programa institucional de Ética, valores y conducta · programa institucional de Ética, valores y...

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Programa Institucional de Ética, Valores y

Conducta

Unidad Planificación Institucional

Secretaría Planificación Institucional y Sectorial 19/12/2017

MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES

Código: MICITT-SPIS-UPI-IPEV-001-

2017

Secretaría Planificación Institucional y Sectorial Fecha Emisión: 19/12/2017

Unidad Planificación Institucional Páginas: 66

Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta Versión: 1

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Contenido

1. Introducción ...................................................................................................................................................... 3

2. Justificación ...................................................................................................................................................... 3

3. Marco Referencial ............................................................................................................................................ 4

3.1. Valores .......................................................................................................................................................... 5

3.1.1. Características de los valores ................................................................................................................... 5

3.2. Moral ............................................................................................................................................................. 6

3.3. Ética .............................................................................................................................................................. 6

3.4.1 Principios éticos .............................................................................................................................................. 6

3.4.2 Ética en la función pública ............................................................................................................................. 7

3.4.3 El impacto de la ética y los valores en la gestión organizacional pública ...................................................... 9

4. Programa Ética, Valores y Conducta Institucional .........................................................................................10

4.1 Planteamiento Estratégico Institucional ......................................................................................................10

4.1.1 Misión ...........................................................................................................................................................10

4.1.2 Visión ............................................................................................................................................................10

4.1.3 Objetivo estratégico institucional ..................................................................................................................10

4.1.4 Objetivos específicos ....................................................................................................................................10

4.2 Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta .....................................................................................11

4.2.1 Objetivos del Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta ...........................................................11

4.2.1.1 Objetivo general ........................................................................................................................................11

4.2.1.2 Objetivos específicos .................................................................................................................................11

4.3 Valores Institucionales .....................................................................................................................................12

4.4 Responsabilidad de los (as) funcionarios (as) ................................................................................................12

4.4.1 Responsabilidad de las jefaturas .................................................................................................................12

4.5 Principios Éticos Institucionales ......................................................................................................................13

4.6 Componentes estructurales del Programa Institucional de Ética y Valores ...................................................14

5. Plan de trabajo del Proceso de Gestión Ética del MICITT .............................................................................15

5.1 Programa de Ética y Valores ...........................................................................................................................16



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6. Plan de trabajo para la Auditoría de la Ética del MICITT ...............................................................................17

6.1 Objetivos del estudio .......................................................................................................................................18

6.1.1 Objetivo general ...........................................................................................................................................18

6.1.2 Objetivos específicos ....................................................................................................................................18

6.1.3 Alcance .........................................................................................................................................................18

6.1.4 Recursos asignados .....................................................................................................................................27

7. Comisión Institucional de Valores ..................................................................................................................27

8. Directrices y políticas éticas del funcionario (a) del MICITT ..........................................................................28

9. Anexos ............................................................................................................................................................34

ANEXO N° 1: GUÍA PARA EVALUAR EL MARCO INSTITUCIONAL EN MATERIA ÉTICA ...................................................... 36

ANEXO N° 2: GUÍA PARA EL ANÁLISIS FODA DE LA ÉTICA ORGANIZACIONAL ................................................................. 47

(Para aplicar con Directores y Jefaturas del MICITT) ................................................................................................................. 47

ANEXO N° 3: GUÍA PARA ENTREVISTA A LA ADMINISTRACIÓN SUPERIOR ...................................................................... 50

ANEXO N° 4: GUÍA PARA ENTREVISTA A LOS TITULARES SUBORDINADOS Y OTRAS INSTANCIAS ............................. 53

ANEXO N° 5: ENCUESTA AL PERSONAL ................................................................................................................................ 56

ANEXO N° 6: MODELO DE MADUREZ SOBRE LA ÉTICA INSTITUCIONAL ........................................................................... 61

ANEXO N° 7: AUDITORÍA DE LA ÉTICA DEL MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES ....... 65



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El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) ha establecido una serie de normas que deben regir la actuación en y fuera de la jornada laboral, ordinaria y extraordinaria, de los (as) funcionarios (as) de la institución. Así como dar a conocer las mismas a la ciudadanía para mejorar la relación entre ella y el Ministerio, para ello, el presente documento tiene el propósito de enunciar los valores y principios éticos que deben inspirar la conducta y actividad de los (as) funcionarios (as) del MICITT. Paralelo a lo anterior, es necesario, con el propósito de contribuir al ambiente de control interno de la institución, la elaboración este Programa, de conformidad con el inciso a) del artículo 13 de la Ley General de Control Interno y las “Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a observar por parte de los jerarcas, Titulares Subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en General” N° D-2-2004-CO.

2. Justificación

El Programa Institucional de Ética y Valores expuesto en este documento, surge de la necesidad ampliamente sentida en el entorno social, de fortalecer la institucionalidad pública, desde la perspectiva del compromiso de la Administración y sus funcionarios con la ética y aquellos valores fundamentales de los que depende la integridad en el ejercicio de la gestión pública. En tal sentido, es indudable que las personas a quienes se les ha confiado el destino de los cargos públicos, independientemente de la naturaleza de las actividades bajo su responsabilidad, requieren de ciertos estándares morales que les permita una actuación congruente con las expectativas e intereses ciudadanos. Y, a ello está dirigido precisamente, por su fondo, el Juramento Constitucional que debe rendir cada persona que ingresa al servicio del Estado. Se entiende, por lo tanto, que la integridad en la conducta de las personas que ejercen la función pública es un factor clave, aunque no el único, para garantizar otros valores como la transparencia y la eficiencia de la administración Pública. Ciertamente, esta integridad ética individual es un fundamento innegable, pero por si solo resulta insuficiente para lograr que las instituciones cumplan satisfactoriamente con su responsabilidad de servicio ante la ciudadanía; se requiere, además, de acciones específicas orientadas a incorporar la ética de modo transversal en la gestión institucional un compromiso y cultura hacia la ética. En mérito de lo que antecede, es prioritario que las instituciones públicas dispongan de estrategias dirigidas a incorporar el tema de la ética y los valores en su cultura organizacional, de manera que las conductas moralmente deseables y previamente definidas en torno a un sistema de valores compartidos, se conviertan en una moral vivida en el entorno laboral y social de cada institución. Ello presupone, la existencia de acciones concretas que faciliten,

1. Introducción



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tanto el fortalecimiento cultural en valores, como de la implementación de instrumentos de medición y seguimiento en el plano operativo de las conductas éticas esperadas y visualizadas desde la perspectiva de una gestión ética exitosa. Con esa intencionalidad se propone este Programa Institucional de Ética y Valores, dimensionado, además, como una estrategia permanente de naturaleza preventiva, que sirva, a la vez, como referente para la evaluación. Es así que en el ordenamiento jurídico costarricense, la ética encuentra sus raíces en el artículo 11 de la Constitución Política, el cual establece los principios de legalidad y eficiencia, como base para una rendición de cuentas de todos los funcionarios públicos. La regulación dicta lo siguiente: “Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. […] La Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes […]”. Los principios mencionados se han materializado en diversas leyes que, sin hacer referencia directa a la ética, prescriben modos de actuación que deben regir la función pública, así como medidas para asegurar la gestión apegada a la ética. Tal es el caso de la Ley General de la Administración Pública (LGAP) y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (LCEIFP). Asimismo, en la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República (LOPGR), se dispone la creación de la Procuraduría de la Ética Pública, la cual tiene entre sus funciones la de realizar las acciones administrativas necesarias para prevenir, detectar y erradicar la corrupción e incrementar la ética y la transparencia en la función pública. Más específicamente, la Ley General de Control Interno vino a regular las obligaciones que, en materia de control interno competen a diversos actores institucionales, y como parte de ello, indicó en el artículo 13, inciso a), que el jerarca y los titulares subordinados deben: “Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios”. La frase final de la cita conlleva que la exigencia de integridad y valores éticos involucra a todo servidor público, lo que es congruente con los principios constitucionales y legales establecidos. La misma Ley definió, como parte del concepto funcional de auditoría interna establecido en su artículo 21, que a esa actividad le corresponde, entre otras cosas, el evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de dirección, los que incluyen las actividades relacionadas con la ética dentro de la entidad u órgano correspondiente. Es importante que se presente a continuación un Marco Referencial que brinde una orientación en este proceso.

3. Marco Referencial

Para efectos de este Programa Ético Institucional, es necesario disponer de una precisa clarificación acerca de los siguientes conceptos:



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3.1. Valores Se distinguen como las cualidades positivas de las personas porque generan bienestar y felicidad personal y social. A la vez, constituyen ideas que la sociedad considera deseables para la vida en armonía. Los valores son resultado de un acuerdo social y cultural, que se manifiesta en las actitudes y comportamientos de las personas.

La práctica de los valores en las organizaciones, es el cauce estratégico que alinea a las personas y las comprometen a trabajar juntas para alcanzar metas comunes, a esto se le denomina valores compartidos. Lo esencial de un valor no es el SER sino el VALER o ser valioso para algo. En ese sentido, se puede afirmar que los valores son cualidades de las acciones, personas, conductas y cosas. En tal sentido, los valores se manifiestan en conductas o acciones específicas, por medio de las cuales las personas expresan o reflejan una convicción interna, por la cual se inclinan a actuar de determinada manera en las diferentes circunstancias de la vida. De acuerdo con Max Scheler: “Los valores no se inventan, no se acuñan de nuevo, mediante una transmutación de valores; son simplemente descubiertos, y lo mismo que las estrellas en el cielo, también ellos van apareciendo, con el progreso de la cultura,…” (Hirscberger, 1986: 401). Según este enfoque, el valor es algo subsistente y trascendente, y no la mera percepción psicológica de una realidad empírica o fáctica que incide en la realidad subjetiva, como lo sería el agrado o el desagrado. Los valores funcionan como criterios de juicio o guías orientadoras de la conducta y la acción; constituyen modelos de comportamiento que pueden ser estimados y practicados, en procura del bien en general. Por eso, desde el punto de vista práctico, “los valores son determinantes en el desarrollo de la personalidad, al generar en el individuo una actitud proactiva, fomentando la creatividad, la iniciativa, la superación, la productividad y un auténtico compromiso social que le induce a mejorar la calidad de vida individual y a contribuir con el bienestar” (Abarca y otros; 2001:5). En razón de ello, los valores son convicciones profundas que nos indican que un modo de actuar y conducirse en la vida es preferible a su manera opuesta (dimensión negativa del valor). Por lo tanto, constituyen modelos, pautas, normas o referentes de conducta según los cuales nos comportamos de determinada manera por considerarla éticamente correcta. 3.1.1. Características de los valores

A continuación se indican las características de los valores:

Inherencia: Los valores se dan siempre como cualidades de algo; de un acto, de una persona o una cosa, no son realidades físicas ni objetos ideales; son valores sustentados en algo.

Trascendencia: Los valores trascienden las acciones o actos específicos. Una acción honesta realizada por alguien no agota el valor honestidad, sino que este se mantiene como referente por encima de esa acción particular.

Polaridad: Los valores se dan siempre en pares: justicia–injusticia, belleza–fealdad, verdad– falsedad, bondad–maldad. La polaridad negativa del valor consiste en la ausencia o carencia de algo que debiera darse pero no se da por alguna razón.

Atracción: Los valores no son indiferentes a las personas, por el contrario, atraen la atención de quien los capta e inducen a realizarlos. Eso quiere decir que son atrayentes o apetecibles e inciden en la facultad estimativa del ser humano.



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Jerarquía: Los valores pueden ordenarse por rango o jerarquía, en escalas de valores. Ello significa que, dentro de la multiplicidad de valores que existen, no todos poseen el mismo sentido de preferencia; hay valores inferiores y superiores.

3.2. Moral La moral, por su parte, corresponde a las costumbres, creencias, valores y normas de conducta que individuos, comunidades o grupos observan, sin que exista necesariamente una actitud reflexiva y plenamente consciente de su aceptación. Desde esta perspectiva, se puede afirmar que la moral corresponde a la ética vivida. La ética tiene que ver específicamente, con los actos voluntarios de las personas, considerados desde la perspectiva del bien y el mal. De ahí que, puede decirse que “El fenómeno moral está esencialmente constituido de aprobación y censura. Ciertos actos despiertan un sentimiento de aprobación, de estima, incluso de entusiasmo, al paso que otros suscitan la reprobación, el desprecio, la indignación” (Leclercq, 1956: 9). 3.3. Ética La ética es la disciplina que enseña cuál debe ser el comportamiento de las personas. Es la ciencia racional que estudia los actos humanos. Permite la orientación racional de la conducta humana hacia la consecución de unos fines determinados, los cuales, evidentemente, no deberían atentar contra nuestra condición de personas sociales. Con ello se afirma que los fines que se planteen, deben contar con que el límite de nuestro bienestar, es el bienestar de los otros. Por eso es que la ética se relaciona con el quehacer de todas las personas e instituciones. Sin embargo, la vinculación de la ética a la vida institucional, constituye una de las áreas más especializadas de la ética aplicada. En general, la ética puede definirse como una disciplina que se ocupa del estudio y valoración de la conducta moral del ser humano en sociedad, de acuerdo con ciertos criterios racionales. Su propósito es determinar y justificar racionalmente las normas, costumbres, principios y valores que guían la conducta, en procura de la justicia y el uso responsable de la libertad humana. 3.4.1 Principios éticos Los principios éticos son normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta de los integrantes de un grupo humano y en suma se busca que todos los miembros de la organización internalice y vivan en armonía. Los principios y valores son los que guían el actuar del hombre y la sociedad, y demandan de un liderazgo efectivo para volverse contagiosos; los valores y creencias tienen que ser parte integral de la cultura de la organización, ya que inciden en los hábitos de pensamiento de la gente y su forma de relacionarse unos con otros.



