propÓsitos de la reuniÓn · compromisos corto plazo componentes del planeamiento estratÉgico...
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La Planificación en la organización universitaria:posibilidades, dificultades y experiencias en procesos participativos
Día 2: El planeamiento estratégico en la universidad
SEMINARIO: PLANIFICAR Y GESTIONARLA UNIVERSIDAD
UNCUYO – OCTUBRE 2015
PROPÓSITOS DE LA REUNIÓN
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IDEAS ASOCIADAS AL PLANEAMIENTO
Reflexividad: previa a la
acción
Selectividad:elección de
objetivos, metas y medios
Adaptabilidad:versatilidad para adecuarse a los
cambios
Intencionalidad: esfuerzo voluntario de construcción del
futuro
Anticipación:imaginación para idear
futuros posibles
Direccionalidad: orientación de la acción hacia
un sentido deseado
Características de un Plan
ESCENARIOS DE FALTA DE PLANEAMIENTO
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NIVELES DEL PLANEAMIENTO
Nivel Espacial Nivel operacional
�Central o nacional
�Regional
�Local
�Institucional
�Plan
�Programa
�Proyecto
�Acción
ENFOQUES DEL PLANEAMIENTO
Planificación normativaDeber ser. Objetivos prescriptivos
Contexto estable y predecible
Proceso cerrado, centralizado, realizado por grupos técnicos, desde la cúpula o desde afuera
Relación sujeto que planifica –objeto que es planificado
Planificación
Planificación estratégicaHacer. Objetivos para la acción
Contexto inestable y turbulento
Proceso abierto, descentralizado, participativo, desde la base o desde adentro
Relación sujeto - sujeto
Planificación y gestión
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LA PLANIFICACIÓN EN EL MARCO DEL GOBIERNO Y LA GESTIÓN UNIVERSITARIA
Tom
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Gobierno
Marco regulador
Pre
supuesto
Eva
luació
n e
xtern
a
Gestión de corto plazo:• Prioridades definidas por la
urgencia• Asignación de recursos
histórica o política• Pugna de intereses en cada
decisión• Información se construye
ante la necesidad• Dependencia de incentivos
externos• Se exacerban las
contradicciones de objetivos• Superposición de acciones• Comunicación esporádica• Etc.
Consensos mínimos
Participación según intereses
Compromisos corto plazo
COMPONENTES DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
PensarEstrategia y plan
SostenerInformación y decisión
AprenderEvaluación, revisión
y mejora
HacerImplementación: acción
táctica y operacional
ComunicarProceso continuo
ComunicarProceso continuo
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LA PLANIFICACIÓN COMO INSTRUMENTO DE GOBIERNO Y GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD
Co
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Marco regulador
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Pensa
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Diagnóstico
Estrategia
Plan
MetasPresupuesto
TácticasAccionesRecursosCoordinaciónGestión
• Liderazgo• Participación• Compromiso
Apre
nder Monitoreo
Evaluación
Mejora
GobiernoSostener (información para la toma de decisiones)
Proceso de comunicación continuaS
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tom
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PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO EN LA UNIVERSIDAD
gobernanza
Continuo Integrado FlexibleColectivo
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MisiónEl propósito de la universidad como expresión hacia otros
y delimitación de su alcance
Valores y visiónCreencias de la institución e imagen a futuro
BrechaDistancia entre la situación actual y la esperada
EstrategiaDefinición de los caminos necesarios para achicar la brecha
PlanEstablece los objetivos con las acciones,
responsables y recursos
Gestión estratégicaCómo se lograrán los objetivos
Metodología
Objetivos / líneas / áreas Estratégica/os
Principales desafíos para alcanzar la visión: distinguibles, viables, pocos,
orientadores
Objetivos operacionales
Unen los objetivos estratégicos con las acciones
Acciones / proyectosActividades necesarias para alcanzar los objetivos, con responsables, tiempos, y recursos. Medibles y
monitoreables
Monitoreo / evaluación
Resultados
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA SITUACIONAL: PRINCIPALES CONCEPTOS
SITUACIÓN:
ESCENARIO: Forma de tratamiento de la incertidumbre a través de alternativas. Consideración de diferentes posibilidades que no se pueden predecir pero sí prever.
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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA SITUACIONAL: MOMENTOS
Momento Explicativo: Análisis situacional
Momento normativo: imagen objetivo
Momento estratégico:
diseño del plan
Momento Táctico –operacional:
Ejecución y evaluación
Momento explicativoEL ANÁLISIS SITUACIONAL
problemas.
