programación de proyectos

7/2/2015 programacindeproyectos

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Programacin de proyectosMuchas veces en la vida cotidiana hemos actuado de forma planificada o en forma libre sin ningnplan o programa de actividades. Ejemplos podemos citar muchos, pero quizs los relevantes soncuando nos preparamos para ir de vacaciones o cuando salimos a dar un vuelta y en el camino vamostomando decisiones de donde ir, donde detenerse, cuando volver, etc.

Tal como lo habamos mencionado un proyecto involucra recursos financieros que cambian su valorcon el paso del tiempo, los recursos en general son escasos y su uso implica de inmediato un costo ypor ltimo todos los interesados en un proyecto esperan que los compromisos se cumplan en los plazosque en algn momento se establecieron.

Entre los aspectos fundamentales que hemos destacado en la definicin y realizacin de un proyectoesta la definicin clara de sus objetivos. En particular, los aspectos relativos al logro y que puedenresumirse como:

El qu > Meta

El cmo > La forma o el mtodo

Con qu > Los recursos, fsicos y financieros

Quines > La mano de obra (recurso humano)

Cundo > Fecha, plazo, calendario, cronograma

Con cunto > presupuesto, gastos, flujo

El cundo pasa a ser un factor preponderante

La programacin pasa a cumplir un rol muy importante, ya que sera inconcebible un proyecto dondeocurrieran cosas como las siguientes:

No saber cundo termina el proyectoNo saber que hacer si un trabajo se atrasa o no se terminaNo saber si se puede dar inicio a un trabajo porque no se sabe si los que lo preceden terminaronNo saber como cumplir con las fechas de entrega an bajo la condicin de atraso de algntrabajo

Es por eso que la programacin de un proyecto presenta las siguientes ventajas.

Prevee situacionesDefine formas de actuarOptimiza el uso de recursosEvita mantener recursos ociososMinimiza costos de operacinEvita las sobrecontrataciones

Algunos autores dicen que la programacin de un proyecto se encuentra entre la frontera de laciencia y del arte, ya que no existe una forma nica y tampoco una herramienta que por completo seacapaz de definir la forma de realizar una actividad.

Las condiciones para realizar una actividad pasan por una multiplicidad de factores de los cualesdepende:

Tener una o varias actividades terminadas antes de iniciar la siguiente



De disponibilidad y de costo de recursos humanosDe recursos financierosDe equiposDe transporteDe permisosDe trabajos acelerados, fuera de jornada laboral, etc.

Dependiendo del autor se ha dado importancia a los siguientes factores:

Objetivos > Actividades > Tareas

Objetivos > Tareas > Hitos > Recursos

Los mtodos de programacin ms conocidos son los grficos y se clasifican como se indica:

En general todos estos mtodos se disponen en la actualidad a travs de software especializado enprogramacin como por ejemplo el Microsoft Project. En esta aplicacin se han utilizados los factores(tareas, hitos, recursos) y que corresponden a:

Tareas: son importantes su duracin, dependencia de otras y los recursos necesarios paradesarrollarlas.Hitos: son eventos que representan el fin de una tarea y se caracterizan por tener duracin = 0.Recursos: corresponden a los vistos en el captulo de valorizacin de variables tcnicas de unproyecto (fichas F1 a F7).

Uno de los aspectos ms importantes en la programacin lo constituye la definicin y descripcin detodas las actividades necesarias para el logro de un objetivo en un proyecto.

Ejemplo: En una propuesta del curso para la actividad "poner en servicio un servidor" que se encuentraen bodega, se establecieron las siguientes tareas:1 Disponer de las especificaciones tcnicas y operativas2 Acondicionar el sitio donde se instalar el equipo3 Retirar el equipo de bodega4 Transporte del equipo al laboratorio5 Desembalar el equipo6 Test de funcionamiento (en laboratorio)7 Transporte del equipo desde el laboratorio al sitio8 Instalar el equipo9 Pruebas iniciales y check list

10 Programar el equipo



11 Puesta en marcha12 Marcha blanca13 Evaluacin e informe14 Entrega del equipo

Respecto de las actividades descritas, Son del mismo peso o importancia?, Es correcta la secuenciapropuesta?, Faltan actividades relevantes?A objeto de organizar la informacin para aplicar un mtodo grfico se recomienda aplicar lossiguientes criterios:

