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A-LE-335 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión 4. Acta de Mejoramiento 256 de 13 de diciembre de 2018. Proceso A-CA-002 DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2018-2020

Secretaría Distrital de Planeación Subsecretaría de Gestión Corporativa

Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental Bogotá, D.C., septiembre de 2018



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DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO TÍTULO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: FECHAS Elaboración 15/09/2018 Aprobación 05/10/2018 Ajuste 20/09/2018 Publicación Vigencia 2018-2020 SUMARIO La segunda edición del Programa de Gestión Documental, PGD, de la Secretaría Distrital de Planeación, SDP, corresponde a la que se ha optimizado, con respecto a la primera edición, considerando los lineamientos de ajuste que instruyó y acompañó el Archivo de Bogotá, dentro de la estrategia de gestión documental del Proyecto componente IGA+10, impulsado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Es una de las herramientas administrativas, con las cuales la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental concibe y operacionaliza el desarrollo sostenido del proceso de gestión documental, dentro del Sistema Integrado de Gestión, que se asume como el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, ordenado por el Decreto Distrital 514 de 2006 y adoptado por la Resolución 1566 de 2009, en cumplimiento de lo determinado por: los artículos 6 y 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y del artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015. FORMATO Documento textual IDIOMA Español DEPENDENCIA Secretaría Distrital de Planeación

Subsecretaría de Gestión Corporativa Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental

CÓGIGO A-LE-335 VERSIÓN 4 AUTOR INSITUCIONAL Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental APROBACIÓN Comité Interno de Archivo – Sesión del 5 de octubre de 2018 SERIE DOCUMENTAL 1620.23.13 Programas de Gestión Documental



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. CONTEXTO INSTITUCIONAL 7

1.1. NATURALEZA JURÍDICA 7 1.1.1. Objeto 7

1.1.2. Misión 7 1.1.3. Visión 7

1.1.4. Política de calidad 7

1.1.5. Objetivos de calidad 8 1.1.6. Valores 8

1.1.7. Principios 9 1.1.8. Mapa de procesos 10

1.1.9. Estructura orgánica de la SDP 10

1.1.10. Líder del proceso de gestión documental 11 1.2. ALCANCE 11

1.3. OBJETIVOS DEL PGD 13 1.3.1. Objetivo general 13

1.3.2. Objetivos específicos 13 1.4. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 14

1.4.1. Usuarios externos 14

1.4.2. Usuarios internos 14 1.5. FUNDAMENTOS O REQUERIMIENTOS DEL PGD 15

1.5.1. Fundamentos normativos 16 1.5.2. Fundamentos económicos 17

1.5.3. Fundamentos tecnológicos 19

1.5.4.1. Tipos de información 20 1.5.4.2. Sistemas de información 22

1.5.5. Fundamentos de gestión del cambio 25 1.5.5.1 Programa de cualificación en gestión documental 25

1.5.5.2. Articulación con Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones 25 1.5.5.3. Responsabilidad documental 26

1.5.5.4. Articulación con los sistemas de gestión de la SDP 26

2. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 27

2.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL 27 2.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 28

2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE 30

2.4. ORGANIZACIÓN 32 2.5. TRANSFERENCIA 34

2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS 35 2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 36

2.8. VALORACIÓN DOCUMENTAL 37

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 39



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4. PROGRAMAS, PROYECTOS Y PLANES 41 4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS 41

4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTACIÓN VITAL 42 4.3. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNCIO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO 42

4.4. PROGRAMA DE CUALIFICACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL 44

4.5. PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 44 4.6. PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 45

4.7. PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA 46 4.8. PROYECTO DE INTERVENCIÓN ARCHVÍSTICA 46

5. ARMONIZACIÓN DEL MECI CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – NTCGP1000 48

BIBLIOGRAFÍA 50

CUADRO 1 META ESTRATÉGICA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 12 CUADRO 2 DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE CADA REQUERIMIENTO 15

CUADRO 3 NORMATIVIDAD INTERNA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 16 CUADRO 4 RESPONSABILIDAD Y ROL DE LOS DIVERSOS ACTORES DEL EQUIPO HUMANO 18

CUADRO 5 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES 31 CUADRO 6 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 39

CUADRO 7 DESCRIPCIÓN DE PROGRAMAS DEL PGD 41

CUADRO 8 ARMONIZACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN 47

FIGURA 1 MAPA DE PROCESOS 11 FIGURA 2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA SDP 22

TABLA 1 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS 12 TABLA 2 ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL DE FUNCIONAMIENTO 2018 PARA

GESTIÓN DOCUMENTAL 17 TABLA 3 ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL DE INVERSIÓN 2018 PARA

GESTIÓN DOCUMENTAL 18 TABLA 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS DE EVALUACIÓN 23

TABLA 5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS ESTARTÉGICOS 23

TABLA 6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO 23 TABLA 7 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS MISIONALES 24



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INTRODUCCIÓN

La segunda edición del Programa de Gestión Documental: 2018-2020, PGD, de la Secretaría Distrital de Planeación, SDP, corresponde al documento que se ha optimizado, con respecto a la primera edición, considerando los lineamientos de ajuste que instruyó y acompañó la Dirección Distrital de Archivo, dentro de la estrategia de gestión documental del Proyecto componente IGA+10, impulsado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Así, el Programa de Gestión Documental:, continua como una de las herramientas administrativas, con las cuales la Secretaría Distrital de Planeación concibe y operacionaliza el desarrollo sostenido del proceso de gestión documental, dentro del Sistema Integrado de Gestión, que se asume como el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, ordenado por el Decreto Distrital 514 de 2006 y adoptado por la Resolución 1566 de 2009, en cumplimiento de lo determinado por: los artículos 6 y 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y del artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015. Desde la segunda mitad de la década del 2000, mucho antes de empezar la producción de la primera versión del Programa de Gestión Documental: 2014-2016, la Alta Dirección de la Secretaría Distrital de Planeación, reconoce el significado y el valor de la documentación institucional, además de la responsabilidad documental que le compete, en los diferentes niveles de la estructuración orgánica, ya que la documentación de archivo es el activo de información más valioso que posee la Entidad. Es toda la documentación en la que se soporta y se registra toda la actuación institucional y por tanto es el patrimonio documental de la SDP, el cual se administra, custodia y conserva para asegurar la información, como el activo institucional, o legado del quehacer organizacional, cuyo propósito es el de servir de garante para los derechos y deberes, tanto de la comunidad o ciudadanía, como para la misma SDP. Toda la documentación de archivo refleja la información que gestiona la SDP. Se administra, custodia y conserva, para facilitar, a quien le interese, el acceso y uso de la información; para apoyar en la toma de decisiones y elevar la eficiencia de la administración pública de la ciudad de Bogotá, D.C. y para evidenciar la rendición de cuentas, entre otros aspectos. El documento Programa de Gestión Documental: 2018-2020, que optimiza la primera edición, desarrolla cada uno de los componentes estructurales del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, de la Secretaría Distrital de Planeación, el cual es administrado por la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, quien tiene la competencia para dirigir, instruir, controlar y evaluar el cumplimiento de las funciones documentales y de la responsabilidad documental, las cuales se operacionalizan en los siguientes puntos del servicios documentales:

42 archivos de gestión,



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1 Archivo de Manzanas y Urbanismos, 1 Archivo Central, 1 Biblioteca, 1 Planoteca, y 1 Ventanilla Única de Radicación.

También, desde otra perspectiva en todo el contenido del PGD se considera lo que cotidianamente desarrolla el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, SIGA, por intermedio de los siguientes componentes operativos:

Oficina sin Papel:

o uso inteligente del papel, o aplicación de las TRD, y o expediente electrónico.

Intervención de Archivos

Servicios Documentales:

o Certificaciones, o Consulta archivística, o Consulta bibliotecaria, o Consulta cartográfica, y o Radicaciones.

Se identifican y describen cada uno de los programas y proyectos que se desarrollarán, dentro del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, para los años 2018 a 2020, amparados en el respectivo Plan Estratégico 2016-2020, el cual fue institucionalizado, mediante la Resolución 1093 del 25 de julio de 2016. Por tanto, el Programa de Gestión Documental: , es la herramienta archivística, que en su concepción, planteamiento y acciones por desarrollar, también se articula con la misión, visión, objetivos y metas estratégicas de la Secretaría Distrital de Planeación, asumidas en el respectivo Plan Estratégico 2016-2020, de la Secretaría Distrital de Planeación. Así, con todos los programas definidos se busca lograr el cumplimiento del Objetivo estratégico 10 del Plan Estratégico 2016-2020, de la Secretaría Distrital de Planeación, que dice:

“10. Fortalecer la gestión administrativa para contribuir al cumplimiento de las metas institucionales mediante la mejora continua de los procesos y la prestación de servicios de manera integral y efectiva con un recurso humano comprometido”.

Es necesario advertir que no se incluye el Programa de archivos descentralizados, ya que en la Secretaría Distrital de Planeación no existe tal modalidad de archivos.



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1. CONTEXTO INSTITUCIONAL

1.1. NATURALEZA JURÍDICA El Concejo de Bogotá, mediante el artículo 71 del Acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006, transformó al anterior Departamento Administrativo de Planeación Distrital, en la Secretaría Distrital de Planeación como un organismo público del sector central del Distrito Capital, con autonomía administrativa y financiera. Como consecuencia de esa transformación la Administración Distrital expidió el Decreto 550 de 2006, con el cual determinó el objeto de la Secretaría Distrital de Planeación, y la dotó de la estructura orgánica, vigente, la cual fue modificada con el Decreto 16 de 2013 para permitirle un adecuado funcionamiento. 1.1.1. Objeto. La razón de ser de la Secretaría Distrital de Planeación, según el artículo 1 del Decreto 16 de 2013, es que:

“La Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá, tiene por objeto orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas y la planeación territorial, económica, social y ambiental del Distrito Capital, conjuntamente con los demás sectores”.

1.1.2. Misión. Mediante la Resolución 1093 de 2016, la Secretaría Distrital de Planeación adoptó el Plan Estratégico 2016-2020, en el cual se determinó que su misión es:

“Diseñar y liderar la planeación territorial, económica social y ambiental, y la articulación de las políticas públicas en el D.C. en búsqueda del bienestar de todos, en un territorio equitativo, sostenible, competitivo e integrado con la región”.

1.1.3. Visión. También, en el mismo documento, la Secretaría Distrital de Planeación proyectó que:

“A 2020 la SDP será reconocida a nivel nacional e internacional como una entidad técnica que produce conocimiento, incide en la toma de decisiones, diseña y lidera la planeación integral, y articula las políticas públicas para el desarrollo del Distrito Capital en una perspectiva de mediano y largo plazo”.

