productividad personal - organización en el entorno de trabajo
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Productividad Personal Organización en el entorno de trabajo Por: Daniel Gutiérrez MBA - Fundesem Business SchoolTRANSCRIPT
ORGANIZACIÓN EN EL ENTORNO DE TRABAJO
Daniel GutiérrezTwitter: @danielguts
PRODUCTIVIDAD PERSONAL
DEFINICIÓN
La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles y las
actividades necesarias.
CAUSAS DE NO PRODUCTIVIDAD
Espacio de trabajo
Falta orden y limpieza
Ventilación
Iluminación
Ruido
Climatización
HorarioMentalFísico social
Técnicas de las 9 S’s
ALIARSE A LA PRODUCTIVIDAD
Están evocadas a entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza.
Favorecen a la mejora continua, unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente.
MÉTODO 5 S´S
[1] SEIRI: Clasificaci
ón
[2] SEITON: Orden
[3] SEISO: Limpieza
[4] SEIKETSU: Estandari
zación
[5] SHITSUKE
: Mantenim
iento
[6] SHIKARI: Constanci
a
[7] SHITSUKO
KU: Compromi
so
[8] SEISHOO: Coordinac
ión
[9] SEIDO: Estandari
zación
MÉTODO DE LAS 9S’S
Desechar lo que se usa menos de una vez al año
Apartar lo que se usa menos de una vez al mes
Apartar cerca lo que se usa menos de una vez por
semana.
Tener al alcance de la mano lo que se usa menos de una vez por hora
Tener inmediatamente lo que se usa al menos una vez por hora.
(1) SEIRI (CLASIFICACIÓN): SEPARAR INNECESARIOS
REORGANIZACION
INSPECCION PERIODICA
CLASIFICACION DE:
TRASTOS VIEJOS
SOBRANTES REPARABLE FUNCIONAL
SE DESECHA
INNECESARIO ARREGLO
SE ORGANIZA
(1) SEIRI (CLASIFICACIÓN): SEPARAR INNECESARIOS
Hacer obvia la
colocación de
objetos
Organizar
Clasificar por orden
de utilizació
n
FIFO ORDEN
(2) SEITON (ORDEN): SITUAR NECESARIOS
Analizar la situación actual.
Decida sitios de ubicación:
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
(2) SEITON (ORDEN): SITUAR NECESARIOS
Limpiar• Inspeccionar• Detectar
anomalías
Orden
• Mantener orden en tu área
• Accesibilidad de los utensilios
Eliminar la
anomalía en
origen
• Evitar distracciones
No es mas limpio el que más limpia sino el que menos ensucia
(3) SEITON (LIMPIEZA): SUPRIMIR SUCIEDAD
El emprender sistemáticamente, brinda la posibilidad de pensar que éstas no se pueden aislar, sino que los esfuerzos deben darse en forma conjunta, pero para lograr esto en el trabajo es importante también que la persona esté en un estado "ordenado", lo que significa que hay una simbiosis entre lo que se hace y el cómo se siente la persona.
Desarrollar de manera fácil y cómoda la tarea o trabajo.
Limpieza mental y física.
(4) SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN): SEÑALIZAR ANOMALÍAS
Orden Control personal Indisciplina : falta de respeto a los demás,
desconocimiento de las motivaciones y falta de confiabilidad.
Importante: Cuando una persona se apega al orden y al control de sus actos está acudiendo a la prudencia, y la inteligencia en su comportamiento se transforma en un generador de calidad y confianza.
(5) SHITSUKE (DISCIPLINA)
Constancia = ser resolutivo y tener propósitos.
La constancia es voluntad en acción. Hoy se requieren de personas que no claudiquen en su hacer bien (eficiencia) y en su propósito (eficacia).
La constancia hace que a partir de nuestro esfuerzo obtengamos los frutos.
(6) SHIKARI (CONSTANCIA)
Esta acción significa ir hasta el final de las tareas, es cumplir responsablemente con la obligación contraída, sin voltear para atrás, el compromiso es el último elemento de la trilogía que conduce a la armonía (disciplina, constancia y compromiso).
(7) SHITSUKOKU (COMPROMISO)
Ser congruente con lo que se predica, en otras palabras hacer lo que se dice.
La coordinación significa realizar las cosas de una manera metódica, ordenada, y de común acuerdo con los demás involucrados en la misma. Es reunir esfuerzos tendientes al logro de un objetivo determinado.
(8) SEISHOO (COORDINACIÓN)
Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a través de normas procedimientos o reglamentos.
Para no perderse es necesario poner señales, ello significa en el lenguaje empresarial un final por medio de normas y procedimientos con la finalidad de no dispersar los esfuerzos individuales y de generar calidad.
(9) SEIDO (ESTANDARIZACIÓN)
BENEFICIOS DE APLICAR LAS 9 S’S
Mayor Satisfacción. Utilizar el tiempo adecuadamente. Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles. Mantenerte organizado. Disminución de los desperdicios generados. Promueve la mejora continua. Orden y limpieza. Mejores condiciones de medio ambiente, calidad y seguridad.
ORGANIZACIÓN DIGITAL
Nuevas tecnologías
Aplicarlas a la organización.
Dispositivos
Aprovechar al máximo sus funciones.
Aplicaciones Aprender y sacar provechos de sus beneficios.
NUEVAS TECNOLOGÍAS
Agendas electrónicas Ordenadores
Portátiles
Móviles inteligentes
Tabletas
APLICACIONES WEB
- Agendar actividades.- Cronogramas de citas.- Recordatorios.- Desde cualquier lugar con acceso a internet.- Gestionas correo a la vez.- Organizar carpetas de correo electrónico.- Administrar SPAM (Configurarlo).
APLICACIONES
Aplicaciones de email:- Correo- Recordatorios- Tareas- Organizar correos en
carpetas- Administración de
correo no deseado
Aplicaciones avanzadas:- Organizar- Agendar proyectos- Cronogramas de
actividades.
ORGANIZAR CARPETAS EN ORDENADOR
- Mantener organizado- Agrupar carpetas- Borrar lo innecesario
GRACIAS POR SU ATENCIÓN…
‘UNA BUENA ORGANIZACIÓN APORTA MUCHAS VENTAJAS Y MUCHOS BENEFICIOS’
Daniel GutiérrezTwitter: @danielguts