proyecto cosapi. gestión por... · gestiona el ciclo de vida del proveedor de contrato en su ......

Proyecto COSAPI

COMPRAS (PO)

INGRESO DE O/S

FIRMAS

NOMBRE ROL FIRMA FECHA

Líder Analista Funcional

Analista Funcional

Líder Proyecto

Ordenes de Suministro Página 2

Este documento es únicamente para uso del personal

de la organización COSAPI. Ninguna parte de este

documento puede circular o ser reproducida para

distribución fuera de la organización COSAPI, sin la

aprobación escrita de LVF Consulting.


PRESENTACION:

Este manual ha sido preparado como una guía oficial para el Encargado

de elaborar las Órdenes de Suministro (O/S) en el cual se le va a

mostrar el funcionamiento del Modulo de Compras (PO). Aquí se

mostrará en detalle todos los procesos que se tiene que ejecutar así

como también las rutas a seguir de manera clara y sencilla.

MODULO DE COMPRAS (PO):

El propósito principal del Modulo de Compras es el de brindar al

usuario la mejor manera de resolver un requerimiento, a través de la

compra o contratación de bienes o servicios.

Este modulo tiene los siguientes componentes:

Mantenimiento de Artículos

Proporciona información relacionada con artículos y valores por

defecto que minimizan los errores y maximizan la productividad a la

hora de crear transacciones de compras.

Proceso de Ordenes de Suministro (Solicitudes)

Permite aumentar el nivel de control al inicio del ciclo de compras

introduciendo peticiones de artículos mediante solicitudes.

Mantenimiento de Contratos

Crea y hace cumplir los mejores contratos con los proveedores.

Gestiona el ciclo de vida del proveedor de contrato en su totalidad

mediante la aplicación de precios contratados con los términos y

condiciones incrustado.

Solicitud de Cotizaciones (RFQ)


Puede definir una RFQ y despacharla a tantos proveedores como

precise.

Generación de Órdenes de Compra

Permite crear pedidos transformando las solicitudes de compra en

Órdenes de Compra.

A medida que los pasan por el ciclo que va desde su introducción hasta

su despacho, el sistema realiza un seguimiento de los detalles y

recopila información de análisis para facilitar futuras compras.

Gestión de Recepciones

Proporciona componentes que le permiten recibir mercancías, crear

notas de recepción e introducir detalles sobre las mismas.

La recepción de mercancías permite también una transferencia

prácticamente perfecta de la información de la recepción de

mercancías a PeopleSoft Almacenes y Gestión de Activos.

Permite recibir, inspeccionar, devolver y ubicar las mercancías

recibidas.

La recepción puede incluir artículos inventariables o no inventariables

Proceso de Devolución a Proveedor (RTV)

Se puede recibir material defectuoso, más artículos de los solicitados,

artículos erróneos o artículos que ya no se necesitan.

INDICE


1. Uso de las Aplicaciones de Peoplesoft

a) Acceso al Sistema Peoplesoft

b) Página de Inicio

i. Personalizar

ii. Menú

1. Cambio de contraseña

2. Mis personalizaciones

3. Mi perfil del sistema

4. Mi diccionario

iii. Inicio

c) Navegación

2. Creación de Ordenes de Suministro O/S (Solicitudes)

a) Introducción/Actualización de O/S

b) Ingresar una O/S (Añadir)

i. Cabecera - Valores por defecto O/S

ii. Añadir Artículos

1. Búsqueda del artículo en el catálogo

2. Kit de Compras

3. Llenado de las líneas

4. Entregas de la mercadería

5. Distribución

6. Ingreso de comentarios de líneas

7. Envío de Notificación

8. Consulta de O/S

9. Anulaciones

a. De líneas

b. De la O/S

3. Seguimiento de O/S – Reportes

a) Reportes por Pantalla

b) Reportes impresos

c) Consulta OS/OC por generar


1. Uso de las Aplicaciones de Peoplesoft

A . ACCE SO AL S I STEM A PEOPLESO FT Para ingresar al sistema PeopleSoft, escribir usuario y contraseña (el sistema diferencia entre mayúsculas y minúsculas) y presionar conexión.

Su Id Usuario será CO + su código de empleado.


B . PÁGI NA DE I NIC IO

La página de inicio es básicamente igual para todos, difiere únicamente en las opciones que

muestra el menú de la izquierda. Dividiremos la página en 3 partes y revisaremos cada una de

ellas.


I . PER SO NAL IZ AR Esta página puede personalizarse ingresando a las opciones Contenido y Formato.

Contenido:

En la página Personalizar Contenido, se puede elegir qué aplicaciones PeopleSoft se quieren ver en

la página de Inicio.

