project charter ejemplo

FORMULACIN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE INFORMACIN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL

S.A.

ACTA DE CONSTITUCIN Versin #: 1.0 Fecha de emisin: 7/3/2014

Confidencial Pgina 1 de 8

FORMULACIN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE

INFORMACIN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL S.A

Project Charter / Acta de constitucin de proyecto

Informacin del documento e historia de revisiones

Versin Fecha Autor (es) Notas de revisin

1.0 7/3/2014 Grupo 2

1.1 28/03/2014 Grupo 2

ndice de contenidos 1. Introduccin 1.1. Visin general del proyecto 2. Objetivo y alcance del Proyecto 2.1. Objetivos 2.1.1. Objetivo General 2.1.2. Objetivo Especfico 2.2. Caractersticas del proyecto 2.3. Alcance del Proyecto 2.3.1. Estructura organizacional inicial del proyecto 2.4. Productos Entregables 2.5. Calendario 2.6. Necesidad u oportunidades del negocio 2.7. Beneficios financieros del proyecto 2.8. Restricciones


S.A.



2.9. Supuestos INTRODUCCIN

1.1 Visin general del proyecto

En la era de la informacin las empresas reconocen cada vez mas que los datos que poseen son un recurso valioso y un bien intangible que genera ventajas competitivas como lo menciona porter en su libro la ventaja competitiva de las naciones, sin embargo es poco comn encontrar compaas que manejen adecuadamente la informacin que generan; por lo general utilizan la informacin parcialmente o se llenan de software y bases de datos complejas que no permiten obtener los mejores resultados.

El gran avance en las tecnologas de informacin y comunicacin ha obligado a las compaas a invertir grandes cantidades de dinero administrar la informacin que le permitan obtener control sobre la informacin que manejan pero no como procesarla adecuadamente.

As las cosas, el objetivo es la de formular el proyecto del diseo de un centro de servicios de informacin con base en la metodologa PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol, que garantice no solo el control de los datos sino que permita la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales de la compaa.

El Project Management Institute (PMI, 2004) define proyecto de la siguiente manera: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico(PMI, 2004). Este esfuerzo temporal tiene como fin darle nuevas herramientas al rea de abastecimiento para la toma de decisiones y ser una compaa pionera en el pas con comunicacin efectivamente administrada agregndole valor a la cadena y a la compaa.

Para lograr dicho objetivo utilizaremos elementos de la metodologa PMI del PMBOK y de la metodologa DAMA del DMBOK que constituyen la suma de conocimientos para ayudarnos a formular el proyecto basados en la definicin de las entidades de informacin, el proceso logstico ms crtico, definicin de los niveles jerrquicos que deben tomar decisiones basados en la informacin disponible y definicin de los KPI del proyecto, para lograr formular un proyecto para el diseo de un centro de servicios de informacin con base en la metodologa PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol.

2. Objetivo y alcance del proyecto

2.1 Objetivo

2.1.1 Objetivo General

Formular una gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el modelo PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.


S.A.



2.1.2 Objetivos Especficos

A. Definir unidades de informacin requerida para el centro de servicios de informacin del rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A, basado en metodologa PMI.

B. Priorizar y definir los puntos crticos de informacin en el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.

C. Centralizar y controlar los datos maestros del rea de abastecimiento de Ecopetrol, permitiendo la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, mediante reportes e indicadores de gestin.

D. Establecer un flujo regulado de informacin (entre niveles Gerencial, Tctico y Operacional), que asegure su disponibilidad oportuna para la toma de decisiones en los procesos de planeacin del rea de abastecimiento de Ecopetrol.