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3.4.2 Ética en la función pública En el contexto de los servicios públicos, el tema de la ética y valores no solo es una necesidad interna para las organizaciones, sino principalmente un compromiso con los administrados, quienes exigen de los funcionarios: integridad, eficiencia, objetividad y vocación de servicio, entre otros valores. En ese sentido, la Carta Iberoamericana de la Participación Ciudadana en la Gestión Pública señala: “Se considera que una gestión pública es buena si cumple satisfactoriamente con una serie de parámetros preestablecidos de integridad, eficiencia, eficacia, efectividad, igualdad y equidad, referenciados a un impacto positivo sobre el desarrollo social y la calidad de vida de las personas” (CLAD, 2009: 77). Empero, para lograr lo anterior se requiere llenar vacíos importantes en el terreno de los valores y las buenas prácticas y, por ello, la necesidad de incorporar y preservar, en la función pública, adecuados niveles de comportamiento ético, se explica, fundamentalmente, por la obligación de garantizar la protección de ciertos principios básicos de la administración pública, como lo son la seguridad jurídica y la eficiencia. “El combate de fondo se libra, pues, entre diferentes concepciones acerca de la mejor forma de articular, en nuestros días, en un marco de ética pública, la protección y defensa de los principios de seguridad jurídica, por una parte, con los de eficacia, eficiencia y efectividad de la acción pública, por otra” (Longo, 2004: 8). La Ética Pública es una necesidad emparejada con el desarrollo de los países y, por ello, constituye una demanda ciudadana. Esta necesidad es particularmente notoria en los países del contexto latinoamericano, donde el índice de desigualdad social es el más alto del mundo y depende esencialmente de problemas o deficiencias de naturaleza ética, como la corrupción y la pésima distribución de la riqueza. Según Kliksberg (2008: 20), en estos países “La opinión pública reclama en las encuestas y por todos los canales posibles comportamientos éticos en los líderes de todas las áreas, y que temas cruciales como el diseño de las políticas económicas y sociales y la asignación de recursos sean orientados por criterios éticos”. En consideración de esta necesidad, el marco jurídico que institucionaliza la función pública del Estado costarricense articula una serie de principios y deberes que delimitan, en general, la responsabilidad de los funcionarios públicos, consolidada por el juramento constitucional, mediante el que se le inviste de autoridad para actuar en salvaguarda de los intereses ciudadanos, renunciando con ello, a aquellos intereses particulares que se opongan al interés público (artículo 11 de la Constitución Política de la República y 113 de la Ley General de la Administración Pública). Es evidente, entonces, que esta visión acerca de los fines de la Función Pública, implica una Ética Pública articulada con la noción de interés público, como norte de su accionar y hacia el cual se orientan los valores exigidos a los funcionarios públicos. “El ideal burocrático de función pública no es meramente instrumental respecto de una idea abstracta e intemporal de integridad en el servicio público. Por el contrario, se construye y desarrolla como la forma más adecuada para proteger y defender una noción específica de integridad, esto es, una ética de servicio público, integrada por un conjunto determinado de valores” (Longo, 2004: 3). Pero, además de estos principios emergidos de la formalidad jurídica, hay que considerar que “La ética de las instituciones es una necesidad sentida para un desarrollo sostenible y para el fortalecimiento de la democracia, el



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respeto por el ser humano y la utilización óptima de los recursos públicos en la misión propia de cada una de las instituciones” (Bernardini, 2009: 26). Desde esta perspectiva, las organizaciones públicas requieren de una ética orientada al bien común, cimentada en valores como: transparencia, rendición de cuentas, responsabilidad, prudencia, humanismo, objetividad, calidad de los servicios y moralidad. Ocurre, sin embargo, que el cumplimiento de las normas instituidas por la vía jurídica depende también de principios y valores éticos, cuya universalidad y fuerza axiológica impelen al cumplimiento de aquellas. El trabajo organizado con propósito de interés público, requiere, en consecuencia, de personas comprometidas con máximas morales capaces de inducir la práctica de conductas congruentes con esa aludida finalidad de la Función Pública. El fortalecimiento de la ética y los valores en el entorno institucional del sector público surge, sistemáticamente, con la creación de la Comisión Nacional de Rescate y Formación de Valores (CNRV) en 1987, mediante el Decreto Ejecutivo N° 17908-J del 22 de diciembre de 1987, en la Gaceta N° 244. Lo anterior se consolida con la emisión del Decreto Ejecutivo 23944-J-C del 12 de diciembre de 1994, en el que se dispone la creación Comisiones Institucionales de Valores y la asignación de competencias y responsabilidades a la CNRV. Por otra parte, en el plano de la institucionalidad pública, las acciones dirigidas a incorporar la ética y los valores en los sistemas de gestión institucional, están sustentadas en la siguiente normativa:

Constitución Política de la República (Artículos 11 y 194, principalmente).

Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento en la Función Pública (N° 8422 del 29 de octubre de 2004) y su Reglamento.

Estatuto de Servicio Civil y sus Reglamentos.

Ley General de la Administración Pública.

Reglamento Autónomo de Servicio y Organización de la Dirección General de Servicio Civil (Decreto Ejecutivo N° 35573–MP).

Ley contra el hostigamiento sexual en el empleo y la docencia.

Ley General de Control Interno N° 8292 del 4 de setiembre de 2002 (especialmente su artículo 13).

Decreto Ejecutivo N° 33146-MP del 24 de mayo de 2006: Principios Éticos de los Funcionarios Públicos.

Normas de Control Interno para el Sector Público.

Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en General Nº D-2-2004-CO, de la Gaceta N° 228 del 22 de noviembre de 2004.

También se han promulgado documentos de orden internacional orientados a la incorporación de la ética en la cultura y actuación de las administraciones públicas. Entre ellos, resulta relevante citar: la Carta Iberoamericana de la Función Pública (2003), el Código Iberoamericano del Buen Gobierno, la Carta Iberoamericana de Participación Ciudadana en la Función Pública (2003) y la Carta Iberoamericana de los Derechos y Deberes del Ciudadano en Relación con la Administración Pública (2013).



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Precisamente, por ello, es necesario aclarar que, en la valoración de todo acto humano voluntario, es necesario tomar en consideración tres elementos fundamentales:

Objeto o contenido del acto: Corresponde al contenido mismo de la acción que se realiza; por ejemplo: mentir, robar, difamar, cooperar, ser leal, entre otros.

Circunstancia del acto: Corresponde al contexto, circunstancia o situación en la que se realiza la acción y que puede incidir o condicionarla, es decir, factores que mediaron en su realización. Ejemplo: ignorancia y necesidad.

Intención o propósito del acto: Corresponde al fin o propósito por el que una acción se realiza. Ejemplo: obtener un beneficio, cumplir con el deber, defender un valor y ayudar a una persona.

3.4.3 El impacto de la ética y los valores en la gestión organizacional pública El tema de la ética y los valores no es un asunto abstracto y desligado de la realidad del trabajo organizado. Aun cuando, en apariencia, la sustentación de principios como la eficiencia y la seguridad jurídica dependen primariamente de la aplicación de teorías, principios, técnicas, instrumentos, herramientas y paradigmas administrativos, lo cierto es que un análisis más profundo sobre el trabajo humano, lleva a la conclusión de que los valores y la responsabilidad ética, aparte de que no son asuntos meramente discursivos ni deslindados de los procesos de trabajo, no pueden ser obviados si se pretende alcanzar los objetivos corporativos e individuales. El trabajo de toda organización -pública o privada- entraña un compromiso moral de su gente con la misión, la visión y los objetivos estratégicos que le dan sentido y permanencia en el escenario del mercado o de los servicios. La formalidad jurídica por sí sola no es garantía para alcanzar lo anterior, en la medida que, aspectos como la responsabilidad, la actitud, el entusiasmo y la convicción por alcanzar los ideales, dependen más de la voluntad y de las actitudes del individuo, que de la fuerza coercitiva que ejercen las normas legales. Las organizaciones que asumen una posición displicente o abandonan el trabajo en ética y valores para centrar sus esfuerzos exclusivamente en aspectos estructurales y administrativos, cometen un error, pues están descuidando y debilitando el alma y corazón que les da vida. Por otra parte, desde la perspectiva de la gestión de recursos humanos, es ampliamente compartida la idea de que solo es posible administrar o gestionar los talentos de las personas, más no así a las personas en sí mismas. Consecuentemente, en las personas podemos gestionar tres elementos básicos: su conocimiento, sus valores y sus emociones; sin embargo, esta gestión solo resultará eficaz en la medida que se les visualice bajo un sentido de integralidad, de modo que los tres estén debidamente alineados con los objetivos organizacionales.



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4. Programa Ética, Valores y Conducta Institucional

Es necesario en la elaboración de este Programa hacer hincapié al Planteamiento Estratégico de nuestra institución, el cual se muestra a continuación: 4.1 Planteamiento Estratégico Institucional

4.1.1 Misión Dictar la política pública de ciencia, tecnología y telecomunicaciones, que permita al país potenciar el aprovechamiento del conocimiento y la innovación, para priorizar y dirigir las iniciativas del sector hacia la competitividad, el bienestar y la prosperidad. 4.1.2 Visión Ser el propulsor de un modelo país de largo plazo basado en el conocimiento y la innovación para alcanzar un desarrollo integral y sustentable con liderazgo global. 4.1.3 Objetivo estratégico institucional Construir política pública en ciencia, tecnología, innovación y telecomunicaciones para contribuir en la solución de los retos que obstaculizan el desarrollo nacional. 4.1.4 Objetivos específicos

Potenciar el reconocimiento social de la ciencia, tecnología, innovación y telecomunicaciones mediante estrategias de apropiación dirigidas a la población.

Incentivar la formación de recurso humano de alto nivel en las áreas científico-tecnológicas por medio

de la articulación efectiva entre la oferta académica y demanda laboral para potenciar la disponibilidad de competencias en investigación y desarrollo, y su integración en procesos de innovación.

Facilitar el incremento y la integración de las capacidades nacionales de ciencia, tecnología, innovación

y telecomunicaciones a través de actividades que propicien una transición hacia la economía basada en el conocimiento.

Optimizar el uso de los recursos científicos tecnológicos y de innovación disponible y los mecanismos

de consecución de nuevos recursos, mediante el desarrollo de políticas públicas sectoriales, para incentivar la generación de iniciativas nacionales.

Fortalecer la institucionalidad de la ciencia, la tecnología, la innovación y las telecomunicaciones

mediante una integración sectorial para garantizar la continuidad en la construcción y la ejecución de las estrategias efectivas de largo plazo que maximice la sinergia de las contribuciones de los actores involucrados.



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4.2 Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta El Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta se crea como el instrumento fundamental para la gestión de la organización; por ello, se ha decidido aplicar el mismo considerándolo como:

Instrumento para la inducción del personal, permanente o interino, que se incorpore a la Institución. Instrumento de reflexión e interiorización dentro de la Institución en los procesos de capacitación

permanente, con el fin de promover las mejores prácticas y fortalecer una cultura organizacional sustentada en valores, ética y transparencia.

Base para la aplicación de otros instrumentos de gestión como la administración por valores y de herramientas de transparencia y responsabilidad social organizacional.

Fundamento para el desarrollo de los servicios de formación profesional. Insumo para la divulgación y promoción permanente de los valores institucionales, dentro y fuera de la

Institución. Orientador de la conducta.

4.2.1 Objetivos del Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta

Los objetivos del Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta son los siguientes: 4.2.1.1 Objetivo general Fortalecer la cultura organizacional del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, mediante la implementación de un conjunto articulado de acciones permanentes que permitan una incorporación transversal de la ética y los valores en la gestión institucional. 4.2.1.2 Objetivos específicos

Aplicar periódicamente metodologías e instrumentos de diagnóstico, dirigidos al estudio de la problemática moral en el entorno laboral, como medio de identificación de situaciones que afectan la vivencia de los valores.

Mantener una estructura funcional -Comisión de Ética y Valores Institucional− encargada de la coordinación de las distintas acciones dirigidas a la promoción de la ética en los procesos operativos de la institución.

Mantener una labor permanente de comunicación y educación moral que facilite el conocimiento y la sensibilización de las servidoras y los servidores de la institución, en torno a los valores institucionales visualizados desde la perspectiva humana, ciudadana y laboral.

Mantener una estructura de coordinación con la Contraloría de Servicios y la Unidad de Planificación Institucional (Control Interno), facilitando el monitoreo sistemático de las distintas acciones de gestión ética en los procesos institucionales.

Aplicar metodologías de evaluación y seguimiento sobre la gestión ética, considerando primordialmente, el nivel de inserción de prácticas éticas acordes con los valores declarados y compartidos por el personal, en los distintos procesos de la institución.



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4.3 Valores Institucionales Los valores que el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones considera, son fundamentales para la realización plena de los objetivos institucionales, son los que se enumeran a continuación.

Liderazgo: Visionario, de influencia positiva, humilde, de servicio, participativo, innovador, comprometido

fuertemente e identificado con la institución. Comunicación: Efectiva, oportuna, con respeto, con equidad, enfocada hacia la agilización de procesos

para el logro de resultados. Dirección: Con comunicación asertiva, con delegación efectiva y respeto. Poder: Ejercido por líderes de ejemplo, con poder legítimo o por convencimiento, promoviendo un ambiente

de confianza. Toma de decisiones: Buscando el consenso basado en el conocimiento y experiencia de las personas. Servicio: Con entrega y calidad humana. Actitud profesional: Positiva, proactiva y de trabajo en equipo.