Las Aplicaciones PeopleSoft aparecerán para todos los usuarios pero dependiendo de los permisos

que cada uno tenga, podrían tener más opciones.


Descr Funciones Princ Menú:

Menú Principal:


Formato

En la opción de Formato, se define cómo se quieren ver en la página de inicio, las aplicaciones

elegidas en Contenido.

Todas las opciones de personalización se activan únicamente para el usuario que las graba. La

información se graba para el usuario y no para la máquina, por lo que si otra persona ingresa con

otro usuario, no verá las personalizaciones que grabó el usuario anterior.


I I . ME NÚ Dentro del menú se encuentran las siguientes opciones:

1. Cambio de Contraseña Vaya a esta página cuando quiera modificar su contraseña. Ingrese contraseña actual y

dos veces la nueva contraseña.

Presiona cambiar contraseña y si escribió la contraseña actual bien y escribió dos veces

igual la nueva contraseña, aparecerá la siguiente página:

Presionar Acep.


2. Mis Personalizaciones En Mis Personalizaciones, podrá elegir algunas opciones como por ejemplo: el formato de

fecha que quiere ver al trabajar en el sistema (AAMMDD/DDMMAA/MMDDAA), formato

de hora (12 o 24 horas), el idioma del diccionario (idioma o elegir el idioma de sesión), etc.

El botón Restablecer Val p/Def, dejará las personalizaciones como en un comienzo.


3. Mi Perfil de Sistema En esta opción el usuario podrá definir su e-mail, idioma, moneda y cambiar y definir

ayuda olvido contraseña.

4. Mi Diccionario

PeopleSoft tiene un corrector ortográfico, si es que se trabaja con una palabra que el corrector

marca como incorrecta se puede adicionar la palabra al diccionario para que la tenga como

correcta.


I I I . I NICIO En la parte superior derecha de la página de inicio, se encuentran las opciones: Inicio, Añadir

a Favoritos, Desconexión y Ayuda.

Inicio

Sin importar en qué pagina se encuentra, al seleccionar la opción de inicio, mostrará la

página de inicio.

Añadir a Favoritos Si es que una persona ingresa constantemente a la misma página, se recomienda

ingresarla en Favoritos para no tener que recorrer el menú hasta encontrar la opción que

lleva hasta la página usada frecuentemente.

Desconexión Esta opción desconecta al usuario del sistema PeopleSoft y lo lleva nuevamente a la página

de conexión.

Ayuda La ayuda de PeopleSoft es sensible al contexto, es decir, si un usuario presiona Ayuda

estando en una página X, se abrirá una página nueva con ayuda sobre la página X, en el

caso que exista.

3. NAVEGACIÓN

Para acceder a las páginas del sistema PeopleSoft debe navegar por el menú de la izquierda o por

el menú principal.

Al seleccionar una opción del menú de la izquierda, aparecerá un menú principal en la parte

central de la página.

Y a partir de ahí, se puede seguir navegando por el menú izquierdo o por el menú principal.


Al llegar a la opción que abre el componente que se requiere, se mostrará primero la página de

búsqueda o la página de añadir.

PÁGI NA DE BÚ SQUED A

Las páginas de búsqueda tienen dos vistas, la básica y la avanzada. La diferencia entre las dos es la

cantidad de campos por los que se puede buscar. Para cambiar entre las dos vistas, simplemente

presionar el hipervínculo Búsqueda Básica/Búsqueda Avanzada.

El hipervínculo Guardar Criterios Búsqueda, sirve para guardar los valores de la página de

búsqueda. LO/S criterios de búsqueda se guardan únicamente para la página desde la que fueron

creados.

Ejemplo de página que tiene un criterio de búsqueda guardado:


Al tener por lo menos un criterio de búsqueda guardado, la página de búsqueda presenta 2

campos nuevos, Uso Búsqueda guardadas y el hipervínculo Eliminar Búsqueda guardada.

Si existe más de una búsqueda guardada, se podrá elegir con cual se quiere trabajar.

El botón buscar, traerá todas las filas que cumplan con los criterios de búsqueda. En el caso que

encuentre únicamente 1 fila, ingresará directamente a la página, caso contrario, mostrará todas

las filas que cumplan con los criterios.

PÁGI NA P AR A AÑADI R


Se ingresan los valores mostrados y presione Añadir.

COMPONE NTE

LO/S componentes pueden tener 1 o más páginas.

Para navegar entre las diferentes páginas de un componente puede presionar las pestañas en la

parte superior o los hipervínculos en la parte inferior.

En el lado superior derecho de la página aparecen los siguientes botones:


- Idioma Datos.- Los campos que aparezcan de color verde, podrán tener información

guardada en diferentes idiomas. Para grabarla en otro idioma, simplemente poner en este

campo el idioma en el que se quiere guardar la información.