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Momento explicativoEL PROBLEMA
• Se realiza un recorte en función de prioridades y vínculo con la misión: problema focal
El momento explicativoDescriptores
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Momento explicativo
El momento explicativoANALISIS DE ACTORES
Actores involucrados:
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El momento normativoLA IMAGEN O SITUACIÓN OBJETIVO
� Horizonte temporario lejano.
� Futuro deseado unido a la intención de alcanzarlo.
� Contracara de la situación problemática.
� Tiene en cuenta las condiciones externas e internas
� Es consistente con:
� los recursos,
� el tiempo disponible,
� la viabilidad política
� y los valores y misión de la institución.
El momento normativoLA IMAGEN O SITUACIÓN OBJETIVO
Escenarios:
� Representación de futuros posibles y deseables y anticipación de posibles obstáculos.
� Lugar en el que se da la interacción entre el actor y el entorno.
� Su objetivo es reducir la incertidumbre.
� Permite simular el comportamiento de determinadas variables condicionantes para preparar respuestas.
� Se revisan y reestructuran conceptualmente de manera constante.
� No es elegido pero sí es previsto para responder ante diferentes circunstancias.
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El momento normativoLA IMAGEN O SITUACIÓN OBJETIVO
Objetivo o propósito.
El momento estratégicoVIABILIDAD
Construcción de viabilidad: relación que existe entre el “debe ser” del plan y el “puede ser”. Es un análisis dinámico en una situación concreta en la que existen restricciones que obstaculizan y ponen en riesgo la continuidad del plan.
Dimensiones de la viabilidad:
�Política
�Económico – técnica
�Institucional
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El momento estratégicoVIABILIDAD POLÍTICA: ESTRATEGIAS BASICAS PARA SUPERAR LAS RESTRICCIONES
Existen tres tipos básicos de estrategias para aumentar las capacidades y materializar el plan:
Cooperación: los actores relevantes para la viabilidad del plan tienen intereses coincidentes frente a los resultados. Todos pierden si el plan se detiene. El medio aplicable para resolver dificultades es la negociación.
Persuación: No hay conflicto de intereses, pero tampoco coincidencia. Indiferencia y neutralidad que requiere ser modificada, es decir, lograr la adhesión al plan de los actores.
Confrontación: Existe conflicto de intereses irreconciliables y se opta por el enfrentamiento. El juego se resolverá a favor del actor que haga mejor uso de la fuerza disponible.
Momento estratégIcoOTROS ASPECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE VIABILIDAD
Viabilidad económica: detección de restricciones de recursos económicos y financieros para materializar las acciones.
Viabilidad organizativa o institucional: capacidad institucional para llevar adelante el plan en términos e su coherencia con la misión y visión.
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El momento estratégicoDefinición de TRAYECTORIAS o líneas estratégicas
A partir del análisis de la viabilidad es posible establecer la secuencia de operaciones o “cursos de acción” que se encadenan en la situación inicial y la situación objetivo, y que son seleccionadas por los ámbitos de decisión o los responsables del diseño de la planificación
Requisitos:
�Vinculación con la misión y visión
�Capacidad técnica de achicar la brecha
�Tener mayores probabilidades de éxito y menos vulnerabilidad
�Ser menos costosa
Ejercicio grupal
Analizar un plan estratégico de una universidad considerando:• Su relación con la misión y la visión• Sus antecedentes (planes anteriores, evaluaciones)• Metodología del diseño (participación, circuitos, áreas)• Organización
• Diagnóstico (interno, externo)• Objetivos generales• Líneas o áreas estratégicas (trayectorias)• Niveles inferiores de planeamiento
• Presupuesto• Seguimiento y evaluación
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El momento tácticoPROYECTOS O PLANES DE ACCION
�Se alinean con las líneas estratégicas
�Se diseñan e implementan en niveles operativos
�Incluyen actividades detalladas y presupuesto
�Pueden formularse en pazos menores al plan general
�Vinculación permanente entre niveles: comunicación y compromiso
�Deben plantearse en una base o matriz común que permita incorporarlos al plan general
LA MATRIZ DE MARCO LOGICO:HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIÓN
FIN Es el objetivo INSTITUCIONAL o ESTRATEGICO al cual el proyecto pretende contribuir. Su plena realización está más allá del alcance del proyecto.
PROPOSITO Es el objetivo CONCRETO del proyecto: la dirección del proyecto deberá comprobar su realización al día siguiente de culminada la ejecución.
COMPONENTES O
RESULTADOS
Son los productos o servicios que el proyecto prevé producir a fin de lograr el propósito. Tienen autonomía relativa.