La definicin de las actividades debe realizarse de manera que todas ellas permitan elcumplimiento del objetivo del proyecto, evitando la creacin de actividades innecesarias.El conjunto de actividades debe tener un denominador que establezca la relativa importanciaentre ellas (su peso especfico), como puede ser por ejemplo "Instalar una central telefnica"versus "Instalar un anclaje de un bastidor". En este aspecto en general se habla de actividades,subactividades y tareas.Determinar con la mayor precisin posible la duracin de cada actividad, evitando generar encada una de ellas holguras adicionales.Determinar con la mayor precisin posible las interdependencias de las actividades.Actividades o tareas repetitivas que usan los mismos recursos y que durante su realizacin nogeneran nuevas actividades o dependen de otras actividades para continuar, se debenconsiderar como una sola actividad.Cuando dos actividades de la misma naturaleza (similares) se realizan en distintos lugares, tienendistinto responsable o costos, entonces deben tratarse como dos actividades.A cada actividad debe asignarse un cdigo de manera que despus se simplifique sulocalizacin en el diagrama de programacin.Es conveniente disponer para cada actividad de al menos dos condiciones de realizacin(normal y acelerado), as como de los costos en cada caso.

No existe una metodologa nica para el establecimiento de las actividades, sus denominaciones, lasinterrelaciones por lo cul recomendamos la lectura de al menos una propuesta de identificacin deactividades.

El siguiente cuadro muestra una tabla de datos tpica de actividades de un proyecto.

ACTIVIDAD SECUENCIA DURACIN COSTOSCDIGO DESCRIPCIN ANTESDE DESPUSDE NORMAL ACELERADO NORMAL ACELERADO

El siguiente ejemplo ilustrar los aspectos sealados anteriormente.Una fase de un proyecto de ampliacin de una red telefnica urbana considera la instalacin de uncable autosoportado de fibra ptica entre la oficina central (central madre) y una unidad remotasituada a 5 Km. Se utilizar un cable standard de 8 fibras monomodo el cul tendr un tendidosubterrneo de 2 Km y el restante utilizando apoyos areo en la postacin de la compaa elctrica. Eltramo recorre dos comunas.



La propuesta de actividades se resumen en la siguiente tabla, la cual para efectos de simplificacin noha incluido la alternativa acelerada ni los costos de realizacin de cada una de ellas:

COD ACTIVIDAD DURACIN FECHA INICIO FECHA TRMINO DESPUS DE

1 Planificarrutaptima 5das 12jun03 18jun03 2 Abrirpresupuestoespecfico 1da 12jun03 12jun03 3 Elaborarproyectodeingeniera 10das 19jun03 02jul03 124 Elaboraringenieradedetalles 10das 03jul03 16jul03 35 Obtenerpermisosmunicipales 15das 03jul03 23jul03 36 Seleccionarcontratistasdeinstalacin 15das 03jul03 23jul03 37 Revisarplandetrabajo 2das 24jul03 25jul03 468 Entregarplanosypermisos 1da 28jul03 28jul03 759 Ejecutarobrasciviles(gruesa) 15das 29jul03 18ago03 810 Ejecutarobrasciviles(terminaciones) 5das 19ago03 25ago03 911 Entregarmateriales 1da 28jul03 28jul03 712 Tendidocabledefibraptica 5das 26ago03 01sep03 111013 Terminacionesdelcableysoportes 8das 02sep03 11sep03 1214 Probaryrecepcionarelcable 2das 12sep03 15sep03 1315 Instalarequiposelectrnicos 3das 16sep03 18sep03 1416 Pruebadeenlacedigital 2das 19sep03 22sep03 1517 Entregarenlacefuncionando 1da 23sep03 23sep03 1618 Recibiryprocesarfacturas 20das 19ago03 15sep03 919 Cerrarpptoespecficoyactivarlainversin 1da 24sep03 24sep03 1817

Al llevar estas actividades a un grfico actividad tiempo y asegurando que sus longitudes seanproporcionales a su duracin , as como respetando que su inicio sea posterior a cualquiera de lostrminos de las actividades declaradas como "despus de" obtenemos el grfico denominado cartaGantt.