1.1.4. Política de calidad. Para lograr el cumplimiento de la misión y la visión establecidas, se institucionalizó la siguiente política de calidad, dentro del Sistema Integrado de Gestión:

“La Secretaría Distrital de Planeación diseña y lidera la planeación territorial, económica, social y ambiental, y la articulación y coordinación de las políticas públicas en el D. C. en búsqueda del bienestar de todos, con el fin de lograr la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, promoviendo un ambiente de



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responsabilidad social y participación, con recurso humano comprometido, consolidando así una cultura de calidad, evaluación y control, mejoramiento continuo y de sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión”.

1.1.5. Objetivos de calidad. La anterior política de calidad se desarrollará con el logro de los siguientes objetivos de calidad:

“Promover la sostenibilidad ambiental, el uso adecuado de los recursos, la movilidad sostenible y la gestión adecuada de los impactos ambientales significativos identificados, previniendo la contaminación dentro de la operación de la entidad.

“Adelantar estrategias y actividades tendientes a elevar la productividad, a través del

mejoramiento de las condiciones de salud y trabajo en pro de disminuir porcentualmente el impacto de los factores de riesgo, de manera que garantice la salud y seguridad de los servidores públicos y de terceras personas que se vean involucradas en el desarrollo de las actividades propias de la entidad.

“Proteger la información que se gestiona en la totalidad de su ciclo de vida y los medios

que permiten dicho ciclo, garantizando así su integridad, confidencialidad y disponibilidad.

“Facilitar el acceso a la información como un activo institucional y un derecho de la

comunidad, por medio de la administración, custodia, conservación y preservación de la memoria y el patrimonio documental.

“Promover la cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación”.

1.1.6. Valores. Toda la misión, la visión, la política y los objetivos de calidad de la Secretaría Distrital de Planeación se fundamentan con los siguientes valores corporativos, descritos en el Código Ético, versión 4, que fue adoptado, dentro del Sistema Integrado de Gestión, con el Acta de mejoramiento 315 del 5 de diciembre de 2014:

“RESPETO “Aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra.

“Los servidores y servidoras públicas de la SDP valoran a los otros como sujetos de derechos, prestan un trato deferente tanto a los ciudadanos y usuarios, como a los demás servidores y servidoras. “CONFIANZA

“Es el convencimiento que alcanzamos sobre nuestras propias capacidades y cualidades y se asienta en nosotros a medida que constatamos nuestra aptitud en



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las tareas que realizamos y al tiempo que logramos la habilidad para mantener relaciones de calidad con los demás.

“Los servidores y servidoras públicas de la SDP garantizan que en sus labores diarias aplican todos los conocimientos que poseen y creen tanto en sus capacidades como en las de sus compañeros, de cuyo desarrollo son responsables. “COMPROMISO “El Cumplimiento de las responsabilidades asignadas y acordadas

“Los servidores y servidoras públicas de la SDP asumen a cabalidad las funciones que le son encomendadas, en función de un correspondiente plan. Ajustan sus actuaciones a las necesidades legítimas de un correspondiente plan. Ajustan sus actuaciones a las necesidades legítimas de la ciudad y ponen todo su empeño y capacidades al servicio de la ciudadanía, actuando dentro del marco de la misión. “PROBIDAD “Comportamiento que demuestra “la integridad y la honradez en el actuar” “Los servidores y servidoras públicas de la SDP actúan siempre con base en la verdad y la auténtica justicia. “TRANSPARENCIA “Comportamiento que permite ver con claridad las actuaciones

“Los servidores y servidoras públicas de la SDP, están dispuestos y dispuestas a mostrar, sustentar y comunicar sus actuaciones manejando la información en forma ágil, completa y veraz. “RESPONSABILIDAD “Es hacerse cargo de las consecuencias de las acciones, decisiones, palabras, actuaciones y en general de todos los actos libres que se realicen los servidores y servidoras. “La gestión pública se debe desarrollar con autonomía, capacidad y oportunidad asumiendo prerrogativas inherentes al cargo que se ocupa y los medios de que se dispone, exige la práctica de auto-conocimiento y auto monitoreo permanentes”.

1.1.7. Principios. Los siguientes principios regirán el actuar institucional de cada uno de los colaboradores de la Secretaría Distrital de Planeación:



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“a. Misional: la ciudadanía es la razón de ser y el horizonte del desarrollo integral del Distrito Capital.

“b. Servicio: la priorización y satisfacción de las necesidades colectivas, particularmente

las de comunidades vulnerables. “c. Convicción: compromiso con una cultura organizacional orientada al mejoramiento

continuo. “d. Sostenibilidad: una organización respetuosa del entorno y efectiva en la utilización

de recursos. “e. Equidad: las políticas han de garantizar la igualdad de oportunidades para los

habitantes del Distrito Capital. “f. Transparencia: la rendición de cuentas es inherente al accionar de la Secretaría

Distrital de Planeación y de cada una de las personas que la integran. “g. Aprendizaje: la capacidad de reflexión permanente que conlleva a la actuación

coordinada y la posterior planeación conjunta. 1.1.8. Mapa de procesos. La Secretaría Distrital de Planeación, dentro del Sistema Integrado de Gestión ha concebido su Mapa de Procesos, como se ve en la Figura 1, en donde se evidencia que se ha estructurado en 15 procesos, así:

2 estratégicos: Direccionamiento estratégico, y Participación y comunicación.

3 misionales: Planeación territorial y gestión de sus instrumentos, Coordinación del ciclo de las políticas públicas y de los instrumentos de planeación, y Producción, análisis y divulgación de la información.

7 de apoyo: Administración del talento humano, Administración de recursos financieros, Administración de recursos físicos y de servicios generales, Gestión documental, Soporte tecnológico, Contratación de bienes y servicios, y Soporte legal.

3 de evaluación: Evaluación y control, Mejoramiento continuo y Control interno disciplinario.

1.1.9. Estructura orgánica de la SDP. La Secretaría Distrital de Planeación está conformada por 42 dependencias, distribuidas así: El Despacho, tres (3) oficinas, seis (6) subsecretarías y 32 direcciones, tal como se ve en la codificación de dependencias, mostrada en la Tabla 1.



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FIGURA 1 MAPA DE PROCESOS

1.1.10. Líder del proceso de gestión documental. La dependencia líder, que impulsa y administra el proceso de gestión documental es la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, de la Subsecretaría de Gestión Corporativa.

1.2. ALCANCE La concepción y el desarrollo del Programa de Gestión Documental 2018-2020, de la Secretaría Distrital de Planeación, se enmarca dentro del “Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas y Plan Plurianual de Inversiones de Bogotá D.C. para el período 2016-2020: Bogotá mejor para todos”. Así también, el Programa de Gestión Documental, que en su concepción, desarrollo, ejecución, seguimiento y evaluación, se complementa con el Plan Institucional de Archivo, PINAR, se



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TABLA 1

CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS

concibe también dentro del Plan Estratégico 2016-2020 de la Secretaría Distrital de Planeación, y define como meta estratégica la relacionada en el Cuadro 1:

CUADRO 1 META ESTRATÉGICA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

META INDICADOR FÓRMULA PRODUCTO

Implementar el 100% de 6 componentes documentales

que articulen la

administración, custodia y consulta de la información

institucional, con enfoque en las TIC´s

Porcentaje de implementación de los componentes que articulan la administración, custodia y consulta de la información institucional

(Cantidad de componentes implementados / 6 componentes)

Componentes

implementados



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En el Plan Operativo Anual del proceso de gestión documental, por cada vigencia, se identifican las actividades con las cuales: se operacionaliza el desarrollo de la meta estratégica respectiva; se determina la meta específica y alcanzable; el impacto, el producto y la ponderación correspondiente, distribuida por los tiempos definidos, para medir, hacer seguimiento, evaluación y medición, por lo que en global para el período gubernamental. 1.3. OBJETIVOS DEL PGD 1.3.1. Objetivo general. Con la concepción y planteamiento del Programa de Gestión Documental, se busca delinear el desarrollo sistemático y sostenido del proceso de gestión documental de la Secretaría Distrital de Planeación, para custodiar y conservar el patrimonio documental de la SDP, con el fin de asegurar la información como un activo institucional y un derecho de la comunidad. 1.3.2. Objetivos específicos. Para lograr el objetivo general formulado se deben cumplir los siguientes específicos:

1. Fundamentar y planear los programas y las estrategias específicas del proceso de gestión documental de la Secretaría Distrital de Planeación, para ser desarrolladas institucionalmente.

2. Armonizar y mantener sistemática y sostenidamente la evolución del proceso de gestión documental, de la Secretaría Distrital de Planeación, con la normatividad archivística vigente y en concordancia con la planeación estratégica institucional.

3. Institucionalizar y mantener al día todos los documentos, herramientas o instrumentos indispensables para la administración sostenibilidad y expansión de todos los componentes del Sistema Integrado de Gestión, mediante las acciones para analizar, validar, controlar, unificar y codificar la creación, modificación, ajuste, actualización o retiro de los respectivos documentos.

4. Identificar, describir, inventariar y asegurar la protección y preservación de toda la documentación vital de la SDP.

5. Impulsar la adopción del documento electrónico y la conformación del expediente electrónico.

6. Orientar la cualificación en gestión documental para que cada participante actualice o perfeccione su conocimiento, potencialice las habilidades y destrezas y asuma un cambio de actitud, con el fin de que reconozca y desempeñe cabalmente su respectiva responsabilidad documental.



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7. Promover y desarrollar las actividades adecuadas para la correcta conservación y salvaguarda del acervo documental de la Secretaría Distrital de Planeación desde el ámbito de la acción preventiva.

8. Recibir y custodiar en el Archivo Central la documentación transferida por cada

una de las dependencias de la SDP y por cada uno de las oficinas de los cinco (5) curadores urbanos de la ciudad, además de transferir al Archivo de Bogotá la documentación que posea valor permanente.

9. Intervenir archivísticamente y organizar documentalmente todos los expedientes o unidades documentales que se custodian aún sin intervenir en el Archivo Central y en el Archivo de Manzanas y Urbanismos.

1.4. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO A menos que se indique lo contrario, en determinada documentación, como en el caso de las historias laborales o de los expedientes de investigaciones disciplinarias, que corresponde a documentación reservada, para todos los usuarios, se asegura el derecho de acceso a la información pública, es decir existe la disponibilidad de que accedan a la respectiva consulta y reproducción de toda la documentación que gestiona y tramita la SDP, tal como lo regula la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015. Los usuarios beneficiados con los servicios y acciones que adelanta el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, y que por tanto serían la audiencia potencial del Programa de Gestión Documental, ya que también lo son de toda la Secretaría Distrital de Planeación, porque toda la gestión documental está inmersa en todas las actuaciones de la SDP, se distribuyen en dos grandes categorías: externos e internos. 1.4.1. Usuarios externos. Que corresponde a la principal y mayor cantidad de usuarios de la Secretaría Distrital de Planeación, con una cifra indeterminada, quienes están representados por los siguientes tipos de usuarios, que podrán acceder a la documentación institucional, cumpliendo lo establecido en el procedimiento A-PD-052 Acceso a los servicios de gestión documental y en la A-IN-322 Guía para acceder a los servicios documentales:

Ciudadanía,

Entidades u organizaciones particulares, Autoridades judiciales, Órganos de control, y Otras entidades oficiales.

