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Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 11 de julio de 2008

Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen los autores (Jordi Graells Costa y Jesús Martínez Marín). La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.

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¿Por qué debemos gestionar el conocimiento?El programa Compartimdel Departamento de Justicia

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En el modelo económico actual...

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... el conocimiento es la variable clave

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... para innovar todo tipo de servicios y productos

Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007

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Gestionar el coneixement per innovar

... y, en cambio, las organizaciones tienen mucha información y conocimiento

infrautilizados

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... pero la información abruma y el conocimiento es intrincado

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Entonces...

Debemos movernos e introducir nueves formas de organización que permitan difundirlo y tratarlo eficazmente para conseguir más productividady satisfacción...

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... como hacen las organizaciones ideales

CC NC 2.0 www.flickr.com/rnyeua/1430089128

CC BY 2.0 www.flickr.com/wordridden/502586579

Según el Instituto Great Place, las características de las mejores organizaciones para trabajar en ellas son: estabilidad laboral,

rentabilidad, igualitarias, con poco absentismo, innovación,

funcionamento en equipo y trabajo colaborativo.

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Liderazgo

Juicio

Intuición

Toma de decisiones

Responsabilidad

ConcienciaSeguridad en sí mismo

Trabajo en equipo

Creatividad

Implicación

que miran el mundo de otra forma…

RSS

11 www.flickr.com/oceanflynn/345173368

... y con Internet y las TIC abaratan el coste de interaccionar

CC BY 2.0 – www.flickr.com/thefangmonster/352439602

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Por lo tanto, se trata de impulsar las

condiciones básicas para innovar

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El documento digital no es nunca definitivo. ¡Existe para crear otros nuevos!

14

Condiciones para innovar

Creando conocimiento colectivo dentro de la organización: estrategias y herramientas.

Mezclándolo con otro conocimiento: cambios necesarios.

Compartiéndolo con los otros: licencias de difusión abierta de propiedad intelectual.

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Que la Administración revierta en la ciudadanía –personas y organizaciones– el conocimiento contenido en sus publicaciones y facilite así la innovación.

Edición de las publicaciones de la Administración de la Generalidad de Cataluña con licencias Creative Commons: - Departamento de Justicia- EAPC- Departamento de Cultura- ...

Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0

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La Administración debe abrir los derechos de explotación de sus obras

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Y programar actividades que hagan más competitivos los empleados, usando recursos de la gestión del conocimiento

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Las personas son la principal variablede las organizaciones en la sociedad en red.

Desarrollar los hábitos deinnovar, emprender y colaborar

invirtiendo en herramientas colaborativasque propicien el aprendizaje y el conocimiento.

Hacer más competitivosa los empleados programando formacióny midiendo sus efectos en los resultados de la actividad.

Las organizaciones necesitan fomentar el conocimiento

como principal fuente devalor competitivo.

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Profesionalesque colaboran y aprenden haciendo

© Departament de Justícia. CC BY

Programa Compartim

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- Departamento de Salud / Agencia de Protección de la Salud / ServicioRegional de Barcelona i ServicioRegional de la Cataluña Central

- Mayo y junio de 2008- Valorar la oportunidad y la capacidad

para gestionar el conocimiento entre los profesionales de estos servicios (vigilancia y control alimentario y ambiental) CC BY 2-0 – www.flickr.com/roland/39667269

- Veterinarios, farmacéuticos y otros titulados de salud pública- 7 comunidades de práctica- Intranet, correo electrónico, Google Docs- 12 productos de conocimiento finales

Más ejemplos: CoP veterinarios, farmacéuticos y otros de Salud

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- Mejora de la atención al enfermo endocrinológico.

- Mejor gestión de los recursos sanitarios (resolver el problema, si no requiere visita hospitalaria, en la atención primaria)

Más ejemplos: CoP Salud endocrinología LleidaMédicos y enfermeras especialistas en endocrinología del Hospital Arnau de Vilanova y médicos y enfermeras generalistas de dos Centros de Atención Primaria de Lleida deben gestionar su conocimiento dentro de una comunidad de prácticas.

Con la intención de:

CC BY SA 2.0 – www.flickr.com/osterwalder/223828400

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¿Cómo introducir la gestión del conocimiento en la Administración?

