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UN PROYECTO DE INNOVACIÓN Y MEJORA DE HEAD START

Programa Alimenticio del Cuidado de Niños y Adultos (CACFP) de USDA de TABLE

Guía para el Sistema TABLE de registro de documentación

GUÍA

Programa Alimenticio del Cuidado de Niños y Adultos (CACFP) de USDA de TABLE

Guía para el Sistema TABLE de registro de documentación

Un proyecto del Community Development Institute

Financiado por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, Administración para Niños y Familias, Oficina de Head Start. Número de adjudicación de la subvención: 90YD0252/01 Desde el 30 de septiembre de 2008 hasta el 29 de septiembre de 2011

Introducción, página 1

Cómo está organizado el Sistema TABLE de registro de documentación ............................... 2

Por qué funciona el sistema ................. 3

Quién debería usar la guía ................... 3

Cómo usar la guía ................................. 3

Introducción al CACFP .................... 4

Parte 1 Sistema de pestañas TABLE, página 7

Pestañas de la categoría 1: Institucional .................................... 8

Pestaña 1: Materiales de solicitud del CACFP ................................................... 8

Pestaña 2: Plan de gestión ................... 8

Agregar nuevos sitios a su programa .................................... 9

Pestaña 3: Presupuesto del CACFP .... 10

Pestaña 4: Normas de adquisición y contratos con los proveedores de alimentos ............................................... 10

Pestaña 5: Acuerdo del CACFP ........... 11

Pestaña 6: Documentación sobre derechos civiles ..................................... 12

Pestaña 7: Composición racial y étnica TABLE ......................................... 12

Pestaña 8: Organismo estatal obligatorio Capacitación ......................................... 12

Pestañas de la categoría 2: Auditoría y revisión ............................................... 13

Pestaña 1: Formularios de inscripción del CACFP ................................................... 13

Declaraciones sobre elegibilidad de ingresos ........................................... 13

Pestaña 2: Políticas y Guía de procedimientos de Head Start/Early Head Start ............................................. 13

Política de recuento negativo ......... 14

Pestaña 3: Organigrama y descripciones de tareas ................................................ 14

Pestaña 4: Documentación de supervisión ........................................... 14

Requisitos del CACFP evaluados ... 15

Pestaña 5: Revisiones del CACFP del organismo estatal ....................................16

Facilitar una revisión eficaz ............. 16

Planes de medidas correctivas ....... 17

Pestaña 6: Menús y etiquetas CN ........ 17

Pestaña 7: Declaraciones médicas ...... 18

Pestaña 8: Registros anuales de capacitación .......................................... 19

Índice

Pestañas de la categoría 3: Documentación de respaldo mensual ......................................... 19

Pestaña 1: Reclamo mensual del total del programa ............................................... 19

Pestaña 2: Reclamo mensual del establecimiento ................................... 19

Pestaña 3: Lista del programa ............. 20

Pestaña 4: Documentación para el recuento de comidas ............................ 20

Pestaña 5: Menús con fecha mensual . 20

Pestaña 6: Hojas de trabajo de producción ............................................ 20

Pestaña 7: Informe sobre costos de alimentos ............................................... 21

Pestaña 8: Costos de mano de obra y Planillas de horarios .............................. 21

Parte 2 Recursos de apoyo y otra información, página 23

Comida al estilo familiar ................. 23

Hacer que la comida sea especial ....... 24

Requisitos .............................................. 24

Retos ...................................................... 25

Especificaciones para la alimentación de los bebés ................................... 26

Jugo ....................................................... 26

Tenga en cuenta ................................... 26

Modelos de comidas para bebés ....... 26

Modelo de comidas para bebés del

CACFP ................................................... 27

Desayuno ......................................... 27

Almuerzo o cena ............................. 28

Merienda ......................................... 29

Recursos TABLE .............................. 30

Recursos federales del CACFP ............ 30

Modelo de comidas para niños del CACFP ................................................... 31

Desayuno ......................................... 31

Almuerzo o cena ............................. 32

Merienda ......................................... 34

Sitios web útiles .................................... 36

Glosario TABLE de términos útiles .. 37

Referencias ..................................... 39

1

Part 2

Bienvenido al Sistema TABLE de registro de documentación para

los programas Head Start y Early Head Start. Esperamos que este

sistema de archivo fácil de usar lo ayude a comprender, administrar

y recibir fondos del Programa Alimenticio del Cuidado de Niños y

Adultos (CACFP) del Departamento de Agricultura de los Estados

Unidos (USDA).

Introducción

El sistema de registro de documentación comprende esta guía y pestañas

(para que pueda administrar importantes documentos del CACFP) que lo llevarán con facilidad de mes a mes. A medida que se familiarice con la información que aquí proporcionamos, tenemos la seguridad de que sus preguntas tendrán respuesta, aumentará su comprensión del CACFP, y sentirá que dispone de un conjunto de instrumentos para mantener la documentación actualizada. Recuerde, el beneficio de administrar eficazmente su CACFP es permitir a los programas integrar un servicio nutritivo de alimentos que apoye el crecimiento y desarrollo físico, cognitivo, social y emocional de los niños.

Esta guía es su recurso para:

• Obtener asesoramiento sobre cómo establecer y llevar los registros del CACFP usando nuestro Sistema TABLE de registro de documentación

• Obtener descripciones del CACFP en la medida que se relaciona con Head Start (HS) y Early Head Start (EHS)

• Obtener consejos y recursos adicionales para apoyarlo en todos los aspectos de su programa

Institucional

Auditoría y revisión

Documentación de respaldo mensual

Todos los materiales básicos de solicitud anuales del CACFP de su programa

Documentos necesarios para una revisión por parte de los organismos estatales del CACFP

Reclamo mensual e información para el reembolso

2

Cómo se organiza el Sistema TABLE de registro de documentación

1

2

3

Para facilitarle el registro de

documentación, tomamos los

elementos principales de los

requisitos del CACFP y los

dividimos en tres categorías:

1. Institucional

2. Auditoría y revisión

3. Documentación de

respaldo mensual

Dentro de cada categoría

hay ocho pestañas que le

sirven de guía para el archivo.

3

» Las pestañas TABLE se

pueden usar en carpetas o en un fichero.

Por qué funciona el sistemaEl Sistema TABLE de registro de documentación es un simple sistema de archivo con pestañas para los documentos del CACFP que ayuda a los programas Head Start a cumplir los requisitos del CACFP. Cuando usa el sistema de archivo con pestañas, todos sus documentos para el CACFP se clasifican correctamente y están en su lugar, de forma que pueda completar su reclamo mensual más fácilmente. Usar este sistema de archivo también lo prepara a usted y a su programa para una revisión del CACFP. Cuando tenga lugar una revisión sus documentos ya estarán en orden y al alcance de su mano.

Tiene dos opciones para organizar su sistema. Puede organizar el sistema de archivo en carpetas si su programa es más pequeño y tiene menos documentos o se podrá usar un fichero para los programas más grandes. De todas formas, usar las pestañas le permitirá comprender más claramente los requisitos para administrar con éxito su trabajo del CACFP.

Quién debería usar la guíaEsta guía se aplica a todos los programas Head Start y Early Head Start de todo el país. Cualquier persona que contribuya con el reclamo mensual para el proceso de reembolso o cualquier persona que tenga la responsabilidad de firmar el reclamo la encontrará útil, desde los miembros del equipo fiscal y los gerentes de nutrición, hasta los directores de Head Start y los cocineros principales. La guía se desarrolló también teniendo en cuenta al personal de nutrición y del salón de clases: cocineros, dietistas titulados, asesores, maestros, ayudantes de cocina, y todos los miembros del personal que puedan crear menús y llevar a cabo los recuentos de comidas del punto de servicio y la supervisión del CACFP.

Cómo usar la guíaLa información de la guía TABLE tiene como objetivo ayudarlo a comprender qué artículos deben colocarse detrás de cada pestaña en forma mensual y anual. Parte 1, Sistema de pestañas TABLE, describe el sistema de registro de documentación por medio de pestañas TABLE. Se explica cada una de las tres categorías de pestañas para que usted pueda saber exactamente qué incluir en sus archivos. Parte 2, Recursos de apoyo, comprende recursos y más explicaciones sobre los temas del CACFP que son importantes para los programas Head Start y Early Head Start, inclusive las comidas al

4

Introducción al CACFP

Consejo TABLE Recuerde leer la sección

sobre las comidas al estilo

familiar en la Parte 2

en la página 23.

» En TABLE fomentamos y

aplaudimos los esfuerzos de los

programas Head Start en toda

la nación para servir comidas saludables, atractivas y nutritivas en un entorno

sociable, y a la vez cumplir los

reglamentos del CACFP y las

Normas de Desempeño del

Programa Head Start.

