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SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2016
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
INDICE
1. Presentación
2. Marco Jurídico
3. Objetivo
4. Líneas de Acción
Línea de Acción I: Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad
Objetivos / Estrategias / Actividades
Línea de Acción II: Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico
Objetivos / Estrategias / Actividades
Línea de Acción III: Proyecto para la adquisición de los recursos materiales que requieran los
archivos de la Secretaría
Objetivos / Estrategias / Actividades
Línea de Acción IV: Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la aplicación
de los archivos
Objetivos / Estrategias / Actividades
•Línea de Acción V: Proyecto de acciones de difusión archivística
Objetivos / Estrategias / Actividades
•Línea de Acción VI: Proyecto para la conservación y preservación de la información archivística
Objetivos / Estrategias / Actividades
•Línea de Acción VII: Proyecto preventivo para situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes
Objetivos / Estrategias / Actividades
5. Cronograma de Actividades 2016
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Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
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Administración de Documentos
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PRESENTACIÓN
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Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) para el ejercicio
2016, contempla las acciones necesarias en materia de archivo para dar
seguimiento al Sistema Institucional de Archivos (Archivo de Trámite y
Archivo de Concentración) en la Secretaría de Protección Civil, de
conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
Para ello el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
COTECIAD-SPC, emitirá los procedimientos necesarios que regulen los
archivos, así como prever lo necesario para su correcto funcionamiento.
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MARCO JURÍDICO
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Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
MARCO JURÍDICO
• Ley de Archivos del Distrito Federal
• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
• Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal
• Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal
• Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal
• Estatuto de Gobierno del Distrito Federal
• Circular uno 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para
las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo
Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración
Pública del Distrito Federal
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OBJETIVO
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Lograr que en las Unidades Administrativas que integran la Secretaría de Protección
Civil, tengan debidamente organizada e inventariada la documentación, de
conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y conforme lo establecen
los Instrumentos Archivísticos autorizados por el COTECIAD, a fin de contar con un
sistema institucional de archivos que soporte los actos realizados en el ejercicio de
las funciones enfocadas a la salvaguarda de la integridad física de los habitantes de
la Ciudad de México.
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Líneas de Acción
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Administración de Documentos
Línea de Acción I
Proyecto de desarrollo e
instrumentación y normatividad
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Objetivo:
Llevar a cabo la correcta aplicación de los Instrumentos Archivísticos, dando estricto
cumplimiento a la normatividad en materia de archivos.
Estrategia:
Implementar acciones de verificación, seguimiento, evaluación y control necesarias
para que las áreas generadoras de documentos cumplan con los procesos
archivísticos.
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Actividades de la Línea de Acción I
Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad
1.- Actualización del Catálogo de Disposición Documental.
2.- Revisar Vigencias Documentales de los Archivos de Trámite.
3.- Realizar Bajas Documentales de toda aquella documentación que ha
cumplido con su plazo de vigencia.
4.- Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico
Interno de Administración de Documentos.
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Línea de Acción II
Proyecto de capacitación y desarrollo
profesional archivístico
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Objetivo:
El personal que labora en la Secretaría de Protección Civil, reconozca la importancia
del manejo de los archivos y lleve a cabo las actividades necesarias para la
organización documental.
Estrategias:
Implementar un Programa de Capacitación Archivística, así como la realización de
mesas de trabajo para llevar a cabo la vigencia y baja documental
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Actividades de la Línea de Acción II
Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico
1.- Impartir pláticas enfocadas en normatividad en materia archivística al
personal que labora en la Secretaría de Protección Civil.
2.-. Realizar capacitación sobre transferencia primaria y baja documental.
3.- Realizar mesas de trabajo para llevar a cabo la baja documental
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Línea de Acción III
Proyecto para la adquisición de los
Recursos Materiales que requieran los
archivos de la Secretaría
Objetivo:
Lograr que las áreas de archivo cuenten con los recursos materiales necesarios para su
integración, conservación y resguardo.
Estrategias:
Aprovechar los espacios para la ubicación de anaqueles y resguardar la documentación
en cajas de polipropileno para evitar la humedad.
Suministrar oportunamente los insumos necesarios para las actividades archivísticas que
se llevan a cabo en la Secretaría de Protección Civil.
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Actividades de la Línea de Acción III
Proyecto para la adquisición de los recursos materiales que requieran los
archivos de la secretaría
• 1.- Adquirir anaqueles, cajas de polipropileno, cajas de archivo, todo aquel material
que se utiliza en la conservación del documento.
• 2.-. Adquirir material de uso personal como son: guantes, batas, cubrebocas, etc.,
para evitar algún daño personal.
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Línea de Acción IV
Proyecto para la incorporación
ordenada de las tecnologías en la
aplicación de los archivos
Objetivo:
Respaldar la información de las áreas utilizando tecnologías de la información.
Estrategias:
Implementar la digitalización de la documentación que se encuentra en las áreas,
evitando así la explosión documental; así mismo, lograr el mejor aprovechamiento de los
espacios físicos.
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Actividades de la Línea de Acción IV
Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la
aplicación de los archivos
• 1.- Realizar la digitalización de la documentación de las distintas áreas.