- Nueva Ventana.- Abrirá una nueva ventana del browser igual a la actual.

- Personalizar Página.- En esta opción se podrá definir el orden de tabulación (orden de los

campos al presionar tab) y si es que se requiere que una página la muestre primero. Esta

opción tal como todas las de personalización son personales, únicamente se verán al

ingresar con el usuario con el que se grabe.

-

LO/S botones en la parte inferior del componente pueden variar en diferentes componentes.

Guarda la información del componente

Sale del componente y muestra la página de búsqueda

De todas las filas que se mostraron al ingresar los criterios de búsqueda,

muestra la anterior de la lista.

Muestra la siguiente de la lista

Si es que le parece que la información que se ha ingresado en la página es

importante para alguien más, se le puede enviar una notificación por correo electrónico. En la

notificación se puede elegir el(los) destinatario(s), el asunto y la información que aparecerá en el

cuerpo del correo electrónico. Esta información aparecerá acompañada de un hipervínculo que

llevará directamente a la persona que recibe el mail a la misma página (esta persona sólo podrá

ingresar si es que tiene los permisos necesarios).


Dentro del componente, algunos campos no se refrescan automáticamente (esto es

para que la navegación sea más rápida para el usuario) por lo que presionando este botón se

fuerza una actualización.

Sale del componente actual y lleva a la página de Añadir.

Muestra la fecha efectiva actual

Muestra las fechas efectivas pasadas y la actual

Muestra y permite modificar todas las fechas efectivas del componente

(pasadas, actuales y futuras)


2. Creación de Órdenes de Suministro (O/S)

a. Introducción / Actualización de O/S

Ingreso Modulo

de Compras


Ingreso a Pantallas O/S (Solicitudes)


Ingreso a Introducción / Actualización de O/S


b. Ingresar una O/S (Añadir)

Se ingresa la Unidad de

Negocio y se presiona

el botón “Añadir”


i. Cabecera – Valores por defecto O/S

1. Se ingresa

el “Solicitante”

2. Se determina

el “Origen”

2. Se Ingresa a

“Valores p/def. O/S


1. Se define el

“Comprador”

2. Se ingresa el “Destino de Envío” que

puede ser el Almacén en transito o el

Proyecto.


3. Se ingresa información para el

Costo (Modulo de Project Costing)


5. Presiona el Botón de

“Aceptar”


1.- Búsqueda del Artículo en el Catálogo

1. Presiona el botón de “Catálogo”


2. Se define el

“Catálogo”

3. Se identifica

el artículo a

ingresar

4. Se Ingresa

la cantidad 5. Presionar el botón

de “Pedido” para

ingresar la información

a la O/S


2.- Ingreso de Articulos por Kit de Compras

1. Se presiona el botón

“Kit de Compras”


2. Se ingresa

el “ID de Kit

de Compras”

4. Se presiona el

botón de “Aceptar”

3. Se coloca

la cantidad

del kit


El sistema procedió a

ingresar los artículos

del “Kit de Compras”


3.- Llenado de lineas en una O/S

1. Se presiona

+ 2. Se Indica el #

de a incluir

3. Se presiona el

botón “Aceptar”


Línea en blanco

incluida

1. Se presiona la

lupa para entrar

Consultar Artículo


2. Se selecciona el

artículo deseado


3. El artículo es

incluido en la O/S

4. Se indica la

cantidad solicitada


4- Definición de Entrega de los Artículos

1. Presionar el botón

Envío-Fecha

Vencimiento


Fechas de Vencimiento: Fecha para cuando se solicitan las entregas de los artículos en el proyecto.

3. Se presiona el

botón “Guardar”

2. Se presionan los botones para ver el

calendario y definir la fecha en que se requieren

los artículos en el proyecto


5.- Ingreso de Comentarios de líneas y cabecera

Comentarios de líneas

1. Presionar el

botón “Nube”


2. Se ingresa el

comentario de línea

3. Se selecciona si el comentario debe ir al

proveedor, a la recepción o en el comprobante. Si no

se marca solo se muestra en la O/S


Adjuntar un archivo a la O/S

1. Se presiona el

botón Adjuntar

2. Se busca el

archivo

3. Para adjuntar el archivo

seleccionado se presiona el

botón Cargar


Archivo adjuntado Para finalizar se presiona el

botón Guardar y los

comentarios y archivos

adjuntos son incluidos en la

O/S


Comentarios de Cabecera. Se regresa a la pantalla “Detalles” para ver la información que se

encuentra en la Cabecera.

Presionar en “Añadir Comentarios”


Para incluir comentarios de cabecera, se sigue de la misma forma que se realizó para las líneas.

Igual para adjuntar archivos.