El Programa Alimenticio del Cuidado de Niños y Adultos (CACFP) de USDA es

administrado por el Servicio de Alimentación y Nutrición, un organismo dentro del USDA. El CACFP reembolsa los servicios de comidas en los centros de cuidado infantil. Los centros que cumplen los requisitos pueden ser centros de cuidado infantil, los programas Head Start, refugios de emergencia, centros de cuidado luego de la escuela para situaciones

de riesgo, centros de cuidado diurno de adultos y hogares de cuidado infantil familiar. Cada organismo administrativo estatal del CACFP proporciona asistencia técnica y supervisión para los centros de cuidado infantil para prestar servicios a niños de bajos recursos.Los reembolsos de comidas son el monto en dólares que se calcula por servicio de comidas, que recibirá un programa Head Start para compensar el costo de la comida. La tasa de reembolso por comida se determina por medio de una revisión anual de la serie de alimentos que se consumen fuera del hogar del índice de precios al consumidor para todos los consumidores urbanos. Las nuevas tasas de reembolso por comida se publican en el Registro Federal en julio de cada año; esta pauta informa a los programas Head Start sobre las nuevas tasas de reembolso para

5

cada servicio de comidas. Alaska y Hawaii se calculan en forma diferenciada y reflejan tasas de reembolso superiores por servicio de comidas. Las comidas que se reclaman para cada niño por día, para los fines del reembolso, no podrán superar dos comidas y una merienda, o dos meriendas y una comida. Las comidas de los adultos que integran el personal del programa Head Start no se reembolsan de los fondos del CACFP. Los programas Head Start requieren que el personal ejemplifique comidas para los niños en un concepto de comidas al estilo familiar, y considere el momento de las comidas como parte del plan de estudios educativo relacionado con las aptitudes sociales y de nutrición. Sin embargo, estas comidas para los adultos no se reembolsan de los fondos del CACFP, pero se deben pagar con los fondos de la subvención de Head Start.Mantener un servicio de comidas nutritivo y de alta calidad en un programa Head Start exige el compromiso con la excelencia por parte del personal del programa. En TABLE fomentamos y aplaudimos los esfuerzos de los programas Head Start de toda la nación para servir comidas saludables, atractivas y nutritivas en un entorno sociable, y a la vez cumplir con los reglamentos del CACFP y las Normas de Desempeño del Programa Head Start.Nota: En toda la guía TABLE le sugerimos que se ponga en contacto con su organismo estatal como un recurso.

estilo familiar (FSD por sus siglas en inglés) y la alimentación de los bebés. También comprende una lista de los recursos federales del CACFP y un glosario de términos. Las secciones especiales (que se indican con gráficos o colores) señalan información importante y lo invitan a reflexionar si entiende cómo se gestiona el CACFP y el Sistema TABLE de registro de documentación. Preste atención, en toda la guía, a: • señales de atención para destacar

información importante por toda la guía. • las Normas de Desempeño de Head Start

y el Código de Reglamentos Federales (CFRs por sus siglas en inglés) que se indican como referencia.

• los consejos TABLE que proporcionan información adicional para mejorar su comprensión del proceso de gestión del CACFP y orientarlo a más recursos.

6

Notas

7

Part 2

Esta sección de la guía lo ayudará a entender cómo usar nuestro

Sistema de pestañas TABLE al ofrecerle información básica sobre

cada pestaña y describir la información que se debe guardar en

cada pestaña. Se dará cuenta de que algunas descripciones de

pestañas incluyen más información que otras. Esto se debe a que la

documentación para algunas áreas es más compleja que para otras.

Hemos hecho todos los esfuerzos posibles para proporcionarle más

antecedentes generales y orientación sobre aquellas pestañas que

requieren una comprensión más profunda de su parte.

Sistema de pestañas TABLE

Parte 1

» Si no se ha archivado información

detrás de una pestaña, entonces

algo falta.

Nuestras pestañas TABLE usan un formato de sistema de archivo

tradicional para uniformizar y organizar el registro de documentación. El sistema consiste en tres categorías de pestañas principales: Institucional; Auditoría y revisión; y Documentación de respaldo mensual. El objetivo de las tres categorías es ayudarlo a mantener toda la documentación para el registro relacionada con el CACFP organizada de manera central para las revisiones. Dentro de cada categoría hay una serie de ocho pestañas que describen exactamente lo que debe archivarse.

Siempre debe verificar muy bien que cada pestaña TABLE incluya información o documentación. Si una pestaña no es necesaria porque el estado no lo exige, es bueno colocar una nota detrás de ella de modo que todos sepan que no es un requisito. Las pestañas están diseñadas para que las use como lista de verificación en sus plazos de gestión anuales y mensuales del CACFP.

8

PESTAÑAS DE LA CATEGORÍA 1: INSTITUCIONAL

Esta categoría comprende ocho pestañas. Úsela para los materiales relacionados

con la organización; los documentos básicos y la información sobre su programa que muestran a su organismo estatal del CACFP que usted es capaz de gestionar un programa del USDA.

PESTAÑA 1 Materiales de solicitud Coloque la información requerida para la renovación de la solicitud del CACFP para el organismo estatal detrás de esta primera pestaña TABLE. Otra información requerida, como el presupuesto y el plan de gestión, tiene su propia pestaña para que se pueda acceder a ella con facilidad en las revisiones. Si su programa dispone de más de un establecimiento donde los niños comen, entonces la información de cada establecimiento debe ir en esta pestaña. Puede ocurrir que a veces un estado no tenga el formulario específico que su programa pueda necesitar. Tendrá que crear su propio

formulario, sin embargo, el mismo tendrá que presentarse y ser aprobado por su oficina estatal. Archive la aprobación de la oficina estatal de su formulario en esta pestaña.

PESTAÑA 2 Plan de gestión En esta sección de las pestañas TABLE se colocan los requisitos del plan de gestión de su organismo estatal del CACFP. Algunos estados tienen un formato específico para el plan de gestión. Otros estados proporcionan muy poca orientación sobre el contenido o formato de un plan de gestión. Su programa debe tener un plan de gestión escrito que describa cómo funcionará su CACFP a fin de garantizar que se cumpla con todos los reglamentos y políticas. Este plan debe ser integral, descriptivo, y reflejar cómo trabaja el personal de su programa en lo relacionado con la prestación de servicios de nutrición del CACFP. El CACFP tiene tres áreas en las que se espera que los programas demuestren su competencia: Viabilidad financiera, Capacidad administrativa, y Ejercicio responsable de funciones del programa. En los círculos del CACFP la sigla (en inglés) para este concepto es VCA1, expresa el compromiso de todas las instituciones con la integridad. Téngalo en cuenta cuando escriba su plan de gestión.

9

Agregar nuevos establecimientos a su programaLa visita previa a la aprobación de todos los establecimientos es un requisito estándar para las organizaciones patrocinadoras en todos los estados antes de que pueda comenzar la participación y presentación de reclamos. Durante esta visita, su director (o persona designada) se asegura de que el personal del centro comprenda los requisitos del CACFP, inclusive: • La importancia de la exactitud y puntualidad

de la asistencia diaria y los recuentos de comidas del punto de servicio. (Recuento de comidas del punto de servicio: cuando se registra la comida en el momento en que se sirve al niño).

1 7 CFR 226.6 (b) (2) (vii) (B) (CACFP)—Cumplimiento de las normas de desempeñoNorma de Desempeño 2—Capacidad administrativa. La institución que renueva debe tener capacidad administrativa. Deben estar en vigor prácticas de gestión adecuadas y eficaces para asegurar que el Programa funcione de conformidad con esta parte. Para demostrar su capacidad administrativa, la institución que renueva debe documentar que cumple con los siguientes criterios:

• Tiene un número y tipo adecuado de personal calificado para garantizar el funcionamiento del Programa de conformidad con esta parte;

• Si se trata de una organización patrocinadora, documentación en su plan de gestión que indique que emplea al personal suficiente para cumplir con la proporción de supervisores respecto a los centros, tomando en cuenta los factores que el organismo estatal considerará para determinar las necesidades de dotación de personal de la organización patrocinadora, como se establece en 226.16(b)(1); y

• Si se trata de una organización patrocinadora, tiene por escrito políticas y procedimientos del Programa que asignan responsabilidades y deberes en el Programa, y garantizan el cumplimiento de los requisitos sobre derechos civiles.

Nota: tanto los nuevos programas como los ya existentes deben demostrar anualmente el VCA.

Consejo TABLE Lea la sección en esta guía sobre comidas al estilo familiar para obtener

información comp leta sobre la conducta del personal durante las

comidas.

• Las comidas de los niños son reembolsables; las comidas del personal no son reembolsables.

• Cuando el personal del salón de clases coma con los niños, se servirá porciones del mismo tamaño que los niños.

• Todas las visitas de supervisión deben incluir la conciliación de la asistencia y de los registros de recuentos de comidas de cinco días. La "conciliación de cinco días" garantiza que los recuentos de comidas no superen la asistencia real y que los recuentos de asistencia se vean razonables durante el período seleccionado de cinco días.

