propuesta de diseño: aumentar el numero y calidad de ideas y proyectos de innovación innovation...

Propuesta de Diseño:Aumentar el numero y calidad de ideas y proyectos de innovación

Innovation Team:

Sofia KlappDiana Alvarez

Rodrigo Quinteros

Alan BolomeyJaime Vera

1MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C.

MAR

MAR: Método de Acción Rápida sobre un ámbito de un proceso

Resumen EjecutivoProceso: Gestión de InnovaciónAlcance del cambio: Generación Ideas de

InnovaciónBrecha:

• Ideas: de 10 a 300. Diferencia: 290 ideas/mes

• Proyectos: de 2 proyectos incrementales a 10 proyectos disruptivos x mes.

Solución: Desarrollar Cultura de InnovaciónBeneficio:

Costo actual de la solución: $ 110.000.000.-

VAN: $60,24 millones (5 años y tasa de descuento del 12%)

Valor actual social:

MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C. 2

Contenido

a) Modelamiento visualb) Evaluaciónc) Causas del problema d) Investigación de solucionese) Propuesta de valor


Alcance del cambio: (Proceso o Etapa de Innovación).

a) Modelamiento visual

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Ubicación en el mapa de procesosProceso de Dirección Estratégica

Controlar Realizar Retroalimentar Planear

Proceso de Negocio

Proceso de Apoyo

Venta consultiva

Diseño Softwares

Administración e Infraestructura

Gestión de AlianzasEstratégicas

Desarrollo Informático Interno

Soporte Tecnológico y Redes

Finanzas

Contabilidad

Control de Gestión

Marketing

RRHH

GestionarInnovación

a) Modelamiento visual


Proceso Gestión de Innovación

Ubicación en el mapa de procesos

Alcance del cambio: Generar Ideas de proceso de innovación basado en las mejoras prácticas

Actual

Generar Ideas Implementar Proyectos

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COLABORADOR

JEFE DIRECTO

FI 1:GENERACION DE IDEAS

EQUIPO

GERENTE ÁREA

Dar Idea

Evaluar

GERENTE GENERAL


Listas de tareas

Lista de tareas de la actividad

Evaluar 1. Escuchar el planteamiento2. Analizar el planteamiento según el tipo de idea

(incremental o disruptiva), alineamiento con la estrategia de la empresa, si es factibles y aplicable por la empresa.

3. Dar feedback4. Apadrinar el proyecto

Realizada por el Jefe Directo del colaboador que da la idea en el proceso de generar ideas


Dar Idea1. Identificar una oportunidad de negocio o una mejora

continua.2. Reflexionar acerca de la factibilidad3. Armar formato de planteamiento. 4. Agendar reunión5. Plantear idea en reunión

Realizada por cualquier persona en la empresa en el proceso de generar ideas.

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Listas de tareasLista de tareas de la actividad

Aprobar

El Gerente del área da visto bueno para verificar que la idea cumplan los criterios establecidos.

Realizada por el Gerente del área en la empresa en el proceso de generar ideas.

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JEFE PROYECTO JEFE DIRECTO

FI 2:IMPLEMENTAR IDEAS

EQUIPO EJECUTOR GERENTE ÁREA

ÁREA INNOVACION

GERENTE GENERAL

Desarrollar

Evaluar

Implementar


Listas de tareasLista de tareas de la actividad

Reevaluar Plan de Proyecto.

1. Identificar nuevos requerimientos

2. Tomar acciones correctivas y/o preventivas en caso de que sea necesario

Realizada por el Equipo en la etapa de implementación.


Desarrollar Plan Implementación

1. Armar un Plan de Trabajo2. Definir Equipo Desarrollo3. Reasignar tareas4. Definir plazos y controles

Realizada por el Colaborador dueño de la idea en el proceso de Implementación


Listas de tareas


Implementar Proyecto1. Verificar checklist control implementación.2. Reclutamiento y Selección participantes clave3. Entrenar personal involucrado. 4. Inicio de actividades5. Control de implementación

Realizada por el Equipo ejecutor en el proceso de Implementación

b) Evaluación

1. Situación actual del proceso2. ¿Cuál es el problema?3. Seleccionar la variable crítica4. Situación actual de la variable

crítica5. Meta de la variable crítica6. Cuantificar la brecha7. Fuente de datos


1. Situación actual del procesoInformación general

TECNOSERVICE es una empresa lidera nivel nacional en servicios de apoyo a proyectos tecnológicos. Realiza esta actividad por medio de 4 unidades de negocios: Profesionales TI, ingeniería en software, BPO y Capacitación.