4.4 Responsabilidad de los (as) funcionarios (as) Para la implementación y buena marcha de los valores institucionales, el MICITT requiere de sus colaboradores y colaboradoras, el cumplimiento de las siguientes obligaciones laborales:

Lealtad hacia la Institución. Capacidad de respuesta. Respeto. Proactividad. Mejora continua. Compañerismo. Transparencia. Compromiso. Puntualidad. Ambiente laboral sano. Toma de decisiones. Comunicación, uso responsable y transparente de la información. Servicio centrado en las necesidades y requerimientos de las personas usuarias internas y externas. Las relaciones con los proveedores deben basarse fundamentalmente en la integridad, la transparencia, y

el respeto mutuo. 4.4.1 Responsabilidad de las jefaturas Así mismo los funcionarios y funcionarias que ostentan cargos de jefatura poseen responsabilidades mayores, por lo que además de los compromisos establecidos anteriormente, se agregan los siguientes:

Inspirar al personal a cargo, con ejemplo de integridad, transparencia, disciplina, y el respeto en el trato cotidiano.

Observar la normativa interna de disciplina laboral. Asumir la responsabilidad de ser objetivos (as) y justos (as) en la evaluación del desempeño. Estimular la participación del personal a su cargo.



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Reconocer los méritos del personal por el trabajo realizado. Participar proactivamente dentro de la dinámica institucional. Trabajar esforzada, honesta y creativamente para garantizar el fiel cumplimiento de sus deberes y

responsabilidades. Asumir con liderazgo, empeño y responsabilidad la implementación de los Planes y Políticas Institucionales

de la unidad a su cargo. Estar plenamente identificados e identificadas con los intereses de la Institución. Respetar la legislación nacional. Delegar funciones o tareas de manera clara, precisa, equitativa y justa. Promover acciones que permitan mejorar la comunicación interna, como herramienta de gestión. Promover, mediante su ejemplo, la adhesión del personal a cargo a los principios y valores

organizacionales. Respetar activamente y de forma íntegra al personal a su cargo. Fomentar la capacitación y formación del personal a su cargo. Rendir cuentas con el fin de colaborar en el esfuerzo por crear una cultura de transparencia en la

organización.

4.5 Principios Éticos Institucionales Dentro de los contenidos del Programa Institucional de Ética, Valores y Conducta, se enuncian los principios bajos los cuales el Ministerio deberá regirse, y que a continuación se desagregan:

Legalidad: Derecho público conforme al cual todo ejercicio del poder público debería estar sometido a la Ley y no a la voluntad de las personas.

Para ello plantemos la siguiente interrogante: ¿Qué actuaciones debemos realizar para cumplir con este valor? Y cuya respuesta consiste en apegarnos fielmente en el desarrollo de nuestras actividades, a las leyes y reglamentos aplicables.

Probidad: Consiste en el actuar con honradez, honestidad, integridad y rectitud del funcionario (a).

Por lo que las actuaciones que debemos realizar para cumplir con este valor consisten en mostrar rectitud y buena fe en nuestras labores, asegurarse que las decisiones que adopta en cumplimiento de sus atribuciones se ajusten a la imparcialidad y a los objetivos propios del MICITT y orientar su actividad administrativa a satisfacer primordialmente el interés público.

Igualdad: Principio de derechos humanos que exige tratar a todas las personas sin ningún tipo de discriminación.

Para su cumplimiento se deberá de tratar a todas las personas por igual y ofrecer un trato equitativo.

Austeridad: Moderación en el en el uso de los recursos asignados, para lo que se deberá de emplear de manera racional los recursos y fondos públicos.



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Eficacia: Se refiere a la capacidad de lograr los objetivos planteados. Y dentro de las actuaciones que debemos realizar para aplicar este valor es velar por el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos en el tiempo en que han sido definidos en el Ministerio.

Eficiencia: Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar los objetivos propuestos. Se trata de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando así la optimización.

¿Qué actuaciones debemos realizar para cumplir con este valor?

-Producir resultados óptimos o el efecto deseado. -Emplear adecuadamente los recursos disponibles. -Cuidar al máximo lo asignado. -Minimizar las pérdidas o desperdicios, en el tiempo requerido.

Continuidad: Todo servicio brindado por el MICITT debe ser dado en forma continua e ininterrumpida, brindado con el mejor trato al usuario. Por lo que debemos de dar un servicio integral a nivel institucional, independientemente del área operativa en que se encuentre el funcionario con la periodicidad necesaria.

Regularidad: Se refiere a que todas las operaciones y actos administrativos deben asentarse de manera correcta, en registros, controles, labores y cumplimiento de la normativa que regula la Institución. Dado lo anterior, se debe de actuar brindando informes con fidelidad e integridad, elaborar y aplicar procesos y procedimientos adecuados.

Como parte del contenido de un Programa Institucional de Ética y Valores, se debe de contar con la siguiente estructura: 4.6 Componentes estructurales del Programa Institucional de Ética y Valores

Los componentes estructurales del Programa son los siguientes:

Posicionamiento y establecimiento de la estructura funcional para el abordaje de la ética y valores en la institución.

Definición del marco ético institucional (diagnóstico, identificación participativa de los valores, marco filosófico institucional, redacción del código de ética, políticas directrices y su plan de acción).

Comunicación, proyección y educación moral.

Alineamiento de la ética y los valores con la gestión institucional.

Seguimiento y evaluación.

Para la aplicación del Programa Institucional de Ética y Valores, se presenta a continuación el plan de trabajo del Proceso de Gestión Ética del Ministerio.



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5. Plan de trabajo del Proceso de Gestión Ética del MICITT

Las instituciones del sector público deben asumir el compromiso en la construcción y consolidación de la gestión ética, incorporándola en toda la dinámica institucional, como un instrumento de gestión, que coadyuve con el compromiso de una gestión apegada al marco de legalidad, en términos de eficiencia, integridad, transparencia y orientación hacia el bien común y a garantizar a la ciudadanía una gestión transparente y oportuna; que lleve a la adopción de una cultura que impregna todo el quehacer institucional y el de todas las personas que participan en él hacia la excelencia y las mejores prácticas para cumplir los objetivos institucionales.

Cada institución, para contar con un Proceso de Gestión Ética, como mínimo deberá incluir las siguientes etapas que orientan hacia la afectación de la cultura organizacional de la entidad, a través de acciones conducentes tanto a la definición de enunciados explícitos sobre lo debido, o correcto para todos, como a la puesta en práctica en el transcurrir cotidiano de las personas servidoras públicas, de comportamientos y actitudes, que conviertan en realidad vivida las pautas éticas en sus actuaciones y las relaciones con los diferentes públicos con los que la organización interactúa y son:

1. Posicionamiento: Implica la formalización del compromiso del Jerarca, el establecimiento de una estructura funcional conformada por la Comisión de Ética y Valores. También incluye la capacitación del personal de estas instancias y la elaboración de su plan de trabajo.

2. Diagnóstico y definición del Marco Ético: Contempla la realización del diagnóstico ético o de oportunidad. La identificación participativa de los valores del marco filosófico institucional, junto con la redacción del Código de Ética y Conducta y la Política o directrices sobre ética y su plan de acción.

3. Comunicación y formación: Corresponde al proceso de comunicación de los valores compartidos, el programa y código de ética, políticas o directrices y demás elementos del marco ético institucional, así como la creación de mecanismos de retroalimentación y consulta para las personas funcionarias. También contempla procesos de capacitación y formación en el tema, que deben ser sistemáticos y permanentes en cada etapa del proceso.

4. Alineamiento e inserción de la ética en los sistemas de gestión institucional: Ejecución de la Política Ética y su plan de acción para el cumplimiento de los compromisos éticos institucionales así como la atención oportuna de los hallazgos y deficiencias determinadas con el diagnóstico. Este plan de acción para el cumplimiento de los compromisos éticos deben estar incorporados en las metas de los Planes Estratégicos y Anuales Institucionales. También incluye la inserción de prácticas éticas en los procesos de gestión del recurso humano (reclutamiento, selección, formación, educación moral, evaluación de desempeño) y otros sistemas de gestión institucional como la administración financiera, contratación administrativa, transferencia de recursos, otorgamiento de permisos, trámites administrativos, manejo de información, prevención de conflictos de intereses, atención de denuncias y otros relevantes, de acuerdo con la actividad de la organización y del nivel de riesgo que conllevan.

5. Seguimiento y evaluación: Se relaciona con la revisión de las etapas anteriores y la corrección de las falencias encontradas. Las auditorías de la ética forman parte de la etapa de evaluación.

El proceso de gestión ética es cíclico y permanente para que forme parte de la cultura institucional.



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5.1 Programa de Ética y Valores

En el cuadro a continuación se presenta el programa con cada una de las actividades a realizar:

Número de

actividad

Actividad Responsable Plazo

1 Posicionamiento Elaboración del borrador del Programa ético y código de ética del MICITT e instrumentos de diagnóstico institucional

Unidad de Planificación Institucional

Octubre- Noviembre de 2017

2 Posicionamiento Revisión y aprobación del borrador del Programa ético y código de ética del MICITT e instrumentos de diagnóstico institucional (ver anexos)

Jefatura de la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial –

Diciembre 2017

3 Diagnóstico y definición del Marco Ético Remisión del Programa ético y código de ética del MICITT e instrumentos de diagnóstico institucional al Despacho Ministerial para su aprobación. Aprobación Despacho Ministerial

Jefatura de la Secretaría de Planificación

Institucional y Sectorial –

Diciembre de 2017

4 Diagnóstico y definición del Marco Ético Implementación de los instrumentos de diagnóstico institucional (ver anexos)

Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial y Despacho

Ministerial

Del 05 al 16 de febrero de 2017

5 Diagnóstico y definición del Marco Ético Tabulación de los resultados del diagnóstico e Informe

Unidad de Planificación Institucional

Del 19 al 28 de febrero de 2017

6 Diagnóstico y definición del Marco Ético

Revisión y aprobación del Informe

Secretaría de Planificación Institucional

y Sectorial

Del 05 al 09 de marzo de 2017

7 Comunicación y formación Dar a conocer los resultados del diagnóstico a todo el personal


Ministerial

16 de marzo de 2017

8 Comunicación y formación Dar a conocer el Programa Ético y Código

de Ética a todo el personal para retroalimentación y observaciones de

mejora (en sesiones de trabajo con las distintas áreas del MICITT)


Ministerial


9 Comunicación y formación Secretaría de Planificación Institucional




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Programa Ético y Código de Ética final para su publicación en la Página Web y

Diario oficial la Gaceta

y Sectorial y Despacho Ministerial

10 Alineamiento e inserción de la ética en los sistemas de gestión institucional

Obligatoriedad de incorporar en sistemas de Planificación, Control Interno, en los procesos de gestión del recurso humano (reclutamiento, selección, formación, educación moral, evaluación de desempeño) y otros sistemas de gestión institucional como la administración financiera, contratación administrativa, transferencia de recursos, otorgamiento de permisos, trámites administrativos, manejo de información, prevención de conflictos de intereses, atención de denuncias y otros relevantes, de acuerdo con la actividad de la organización y del nivel de riesgo que conllevan prácticas éticas (memorándum)

Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial, Comisión de

Valores del MICITT y Despacho Ministerial

Del 02 al 06 de abril de 2017

11 Seguimiento y evaluación (Diagnóstico, cápsulas informativas, reuniones de trabajo con el personal,

capacitaciones, inclusión en el plan de inducción institucional, PAO

entre otros)

Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial, Comisión de

Valores del MICITT y Despacho Ministerial

I y II Trimestre del 2018

6. Plan de trabajo para la Auditoría de la Ética del MICITT

La auditoría de la ética, en general, es definida como el proceso sistemático, objetivo y profesional, que estudia el funcionamiento y la efectividad del marco institucional ético, con el propósito de contribuir a su fortalecimiento. Conllevan una serie de beneficios que favorecen la toma de conciencia sobre ética, facilitan la implementación y el fortalecimiento de acciones éticas y previenen la corrupción y el fraude; a su vez, coadyuva a que la organización, cada uno de sus integrantes y los sujetos interesados, tengan un comportamiento acorde con los valores y principios éticos requeridos para el cumplimiento de sus fines. Para conocer el estado de situación institucional respecto al tema de la Ética, el MICITT propone el siguiente plan de trabajo, que consiste en realizar una Auditoría en ésta materia, que tiene los siguientes objetivos:



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6.1 Objetivos del estudio

6.1.1 Objetivo general

Contribuir al fortalecimiento del marco institucional en materia de ética, mediante la revisión o diagnóstico de su funcionamiento actual.

6.1.2 Objetivos específicos

Determinar la existencia y la conformación del Programa Ético Institucional, así como el grado en que

éste cumple con las regulaciones vigentes y es aplicado en la gestión organizacional.

Valorar la pertinencia y la observancia (percibida y real) de las normas éticas y los comportamientos de la organización, incluyendo lo relativo a las prioridades, la efectividad ética y el compromiso demostrado respecto de los asuntos éticos.

Examinar el grado en que los valores y principios éticos, las directrices y procesos están integrados en los sistemas de gestión de la organización, particularmente en las áreas de mayor sensibilidad y exposición al riesgo.

6.1.3 Alcance El estudio abarcará el período 2017 y se aplicará a toda la institución. Se desarrollará con base al Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE), el Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI) y la “Guía técnica para el desarrollo de auditorías de la ética”, así como cualquier otra normativa aplicable. Las siguientes actividades constituyen una guía básica para la ejecución de la Auditoría.

Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE PARCIAL O

TOTAL

OBSERVACIONES/

COMENTARIOS

PLANIFICACIÓN

1. Obtener información sobre el marco institucional en materia ética en la organización, mediante la recopilación de los documentos que establecen la ética corporativa: códigos de conducta, de ética, normas, políticas, procedimientos; así como de la información sobre las funciones, responsabilidades y cargos que se relacionan con la ética corporativa (oficiales de cumplimiento, directores de ética, gerentes de recursos humanos, entre otros) y otra información existente relacionada con la materia.

Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial y Despacho Ministerial



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TOTAL

OBSERVACIONES/

COMENTARIOS

2.

Conocer sobre el ambiente de control. A los efectos, considerar los resultados de la autoevaluación anual del sistema de control interno institucional, IGI, e igualmente identificar factores claves que permitan valorar su conformidad con la normativa aplicable.


3.

De acuerdo con la información obtenida, completar la “Guía para evaluar el marco ético”, a fin de establecer el contexto institucional sobre el particular (Ver Anexo N° 1).


3. Valorar los riesgos asociados en materia de ética, con el propósito de identificar las áreas críticas a evaluar. En forma complementaria, utilizar herramientas de diagnóstico, tales como la de análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (utilizar como referencia el documento “Guía para el análisis FODA de la ética organizacional” (Ver Anexo N° 2).


4. Elaborar el programa específico de auditoría, estableciendo claramente lo siguiente: objetivos, naturaleza, alcance, y plazo. Con base en ello, proceder a la fase de examen, según se decida en hacer una auditoría integral o de componentes específicos del marco institucional en materia ética.


EXAMEN

5. Dar a conocer el inicio del estudio al jerarca institucional y a los titulares subordinados que corresponda, con el propósito de exponerles los objetivos del estudio, los criterios de evaluación y demás asuntos atinentes.




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OBSERVACIONES/

COMENTARIOS

6. Obtener del jerarca información sobre el marco institucional en materia ética. Utilizar como referencia la “Guía de entrevista para las autoridades superiores” (Ver Anexo N° 3).


7. Programar y realizar las entrevistas necesarias a los titulares subordinados, para recopilar la información requerida para el estudio. Utilizar como referencia la “Guía de entrevista para los titulares subordinados y otras instancias” (por ejemplo: recursos humanos, financiero, planificación, proveeduría, asuntos jurídicos, entre otros)

(Ver Anexo N° 4).


SOBRE EL PROGRAMA ÉTICO

9.1 Con respecto al programa ético existente en la organización, determinar lo siguiente:

Si en su establecimiento participaron el jerarca institucional, los titulares subordinados y los demás funcionarios de la institución. Valorar el liderazgo ejercido por el jerarca.

Si para su definición se consideró el impacto de los sujetos interesados internos y externos.

Si se contemplaron las regulaciones aplicables a la entidad en materia de ética. Considerar, entre otras, las siguientes:

- Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general (D–




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COMENTARIOS

2–2004–CO de 12 de noviembre de 2004).

- Decreto Ejecutivo-33146-MP de 24 de mayo de 2006, publicado en La Gaceta N° 104 de 31 de mayo de 2006

Si es lo suficientemente claro y contiene los factores necesarios sobre el tema: declaración de valores, código de ética, visión y misión, indicadores de gestión ética y estrategia de implementación.

Si es de conocimiento de todos los integrantes de la organización y está disponible. Valorar si se ha propiciado su adecuado entendimiento y comprensión.

Si se revisa, actualiza y divulga periódicamente.

9.2 Determinar si se han definido estrategias para la incorporación de la ética en la cultura organizacional, y para su apoyo y fortalecimiento. En caso afirmativo, verifique si tales estrategias contemplan:

La definición de compromisos éticos.

Políticas referidas a: divulgación del programa ético, acciones y responsables, revisión, actualización y seguimiento, manejo de fraude y corrupción, tratamiento de conflictos de interés, manejo de conductas presuntamente antiéticas, cero tolerancia a conductas antiéticas, fraude y corrupción, gestión del recurso humano, compromiso con el control interno, responsabilidad social y de frente al medio ambiente.




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OBSERVACIONES/

COMENTARIOS

Programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la organización con una cultura ética.

Analizar la amplitud, contenido e implantación de las estrategias, así como su comunicación a todos los miembros de la organización.

9.3 Determinar si la administración ha definido y asignado formalmente las responsabilidades correspondientes, de acuerdo con las estrategias definidas en materia de ética, y si se rinden cuentas sobre el particular. Considerar también si existe una comisión de valores en la institución.

Verificar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas y su efectividad.


9.4 Determinar si existen mecanismos apropiados para la previsión y manejo de conflictos de interés y conductas antiéticas. En caso afirmativo, verifique:

Si se han establecido regulaciones y criterios aplicables sobre el particular, así como canales de comunicación para su atención, accesibles y de conocimiento de todos los integrantes de la organización.

Si el manejo de estos casos se realiza de manera consistente, imparcial y objetiva, independientemente del miembro infractor.

Si se promueve la denuncia de este tipo de conductas.

Si se propicia el informe confidencial de supuestos incumplimientos en materia de ética.




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TOTAL

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COMENTARIOS

Si se realiza una pronta y adecuada evaluación de consecuencias éticas de determinados comportamientos, investigación, sanciones y acciones disciplinarias, conforme a lo previsto en las regulaciones y criterios aplicables.

9.5 Determinar si existen mecanismos para dar seguimiento a la eficacia del programa ético y la existencia de condiciones que puedan afectar negativamente la cultura ética, y la toma de acciones correspondiente. Establecer la frecuencia de su aplicación y la efectividad de los resultados obtenidos.


SOBRE EL AMBIENTE ÉTICO

10.1 Verificar si como parte del seguimiento del sistema de control interno institucional, la autoevaluación anual de ese sistema ha contemplado la materia ética. Valorar el alcance, los resultados obtenidos y las acciones subsecuentes.


10.2 Verificar si los mecanismos de seguimiento en materia ética contemplan la aplicación regular de encuestas, evaluaciones y diagnósticos. Valorar la efectividad de estos mecanismos, considerando los resultados obtenidos y las acciones subsecuentes.

Proceder a realizar una encuesta básica de referencia al personal (utilizar el instrumento “Encuesta para el personal de la institución” (Ver Anexo N° 5).


10.3 Con base en los resultados obtenidos en los puntos 10.1 y 10.2, valorar lo siguiente:

Si existe una clara comprensión de los valores y principios éticos, y de la necesidad y alcances de su observancia.




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Si se percibe que los niveles gerenciales tienen un alto compromiso con la ética, que se evidencia en sus manifestaciones verbales y comportamientos.

Si se percibe que los niveles gerenciales tienen la debida apertura para el tratamiento de conductas presuntamente antiéticas y de conflictos de interés.

Si se percibe que en la toma de decisiones se considera su incidencia en materia ética.

10.4 Valorar si se dan comunicaciones frecuentes, motivación y demostración de actitudes y comportamientos éticos por parte de líderes de la organización (jerarca y titulares subordinados) y determinar si ello responde a prácticas debidamente instauradas (no aisladas). A los efectos, contemplar el análisis realizado de conformidad con el punto 10.3 y la revisión de documentos donde consten tales comunicaciones (por ejemplo: circulares, transcripciones o grabaciones de discursos, resoluciones, minutas de reuniones o sesiones de trabajo, entre otros)


10.5 Identificar si como parte del accionar organizacional, se contempla:

Prácticas positivas del personal que alienten a cada empleado a contribuir con el ambiente ético de la organización.

Motivación a los funcionarios a ser responsables por su conducta ética y para que hagan notar a sus superiores las posible oposición a la ética de acciones que éstos les soliciten emprender.




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Declaraciones regulares por parte de los empleados, proveedores y clientes, afirmando que conocen los requerimientos de conducta ética para efectuar operaciones con la organización.

Valorar la frecuencia y efectividad de las acciones efectuadas.

10.6 Determinar si existen mecanismos formales para la comunicación de quejas, denuncias, recomendaciones y otras comunicaciones de los funcionarios y los sujetos interesados en materia ética. Si es así, indagar sobre lo siguiente:

El volumen y la naturaleza de las quejas y denuncias.

El trámite que se ha dado a las quejas, denuncias, recomendaciones y otras comunicaciones.

Las medidas que hayan sido emprendidas a partir de todas esas comunicaciones.

Con base en las indagaciones realizadas, valore la efectividad de los mecanismos formales como instrumentos para fortalecer la ética institucional.


10.7 Verificar si se han realizado actividades de sensibilización, interiorización y capacitación relacionadas con la ética organizacional, y si han participado todos los integrantes de la entidad. Contemplar las calificaciones de las actividades por sus participantes. Valorar la amplitud, calidad y frecuencia de esas actividades y el acceso por parte de todos los funcionarios.




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COMENTARIOS

SOBRE LA INTEGRACIÓN DE LA ÉTICA EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

11.1 Identificar los sistemas de gestión de mayor sensibilidad y con riesgos asociados a la ética. Determinar si los procedimientos referentes a dichos sistemas contemplan acciones congruentes con el marco institucional en materia ética, incluyendo la prevención y detección de comportamientos antiéticos y conflictos de interés. Valorar el alcance y la operación de tales acciones.


11.2 Verificar si como parte del proceso de administración de recursos humanos se contempla el marco institucional en materia ética, específicamente en la contratación, la vinculación, el entrenamiento, la evaluación, la promoción y las acciones disciplinarias. Valorar su alcance y operación.


12.

De acuerdo con la información obtenida y el alcance del estudio, determinar en qué nivel de madurez considera esa auditoría interna que se encuentra la institución con respecto a los componentes del marco institucional en materia ética evaluados; si se realiza una evaluación integral, determinar el nivel de madurez respecto del marco institucional considerado en su totalidad. Utilizar como referencia el “Modelo de madurez de la ética institucional” (Ver Anexo N° 6).


13. Analizar la información obtenida y elaborar de conformidad con la guía respectiva, la hoja resumen de hallazgos; ambos instrumentos constituyen un apoyo en la determinación de los atributos de un hallazgo, así como para valorar su importancia y establecer conclusiones y recomendaciones de los asuntos determinados en los estudios de auditoría.




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Para los efectos se debe utilizar como referencia el formato sugerido o en su defecto el que tenga elaborada la Auditoría Interna Institucional.

14. Documentar apropiadamente cada una de las fases del estudio, mediante registros que incluyan, como mínimo, la aplicación de las actividades contempladas en este programa de trabajo.


COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

15.

Ejecutar la fase de comunicación de resultados para lo cual, entre otros, se debe considerar:

Preparar el informe de resultados.

Realizar la conferencia final de resultados.

Remisión formal de informe de resultados.


6.1.4 Recursos asignados

Personal: El equipo de trabajo a cargo del estudio será la Secretaría de Planificación Institucional y

Sectorial y el Despacho Ministerial, el cual será liderado por Paola Loría Herrera. Plazo: Señalar la duración estimada para el estudio, así como las fechas de inicio y conclusión. Considerar

que el estudio debe estar finalizado a más tardar el primer semestre de 2018, fecha en la que deberá haberse concluido la fase de comunicación de resultados.

7. Comisión Institucional de Valores

La Comisión Institucional de Valores, mediante su programa ordinario de trabajo, será la instancia encargada de verificar todo lo relativo a la implementación, gestión, aplicación, mantenimiento y proceso de mejora de este Programa, con la orientación y acompañamiento de la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial, cuando así lo solicite.



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Cualquier funcionario (a) que requiera información o plantear consultas sobre el presente programa y sobre asuntos relacionados con la Ética, tiene plena libertad de acudir a la Comisión Institucional de Valores, para:

a. Plantear toda inquietud y solicitar orientación cuando se susciten dudas respecto a las disposiciones del presente Programa Ético o se presente una situación ética compleja.

b. Recibir la inducción acerca del presente Programa Ético. c. Suscribir el compromiso de cumplimento del Programa Ético, una vez recibida la inducción

correspondiente. d. Recibir capacitación en materia de asuntos éticos, valores y transparencia.

8. Directrices y políticas éticas del funcionario (a) del MICITT

Este apartado contiene las Directrices y Políticas que se deberán aprobar para su respectiva publicación e implementación Institucional.

DIRECTRICES Y POLÍTICAS ÉTICAS DEL FUNCIONARIO (A) DEL MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES

RESOLUCIONES

Considerando:

1º—Que el artículo 13, inciso a) de la Ley General de Control Interno dispone como deber de los jerarcas y titulares subordinados: “a) Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios”, lo que significa que la exigencia de integridad y valores éticos involucra a todo servidor público. 2º—Que del artículo 11 de la Constitución Política se desprende la obligación personal para que cada servidor público rinda cuentas en y sobre el cumplimiento de sus deberes, siendo que cada persona, en el ejercicio de sus obligaciones, debe tener en cuenta un marco ético de comportamiento acorde con principios elementales de objetividad, imparcialidad, neutralidad política partidista, eficacia, transparencia, resguardo de la hacienda pública, respeto al bloque de legalidad, sometimiento a los órganos de control, entre otros. 3º—Que mediante Ley número 7670 la Asamblea Legislativa aprobó la Convención Interamericana contra la Corrupción, firmada por Costa Rica en Caracas, Venezuela, el 29 de marzo de 1996; tal instrumento internacional aplica, en todos sus capítulos, a todos los órganos del Gobierno de la República y, por tanto, a cada servidor público (también dentro del derecho internacional público existe la Convención de Naciones Unidas de Lucha contra la Corrupción, suscrita el 9 de diciembre del 2003). Asimismo, debe recordarse que recientemente se aprobó la nueva Ley en contra de la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública que, dentro del tema del correcto uso y manejo de la hacienda pública, tiene sus imperativos sustanciales de orden ético. 4º—Que existen otras disposiciones generales en materia de ética en el ejercicio de las funciones públicas adoptadas por el Poder Ejecutivo (Vid. Acuerdos números 2, del 12 de mayo de 1998 publicado en La Gaceta número 93, Alcance número 15, del 15 de mayo de 1998 y 3 del 8 de mayo del 2002 publicado en La Gaceta número 91, Alcance 38, del 14 de mayo del 2002, ambos del Poder Ejecutivo), así como por otros Poderes e instituciones públicas.