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PESTAÑA 3 Presupuesto del CACFP En esta pestaña TABLE se archiva el presupuesto del CACFP de su programa, que comprende los gastos proyectados y los reembolsos proyectados del CACFP. Las partidas presupuestarias del CACFP (de

acuerdo a lo informado al organismo estatal) deben ser parte de su proceso de codificación para órdenes de compra relacionadas con el servicio de comidas. El detalle completo de costos de los gastos mensuales del CACFP se archivan en la categoría 3, Documentación de respaldo mensual, pestañas 7 y 8.El CACFP requiere una contabilidad mensual de los costos del servicio de comidas en su programa. Se exige la comparación de los costos relacionados con el servicio de comidas con respecto a los reembolsos recibidos a fin de documentar en el CACFP que el servicio de comidas no tiene fines de lucro. El CACFP podrá no cubrir todos los costos de los servicios de comidas. Los costos se separan en dos categorías: costos administrativos y costos de funcionamiento. El organismo estatal del CACFP requiere anualmente un presupuesto de su programa en la solicitud de renovación para el CACFP.Los costos relacionados con la planificación, supervisión y gestión del servicio de comidas

y de la participación en el programa de acuerdo al CACFP se pueden categorizar como costos administrativos2.

Los costos de funcionamiento comprenden, entre otros, alimentos, insumos que no sean alimentos, la mano de obra de los cocineros y ayudantes de cocina, los insumos para limpieza, los productos de papel que se usan en los servicios de comidas, y otros costos relacionados con la preparación y servicio de una comida.

PESTAÑA 4 Normas de adquisición y contratos con los proveedores de alimentos Del mismo modo que los programas Head Start y Early Head Start, el CACFP se financia con fondos federales. Todas las organizaciones que funcionan con fondos federales deben tener protocolos de adquisición. Su programa puede redactar sus propias normas de adquisición o puede adoptar las normas estatales de adquisición como propias. De cualquier forma las normas deben establecer claramente cómo se llevan a cabo las compras en su organización3 y se deben archivar en esta pestaña. Además, incluya los contratos con los proveedores de alimentos o con la autoridad escolar responsable de las comidas detrás de esta pestaña.Todas las adquisiciones, ya sea que se hagan mediante licitaciones en pliego cerrado o por negociación, sin importar el monto, deben llevarse a cabo de forma que promuevan la máxima apertura y libre competencia. También es importante que recuerde que los

» Por favor tenga en cuenta: los reembolsos planificados

nunca deben ser superiores a

los gastos planificados.

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2 Instrucción FNS 796.2 Rev.3FNS 796.2 Rev. 3 (que explica el objetivo, autoridad, alcance y costos permitidos para el Programa Alimenticio del Cuidado de Niños y Adultos) regula lo que se permite adjudicar a costos administrativos y las instrucciones de gestión financiera del organismo estatal.

3 7 CFR 226.22 (a) (CACFP)Esta sección establece normas y pautas para la adquisición de alimentos, insumos, equipos y otros productos y servicios. Estas normas se otorgan para garantizar que dichos materiales y servicios se obtengan de manera eficaz y económica, y en cumplimiento de las disposiciones de las leyes federales y órdenes ejecutivas aplicables.

procesos de procedimientos de licitaciones se implementen de forma anual. El reglamento 7 CFR 226.223 detalla las normas y pautas específicas a ser incorporadas en las políticas escritas de su programa con respecto a las adquisiciones. Los reglamentos federales exigen licitaciones anuales abiertas para cualquier adquisición relacionada con el CACFP. Los procedimientos de adquisiciones no deben restringir ni eliminar la competencia. Usted querrá tener procedimientos de adquisiciones abiertos para que su programa pueda encontrar los mejores productos y servicios. Algunos ejemplos de lo que se considera restricción de competencia son, entre otros: 1) establecer requisitos poco

razonables a empresas para que califiquen para hacer negocios con usted, 2) prácticas anticompetitivas entre empresas, 3) conflictos institucionales de interés, y 4) experiencia innecesaria y requisitos de pago de fianza.

PESTAÑA 5 Acuerdo del CACFPEn esta pestaña se archiva el acuerdo firmado de su programa, como institución, para participar en el CACFP. El acuerdo proviene del director o representante de su organismo estatal del CACFP, es firmado por esa persona y por su director local de Head Start, y se envía luego de que su solicitud se aprueba. Este acuerdo es un contrato legal y vinculante, así que tómese tiempo para leerlo con cuidado. Es muy

Consejo TABLE Definición de competencia abierta: Cualquier persona está invitada a

participar de la licitación para tener la oportunidad de trabajar con su

programa a fin de promover la máxima participación en el p roceso. Los

servicios mejoran al garantizar la competencia abierta y justa. Para

tener más información sobre otros requisitos consulte el p rotocolo de

adquisiciones de su organización.

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importante que recuerde que, al firmar este documento, su organización se compromete a cumplir todas las directrices establecidas por su organismo estatal del CACFP4. Esta pestaña no comprende los contratos con sus proveedores de alimentos ni el contrato con la autoridad escolar responsable de las comidas; los contratos con los proveedores de alimentos se archivan en la pestaña 4.

PESTAÑA 6 Documentación sobre derechos civiles Para cumplir con la Ley de derechos civiles de 1964 algunos estados requerirán que se complete un cuestionario o una encuesta (junto con la solicitud inicial del CACFP) por parte del director de su programa local Head Start o Early Head Start. Esta también es la pestaña donde archiva los materiales de capacitación sobre derechos civiles. Algunos estados llevan a cabo una capacitación anual que aborda los temas de derechos civiles relacionados con el CACFP. Todos los organismos estatales garantizan el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de derechos civiles de 1964.

PESTAÑA 7 Composición racial y étnica TABLE En la mayoría de los casos el estado solo exige la composición étnica de los niños de

su programa cuando el programa postula por primera vez al CACFP. En algunos casos, esta información se solicita de forma anual. En cualquiera de los casos, debe archivar esta información detrás de esta pestaña. Hay varias formas para que su programa pueda obtener la información. La composición étnica se puede proporcionar mediante 1) un censo de población que muestre la estructura demográfica local (en general lo proporciona el organismo estatal) o 2) una encuesta de los niños matriculados en su programa Head Start o Early Head Start, que lleva a cabo el personal del programa. Muchas veces su programa ya está haciendo este tipo de censos, y puede obtenerse a través de su información de matrícula.

PESTAÑA 8 Capacitación obligatoria en el organismo estatalLa documentación para la capacitación que se exige anualmente sobre requisitos específicos del CACFP se archiva aquí. La documentación correcta comprende el certificado de asistencia u otra prueba de la asistencia en el formato exigido por el organismo estatal. No archive documentación de las capacitaciones anuales que llevó a cabo para el personal de su programa aquí; esto corresponde a la Categoría 2, Audición y Revisión, en la pestaña 8 TABLE.

4 7 CFR 226.6 (b) (4) Acuerdos del programa (CACFP)El organismo estatal debe exigir que cada institución cuya participación en el Programa haya sido aprobada acepte los términos de un acuerdo que dicte los derechos y responsabilidades de cada parte. El organismo estatal puede permitir a una institución que renueva modificar los acuerdos ya existentes del Programa en lugar de celebrar un nuevo acuerdo.

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PESTAÑAS DE LA CATEGORÍA 2: AUDITORÍA Y REVISIÓN

En esta categoría se archivan los documentos relacionados con la

auditoría del CACFP. Los documentos en esta categoría respaldan el proceso de revisión del CACFP. Hay ocho pestañas en esta sección.

PESTAÑA 1 Formularios de matrícula del CACFP Detrás de esta pestaña se debe archivar la documentación de matrícula que se requiere para cada niño matriculado en Head Start. Los formularios de matrícula del CACFP describen los días y tipos de servicios de comidas que los padres esperan que reciban sus hijos. Son diferentes a las declaraciones sobre elegibilidad de ingresos. En general las matrículas incluyen información sobre el niño, los días y horas en que se brinda cuidado, y las comidas recibidas. Algunos estados requieren el uso de formularios como comprobación de la matrícula. En todo caso cada niño debe tener un comprobante de su matrícula para participar en el CACFP.

Declaraciones sobre elegibilidad de ingresos Si su programa cuenta con cooperación para alimentar a niños de otro programa que no entran en la Ley de mejora de Head Start para la preparación para ingresar a la escuela (Improving Head Start for School Readiness Act) de 2007, y los incluye en el reclamo para el reembolso, tendrá que obtener Declaraciones sobre elegibilidad de ingresos (IES por sus siglas en inglés) respecto a esos niños. En dichos casos deberá evaluar las declaraciones sobre elegibilidad de ingresos y clasificarlas como gratuitas, de precio reducido o pagas.Recuerde: Early Head Start tiene los mismos criterios de elegibilidad que Head Start. Por lo tanto, las modificaciones a la Ley nacional de almuerzos escolares Richard B. Russell que hace que cualquier niño matriculado en Head Start cumpla automáticamente los requisitos para obtener comidas gratis y también se aplica a los participantes de su programa Early Head Start.