Con más de 40 años de permanencia en el mercado, presta servicios a 80 empresas de diversas industrias.

Cuenta con una dotación de 1000 profesionales de diversas áreas de expertis.

Hoy es líder en el mercado de profesionales TI pero cada vez más las empresas están pidiendo soluciones tecnológicas adaptadas a su realidad y profesionales cada vez más capacitados al uso de nuevas tecnologías.

Se ha identificado que los profesionales TI y personal de áreas de apoyo tienen muchas ideas de negocio que: no suelen comunicar a la empresa, no la hacen o se van a emprender.

A pesar de ser un rubro bastante innovador (tecnologías de la información), TECNOSERVICE no lo está haciendo. Muchos profesionales TI optan por formar sus propios emprendimiento tecnológicos.


1. Situación actual del procesoAlcance del cambio


Detalle del alcance: Generación de Ideas disruptivas dentro del Proceso de Innovación

Volumen de transacciones: 10 ideas al mes, de las cuales 2 se implementan.

Ingreso promedio generado: alrededor del 0,01% del margen anual.

1. Situación actual del procesoDiagnóstico con base en el MIC

Estrategia Las personas no conocen los focos de innovación de la empresa,

tampoco perciben que sea de importante para ellos. No existen desafíos de innovación concretos sobre los cuales responder.

Personas Los trabajadores se ven desmotivados: (1) profesionales no dan ideas

porque sienten que ni los clientes ni la empresa los escuchan, (2) los trabajadores de áreas de apoyo no entienden porque ellos deben dar ideas.

Procesos Cada Gerente o Jefatura utiliza su propio criterio para evaluar ideas,

algunos no escuchan a sus colaboradores. Al final muchas ideas resultan pero solo por movimientos políticos. Proceso ambiguo, poco participativo, no formal ni objetivo.


1. Situación actual del procesoDiagnóstico con base en el MIC

Estructura No existen roles formales de un encargado de proceso de innovación

que tengan este tipo de labores. La estructura es de carácter informal y depende de cada Gerencia y

sus jefaturas.

Tecnología No existe un software de apoyo que permita sistematizar y agilizar el

proceso de generación e implementación de ideas. Actualmente todo es por medio de conversaciones informales o en algunos casos formales.


Cliente del proceso: toda la empresaDueño: Gestor de InnovaciónSponsor del proyecto: Gerente GeneralFinalidad del Sistematizar la gestión de

innovación, es 1)Aumentar la cantidad de ideas provenientes de toda

la empresa. 2)Generar un portfolio de innovación balanceado entre

ideas incrementales y disruptivas.3)Aumentar la cantidad de proyectos de innovación

efectivos en su capacidad de generar valor en la empresa.


1. Situación actual del procesoInformación del proceso

1. Situación actual del procesoDestinatarios, ¿qué quieren?

Voz del Cliente Nuevos proyectos que mediante una disminución de

tiempo y costo, asociado a una mejor calidad que nos permitan dar valor agregado a nuestros cliente.

Visualizar posibles instancias del desarrollo tanto operacional como estratégico

Detectar falencias en los procesos actuales

Voz de los Usuarios internos Que todos tengan la posibilidad de ser escuchados Que no se pierdan las ideas Proceso objetivo, trasparente y ágil de evaluación Aumentar la calidad y cantidad de las ideas. Balancear el portafolio entre ideas disruptivas e

incrementales. Aprovechar las ideas de los trabajadores, sobre todos lo

que trabajan con clientes externos.18MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C.

2. ¿Cuál es el problema? Detección preliminar del problema

Síntomas principales priorizados: 1. Pérdida de mejoras en el negocio actual2. Las ideas se demoran mucho en concretarse en proyectos3. Las ideas solo vienen desde la Gerencia4. Los trabajadores no dan ideas de forma espontanea.

Imperativo estratégico: innovación como driver de crecimiento y diferenciación

Primer enunciado del problema1. Pocas Ideas incrementales y disruptivas provenientes de

toda la empresa


2. ¿Cuál es el problema?Técnica Preguntas de contexto

¿Cuánto tiempo existe el problema? Desde hace unos 20 años

¿Se ha intentado resolver antes? No, ya que antes no se consideraba un problema.

¿Por qué el problema no se ha solucionado todavía?

Porque no se ha definido un proceso para trabajar este problema.

¿El problema existe en otras organizaciones ?

