PROTOCOLOSEQUIPO 5

Protocolo institucionalEQUIPO 5

¿Qué es? “El protocolo institucional” comprende el conjunto de normas que regulan el desarrollo de actos institucionales(organizados por la Corona, Gobierno o Administración del Estado, comunidades autónomas, comunidades locales o empresas privadas pero con participación de las instituciones).

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Protocolo Institucional Para una Institución es fundamental la buena relación con la sociedad y la opinión que las personas tengan de ésta. Como consecuencia se debe cuidar todos los detalles que trasciendan a la opinión pública para no dañar la imagen de la institución.

Imagen de la institución El Departamento de Relaciones Públicas en la Administración ostentará diversas responsabilidades, entre las que debemos mencionar:

1. Labores de información

2. Comunicación y relación con los medios

3. Protocolo

4. Asesoría al equipo de dirección

5. Actuación frente a acontecimientos especiales

6. Desarrollo de un plan integral de comunicación

PROTOCOLO PARA REALIZAR UNA RUEDA DE PRENSA

1-Tener un mensaje/información realmente importante para transmitir y que justifique la presencia de los periodistas.

2-Tener interlocutores interesados a participar

3-Disponibilidad para hablar con la prensa por parte de los interlocutores responsables de la información a transmitir. Es conveniente hacer un espacio con algunas preguntas-respuestas

4-Dirigir la invitación a los medios de comunicación realmente interesados en el asunto. Por ejemplo, no será adecuado convocar para el balance de cuentas de una empresa a una revista de consumo femenina.

5-Dirigir la invitación para la persona adecuada dentro de cada organismo de comunicación social.

6-Preparar un buen dossier de prensa para entregar a los periodistas presentes (con la síntesis de la información a transmitir)

7-Definir cuál es la mejor hora para que la prensa esté presente (sobre todo si la convocatoria de medios incluye a la televisión y, si es así, contemplar de que el periodista pueda hacer algún directo o preparar la noticia para los principales bloques informativos).

8-Tener en consideración la importancia del local donde se organiza la rueda de prensa (local adecuado al tipo de rueda de prensa en términos de imagen, filosofía o valores). Debe ser un local central y de acceso fácil.

PROTOCOLO PARA REALIZAR UNA MESA DE COFFEE BREAK

Las reuniones empresariales pueden ser encuentros entre muchas personas, o bien pueden reunirse solamente dos o tres personas.

En cualquiera de estos casos es habitual hacer un receso o descanso a media reunión. A esta pausa se la suele denominar "coffee break", o en nuestro idioma, pausa para el café.

¿A qué hora se hace? Se suele hacer algo antes de media mañana, pero la costumbre más habitual, es hacerlo en la mitad de la reunión. Es decir, si ha empezado pronto, se hará antes y si se ha empezado tarde se hará la pausa más tarde.

¿Dónde se celebra? Cuando la reunión es entre muchas personas se puede realizar en un establecimiento cercano o bien en alguna dependencia de la propia empresa donde se ha preparado todo para este fin. Si son pocas las personas reunidas, en el propio despacho se puede preparar un pequeño bufé variado o bien encargarlo a una cafetería o establecimiento cercano que lo llevarán a su oficina a la hora convenida.

¿Qué se ofrece? En general se suelen ofrecer los mismos alimentos que se sirven en un desayuno de trabajo: café, té, zumos, bollería variada, mermelada, mantequilla, fruta variada, etc.

Si hay invitados internacionales se pueden ofrecer también alimentos típicos de su país.

¿Cuánto dura? No debe prolongarse más de quince o veinte minutos. No hay que olvidar que es una pausa para tomar algo. Esta pausa no solo se debe aprovechar para tomar algo. También es el momento para fumar un cigarro, ir al baño o cubrir cualquier otra necesidad que evite el que tenga que ausentarse de la reunión una vez que se vuelva a retomar.

PROTOCOLO DE EVENTOS FORMALESINDEPENDIENTEMENTE DEL TIPO DE REUNIÓN QUE SE ORGANICE HAY UNOS CONCEPTOS BÁSICOS VÁLIDOS PARA TODAS ELLAS.

Usar el criterio y actuar con respeto, son pieza clave para seguir el correcto protocolo y etiqueta en un evento formal.