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Dos perspectivas complementarias:

la perspectiva macro

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1. Debe emanar del instrumento principal, del plan estratégico de la organización.

2. Elaboración del Plan de gestión del conocimiento para la organización. Quién tiene el conocimiento, qué valores nos distinguen de la competencia, gestionar el conocimiento de procesos clave para la organización, capturar y procesar el conocimiento explícito y el tácito. Comunidades de práctica

3. Identificación de las competencias clave para la organización y las específicas de cada grupo profesional. Con el mapa de competencias por objetivos. Plan estratégico de formación.

La gestión del conocimiento (GC) debesituarse en el lugar adecuado:

¿Dónde situar la gestión del conocimiento?

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Ha funcionado correctamente el trabajo de las 3 patas del mismo taburete:

Factores que han ayudado a implantar el programa Compartim en Justicia

Aprendizaje Organización Interacción - difusión

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Dos perspectivas complementarias:

la perspectiva micro

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La pregunta clave del directivo

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Por qué debería funcionar?

Qué gano?

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Los datos principales

2008

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Datos de participación 2008 1/2

Después de tres años desde el inicio

- 15 comunidades profesionales vinculadas a CoP

- 1.200 profesionales

- 4 ámbitos profesionales

- 250 participantes directos

- 27 grupos de trabajo activos

- 14 e-moderadores

- 15 asesores externos para cada CoP

- 60 ponentes

- Formación y asesoramiento externos (IADE, UOC, UAB, etc.)

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Primer semestre 2008

Actividad presencial

- 98 reuniones presenciales: 497 horas de trabajo.

- Promedio de participación del 25%

Actividad en línea

- 800 personas dadas de alta a la plataforma de trabajo colaborativo.

- 12% de participación (aportaciones) del global de los colectivos. Herramientas más usadas: blogs y foros de debate.

- Herramientas de multidifusión: blogs, intranet, web, otros canales (YouTube, Sclipo...)

Datos de participación 2008 2/2

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© Departament de Justícia. CC BY

Programa Compartim

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Y todo esto, ¿qué está produciendo?

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Nuevos productos de conocimiento

Nuevas respuestas ante problemas que tiene la organización

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14 soluciones a problemas en el 2007

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27 nuevas respuestas

y solucionespara el 2008...

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... para ser usadas y aplicadas en el lugar de trabajo

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Claros beneficios para la organización

1. Paliar déficits de conocimiento que necesita la organizaciónpara llevar a cabo los objetivos.

2. Prever y evitar fugas de conocimiento por jubilación o rotación.

3. Reducir la duplicación de inversiones (en esfuerzos, procesos y formación) para resolver una misma necesidad de conocimiento.

4. Mejorar la toma de decisiones, más rápida y de mayor calidad, porque se pueden tomar en un nivel más bajo del organigrama.

5. Resolver el problema de saturación de la información porque se depura y clasifica estratégicamente.

6. Rentabilizar la inversión en capital humano que se realiza en formación porque se comparte el conocimiento.

7. El Departamento de Justicia obtiene beneficio administrativo y gubernamental , como organización sustentadora del programa, ante otras administraciones y la ciudadanía.

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Características distintivas

del programa Compartim

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En vías de consolidación como

experiencia innovadora en el ámbito público.

Después de tres años evolucionando:

- de las barreras y obstáculos... - a les turbulencias... - para pasar a la difusión y diseminación en la organización...

... Ahora toca la calidad y la institucionalización (tercer/cuarto estadio del ciclo evolutivo de las CoP)

Evolución del programa Compartim...

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... por las etapas estándar de las CoP

Evolución de las CoP según el modelo IADE:

Fase 1. Incipiente (inicial). Entusiastas que quieren encontrar respuestas en la praxis de su trabajo.

Fase 2. En desarrollo (de repetición). Con aplicaciones iniciales y buenas prácticas (BP) puntuales. Empiezan a compartir problemas y soluciones. Imprescindible la figura del líder de la comunidad.

Fase 3. De definición. Hay concienciación plena, plataforma tecnológica de soporte y productos de conocimiento medibles (métricas).