1.4.2. Usuarios internos. Corresponde a todas las personas, que durante la vigencia del Programa de Gestión Documental, se encuentren vinculadas como servidoras y servidores públicos o contratistas en la SDP, quienes podrán acceder a la documentación institucional, o podrán generar la pertinente documentación para cumplir con las obligaciones y funciones



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apropiadas a su rol institucional, con el fin de resolver oportuna y suficientemente, tanto las competencias por oficio, como las solicitudes o peticiones y la atención de los diversos trámites que demanden los diferentes tipos de usuarios externos.

1.5. FUNDAMENTOS O REQUERIMIENTOS DEL PGD

En el Cuadro 2 se identifican y relacionan las dependencias que bajo sus respectivas funciones institucionales, deben responder por el apoyo para la institucionalización de cada uno de los fundamentos o requerimientos para el adecuado y oportuno desarrollo del Programa de Gestión Documental.

CUADRO 2

DEPENDENCIAS RESPONSABLES POR CADA REQUERIMIENTO

REQUERIMIENTOS ÁREA RESPONSABLE FUNCIÓN (Decreto 16 de 2013)

NORMATIVO Dirección de Análisis y Conceptos Jurídicos

“Prestar asesoría jurídica a todas las dependencias de la Secretaría y orientar la estructuración de las normas que deban ser expedidas” (Artículo 37, literal c)

TECNOLÓGICO Dirección de Sistemas

“Orientar a la Secretaría en la definición de los planes y programas relacionados con la implantación de soluciones de tecnología e información requeridos por las dependencias de la entidad, en concordancia con las normas distritales que se establezcan en esta materia” (Artículo 29, literal c)

ADMINISTRATIVO Subsecretaría de Gestión Corporativa

“Coordinar y vigilar las actividades dirigidas a la custodia de la memoria institucional, la clasificación, organización y configuración del Archivo Central de la Secretaría, conforme a las normas que determinen la materia y el manejo de la biblioteca de la entidad” (Artículo 40, literal g)

ECONÓMICO Dirección de Gestión Financiera

“Consolidar el anteproyecto de presupuesto de gastos e inversión de la entidad para su presentación ante la Secretaría de Hacienda Distrital” (Artículo 43, literal d)

GESTIÓN DEL CAMBIO

Dirección de Gestión Humana

“Desarrollar y ejecutar todos los programas y actividades de administración de personal, salud ocupacional, capacitación, bienestar e incentivos, seguridad industrial, carrera administrativa y evaluación del desempeño de los servidores de la entidad” (Artículo 45,

literal b)

Con los siguientes fundamentos, aspectos o requerimientos: normativos, económicos,



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administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio, la Secretaría Distrital de Planeación soporta la formulación y asegura el desarrollo del Programa de Gestión Documental: 1.5.1. Fundamentos normativos. El Programa de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Planeación, se sustenta fundamentalmente bajo las normas constitucionales, jurídicas y procedimentales que se identifican y describen en el Normograma de la entidad, el cual está publicado en la página Web de la entidad, en el siguiente link: http://www.sdp.gov.co/transparencia/normatividad/normograma Por otro lado, según el desarrollo del proceso de gestión documental, se han establecido referentes normativos de tipo interno en la entidad los cuales se describen en el Cuadro 3:

CUADRO 3

NORMATIVIDAD INTERNA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL NUMERO TIPO DESCRIPCIÓN FECHA PROCESO GD

013 Decreto “Por el cual se adopta la estructura interna de la Secretaría Distrital de Planeación y se dictan otras disposiciones”.

2013 Orgánico

1566 Resolución

“Adopta el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público”.

2009 Archivístico

08 Resolución

"Por la cual se modifica la Resolución N° 87 de 1980 y se establecen nuevas normas para el funcionamiento interno de los servicios de Biblioteca y documentación del Departamento Administrativo de Planeación Distrital".

1988 Orgánico

1006 Resolución

"Por la cual se expide y adopta el Reglamento General de Archivo del Departamento Administrativo de Planeación Distrital".

2005 Archivísticos

1134 Resolución

"Por la cual se adopta la generación de documentos digitales, la aplicación de la firma mecánica y la conformación del expediente electrónicos en el aplicativos para la Administración y control de las comunicaciones oficiales, componente del flujo documental en el Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA".

2012 Archivísticos

715 Resolución

“Por la cual se establece el Comité Interno de Archivo de la Secretaría Distrital de Planeación, se deroga la Resolución 1353 del 7 de octubre de 2011 y se dictan otras disposiciones".

2014 Archivísticos

1465 Resolución

"Por la cual se adopta y aprueba la implementación del Sistema Integrado de Conservación, SIC, como parte integral del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, de la Secretaría Distrital de Planeación".

2015 Conservación

746 Resolución

"Por la cual se deroga la Resolución 0649 del 10 de noviembre de 2003 "Por la cual se crea el Comité Técnico de Restitución de Planos del Departamento Administrativo de Planeación Distrital", y se dictan otras disposiciones".

2016 Conservación

http://www.sdp.gov.co/transparencia/normatividad/normograma



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231 Resolución "Por la cual se establece el costo de reproducción de información pública solicitada a la Secretaría Distrital de Planeación".

2017 Archivísticos

1701 Resolución

"Por la cual se adopta y ordena la aplicación del "Instructivo para conformar y transferir los expedientes de las actuaciones y licencias urbanísticas tramitadas por los Curadores Urbanos del Distrito Capital: Guia 5" y se dictan otras disposiciones".

2017 Archivísticos

1.5.2. Fundamentos económicos. La Alta Dirección de la Secretaría Distrital de Planeación tiene la responsabilidad de sustentar ante las autoridades financieras del Distrito Capital, la solicitud y asignación presupuestal indispensable para cubrir año a año el fortalecimiento y la expansión de todos los componentes del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, durante la vigencia del Programa de Gestión Documental, considerando e incluyendo en los ajustes anuales la variación del índice de precios al consumidor, para que el proyecto presupuestal sea elaborado y fundamentado por la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, durante el segundo semestre de cada año, mediante el completo diagnóstico de las necesidades por cubrir. Así, para la vigencia del 2018 se asignó para el proceso de gestión documental los siguientes rubros presupuestales: Por funcionamiento, la suma de $1.190.480.000.000,oo y por Inversión, la suma de $285.010.500,oo, como se ve en las Tablas 2 y 3.

TABLA 2 ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL DE FUNCIONAMIENTO 2018

PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

Dichos aspectos son publicados en la página web de la entidad para mayor transparencia del proceso en los link: http://www.sdp.gov.co/transparencia/contratacion/publicacion-del-plan-anual-de-adquisiciones y http://www.sdp.gov.co/gestion-a-la-inversion/programacion-y-seguimiento-a-la-inversion/seguimiento/ejecucion-del-presupuesto-de-inversion-bogota-dc

1.5.3. Fundamentos administrativos. Con respecto a los requerimientos administrativos, para el Programa de Gestión Documental, el Decreto 514 de 2006, que ordena la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, establece en los artículos 7 y 8, que:

http://www.sdp.gov.co/transparencia/contratacion/publicacion-del-plan-anual-de-adquisiciones

http://www.sdp.gov.co/transparencia/contratacion/publicacion-del-plan-anual-de-adquisiciones

http://www.sdp.gov.co/gestion-a-la-inversion/programacion-y-seguimiento-a-la-inversion/seguimiento/ejecucion-del-presupuesto-de-inversion-bogota-dc

http://www.sdp.gov.co/gestion-a-la-inversion/programacion-y-seguimiento-a-la-inversion/seguimiento/ejecucion-del-presupuesto-de-inversion-bogota-dc



18

TABLA 3 ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL DE INVERSIÓN 2018

PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

“Al frente de este subsistema debe estar un profesional idóneo que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos, el archivo y la correspondencia en la entidad. “PARÁGRAFO: Se entiende por profesional idóneo aquel que pueda acreditar título en archivística o similar, y experiencia específica en el manejo de los temas propuestos. “ARTÍCULO 8: Personal Profesional y Técnico Requeridos: La dependencia responsable del SIGA, debe contar con el personal profesional y técnico requerido de acuerdo con el volumen de producción documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de información, y los niveles de archivo que existan en la entidad”.

Así, para que se fortalezca y se expanda, el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, deberá disponer en forma directa de por lo menos una plantilla de personal, de 38 servidoras o servidores públicos, incluyendo al director y tres (3) profesionales, dos (2) de ellos con dedicación de medio tiempo, vinculados a la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, distribuidas como se muestra en el Cuadro 4:

CUADRO 4 RESPONSABILIDAD Y ROL DE LOS DIVERSOS ACTORES DEL EQUIPO HUMANO

GRUPO ROL RESPONSABILIDAD

COMITÉ INTERNO DE

ARCHIVO

Subsecretario(a) de Gestión Corporativa, Subsecretario(a) Jurídico, Subsecretario(a) de Planeación Territorial, Subsecretario(a) de Planeación Socioeconómica, Subsecretario(a) de Información y Estudios Estratégicos,

Asesorar y orientar a la Alta Dirección, de la Secretaría Distrital de Planeación, en materia archivística para definir y adoptar las políticas, los programas y



19

Subsecretario(a) de Planeación de la Inversión, Director(a) de Recursos Físicos y Gestión Documental, Director(a) de Servicio al Ciudadano, Director(a) de Planeación, Director(a) de Sistemas, y Jefe de la Oficina de Control Interno

planes relativos a la función archivística, conforme a la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Profesional especializado Administrar el SIGA

Profesional especializado en bibliotecología Actualizar instrumentos documentales

Profesional universitario en archivística Coordinar servicios documentales en el Archivo Central

Profesional especializado en restauración Coordinar la conservación documental

Profesional universitario en sistemas (medio tiempo) Coordinar el Programa de Oficina sin Papel

Profesional universitario en ingeniería industrial (medio tiempo)

Coordinar servicios documentales en la sede del SuperCADE-CAD

Profesional especializado en derecho (medio tiempo) Orientar normatividad en procedimientos e instrumentos documentales

