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CONTINUACIÓN DEL PROYECTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA ETSII-UPM:

ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA SEGUNDA MEMORIA DE RS

Comentarios a la etapa de “Transmisión de la Cultura de Responsabilidad Social entre las personas que integran la ETSII-UPM “. Paso clave es el proyecto de “Antenas de Sostenibilidad”

Proyecto antenas de sostenibilidad

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PROYECTO ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD:

ÍNDICE

A) JUSTIFICACIÓN: ......................................................................................................................... 3

B) ETAPAS PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS ........................ 4

1. DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO: .............................................................................. 4

2. DETERMINAR LAS REGLAS OPERATIVAS:............................................................................... 4

2.1 Estructura del Comité Asesor de Responsabilidad Social ................................................ 4

2.2 Reglas operativas de los Grupos de Antenas de Sostenibilidad del Comité Asesor de Responsabilidad Social:.......................................................................................................... 6

2.3 Integración de los grupos de antenas con el Comité de Responsabilidad Social ............ 6

3. SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS (análisis del perfil de las antenas de sostenibilidad)........... 6

3.1. Para el grupo de antenas de sostenibilidad para la investigación y la docencia: ........... 6

3.2 Para el grupo de antenas de sostenibilidad para el trabajo técnico, de apoyo, de administración y de servicios................................................................................................. 7

4. SEGUIMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS POR EL EQUIPO COORDINADOR .......................... 8

5. MEDICIÓN DEL IMPACTO DEL GRUPO “ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD” .............................. 8

C) PASOS EN LA ETSII-UPM............................................................................................................ 8


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A) JUSTIFICACIÓN:

responsabilidad social a todos los niveles de la organización y la comunicación de los valores y principios que motivan este cambio. Para que realmente los objetivos marcados por la estrategia de responsabilidad social se cumplan, es necesario que las personas que integran la organización (en todos los niveles) apliquen en su toma de decisiones los principios y valores establecidos por la responsabilidad social.

Aspectos estratégicos: Marcados por la Dirección (de la Escuela o de los Departamentos) que marcan la misión, visión y los objetivos estratégicos a conseguir

Tácticos: Decisiones tomadas por personas con influencia que van a afectar (positiva o negativamente) a la definición y consecución de objetivos

Operacionales: Cuestiones del día a día, operaciones específicas

Beneficios para la organización:

− Diferenciación respecto al resto de centros que ofrezcan la misma titulación (cultura organizacional centrada en el desarrollo sostenible y la responsabilidad social puede ser un incentivo para las personas que quieran estudiar los grados que ofrece la ETSII-UPM

− Mejora de la comunicación interna

− Transparencia y buen gobierno. (Hacer énfasis en resaltar la eficiencia del uso de los recursos para que aparezca como aspecto relevante)


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B) ETAPAS PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS

(Definidas tomando como base el manual de Forética para la relación con los grupos de interés, Cap 2, Paneles con GI)

1. DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO:

Crear un instrumento que permita a la Dirección:

− Conseguir permeabilizar a todos los niveles de la organización los valores y principios en materia de Responsabilidad Social

− Tener una estrategia global de la ETSII, en materia de responsabilidad social, que pueda alinear las iniciativas e inquietudes de las diferentes áreas de la ETSII-UPM.

− Conocer, por parte de la Dirección, las necesidades y expectativas, en materia de responsabilidad social, de los Departamentos/ Unidades / Alumnos que componen la ETSII-UPM

− Transmitir las iniciativas de RS puestas en marcha por la Dirección y que los Departamentos/ Unidades /Alumnos puedan apoyar, colaborar, impulsar, influir en las mismas.

2. DETERMINAR LAS REGLAS OPERATIVAS:

2.1 ESTRUCTURA DEL COMITÉ ASESOR DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

El grupo de antenas de sostenibilidad estará bajo el paraguas del Comité Asesor de Responsabilidad Social.