PESTAÑA 2 Políticas y Guía de procedimientos de Head Start/Early Head Start Detrás de este pestaña debe archivarse una copia de la guía TABLE de los procedimientos escritos de su programa relacionados con las necesidades del CACFP. También una copia

» Recuerde: Early Head Start

tiene los mismos criterios de

elegibilidad que Head Start.

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de la guía de operaciones de su organización así como cualquier procedimiento escrito que su programa pueda tener en relación con las necesidades del CACFP o las necesidades y servicios de nutrición se deberán archivar en esta pestaña.

Política de recuento negativoSi su programa tiene personal que usa un sistema de software de computación para registrar la llegada y salida del centro de cada niño, y este sistema de software también cuenta automáticamente las comidas para el tiempo en que el niño estuvo registrado, necesitará una Política de recuento negativo. Estos sistemas de software cuentan automáticamente las comidas simplemente sabiendo cuándo se registró la entrada y salida del niño. Esto no sustituye el recuento de comidas del punto de servicio que se llevó a cabo en el salón de clases. El hecho que el niño esté presente no siempre significa que recibió la comida. La Política de recuento negativo le indica cómo verificar que el recuento del punto de servicio sea igual al que hace la computadora. Esta política debe estar escrita, no debe ser solamente verbal. Si su programa necesita una Política de recuento negativo, debería ser parte de su plan de gestión dado que refleja que es responsable de las comidas que está reclamando.

PESTAÑA 3 Organigrama y Descripciones de tareas El organigrama de su programa debe archivarse detrás de esta pestaña en

forma anual o cada vez que se realice una modificación. Además de su organigrama, en esta pestaña deben archivarse las descripciones de tareas para los puestos que comparten responsabilidades del CACFP en su programa (por ejemplo: cocineros, maestros, ayudantes, gerentes de nutrición, etc.).

PESTAÑA 4 Documentación de supervisión Se le exige que lleve a cabo al menos tres visitas de supervisión por año a cada centro de su programa; al menos dos de estas tres visitas deben hacerse sin aviso previo. El CACFP requiere que se observe un servicio de comidas como parte de una supervisión sin aviso previo. El personal de los servicios de comidas y del centro no estará informado de las fechas reales en las que tendrán lugar las visitas sin previo aviso. Debe llevarse a cabo una visita de revisión del nuevo centro durante las primeras cuatro semanas de funcionamiento del programa. Es buena idea llevar a cabo la revisión de todas las instalaciones patrocinadas dentro de las seis semanas del comienzo de cada año fiscal del CACFP, que empieza el 1º de octubre. Debe

» Recuerde: el propósito de

las visitas de supervisión es

determinar el cumplimiento, las

fortalezas y las necesidades de

los servicios del CACFP de su

programa.

15

realizar todas las otras visitas de revisión con no más de seis meses de distancia entre ellas. En esta pestaña se debe archivar la documentación relacionada con todas estas visitas.La supervisión se planifica para evaluar qué tan bien está funcionando un centro con su CACFP. Debe registrar cualquier carencia identificada en una visita de revisión en un formulario de supervisión con una declaración de la medida correctiva para solucionar esa carencia. Cuando observe carencias, deberá llevarse a cabo una visita

• Dos meses de reclamos del CACFP

• Dos meses de gastos relacionados con la

alimentación

• Formularios de matrícula de Head Start/Early

Head Start para cada niño si fuera necesario

• Licencia actual de cuidado infantil disponible

y publicada en todos los establecimientos

• Planes de comidas y planes diarios de

comidas (menús) publicados y disponibles

para su revisión

• Menús diarios aceptables publicados y

disponibles para su revisión

• Proceso completo de 5 días del proceso de

conciliación comparando la asistencia y los

recuentos de comidas

• Programa de capacitación del CACFP,

contenido y asistencia

• Programa de supervisión y

documentación de las visitas,

conclusiones y medidas correctivas

• Se colocaron en todos los

establecimientos del programa los

carteles "Y justicia para todos" y

"Construir para el futuro", así como los

avisos públicos proporcionados por el

CACFP

• Registros de entrada y salida de los

niños si lo requiere el estado (solamente

se aplica a las asociaciones de cuidado

infantil)

• Observación de la preparación de las

comidas y/o prestación del servicio

• Formularios de matrícula de Head Start

• Lista de nombres firmada por el director

Requisitos del CACFP evaluados Durante las visitas de revisión, todos los requisitos del CACFP serán evaluados.

Estos comprenden, entre otros:

de seguimiento para asegurarse de que se hayan implementado adecuadamente las medidas correctivas. Esto puede significar que se realicen más de tres visitas al año a su establecimiento.Las visitas de supervisión sin aviso previo deben mantenerse en forma confidencial para proteger la integridad de las visitas de supervisión. Las mejores prácticas de Head Start, para asegurar la calidad de las comidas al estilo familiar, deberían incluir una visita de supervisión para cada comida.

16

PESTAÑA 5 Revisiones del CACFP del organismo estatal Esta pestaña debe incluir los resultados de las revisiones más recientes del CACFP y todas las medidas correctivas que su programa haya recibido junto con los procedimientos de apelación del organismo estatal. Recuerde, en una revisión se busca lo siguiente: registro de documentación, recuentos de comidas, costos administrativos, otorgamiento de licencias del establecimiento y capacitación. Cada organismo estatal tiene una política que indica cómo realizar una apelación de una decisión adversa. Por favor asegúrese de tenerlas en el archivo. Pida una copia a su organismo estatal del CACFP.En general se da aviso a su programa sobre una próxima revisión administrativa; sin embargo, algunos estados llevan a cabo sus revisiones sin aviso previo. Los reglamentos federales requieren que los organismos del CACFP lleven a cabo una revisión de un tercio de sus patrocinadores cada año. Esto significa que se realizará una revisión a su programa cada tres años, o incluso con mayor frecuencia.

El personal estatal del CACFP lleva a cabo una auditoría en el lugar para revisar sus documentos para “mes(es) de revisión” específico(s). Además, revisa su almacenamiento de alimentos, la seguridad de alimentos y prácticas de higiene; la planificación de las comidas y del menú; y la preparación y servicio de comidas, así como la exactitud de los reclamos. Estas revisiones tienen tres objetivos principales: • Garantizar que el registro de

documentación del programa sea coherente con los reclamos mensuales al CACFP que ha presentado para obtener reembolso

• Comprobar que las comidas y meriendas sean nutritivas y cumplan los requisitos del modelo de comidas y de porciones

• Proporcionar asistencia técnica al personal de su programa del CACFP

Facilitar una revisión efectivaSi fuera posible, proporcione un lugar (una oficina o sala de reuniones vacía) al personal estatal del CACFP para usar durante la revisión. Las carpetas o archivadores del sistema de registro de documentación de pestañas TABLE deben estar completos y ser accesibles. Todo el personal de su programa con responsabilidades en el CACFP debería estar disponible para responder preguntas y proporcionar asistencia durante la revisión. Aproveche la oportunidad para hacer preguntas y recibir asistencia técnica del personal estatal del CACFP asignado a su programa. Reconozca que una revisión es

» Reconocer que la revisión es una oportunidad para

identificar las fortalezas y

abordar los problemas de sus

servicios de comidas del CACFP.

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una oportunidad para identificar fortalezas y abordar los problemas de sus servicios de comidas del CACFP. Al final de su revisión, con frecuencia hay una entrevista de salida informal. Si hay conclusiones importantes, el personal de la oficina estatal las mencionará. Este es un buen momento para hacer preguntas y obtener sugerencias para corregir las conclusiones de su organismo estatal.

Planes de medidas correctivasUna vez que se haya completado su Revisión administrativa, su oficina estatal del CACFP le enviará una carta con los resultados. Si no se encontraron carencias, la carta indicará que la revisión está "cerrada". Si se encontraron carencias, el estado requerirá un Plan de medidas correctivas (CAP por sus siglas en inglés). Deberá elaborar un CAP y presentarlo a su organismo estatal en la fecha especificada en la carta. Debe responder en la fecha indicada en la carta. Si no responde, podría eliminarse para siempre la posibilidad de que su programa obtenga financiación del CACFP. Algunos estados pueden emitir instrucciones del CAP o pueden requerir que su programa use su formulario y dé allí sus respuestas. Otros estados no especifican ningún formato para el CAP. Si tiene muchas conclusiones, recuerde que sus respuestas deben ser claras y abordar solo una conclusión a la vez. Es muy importante que recuerde que no solo tiene que escribir el CAP, sino que también debe cumplirlo. Debe hacer el seguimiento y proporcionar capacitación sobre todas las correcciones, y luego debe documentar que el problema o problemas se han solucionado.

