
formulario de
adquisición e
ingreso del
bien adquirido
en activos fijos
FIN
Conclusiones
En el artículo científico se puede indicar los puntos relevantes de un trabajo de
investigación mismo que sirve para dar solución a un problema.
Se indica los materiales y métodos utilizados en el proyecto de investigación los
cuales se sintetizan para poder tener una idea clara de que fue aplicado.
Se conocen los resultados que se obtuvieron al aplicar los materiales y métodos para
el desarrollo del trabajo de investigación.
En el artículo científico se evidencia como fue la realización del proyecto de
investigación.
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