Técnico en archivística Colaborar en la intervención documental

Técnico en archivística Aplicar las Tablas de Retención Documental

14 Auxiliares administrativos Prestar servicios documentales

11 auxiliares administrativos Realizar intervención documental

2 auxiliares administrativos Digitalizar e indexar

Así, también contará con la asesoría y orientación del Comité Interno de Archivo, o el que haga sus veces, y tangencialmente con la participación del equipo directivo, profesional, técnico y auxiliar de todas las dependencias de la Secretaría Distrital de Planeación para que asuma y cumpla con la respectiva responsabilidad documental. Además del acompañamiento regular de la Dirección de Planeación, quien lidera el proceso de direccionamiento estratégico, asegurando la armonización y la coherencia con el Sistema Integrado de Gestión, SIG. Por otro lado, se encuentra el apoyo técnico de la Dirección de Sistemas para obtener el suministro y funcionamiento de la tecnología y de las aplicaciones informáticas necesarias y de la Dirección de Servicio al Ciudadano, para que realice la evaluación y el seguimiento en la oportunidad y suficiencia de las respuestas a las peticiones, quejas y reclamos que formulan los usuarios. Por último se han identificado, descrito y valorado los riesgos de gestión documental y se les ha establecido el plan de manejo correspondiente, el cual reposa en la página web de la entidad, en el siguiente link: http://www.sdp.gov.co/transparencia/planeacion/politicas-lineamientos-y-manuales/mapa-de-riesgos-estrategicos-2018-0 1.5.4. Fundamentos tecnológicos. En cuanto a los requisitos tecnológicos para desarrollar y

http://www.sdp.gov.co/transparencia/planeacion/politicas-lineamientos-y-manuales/mapa-de-riesgos-estrategicos-2018-0

http://www.sdp.gov.co/transparencia/planeacion/politicas-lineamientos-y-manuales/mapa-de-riesgos-estrategicos-2018-0



20

cumplir con el Programa de Gestión Documental , la Secretaría Distrital de Planeación asegurará la disponibilidad y el eficiente funcionamiento, en forma regular y continua, de por lo menos los siguientes recursos y aplicaciones tecnológicas:

1 Planta eléctrica para la sede del Archivo Central,

1 UPS de 70 Kw. para el Archivo Central,

22 pantallas “touch” de 32”: 12 para el Archivo Central, 10 para el Archivo de Manzanas y Urbanismos, y 6 para Planoteca.

Disponibilidad y funcionamiento eficiente del aplicativo para el Sistema de

Información de Procesos Automáticos, SIPA, incluyendo el componente para la Administración y el control de las comunicaciones oficiales,

1 Gestor de contenidos documentales o UCM,

1 Servidor de bases de datos,

Una cuenta de correo electrónico por cada servidora, servidor público y contratista vinculado a la SDP,

1 Módulo de gestión documental en la Web,

1 Módulo de gestión documental en la Intranet,

Una clave de usuario de la Red, por cada servidora, servidor o contratista, Una clave de usuario interno para el SIPA, por cada servidora, servidor o contratista

1 computador de escritorio, por cada servidora, servidor público y contratista vinculado a la SDP, excepto para personal de puntos de servicio documental y de áreas de intervención documental.

Acceso a la Red de datos,

Acceso a la Internet, y Accesos y claves restringidos de acuerdo con los perfiles de usuarios para los

aplicativos y bases de datos de la SDP.

1.5.4.1. Tipos de información: Toda la documentación o información institucional, ya sea archivística, bibliográfica y cartográfica que cada dependencia produce y/o recibe, y que cada servidora o servidor o contratista genera para la dependencia, en cumplimiento de su competencia y función, tanto en la gestión de trámites como en la prestación de servicios,



21

misionales o administrativos, será considerado como un documento institucional que podrá conformar, ya sea un expediente institucional, un material bibliográfico o un recurso cartográfico, en soporte análogo o digital, independientemente del medio de registro, y que podría almacenarse y conservarse bajo cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Aplicativo para la administración y el control de las comunicaciones oficiales, módulo del SIPA,

2. Aplicativos para la gestión contractual, de control y seguimiento, estratégica, financiera, humana, y jurídica,

3. Aplicativos para la gestión de estudios estratégicos, de planeación de la inversión, de planeación socioeconómica, y de planeación territorial,

4. Archivos institucionales: Central, de Gestión, y de Manzanas y Urbanismos,

5. Bases de datos,

6. Documentos archivísticos, bibliográficos y cartográficos,

7. Portal Web, Intranet, Extranet, micrositios y minisitios,

8. Sistemas de información,

9. Sistema institucional de mensajería electrónica,

10. Sistemas de trabajo colaborativo,

11. Unidades de almacenamientos de contenidos,

12. Unidades portátiles de almacenamiento digital, y

13. Uso de tecnologías en la nube. Todos los diversos tipos de información, que se constituyen en documentos de archivo, y que corresponden a los respectivos registros descritos en los procedimientos, son por tanto la

tipología documental y así son los activos de información, que la SDP ha identificado, caracterizado, clasificado y normalizado, de acuerdo a la normatividad vigente, los cuales están contenidos en la herramienta publicada es la página Web, http://www.sdp.gov.co/transparencia, así:

A-LE-283 - Inventario de Activos de Información de la SDP, que identifica y registra, además, el Índice de Información Clasificada y Reservada.

http://www.sdp.gov.co/transparencia



22

1.5.4.2. Sistemas de información: En la Figura 2, se presentan todos los sistemas de información que se encuentran identificados como un activo de información y que hacen parte de la infraestructura tecnológica administrada por la Dirección de Sistemas, los cuales se

encuentran descritos en el A-LE-015 Plan estratégico de tecnologías de información y comunicaciones, PETIC. Dichos sistemas de información fueron clasificados dentro de los

siguientes cuatro grupos de proceso según su objetivo: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación, según el mapa de procesos de la entidad.

FIGURA 2

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA SDP

En las Tablas 4 a 7 se relacionan las aplicaciones registradas en la Figura 2, distribuidas de acuerdo con el grupo de proceso al que pertenece, identificando en cuál de los tres ambientes (producción, pruebas y desarrollo) se encuentra implementado cada uno. De igual forma, se incluye una columna de observaciones que busca especificar algunas particularidades del sistema con respecto a su estado actual.



23

TABLA 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS DE EVALUACIÓN

SISTEMA DE INFORMACION /

SERVICIOS Producción Pruebas Desarrollo Observaciones

Sistema para la generación de Información contractual para la

Contraloría

SÍ SÍ SÍ N/A

SIPA: Auditorías Internas SÍ SÍ SÍ N/A

SIPA: Control de Documentos SÍ SÍ SÍ N/A

SIPA: Planes de Mejoramiento SÍ SÍ SÍ N/A

SIPSE: Sistema de información

para la planeación estratégica SÍ SÍ SÍ N/A

TABLA 5

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS ESTRATÉGICOS

SISTEMA DE INFORMACION / SERVICIOS

Producción Pruebas Desarrollo Observaciones

SEGPLAN: Seguimiento al Plan de desarrollo

SÍ SÍ SÍ

Este servicio será

reemplazado por el nuevo sistema

SEGPLAN

SIPA: Sistema Integrado de Gestión SIG

SÍ SÍ SÍ N/A

SIPA: Seguimiento a la Política

Pública LGBTI. SÍ SÍ SÍ N/A

SIPA: Sistema de Cooperación SICO SÍ SÍ SÍ N/A

SIPA: Ventanilla Virtual SÍ SÍ SÍ N/A

WS - Curadurías Urbanas SÍ SÍ SÍ N/A

WS - Cámara de Comercio SÍ SÍ SÍ N/A

WS – Estrato SÍ SÍ SÍ N/A

WS – Plusvalía SÍ SÍ SÍ N/A

PORTAL: Portal Web, Intranet y

Extranet SÍ NO NO

No hay licencias

disponibles para los

ambientes de pruebas y desarrollo

TABLA 6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO



Sistema de Requerimientos: Administración y seguimiento de los

requerimientos de software hechos por los usuarios funcionales de los

aplicativos de la SDP

SÍ SÍ SÍ N/A

SIAR: Sistema de Información de Archivo

SÍ SÍ SÍ N/A



24

SI-CAPITAL PERNO: Personal y Nómina

SÍ SÍ SÍ N/A

SI-CAPITAL SAE-SAI: Elementos

de Consumo y Devolutivos del almacén.

SÍ SÍ SÍ N/A

SI-CAPITAL: Terceros SÍ SÍ SÍ N/A

SI-CAPITAL LIMAY Contabilidad NO SÍ SÍ

Se encuentra en etapa de

implementación y pruebas

SI-CAPITAL SISCO: Contratación NO SÍ SÍ Se encuentra en etapa de

rediseño y pruebas

DOCUMANAGER: Sistema de

Información Bibliográfica SÍ NO NO

Para ambientes de

desarrollo y pruebas, no

se tiene asignada una máquina virtual pues no

hay espacio disponible.

SIPA: Sistema Correspondencia Interna y Externa

SÍ SÍ SÍ N/A

Carro compartido SÍ NO NO

Para ambientes de desarrollo y pruebas, no

se tiene asignada una

máquina virtual pues no hay espacio disponible.

UCM: Gestor documental SÍ SÍ NO

Para el ambiente de

desarrollo No hay licencias disponibles

WIKI: Base de Conocimientos que recopila información durante el

procesamiento de datos, desarrollo e

implementación de aplicaciones y soporte técnico.

SÍ NO SÍ Está en implementación.

GLPI: Sistema para registrar y hacer

seguimiento a las incidencias de usuarios finales de la SDP

SÍ SÍ NO Ambiente de desarrollo en

implementación.