PESTAÑA 6 Menús y etiquetas CN Todos los menús para su año del programa deben archivase aquí. El uso de ciclos de menús—un conjunto de menús planificados que se repiten en el mismo orden por un período de tiempo (en general de 6 a 8 semanas)—ahorra tiempo y proporciona variedad a los menús infantiles. Los ciclos de menús se pueden crear y luego verificar y volver a verificar para asegurarse de que se han cumplido todos los requisitos mínimos para el CACFP. Una vez que se establecen los componentes de las comidas, los menús podrán ser analizados por un dietista registrado (RD por sus siglas en inglés) o nutricionista, de conformidad con las normas de desempeño de Head Start. Un RD lo puede ayudar a crear un menú que cumpla con los requisitos del CACFP y las Pautas alimenticias para los estadounidenses. Nota: a pesar de que un RD o nutricionista pueda tener mucho conocimiento de cómo deben alimentarse los niños de la edad de Head Start o Early Head Start, asegúrese de que conozcan los requisitos del CACFP y de que todos los programas Head Start y Early Head Start cumplan los requisitos sobre los componentes de las comidas a fin de que puedan obtener reembolso. Esta es una excelente pregunta para hacer en las entrevistas con RD o nutricionistas que quieran trabajar o prestar servicios como voluntarios en su programa. Si el RD no tiene conocimiento previo del CACFP, puede empezar buscando los requisitos de los componentes de las comidas del CACFP para cada período de comidas, en la sección 2 de esta guía.

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Existe también una razón financiera para el uso de los ciclos de menús. Si usa el mismo menú una vez cada seis a ocho semanas, su programa utilizará los ingredientes de las comidas en su totalidad. Por ejemplo, si para una receta se usa arroz y usted usará este ingrediente en otro momento, podrá comprar este ingrediente a granel, reduciendo, en definitiva, los costos del programa. Si su programa cuenta con un proveedor de servicios de alimentación a pedido, asegúrese de que los ciclos de menús se suministren en forma anual o con mayor frecuencia si se realizan sustituciones. Además, asegúrese de que este pedido esté incluido en los requisitos de la licitación que se proporcionan a todos los posibles proveedores. Es importante que trabaje con su proveedor de servicios de alimentación a pedido en los ciclos de menús para que se puedan satisfacer sus necesidades con respecto a las preferencias étnicas y culturales, inclusive el aporte de los padres en los menús, y el cumplimiento de todos los demás requisitos de Head Start.Las Normas de Desempeño de Head Start también fomentan la participación de los padres en la planificación del programa de nutrición. Los padres pueden hacer algunos aportes maravillosos sobre con qué alimentar a sus hijos. A su vez, al hacer que los padres participen en el proceso de planificación, puede enseñarles sobre nutrición en general y a introducir nuevos alimentos.Una Etiqueta de nutrición infantil (CN por

sus siglas en inglés) identifica claramente la contribución (por ej. porciones, tamaño de porciones) de un producto en relación con los requisitos del modelo de comidas. Estas etiquetas se aplican únicamente a los productos que tienen más de un componente de comidas. Las etiquetas CN no son lo mismo que la sección de datos nutricionales de las etiquetas. Ejemplos de estos productos incluyen alimentos que se sirven como entrada, como queso o pizzas de carne, o pescado rebozado en pan rallado. Si se solicita un producto con una etiqueta CN, debe asegurarse de que se establezcan claramente en las especificaciones de la compra incluidas en la adquisición.Las etiquetas CN se ven así:

PESTAÑA 7 Declaraciones médicas Un médico u otra autoridad médica deben completar una declaración médica para todos los niños que tengan alergia a ciertos alimentos u otras necesidades alimenticias especiales. La declaración médica indica qué alimentos deben omitirse de la dieta del niño y con qué alimentos pueden sustituirse5.

» Las etiquetas CN no son lo

mismo que la sección de datos

nutricionales de las etiquetas.

5 Los reglamentos del CACFP establecen: "Las sustituciones debido a necesidades médicas solo deben hacerse cuando las respalda una declaración de una autoridad médica”. (226.20)(h)

Five .875 oz. breaded fish nuggets with APP provides 2.0 oz. equivalent meat/meat alternate and 1 serving of bread alternate for the Child Nutrition Meal Pattern Requirements. (use of this logo and statement authorized by the Food and Nutrition Service, USDA 08/00)

CN

CN

CN CN

000000

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El CACFP tiene diferentes requisitos para las declaraciones médicas para niños con discapacidades y niños con necesidades alimenticias especiales. Guarde la declaración médica original en el archivo del niño y archive una copia de la declaración médica detrás de esta pestaña.

PESTAÑA 8 Registros de capacitación anual Esta pestaña guarda documentación de la capacitación anual para el personal con responsabilidades en el CACFP, inclusive una lista de nombres firmada y un programa de las capacitaciones relacionadas con el CACFP. Estas capacitaciones son específicas para su programa. Resulta también de ayuda archivar en esta pestaña el programa de capacitación de los nuevos empleados, la lista de nombres firmada, y las fechas.

» La declaración médica debe

indicar los alimentos que se

descartan y los alimentos que se

deben reemplazar.

PESTAÑAS DE LA CATEGORÍA 3: DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO MENSUAL

Esta categoría comprende ocho pestañas para cada mes del año fiscal del CACFP.

Cada pestaña contiene un artículo específico que respalda el reclamo mensual o un registro de los gastos para probar que su programa de alimentos no está obteniendo ganancias. Dentro de las tres categorías de gestión de registros, ésta es la que tendrá mayor cantidad de documentos. Aún cuando pueda archivar la primera y segunda categoría en

carpetas, puede necesitar usar un archivador para la documentación de respaldo mensual.

PESTAÑA 1 Reclamo mensual del total del programa Esta pestaña debería incluir la copia de lo que realmente presenta a la oficina estatal para obtener reembolso. Si su oficina estatal ofrece reembolsos en línea, tiene que imprimir una copia, hacer que la persona autorizada a firmar firme el documento, y colocarlo aquí. Toda la información de respaldo se archivará en las pestañas 2 a 8.

PESTAÑA 2 Reclamos mensuales del establecimiento Los recuentos de comidas y los resúmenes de reclamos de los establecimientos individuales se colocan en esta pestaña. Si su programa tiene solo un establecimiento,

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esta pestaña no se usa. Si tiene más de un establecimiento, aquí es donde archiva la documentación sobre los reclamos de comida del establecimiento individual. Esta es una forma excelente de evaluar cuánto dinero recibe cada establecimiento como reembolso.

PESTAÑA 3 Lista del programa La lista del programa indica el nombre de cada niño, la fecha de matrícula y la categoría de elegibilidad para el mes que se reclama. Se cuenta a cada niño que asistió por lo menos una vez durante el mes. Coloque la lista detrás de esta pestaña.

PESTAÑA 4 Documentación para el recuento de comidas Los recuentos de comidas del punto de servicio para todos los establecimientos se colocan en esta pestaña. Los recuentos de comidas se pueden registrar en un formulario del organismo estatal, si así se requiere.

PESTAÑA 5 Menús con fecha mensualEsta pestaña incluye los menús originales para cada establecimiento con el nombre de su programa y el nombre del establecimiento (centro) en cada menú. Sus menús deben tener las porciones mínimas de cada componente de las comidas del menú. Es importante que tenga menús por mes y día enumerando los jugos como 100 por ciento e indicando que se sirve leche en todos los servicios de comidas del desayuno y del almuerzo. Las sustituciones se deben anotar y volver a verificar con los componentes de comidas del CACFP. Todos los meses se debe verificar si los menús incluyen alguna comida no aceptable. No puede solicitar el reembolso de una comida que no satisface los requisitos de componentes mínimos y porciones.

PESTAÑA 6 Hojas de trabajo de producción Si se solicitaAlgunos organismos del CACFP exigen mensualmente esta información a fin de presentar el reclamo para obtener reembolso. Si su estado no lo exige, no use esta pestaña TABLE. Recuerde: es útil colocar una nota en esta pestaña que indique que no es requisito de su estado.

Use hojas de trabajo de producción para garantizar que se preparen cantidades suficientes de comida para el número reclamado de participantes y para el

» No puede reclamar una comida

que no cumpla los requisitos de componentes mínimos y porciones.

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personal que se sirve en su programa. Estos son informes que muestran las cantidades y el número de componentes y porciones preparados para cada servicio de comidas. Las hojas de trabajo de producción deben completarse antes de preparar la comida y pueden usarse como herramienta para planificar la cantidad de comida necesaria, armar una lista de compras, y registrar las cantidades reales de los alimentos utilizados.