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5°—Que los últimos acontecimientos nacionales relacionados con la corrupción en la función pública y privada obligan a tomar enérgicas medidas, acuerdos o directrices, encaminadas a sanear el manejo de la hacienda pública y dirigidas a recomendar o exhortar el desarrollo de las tareas asignadas -y hasta en la vida privada en lo pertinente- bajo un marco de ética aceptable por el común de la sociedad costarricense. 6°—Finalmente, que recientemente se publicó la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley número 8422 del 14 de setiembre del 2004, publicada en La Gaceta número 212 del viernes 29 de octubre del 2004), siendo que tal instrumento dispone nuevos delitos, sanciones y disposiciones en general, a favor del correcto uso, manejo y comportamiento de los servidores públicos en relación con la hacienda pública, entre otros. 7°—Que por lo indicado, y por el imperativo constitucional de resguardar la hacienda pública de actuaciones personales incorrectas que puedan, por ende, comprometer o poner en riesgo los fondos y recursos públicos, se dictan las siguientes directrices de orden ético para las auditorías internas, funcionarios del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, jerarcas y titulares subordinados: Por tanto, Se resuelve emitir las siguientes: DIRECTRICES GENERALES SOBRE PRINCIPIOS Y ENUNCIADOS ÉTICOS A OBSERVAR POR PARTE DE

LOS JERARCAS, TITULARES SUBORDINADOS, FUNCIONARIOS Y AUDITORÍA INTERNA DEL MICITT

Nº D-XX-2017-MICITT 1. Directrices para los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT 1.1 Enunciados rectores 1. Los jerarcas, los titulares subordinados y funcionarios del MICITT deben guiar su conducta a partir de principios como los siguientes: a) Legalidad constitucional: principio que exige someter toda actuación pública al ordenamiento jurídico; sólo lo expresamente autorizado por la Constitución y la ley es válido; la no observancia de esto constituye el delito de fraude de ley, según artículo 58 de la Ley 8422 (Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública). b) Igualdad: principio de derechos humanos que exige tratar a todas las personas sin ningún tipo de discriminación. No es posible una conducta pública que haga distinciones. c) Regularidad: las operaciones y actos administrativos deben asentarse, de manera correcta, en registros confiables financieros, presupuestarios, entre otras clases de archivos. d) Eficiencia: los negocios públicos deben maximizar los resultados ante la escasez de fondos y recursos; los objetivos de trabajo deben cumplirse al menor costo posible. e) Eficacia: mandato que busca adecuar y concretizar las políticas públicas, así como el cumplimiento de los objetivos y metas.



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f) Austeridad: la asignación, adquisición, conservación e inversión de los recursos y fondos públicos, deben orientarse a la satisfacción plena del interés público, según el mandato del Estado Social de Derecho, y al uso racional de éstos. g) Transparencia: la rendición de cuentas obliga a que el ejercicio del poder y el cumplimiento de las funciones públicas asignadas se haga de cara a los administrados. h) Lealtad: todo acto o conducta pública debe alcanzarse en función del país, la democracia, el bien común, la libertad, la justicia, la responsabilidad y la probidad. i) Probidad: el servidor público está obligado a trabajar por el interés público, su gestión debe atender las necesidades prioritarias; según lo que responsablemente se ha planificado. Esto obliga a mostrar rectitud y buena fe en el uso de las facultades que confiere la ley (artículo 3º de la Ley 8422). j) Responsabilidad: todo funcionario público debe responder, de frente al país y a los órganos de control, investigación y sanción, por sus faltas desde los ámbitos ético, disciplinario, civil, político y penal. k) Integridad: Los actos del funcionario público deben estar alejados de buscar beneficios en lo personal, familiar o para sus amigos. l) Honestidad: Todo interés diferente al público, que pudiese ocasionar un conflicto de intereses, debe ser declarado por el funcionario público. De inmediato debe detenerse aquel actuar que potencialmente pueda comprometer la recta honestidad. m) Liderazgo: El funcionario público debe promover y respaldar con sano liderazgo y ejemplo los principios antes indicados. 1.2 Objetividad e imparcialidad 1. Los jerarcas, los titulares subordinados y funcionarios públicos del MICITT deben ser independientes de grupos de intereses internos y externos, así como también deben ser objetivos al tomar decisiones. 2. Es esencial que los jerarcas, los titulares subordinados y funcionarios públicos del MICITT sean independientes e imparciales en el ejercicio de su función. 3. En todas las cuestiones relacionadas con su labor, los jerarcas, los titulares subordinados y funcionarios públicos del MICITT deben cuidar porque su independencia no se vea afectada por intereses personales o externos. Por ejemplo, la independencia podría verse afectada por las presiones o las influencias de personas internas o externas a la propia entidad para la que sirven; por los prejuicios de los jerarcas y demás funcionarios públicos acerca de las personas, la administración, los proyectos o los programas; por haber trabajado recientemente en la administración de la entidad a la cual sirven; o por relaciones personales o financieras que provoquen conflictos de lealtades o de intereses. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT están obligados a no intervenir en asuntos donde tengan algún interés personal o familiar, directa o indirectamente. 4. Se requiere objetividad e imparcialidad en toda la labor efectuada por los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios, y en particular en sus decisiones, que deberán ser exactas y objetivas y apegadas a la ley. 1.3 Neutralidad política



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1. Es importante mantener la neutralidad política, tanto la real como la percibida. Por lo tanto, es importante que los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos conserven su independencia con respecto a las influencias políticas para desempeñar con imparcialidad sus responsabilidades. 1.4 Conflicto de intereses 1. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT deberán proteger su independencia y evitar cualquier posible conflicto de intereses rechazando regalos, dádivas, comisiones o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad. 2. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT deben evitar toda clase de relaciones y actos inconvenientes con personas que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad real o potencial de la institución para actuar, y por ende, parecer y actuar con independencia. 3. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán utilizar su cargo oficial con propósitos privados y deberán evitar relaciones y actos que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas razonables acerca de su objetividad e independencia. 4. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán aprovecharse indebidamente de los servicios que presta la institución a la que sirven, en beneficio propio, de familiares o amigos, directa o indirectamente. 5. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT deben demostrar y practicar una conducta moral y ética intachable. 6. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán participar directa o indirectamente en transacciones financieras, aprovechándose de información confidencial de la cual tengan conocimiento en razón de su cargo, de forma tal que ello les confiera una situación de privilegio de cualquier carácter, para sí, o para terceros, directa o indirectamente. 7. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán llevar a cabo trabajos o actividades, remuneradas o no, que estén en conflicto con sus deberes y responsabilidades en la función pública, o cuyo ejercicio pueda dar motivo de duda razonable sobre la imparcialidad en la toma de decisiones que competen a la persona o a la institución que representa. 8. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán solicitar o recibir de personas, físicas o jurídicas, nacionales o extranjeras, directa o indirectamente, colaboraciones para viajes, aportes en dinero u otras liberalidades semejantes, para su propio beneficio o de un tercero. 9. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán aceptar honorarios o regalías de cualquier tipo por discursos, conferencias o actividades similares, con excepción de lo permitido por la ley. 10. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán efectuar o patrocinar para terceros, directa o indirectamente, trámites, nombramientos o gestiones administrativas que se encuentren, o no, relacionados con su cargo, salvo lo que está dentro de los cauces normales de la prestación de esos servicios o actividades.



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11. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán usar las instalaciones físicas, el equipo de oficina, vehículos o demás bienes públicos a que tengan acceso, para propósitos ajenos al fin para el que están destinados. 12. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán utilizar recursos o fondos públicos para la promoción de partidos políticos por medios tales como campañas publicitarias, tarjetas, anuncios, espacios pagados en medios de comunicación, partidas del presupuesto de la República, compra de obsequios, atenciones o invitaciones, para beneficio de personas o grupos específicos. 13. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán solicitar o aceptar directa o indirectamente regalos, comisiones, premios, donaciones, favores, propinas o beneficios de cualquier tipo. Los presentes dados como símbolo de la amistad de un país, sean de valor artístico, cultural u otro, deben ponerse a la orden de los órganos públicos encargados de su registro y custodia dentro del mes siguiente a su recepción. 14. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán dirigir, administrar, patrocinar, representar o prestar servicios remunerados o no, a personas que gestionen o exploten concesiones o privilegios de la administración o que fueren sus proveedores o contratistas. 15. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán recibir directa o indirectamente, beneficios originados en contratos, concesiones o franquicias que celebre u otorgue la administración. 16. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT no deberán aceptar o emitir cartas de recomendación, haciendo uso de su cargo, en beneficio de personas o grupos específicos, para procurar nombramientos, ascensos u otros beneficios. 17. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT deberán excusarse de participar en actos que ocasionen conflicto de intereses. El funcionario público debe abstenerse razonablemente de participar en cualquier actividad pública, familiar o privada en general, donde pueda existir un conflicto de intereses con respecto a su investidura de servidor público, sea porque puede comprometer su criterio, ocasionar dudas sobre su imparcialidad a una persona razonablemente objetiva, entre otros. 18. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT deberán resguardar, proteger y tutelar los fondos y recursos públicos. Todo acto contrario a tal imperativo debe ser denunciado de inmediato ante las instancias correspondientes. 19. Los jerarcas, titulares subordinados y funcionarios del MICITT deberán denunciar por las vías correspondientes, cualquier acto de corrupción. 2. Directrices para la auditoría interna y funcionarios (as) del MICITT 2.1 Independencia y objetividad 1. Para el personal de la auditoría interna y funcionarios (as) del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones es indispensable la independencia con respecto a la entidad fiscalizada y otros grupos de intereses externos.



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2. Es esencial que el personal de la auditoría interna y los (as) funcionarios (as) del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones no sólo sean independientes sino imparciales de hecho. 3. En todas las cuestiones relacionadas con la labor de auditoría, la independencia del personal de las auditorías internas y de los (as) funcionarios (as) del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones no debe verse afectada por intereses personales o externos. Por ejemplo, la independencia podría verse afectada por las presiones o las influencias externas sobre los auditores; por los prejuicios de los auditores acerca de las personas, las entidades fiscalizadas, los proyectos o los programas; por haber trabajado recientemente en la entidad fiscalizada; o por relaciones personales o financieras que provoquen conflictos de lealtades o de intereses. El personal de la auditoría interna y los (as) funcionarios (as) del MICITT están obligados a abstenerse de intervenir en cualquier asunto en el cual tenga algún interés personal o familiar, directo o indirecto. 4. Se requiere objetividad e imparcialidad en toda la labor efectuada por el personal de la auditoría interna y del MICITT, y en particular en los informes realizados, que deberán ser exactos y objetivos. Las conclusiones de los dictámenes e informes, por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría. 2.2. Neutralidad política 1. Es importante mantener la neutralidad política en los ámbitos públicos y privados del personal de la auditoría interna y del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, de acuerdo con el régimen de prohibiciones legales existentes. Por lo tanto, es importante que este personal conserve su independencia con respecto a las influencias políticas partidistas o electorales para desempeñar con imparcialidad sus responsabilidades de fiscalización y de índole pública. 2.3. Conflicto de intereses 1. El personal de la auditoría interna y los (as) funcionarios (as) del MICITT deberán de proteger su independencia y evitar cualquier posible conflicto de intereses rechazando regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar ante las instancias competentes. 2. El personal de la auditorías interna y los (as) funcionarios (as) del MICITT deben evitar relaciones razonablemente inconvenientes con los directivos y el personal de la entidad fiscalizada y otras personas que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad de los auditores y los (as) funcionarios (as) del MICITT para actuar. 3. El personal de la auditoría interna y los (as) funcionarios (as) del MICITT no deberán utilizar su cargo oficial con propósitos privados y deberán evitar relaciones razonablemente inconvenientes que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia. 4. Con las excepciones de ley, el personal de la auditoría interna y los (as) funcionarios (as) del MICITT deben mantener confidencialidad respecto de la información que se les haya suministrado para el ejercicio de su trabajo o que hayan conocido con ocasión de éste.



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3. Otras directrices complementarias para los (as) funcionarios (as) del MICITT 3.1 Ética en la función 1. Los (as) funcionarios (as) del MICITT deberán salvaguardar en todas sus actuaciones el interés público, procurando la preservación del patrimonio público y denunciando ante la autoridad competente cualquier actividad o situación contraria al manejo correcto de los recursos públicos. 2. Los (as) funcionarios (as) del MICITT deberán abstenerse de usar las atribuciones de su cargo o los recursos confiados a su custodia o administración, con el fin de obtener un beneficio para sí mismo o para terceros, y rechazar todo tipo de pago, concesión o privilegio que se le ofrezca, diferente de los que resulten legalmente procedentes. 3. Los (as) funcionarios (as) del MICITT deberán evitar establecer intereses o relaciones razonablemente inconvenientes con personas físicas o jurídicas, incompatibles con su puesto y con las atribuciones y funciones que tenga asignadas. 4. Los (as) funcionarios (as) del MICITT deberán actuar, en el descargo de sus labores, con estricto apego al bloque de legalidad; sea, con respeto absoluto a la Constitución Política, las leyes y demás disposiciones del sistema normativo patrio. 5. Los (as) funcionarios (as) del MICITT deberán ajustar su conducta a normas de moral y probidad reconocidas en el ejercicio de las funciones públicas. Las presentes directrices rigen a partir de su publicación, una vez aprobadas por el Despacho Ministerial.