Habrá tres grupos de antenas de sostenibilidad:

• El primero, Comité Asesor de Responsabilidad Social, es el de representantes de los grupos de interés y expertos en temas de responsabilidad social. Este grupo está en funcionamiento desde el principio del comienzo del proyecto (primera reunión noviembre del 2008). Sus principales funciones son:

− Representación y enlace con los Grupos de interés

− Representación , enlace y comunicación de los avances de la RSU en la ETSII con el entorno


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− Aportación de sugerencias y planificación de actividades

− Validación de avances

Además, para julio de 2011 se pretende crear tres grupos de Antenas, formados por personas que integran en la organización y en la que se trataran por separado, aspectos de responsabilidad social que afecten a:

• la investigación y la docencia (Antenas de sostenibilidad para la investigación y la docencia)

• al trabajo técnico, de apoyo, de administración y de servicios (Antenas de sostenibilidad para el trabajo técnico, de apoyo, de administración y de servicios)

• a aspectos relacionados con el alumnado

PERFIL DE LAS ANTENAS:

Las personas elegidas para el puesto de antenas de sostenibilidad deben cumplir las siguientes características:

− Reflejar las expectativas de los grupos a los que representan.

− Disponibilidad y buen potencial para influir en la toma de decisiones

− Capacidad de comunicación

− Interés en participar en el proyecto

Estos grupos tendrán las diferentes funciones de:

− Comunicación del Departamento/Unidad/ Alumnos a la Dirección

o Recoger las necesidades y expectativas de los Departamentos/Unidades/ Alumnos en materia de responsabilidad social

o Asistir a las reuniones del grupo de Antenas de Sostenibilidad

o Transmitir en esas reuniones las necesidades y expectativas detectadas

o Recopilar las iniciativas llevadas a cabo por el Departamento/Unidad/Alumnos en materia de RS

− Comunicación Dirección al Departamento/Unidad/Alumnos

o Recoger las propuestas de la Organización para llevar a cabo iniciativas.

o Transmitirlas al Departamento/Unidad/Alumnos

− Participación en la propuesta de medidas de mejora

o Formular propuestas para satisfacer dichas necesidades y expectativas

o Validar el informe que recoja las sugerencias y que será presentado a aquellas personas que pueden llevar a cabo propuestas de mejora

− Control de la evolución de las medidas de mejora

o Seguir la evolución de las medidas de mejora y evaluarlas periódicamente


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2.2 REGLAS OPERATIVAS DE LOS GRUPOS DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD DEL COMITÉ ASESOR DE RESPONSABILIDAD SOCIAL:

− Las reglas que marcan el desarrollo de las reuniones

o Orden del día

o Turno de palabra

− Transmisión de los contenidos de la reunión al Departamento /Unidad o a la Dirección Importante, la antena representa al Departamento /Unidad, lo que se discuta en las reuniones de Grupo debe haber sido puesto en conocimiento al Director del Departamento / Responsable de área o a los miembros del departamento. Lo mismo pasa con el equipo coordinador, representa a la Dirección y al comité de RS, los contenidos de las reuniones deben ponerse en conocimiento de estos grupos

− Reglas que marcan el consenso sobre algún tema (mayoría / unanimidad).

− Procedimiento de puesta en marcha de acciones de mejora

− Procedimiento de seguimiento de la implementación de dichas acciones

2.3 INTEGRACIÓN DE LOS GRUPOS DE ANTENAS CON EL COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

Dentro de cada grupo de antenas se selecciona a un miembro que sea portavoz y que se integre dentro del Comité Asesor de Responsabilidad Social aportando opiniones que representen a los grupos que representan.

3. SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS (ANÁLISIS DEL PERFIL DE LAS ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA LA ETSII-UPM).

Este es uno de los pasos más importantes para el éxito del proyecto.

3.1. PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA LA INVESTIGACIÓN Y LA DOCENCIA:

El director de departamento elegirá a la persona que representará a su departamento siguiendo el perfil definido en el apartado 2.1 entre los PDI. Para el personal contratado (investigadores, becarios) y doctorandos, se informará a los Directores de departamento para que lancen la convocatoria y se presenten voluntarios.

Los departamentos existentes en la Escuela son 12:

− Automática, Ingeniería Electrónica e Informática Industrial

− Física Aplicada a la Ingeniería Industrial

− Ingeniería y Ciencia de los Materiales

− Ingeniería Energética y Fluidomecánica

− Ingeniería Eléctrica

− Ingeniería Mecánica y Fabricación

− Ingeniería Nuclear


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− Ingeniería de Organización, Administración de Empresas y Estadística

− Ingeniería Química Industrial y Medio Ambiente

− Lingüística Aplicada a la Ciencia y la Tecnología

− Matemática Aplicada a la Ingeniería Industrial

− Mecánica Estructural y Construcciones Industriales

− Unidad Docente de Siderurgia

De cada departamento debe haber un PDI que desempeñe el rol de antena de sostenibilidad

3.2 PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA EL TRABAJO TÉCNICO, DE APOYO, DE ADMINISTRACIÓN Y DE SERVICIOS.