ACTIVIDADES Son las acciones necesarias para lograr cada componente o resultado. Son secuenciales.
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EL ARBOL DE PROBLEMASca
usas
con
secu
enci
as
Demora de graduación de los estudiantes en el
tiempo previsto
La calidad de la enseñanza se ve
afectada
Dificultad de inserción laboral
La eficiencia interna se ve afectada
Alumnos desmotivados
Formación poco integrada
Dificultades para programar la oferta
Reducida oferta horaria de los cursos
Fracaso escolarDificultades en las
condiciones de estudio y cursado
Los docentes ofertan horarios de
cuerdo a sus preferencias
Déficit en la formación del nivel
medio
Muchos alumnos trabajan
EL ARBOL DE OBJETIVOS
med
ios
fin
es
Los estudiantes se gradúan en el tiempo
previsto
Mejora la calidad de la enseñanza
Mejora la inserción laboral
Mejora la eficiencia interna
Alumnos motivadosFormación más
integradaLa oferta se planifica
Amplia oferta horaria de los cursos
Mejor rendimiento escolar
Mejores condiciones de estudio y cursado
Incentivos a los docentes para modificar sus
horarios de cursos
Sistema de tutoríasSistema de becas ayuda económica
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LOS ACTORES INVOLUCRADOS
beneficiarios
neutros o perjudicados
alternativa
CUADRO DE INVOLUCRADOS
Actor o grupos
Intereses institucionales
Cómo perciben el problema
Qué poder y mandato tienen
Interés en el proyecto
Conflictos potenciales
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CUADRO DE INVOLUCRADOSActores Intereses
institucionales Problema percibido
Poder y mandato Interés en el proyecto
Conflictos potenciales
Estudiantes Mejorar sus condiciones de estudio
Existen limitantes institucionales y sociales que dificultan su condición de estudiante y futuro graduado
Voto como claustro. Demandan mejoras en su situación a las autoridades.
Alto Las expectativas de los estudiantes pueden ser superiores a los resultados del proyecto.
Docentes Mantener su situación ante cualquier cambio institucional o mejorarla
Los docentes de las materias de los primeros años se ven perjudicados por los cursos masivos
Voto como claustro. Ellos son quienes establecen los horarios de los cursos.
Mediano Pueden negarse a abrir cursos en horarios clave. Pueden negarse a ofrecer estrategias complementarias de apoyo al estudiante.
Autoridades Mostrar que la institución es eficiente Ofrecer una enseñanza de calidad que otorgue prestigio institucional
Los bajos índices de graduación implican un problema al cual deben responder ante el gobierno y la agencia evaluadora.
Manejan algunos recursos para proyectos especiales. Definen el presupuesto institucional. Tienen que garantizar eficiencia y calidad institucional.
Alta Hay que convencerlos sobre la necesidad de invertir fondos en becas y programas tutoriales como medios para resolver el problema percibido
LA ELECCIÓN DE ALTERNATIVAS
cuatro requerimientos fundamentales
óptimamínimo costo
factiblepertinente
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ARBOL DE ALTERNATIVAS
PROBLEMA
OBJETIVO
Alternativa 3Alternativa 1 Alternativa 2
ARBOL DE ALTERNATIVAS
Demora en el tiempo graduación
estudiantes
Que se gradúen en el tiempo previsto
Sistema de tutorías
Modificación de horarios de
cursos por parte de
profesores
Sistema de becas de
ayuda económica
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LA MATRIZ DE MARCO LOGICO:HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIÓN
FIN Mejorar la calidad en la enseñanza y la eficiencia interna de la institución
PROPOSITO Reducir el tiempo de demora en la graduación de los estudiantes de la Universidad X en el términos de Y años
COMPONENTES O
RESULTADOS
• Instalación de un sistema de becas para estudiantes
• Creación de un sistema de tutorías
• Incentivos a los docentes para que adapten la oferta horaria de los cursos a las necesidades de los estudiantes
Las ACTIVIDADES de un proyecto
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Las ACTIVIDADES de un proyecto (Ejemplo)
Componente Actividades Presupuesto
2. Creación de un sistema de tutorías
1.Conformación del equipo de trabajo a cargo del diseño del programa.
2.Diseño del programa de tutorías.
3.Diseño y publicación de afiches para sensibilizar a la comunidad.
4.Charlas informativas para docentes, estudiantes avanzados y graduados.