9. Anexos

En este apartado de anexos se presentan los diferentes instrumentos que serán utilizados por la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial para dar seguimiento a la Ética Institucional



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ANEXOS



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ANEXO N° 1: GUÍA PARA EVALUAR EL MARCO INSTITUCIONAL EN MATERIA ÉTICA

Objetivo: Servir como herramienta básica para evaluar el marco ético del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones. Marque con una X la opción que usted considera aplica a nivel institucional.

Pregunta Sí No N/A Observaciones

I. PROGRAMA ÉTICO

1. Sobre el establecimiento

1.1 ¿En el establecimiento del programa ético, se ha contado con la participación activa de:

▪ El jerarca institucional

▪ Los titulares subordinados

▪ Todos los demás funcionarios de la institución

1.2 Para la definición del programa ético, ¿se consideró el impacto en los sujetos interesados externos, incluyendo los siguientes:

▪ Proveedores

▪ Clientes

▪ Instituciones relacionadas

▪ Sector privado

▪ Organismos no gubernamentales

▪ Agrupaciones laborales

▪ Ciudadanía en general

▪ Futuras generaciones

1.3 Como base fundamental del programa ético, ¿se consideró el ordenamiento aplicable a la entidad en materia de ética:



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▪ Artículo 11 de la Constitución Política de la República de Costa Rica?

▪ Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio de 2002?

▪ Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978?

▪ Ley contra el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Nº 8422 del 6 de octubre de 2004, y su reglamento?

▪ Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización (M-1-2002-CO-DDI)?

▪ Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI)?

▪ Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general (D-2-2004-CO del 12 de noviembre de 2004)?

▪ Decreto Ejecutivo-33146-MP del 24 de mayo de 2006?

▪ Otra normativa general? Indicar.

▪ Otra normativa específica aplicable a la institución? Indicar.

1.4 ¿El jerarca ha asumido el liderazgo del diseño, la implantación y el fortalecimiento del programa ético?

1.5 ¿Existe una comisión de valores que actúe como apoyo catalizadora y para el fortalecimiento de l marco institucional en materia ética?



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1.6 ¿Se realizaron actividades de sensibilización para propiciar el entendimiento y la comprensión del programa ético entre los distintos participantes?

1.7 Si se realizaron actividades de sensibilización, ¿se midió su efectividad, se ha dado seguimiento a su la permanencia de sus efectos y se han emprendido acciones correctivas?

2. Sobre el contenido

2.1 ¿El programa ético contiene lo siguiente:

▪ Declaración de valores?

▪ Código de ética?

▪ Visión y misión?

▪ Indicadores de gestión ética?

▪ Estrategia de implementación?

2.2 ¿La estrategia de implementación contiene lo siguiente:

▪ Definición de compromisos?

▪ Políticas?

▪ Programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la organización con la cultura ética?

2.3 ¿Las políticas contempladas en la estrategia de implementación están referidas a los siguientes temas:

▪ Divulgación del marco ético?

▪ Acciones y responsables?

▪ Revisión, actualización y seguimiento?

▪ Manejo de fraude y corrupción?

▪ Tratamiento de conflictos de interés?



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▪ Manejo de conductas presuntamente antiéticas?

▪ Cero tolerancia a conductas antiéticas?

▪ Gestión del recurso humano?

▪ Compromiso con el control interno?

▪ Responsabilidad social y de frente al medio ambiente?

2.4 ¿Está formulado claramente el programa ético?

3. Sobre la implantación:

3.1 ¿Se han establecido y asignado formalmente las responsabilidades para la implantación del programa ético?

3.2 ¿Se informa periódicamente a las autoridades institucionales que corresponda, sobre los aspectos relevantes atinentes al cumplimiento de las responsabilidades atinentes al programa ético?

3.3 ¿Las autoridades institucionales a las cuales se remite la información a que se refiere el punto anterior emprenden las acciones pertinentes a fin de fortalecer el programa ético y promover el cumplimiento de las responsabilidades atinentes?

4. Sobre la previsión y el manejo de conductas antiéticas:



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4.1 ¿Existen regulaciones sobre:

▪ Discriminación, acoso, represalias y similares?

▪ Uso indebido de recursos?

▪ Difusión de información confidencial?

▪ Participación en actividades políticas?

▪ Solicitud y aceptación de dádivas?

▪ Falsificación de registros?

▪ Sustracción de activos?

▪ Faltas a la moral y a la integridad?

▪ Favorecimiento ilícito?

▪ Tráfico de influencias?

▪ Conflicto de intereses?

4.2 Con respecto a los mecanismos para el manejo de conflicto de intereses:

▪ ¿Se han establecido formalmente?

▪ ¿Están claramente identificados los supuestos bajo los que se dan conflictos de intereses?

▪ ¿Esos mecanismos y supuestos son de conocimiento de todos los funcionarios?

▪ ¿Se aplican de forma consistente en toda la organización?

4.3 Con respecto a los mecanismos para el manejo de conductas antiéticas:

▪ ¿Se han establecido formalmente tales mecanismos?

▪ ¿Son de conocimiento de todos los funcionarios?

▪ ¿Se han establecido políticas y procedimientos en relación con investigaciones, sanciones y acciones disciplinarias?

▪ ¿Se aplican de forma consistente en toda la organización?



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4.4 Con respecto a la comunicación de conductas antiéticas a las autoridades institucionales que corresponda:

▪ ¿Se promueven la comunicaciones (denuncias) sobre este tipo de conductas?

▪ ¿Se han establecido canales de comunicación para denunciarlas?

▪ ¿Esos canales son de conocimiento de todos los funcionarios?

▪ ¿Esos canales son accesibles a todos los funcionarios?

▪ ¿Se mantienen la confidencialidad de la información que se maneja?

▪ ¿Se garantiza que no se tomarán represalias contra quienes hagan uso de esos canales?

▪ ¿Se dan una atención pronta a los asuntos denunciados?

5. Sobre la efectividad y control del programa ético

5.1 ¿Existen mecanismos sistemáticos para dar seguimiento a la eficacia del programa ético en:

▪ La gestión institucional?

▪ Las actuaciones individuales de todos sus funcionarios?

▪ La detección de condiciones que puedan afectar negativamente la cultura ética?

En caso afirmativo:

▪ ¿Se aplican consistentemente?

▪ ¿La información que generan esos mecanismos se comunican a las instancias organizacionales correspondientes?

▪ ¿Se toman acciones correctivas y preventivas?



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5.2 ¿Se revisa, actualiza y divulga periódicamente el programa ético?

5.3 ¿Se mide periódicamente la relación costo beneficio del programa ético?

II. AMBIENTE ÉTICO

1. Sobre el clima organizacional

1.1 ¿Existe una clara comprensión de los valores y principios éticos en todos los niveles de la organización?

1.2 ¿Existe una conciencia generalizada sobre la necesidad de observar el marco institucional en materia ética en todos los ámbitos de acción?

1.3 ¿Consideran los funcionarios de todos los niveles que los valores y principios éticos de la organización son coherentes con los personales?

1.4 ¿Comprenden los funcionarios el impacto de su comportamiento ético en el clima organizacional?

1.5 ¿Los funcionarios conocen con claridad cuáles comportamientos se consideran inaceptables, de acuerdo con el marco institucional en materia ética?

1.6 ¿Existe satisfacción entre el personal con respecto a su trabajo, su salario y otros beneficios relacionados?

2. Sobre el estilo gerencial

2.1 ¿El nivel gerencial considera como una de sus responsabilidades más importantes, el ajuste de su gestión al marco institucional en materia ética?

2.2 ¿Los funcionarios tienen acceso a cualquier nivel jerárquico superior para manifestar sus inquietudes y comentarios con respecto al marco institucional en materia ética?



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2.3 ¿Las acciones y decisiones del jerarca y los titulares subordinados son indicativas de un estilo gerencial congruente con los valores y principios éticos institucionales?

2.4 ¿Se pone de manifiesto el compromiso con el marco institucional en materia ética, en la vigilancia y solución pronta a situaciones que puedan afectar su observancia?

2.5 ¿El nivel gerencial ha expresado, demostrado e incluso regulado formalmente su compromiso de apoyo con respecto a la ética en las decisiones que tomen los funcionarios?

3. Sobre los modelos de toma de decisiones

3.1 ¿La estructura organizacional y la asignación de autoridad y responsabilidades, incorporan de manera expresa la aplicación de los principios y valores éticos como componente esencial en la toma de decisiones?

3.2 ¿Comprenden los funcionarios la responsabilidad por la ética en la toma de decisiones?

3.3 ¿Conocen los funcionarios las consecuencias éticas de sus decisiones?

4. Sobre las manifestaciones verbales y los comportamientos



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4.1 ¿Las manifestaciones verbales y la demostración de actitudes y comportamientos de los siguientes actores institucionales, son congruentes con el marco institucional en materia ética y sirven como mecanismo para reforzar el comportamiento esperado y el compromiso con la ética:

▪ El jerarca?

▪ Los titulares subordinados?

▪ Los demás funcionarios de la institución?

4.2 ¿Se promueve el cuestionamiento de solicitudes que se consideren éticamente incorrectas?

4.3 ¿Realizan declaraciones regulares los empleados, proveedores y clientes, afirmando que conocen los requerimientos de conducta ética para efectuar operaciones con la organización?

III. INTEGRACIÓN A SISTEMAS DE GESTIÓN

1. Sobre los sistemas de gestión de mayor sensibilidad y con riesgos asociados a la ética

1.1 ¿La ética es un componente importante a considerar en la instauración y aplicación de estos sistemas?

1.2 ¿Estos sistemas contemplan instrucciones y procedimientos para promover altas normas de conducta ética y para prevenir y detectar comportamientos antiéticos y conflictos de interés?

1.3 ¿Estos sistemas de gestión contemplan mecanismos para detectar y administrar conflictos de interés y eventuales conductas antiéticas?



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1.4 ¿El diseño de los procesos relacionados con estos sistemas propicia un comportamiento ajustado al programa ético?

2. Sobre la gestión de recursos humanos1

2.1 ¿La administración de recursos humanos tiene sus pilares fundamentales en el marco institucional en materia ética?

2.2 ¿El proceso de reclutamiento y selección de personal contempla la valoración de factores esenciales en materia ética, tales como análisis de referencias y antecedentes, pruebas de integridad y demás valores éticos?

2.3 ¿Se da a conocer el marco institucional en materia ética, por medio de las actividades de inducción a nuevas funcionarios en la organización?

2.4 ¿Existen y se aplican mecanismos para motivar a los funcionarios a ser responsables por su conducta ética y la necesidad de observar el marco ético?

2.5 ¿Considera la evaluación del desempeño de los funcionarios su adhesión al marco institucional en materia ética?

1 Esta sección de la guía se proporciona como ejemplo de las preguntas correspondientes a la integración de los asuntos de

la ética en los sistemas de gestión relativos a la gestión de recursos humanos. Para la evaluación de otros sistemas de gestión y las relaciones con sujetos externos como los clientes y el público en general, deberán incluirse las preguntas correspondientes. Por ejemplo, tratándose de contratación administrativa, la guía debería contemplar interrogantes sobre la congruencia del proceso con el marco institucional en materia ética, la sujeción a los principios establecidos en la Ley General de Contratación Administrativa y su reglamento, el establecimiento de controles para garantizar el manejo transparente de la actividad, la eventual consideración del apego a la ética por los participantes, entre otros.



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2.6 ¿Se realizan actividades de sensibilización, interiorización y capacitación relacionadas con la ética organizacional? En caso afirmativo:

▪ ¿Se ejecutan con una periodicidad que propicie su entendimiento y reforzamiento?

▪ ¿Se da participación a todos los miembros de la organización?

▪ ¿Son efectivas a la luz de sus objetivos?

Comentarios generales

Hecho por:

Fecha de inicio:

Fecha de finalización:

Revisado por:

Fecha de inicio:




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ANEXO N° 2: GUÍA PARA EL ANÁLISIS FODA DE LA ÉTICA ORGANIZACIONAL

(Para aplicar con Directores y Jefaturas del MICITT)

Objetivo:

Identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas con respecto a la ética organizacional.

Definiciones:

Para efectos de una auditoría de la ética, los conceptos de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, se entenderán de la siguiente forma:

Las fortalezas y debilidades corresponden al ámbito interno de la institución y sobre las que la organización tiene control.

Las fortalezas son las características y capacidades internas de la organización que contribuyen efectivamente a mantener un alto nivel ético en la gestión institucional.

Las debilidades, por el contrario, son características y capacidades internas que afectan de manera negativa la ética institucional.

Las amenazas y las oportunidades corresponden a aquellos factores externos que pueden incidir en la ética institucional, y sobre las que la organización no tiene un control directo de las variables, sin embargo son eventos que por su relación directa o indirecta pueden afectar de manera positiva o negativa en la ética.

Las oportunidades son aquellos factores externos a la organización que esta puede aprovechar para potenciar la ética institucional.

Las amenazas son aquellas situaciones externas que pueden afectar desfavorablemente y en forma relevante la ética institucional.

Instrucciones:

La tabla que a continuación se presenta, contiene algunos ejemplos que pueden servir como base para el análisis de la situación actual de la institución.

Una vez realizado el análisis, se deben priorizar los principales elementos identificados para cada categoría, considerando su impacto en la organización y la oportunidad de tomar acciones para su aprovechamiento y fortalecimiento.