Las reglas protocolares y de etiqueta para un evento formal no son un manual que debemos aprender de memoria, se trata de una predisposición de buen talante y apropiada conducta que debe nacernos de forma natural.

CUANDO ERES ANFITRION

Calcular correctamente el número de invitados es fundamental, para establecer una provisión correcta de bebidas, alimento, cubiertos, cristalería.

Prever si la cita va a ser formal para indicar a los invitados el vestuario requerido, y que no haya sorpresas. 

Las fiestas son la base esencial de las relaciones sociales.

Procurar que ninguno de los invitados se sienta desplazado o no participe en ninguna conversación.

CUANDO ERES INVITADO

Debemos presentarnos a la invitación con un obsequio para el o los anfitriones. Regalos que siempre son adecuados son dulces, flores o libros o para compartir en la mesa, un buen vino o bombones.

Lo que NO debemos hacer:

No hacer ruido al masticar.

No meta los dedos a la boca para sacar trozos de comida ni haga muecas para limpiar las encías.

No haga ruidos extraños al tomar la sopa u otros líquidos, ni hablar con la boca llena.

No soplar la sopa para enfriarla, tratar de dar pequeños sorbos; si se quema solo le queda disimular con la mejor de lascaras.

No use escarba dientes en la mesa

Por su puesto, deberás tener cuidado parar no hablar con la boca llena de comida o masticar con la boca abierta. 

Evita comer pedazos demasiado grandes de comida. 

Comer ‘a dos carrillos’ tampoco resultado demasiado elegante. 

Si necesitas sacar de la boca alguna espina, huesecillo o pipa de fruta, nunca lo hagas directamente de la boca al plato.

No agites los cubiertos mientras hablas, menos aún con comida ensartada en ellos. 

Si fumas, no lo hagas nunca entre plato y plato. 

Recuerda que una cosa es alabar la labor del cocinero (eso está bien) y otra muy distinta emitir un ‘hummm’ exagerado de placer cada vez que te llevas un bocado a la boca. 

No ensartes en el tenedor comida de distintos platos. Prueba los distintos alimentos de uno en uno. 

No mezcles en la boca bebida y comida salvo que sea absolutamente necesario (por ejemplo, te quemas al probar algo) y, aún así, hazlo con discreción. 

Si notas que un pedacito de comida se ha introducido entre tus dientes, aguantarás ‘estoicamente’ hasta el final de la comida, momento de ir al baño a limpiarte la boca.

Código de vestimenta formal caballeros

El traje es el elemento básico de construcción del hombre bien vestido. La mejor forma en laque un caballero puede presentarse a un evento formal.

PROTOCOLO MILITAR MEXICANO

Honores Militares• No se harán honores a persona alguna en el momento de hacerlos a la bandera; pero se le harán después de dicho acto.

• Los honores para la llegada de un alto funcionario a una plaza, se omitirán cuando se encuentre en ella otro funcionario de superior categoría.

• Tampoco se harán honores a persona alguna, cuando ya hubieren sido hechos a otra de superior categoría que se encuentre en el recinto, cuartel o plaza, y que conforme a este reglamento le correspondan.

Saludo con la bandera• Cuando a una ceremonia concurran una o más banderas de países extranjeros, se harán los honores a la nacional, y en seguida a las demás, en el orden que se determine en cada caso.

• Todo militar aislado que presencie la ceremonia de arriar la bandera de un cuartel o edificio militar, tiene la obligación de hacer el saludo y mantenerse firme durante el acto.

• Cuando los militares uniformados transiten aisladamente y encuentren una Unidad que lleve bandera, deberán hacer el saludo militar, conservando esta posición desde seis pasos antes hasta seis pasos después de que haya pasado.

• Si por algún motivo la tropa hace alto y la bandera queda frente a ellos, se debe saludarla, y tomarán posición de firmes hasta que la bandera vuelva a emprender la marcha, en cuyo momento volverán a hacer el saludo militar hasta que los rebase.

• Las demostraciones de respeto que se mencionaron con anterioridad, se hacen extensivas a las banderas de las escuelas e instituciones oficiales, así como a las extranjeras.

• Al cantar el himno nacional mexicano saludas en el pecho con la mano derecha con los dedos unidos y extendidos a la altura del pecho izquierda.