Se hará un estudio de las unidades de la Escuela y se seleccionarán 3 departamentos y aquellas unidades que puedan aportar valor al grupo. El director de departamento elegirá a un PAS para su representación en este grupo de antenas. El jefe de unidad, hará lo mismo, es decir, elegirá a un representante de la unidad para que forme parte del grupo.

Los servicios y unidades:

− Secretaría

− Biblioteca

− Informática

− Sección Económica

− Conserjería

− Mantenimiento

− Relaciones Internacionales

− Servicio de Asesoramiento Psicológico y de Psicoterapia

− Gabinete de Comunicación

− Induempleo

− Antiguos alumnos

− Las antenas de sostenibilidad se elegirán entre estas unidades, además se intentará contar con 6 PAS de los diferentes laboratorios (personal administrativo, maestros de taller, etc.).

3.3 PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA ASPECTOS RELACIONADOS CON EL ALUMNADO.

Se solicitarán voluntarios entre el alumnado para que estén representados en este grupo de mejora todos los alumnos de los diferentes cursos y titulaciones impartidas en la Escuela. Se pedirá ayuda a Delegación de Alumnos para completar la formación de este grupo.

De estas áreas

que comparten la

3ª Planta sería

conveniente

elegir a 1 que las

represente


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4. SEGUIMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS POR EL EQUIPO COORDINADOR

El equipo coordinador del proyecto de antenas de sostenibilidad deberá llevar a cabo las siguientes acciones:

− Formación a las antenas sobre el concepto de sostenibilidad y responsabilidad social (práctica con talleres o dinámicas)

− Preparación de las herramientas necesarias para que las antenas de sostenibilidad conozcan la estrategia de sostenibilidad del Centro, los objetivos y las iniciativas llevadas a cabo en materia de responsabilidad social. Puede hacerse creando documentación, jornadas de formación, visitas al centro, etc.

− Creación y mantenimiento de canales de comunicación bidireccional entre los participantes en el proyecto (lista de correo, carpeta compartida, procedimiento de envío de noticias e información, base de datos de buenas prácticas, actualización del contenido de la Web, etc.)

− Elaborar informes con las conclusiones ofrecidas por el grupo de antenas de sostenibilidad y presentarlas a las personas o comisiones que pueden influir en las medidas de mejora. Informar al grupo de las conclusiones o las medidas de mejora que se van a llevar a cabo y hacer un seguimiento de su implantación

− Redacción de actas y envío a los miembros del grupo de antenas

5. MEDICIÓN DEL IMPACTO DEL GRUPO “ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD”

Se deberá evaluar periódicamente el funcionamiento del grupo de antenas (Se propone una vez al año) y tomar las acciones necesarias para mejorar su funcionamiento (formación específica a alguno de los miembros, creación de nuevas herramientas, cambio de representantes, encuestas de satisfacción sobre el funcionamiento del grupo, etc.)

Hacer una revisión global de los objetivos alcanzados.

Medios para recoger las medidas de mejoras del grupo de antenas. Medios para recoger si los representantes de los departamentos quieren continuar en el proyecto o no.

C) PASOS EN LA ETSII-UPM

PASOS EN LA ETSII PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD

1.- Constitución del Grupo de Antenas de Sostenibilidad

Se constituye la Comisión de Antenas de Sostenibilidad. En esta comisión se encuentran las propias antenas y el equipo técnico de RS que coordina el proyecto.

2.- Formación / Capacitación a las antenas de sostenibilidad

Se impartirá una formación a las personas participantes en el proyecto.

Primera reunión. Explicación del proyecto y concepto generales

Segunda reunión. Formación a través de una dinámica sobre temas que sean de interés y con los que estén familiarizados


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3.- Reuniones periódicas del Grupo de Antenas de Sostenibilidad (aproximadamente tres reuniones anuales)

Identificación del terreno disponible / base de buenas prácticas.

En las primeras reuniones se establecerán mecanismos para la identificación del terreno disponible de actuación y de identificación de buenas prácticas que ya se estén dando en los departamentos/unidades incluyendo propuestas para implementarse en otras áreas de la ETSII. Compartir conocimiento.

