programa especial 3.ppt [modo de compatibilidad]

GESTIÓN DOCUMENTAL

1 Historia - Producción Documental2 Organización de los Documentos3 Distribución de Documentos4 Recepción de Documentos5 Formación de Archivos según el ciclo vital de los documentos

13 Tablas de Retención Documental14 Pasos a seguir en un Programa de Gestión Documental14 Sistema de Ordenación15 Numéricos16 Alfabéticos17 Mixtos18 Planilla de Registro y Radicación de Documentos Oficiales

PROGRAMA

Ing. MAURICIO GÓMEZ B. [email protected]

el ciclo vital de los documentos6 Archivo de Gestión7 Archivo Central8 Archivo Histórico9 Trámite de Documentos10 Conservación de los Documentos11 Consulta de Documentos12 Disposición Final de los Documentos

de Documentos Oficiales19 Planillas de Documentos Informativos20 Planillas de Documentos Internos21 Planillas para Distribución de Correspondencia externa recibidas22 Foliación23 Unidades de Correspondencia como parte Integral de un programa de Gestión Documental

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TRÁMITE DOCUMENTALEs la identificación del curso que siguen los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento del trámite por

el cual fueron creados o recibidos.Desarrollo

En este proceso se identifican los diversos trámites de acuerdo con la competencia de cada dependencia y las funciones


con la competencia de cada dependencia y las funciones asignadas, a su vez se establecen tiempos de respuesta y

vigencia de los trámites. Como producto de esta actividad se encuentran los flujos documentales.

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EJERCICIO EN CLASEOBJETIVOS

Aplicar los conocimientos hasta aquí adquiridos

DESARROLLO

1. En Grupo establecer 3 centros de Gestión Documental

2. Grupo 1 debe crear los procedimientos para entrega de Documentos Internos


TIEMPO

30 Minutos para alistamiento

3. Grupo 2 debe crear los procedimientos para entrega de Documentos a la Fiscalía

4. Grupo 3 debe crear los procedimientos para entrega de información a otroscentros de Gestión Documental

5. En cada ejercicio se deben contemplar los mecanismos de solicitud y autorizaciónpara la entrega de información. Así mismo se deben determinar las formas en lascuales se puede entregar la información .

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Titulo Procedimiento

Proceso Asociado:

Objetivo:

Alcance:

Ej. Procedimiento


Responsable de su definición, administración y ejecución:

Tareas a Desarrollar

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DESARROLLO

1. En grupo dar 3 ejemplos de los siguientes tipos de documentos:

De la rama Ejecutiva


TIEMPO


De la rama Legislativa

De la rama Judicial

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ARCHIVO

PÚBLICO

Conjunto de documentos Conjunto de documentos pertenecientes a entidades pertenecientes a entidades


pertenecientes a entidades pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se oficiales y aquellos que se

derivan de la prestación de un derivan de la prestación de un Servicio Público por Servicio Público por

entidades privadasentidades privadas

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SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los Medios en los cuales se cuales se


Además de los Además de los archivos en papel archivos en papel existen los Archivos existen los Archivos audiovisuales, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y informáticos, orales y sonoros.sonoros.

cuales se cuales se contiene contiene

información, información, según los según los

materiales materiales empleados.empleados.

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PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIA

Los principios que rigen la organización de Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:los fondos documentales:

ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINAL


PROCEDENCIACada documento debe

conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el orden Es mantener el orden interno de cada fondo interno de cada fondo

manteniendo la estructura manteniendo la estructura que tuvo durante el que tuvo durante el

servicio activo.servicio activo.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTOARCHIVO DEARCHIVO DEARCHIVO DEARCHIVO DEARCHIVO DEARCHIVO DEARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIGESTIGESTIGESTIGESTIGESTIGESTIÓÓÓÓÓÓÓÓNNNNNNNN

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRALCENTRALCENTRALCENTRALCENTRALCENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTHISTHISTHISTHISTHISTHISTÓÓÓÓÓÓÓÓRICORICORICORICORICORICORICORICO

Documentación Documentación Documentación Documentación ActivaActivaActivaActiva

Documentación Documentación Documentación Documentación SemiSemiSemiSemi----activaactivaactivaactiva

Documentación Documentación Documentación Documentación InactivaInactivaInactivaInactiva


�HistóricoHistóricoHistóricoHistórico�CulturalCulturalCulturalCultural

�InvestigaciónInvestigaciónInvestigaciónInvestigación�CientíficoCientíficoCientíficoCientífico

�AdministrativoAdministrativoAdministrativoAdministrativo�LegalLegalLegalLegal�FiscalFiscalFiscalFiscal

�ContableContableContableContable�TécnicoTécnicoTécnicoTécnico

Valores Valores Valores Valores PrimarioPrimarioPrimarioPrimariossss

Valores Valores Valores Valores secundariosecundariosecundariosecundariossss

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Definiciones del Valor Primario

• Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es


decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.