SIGU: Sistema de Gestión de Usuarios

SÍ SÍ SÍ N/A

Bus de Servicios SÍ SÍ SÍ N/A

TABLA 7

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE SERVICIOS MISIONALES



PLANOTECA: Sistema de consulta

para los planos de consulta al

ciudadano

SÍ SÍ SÍ N/A

Licencias de Construcción SÍ SÍ SÍ N/A

SINUPOT: Sistema de Información para consulta de Normas del POT

SÍ SÍ SÍ N/A



25

PLUSVALÍA SÍ SÍ SÍ N/A

SISBEN: Sistema de consulta y solicitud de encuestas de SISBEN

SÍ SÍ SÍ N/A

PPD: Sistema para la administración

y seguimiento de los Planes Parciales de Desarrollo

SÍ SÍ NO

No hay licencias

disponibles para el ambiente de desarrollo

PPRU: Sistema para la administración

y seguimiento de los Planes Parciales de Renovación Urbana

SÍ SÍ NO

No hay licencias

disponibles para el ambiente de desarrollo

REDATAM: Sistema de Consulta de

Datos de Información Estadística SÍ SÍ SÍ N/A

SEGPLAN: Cargue Geográfico SÍ NO NO

Este servicio será

reemplazado por el

nuevo sistema SEGPLAN

1.5.5. Fundamentos de gestión del cambio. Para que las estrategias, procedimientos, herramientas, programas, proyectos y planes establecidos en el Programa de Gestión Documental, sean efectivas, deben ser comprendidas y acatadas por los funcionarios y colaboradores de la entidad. Por lo tanto, la SDP, ha definido los siguientes elementos constitutivos que se complementarán para lograr que, sino todos, sí la mayoría de los funcionarios y contratistas vinculados a la entidad asuman de manera idónea, eficiente y oportuna la respectiva responsabilidad documental que les compete. 1.5.5.1. Programa de Cualificación en Gestión Documental: El Programa de Cualificación en Gestión Documental, PCGD, se concibe como una estrategia, que permanentemente desarrollará la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, integrada por contenidos, metodologías y didácticas para transferir conocimiento, criterios y herramientas de gestión documental, primordialmente a las servidoras y servidores públicos, tanto directivos como profesionales, técnicos y auxiliares administrativos vinculados o contratados, en cada dependencia de la SDP, y ocasionalmente a otro tipo de público. Este programa está coordinado con el Plan Institucional de Capacitaciones de la SDP, con el fin de empoderar a todos los actores que intervienen en el proceso de gestión de documentos, y garantizar así, la adopción de buenas prácticas en esta materia y lograr la preservación de la memoria institucional de la entidad. 1.5.5.2. Articulación con Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones: Con el apoyo de esta oficina, se realizan diferentes estrategias de divulgación y socialización de las políticas y demás componentes del Subsistema de Gestión Documental Y Archivos de la SDP, y en lo particular de todos los elementos definidos dentro del



26

Programa de Gestión Documental, con el mismo objetivo descrito en el numeral anterior. 1.5.5.3. Responsabilidad documental: En los manuales de funciones y en las obligaciones contractuales y en las diferentes minutas de los contratos, se verificará que se incluyen las acciones correspondientes a la responsabilidad documental, que deben cumplir tanto los funcionarios como los contratistas de la SDP, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana y la Dirección de Gestión Contractual, respectivamente. 1.5.5.4. Articulación con los Sistemas de Gestión de la SDP: De acuerdo a la filosofía de todos los sistemas de gestión existentes en la entidad, la cual se traduce en la búsqueda de la implementación de buenas prácticas por parte de sus funcionarios y contratistas, se cuenta con un engranaje de dichos sistemas el cual facilita la consecución de los objetivos del Subsistema de Gestión Documental y Archivos.



27

2. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

El artículo 22 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, determina que la gestión de documentos de archivo, dentro del concepto de Archivo Total, tal como se concibió en la Secretaría Distrital de Planeación, comprende los siguientes procesos archivísticos: la producción o recepción del documento, el direccionamiento del documento, el trámite del documento, la organización del documento, la consulta del documento, la conservación del documento y la disposición final del documento. En el Decreto 1080 de 2015, en el artículo 2.8.2.5.9. se advierte que la gestión documental debe comprender como mínimo los siguientes procesos, los cuales se caracterizan más adelante: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. En el documento del sistema Integrado de Gestión A-LE-007 Políticas de gestión documental y de información se determinó que toda actuación documental que ejerzan los y las servidoras públicas y las y los contratistas vinculados a la SDP, se regirá por los 15 principios del proceso de gestión documental, descritos en el artículo 2.8.2.5.5. del Decreto 1080 de 2015, los cuales son fundamento para concebir, desarrollar, tramitar y conservar un documento de archivo. Así, las siguientes fases aplican en la caracterización de los documentos de archivo, que se diferencian de los otros documentos que no son objeto de archivo, como son los documentos de apoyo o facilitativos, con los que no se deben conformar expedientes y por tanto no se registran en las Tablas de Retención Documental, ni se les debe exigir criterios archivísticos para su organización, custodia y conservación. 2.1. PLANEACION DOCUMENTAL Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. 1 2.1.1. Actividades. Todos los documentos de la Secretaría Secretaria Distrital de Planeación deben ser creados con base en el contexto, legal, administrativo, funcional y

1 Manual Implementación PGD. Pág. 25.



28

técnico de la entidad, contemplando su clasificación, valoración, confidencialidad, metadatos, formato y especificaciones técnicas para su disposición final. La gestión de documentos de la entidad debe ser realizada con base en los instrumentos archivísticos y de gestión de información a saber: Programa de Gestión Documental, Política de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Esquemas de metadatos, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, Registro de Activos de Información, Esquema de Publicación, Tablas de Control de Acceso y Sistema Integrado de Conservación. El Programa de Gestión Documental debe ser actualizado en los siguientes casos: Cambios en la normatividad archivística, cambio de razón social, fusión o supresión de la entidad, cambios en los procesos, procedimientos y culminación de la vigencia del documento. 2.1.2. Documentos asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la planeación documental:

A-IN-007 Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión, A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo, A-IN-002 Tablas de Retención Documental, Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada

dependencia, A-LE-388 Plan Institucional de Archivos, PINAR, A-LE-007 Políticas de gestión documental y de información, A-LE-004 Política para la administración y control de las comunicaciones oficiales, e-LE-006 Política ambiental, E-LE-028 Política de Seguridad de la Información de la SDP,

2.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en el que actúa y los resultados esperados.2 Con el fin de garantizar una racionalización de la producción documental en la SDP, se requiere el establecimiento de criterios claros y precisos para la creación o generación de los documentos, enmarcados dentro de los principios de eficiencia que deben garantizar los organismos del estado.

2 Manual Implementación PGD. Pág. 27.



29

2.2.1. Actividades. Los documentos creados por la Secretaria Distrital de Planeación, deben responder a los lineamientos de imagen institucional establecidos en el procedimiento A-IN-007 Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Para los documentos producidos en soporte papel, son empleados materiales de calidad de conformidad con lo establecido en la NTC 5397–2005, con el fin de garantizar la conservación de los documentos y la preservación de la información de conformidad con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de la SDP. Los documentos electrónicos de la SDP deben ser producidos en los formatos estandarizados en el Sistema Integrado de Gestión. Todos los documentos producidos y recepcionados por la SDP deben vincularse a los procesos y procedimientos enmarcados en el Sistema Integrado de Gestión. Las comunicaciones oficiales emitidas por la entidad deben ser firmadas única y exclusivamente por los funcionarios autorizados en (circular Manual o acto administrativo reglamentario). Toda la documentación gestionada por la SDP, debe contener metadatos asociados a los niveles descriptivos establecidos en los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental. 2.2.2. Documentos asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la producción documental:

A-PD-050 Administración, atención, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales,

A-IN-007 Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo, A-IN-002 Tablas de Retención Documental, Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada

dependencia, A-FO-209 Registro de activos de información de la SDP, A-LE-283 Inventario de activos de información de la SDP, A-IN-016 Guía para la gestión de activos en el marco de seguridad de la

información de la SDP, A-LE-394 Banco terminológico, A-LE-396 Tablas de control de acceso, NTC 5397-2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel:

características de calidad.



30

2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE Conjunto de actividades necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (Metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento de los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.3 Después de la etapa de producción el documento, se debe garantizar su adecuada gestión y trazabilidad dentro de la SDP, de tal manera que cumpla su función como evidencia del cumplimiento de las funciones de cada una de las unidades de la organización por las cuales transite, respondiendo a los principios de integralidad, disponibilidad, oportunidad y con los criterios de seguridad establecidos por la entidad. 2.3.1. Actividades. Los documentos gestionados y tramitados por la SDP, deben seguir los criterios establecidos en la Política para la administración y control de las comunicaciones oficiales, A-LE-004, y en el Procedimiento de Administración, atención, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales, A-PD-050. Todos los documentos deben ser registrados y radicados en la ventanilla única de correspondencia a través del aplicativo de procesos automatizados SIPA, según lo descrito en el procedimiento A-PD-050 Administración, atención, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales. El reparto de las comunicaciones radicadas y registradas en el módulo de ventanilla única se realiza a través del aplicativo SIPA, salvo las excepciones, incluidas en el procedimiento de A-PD-050 Administración, atención, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales. La prestación de servicios documentales en la Secretaría Distrital de Planeación, debe ser realizada de acuerdo con la caracterización descrita en el Cuadro 5. Para los trámites internos de consulta y préstamo de documentación, se debe seguir lo establecido en el procedimiento de Acceso a los servicios de gestión documental, APD-052 y en la Guía para acceder a los servicios documentales, A-IN-322. La radicación manual de documentación, en los casos en que el aplicativo SIPA se encuentre fuera de línea, debe realizarse de acuerdo con lo establecido en la Guía para

3 Manual Implementación PGD – AGN 2014. Pág. 28.



31

la atención de contingencias en la radicación de entrada de comunicaciones oficiales, A-IN-318.

CUADRO 5 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES

PRODUCTO Y/O SERVICIOPROCEDIMIENTO/ (OS)

RELACIONADO (S)REQUISITO DE ACCESO DESCRIPCION DEL SERVICIO

Certificaciones A-PD-052 ACCESO A LOS SERVICIOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

Índice de Información Clasificada y

Reservada:

http://www.sdp.gov.co/transparenci

a/instrumentos-gestion-informacion-

publica/indice-de-informacion-

clasificada-y-reservada

Hace referencia a la consulta de la

documentaciòn y certificación de su

existencia:

* Archivo de Manzanas y Urbanismos

* Archivo Central

* Planoteca

Notificaciones

A-PD-197 NOTIFICACIÓN DE ACTOS

ADMINISTRATIVOS

A-PD-052 ACCESO A LOS SERVICIOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL


Reservada:





Alude a la notificación de los actos

administrativos que se generan en la

SDP, a los terceros interesados

Consiste en la consulta del material

de la bibloteca

Hace referencia a la consulta del

material cartográfico en:


* Archivo Central

* Planoteca

Se refiera a la gestión de

comunicaciones oficiales de entrada

y salida de la SDP

Hace referencia a la consulta de la

documentaciòn de:


* Archivo Central

* Planoteca

Radicaciones

A-PD-050 ADMINISTRACIÓN,

ATENCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES


Reservada:





EX-058 SOLICITUD DE MATERIAL

RESERVADO

Consulta bibliotecariaA-PD-052 ACCESO A LOS SERVICIOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL


Reservada:





Consulta archivísticaA-PD-052 ACCESO A LOS SERVICIOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL


Reservada:






RESERVADO

Consulta cartográfica A-PD-052 ACCESO A LOS SERVICIOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL


Reservada:






RESERVADO

El acceso a los documentos se encuentra definido según los niveles y caracterización de usuarios establecida desde las Tablas de control de acceso, A-LE-396.