• 2.-. Garantizar el uso y conservación de la documentación digital.
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Línea de Acción V
Proyecto de acciones de difusión
archivística
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Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Objetivo:
Garantizar que tanto las áreas como usuarios en general, conozcan la información
relativa al manejo de los archivos
Estrategias:
Implementar la difusión, de forma periódica, de la información relativa a la
importancia de los archivos y sus procesos.
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Actividades de la Línea de Acción V
Proyecto de acciones de difusión archivística
1.- Realizar trípticos que ayude al personal a llevar a cabo de manera correcta
un proceso archivístico.
2.- Difundir mediante el portal de la Secretaría los avances obtenidos.
3.- Difundir la normatividad vigente en materia archivística.
Línea de Acción VI
Proyecto para la conservación y
preservación de la información
archivística
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Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Objetivo:
Conseguir que las áreas de archivo cuenten con el mantenimiento adecuado.
Estrategias:
Realizar mantenimiento constante a las áreas que resguardan la documentación.
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Actividades de la Línea de Acción VI
Proyecto para la conservación y preservación de la información
1.- Colocar señalamientos en los archivos.
2.- Fumigación especializada permanente en las áreas de archivo para evitar la
propagación de fauna nociva.
3.-Controlar el acceso en cada una de las áreas de archivo para garantizar la
confidencialidad de la documentación de archivo.
4.- Implementar medidas de conservación de los archivos dirigidas a evitar la
humedad y mantener una limpieza adecuada.
Línea de Acción VII
Proyecto preventivo para situaciones de
emergencia, riesgo o catástrofe
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Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
Objetivo:
Asegurar que la documentación que se encuentra en las áreas de archivo cuente
con medidas adecuadas para la conservación de los documentos.
Estrategias:
Colocar detectores de humo y llevar a cabo el mantenimiento constante al archivo y
a las áreas que resguardan la documentación.
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Actividades de la Línea de Acción VII
Proyecto preventivo para situaciones de emergencia , riesgo o catástrofe
1.- Realizar la adquisición de un sistema de detección de humo, temperatura y
humedad.
2.- Colocar señalamientos de seguridad, que sean visibles en caso de
emergencia.
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5
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
2016
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Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN I.- PROYECTO DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN Y NORMATIVIDAD
EJERCICIO 2016
Primer TrimestreSegundo
TrimestreTercer
Trimestre Cuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1Actualización del Instrumento Archivístico denominado Catálogo de Disposición Documental
2Revisar Vigencias documentales de los Archivos de Trámite
3 Realización de Bajas Documentales
4
Actualización del Manual Específico del Operación Archivística
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Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN II.- PROYECTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL
ARCHIVÍSTICO
EJERCICIO 2016
Primer TrimestreSegundo
TrimestreTercer
Trimestre Cuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1Impartir pláticas enfocadas a los procesos archivísticos al personal que labora en la Secretaría de Protección
2 Realizar capacitación sobre transferencia primaria y baja documental
3Realizar mesas de trabajo para llevar a cabo la baja documental
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Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN III.- PROYECTO PARA LA ADQUISICÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES
QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA
EJERCICIO 2016
Primer TrimestreSegundo
TrimestreTercer
TrimestreCuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1
Adquirir anaqueles, cajas de polipropileno, cajas de archivo, todo aquel material que se utiliza en la conservación del documento
2
Adquirir material de uso personal como son: guantes, batas, cubrebocas, etc., para evitar algún daño personal
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Administración de Documentos
Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN IV.- PROYECTO PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE LAS
TECNOLOGÍAS EN LA APLICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
EJERCICIO 2016
Primer TrimestreSegundo
TrimestreTercer
Trimestre Cuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1Realizar la digitalización de la documentación de las distintas áreas.
2Garantizar el uso y conservación de la documentación digital.
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Administración de Documentos
Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN V.- PROYECTO DE ACCIONES DE DIFUSIÓN ARCHIVÍSTICA
EJERCICIO 2016
Primer TrimestreSegundo
TrimestreTercer
Trimestre Cuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1Realizar trípticos que ayude al personal de manera correcta un proceso archivístico.
2Difundir mediante el portal de la Secretaría los avances obtenidos.
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos
Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN VI.- PROYECTO PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA
EJERCICIO 2016
Primer TrimestreSegundo
Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1 Colocar señalamientos en los archivos.
2Fumigación especializada permanente en las áreas de archivo para evitar la propagación de fauna nociva.
3Controlar el acceso en cada una de las áreas dearchivo para garantizar la confidencialidad de ladocumentación de archivo.
4Implementar medidas de conservación de los archivos dirigidas a evitar la humedad y mantener una limpieza adecuada
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL
Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos
Periodo en que se llevará a acabo la actividad
Consecutivo
LÍNEA DE ACCIÓN VII.- PROYECTO PREVENTIVO PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O
CATÁSTROFE
EJERCICIO 2016
Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1Realizar la adquisición de un sistema de detección dehumo.
2Colocar señalamientos de seguridad, que sean visibles en caso de emergencia