Si, en empresas inmaduras a nivel de innovación


2. ¿Cuál es el problema?Técnica confirmar los hechos

¿Existe pocas Ideas incrementales y disruptivas provenientes de toda la empresa? Sí, según lo conversado con los gerentes.

¿A que se debe esta poca cantidad? No existe un proceso ni una estrategia clara de los focos de innovación.

¿Hay una cultura asociada a la innovación? Hay una buena base sobre la cual trabajar (resultados encuesta de innovación 2012-2013

¿Existe insatisfacción ligada a esto? Si, el gerente general le interesaría fomentar el crecimiento y diferenciación de la empresa por la innovación.

¿Estamos dejando de percibir ingresos significativos asociado a la carencia de innovación? Si, alrededor de $3 millones de dólares.


2. ¿Cuál es el problema? Enunciado final del problema

Enunciado final:

Pérdida de ideas de mejora continua o disruptivas provenientes de toda la empresa, que generen valor en la compañía.

Justificación del enunciado: No existe un proceso formal que aproveche el

potencial creativo de todos los trabajadores de la empresa.

La pocas ideas implementadas y más enfocada a los incremental es una consecuencia de ello.

Muchas veces se demoran mucho en pasar de una idea a la practica. En algunos casos la competencia ya llegó primero


3. Seleccionar la variable crítica Variables relevantes del problema:

Calidad de ideas Cantidad de Ideas

Variable crítica seleccionada: Cantidad de Ideas Disruptivas

Justificación: dentro del pipeline de innovación, debe existir una cantidad balanceada de ideas, propuestas de proyectos y proyectos implementados tanto a nivel incremental como disruptivo que respondan a preocupaciones estratégicas. Para cada una de las etapas del embudo de innovación, debe haber una cantidad de inputs que van disminuyendo de forma considerable debido al filtro efectivo. En la situación actual, las ideas generadas son, principalmente, de mejora continua.


4. Situación actual de la variable crítica


Dadas las estadísticas que lleva la empresa respecto a los propuestas de innovación generadas mensualmente, podemos indicar que el día de hoy de cada 10 de éstas (potencial de proyecto), solo 2 se implementan.

5. Meta de la variable crítica


Diferentes técnicas para definir la meta:

La estrategia. Desarrollo de cultura innovadora Observar mejores prácticas. Entorno a 400

ideas mensuales Escuchar a los clientes. Tener entre 1 a 3

productos nuevos mensuales en el portafolio. Prueba y error. 100 ideas mensuales Capacidad instalada. +- 1000 ideas mensuales Idealización (detalle en lámina siguiente). 300

ideas mensuales

Meta y justificación: 300 ideas mensuales

Es factible creando una cultura innovadora. El cumplimiento de esta es indispensable para

captar nuevos clientes y mantener a los actuales.

Ideal de la variable crítica: infinito número de ideas Ideas Imposibles:

1. Regalar a los colaboradores un dado de ideas que al tirarlo genere ideas automáticamente, dependiendo de su personalidad, estado de ánimo y competencias.

2. Agregar en los mouse de los computadores de cada persona unos sensores que detecten y recolecten aquellos pensamientos que pueden transformarse en una buena idea.

Ideas no factibles:1. Exigir por contrato laboral que cada colaborador genere una

idea disruptiva a la semana. Si no, puede ser despedido.2. Cambiar todo el personal actual, sólo por personas que sean

capaces de generar una idea disruptiva a la semana y que además sean del rubro.

Ideas factibles:1. Lograr que todos los colaboradores aporten ideas.2. Por lo menos 5 ideas al año por colaborador.

En conclusión: 300 ideas mensualesMAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C. 26

5. Meta de la variable críticaTécnica de idealización

6. Enunciar la brecha


Variable crítica: cantidad de ideas

Brecha: 3.480 ideas anuales

Situación actual:120 ideas

Meta:3.600 ideas

7. Cuantificar la brechaCosto interno, total anual: $ 660 millones


Costo visible (18% del total): Desarrollo implementación de Software Innovación: $

40 millones Plan comunicacional empresa $ 20 millones Mentoring Gestor y comité de innovación $ 20

millones Capacitación uso software toda la empresa $ 15

millones Desarrollo e implementación de consultoría en

cambio de cultura $ 25 millonesCosto sumergido (82% del total): $540

millones Costo de oportunidad de la no implementación de

nuevos proyectos dado que la utilidad de cada uno de ellos. $22,5 millones

Valor Actual (VA) costo interno: $ 60,24 millones(5 años y tasa de descuento del 12%)

7. Cuantificar la brechaCosto social, total anual: $ 440 millones


Costo social: Costo alternativo promedio uso actuales

servicios/productos $ 900.000 /mes.