PESTAÑA 7 Informe sobre costos de alimentos Si se solicitaAlgunos organismos estatales del CACFP exigen esta información todos los meses a fin de presentar el reclamo de reembolso. Si su estado no lo exige, no tiene que usar esta pestaña. Recuerde: es útil colocar una nota en esta pestaña que indique que no es requisito de su estado. Si se requiere un Informe sobre costos de alimentos: • Separe sus informes según se trate de

insumos que sean y no sean alimentos. • Incluya los formularios para el registro

de documentación indicando los artículos alimenticios y no alimenticios que se usaron durante el mes.

Si así se requiere, los Informes sobre costos de alimentos se registran en un formulario del organismo estatal. Consulte a su representante estatal o verifique usted mismo el sitio web de su estado si no está seguro de si este es un requisito en su estado.

PESTAÑA 8 Costos de mano de obra y Planillas de horarios Si se solicitaAlgunos organismos del CACFP exigen mensualmente la información sobre costos de mano de obra a fin de presentar el reclamo para obtener reembolso. Si este no es un requisito en su estado, esta pestaña TABLE puede quedar sin usar. Las planillas de horarios deben obtenerse mensualmente a fin de mostrar los costos de mano de obra. La mayoría de los estados no requieren las planillas de horarios del personal que tiene un trabajo en el CACFP del 100% (por ejemplo cocineros o ayudantes de cocina), según la estructura de su programa y las otras tareas que un miembro del personal pueda tener durante el día. Necesitará sin ninguna duda las planillas de horarios de los empleados asignados al CACFP durante una parte del tiempo, por ejemplo, un gerente de salud y nutrición que destina el 20% de su tiempo de trabajo a preparar los menús para niños que necesitan alguna dieta especial. Coloque las planillas de horarios requeridas en esta pestaña.

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Notas

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Parte 2

¿Quiere saber más? Esta sección de la Guía TABLE le ofrece

información y más recursos para mejorar su capacidad de

apoyar los aspectos alimenticios y nutricionales de su programa

Head Start.

Recursos de apoyo y otra información

Con el servicio de comidas al estilo familiar, su personal docente da el ejemplo y desarrolla los siguientes conceptos para los niños:

• Oportunidades para tratar de probar alimentos nuevos y rechazar con cortesía los alimentos que ya probaron y no les gustaron

• Probar servirse solo (por ejemplo: verter, servir con cuchara, pinchar) porciones adecuadas y pasar alimentos a otros

• Entender el uso adecuado de los utensilios

• Conversar sobre los acontecimientos del día y otras interacciones sociales adecuadas durante la hora de comer

• Ayudar a poner y limpiar la mesa

COMIDA AL ESTILO FAMILIAR

La comida al estilo familiar es cuando los niños y el personal docente se sientan en

grupo alrededor de la mesa para una comida o merienda. Esta práctica, una oportunidad educativa requerida por las Normas de Desempeño del Programa Head Start, ayuda a los niños a elegir opciones de alimentos saludables que se basan en actitudes positivas de su personal docente. La comida al estilo familiar es reconocida por el CACFP como una opción del servicio de comidas.

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La comida se sirve en tazones y fuentes y la leche se sirve en una jarra adecuada a la edad de los niños teniendo en cuenta que se pueda verter. Las porciones de alimentos y leche en la mesa deben ser suficientes para todos los niños y adultos en la mesa.

Se necesitan mesas y sillas comunitarias de tamaño infantil para la comida al estilo familiar. Los utensilios para servir y comer deben tener el tamaño adecuado para adaptarse al alcance y a las manos de los niños.

Hacer que la comida sea especial

Se exhorta a los programas Head Start y Early Head Start a hacer de la comida estilo familiar una experiencia especial. Durante la comida, haga que el personal ayude a los niños a servirse y pasar los alimentos al niño de al lado. Estimule a los niños a ayudar a poner y limpiar la mesa. Ayude a los niños a ser responsables de sus propios derrames teniendo a mano una esponja y una solución de limpieza inocua para los niños.

Requisitos del CACFP para la comida al estilo familiar

• Las porciones que exige el CACFP de los componentes de cada comida se deben preparar, tomando en cuenta la participación del personal, la participación del niño, las segundas porciones y los derrames de comida para cada servicio de comida.

• Todos los componentes de la comida y los tamaños de porción recomendados para todos los niños y el personal se deben presentar en la mesa al mismo tiempo. Los adultos reciben la porción de un niño de cada componente para servir de modelo a los niños.

• No se debe retener ningún alimento como recompensa ni tratarse como un postre. Toda la comida se debe servir a la vez. La leche no se puede retener hasta que los niños coman los alimentos sólidos.

• Los niños pueden elegir los alimentos y la cantidad que deseen. Se pide a los adultos que inviten a los niños a probar todos los alimentos.

• Un niño puede rehusar comer alguna parte de la comida. Los adultos no pueden usar ningún tipo de coerción, mental ni física, sobre el niño para que coma o beba un alimento o bebida que rechace.

Una vez que la mesa esté puesta con todos los componentes de una comida y los niños estén comiendo, se puede hacer un recuento de comidas para los niños en la mesa. Esto se llama un recuento de comida del punto de servicio.

» Lea más sobre recuentos de

comidas del punto de servicio y

otros términos en el glosario de

términos útiles en la parte trasera

de esta guía.

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Retos

Cuando sea posible, es importante para su programa seguir esta guía para crear experiencias de comida al estilo familiar. Sin embargo, hay circunstancias legítimas que impiden a los programas implementar estas prácticas exactamente como se exigen. Cuando los programas enfrentan retos que no tienen solución en la implementación de la comida al estilo familiar, se pueden aceptar modificaciones para su organismo estatal asumiendo que aún se cumplan todos los requisitos del CACFP.

Los retos para los que su programa puede tener que buscar una solución alternativa incluyen:

• Espacio físico insuficiente

• Falta de sillas, mesas o utensilios adecuados para la edad

• Falta de participación del personal o de su apoyo en la práctica

Consejo TABLE El DVD TABLE Talk (Char la TABLE) sobre

comida al estilo familiar es un excelente recurso

para maestros y padres, y contiene información

para cada grupo de edad en Head Start y Early Head Start.

Recuerde: cada vez que un empleado le ofrece un componente a los niños, se debe dar al niño la mínima porción correcta de una vez. Por ejemplo, si no hay espacio ni siquiera para un jarro pequeño de leche en la mesa, el personal le dará a cada niño una porción completa de leche. El personal no puede decidir verter solamente 2–3 onzas de leche de una vez por temor a los derrames.

» Recuerde: cada vez que

un empleado ofrece un

componente a los niños, se

debe dar al niño la porción

mínima correcta de una vez.

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Recuerde

Para que una comida se considere aceptable según las pautas del CACFP, el cereal debe prepararse con leche artificial para bebés o leche materna (para aquellos que puedan comer cereales de acuerdo a su etapa de desarrollo). Los Registros diarios de producción/comida infantil deben completarse cada día para cada bebé al cuidado.

Modelos de comidas para bebés

Encontrará modelos de comida para bebés para el CACFP en las páginas 27–29. Estos modelos de comidas cambian cada pocos meses en función de la edad. Es importante que también los coloque en los salones para bebés así como también en su cocina.

ESPECIFICACIONES SOBRE ALIMENTACIÓN DE BEBÉS

Los bebés necesitan atención especial en muchos aspectos del desarrollo, pero

particularmente en lo que respecta a la alimentación. Por consiguiente, cuando se matriculan bebés, el personal y las familias deben trabajar juntos para identificar las necesidades nutricionales de cada bebé, especialmente si el bebé tiene problemas o discapacidades relacionadas con la nutrición Los programas Head Start deben proporcionar la leche artificial para bebés u otro apoyo nutricional relacionado con la salud para cada bebé, si es necesario.

Jugo

El jugo se puede servir únicamente a bebés de ocho meses o mayores. El jugo debe ser 100 por ciento de fruta, sin endulzar y servido en una taza.

» El personal y las familias deben

trabajar juntos para

identificar las necesidades

nutricionales de cada bebé.

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Modelo de comidas para bebés del CACFP

Desayuno

Desde el nacimiento hasta los 3 meses

4 a 7 meses 8 a 11 meses

4–6 onzas líquidas de leche

artificial para bebés1 o leche

materna2,3

4–8 onzas líquidas de leche artificial

para bebés1 o leche materna2,3

— y —

0–3 cucharadas de cereal para bebés1,4



— y —

2–4 cucharadas de cereal para bebés1

— y —

1–4 cucharadas de fruta o verdura o

ambas

1 La leche artificial para bebés y el cereal deshidratado para bebés deben estar fortificados con hierro.

2 La leche materna o la leche artificial para bebés, o porciones de ambas, se pueden servir; sin embargo, se recomienda que se sirva leche materna en vez de leche artificial para bebés desde el nacimiento hasta los 11 meses.

3 A algunos bebés alimentados con leche materna que habitualmente consumen menos que la cantidad mínima de leche materna por alimentación, se les puede ofrecer una porción menor que la cantidad mínima de leche materna, y ofrecerles más leche materna si el bebé todavía tiene hambre.