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Aspectos o Facetas del Valor Primario

AdministrativoAdministrativo

Es análogo al valor Legal, pero

Todo doc. tiene un valor Legal:

LegalLegal

Existe en los documentos

ContableContable


valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y

obligaciones.

un valor Legal:•Los doc. que afecten a la organización en su orden general.•Los doc. testimoniales.

•De contratos.

documentos que expresan un movimiento

de Dinero.

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Entidad Productora Fondo

Alcaldía Local Chapinero Alcaldía

Juzgado 13 civil Municipal Juzgados


Juzgado 25 de Familia Juzgados

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Conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un asunto o negocio

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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

TVD

ReglamentoReglamentoReglamentoReglamentoReglamentoReglamentoReglamentoReglamento GeneralGeneralGeneralGeneralGeneralGeneralGeneralGeneral dededededededede Archivos,Archivos,Archivos,Archivos,Archivos,Archivos,Archivos,Archivos, ArtArtArtArtArtArtArtArt........ 1919191919191919:::::::: CadaCadaCadaCadaCadaCadaCadaCadaentidadentidadentidadentidadentidadentidadentidadentidad estableceráestableceráestableceráestableceráestableceráestableceráestableceráestablecerá unununununununun ComitéComitéComitéComitéComitéComitéComitéComité dededededededede Archivo,Archivo,Archivo,Archivo,Archivo,Archivo,Archivo,Archivo,legalizadolegalizadolegalizadolegalizadolegalizadolegalizadolegalizadolegalizado mediantemediantemediantemediantemediantemediantemediantemediante elelelelelelelel actoactoactoactoactoactoactoacto administrativoadministrativoadministrativoadministrativoadministrativoadministrativoadministrativoadministrativocorrespondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente, comocomocomocomocomocomocomocomo unununununununun grupogrupogrupogrupogrupogrupogrupogrupo encargadoencargadoencargadoencargadoencargadoencargadoencargadoencargado dededededededede


ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR TVD SEA REAIZADO POR TVD SEA REAIZADO POR TVD SEA REAIZADO POR

EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO

correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente,correspondiente, comocomocomocomocomocomocomocomo unununununununun grupogrupogrupogrupogrupogrupogrupogrupo encargadoencargadoencargadoencargadoencargadoencargadoencargadoencargado dededededededededefinirdefinirdefinirdefinirdefinirdefinirdefinirdefinir laslaslaslaslaslaslaslas políticas,políticas,políticas,políticas,políticas,políticas,políticas,políticas, loslosloslosloslosloslos programasprogramasprogramasprogramasprogramasprogramasprogramasprogramas dededededededede trabajotrabajotrabajotrabajotrabajotrabajotrabajotrabajo yyyyyyyy dedededededededelalalalalalalala tomatomatomatomatomatomatomatoma dededededededede decisionesdecisionesdecisionesdecisionesdecisionesdecisionesdecisionesdecisiones enenenenenenenen loslosloslosloslosloslos procesosprocesosprocesosprocesosprocesosprocesosprocesosprocesosadministrativosadministrativosadministrativosadministrativosadministrativosadministrativosadministrativosadministrativos yyyyyyyy técnicostécnicostécnicostécnicostécnicostécnicostécnicostécnicos dededededededede loslosloslosloslosloslos archivosarchivosarchivosarchivosarchivosarchivosarchivosarchivos........

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DESARROLLO

1. Cada Grupo conformará su propio Comité de Valoración Documental

2. Generarán las políticas básicas para establecer la gestión Documental


TIEMPO


3. Establecerán de forma preliminar según el formato tipos documentales deejemplo

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Conjunto de medidas preventivas y correctivas, desarrolladas para garantizar laintegridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido(AGN)

Conservación de DocumentosQué es?


Desarrollo-Identificación de las condiciones ambientales necesarias para las instalacionesdedicadas a los archivos.-Evaluación de sistemas de almacenamiento y proyección de espacios.-Establecimiento de actividades de prevención (primeros auxilios) para losdocumentos.-Creación de normas de migración de información para información en soportesmagnéticos.

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TRD

El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental.Tablas de Retención y Transferencia Documental.


Tablas de Retención y Transferencia Documental.Tablas de Retención y Transferencia Documental.

CONCEPTO

LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE

LOS DOCUMENTOS.

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programa especial 3.ppt [modo de compatibilidad]

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