Transmisión de la información y conclusiones de la reunión al departamento/área o a otros departamentos/áreas

Consenso en las propuestas sobre los aspectos a tratar y las posibles medidas de mejora

Transmisión de la información al responsable que tiene influencia para que las medidas de mejora se lleven a cabo

4.- Proceso de mejora continua (subdirección)

Seguimiento y control de la implementación de las medidas de mejora

Transmisión de la información recogida al grupo de antenas


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Anexo I : Marco teórico

DIÁLOGO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS. Guía práctica para empresas y stakeholders. Forética Mayo 2009.

FORÉTICA Adaptación ETSII-UPM

Etapa 1: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

FORÉTICA ETSII

• Determinar el mandato y los propósitos del panel: ser claro acerca de los objetivos de la acción y determinar el grado de implicación de los grupos de interés en la toma decisiones.

Determinar los objetivos del proyecto de antenas de sostenibilidad

• Asegurar en la medida de lo posible que los riesgos y oportunidades estén equilibrados en ambos lados. Relacionarlo con otros procesos de la empresa, incluyendo otros compromisos con grupos de interés y/o acciones de buen gobierno corporativo.

Asegurar en la medida de lo posible que los riesgos y oportunidades estén equilibrados en ambos lados

• Asegurar la implicación interna de los directores; establecer compromisos específicos para responder al panel.

Las antenas son los representantes de los departamentos. Los directores de departamento deben establecer las medidas necesarias para estar al corriente de los que sucede en las reuniones y participar en las decisiones que su representante va a consensuar con el resto de antenas

• Pensar en el presupuesto necesario para llevar a cabo el panel.

Pensar en el presupuesto necesario

Etapa 2: DETERMINAR LAS REGLAS OPERATIVAS (frecuencia de reuniones, elección de temas, etc.):

FORÉTICA ETSII

• Definir muy claramente las reglas operativas desde el comienzo.

Definir muy claramente las reglas operativas desde el comienzo.

• Especificar el mandato del panel; desarrollar reglas claras a fin de alcanzar los objetivos propuestos. Aquellos asuntos que requieran un debate deben ser objeto de acuerdo por el panel y necesitan ser revisados a medida que se desarrolla el panel.

Especificar el mandato del panel; desarrollar reglas claras a fin de alcanzar los objetivos propuestos. Aquellos asuntos que requieran un debate deben ser objeto de acuerdo por el panel y necesitan ser revisados a medida que se desarrolla el panel.

• Considerar la posibilidad de utilizar un facilitador externo si fuese relevante y/o necesario y tranquilizar a los miembros del grupo en relación con

Un miembro del equipo de calidad y RS


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el desarrollo de un procedimiento justo.

• Definir las condiciones en las que se va a comunicar las opiniones expresadas por los miembros del panel, especialmente cuando van a ser incluidas en la memoria de sostenibilidad.

Definir las condiciones en las que se va a comunicar las opiniones expresadas por los miembros del panel, especialmente cuando van a ser incluidas en la memoria de sostenibilidad.

Elección de los miembros del panel

A la hora de seleccionar los stakeholders participantes la empresa debe considerar si quiere priorizar la legitimidad de los expertos o la de la representación. No da lo mismo seleccionar una ONG antes que otra para una determinada área (por ejemplo el medio ambiente). Cuando se prepara el panel para debatir un tema determinado (agua, biodiversidad, etc.) la elección de expertos puede ser la más indicada

Etapa 3: SELECCIÓN DE MIEMBROS (¿QUIÉN?)

FORÉTICA ETSII

Se deben seleccionar panelistas que puedan reflejar las expectativas de los principales grupos de stakeholders. Es fundamental encontrar entre los miembros del panel una buena selección de experiencia, reputación, disponibilidad de tiempos y buen potencial para influir e impactar en la toma de decisiones corporativas. La elección de los participantes será crucial. Con el propósito de lograr una elección exitosa, teniendo en cuenta la necesidad de que cada empresa lo haga de forma individualizada para su panel, pueden hacerse varias observaciones generales:

En este caso, las antenas de sostenibilidad son elegidas por los directores de aquellos departamentos que quieran participar en el proyecto. Los Directores de Departamento deben conocer el perfil y las funciones de la antena de sostenibilidad. Deben tener en cuenta que las antenas representan la opinión de los departamento en los posibles consensos por lo que el departamento debe implicarse en lo que su representado va a comunicar en las reuniones