4 Se requiere una porción de este componente cuando el bebé está preparado para aceptarlo desde el punto de vista del desarrollo.

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Almuerzo o cena



4–6 onzas líquidas de leche

artificial para bebés1 o leche

materna2,3



— y —

0–3 cucharadas de cereal para bebés1,4

— y —

1–4 cucharadas de fruta o verdura o ambas4

6–8 onzas líquidas de leche artificial para

bebés1 o leche materna2,3

— y —

2–4 cucharadas de cereal para bebés1

— y/o —

1–4 cucharadas de carne, pescado, pollo, yema de huevo, frijoles o chícharos

deshidratados cocidos; o ½–2 onzas (peso) de

queso; o 1–4 onzas (volumen) de

queso cottage; o 1–4 onzas (peso) de alimento de queso o

queso de untar

— y —

1–4 cucharadas de fruta o verdura o ambas


2 La leche materna o la leche artificial para bebés, o porciones de ambas, se pueden servir; sin embargo, se recomienda que se sirva leche materna en vez de leche artificial para bebés desde el nacimiento hasta los 11 meses.



29


Merienda








para bebés1 o leche materna2,3; o jugo de frutas5

— y —

0–½ pan4,6; o 0–2 galletas4,6


2 Se puede servir leche materna o leche artificial para bebés, o porciones de ambas; sin embargo, se recomienda que se sirva leche materna en vez de leche artificial para bebés desde el nacimiento hasta los 11 meses.



5 El jugo de frutas debe estar sin diluir.6 Una porción de este componente debe ser de harina integral o

enriquecida.

Recursos TABLE

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Recursos federales CACFP

CACFP Tasas de reembolso y requisitos del modelo de comidas

Las tasas nacionales de reembolso se actualizan anualmente en julio para reflejar el Índice de precios al consumidor (IPC).

Para obtener información sobre las tasas nacionales y los requisitos del modelo de comidas, visite la siguiente página web y haga clic en el enlace del CACFP: http://www.fns.usda.gov

Consejo TABLE También sugerimos por medio de la guía TABLE que su organismo

estatal del CACFP sea siempre su pr imer recurso en cuanto a

orientación respecto a asuntos o problemas relacionados con el CACFP.

Están para ayudarlo y les comp lacerá que exprese intereses

e inquietudes.

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Modelo de comidas para niños del CACFP

Desayuno

Edad:1 a

2 años3 a

5 años

Leche Debe ser leche líquida

½ taza ¾ taza

Verdura o fruta o jugo1 ¼ taza ½ taza

Granos/panes Una porción es un pan o sustituto del pan y/o cereal:

Pan, enriquecido o integral½

rebanada½

rebanada

Cereal, enriquecido o integral

Cereal deshidratado frío2 o

Cereal caliente cocido

¼ taza*

¼ taza

¹⁄³ taza**

¼ taza

Pasta o fideos cocidos ¼ taza ¼ taza

1 Si está sirviendo jugo: trate de no servir jugo para satisfacer los requisitos de frutas/verduras demasiadas veces durante el día. Puede hacer que los niños se sientan satisfechos y suplantar a otros nutrientes necesarios.

2 Si está sirviendo cereal deshidratado frío para el desayuno: * Para niños de 1 y 2 años de edad, sirva: 1/4 taza (volumen) o 1/3 onza (peso), lo que sea menor. ** Para niños de 3 a 5 años, sirva: 1/3 taza (volumen) o 1/2 onza (peso), lo que sea menor.

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Almuerzo o cena

Edad:1 a

2 años3 a

5 años


½ taza ¾ taza

Carne o sustituto de la carne:

Carne, pollo o pescado (cocido, carne magra sin hueso)

1 onza 1½ onza

Queso 1 onza 1½ onza

Huevo (grande) ½ ¾

Frijoles o chícharos deshidratados cocidos

¼ taza ³⁄8 taza

Mantequilla de maní u otro tipo de mantequilla de frutos secos

2 cdas. 3 cdas.

Frutos secos y/o semillas1 ½ onza ¾ onza

Yogur, natural o endulzado2 4 onzas 6 onzas

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Continuación: Modelo de comidas para niños del CACFP, almuerzo o cena

Edad:1 a

2 años3 a

5 años

Verdura o fruta o jugo1

Sirva dos verduras diferentes y/o frutas equivalente a

¼ taza ½ taza

Granos/panes: Una porción es un pan o sustituto del pan y/o cereal

Pan, enriquecido o integral ½ rebanada ½ rebanada

Cereales cocidos enriquecidos o integrales

¼ taza ¼ taza


1 Si está sirviendo frutos secos y semillas para el almuerzo o la cena: esta porción solo puede cumplir con la mitad de la porción total del requisito de carne/sustituto de la carne. Para determinar combinaciones: 1 onza de frutos secos o semillas = 1 onza de carne magra, pollo o pescado cocidos. Los frutos secos y semillas que se pueden usar como sustitutos de la carne son maní, soja, nueces de árbol (almendras, nuez de Brasil, castaña de caju, avellanas, nuez de macadamia, nuez de pino, pistachos, nueces y pacanas) y semillas (girasol, sésamo, zapallo y calabaza). ADVERTENCIA: los niños menores de 4 años de edad tienen mayor riesgo de sufrir ahogo. Para este grupo de edad, el USDA recomienda que las nueces y/o semillas se muelan o se corten muy finas y se sirvan a los niños en alimentos preparados.

2 El yogur preparado comercialmente ahora se permite como sustituto de la carne. Puede servir 4 onzas (peso) o ½ taza (volumen) de yogur natural, endulzado o saborizado para cumplir con el equivalente de 1 onza del componente de carne/sustituto de la carne. Para niños más pequeños, 2 onzas (peso) o ¼ taza (volumen) cumple con el equivalente del requisito de ½ onza de carne/sustituto de la carne.


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Merienda

Edad:1 a

2 años3 a

5 años

Seleccione 2 de los 4 componentes mostrados. Si selecciona leche como uno de los componentes, no puede servir jugo de frutas como el otro componente.


½ taza ¾ taza

Carne o sustituto de la carne:

Carne, pollo o pescado (cocido, carne magra sin hueso)

½ onza ½ onza

Queso ½ onza ½ onza

Huevo (grande) ½ ½

Frijoles o chícharos deshidratados cocidos

¹⁄8 taza ¹⁄8 taza

Mantequilla de maní u otro tipo de mantequilla de frutos secos

1 cda. 1 cda.

Frutos secos y/o semillas1 ½ onza ½ onza

Yogur, natural o endulzado2 2 onzas 2 onzas

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Continuación: Modelo de comidas para niños del CACFP, merienda

Edad:1 a

2 años3 a

5 años

Verdura o fruta o jugo3 ½ taza ½ taza

Granos/panes: Una porción es un pan o sustituto del pan y/o cereal

Pan, enriquecido o integral ½ rebanada ½ rebanada

Cereal, enriquecido o integral

Cereal deshidratado frío4 o

Cereal caliente cocido

¼ taza*

¼ taza

¹⁄³ taza**

¼ taza


1 Si está sirviendo frutos secos y semillas como complemento (merienda): para determinar combinaciones: 1 onza de frutos secos o semillas = 1 onza de carne magra, pollo o pescado cocidos. Los frutos secos y semillas que se pueden usar como sustitutos de la carne son maní, soja, nueces de árbol (almendras, nuez de Brasil, castaña de caju, avellanas, nuez de macadamia, nuez de pino, pistachos, nueces y pacanas) y semillas (girasol, sésamo, zapallo y calabaza). ADVERTENCIA: los niños menores de 4 años de edad tienen mayor riesgo de sufrir ahogo. Para este grupo de edad, el USDA recomienda que las nueces y/o semillas se muelan o se corten muy finas y se sirvan a los niños en alimentos preparados.

2 El yogur preparado comercialmente no se permite como sustituto de la carne. Puede servir 4 onzas (peso) o ½ taza (volumen) de yogur natural, endulzado o saborizado para cumplir con el equivalente de 1 onza del componente de carne/sustituto de la carne. Para niños más pequeños, 2 onzas (peso) o ¼ taza (volumen) cumple con el equivalente del requisito de ½ onza de carne/sustituto de la carne.


4 Si está sirviendo cereal deshidratado frío como complemento (merienda): * Para niños de 1 y 2 años de edad, sirva: ¼ taza (volumen) o ¹⁄³ onza (peso), lo que sea menor.** Para niños de 3 a 5 años, sirva: ¹⁄³ taza (volumen) o ½ onza (peso), lo que sea menor.

fns.usda.gov

Este sitio web ofrece información sobre recursos y programas federales de ayuda a la nutrición, entre los que se incluyen WIC, Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP, Programa de asistencia de nutrición suplementaria) anteriormente cupones alimentarios, Team Nutrition, Healthy Meals Resource System (Sistema de recursos para comidas saludables), y My Pyramid for Preschoolers (Mi pirámide para preescolares).

nfsmi.org National Food Service Management Institute, University of Mississippi

Este sitio web es un recurso sobre nutrición, consejos para padres, comida al estilo familiar, y alimentación de bebés. El sitio web tiene una biblioteca de recursos. CARE Connection también se puede contactar a través de este sitio web. CARE Connection menciona específicamente al CACFP pero recuerde siempre que es información general del CACFP y no se dirige directamente a los programas de Head Start.