2.2. Caractersticas del proyecto

Conforme a la metodologa PMI, dentro de las caractersticas que se encuentran en el proyecto encontramos las siguientes acciones:

1. Gobierno de datos

2. Arquitectura, anlisis y diseo de datos

3. Gestin de base de datos

4. Gestin de la seguridad de datos

5. Gestin de la calidad de datos

6. Gestin de datos maestros y de referencia

7. Gestin de almacenamiento de datos e inteligencia de negocio

8. Gestin de documentos, registros y contenido

9. Gestin de meta de datos

2.3. Alcance del proyecto

El alcance de este proyecto para el diseo de una gua metodologa para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el modelo PMI, para el rea de abastecimiento de ECOPETROL S.A., se ajusta al desarrollo de los siguientes aspectos:

1. Definicin de las entidades de informacin aplicable al proceso de abastecimiento

2. Definicin del proceso logstico para la colocacin de la orden de compra, la cual se trabaja dentro del proceso logstico de abastecimiento; este proceso es el de mayor impacto dentro de los tres subprocesos de esta rea.

3. Definicin de los niveles jerrquicos de informacin


S.A.



4. Definicin de la metodologa DAMA

5. Definicin de los KPi del proyecto

La estructura para formular este proyecto estar basada en el desglose de las actividades necesarias para entregar el diseo de un centro de servicios de informacin con base en la metodologa PMI y DAMA, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol.

La creacin del centro de servicios se origina como necesidad para controlar la perdida de informacin, tiempo y costo a la hora de tomar decisiones en punto ms crtico del rea de abastecimiento de Ecopetrol, as las cosas, el proyecto pretende generar reportes e indicadores de datos con informacin relevante para la compaa en los niveles estratgicos, tcticos y operativos con alto valor para una compaa robusta por su naturaleza propia.

El centro de servicios de informacin y su competencia para centralizar la informacin dentro de Ecopetrol, le permitir ser ms competitiva porque incide en la formulacin de estrategias y toma de decisiones que pueden generar una ventaja competitiva, suministrando datos confiables a tiempo en cualquier momento, agregando valor a toda la cadena de abastecimiento de Ecopetrol.

2.3.1 Estructura organizacional inicial del proyecto

Este proyecto se desarrollar con el desglose como gua metodolgica de la estructura base para el diseo de un centro de servicios de informacin para el rea de abastecimiento de Ecopetrol, suministrando varios elementos como la estructura de la base de datos, el gobierno de los datos y los roles de reportes e indicadores para proporcionar la entrada para el montaje del mismo.

Los interesados en este proyecto son los que se definen a continuacin:

CLIENTEPATROCINAD

ORES

DIRECTOR DE

PROGRAMA

DIRECTOR DE

PROYECTO

EQUIPO DE PROYECTO Y

COMIT DE CONTROL DE

CAMBIOS

GERENTES

FUNCIONALES

GERENTES

OPERACIONALES

SOCIOS DE

NEGOCIO

Nivel

Operativo

Compradores

La Unidad de

tecnologa de

informacin

Vicepresiden

cia de

Estrategia y

Crecimiento

Lder Gestin

de datos

Lder Gestin de datos /

l der de datos maestros /

Lder de bienes servicios y

proveedores / ingeniero de

Tecnologas de informacin

/ contratistas

Lder de

Tecnologas de

informacin /

l der de gestin

de datos.

Lder de datos

maestros /

Vicepresidencia

de Estrategia y

Crecimiento

Contratitas del

rea de

abastecimiento

Nivel Tctico

Lideres y

La direccin

Estratgica Nivel

Gerencial

Jefe de

Unidad y

Gerentes

Vicepresiden

cia de

Estrategia y

Crecimiento

2.4. Productos entregables

1. Gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el modelo PMI, para el rea de abastecimiento de ECOPETROL S.A.

Comentario [FJRB1]: Faltan los reportes


S.A.



2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles organizacionales (Nivel Gerencial, Tctico y operacional).

3. Estructura base de datos con atributos de confiabilidad, completitud y unicidad de informacin.


S.A.