El grfico mostrado fue obtenido desde el MS Project y muestra adems las lneas de dependencia deactividades, adems de una cadena de actividades marcadas con rojo y otras con azul.

Las actividades marcadas con rojo representan aquellas que en su conjunto forman una cadenadenominada camino crtico, o sea aquellas que provocaran atraso en el proyecto si cualquiera de ellassufre un atraso.

Como puede verse las actividades 2, 4 y 5 tienen un rango de das donde pueden realizarse sin afectarel plazo total establecido para el proyecto.

Los conceptos de actividades crticas, no crticas, holgura, camino crtico son muy importantes en laprogramacin de proyectos.

Siempre que se programe un proyecto nos encontraremos con un conjunto de actividades cuya sumade duraciones ser igual a la duracin del proyecto (camino crtico) y sobre las cuales se tendrespecial cuidado en el cumplimiento de sus plazos y en la eventualidad de atraso adoptar las medidascorrectivas para acelerar la actividad o las siguientes del camino crtico.

En general un atraso implica aumento de los costos, el corregir un atraso tambin puede implicar unaumento de costos para acelerar una o varias actividades. Los responsables del proyecto debenevaluar ambas situaciones para tomar las decisiones que en general apuntan asumir el costo menor,salvo que ciertos compromisos del proyecto obliguen a asumir costos mayores para cumplir con losplazos prefijados.En los proyectos de telecomunicaciones son comunes las actividades de planificacin, ingeniera,construccin, instalacin operaciones y mantenimiento. Por otra parte las reas de especialidad sedistribuyen en obras civiles, energa, conmutacin, permisos, administracin de ppto y gastos.Diagrama de Flechas:

Tal como fue mencionado existen dos mtodos de programacin basados en los diagramas de redes



(flechas y bloques). El diagrama de flechas se basa en representar la actividad mediante una flecha ydos crculos como se indica a continuacin:

Cada suceso se representa por un circulo denominado nodo y que contiene informacin relevante dela actividad como se indica a continuacin:

Las reglas que rigen las actividades son las mismas descritas anteriormente.

En el caso del diagrama la actividad B y/o C pueden iniciarse despus de haber terminado A. Dicho deotro modo, B y C no pueden iniciarse si A no a finalizado.

En el otro caso para iniciar H deben haber terminado las actividades E, F y G. Tambin puedeinterpretarse como que E, F y G pueden iniciarse en cualquier momento, pero deben estar todasterminadas para dar inicio a la actividad H.Aplicando estas reglas a las actividades 1 a 9 de nuestro ejemplo de tendido de fibra e incorporandolas duraciones de las actividades a los casilleros de inicio ms temprano y ms tardo se obtiene elsiguiente grfico:

El grfico parece muy sencillo completar, no obstante se produce un error al forzar las duraciones entreactividades que convergen a los mismos nodos. En el ejemplo la actividad 4 tiene duracin 10 das y laactividad 6 tiene duracin15 das. Esto implica que necesariamente la actividad 4 tendr que esperar5 das adicionales a la espera de que se complete la actividad 6.

De la misma forma la actividad 5 que dura 15 das tendr que esperar 2 das adicionales paracompletar la secuencia de las actividades 4 y 6 (15 das) y la actividad 7 (2 das).

Dado que esto no queda reflejado en el diagrama se usa un artificio que consiste en introducir unaactividad de duracin cero (llamada actividad ficticia) y que no afecta la secuencia, pero si resuelvela inconsistencia sealada anteriormente.



La siguiente figura muestra el diagrama de flechas donde se han introducido 3 actividades ficticias yque corrigen los datos de fechas ms tempranas y ms tardas de inicio.

En este nuevo grfico se pueden ver las 3 actividades ficticias F1, F2 y F3 que permiten determinar lasactividades que cuentan con holguras (2, 4 y 5), tal como se haba determinado en la Gantt.

Esto constituye una deficiencia del mtodo, ya que implica tener que observar la red de actividadespara descubrir donde se producen las inconsistencias e introducir las actividades ficticias.Diagrama de Bloques:

Este mtodo no requiere definir actividades ficticias y se basa en la representacin de las actividadespor bloques y sus interdependencias mediante flechas. La siguiente figura ilustra las dos formas mscomunes de representacin:

Aplicando este mtodo al problema anterior y siguiendo las mismas reglas para la determinacin de lasfechas ms tempranas y ms tardas se obtiene:

La siguiente figura muestra una vista del MS Project representando el programa del proyecto enbloques.