Sitios web útiles

» La mayoría de los sitio web estatales tienen

formularios e información que se

pueden descargar.

eclkc.ohs.acf.hhs.gov

Este sitio web es directo desde la oficina de Head Start y ofrece información específica respecto a los programas de Head Start. Incluye información del CACFP solo para los programas Head Start y Early Head Start. También puede encontrar una gran cantidad de información respecto a Head Start, que incluye calendarios de conferencias, información para padres, directorio del programa, e información respecto a evaluaciones sobre nutrición y otros requisitos de nutrición de Head Start aparte del CACFP.

nutrition.gov

Este sitio ofrece información sobre nutrición para todos los niveles de edad. Hace referencia a Head Start y a otros programas de ayuda para alimentos para el niño y la familia.

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GLOSARIO TABLE DE TÉRMINOS ÚTILES

Costos administrativos Costos en los que incurre un programa con relación a la planificación, organización y administración del servicio de alimentos en virtud del programa CACFP, y que están permitidos por las instrucciones de administración del organismo financiero estatal. Instrucción FNS 796-2 Rev 3

Revisión administrativa El término “Revisión administrativa” describe una revisión realizada por el personal del organismo estatal del CACFP. Los resultados de una revisión realizada por el organismo estatal se pueden encontrar en 7 CFR 226.6 (m) (CACFP).

Etiquetas de nutrición infantil (CN, por sus siglas en inglés) Identifica claramente la contribución (por ejemplo: porciones) de un producto respecto a los requisitos del modelo de comidas. Estas etiquetas son exclusivas para los productos y tienen más de un componente de comida. Las etiquetas CN no son lo mismo que la sección de datos de nutrición de las etiquetas

Plan de medidas correctivas (CAP, por sus siglas en inglés) Es la respuesta de un programa a los resultados de la revisión de un organismo estatal.

Comida al estilo familiar Es cuando los niños y el personal docente se sientan en grupo alrededor de la mesa para una comida o merienda. El grupo no debe superar la relación de siete niños por adulto. La comida se sirve en tazones y fuentes, y la leche se sirve en una jarra adecuada a la edad de los niños teniendo en cuenta que se pueda verter. Las porciones de alimentos y leche en la mesa deben ser suficientes para todos los niños y adultos que participen en el servicio de comida.

Declaración sobre elegibilidad de ingresosUna declaración sobre elegibilidad de ingresos (IES, por sus siglas en inglés) es un formulario que reúne la siguiente información: nombre del niño, nombres de los miembros de la familia, ingresos de los miembros de la familia y la firma de un miembro adulto de la familia, con un número de seguro social o una declaración de que él/ella no posee uno. Este formulario se usa para categorizar la familia como exenta, reducida, o que paga. Todos los años el organismo estatal debe proporcionar a las organizaciones patrocinadoras las nuevas pautas de los ingresos para determinar la elegibilidad de un niño en el programa CACFP. Aunque los niños de Head Start y Early Head Start

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son categóricamente elegibles, puede haber circunstancias en las que un programa de Head Start o Early Head Start tenga socios de cuidado infantil (cuyos niños estén sujetos al acuerdo del programa Head Start o Early Head Start). Estos programas deben completar y archivar una Declaración sobre elegibilidad de ingresos para esos niños.

Política de recuento negativoLa política de recuento negativo le indica cómo va a controlar que el recuento del punto de servicio sea igual al recuento de asistencia a las comidas que indica la computadora. Esta política debe estar escrita, no debe ser solo verbal (si la usa). Si su programa necesita una política de recuento negativo, es parte de su plan de gestión en la medida que refleja que usted es responsable de las comidas que reclama.

Costos de funcionamientoGastos en los que incurre un programa para servir comidas a los participantes en virtud del CACFP, y que permiten las instrucciones de gestión financiera del organismo estatal. Instrucción FNS 796.2 Rev. 3

Punto de servicioEl método correcto de contar comidas con fines de reclamación. Los niños deben estar sentados y se les debe ofrecer el servicio de comidas con los componentes correctos y las porciones mínimas. El punto de servicio sirve

como base para la exactitud del recuento de comidas.

Lista del programaUn documento que combina los datos de la matrícula y la categoría de elegibilidad de cada niño para el mes que se reclama. Proporciona el nombre del niño, los datos de la matrícula, y la categoría de elegibilidad de cada niño en el mes que se reclama.

Organismo estatal del CACFP El órgano de gobierno que supervisa al CACFP a nivel estatal.

Revisión imprevistaUna revisión en el lugar que no se ha notificado previamente ni al establecimiento ni al organismo.

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proporción de supervisores respecto a establecimientos, tomando en cuenta los factores que el organismo estatal considerará para determinar las necesidades de dotación de personal de una organización patrocinadora, como se establece en 226.16(b)(1); y

• En el caso de una organización patrocinadora, tiene por escrito las políticas y los procedimientos que asignan las responsabilidades y obligaciones del programa, y garantizan el cumplimiento de los requisitos de derechos civiles.

Lo que se permite adjudicar a costos administrativos está regido por la Instrucción FNS 796-2 Rev.3 (se explica el objetivo, autoridad, alcance y costos permitidos para el Programa Alimenticio del Cuidado de Niños y Adultos) y las instrucciones de gestión financiera del organismo estatal”.

7 CFR 226.22(a) “Esta sección establece normas y pautas para la obtención de alimentos, suministros, equipos y otros artículos y servicios. Estas normas se suministran para asegurar que dichos materiales y servicios se obtengan de forma eficaz, y económica, y de conformidad con las disposiciones de la ley federal procedente y los decretos del ejecutivo”.

7 CFR 226.6 (4) Acuerdos del programa “El organismo estatal debe exigir que cada institución cuya participación en el

REFERENCIAS

Código de reglamentos federales (referidos al CACFP) y memorandos del USDA

7 CFR 226.6 (b) (2) (vii) (B) Cumplimiento de las Normas de Desempeño “Normas de Desempeño 2 —Capacidad administrativa. La institución que renueva debe ser capaz desde el punto de vista administrativo. Deben estar en vigor prácticas de gestión adecuadas y eficaces para asegurar que el Programa funcione de conformidad con esta parte. Para demostrar su capacidad administrativa, la institución que renueva debe documentar que cumple con los siguientes criterios:

• Tiene la cantidad y el tipo adecuado de personal calificado para garantizar el funcionamiento del programa de acuerdo a esta parte;

• En el caso de una organización patrocinadora, documenta en su plan de gestión que emplea personal suficiente para cumplir con la

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Programa de alimentos haya sido aprobada firme un acuerdo que dicte los derechos y responsabilidades de cada parte (Organismo estatal e institución). Este acuerdo se puede ampliar en un acuerdo permanente con el organismo estatal si se dan los pasos adecuados y el organismo estatal puede prestar el servicio. La existencia de un acuerdo válido, sin embargo, no elimina la necesidad de que una institución cumpla con el procedimiento de una nueva solicitud cada año. No obstante, es importante entender que este acuerdo explica la responsabilidad y deberes básicos que la institución debe poner en práctica para garantizar el cumplimiento con el organismo estatal”.

7 CFR 226.20(h) “Las sustituciones como consecuencia de necesidades médicas solo se podrán hacer cuando estén respaldadas por una declaración de una autoridad médica que incluya alimentos alternativos recomendados.”

Memorando SP 23-2008 del USDA, CACFP Nº 07-2008, SFSP Nº 06-2008 Este memorando ofrece orientación respecto a las modificaciones a la Ley nacional de almuerzos escolares Richard B. Russell (NSLA, por sus siglas en inglés) que amplía la elegibilidad automática para recibir beneficios de comidas gratuitas, inclusive leche gratuita, a todos los niños matriculados en Head Start que participen en programas de nutrición infantil.

Memorando SPNº 34-2008 del USDA, CACFPNº 10-2008, SFSPNº 09-2008 Este memorando complementa la guía publicada el 16 de mayo de 2008 respecto a la elegibilidad automática para comidas gratuitas para todos los niños matriculados en Head Start. Se publicó para ofrecer información sobre los beneficios de comidas gratuitas para participantes de Early Head Start.

Un proyecto de Community Development Institute

Financiado por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, Administración para niños y familias, Oficina de Head Start. Número de subvención otorgada: 90YD0252/01

Community Development Institute (CDI) 10065 East Harvard Avenue, Suite 700 Denver, CO 80231

Número principal: 720-747-5100

Fax: 720-747-5148

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