2.5. Calendario ID Paquete de trabajo actividades DIAS Aprobado por 19 20 21 25 26 27 28 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 21 22 23 24 25 28 29 30 2 5 6 7 8 9 # 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 24 25 26 27 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31 1 4 5 6 8 11 12 13 14 15 19 20 21 22 25 26 27 28 29

elaboracion un flujograma con cada

una de las actividades de los

procesos de compras planeacion y

logistica

8.40 Lider de Gestion de datos

Definicin de etapas clave de los

procesos de compras planeacion y

logistica

2.40 lider de gestion de datos

Definicin de los documentos

aplicables a cada una de las etapas4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area

Definicion de Costo de los

procesos de planeacion, compras y

logistica

6.00 Lider de datos Maestros y gerentes de area

Establecer el nivel de importancia

en interrelacion con otros procesos

de negocio(contabilidad finanzas

etc)


Definicion de los tiempo de los

procesos de planeacion, compras y

logistica




Desglose en la metodologia de

cadena de valor4.80

Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

maestros / lider de bienes servicios y

proveedores

modelo de datos 3.60Lider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Matriz - roles vs controles 8.40Lider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Definir las reglas de negocio

asociadas a calidad4.80



proveedores

Flujograma de informacin 4.80Lider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Mapa 2.40Lider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Definir Datos Maestros - ComprasLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Definir Datos Mestros - LogisticaLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Definir datos Mestros- PlaneacinLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Determinar datos de informacion

critica para abastecimiento2.40



proveedores

Reportes Nivel Estrategico -

Compras



proveedores

Reporte Nivel Estrategico - LogisticaLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Reporte Nivel Estrategico -

Planeacin



proveedores

Reportes Nivel Tactico - ComprasLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Reporte Nivel Tactico - LogisticaLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Reportes Nivel Tactico - PlaneacinLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Reportes Nivel Operacional -

Compras



proveedores


Logistica



proveedores


Planeacin



proveedores

Fechas de Corte 3.60Lider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Indicadores Nivel Estrategico -

Compras



proveedores


Logistica



proveedores


Planeacin



proveedores

Indicadores Nivel Tactico - ComprasLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Indicadores Nivel Tactico - LogisticaLider de Gestin de datos/ Lider de datos


proveedores

Indicadores Nivel Tactico -

Planeacin



proveedores

Indicadores Nivel Operacional -

Compras



proveedores


Logistica



proveedores


Planeacin



proveedores

Fechas de Corte 3.00 Lider de Gestin de datos

3.30

3.00

3.00

3 DISEO DE INDICADORES

9.60

6.30

6.30

6.30

2DEFINICION DE LA

GOBERNABILIDAD DEL DATO

Definir roles responsabilidades y

documentos asociados al proceso

1

METODOLOGICA DE PRIORIZACION DE

UNIDAD DE INFORMACIN


S.A.



2.6. Necesidad u oportunidades del negocio

Tener un centro de mando de informacin, permite centralizar la informacin para una buena toma de decisiones en el grupo empresarial como es el caso de Ecopetrol S.A., satisfaciendo no solo las necesidades de informacin de los usuarios internos asi como para sus filiales, proveedores, y dems grupos de interes generando valor a toda la cadena de abastecimiento.

2.7. Beneficios financieros del proyecto

A. Bases para disear un centro de servicios de informacin que permita tomar decisiones en el rea de abastecimiento de Ecopetrol y en todos los niveles jerrquicos- organizacionales.

B. Mantener informacin Completa, actualizada, estandarizada y documentada, lo que reduce el funcionamiento de aplicaciones en el rea abastecimiento de Ecopetrol.

C. Toma de decisiones acertadas.

D. Reduccin de costos vs. beneficios generados a todo nivel organizacional, con el centro de servicios de informacin, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.

2.8. Restricciones

Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto.

Cambios o definicin de nuevos requerimientos.

Desconocimiento de este tipo de centros de sistemas de informacin en Colombia.

2.9 Supuestos

Los riesgos de este proyecto estarn dados en la medida en se formule claramente el proyecto a fin de dejar la entrada para el montaje del centro de servicios de informacin, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.

El proyecto se montara en 6 meses y la inversin retornara en otros 7 meses despus de su montaje y puesta en marcha.

Aprobacin del patrocinador:


S.A.



____________________________________________________ JAVIER GUTIERREZ PEMBERTHY 29 de Marzo de 2014 Aprobacin de Project Manager: ______________________________________________________ EDWIN MARTINEZ Lder Gestin de datos PM 7 de Marzo de 2014

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