• Al hacer honores siempre es de pie.

• Se saluda siempre con la mano derecha.

Demostraciones de respeto • Todo inferior, al dirigirse al superior, antepondrá el posesivo mi al título del empleo que éste represente. Ejemplo (mi teniente, mi capitán, mi sargento, etc.)

• Cuando alguien que es inferior en grado tenga que dirigir la palabra a un superior que no sea conocido, después de saludarlo le dirá su grado y apellido en esta forma: Capitán González; Sargento Pérez; y a continuación le expresará su asunto.

• Los superiores usarán, para dirigirse a un inferior, el título del grado que éste tenga en el Ejército; en caso necesario, lo harán seguir del apellido correspondiente.

Saludo La obligación de saludar es mutua; en todo caso el inferior será el primero en saludar. El superior está obligado a contestar el saludo y exigir que el inferior cumpla con este deber.

El militar que se encuentre sentado se pondrá de pie para saludar a un superior; si éste le dirige la palabra, permanecerá en posición de firmes, mientras se halla en su presencia y al retirarse se volverán a saludar.

Un militar que lleve un objeto cualquiera en la mano derecha lo cambiará a la izquierda para estar en actitud de saludar como corresponde.

Si se llevan ocupadas ambas manos, volverá la cabeza hacia el superior y la inclinará ligeramente.

El saludo que dirija un inferior a varios militares reunidos, será contestado por todos estos.

Una vez hecho el saludo militar, el inferior nunca dará la mano al superior, a menos que éste tome la iniciativa.

PROTOCOLO CENA DE GALA

Cena de Gala El protocolo que rodea a una cena de gala, sea es una celebración realizada en una casa particular como si se trata de un evento que se realice en un espacio original como un castillo, finca o simplemente en los salones de un hotel es una mezcla de normas básicas de comportamiento y algo de sentido común.

Puntualidad. Ni el invitado puede llegar tarde a una cena, ni tampoco el anfitrión puede recibir a los invitados sin tenerlo ya todo dispuesto. Tan malo es el retraso, como llegar antes de tiempo, Como el anfitrión suele dar un margen de demora a sus invitados suele haber un cóctel previo antes de sentarse a la mesa. Llegar cuando los invitados ya han ocupado sus asientos es imperdonable.

Presentaciones. Si conoces a los invitados es correcto saludar de beso a las mujeres y un apretón de mano entre los hombres pero en el caso de que no los conozcas debes esperar a ser presentado. Las reglas suelen ser: el más joven debe ser presentado a la persona de mayor edad, el hombre debe ser presentado a la mujer, el subordinado debe ser presentado al jefe. Basta con indicar el nombre y apellido de la persona presentada aunque es aconsejable dar alguna información sobre las personas presentadas para facilitar que pueda surgir entre ellos algún tema de conversación.

Decoración de la Mesa.Lo más aconsejable es acudir a una empresa de alquiler de menaje. Se encargan no sólo de la mantelería sino también de la vajilla, la cristalería o las sillas si así lo necesitas. Debes tener en cuenta que la mantelería elegida haga juego con la vajilla y con la decoración del salón y esté impecablemente planchada. La mesa no debe estar sobrecargada, pero puedes encargar a una empresa de flores y decoraciónque realice un bonito centro de flores, pero que no obstaculice la visión entre los invitados. La servilleta se dispondrá en forma de rectángulo o de triángulo a la izquierda del plato o sobre el mismo.

Decoración de la Mesa

Colocación de los Cubiertos y las Copas.El cuchillo, la pala de pescado y la cuchara a la derecha del plato (el cuchillo con el filo mirando al plato) y el tenedor a la izquierda.Los cubiertos se disponen de tal manera que los primeros que se utilizan son los más alejados del plato, y los que se utilizan en último lugar los más próximos al mismo. Los cubiertos de postre se colocan enfrente del plato entre éste y las copas.

La colocación de las copas también es importante para realzar como merece una buena selección de vinos y licores. Se sitúan enfrente del plato, de mayor a menor tamaño y de izquierda a derecha se coloca primero la copa de agua, luego la de vino tinto y luego la de vino blanco; entre estas dos últimas se coloca la copa de cava o champagne.

Colocación de los Cubiertos y las Copas.