32

La descripción de la documentación e información contenida en los documentos gestionados por la SDP, se encuentra basada en lo establecido en Banco terminológico, A-LE-394, mediante el uso de un lenguaje común para garantizar la interoperabilidad con los demás sistemas de información internos y externos. 2.3.2. Documentos Asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la gestión y trámite, además de los respectivos procedimientos que cada dependencia aplica para la tramitación institucional:

A-PD-050 Administración, atención, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales

A-LE-004 Política para la administración y control de las comunicaciones oficiales, A-FO-360 Consulta y préstamo documental en archivos de gestión,

A-FO-048 Control préstamo de material cartográfico de la Planoteca, A-FO-291 Préstamo interbibliotecario, A-IN-318 Guía para la atención de contingencias en la radicación de entrada de

comunicaciones oficiales, A-IN-007 Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo A-IN-002 Tablas de Retención Documental Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada


información de la SDP, A-LE-394 Banco terminológico, A-LE-396 Tablas de control de acceso

2.4. ORGANIZACIÓN Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente4. Con el propósito de garantizar la adecuada conformación de los expedientes, la SDP ha definido los lineamientos, criterios e instrumentos para su adecuada organización, lo que asegura su disponibilidad, integralidad, seguridad y oportunidad necesarios.

4 Manual Implementación PGD – AGN 2014 Pág. 29.



33

2.4.1. Actividades. La organización de los expedientes físicos y electrónicos de la SDP, se realiza de acuerdo con lo establecido en los instructivos y guías existentes en el Sistema Integrado de Gestión que se encuentran asociados al Proceso de Gestión Documental. El almacenamiento de la documentación de archivo será realizado en unidades de conservación y almacenamiento (carpetas y cajas X200. Todos los expedientes deben ser clasificados, ordenados y descritos, de conformidad con lo establecido en las TRD de la entidad y respondiendo a los principios de procedencia y orden original. Todos los expedientes deben ser debidamente identificados y foliados empleando el Formato Único de Inventario Documental, FUID. Todos los expedientes tanto físicos como electrónicos, en archivo de gestión, deben contar con una hoja de control y/o índice electrónico debidamente diligenciado y actualizado. La conformación de los expedientes electrónicos se realiza mediante el aplicativo SIPA previa configuración de las TRD con sus respectivas, series, subseries y tipos documentales. 2.4.2. Documentos Asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la organización:

A-PD-050 Administración, atención, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales,

A-PD-144 Actualización de la Tabla de Retención Documental, A-PD-145 Aplicación de las Tablas de Retención Documental y control de

registros, A-IN-002 Tablas de Retención Documental, A-IN-007 Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión, A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo, Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada


información de la SDP, A-LE-394 Banco terminológico, A-LE-396 Tablas de control de acceso.



34

2.5. TRANSFERENCIA Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad, para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formatos, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos, 5 de acuerdo con los ciclos de vida definidos para cada uno de las series y subseries documentales, la entidad ha establecidos los lineamientos requeridos para garantizar un adecuado flujo por cada uno de ellos, con el fin de que se respeten los principios de integralidad, orden original, procedencia y disponibilidad del expediente. 2.5.1. Actividades. De conformidad con los tiempos establecidos en las TRD, deben ser transferidos los documentos que correspondan a expedientes cerrados. Cada una de las dependencias que conforman la SDP, será responsable de transferir los documentos empleando el formato de Acta de transferencia documental, A-FO-060 y demás disposiciones establecidas en el procedimiento de aplicación de las Tablas de Retención Documental y control de registros, A-IN-002. El cronograma de transferencias primarias debe ser aprobado por el Comité interno de archivo o quien haga sus veces. El seguimiento y a la implementación del cronograma de transferencias primarias es realizado por la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental. Todas las transferencias documentales serán verificadas por parte de la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, frente la aplicación de los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción de acuerdo con lo establecido en las TRD. Todos los documentos físicos y electrónicos deben contener metadatos contexto, estructura y contenido que faciliten su futura recuperación, gestión y disponibilidad. La emulación y migración de la información en medio electrónico debe realizarse con base en las TRD y el Plan de preservación digital del sistema integrado de conservación de la SDP. La SDP, recepciona trasferencias primarias procedentes de los cinco (5) curadores urbanos, de conformidad con lo establecido en el trámite de solicitud de licencias de construcción y urbanismos así como del Instructivo para la conformación documental de

5 Manual Implementación PGD, AGN – 2014. Pág. 30.



35

los expedientes de licencias urbanísticas tramitadas por los curadores urbanos del Distrito Capital: Guía Nº 5, A-IN-004. 2.5.2. Documentos Asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la transferencia:

A-PD-145 Aplicación de las Tablas de Retención Documental y control de registros,

A-IN-002 Tablas de Retención Documental, A-FO-058 Formato único de inventario documental, A-FO-060 Acta de transferencia documental, A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo, Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada

dependencia, A-LE-394 Banco terminológico.

2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa de archivo con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental6. Según los procedimientos de disposición final definidos para cada una de las series y subseries documentales, la entidad ha establecidos los lineamientos requeridos para garantizar su conservación en el tiempo. 2.6.1. Actividades. La disposición final de la documentación de la SDP, se realiza de acuerdo con el procedimiento de aplicación de Tablas de retención Documental. La eliminación o destrucción segura del material documental no esencial, se realiza con base en lo establecido en el Acuerdo 04 de 2013 y el procedimiento de aplicación de Tablas de Retención Documental. Los documentos de conservación total, serán sometidos a procesos reprográficos de digitalización, de conformidad con los parámetros y características técnicas definidas en el Instructivo de digitalización e indexación documental, A-IN.363. El borrado seguro de información se realiza teniendo en cuenta los niveles de consulta establecidos en las tablas se control de acceso e índice de información clasificada y reservada, en concordancia con los lineamientos establecidos desde el modelo de seguridad y privacidad de la información.

6 Manual Implementación PGD, AGN-2014. Pág. 31.



36

En el SIPA deben ser registrados de manera integral los metadatos que aseguren la trazabilidad de todos y cada uno de los trámites realizados. 2.6.2. Documentos Asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la disposición final:


A-IN-002 Tablas de Retención Documental, A-FO-058 Formato único de inventario documental, A-FO-060 Acta de transferencia documental, A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo, Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada

dependencia, A-LE-394 Banco terminológico,

2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión, para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.7 Este lineamiento inicia desde con la identificación de los factores de riesgo a los cuales están expuestos los documentos y que puedan afectar su estado de conservación, con el fin de establecer las acciones de correctivas y preventivas necesarias para garantizar su integralidad y disponibilidad a través de todas sus etapas del ciclo de vida. 2.7.1. Actividades. Implementar el Sistema Integrado de Conservación, SIC, asegurando la adopción de buenas prácticas que coadyuven la preservación de los documentos físicos y electrónicos de la SDP. La integridad de los documentos en medio electrónico se encuentra definida mediante la implementación de mecanismos de encriptación, estampas de tiempo, firmas electrónicas y digitales, para garantizar inalterabilidad, integridad y no repudio de la información contenida en ellos. El aplicativo SIPA, cuenta con mecanismos de autenticación de usuarios para garantizar el acceso no autorizado.

7 Manual Implementación de un PGD. AGN – 2014, Pág. 32.



37

La preservación a largo plazo de la documentación en medio electrónico se encuentra definida desde el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, A-LE-395, de la SDP. Las condiciones técnicas para el almacenamiento de la información tanto en medio físico como electrónico se encuentran definidas desde los planes de conservación preventiva y preservación digital. Los documentos serán conservados de acuerdo con los tiempos de retención definidos en las TRD o TVD de la entidad independientemente de su medio o soporte. 2.7.2. Documentos Asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la disposición final:

A-LE-007 Políticas de gestión documental y de información A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo A-IN-002 Tablas de Retención Documental A-LE-333 Sistema Integrado de Conservación A-PD-070 Conservación de documentos análogos, A-FO-213 Historial de intervención de conservación documental.

2.8. VALORACIÓN DOCUMENTAL Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual, se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su destino final (Eliminación o conservación temporal o definitiva). Este lineamiento inicia desde con la identificación de los valores primarios y secundarios de cada una de las series y subseries documentales producidas por la SPD, hasta la definición de sus tiempos de retención y los procedimientos de disposición final correspondientes. 2.7.1. Actividades. El valor primario y secundario es asignado a los documentos a partir de los criterios establecidos en fichas de valoración que soportan las Tablas de Retención y Tablas de Valoración Documental. Los valores primarios y secundarios se encuentran definidos a partir del análisis del contexto legal, administrativo, funcional y técnico de los documentos de la SDP. 2.7.2. Documentos Asociados. Los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión están relacionados con la valoración documental:



38


A-IN-002 Tablas de Retención Documental, A-FO-058 Formato único de inventario documental, A-PD-144 Actualización de la Tabla de Retención Documental, A-FO-060 Acta de transferencia documental, A-LE-395 Modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo Tablas de Valoración Documental Fichas de Valoración Documental Cuadro de Caracterización Documental, asociado a cada procedimiento de cada

dependencia, A-LE-394 Banco terminológico.



39

3. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD

La Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, como administradora del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, SIGA, es responsable de garantizar la implementación de sus herramientas, entre ellas el Programa de Gestión Documental, para lo cual se establecen las fases descritas a continuación:

CUADRO 6

FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD

FASE ACTIVIDAD METODOLOGIA RESPONSABLES FECHA DE

EJECUCIÓN

Elaboración del PGD

Revisión del PGD anterior Mesa de trabajo

Dirección Recursos Físicos y Gestión

Documental

30/07/2018

Análisis de procesos y procedimientos de la entidad

Revisión aspectos técnicos


Documental

30/07/2018

Revisión de los documentos existentes del SIGA

Revisión documentos técnicos


Documental

30/07/2018

Revisión de los documentos del SIG de la SDP relacionados con la gestión de los documentos

Revisión documentos técnicos


Documental

30/07/2018

Ajuste y Actualización del PGD

Mesa de trabajo


Documental

30/07/2018-15/09/2018

Aprobación del PGD actualizado

Sesión del Comité Comité Interno de

Archivo 05/10/2018

Normalización, Adopción y Publicación del PGD

Procedimiento interno


Documental Dirección de Planeación

15/11/2018

Implementación del PGD

Diseño de ficha técnica de capacitación y cualificación en el PGD

De acuerdo al PIC de la SDP


Documental

30/11/2018

Definición y envío del cronograma Socialización y cualificación del PGD a los productores documentales

Correo interno Memorandos internos


Documental

30/11/2018

Socialización y cualificación del PGD a los productores documentales

De acuerdo al PIC de la SDP


Documental

31/01/2019

Aplicación de los lineamientos y subprogramas definidos en el PGD

De acuerdo a lo establecido en el PGD

Productores Documentales

Dirección Recursos Permanente



40

Físicos y Gestión Documental

Ajustar y Actualizar los instrumentos archivísticos:

PINAR Procedimientos

SIGA TRD Cuadro de

Clasificación Cuadro de

Caracterización Inventario de

Activos de Información

Banco Terminológico Tablas Control de Acceso

Modelo de Requisitos

SIC

De acuerdo a lo establecido en el PGD


Documental

31/01/2019

Seguimiento del PGD

Diseño de las auditorías y herramientas necesarias en Gestión Documental

De acuerdo con lo establecido por el SIG de la SDP en cuanto

auditorias


Documental

Bimensual

Definición y envío del cronograma de auditoría interna en Gestión Documental a los productores documentales


auditorias


Documental

Bimensual

Realización de las auditorías programadas


auditorias


Documental

Bimensual

Elaboración informe final de auditoría


auditorias


Documental

Semestral

Mejora del PGD

Definición de desviaciones detectadas


auditorias


Documental

Semestral

Diseño e implementación de acciones de mejora del PGD


auditorias


Documental

Semestral



41

4. PROGRAMAS, PROYECTOS Y PLANES

Con los programas, proyectos y planes descritos a continuación, la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental plantea todos los senderos estratégicos o líneas de acción que la Secretaría Distrital de Planeación abordará de lo que resta del 2018 al 2020, desde el proceso documental y considerando el concepto de archivo total, definido en el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, el cual se refiere al proceso integral de los documentos en su ciclo vital, más lo determinado por el artículo 4 del Decreto 514 de 2007, que advierte que el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, SIGA, estará conformado por cualquier unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad, como los archivos de gestión, el central o de otro nivel de archivo, la ventanilla única de radicación, la biblioteca, la Planoteca y cualquier otro centro de documentación. En la Secretaría Distrital de Planeación el cumplimiento de las funciones documentales y de toda la responsabilidad documental se desarrolla operativamente en cada una de las siguientes áreas de gestión documental o unidades de información:

42 archivos de gestión, 1 Archivo de Manzanas y Urbanismos, 1 Archivo Central,

1 Biblioteca, 1 Planoteca, y 1 Ventanilla Única de Radicación.

CUADRO 7

DESCRIPCION DE PROGRAMAS DEL PGD PROGRAMA DESCRIPCIÓN

4.1. Programa de normalización de

formas y

formularios electrónicos

Objetivo. Institucionalizar y mantener al día todos los documentos, herramientas o instrumentos indispensables para la administración sostenibilidad

y expansión de todos los componentes del Sistema Integrado de Gestión, mediante las acciones para analizar, validar, controlar, unificar y codificar la

creación, modificación, ajuste, actualización o retiro de los respectivos documentos.

Alcance. Inicia con la aplicación del procedimiento institucional A-PD-088 Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, y termina con la

inclusión, mejora o retiro del respectivo documento en el Sistema Integrado de Gestión, luego de que se realice el apropiado análisis desde la perspectiva legal,

funcional y archivística para determinar la utilidad del documento como

testimonio del cumplimiento de una actuación institucional, que estará regulada



42

por un procedimiento institucional ya sea del área misional o transversal, pasando por la unificación, normalización, codificación y caracterización del

documento, en el módulo de gestión documental del aplicativo del Sistema

Integrado de Gestión.

Actividades.

1. Elaboración de un cronograma de trabajo que incluya:

Actividades a realizar Responsables

Fechas Productos.

2. Identificación formas y formularios existentes, según las tipologías y

formatos, así como las áreas productoras consignadas en la TRD. 3. Establecimiento de criterios técnicos para formulación, actualización e

inactividad en el sistema de gestión de calidad. 4. Diseño del procedimiento en el sistema de gestión de calidad de la

entidad. 5. Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo o la instancia

administrativa que haga sus veces.

6. Implementación en medio análogo y electrónico.

4.2. Programa De

Documentación Vital

Objetivo. Identificar, describir, inventariar y asegurar la protección y

preservación de toda la documentación vital de la SDP.

Alcance. Inicia con el diligenciamiento que cada dependencia realizará del

formato institucional A-FO-209 Registro de activos de tipo datos e información de la SDP, siguiendo las instrucciones dadas en el instructivo o manual A-IN-017 Guía para la gestión de activos en el marco de seguridad de la información de la SDP y termina con la protección de los activos documentales identificados.

Actividades.

1. Identificación de los documentos vitales 2. Valoración de los documentos vitales

7. Elaboración de un plan de manejo y conservación de los documentos

vitales o esenciales, trabajo que incluya: Actividades a realizar

Responsables Fechas

Productos.

3. Diseño de procedimientos de recuperación y reconstrucción de la información contenida en dichos documentos

4. Plan de Contingencia en caso de emergencias, con acciones de corrección, correctivas y preventivas

4.3. Programa de documento y

expediente electrónico

Objetivo. Impulsar la adopción del documento electrónico y la conformación del

expediente electrónico.

Alcance. Desde el diseño y adopción del procedimiento institucional A-PD-XXX Documento y expediente electrónico, hasta la racionalización y simplificación de

trámites, la clasificación del documento electrónico y la conformación del



43

expediente electrónico, pasando por la socialización y asesoría que se brindará para adquirir y sostener nuevos hábitos que propicien la reducción del consumo

de papel, la indexación y el registro del documento electrónico en las bases de

datos documentales, sin olvidar el almacenamiento y la recuperación virtual, según la naturaleza documental: documentos archivísticos, documentos

bibliográficos y documentos cartográficos.

Actividades. El Programa de Documento y Expediente Electrónico implicará la

ejecución de los siguientes componentes:

1. Definir los criterios de digitalización e indexación documental 2. Establecer niveles de protección, seguridad, custodia y preservación de

la documentación análoga,

3. Elaborar un plan de manejo de riesgos de adulteración o pérdida documental

4. Generación de documentos electrónicos y conformación de expedientes electrónicos

5. Implementación de la estrategia de Gobierno en Línea 6. Elaborar e implementar los procedimientos necesarios para la

conformación del expediente electrónico, y de Digitalización e indexación

documental 7. Elaborar e implementar el Modelo de requisitos para la gestión de

documentos electrónicos, y el Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales, como Tesauro de metadatos de Planeación

Distrital.

8. Continuar con la digitalización e indexación de la documentación textual conservada en los expedientes custodiados en el Archivo Central y en el

Archivo de Manzanas y Urbanismos. 9. Iniciar la digitalización e indexación de la documentación cartográfica

conservada en los expedientes misionales que se custodian en el Archivo Central.

10. Realizar periódicamente jornadas de sensibilización sobre las acciones

propuestas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación para propiciar la

disminución del consumo de papel, mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y en el buen uso de las tecnologías de

la información y la comunicación.

11. Instruir y enseñar a los directivos, profesionales, técnicos y auxiliares de cada dependencia las acciones que aplicarán para generar los

documentos electrónicos, clasificarlos y luego conformar los expedientes electrónicos, dentro del Sistema de Información de Procesos

Automáticos, SIPA.

12. Acompañar a los técnicos y auxiliares, enlaces de gestión documental de todas las dependencias, para que diligencien la Ficha Descriptiva de

Expediente en el Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA, y levanten el respectivo inventario documental.

13. Solicitar a la Dirección de Sistemas que en la preparación de los términos de referencia para la contratación de suministro, mantenimiento y

disponibilidad de tecnologías o de desarrollo, actualización y

funcionamiento de aplicativos, se considere lo relevante y sustancial para



44

generar documentos electrónicos y conformar expedientes electrónicos. 14. Actualizar en el Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA,

el módulo de Tablas de Retención Documental, para registrar: las series,

subseries documentales, tipología documental y la Ficha descriptiva del expediente.

15. Conformar el expediente electrónico en el Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA.

4.4. Programa de cualificación en

gestión

documental

Objetivo. Orientar la cualificación en gestión documental para que cada

participante actualice o perfeccione su conocimiento, potencialice las habilidades y destrezas y asuma un cambio de actitud, con el fin de que reconozca y

desempeñe cabalmente su respectiva responsabilidad documental.

Alcance. Inicia con la elaboración y la permanente actualización del Programa

de Cualificación en Gestión Documental, a cargo de la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, continúa con la promoción y divulgación de cada

uno de los eventos de formación programados, luego se convoca para que participe primordialmente cada servidora y servidor público, vinculado o

contratado, a la SDP, en las apropiadas modalidades de formación y finaliza con

la realización del evento de formación y con la respectiva evaluación para certificar y reconocer las mejores prácticas de gestión documental por

dependencia

Actividades.

1. Definir los asuntos y Líneas Temáticas de Formación.

2. Establecer la metodología de las capacitaciones a realizar 3. Definir y socializar el cronograma correspondiente

4. Realizar las capacitaciones programadas y las solicitadas por los diferentes productores documentales, de acuerdo a las metodologías

establecidas

5. Medir el nivel de efectividad de las capacitaciones mediante visitas de seguimiento y verificación de cumplimiento de los criterios y conceptos

impartidos en las capacitaciones.

4.5. Programa de

conservación documental

Objetivo. Promover y desarrollar las actividades adecuadas para la correcta

conservación y salvaguarda del acervo documental de la Secretaría Distrital de Planeación desde el ámbito de la acción preventiva

Alcance. Utilizando las indicaciones dadas por el Archivo de Bogotá, con el Protocolo de limpieza para espacios de archivos, desde la realización de las

jornadas de limpieza de las zonas de almacenamiento documental, hasta el saneamiento, desinsectación y desratización de las áreas de archivo, pasando por

el monitoreo de las condiciones medioambientales en las zonas de almacenamiento documental y la manipulación de los documentos cartográficos y

textuales, sin olvidar la correcta manipulación de los documentos con deterioro

biológico y el cambio de regular de las unidades de conservación, carpetas, y de las unidades de almacenamiento, cajas X200, cuando se detecten deterioradas,

en los momentos de circulación documental.



45

Actividades.

1. Enseñar e instruir a todas las servidoras y servidores públicos y

contratistas, vinculados a la SDP, por lo menos una vez al año, o cuando haya rotación de personal, sobre las técnicas, metodología y

procedimientos de conservación documental, y en especial al personal del contratista de aseo para que siga las instrucciones del Protocolo de limpieza para espacios de archivos, producido por el Archivo de Bogotá.

2. Realizar periódicamente jornadas de limpieza para disminuir la carga de material particulado, tanto en las unidades generales, unidades

específicas, mobiliario de almacenamiento y superficies de trabajo documental.

3. Incentivar en las y los servidores públicos y contratistas, vinculados a la

SDP, el desarrollo de buenas prácticas para la manipulación de los acervos documentales.

4. Realizar, por lo menos una vez cada semestre, las jornadas de desinfección y de desratización, y de revisión visual de las unidades

almacenamiento y de conservación documental, además de la revisión trimestral de las condiciones de la estantería, de los techos, de las

canales, de las bajantes, de los muros, de las tuberías, de las redes

eléctricas, y de la luminosidad y aireación, todo con el registro y control respectivo.