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FORTALEZAS DEBILIDADES

Programa ético formalmente establecido y de conocimiento y aceptación generales

Cultura, actitudes y comportamientos congruentes con altas normas éticas

Compromiso del nivel superior con la ética

Liderazgo del nivel superior en materia ética

Gestión de recursos humanos apegada a la ética

Personal calificado, con experiencia y comprometido con la ética institucional

Procesos que incorporan la ética en áreas sensibles y de alto riesgo

Auditoría interna efectiva

Normativa interna propicia para el fortalecimiento de la ética

Transparencia en la gestión institucional

Filosofía y valores institucional

Calidad del servicio

Motivación generalizada

Identificación y aplicación de normativa sancionatoria en materia de ética

Carencia de un programa ético

Cultura organizacional con poco interés en la materia ética

Falta de liderazgo con respecto a la importancia y necesidad de mantener altos niveles éticos en la gestión institucional

Falta de compromiso de las autoridades superiores con respecto al tema ético

Debilidades en el sistema de control interno que inciden negativamente en la ética institucional o que posibilitan conductas antiéticas.

Falta de entendimiento e interiorización de los principios y valores éticos institucionales

Procesos muy sensibles a la corrupción y fraude

Falta de definición de canales para la denuncia de presuntas conductas antiéticas y para el manejo de tales conductas y de conflictos de interés

Deficiencias en la identificación y aplicación de normativa sancionatoria en materia ética

Antecedentes de comportamientos antiéticos

Sostenimiento limitado de las capacidades internas en materia ética

Pérdida de personal clave y con alto nivel ético

Capacidad limitada para obtener un apoyo financiero sostenible para brindar prestaciones satisfactorias al personal



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OPORTUNIDADES AMENAZAS

Marco regulador que propicia la ética

Credibilidad de los diferentes sujetos interesados en la ética institucional

Alianzas estratégicas para fomentar la responsabilidad ética en los sectores público y privado

Cooperación externa para el fortalecimiento de la gestión institucional en materia ética

Afiliación a organismos internacionales que promueven el apego a altas normas éticas

Aprovechamiento de tendencias e influencias con respecto a la importancia y necesidad de mantener altos niveles éticos, y la lucha contra la corrupción y el fraude

Evolución en las organizaciones con respecto a los mecanismos para promover altos niveles éticos

Disponibilidad de información e investigaciones en materia ética

Cuestionamiento de la ética institucional por terceros

Efectos políticos sobre la ética institucional

Políticas gubernamentales

Reformas jurídicas

Situaciones de crisis en la economía del país

Demanda excesiva de servicios institucionales, que puede generar solicitudes contrarias a los principios y valores éticos institucionales

Desequilibrios salariales entre los sectores público y privado

Acciones privadas (ejemplo: sobornos) que pueden conducir a la participación en conductas antiéticas



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ANEXO N° 3: GUÍA PARA ENTREVISTA A LA ADMINISTRACIÓN SUPERIOR

Nombre del entrevistado: Fecha:

Cargo: Hora:

Nombre del entrevistador: Área funcional:

Objetivo de la entrevista:

Obtener información que sirva como diagnóstico sobre la aplicabilidad de la ética a nivel institucional. Preparación para la entrevista:

Las entrevistas con los titulares subordinados y otras instancias deben programarse con la antelación debida, procurando obtener acordar las citas con la oportunidad suficiente para permitir la obtención y el procesamiento de la información al inicio de la auditoría de la ética.

Las preguntas podrían suministrarse por anticipado a los entrevistados, para que tengan una idea clara de lo que se les requerirá.

Es recomendable que, antes de la formulación presencial o vía correo electrónico de las preguntas, se explique a los entrevistados en qué consiste, qué información pretende recabar y cuál es la normativa relacionada con la ética en la administración pública costarricense.

Marque con una X la opción que usted considera aplica a nivel institucional.

1. Sobre el programa ético

Pregunta Observaciones o comentarios

1.1 ¿Cuál es su compromiso con respecto a la ética institucional?

1.2 ¿Cuál ha sido su participación en la definición y comunicación de los valores y principios éticos esperados en la gestión institucional e individual de sus funcionarios?

1.3 ¿Qué acciones ha emprendido ese nivel jerárquico (u otra instancia) para fortalecer el ambiente ético en su área de trabajo y el compromiso de sus subalternos (miembros de la organización) al respecto?

1.4 ¿Qué mecanismos formales se han implementado en su área de trabajo para la aplicación del programa ético?

1.5 ¿Quién ha asumido el liderazgo en el establecimiento del programa ético?



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1.6 ¿Qué contiene el programa ético?

1.7 ¿Considera que el programa ético ha sido interiorizado en su área de trabajo?

¿Por qué?

1.8 ¿Ha participado ese nivel jerárquico (u otra instancia) en actividades de sensibilización de los funcionarios en materia ética? ¿Cuál ha sido la participación?

2. Sobre el ambiente ético


2.1 ¿Cuál es su percepción en cuanto a la comprensión y compromiso con la ética en su área de trabajo?

2.2 ¿En cuáles casos los funcionarios tienen acceso a ese nivel jerárquico (u otra instancia), para poder manifestar sus inquietudes y comentarios con respecto a la ética institucional? ¿Está formalmente establecido?

2.3 ¿Considera que las manifestaciones verbales y las acciones de los distintos integrantes de su área de trabajo, son congruentes con los valores y principios éticos institucionales y sirven como mecanismo para reforzar el comportamiento esperado y el compromiso con la ética? ¿Por qué?

2.4 ¿Qué acciones ha ejecutado ese nivel jerárquico (u otra instancia) para la prevención (tratamiento de conflictos de interés) y el manejo de conductas antiéticas?

2.5 ¿Qué participación tiene ese nivel jerárquico (u otra instancia) en el manejo de conflictos de interés y de conductas antiéticas que sean de su conocimiento?



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3. Sobre la integración de la ética en los sistemas de gestión institucional


3.1 ¿Cuáles son las actividades de su área de trabajo más vulnerables y de alto riesgo, desde el punto de vista de la ética?

3.2 ¿Qué medidas se han tomado para manejar la vulnerabilidad y el riesgo en dichas actividades?

4. Preguntas finales


4.1 ¿Cuáles son sus expectativas con respecto a las acciones de sus subalternos (miembros de la organización), para el fortalecimiento de la ética?

4.2 ¿Qué acciones considera ese nivel jerárquico (u otra instancia) que han quedado pendientes para el mantenimiento efectivo de altas normas éticas en la gestión institucional?

4.3 En su opinión, ¿han sido efectivas las acciones emprendidas en relación con la ética?, ¿cuáles han sido los principales logros?, ¿qué condiciones han obstaculizado dicho accionar?

4.4 ¿Cuál es el principal reto que tiene ese nivel jerárquico (u otra instancia) con respecto a la ética institucional?


Hecho por:

Fecha de inicio:


Revisado por:

Fecha de inicio:




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ANEXO N° 4: GUÍA PARA ENTREVISTA A LOS TITULARES SUBORDINADOS Y OTRAS INSTANCIAS

Nombre del entrevistado: Fecha:

Cargo: Hora:

Nombre del entrevistador: Área funcional:

Objetivo de la entrevista:

Obtener información que sirva como diagnóstico sobre la aplicabilidad de la ética a nivel institucional. Preparación para la entrevista:

Las entrevistas con los titulares subordinados y otras instancias deben programarse con la antelación debida, procurando obtener acordar las citas con la oportunidad suficiente para permitir la obtención y el procesamiento de la información al inicio de la auditoría de la ética.

Las preguntas podrían suministrarse por anticipado a los entrevistados, para que tengan una idea clara de lo que se les requerirá.

Es recomendable que, antes de la formulación presencial o vía correo electrónico de las preguntas, se explique a los entrevistados en qué consiste, qué información pretende recabar y cuál es la normativa relacionada con la ética en la administración pública costarricense.

Marque con una X la opción que usted considera aplica a nivel institucional.

1. Sobre el programa ético


1.3 ¿Cuál es su compromiso con respecto a la ética institucional?

1.4 ¿Cuál ha sido su participación en la definición y comunicación de los valores y principios éticos esperados en la gestión institucional e individual de sus funcionarios?

1.3 ¿Qué acciones ha emprendido ese nivel jerárquico (u otra instancia) para fortalecer el ambiente ético en su área de trabajo y el compromiso de sus subalternos (miembros de la organización) al respecto?

1.5 ¿Qué mecanismos formales se han implementado en su área de trabajo para la aplicación del programa ético?



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1.5 ¿Quién ha asumido el liderazgo en el establecimiento del programa ético?

1.6 Qué contiene el programa ético?

1.7 ¿Considera que el programa ético ha sido interiorizado en su área de trabajo?

¿Por qué?

1.7 ¿Ha participado ese nivel jerárquico (u otra instancia) en actividades de sensibilización de los funcionarios en materia ética? ¿Cuál ha sido la participación?

2. Sobre el ambiente ético


2.1 ¿Cuál es su percepción en cuanto a la comprensión y compromiso con la ética en su área de trabajo?

2.2 ¿En cuáles casos los funcionarios tienen acceso a ese nivel jerárquico (u otra instancia), para poder manifestar sus inquietudes y comentarios con respecto a la ética institucional? ¿Está formalmente establecido?

2.3 ¿Considera que las manifestaciones verbales y las acciones de los distintos integrantes de su área de trabajo, son congruentes con los valores y principios éticos institucionales y sirven como mecanismo para reforzar el comportamiento esperado y el compromiso con la ética? ¿Por qué?

2.4 ¿Qué acciones ha ejecutado ese nivel jerárquico (u otra instancia) para la prevención (tratamiento de conflictos de interés) y el manejo de conductas antiéticas?

2.5 ¿Qué participación tiene ese nivel jerárquico (u otra instancia) en el manejo de conflictos de interés y de conductas antiéticas que sean de su conocimiento?

3. Sobre la integración de la ética en los sistemas de gestión institucional


3.1 ¿Cuáles son las actividades de su área de trabajo más vulnerables y de alto riesgo, desde el punto de vista de la ética?



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3.2 ¿Qué medidas se han tomado para manejar la vulnerabilidad y el riesgo en dichas actividades?

4. Preguntas finales


4.1 ¿Cuáles son sus expectativas con respecto a las acciones de sus subalternos (miembros de la organización), para el fortalecimiento de la ética?

4.2 ¿Qué acciones considera ese nivel jerárquico (u otra instancia) que han quedado pendientes para el mantenimiento efectivo de altas normas éticas en la gestión institucional?

4.3 En su opinión, ¿han sido efectivas las acciones emprendidas en relación con la ética?, ¿cuáles han sido los principales logros?, ¿qué condiciones han obstaculizado dicho accionar?

4.4 ¿Cuál es el principal reto que tiene ese nivel jerárquico (u otra instancia) con respecto a la ética institucional?


HECHO POR:

FECHA DE INICIO:

FECHA DE FINALIZACIÓN:

Revisado por:

Fecha de inicio:




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ANEXO N° 5: ENCUESTA AL PERSONAL

INDICACIONES GENERALES PARA LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA AL PERSONAL

1. De acuerdo con la cantidad de funcionarios de la institución, el equipo de auditoría puede seleccionar una muestra representativa para el envío de la encuesta. Se deberá documentar lo correspondiente.

2. El proceso y plazos para aplicar las encuestas, debe ser definido por el equipo que realizará la auditoría y el Despacho Ministerial. En todo caso, se debe procurar la obtención de los resultados en forma oportuna.

3. Debe establecerse un lapso razonable para que se complete la encuesta, definiendo para ello una fecha límite de recepción. Si vencida esa fecha, no se ha recibido respuesta, se sugiere hacer un recordatorio indicando una nueva fecha (plazo perentorio), con la indicación de que quienes ya la han enviado no consideren esa comunicación; vencida la nueva fecha, el equipo auditor deberá proceder a tabular la información con las respuestas obtenidas.

En el caso de que se decida aplicar presencialmente la encuesta, deberá definir el tiempo necesario para esta se complete y realizar las coordinaciones respectivas con las diferentes unidades orgánicas.

4. Es conveniente preservar el anonimato y llevar un control y seguimiento de la cantidad de respuestas recibidas, y en caso de que no se reciban la totalidad a la fecha definida, reiterar la solicitud.

5. El equipo de auditoría puede establecer un mecanismo para la motivación y la atención de consultas

referidas a la encuesta. En todo caso, se debe procurar el anonimato y confidencialidad de la información.



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MODELO DE REMISIÓN DE ENCUESTA

De: Despacho Ministerial

Para: Directores, Jefaturas, Coordinadores y personal

Fecha:

La Unidad de Planificación Institucional y Sectorial del MICITT como parte de su plan anual de trabajo, está realizando una auditoría dela ética institucional. Al respecto, es de gran relevancia conocer su criterio sobre el particular, por lo que usted, conjuntamente con otros funcionarios de la institución, ha sido seleccionado, para suministrar la información necesaria por medio de la encuesta que se adjunta. Sus respuestas serán muy valiosas e importantes para lograr una buena evaluación, por lo cual se le solicita su cooperación para responder de manera franca y sincera cada una de las afirmaciones de la presente encuesta.

Con base en la información que aporte cada uno de los encuestados, y demás información que se obtenga durante el estudio, se identificarán las oportunidades de mejora para el manejo de la ética institucional, por lo que su respuesta es muy importante. Tenga presente que dicho instrumento es de carácter personal y que su respuesta será tratada de forma estrictamente confidencial.

En caso de que tenga alguna consulta sobre el particular, puede comunicarse con (Mariela Carballo Ledezma), al número telefónico 2539-2243 o a la siguiente dirección electrónica [email protected]

Favor enviar el cuestionario debidamente completado a más tardar el (indicar fecha y hora).

Se agradece de antemano su colaboración.

Atentamente,

Despacho Ministerial y Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial

mailto:[email protected]



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ENCUESTA PARA EL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN

ORIGEN

Esta encuesta se aplica como parte del plan de trabajo de la Unidad de Planificación Institucional y Sectorial.