Incluir Comentarios Estándar

Presionar hipervínculo de

“Comentario Estándar”


Escoger si se copia, crea o vincula

un comentario

Escoger tipo de comentario y ID


Es incluido el comentario estándar Presionar el botón Aceptar para

ingresar el comentario a la O/S


Comentario es ingresado en la

cabecera de la O/S

Presionar “Aceptar” para incluir el

comentario


Presionar el botón “Guardar” para

ingresar al sistema la O/S


Nota: Verificar que el campo “Id Solicitud” tenga asignado el número de la O/S (ver sobre la línea

de cabecera)


6.- Envío de Notificación

En la pantalla “Detalles” se busca en la parte inferior el Hipervinculo “Notificar”

Presionar botón de “notificar”


1. Llenar

dirección de

email

2. Dar prioridad del

email

3. Escribir

mensaje

4. Presionar el

botón de Aceptar


Email estándar que recibe el destinatario


7.- Consulta de O/S

1. Presionar

“Compras”

2. Entrar a

“Solicitudes”


1. Entrar a Introd/Actz

de Solicitudes”


Presionar “Buscar Valor”


Presionar botón de

“Buscar”

ó se puede hacer búsqueda por cualquiera de

estos campos


O/S Ingresada

Presionando el Id de solicitud se

ingresa a la O/S


8.- Anulaciones

Se ingresa a la O/S que se desea modificar.


a.- Anulacion de Líneas

Presionar botón de línea a anular


Presionar la “X”


Presionar “Si” si se desea seguir con la anulación o “No”

para anular la acción


Línea anulada aparece opaca


b.- Anular toda la O/S

Presionar la “X” ubicada sobre

la cabecera


Presionar “Si” si se desea continuar con la

anulación o “No” para anular la acción


Presionar “Aceptar” para

completar la anulación


Para comprobar la anulación de la O/S 0000000036 se sigue los siguientes pasos:

1. Borrar el N° de suministro

del campo

2. Presionar el botón “Buscar”


Se verifica que la O/S seleccionada no aparezca en el listado (0000000036)


3. Seguimiento de O/S – Reportes

a. Reportes por Pantalla

Ingreso Modulo

de Compras


Se ingresa a O/S (Solicitudes)


Ingresar al hipervínculo “Revisión de DatO/S de Solicitante”


Ingresar hipervínculo “Estado de Documento”


Ingresar la “Unidad de Negocio”

3. Presiona el

botón Buscar

1. Ingresar la

Unidad de Negocio

2. Opciones de

Búsqueda


Aparece un listado de O/S a seleccionar

Se presiona sobre la O/S

seleccionada.


Se puede ver si la O/S tiene solicitud de cotización, orden de compra y recepción.


b. Reportes impresos

Se ingresa por la pantalla de O/S (Solicitudes) y se presiona el hipervinculo de “Informes”


Se selecciona el hipervínculo de “Ref. Cruzada Solicitud/Pedidos”


Cuando se ingresa por primera vez debe indicarse el “Id Control ejecución”.


Se seleccionan las fechas de inicio y final para el reporte o se deja en blanco para que presente

toda la información.


Presionando el botón se

despliega un calendario para

seleccionar las fechas que se

requieren.

Luego se presiona el botón

“Ejecutar”


Se marca

Se presiona el botón

“Aceptar”


Ir a “Gestor de

Informes”


Ir a “Administración

de Informes”


Seleccionar el

reporte a revisar


2. Luego presionar el

hipervínculo del reporte

solicitado

1. Presionar el botón “Actualizar” hasta

que el Estado de Distribución pase a

“Enviado”


Ejemplo del reporte para impresión

c. Consulta OS/OC por generar:


Con este reporte podemos ver todas las O/S que no tienen ordenes de compras. Para ingresar a

este informe se entra por Compras/Solicitudes/Informes/Consulta OS/OC por generar


La primera vez ingresar por

“Añadir un valor”. En ingresos

posteriores ir por “Buscar un

Valor”


Ingresar “ID Control

Ejecución”, luego presionar

“Añadir”


2. Luego de haber llenado los

parámetros, presionar el

botón “Extraer líneas

solicitud”

1. Escoger los parámetros de

Petición de Informes. MUY

IMPORTANTE llenar la

“Unidad de Negocios”


Aparece en la parte inferior el listado de O/S que todavía no tienen O/C

El archivo debe ser guardado.

Presionar el botón “Guardar”


Si se requiere pasar este listado a un archivo Excel, se presiona el botón indicado.

Presionar este botón para bajar

la información a un archivo Excel


Ejemplo de Archivo en Excel para revisión

proyecto cosapi. gestión por... · gestiona el ciclo de vida del proveedor de contrato en su ......

Documents