A partir del diagrama y los datos se puede construir una tabla donde se definen las siguientes variables:

Tci : fecha ms temprana de inicioTli : fecha ms tarda de inicioTcj : fecha ms temprana de trminoTlj : fecha ms tarda de trminoEstas variables representan los momentos ms tempranos y ms tardos de inicio o trmino de unaactividad

COD ACTIVIDAD DURAC Tci Tli Tcj Tlj HT HD HL HI1 Planificarrutaptima 5 0 0 5 5 0 0 0 02 Abrirpresupuestoespecfico 1 0 4 5 5 4 0 4 03 Elaborarproyectodeingeniera 10 5 5 15 15 0 0 0 04 Elaboraringenieradedetalles 10 15 20 30 30 5 0 5 05 Obtenerpermisosmunicipales 15 15 17 32 32 2 0 2 06 Seleccionarcontratistasdeinstalacin 15 15 15 30 30 0 0 0 07 Revisarplandetrabajo 2 30 30 32 32 0 0 0 08 Entregarplanosypermisos 1 32 32 33 33 0 0 0 09 Ejecutarobrasciviles(gruesa) 15 33 33 48 48 0 0 0 0

En esta tabla se identifican las siguientes holguras:

HT = Tlj Tci D : Holgura total, representa el tiempo mximo adicional para terminar una actividadHD = Tlj Tli D : Holgura dependiente y representa el tiempo adicional de trmino y que depende lasholguras totales y libres.HL = Tcj Tci D : Holgura libre, representa el tiempo adicional disponible para terminar una actividadcuando ella y las siguiente se inician en la fecha ms temprana d inicioHI = Tcj Tli D : Holgura independiente, representa el tiempo en que una actividad puededesplazarse de su rango y no depende de las otras holguras.

Siempre se debe cumplir que:

HT + HI = HD + HLLas relaciones entre holguras y los momentos ms tempranos y tardos se representan en la siguientefigura:



Cuestionario

1.Cules son los aspectos ms importantes en la definicin y realizacin de un proyecto?2.Cules seran las posibles consecuencias de una falta o mala programacin de un proyecto?3.Qu ventajas presenta programar en forma sistemtica un proyecto?4.Cmo se clasifican los mtodos de programacin grfica de un proyecto?5.Describa cuales son los factores principales qu utiliza el MS Project?6.Al momento de definir las actividades de ejecucin de un proyecto. Cules son los criterios qu deben

considerarse?7.Qu tipos de precedencias se pueden dar entre las actividades de un proyectos (relacin entre

actividades)?8.Cmo se puede estimar la duracin de una actividad?9.Cules son las principales caractersticas de la carta Gantt?

10.Qu es el camino crtico?11.Qu es la holgura de una actividad?12.Qu ocurre con la duracin del proyecto, si una actividad que no se encuentra en el camino crtico se

atrasa?13.Cules son las actividades ms comunes en los proyectos de telecomunicaciones?14.Cul es el impacto en un proyecto si se estima en forma errnea la duracin de una actividad?15.Cules son las caractersticas principales del mtodo de flechas para programar proyectos?16.Para el siguiente diagrama, Qu actividades forman el camino crtico y cules se deben acelerar para

que todas se encuentren en el camino crtico?

17.Para el diagrama anterior dibujar y completar los datos en diagrama de flechas y de bloques.18.Para la tabla adjunta construya la Gantt y los diagramas de flechas y de bloques.

Actividad Duracin Despus de1 3 2 8 13 5 1

4 9 1, 35 1 2, 4



6 4 519.Para el problema anterior. Cul es la duracin del proyecto? Cul es el camino crtico?20.Qu posibilidades de mantener la duracin de un proyecto si una actividad se atrasa?21.Para el siguiente diagrama de bloques:

Completar los cuadros de inicio ms temprano y ms tardo

Cul es la duracin del proyecto?

Cul es el camino crtico?

Qu ocurre si la actividad E se atrasa en 4 das?

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