OBJETIVO

Identificar la percepción que los (as) funcionarios (as) de la institución tienen respecto al marco institucional en materia ética y su aplicación.

INSTRUCCIONES

El formulario tiene un encabezado donde se presentan las diferentes opciones de respuestas. Seleccione, para cada pregunta, la opción más congruente con su opinión respecto de las afirmaciones que se presentan. Para ello, coloque una X en la casilla correspondiente, a la derecha de cada la pregunta.

Por favor, marque con X en la columna que contenga la opción más congruente con su opinión respecto de las afirmaciones que se presentan.

Se prevén cuatro opciones de respuesta. Lea detenidamente cada afirmación, reflexione para que pueda traer a su mente situaciones o hechos que le permitan formarse una idea clara, y seleccione la respuesta con la que usted más se identifica, de acuerdo con los siguientes criterios:

Marque “De acuerdo” cuando considere que la afirmación expresa algo que decididamente está incorporado a la manera de ser del MICITT.

Marque “Parcialmente de acuerdo” si opina que la afirmación expresa algo que a veces ocurre en el MICITT.

Marque “En desacuerdo” cuando piense que la afirmación está totalmente alejada de la realidad del MICITT.

Marque “No sabe/No responde” en el caso de que la afirmación se refiera a un tema o asunto en el que usted definitivamente no puede opinar porque no tiene ninguna clase de información al respecto.

En cada fila sólo deberá marcar una opción.



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Nº Pregunta De

acuerdo Parcialmente de

acuerdo En

desacuerdo No sabe /

No responde

Sobre el programa ético

1 El jerarca institucional es el líder en la gestión ética institucional.

2 Tengo una amplia participación en la definición y comunicación de los valores y principios éticos esperados en la gestión institucional e individual de los funcionarios.

3 Las autoridades superiores siempre realizan o propician acciones para fortalecer el ambiente ético de la institución y el compromiso de todos los miembros de la organización.

4 Conozco y comprendo plenamente el documento en el cual la institución ha declarado los valores y principios éticos que deben observarse.

5 He participado ampliamente en actividades de capacitación, formación y sensibilización en materia ética.

6 Las autoridades superiores dedican esfuerzos importantes para la motivación, observancia y seguimiento de la ética institucional.

Sobre el ambiente ético

7 La institución se caracteriza por poseer un ambiente que propicia la ética y la actuación con base en los principios y valores establecidos.

8 Las autoridades superiores, incluyendo la jefatura de la que dependo, tienen un alto compromiso con la ética institucional.

9 En las labores que realizo día a día, actúo siempre con un alto compromiso con respecto a la ética institucional

10 Lo que dicen y hacen las autoridades superiores siempre son congruentes con los valores y principios éticos institucionales y refuerza el comportamiento esperado y el compromiso con la ética.

11 Comparto plenamente los valores institucionales.



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12 Conozco y comprendo plenamente los mecanismos establecidos para el manejo de conflictos de intereses y las presuntas conductas antiéticas.

13 Si me encuentro en una condición en que pueda haber un conflicto de intereses o ante una supuesta conducta antiética, sé lo que debo hacer, y lo hago.

14 Las autoridades institucionales correspondientes siempre atienden de forma efectiva, oportuna y confidencial las comunicaciones de los funcionarios, con respecto a presuntas conductas antiéticas.

Sobre la integración de la ética en los sistemas de gestión institucionales sensibles y de alto riesgo asociado a la ética

15 Las actividades más importantes en mi área de trabajo, contemplan la materia ética como parte de sus distintos procedimientos.

16 Conozco los controles y mecanismos en materia ética que deben aplicarse en las actividades a mi cargo, y siempre los observo.

17 La gestión apegada a los principios y valores éticos institucionales, se toma en cuenta para la evaluación del desempeño y el otorgamiento de beneficios.

Comentarios adicionales:



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ANEXO N° 6: MODELO DE MADUREZ SOBRE LA ÉTICA INSTITUCIONAL

Instrucciones: De acuerdo con el conocimiento obtenido en el desarrollo de la auditoría de la ética del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, coloque una X entre el paréntesis de la celda inferior correspondiente a la etapa de madurez en que se estima que se encuentra cada uno de los componentes de la ética institucional

Componente \ Etapa

Incipiente Novato Competente Diestro Experto

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Programa ético

En materia de ética apenas se reconoce la importancia, pero no se han definido acciones al respecto, ni siquiera para atender las obligaciones que establece el ordenamiento jurídico y técnico.

Se han definido algunas acciones aisladas para atender las obligaciones que en materia ética establecen el ordenamiento jurídico y técnico.

Se cuenta con un programa ético formalmente establecido, que contiene lo siguiente: declaración de valores, visión y misión, código de ética, indicadores de gestión ética y la estrategia de implementación que desarrolla, entre otros, los compromisos, las políticas y los programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la organización con la cultura ética. Dicho programa ha sido debidamente comunicado a todos los integrantes de la organización, quienes tienen un claro compromiso y asumen su responsabilidad apropiadamente.

El programa ético se ha interiorizado plenamente en el accionar institucional, tanto a nivel operativo como estratégico.

Se cuenta con un programa ético completo, cuya observancia se da de manera transparente y como parte del quehacer diario, y que se somete a un proceso permanente de mantenimiento, evaluación, retroalimentación y perfeccionamiento, bajo el liderazgo del jerarca institucional y demás autoridades superiores.



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Componente \ Etapa


Ambiente ético

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Se conoce la existencia de algunos valores, principios, creencias y comportamientos necesarios en materia ética, pero no existe una definición formal al respecto.

Se reconoce la importancia de la ética como un factor a considerar en la toma de decisiones y en la gestión gerencial, por lo que quienes participan en esos procesos muestran interés en el tema.

El tema de ética se considera como una responsabilidad de todos los integrantes de la organización, quienes conocen el impacto de sus decisiones y las conductas inaceptables desde un punto de vista ético, así como los mecanismos para el manejo de conflictos de interés y denuncia de presuntas conductas antiéticas. Todo ello se contempla en el accionar diario y así es percibido, y se manejan apropiadamente los conflictos de interés y las presuntas conductas antiéticas

El compromiso ético se ha interiorizado plenamente en el accionar institucional, tanto a nivel operativo como estratégico, y el comportamiento de todos los miembros de la organización se ajusta a ese compromiso debido a una convicción de que es lo correcto, más que por temor a las sanciones.

El ambiente ético impulsa el debido comportamiento en todos los miembros de la organización y sujetos interesados, y se reconoce como un elemento fundamental para que en el logro de los objetivos se obtengan niveles sobresalientes de efectividad y optimización del uso de los recursos, con estricto apego al marco de legalidad y plena conciencia de las responsabilidades éticas que competen a la institución en todos sus ámbitos de acción.



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Componente \ Etapa


Integración de la ética en los sistemas de

gestión institucionales

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Se reconoce la necesidad de la ética como un elemento a considerar en las actividades de la unidad de recursos humanos.

Se han integrado factores en materia ética aisladamente a algunas operaciones, solo para cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico sobre la materia.

Los procesos y sistemas de gestión institucionales de mayor riesgo y vulnerabilidad tienen integrados en su diseño y funcionamiento factores y controles relevantes en materia ética, los que son aplicados de manera correcta y consistente.

Los valores y principios éticos se han convertido en componentes indispensables para la operación de los sistemas de gestión institucionales, y constituyen factores determinantes en el logro de los objetivos.

En todos los sistemas de gestión de la institución, la ética actúa como motivador del debido comportamiento, para que en el logro de los objetivos se obtengan niveles sobresalientes de efectividad y optimización del uso de los recursos, con estricto apego al marco de legalidad y plena conciencia de las responsabilidades éticas que competen a la institución en todos sus ámbitos de acción.



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MODELO DE MADUREZ SOBRE LA ÉTICA INSTITUCIONAL Instrucciones: Considere los resultados de su valoración de la madurez de los componentes definidos con respecto a la ética institucional. Luego, coloque una X entre el paréntesis de la celda inferior correspondiente a la etapa de madurez en que considera que se encuentra la ética institucional

Etapa --> Incipiente Novato Competente Diestro Experto

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Marco institucional en materia ética

En materia de ética apenas se visualizan las posibles acciones para dar respuesta a las obligaciones que establece el ordenamiento jurídico y técnico, pero no han sido formalizadas en la institución.

Existe un marco institucional en materia ética que opera únicamente para cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico sobre la materia, con base en lo cual se han integrado de manera aislada controles a algunos sistemas de gestión, toda vez que empieza a considerarse la necesidad de contemplar la ética en la toma de decisiones institucionales.

Se ha establecido un marco institucional en materia ética que contempla un programa ético formalmente establecido y divulgado, así como la integración de los valores y principios a los procesos institucionales de mayor vulnerabilidad y riesgo, y la toma de conciencia entre todos los participantes de la institución respecto de la responsabilidad por el mantenimiento de la ética institucional.

El marco institucional en materia ética se ha interiorizado plenamente en el accionar institucional, tanto a nivel operativo como estratégico. A ello han contribuido un programa ético que sirve de guía constante en la toma de decisiones, un compromiso generalizado con la ética, y la integración de los principios y valores éticos en la mayor parte de los sistemas de gestión institucionales.

La ética es una consideración emblemática en la institución, que guía la gestión en todos sus ámbitos bajo el liderazgo del jerarca y las demás autoridades superiores. En efecto, el marco institucional en materia ética se ha convertido en elemento fundamental para orientar el debido comportamiento de todos los miembros de la organización, y para la operación de todos los sistemas de gestión con estricto apego al marco de legalidad y plena conciencia de las responsabilidades éticas que competen a la institución en todos sus ámbitos de acción.



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ANEXO N° 7: AUDITORÍA DE LA ÉTICA DEL MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES

HOJA RESUMEN DE HALLAZGOS

ÁREA CRÍTICA:

NOMBRE DEL HALLAZGO:

FECHA:

Condición

(1)

Criterio

(2)

Efecto

(3)

Causa

(4)

Conclusiones

(5)

Recomendaciones (6)

Fundamento

apropiado (7)

Estrategia de

reporte (8)

Sí No

ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR:

FECHA:

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LA HOJA RESUMEN DE HALLAZGOS

La Hoja Resumen de Hallazgos constituye un apoyo en la determinación de los atributos de un hallazgo, así como para valorar su importancia y establecer conclusiones y recomendaciones de los asuntos determinados en el estudio de auditoria efectuado. También se introduce la posibilidad de valorar las estrategias para dar a conocer dichos hallazgos a la Administración.

El modelo que se propone, es una guía básica para el análisis de la información. En el evento de que la Auditoría Interna del MICITT, como parte de sus procedimientos internos, disponga de algún instrumento similar que supla este requerimiento, no es necesario el uso de este modelo.

Elementos que comprende el resumen de hallazgos

El formato de las anotaciones en la Hoja Resumen de Hallazgos debe ser esquemático, concreto y con ideas principales que sirvan de base para la discusión y aprobación de los hallazgos por parte del equipo de trabajo. Al elaborar la hoja resumen, se debe definir la condición, el criterio, las causas y los efectos de cada hallazgo, así como otros elementos asociados, para lo cual debe atender los siguientes conceptos contenidos en ella:

1) Condición

Constituye la situación encontrada respecto de una operación, actividad o transacción. La condición refleja el grado en que los criterios están siendo logrados o aplicados.

2) Criterio

Es la norma, valor o medida contra la cual se compara los resultados (condición) obtenidos al ejecutar el programa.

3) Efecto

Es el resultado o consecuencia real o potencial que resulta de la comparación entre la condición y el criterio que debió ser aplicado. En la redacción del producto del estudio realizado, los efectos deben desarrollarse al punto de que justifiquen la recomendación y en la medida de lo posible deben definirse en términos cuantitativos. Su establecimiento ayuda a demostrar la necesidad de acción correctiva y provee evidencia sobre la importancia del hallazgo.

4) Causa

Es la razón o razones fundamentales por las cuales se presentó la condición, o es el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Cuando se redacta el producto, la causa debe ser desarrollada hasta el punto donde su corrección prevenga la recurrencia de un hallazgo negativo o fortalezca las acciones de la Administración respecto a determinadas operaciones.

5) Conclusiones

Las conclusiones son deducciones lógicas consecuencia de los hallazgos encontrados, establecen si los objetivos del estudio han sido alcanzados y deben ser formuladas con absoluta independencia de criterio, objetividad, claridad y responsabilidad. Los miembros del equipo son individualmente responsables por las conclusiones preparadas sobre el trabajo realizado por cada uno y los criterios que han aplicado. Todas las conclusiones resultado de la investigación deben ser revisadas por el Auditor o encargado del equipo.

6) Recomendaciones

El propósito de las recomendaciones es establecer las mejoras necesarias para prevenir, corregir o fortalecer las situaciones observadas durante el estudio. Deben estar directamente relacionadas con las causas determinadas en los hallazgos.

7) Fundamentos apropiados

Se debe evaluar la evidencia recopilada que sustenta los resultados del estudio, con el fin de verificar que se encuentran fundamentados apropiadamente. En caso negativo se evalúa la posibilidad de establecer procedimientos adicionales para recopilar la evidencia necesaria.


Código: MICITT-PI-IF-001-2017




Tel. 2539-2200 | Fax 2257-8765

1 de 67 www.micit.go.cr

8) Estrategia de reporte

Con base en el análisis de los elementos anteriores, se indica la estrategia que se podría utilizar para comunicar esos resultados a la Administración, que puede ser mediante productos parciales por proyecto o un solo producto final.

9) Niveles de confección y aprobación del documento

La hoja resumen de hallazgos será elaborada y revisada por los funcionarios competentes.

programa institucional de Ética, valores y conducta · programa institucional de Ética, valores y...

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