5. Controlar y monitorear la carga microbiana de las zonas de almacenamiento, una vez al año.

6. Medir con los equipos “Datalogger”, por lo menos cada mes, las variables

de Humedad Relativa y Temperatura, y mediante el uso de un Luxómetro se registrarán las condiciones medioambientales de las zonas de

almacenamiento. 7. Emitir recomendaciones sobre la adecuación de las instalaciones y/o

inmuebles para el mejoramiento de las condiciones medioambientales de los acervos documentales de la SDP.

4.6. Programa de

transferencias documentales

Objetivo. Recibir y custodiar en el Archivo Central la documentación transferida

por cada una de las dependencias de la SDP y por cada uno de las oficinas de los cinco (5) curadores urbanos de la ciudad, además de transferir al Archivo de

Bogotá la documentación que posea valor permanente.

Alcance. Inicia con la asesoría y orientación que se le dará, tanto a las dependencias de la SDP, como a las oficinas de los curadores urbanos para que

apliquen los criterios y lineamientos establecidos en el procedimiento institucional y en el instructivo o manual, hasta que se legaliza la respectiva transferencia

documental, con la suscripción de las propias actas de transferencia documental,

pasando por la verificación del diligenciamiento del inventario documental y de la recepción o entrega del material documental transferido.

Actividades.

1. Propiciar que cada dependencia realice una transferencia al año,

cumpliendo el calendario de transferencias documentales que se

socializará durante cada febrero. 2. Socializar ante los curadores urbanos las nuevas condiciones para realizar

transferencias documentales al Archivo Central, dispuestas en la Guía 5



46

3. Recibir durante los últimos tres (3) meses del año las transferencias documentales de los expedientes de licencias urbanísticas que tramitan

los curadores urbanos, luego de que la Dirección de Recursos Físicos y

Gestión Documental realice la visita de verificación del cumplimiento de los criterios archivísticos.

4. Realizar una transferencia documental al Archivo de Bogotá, con expedientes que ya hayan cumplido los parámetros establecidos en las

Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración

Documental.

4.7. Programa de auditoría interna

Objetivo. Intervenir archivísticamente y organizar documentalmente todos los

expedientes o unidades documentales que se custodian aún sin intervenir en el

Archivo Central y en el Archivo de Manzanas y Urbanismos.

Alcance. Inicia con la identificación de los expedientes que aún no se han intervenido, pasa por la ordenación, depuración, foliación, legajación, eliminación

de abrasivos, el alistamiento y almacenamiento de la documentación conservada y custodiada en el Archivo de Manzanas y Urbanismos y en el Archivo Central de

la Secretaría Distrital de Planeación, hasta el levantamiento del inventario

documental con la digitación de los registros archivísticos y la actualización y unificación de la base de datos documental

Actividades.

1. Establecer los criterios que van ser objeto de auditoría y seguimiento 2. Definir las herramientas correspondientes, de tal forma que se pueda

medir el nivel de adherencia a dichos criterios 3. Diseñar y difundir el cronograma de seguimientos a los productores

documentales 4. Realizar las visitas de verificación programadas de acuerdo a las

herramientas establecidas

5. Realizar las tabulaciones y análisis correspondiente de los datos obtenidos en las visitas

6. Elaborar los informes respectivos, definiendo acciones de corrección, correctivas y preventivas, con el fin de cerrar desviaciones detectadas.

4.8. Proyecto de

intervención

archivística

Objetivo. Intervenir archivísticamente y organizar documentalmente todos los

expedientes o unidades documentales que se custodian aún sin intervenir en el Archivo Central y en el Archivo de Manzanas y Urbanismos.

Alcance. Inicia con la identificación de los expedientes que aún no se han intervenido, pasa por la ordenación, depuración, foliación, legajación, eliminación

de abrasivos, el alistamiento y almacenamiento de la documentación conservada y custodiada en el Archivo de Manzanas y Urbanismos y en el Archivo Central de

la Secretaría Distrital de Planeación, hasta el levantamiento del inventario documental con la digitación de los registros archivísticos y la actualización y

unificación de la base de datos documental.

Actividades.

Clasificación documental,

Conformación de expedientes,



47

Ordenación documental,

Depuración,

Foliación,

Eliminación de elementos abrasivos,

Legajación,

Registro,

Alistamiento, y

Almacenamiento.



48

5. ARMONIZACIÓN DEL MECI CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -NTCGP1000

A continuación, en el Cuadro 8, se describen las relaciones y contribuciones del SIGA y los diferentes sistemas y modelos de gestión de la SDP, con el objetivo de que sean implementados a su cabalidad:

CUADRO 8

ARMONIZACION SISTEMAS DE GESTION

SISTEMA Y/O

MODELO DE

GESTIÓN

OBJETIVO RESPONSABLE VALOR AGREGADO DE LA G.D.

PLAN ESTRATEGICO

/ POA

Establecer el direccionamiento estratégico de

la entidad con todos sus elementos de

planeación de tal manera que le permita el

logro de su misión como organización del

estado.

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Inclusión de la gestión documental

dentro de la planeación

estratégica de la entidad

MODELO

INTEGRADO DE

PLANEACION Y

GESTION

Definir lineamientos de Gestión, sistemas y

modelos para guiar a los servidores públicos

en el desarrollo de la función pública

haciendo la organización más eficiente.

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Articulación de los diferentes

sistemas de gestión de la entidad,

incluyendo las políticas,

lineamientos, programas y

proyectos de la Gestión

Documental en la SDP

PLAN INSITUCIONAL

DE ARCHIVOS

Establecer la planeación estratégica de la

Gestión Documental en la entidad,

definiendo elementos como la visión, política,

programas y proyectos, estructura del SIGA

y modelos de operación.

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

FÍSICOS Y

GESTIÓN

DOCUMENTAL

Garantiza el posicionamiento de la

gestión documental dentro del

direccionamiento estratégico de la

entidad, asegurando su

implementación y la asignación de

los recursos necesarios para tal

fin.

PLAN

INSTITUCIONAL DE

CAPACITACION

Planificar las estrategias, temáticas,

herramientas, programación y demás

aspectos necesarios para la cualificación de

los funcionarios y colaboradores de la SDP,

con el fin de garantizar las competencias

necesarias para el desarrollo de su labor.

DIRECCIÓN DE

GESTIÓN

HUMANA

Inclusión de las temáticas de

Gestión Documental en el

desarrollo del PIC, con el fin de

que sean adquiridas las

competencias necesarias para

garantizar el desarrollo de buenas

prácticas y la conservación y

preservación de la memoria

institución.

PLAN

ANTICORRUPCION

Garantizar la adopción de principios y valores

en los funcionarios y colaboradores de la

entidad con el fin de que se garantice el

desarrollo de las actividades dentro del

marco de la transparencia en la función

pública

DIRECIÓN DE

PLANEACIÓN

Establecer criterios para el manejo

y custodia de la información

institucional, e tal manera que se

convierta en herramienta de

control social para los ciudadanos



49

GESTION DEL

RIESGO

Gestionar los diferentes riesgos derivados de

las actividades propias de la entidad con el

fin de garantizar el cumplimiento de su

misión.

DIRECCIÓN DE

PLANEACION

Garantizar el monitoreo de las

condiciones de riesgo detectadas

y su intervención, con el objetivo

de que sean mitigadas y se

minimice o elimine el impacto si

llegan a materializarse.

PLAN ANUAL DE

ADQUISICIONES

Garantizar los recursos que la entidad

necesita para el cumplimiento de sus

funciones

DIRECCIÓN DE

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Suministrar los recursos

necesarios para la implementación

de los componentes operativos del

SIGA

GESTION

AMBIENTAL

Promover la sostenibilidad ambiental, el uso

adecuado de los recursos, la movilidad

sostenible y la gestión adecuada de los

impactos ambientales significativos

identificados, previniendo la contaminación

dentro de la operación de la entidad.

DIRECCIÓN

PLANEACIÓN

Contribuir con la eficiencia

administrativa mediante la

implementación de buenas

prácticas en gestión documental

en su componente operativo

Oficina sin Papel

SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Adelantar estrategias y actividades

tendientes a elevar la productividad, a través

del mejoramiento de las condiciones de salud

y trabajo en pro de disminuir

porcentualmente el impacto de los factores

de riesgo, de manera que contribuya con la

salud y seguridad de los servidores públicos

y de terceras personas que se vean

involucradas en el desarrollo de las

actividades propias de la entidad.

DIRECCIÓN

GESTIÓN

HUMANA

Garantizar la implementación de

prácticas seguras en el desarrollo

de las labores propias de la

gestión documental por parte de

todos los productores y custodios

documentales

SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN

Proteger la información que se gestiona en la

totalidad de su ciclo de vida y los medios que

permiten dicho ciclo, permitiendo así su

integridad, confidencialidad y disponibilidad.

DIRECCIÓN

SISTEMAS

Garantizar los niveles de

seguridad y acceso de la

información institucional

CONTROL INTERNO Promover la cultura de autocontrol,

autogestión y autorregulación

OFICINA DE

CONTROL

INTERNO

Asegurar el cumplimiento de las

políticas, lineamientos,

procedimientos, programas y

demás directrices establecidas por

el SIGA a todo nivel en la SDP

GESTIÓN DE

CALIDAD

Orientar la gestión de la entidad hacia una

cultura de calidad y mejoramiento continuo

mediante la sostenibilidad del Sistema de

Gestión de Calidad.

DIRECCIÓN DE

PLANEACION

Incluir las políticas, lineamientos,

procedimientos, programas y

demás directrices establecidas por

el SIGA en el Sistema Integrado

de Gestión de la SDP

RESPONSABILIDAD

SOCIAL

Promover y divulgar buenas prácticas de

responsabilidad social.

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Establecer criterios de buenas

prácticas en gestión documental

en los programas de

responsabilidad social con el fin de

contribuir al mejoramiento de la

calidad de vida de los stakeholders

identificados por la SDP.



50

BIBLIOGRAFÍA

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Bogotá: SDP, 2017. 22 p.: il. (Documento SIG E-LE-031). En: http://sipa.sdp.gov.co/sipa/documentos/1797437/DOCUMENTO.pdf

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En: Sistema Interno de Información Interno para la Planeación. 3. _________. Programa de Gestión Documental: 2014-2017. Bogotá: SDP,

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Programa de Gestión Documental – PGD : Manual. Bogotá : AGN, 2014. 70 p. : il. En : http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf

5. COLOMBIA. LEYES, DECRETOS, ETC. Decreto 1080 de 2015: Por medio del

cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Bogotá : Mincultura, 2015. 237 p. En : http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf

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http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf

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