42 clientes utilizan alguno de los servicios. Total anual costo social: $ 453,6 millones ($900.000 x

42x12).

Valor Actual (VA) costo social: $ 1635,13 millones

(5 años y tasa de descuento del 12%)

8. Fuente de datos para la evaluaciónEntrevistas con Gerentes, Subgerentes

y Jefaturas de la empresa.Focus Group con profesionales. Encuesta CIO: competencias

organizacionales para innovar. Balance de la empresaCantidad de nuevas ideas que se

están desarrollado en las áreas.


c) Causas del problema

1. Técnica de los 5 por qué 2. Relación causal de Ishikawa3. Priorizar con técnica de Pareto


1. Técnica de los 5 por qué

¿Por qué no hay un flujo de ideas proveniente de todos los lugares de la empresa?

1. Porque no existe una cultura de innovación con incentivos.

2. Por temor a perder el control, miedo al cambio, y porque se se pueden desalinear de la estrategia.

3. Porque los Gerentes son conservadores y quieren sentir que ellos son los únicos innovadores.

4. Por temor a perder el liderazgo, por no querer arriesgar recursos, no le ven el valor a que la gente ve oportunidades que ellos no ven.

5. Porque hay un temor por abandonar la zona de comodidad actual en la cual se encuentran.

6. Porque falta adaptabilidad y capacidad de reinventarse.


CANTIDAD DE IDEAS

TecnologíaEstructura

ProcesosPersonas

Pocas Ideas incrementales y disruptivas provenientes de toda la empresa.

Estrategia

No existe tecnología que

apoye este proceso

Informales y poco claros

No dan ideas

Inexistencia de estructura experta ligada a innovación

Estructura de innovación recae en cada área

Desafíos no definidos, no es una prioridad estratégica aun declarada.

Causas Efecto

MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C.

Muchas contingencias que entorpecen el desarrollo de ideas.

Hay personas que si tienen buenas ideas

Gerentes reacios al cambio

Jefes que no saben evaluar ni motivar ideas

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2. Relación causal de Ishikawa

Se priorizaron las causas con % según panel de expertos Proceso informal dependiente de cada área: 20 % No existe tecnología que apoye el proceso: 20 % Desafíos de innovación no definidos: 10% Jefes inhibidores de ideas y que no saben evaluar: 25 % Gerentes reacios al cambio y con miedo de perder protagonismo:

25 %


3. Priorizar con técnica de ParetoDeterminar el universo priorizado

Se estableció el porcentaje de corte en el 80% del problema, obteniéndose las primeras 4 causas

Justificación: Superando las 4 primeras causas, el desafío de innovación presenta gran potencial de ser llevado a cabo.


3. Priorizar con técnica de ParetoPorcentaje de corte

d) Investigación de soluciones


d) Investigación de soluciones Fuentes de soluciones

1. Tormenta de ideas2. Técnicas para buscar soluciones

Selección de soluciones1. Universo de soluciones (ideas)2. Determinar factores de decisión3. Priorizar


1. Tormenta de ideas Planteamiento libre de ideas:

1. Promover generación de ideas2. Buzón de ideas3. Concurso de ideas4. Generar un proceso de innovación 5. Aplicar tecnología al proceso de innovación 6. Premio a Ideas por Área 7. Generar área de innovación 8. Crear cultura de innovación 9. Día de Innovación10.Externalizar la innovación.

Selección de ideas factibles:1. Generar un proceso de innovación 2. Aplicar tecnología al proceso de innovación 3. Generar área de innovación


3. Desde técnicas para buscar soluciones

Estudiar las prácticas de otras empresas del rubro:oEstrategia, cultura, e institucionalidad

(proceso y estructura de innovación)oApoyo con software que administra ideas y

proyectos.oDesarrollo de competencias para generar y

desarrollar ideas de innovación. Contratar una consultora externa para apoyo

del Kick off Incorporar personal interno con experiencia

en innovación.