Fase 4. Consolidada (de gestión). El modelo se integra en la organización, se comparten buenas prácticas, los procedimientos se consolidan y hay cambio cultural. Comienzan a aplicar beneficios del conocimiento generado, compartiendo y recibiendo apoyo institucional. Los resultados son claves.

Fase 5 Madura (de optimización). La organización ya actúa como si fuera una CoP y sus procesos integran de modo natural las estrategias derivadas de las CoP.

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1. Orientación a la producción de conocimiento aplicabledirectamente en la organización (comunidades de consecución versus comunidades de capacitación). Pero también dinámicas profesionales de capacitación.

2. CoP como espacios de referencia profesional:

- Antena

- Organización del know-how

- Consulta

... para convertirnos en referente en la Administración

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Grupo de trabajo

Comunidad de práctica

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Discusión

Productos

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Evaluación

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+ 250 integrantesactivos

+ 1.200 participantesTrabajo en líneaReuniones presenciales

Mapa de comunidades de práctica

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Difusión interna y externa del programawww.gencat.cat/justicia/bloc-emoderadors

http://gestioconeixement.blogspot.com

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Indicadores de actividad / proceso de trabajo1. Actividad en línea e-moderadores: conexión e-Catalunya (nº visitas), nº participaciones

en el bloc e-moderadores, nº participaciones dentro la CoP.

2. Actividad en línea de la CoP: conexiones e-Catalunya (nº visitas totales), nº miembros diferentes conectados a e-Catalunya, porcentaje de participación por herramientas, porcentaje de participación del colectivo de profesionales dentro la CoP.

3. Participación trabajo presencial: nº de sesiones presenciales, nº de participantes totales, nº de participantes diferentes

Indicadores de producción• Nº de productos elaborados dentro del plazo previsto

Indicadores de impacto (productos elaborados el 2007)CUANTITATIVOS

• Nombre del producto elaborado• Tipo de difusión realizada

• Nº aplicaciones del producto: nº profesionales que lo usan, nº estimado de aplicaciones, impacto económico, otros tipos de impacto...

CUALITATIVOS• Colección de historias/narraciones de personas a quien les haya mejorado la praxis,

opiniones directivas...

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Indicadores para evaluar el programa

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Aspectos más importantes:

1. Lista de control (checklist), para discriminar unidades que ofrecen garantías para ser comunidades de práctica (CoP).

2. Modelo de ciclo de vida de las CoP. Tipos de CoP.

3. Indicadores para cada estadio del modelo de ciclo de vida de las CoP. Clasificación de las CoP.

4. Factores críticos de éxito para el funcionamiento y supervivencia de las CoP en la Administración pública.

Aportaciones del programa Compartim

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Hasta ahora hemos explicado el funcionamiento y la evolución de las CoP como uno de los recursos más útiles para gestionar el conocimiento.

Pero falta identificar los

factores de éxito o fracaso de las CoP:

Estructurales: demográficos, organizativos, culturales, rol del conocimiento dentro del grupo profesional...

Dinámicos: funcionamiento interno de las CoP, características del e-moderador...

¿En qué estamos concentrando esfuerzos actualmente?

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Conclusiones

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10 conclusiones más generales

1. Además de los beneficios para la Administración ya apuntados, el personal que participa tiene más compromiso institucional.

2. Cambios culturales y de valores muy lentos en la Administración que dificultan la maduración de las CoP.

3. CoP deben ser grupos de profesionales exentos de conflictos(salariales, procesos selectivos) dinamizados por líderes naturales.

4. Participación de experto externo y formación TIC y comunicación.5. Reuniones presenciales que cohesionen para trabajar en línea.6. Política de incentivos pública. No es un programa barato y será

sostenible si hay métricas que demuestren el retorno (ROI).7. Aflorar el talento oculto.8. Impulso a los aprendizajes informales dentro de la organización.9. Alfabetización digital a los colectivos profesionales (e-inclusión).10. Una paradoja final: la etapa de éxito de las CoP es la del cierre.

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Learning to fly

CC BY Rodrigo Sá www.flickr.com/photos/rodrigosa/2465650425

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¡Gracias!www.slideshare.net/justicia

Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 11 de julio de 2008

Avís legalAquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín). La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.