• Tener en cuenta la especificidad de la empresa: la elección de los participantes se debe basar en los temas específicos

de RSE, con una relación muy estrecha con su negocio (sector), su implantación geográfica, su cultura, etc. N/A

• Para asegurar la efectividad, es preferible elegir representantes específicos para cada tema y con los cuales sea fácilel diálogo. Incluir grupos de interés que por naturaleza sean opuestos al sector en el que opera la compañía puede ser incluso contraproducente. Se debe comprobar la motivación

N/A


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o buena voluntad de los miembros del panel. Es preciso tener en cuenta que aunque la compañía haya seleccionado a los participantes, sus invitaciones pueden ser rechazadas por alguno de los stakeholders, ya sea por razones ideológicas o para preservar su independencia. En este contexto una oposición ideológica es contraproducente.

Es importante identificar las distintas expectativas para poder fomentar la motivación de los miembros del panel:

• Elección de temas a ser cubiertos; garantía de su calidad.

¿Qué temas de RS pueden afectar a los departamentos????

• Nivel relevante de participantes: incluye la disponibilidad de los representantes con mayor poder decisorio, a fin de garantizarse una influencia real (expertos y directores ejecutivos, si no un nivel más alto)

La antena debe tener contacto directo con la persona que influya directamente en la toma de decisiones del departamento o comunicarlo en las reuniones de departamento

• La integración y el seguimiento del trabajo realizado en los paneles es muy importante para evitar desmotivar a sus miembros.

Incorporar grupos de interés internos?

Es necesario hacer la reflexión sobre si los grupos de interés internos deberían estar representados en los paneles (por ejemplo los empleados, ya que ellos ya tienen sus propios cuerpos representativos).

Grupo de antenas formado por representantes de cada uno de los departamentos de la Escuela

Etapa 4: SEGUIMIENTO DEL PANEL

FORÉTICA ETSII

• Ayudar a los panelistas a entender la estrategia y operaciones de la empresa a través de documentos escritos, organización de reuniones y vistas a la compañía, o incluso facilitándoles un entrenamiento formal.

Preparación de las herramientas necesarias para que las antenas de sostenibilidad conozcan la estrategia de sostenibilidad del Centro, los objetivos y las iniciativas llevadas a cabo en materia de responsabilidad social. Puede hacerse creando documentación, jornadas de formación, visitas al centro, etc.

• Generar confianza a partir del intercambio de información, reuniones informales o formales y considerar de manera apropiada la función del panel en cuanto a la comunicación externa.

Creación y mantenimiento de canales de comunicación bidireccional entre los participantes en el proyecto (lista de correo, carpeta compartida, procedimineto de envío de noticias e información, base de datos de buenas prácticas, actualización del contenido


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de la Web, etc...

• Asegurar el seguimiento de los compromisos e informar a los miembros constantemente de los progresos realizados y las modificaciones introducidas.

Elaborar informes con las conclusiones ofrecidas por el grupo de antenas de sostenibilidad. Presentarlas a las personas o comisiones que pueden influir en las medidas de mejora. Informar al grupo de las conclusiones o las medidas de mejora que se van a llevar a cabo y hacer un seguimiento de su implantación.

• Elaborar las actas de las reuniones con la debida atención a cualquier necesidad de anonimato.

Redacción de actas y envío a los miembros del grupo de antenas

Etapa 5: MEDICIÓN DE IMPACTO

FORÉTICA ETSII

• Evaluar el panel y sus progresos de forma periódica y proponer los cambios necesarios.

Evaluar el panel y sus progresos de forma periódica y proponer los cambios necesarios.

• Establecer el marco temporal de los compromisos alcanzados.

Hacer una revisión global de los objetivos alcanzados.

• Incluir en el proceso de seguimiento los medios para que los participantes expresen sus opiniones sobre la utilidad de continuar o no, sobre la base de lo que ha funcionado y en los resultados que se han obtenido. En la práctica general se requiere un equilibrio aceptable entre corto y medio plazo para garantizar que el proceso no es tan lento como para perder continuidad (Frecuencia: una o dos veces al año).

Medios para recoger las medidas de mejoras del grupo de antenas. Medios para recoger si los representantes de los departamentos quieren continuar en el proyecto o no.

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