1. Universo de soluciones


1. Promover generación de ideas2. Buzón de ideas3. Concurso de ideas4. Generar un proceso de innovación 5. Aplicar tecnología al proceso de innovación 6. Premio a Ideas por Área 7. Generar área de innovación 8. Crear cultura de innovación 9. Día de Innovación10. Externalizar la innovación. 11. Estudiar las prácticas de otras empresas del rubro12. Contratar una consultora externa para apoyo del

Kick off13. Incorporar personal interno con experiencia en

innovación

2. Determinar factores de decisión


1. Contribución a resolver el problema o sus causas, 50%

2. Imagen y calidad frente a clientes, 20%

3. Costo de la solución, 10%4. Nivel de riesgos de la solución, 10%5. Avance previo, 10%

3. Priorizar


e) Propuesta de valor


e) Propuesta de valor1. Resumen de la propuesta2. Nuevos modelos visuales

Mapa de procesos, FI y listas de tareas

3. Detalle de la inversión4. Uso de recursos5. Relación con otros proyectos6. Valor que agrega la

propuesta MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C. 44

Resumen de la propuesta Objetivo: lograr generar 300 ideas mensuales

para implementar 240 proyectos de mejor calidad al año.

Solución (costo: $ 60 millones, 1 año de plazo) Promover generación de ideas Concurso de ideas Generar un proceso de innovación Aplicar tecnología al proceso de innovación Premio a Ideas por Área Generar área de innovación Contratar una consultora externa para apoyo del

Kick off Incorporar personal interno con experiencia en

innovación Comienzo proceso gestión del cambio a una

cultura de innovación.MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C. 45

Costo de la solución

Inversión inicial: $ 60 millones (ch$)Implementación de cultura de innovación+ capacitación proceso de innovación+ software de apoyo.

Total $ 60 millones de pesos.

Nota: no existen egresos anuales asociados al proyecto, distintos a la inversión inicial.


Detalle de cálculosVAN interno: $ 60,24 millonesVA social: $ 1.635,13

millones


Valores: 5 años plazo y tasa de descuento del 12%

Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Valor flujo Valor actualIngresos 0 50 50 50 50 50 $ 180,24 $ 180,24Egresos 120 0 0 0 0 0 $ 0,00 $ 120,00Valor neto -120 50 50 50 50 50 $ 180,24 $ 60,24

VAN $ 60,24

VA Social (beneficio para los clientes)Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Valor flujo Valor actual

Ingresos 0 453,6 453,6 453,6 453,6 453,6 $ 1.635,13 $ 1.635,13

VAN interno (visible y sumergido)

Cambios en el mapa del procesos


Propuesto

Actual

Proceso Gestión de Innovación

Definir Focos Innovación

Generar Ideas Incrementales

ImplementarProyectos

Incrementales

Implementar Proyectos

Disruptivos

Generar Ideas Disruptivas

Evaluar Proceso GI

Generar IdeasImplementar

Proyectos

FI comparado

Actual

Propuesto


COLABORADOR ANALISTA MARKETING

JEFE RRHHCOMITÉ INNOVACIÓN

PROCESO GENERACIÓN IDEAS DISRUPTIVASGI

Entregar Idea

Elaborar Propuesta

Evaluar

Dar Feedback

Elaborar Caso Negocio

Evaluar

Entregasreconocimiento

Difundir

FI propuesto


COLABORADOR ANALISTA MARKETING

JEFE RRHHCOMITÉ INNOVACIÓN

PROCESO GENERACIÓN IDEAS DISRUPTIVASGI

Entregar Idea

Elaborar Propuesta

Evaluar

Dar Feedback

Elaborar Caso Negocio

Evaluar

Entregasreconocimiento

Difundir

Uso de recursos

Horas perdidas de empleados, situación actual

1hora a la semana. A $ 5.000 hora son 288 millones al año En promedio son 1.200 colaboradores, 4 horas

por mes, sin considerar horas perdidas.

Aprobado por el Gerente General


Relación con otros proyectos

Afecta transversalmente a todas las áreas de la compañía.


Valor que agregaría la propuestaCliente

Aumento de soluciones tecnológicas de punta adaptadas a sus necesidades.

Usuarios internos Aumenta el valor de productos ofrecidos

al cliente. Mejor clima laboral Eficiencia en los procesos. Mejora posición relativa en el mercado. Motiva a los colaboradores menos activos

a participar más y a aportar más conocimiento.MAR sobre procesos, www.evolucion.cl, © Juan Bravo C. 53

Conclusiones

¡Para este proceso el cambio es significativo!


¡Aumentamos la cultura

innovadora para incentivar la

innovación de buenas y

grandes ideas!

propuesta de diseño: aumentar el numero y calidad de ideas y proyectos de innovación innovation...

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