5. Inscripción y selección de tutores.
6. Capacitación de tutores.
7. Inscripción de los alumnos y distribución de los grupos.
8. Desarrollo de las reuniones.
El CRONOGRAMA de actividades de un proyecto
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Los SUPUESTOS o condicionantes externos de un proyecto
LOS SUPUESTOS DE UN PROYECTO
Nivel de objetivo Supuesto
Fin La calidad y la eficiencia del sistema de educación superior continúan siendo evaluadas por los mismos indicadores y en base a los mismo estándares.
Propósito Se mantienen las mismas autoridades institucionales. El proyecto continúa siendo una prioridad institucional.
Componentes o resultados 1. Se mantiene el compromiso institucional de asignar incrementar la cantidad de bacas para los próximos cuatro años.
2. Se mantiene el compromiso institucional de sostener al sistema de tutorías como programa especial.
3. Se mantiene el acuerdo con los representantes docentes más allá de cualquier acontecimiento externo.
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LA EVALUACION DEL PLAN
LA EVALUACION EN UN PROYECTO
Desempeño de un proyecto:
Diseño de una evaluación:
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LOS INDICADORES EN LA PREPARACION DE PROYECTOS
INDICADORES DE FIN Miden el impacto general que tendrá el proyecto. Son específicos en términos de cantidad, calidad y tiempo.
INDICADORES DE PROPOSITO
Describen el efecto logrado al final del proyecto. Deben incluir metas que reflejen la situación en ese momento. Son específicos en términos de cantidad, calidad y tiempo.
INDICADORES DE RESULTADOS
Son descripciones breves pero claras de cada uno de los componentes a obtener durante la ejecución. Son específicos en términos de cantidad, calidad y oportunidad respecto de los bienes y servicios a obtener.
INDICADORES DE PROCESO
Indican el cumplimiento de las actividades programadas con pertinencia y calidad.
EVALUACION DEL PROCESO: MONITOREO
Definición:
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Beneficios del monitoreo:
EVALUACION EX POST: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD E IMPACTO
Efectividad:
Eficiencia:
Impacto:
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EVALUACION EX POST: EFICIENCIA DEL PROYECTO
EVALUACION EX POST: EFICIENCIA DEL PROYECTO
Posibles preguntas relacionadas con la eficiencia:
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EVALUACION EX POST: EFECTIVIDAD DEL PROYECTO
Preguntas:
EVALUACION EX POST: IMPACTO DEL PROYECTO
Se refiere a la influencia del proyecto en el fin del proyecto y en otros ámbitos, considerando tanto las consecuencias planificadas como las imprevistas.Preguntas:•Hasta qué grado ha contribuido el proyecto al fin propuesto?•Qué cambios se produjeron en el universo inmediato y mediato del proyecto como resultado del mismo?•Cuáles han sido los efectos imprevistos del proyecto?•Cuáles fueron los probables efectos a largo plazo del proyecto sobre las políticas del área y de la institución?•Si fuera el caso, por qué no se materializaron los efectos esperados?
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LOS INDICADORES EN LA PREPARACION DE PROYECTOS (Ejemplo)
INDICADORES DE FIN •Grado de identificación en las evaluaciones institucionales del proyecto como una causa del mejoramiento de la calidad y la eficiencia•Nivel de reconocimiento del proyecto como causa de la mejora de la institución por parte de autoridades
INDICADORES DE PROPOSITO
En el término de 4 años se reduce la duración en la graduación promedio en un 30%
INDICADORES DE RESULTADOS
•Los alumnos tutoreados mejoran su rendimiento incrementando la aprobación de materias en el año•500 nuevas becas de ayuda económica a estudiantes mejoran sus condiciones•La oferta de materias se incrementa en todos los casos en un curso más por turno
MEDIOS DE VERIFICACION: RECOLECCIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN
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LA RECOLECCION DE DATOS SE ENMARCA EN UN PROCESO
•Establecimiento de los momentos de verificación (hitos) y definición del grado de avance de los indicadores
•Elección de las técnicas a utilizar•Diseño y preparación del uso que se le va a
dar a las técnicas seleccionadas•Trabajo de recolección de datos•Análisis y tratamiento de los datos•Interpretación de los datos
DIFERENTES MEDIOS DE VERIFICACION
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LA MML COMO HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIÓN (Completa)
NIVEL DE OBJETIVO
INDICADOR MEDIOS DE VERIFICACIÓN
SUPUESTOS
FIN
PROPOSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
EVALUACION EX POST: EXPERIENCIA ADQUIRIDA
Aprendizaje operativo:
Aprendizaje de desarrollo
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EVALUACION EX POST: EXPERIENCIA ADQUIRIDA
Preguntas: