procesos y procedimientos pmbok

7/24/2019 Procesos y Procedimientos Pmbok

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Procesos y Procedimientos

Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo delproyecto incluyen, entre otros:

Inicio y Planifcacin:Descripcin

Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientosestndar de la organizacin con el fn de !ue satis"agan las necesidadesespecfcas del proyecto#

$stndares especfcos de la organizacin, tales como: polticas %p&ej&,polticas de recursos 'umanos, polticas de seguridad y salud, polticas de(tica, y polticas de direccin de proyectos), ciclos de *ida del producto y delproyecto, polticas y procedimientos de calidad %p&ej&, auditoras de

procesos, objeti*os de mejora, listas de *erifcacin y defnicionesestandarizadas de procesos para su uso en la organizacin)# y Plantillas%p&ej&, plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo,de diagramas de red del cronograma del proyecto y de contratos)&

Anlisis

$n el dise+o de anteproyecto es necesario conocer la demanda de salud acul se *a atender, para as tener una idea clara de !ue es lo !ue senecesita construir& omo centro de salud %ya sea construccin nue*a,ampliacin, etc&)& Para lo cual el e!uipo de trabajo tiene !ue en"ocarse enlas siguientes "ases iniciales para un proyecto de salud&

Pre - In*ersin

Perfl Pre./actibilidad /actibilidad

Perfl

0e realiza la preparacin y e*aluacin de las posibles alternati*as desolucin, partiendo de in"ormacin !ue pro*iene principalmente de "uentesde origen secundario&

omo resultado de la etapa se pretende:

- 1escartar las alternati*as no "actibles&

- 0eleccionar alternati*as posiblemente "actibles y a*anzar a la siguienteetapa&

- 0eleccionar a!uella alternati*a !ue es t(cnica y econmicamente mejorentre las alternati*as estudiadas y pasar a la etapa de dise+o en la "ase dein*ersin del proyecto&

Pre-Factibilidad


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$n esta etapa se realiza una e*aluacin ms completa y pro"unda de lasalternati*as identifcadas en la etapa de perfl y de las posibles soluciones&


- 1escartar las alternati*as no "actibles

- 0eleccionar a!uella alternati*a !ue es t(cnica y econmicamente mejor ypasar a la etapa de "actibilidad o dise+o&

- $sperar o postergar mientras se adopta una cierta decisin por laautoridad&

Etapa de Factibilidad

$n esta etapa se per"ecciona y precisa la mejor alternati*a identifcada en laetapa de pre."actibilidad, sobre la base de in"ormacin primaria recolectadaespecialmente para este fn&


- Pasar a la etapa de dise+o en la "ase de in*ersin del proyecto&

$jecucin, 2onitoreo y ontrol:Descripcin

Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las etapas

durante las cuales se modifcarn los estndares, polticas, planes yprocedimientos de la organizacin ejecutora %o cual!uier otro documentodel proyecto), y cmo se realizar la aprobacin y *alidacin de cual!uiercambio#

Procedimientos de control fnanciero %por ejemplo, in"ormes de tiempo,re*isiones re!ueridas de gastos y desembolsos, cdigos contables ypro*isiones contractuales estndar)#

Procedimientos para la gestin de incidentes y de"ectos !ue defnen loscontroles, la identifcacin, y las acciones de seguimiento a realizar para losmismos#

3e!uisitos de comunicacin de la organizacin %p&ej&, tecnologaespecfca de comunicacin disponible, medios de comunicacinautorizados, polticas de conser*acin de registros y re!uisitos deseguridad)#

Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones detrabajo# Procedimientos de control de riesgos, !ue incluyen categoras deriesgos, plantillas de declaracin de riesgos, defniciones de probabilidad eimpacto, y la matriz de probabilidad e impacto# y

Guas, instrucciones de trabajo, criterios para la e*aluacin de propuestas

y criterios para la medicin del desempe+o estandarizados&


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Anlisis

$n esta etapa se dise+a y se materializa "sicamente la in*ersin re!ueridapor el proyecto de acuerdo a lo especifcado en la etapa anterior&

$n el dise+o de proyecto es importante para la materializacin de la obra

por lo !ue se considera todas las acciones destinadas a materializar lasolucin "ormulada y e*aluada como con*eniente: para lo cual laplanifcacin, polticas, planes, procedimientos de la organizacin, pasan porlos siguientes procesos:

In*ersin:

$studios 1efniti*os y e4pediente 5(cnico $jecucin de la obra&

Estudios Defnitivos y expediente Tcnico.

ual!uiera sea la pro"undidad con !ue es e*al6e un proyecto, se distinguendos etapas:

Formulacin y preparacin:Identifcar los benefcios y costos del proyecto ycalcular su magnitud&

- 3ecopilar %crear) in"ormacin %estudios de mercado, t(cnico, legal,organizacional)&

- onstruccin del 7ujo de caja&

Evaluacin:a partir del 7ujo de caja, medir la rentabilidad de la in*ersin en

el proyecto&

Ejecucin de la obra.

5oda entidad o persona interesada en asumir la ejecucin de obras dein"raestructura re!uiere in"ormarse de este marco regulatorio !ue 'ae*olucionado alrededor de los procesos t(cnicos de la ejecucin del contratoy !ue supone controles gubernamentales de precios, plazos y calidad, ascomo un control de las obligaciones contractuales& 8simismo, elconocimiento de la 'istoria normati*a es "undamental, debido a la *ariacinde los distintos procesos implicados en "uncin de la prctica y la

e4periencia obtenidas en el tiempo, a fn de lograr una adecuada gestin yejecucin del contrato de obra&

ierre:Descripcin

Guas o re!uisitos de cierre del proyecto %p&ej&, lecciones aprendidas,auditoras fnales del proyecto, e*aluaciones del proyecto, *alidaciones delproducto y criterios de aceptacin)&


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Anlisis

$l cierre del proyecto es la 6ltima de las "ases !ue componen el proceso degestin del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cadauna de las "ases de su ciclo de *ida& 1e esta "orma si tenemos !ue el cierredel proyecto ofcializa la fnalizacin de todos los compromisos, tanto con lapropia organizacin como con personas e4ternas a ella:

ertifca y ofcializa !ue 'emos cumplido con el alcance y los

compromisos delante del cliente %para lo cual es necesario !ue antesdel cierre se 'aya realizado la aceptacin)& Lo !ue no implica !ue yano deberemos 'acer nada ms en relacin a este proyecto ya !uedebemos tomar en cuenta las lecciones aprendidas, auditoras fnalesdel proyecto, e*aluaciones del proyecto, *alidaciones del producto ycriterios de aceptacin, y despu(s de dic'o cierre, cual!uier nue*a

solicitud ser tramitada como un nue*o proyecto&

Libera totalmente al e!uipo del proyecto, incluido al director delproyecto& Por lo !ue estos pueden asumir nue*os proyectos&

0upone el cierre administrati*o y fnanciero de todos los compromisos

y derec'os ad!uiridos por el proyecto& $sto incluye el cierre de loscontratos con pro*eedores y cliente, y el cierre fnanciero delproyecto dentro de la propia organizacin&

omo cual!uier proceso, el cierre del proyecto est "ormado por un conjuntode pasos !ue deben realizarse para decir !ue este se 'a completado en sutotalidad& Los pasos y orden sugeridos en este artculo son una mezcla de lateora incluida en las metodologas y mi e4periencia pro"esional, por lo !uepuede di"erir de lo !ue aparece en los manuales:

ierre

onseguir la aceptacin&

ierre del contrato con el cliente

ierre de los contratos con pro*eedores& Liberacin del e!uipo interno&

ierre fnanciero del proyecto&

ierre administrati*o del proyecto&

Lecciones aprendidas y documentacin del proyecto&


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Conseuir la aceptacin.

$l *eredicto sobre si los entregables 'an cumplido con el alcance debe seremitido por el cliente, o el grupo !ue reciba la responsabilidad& Por tanto, el

primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de !ue 'emos

completado la aceptacin e4terna de los entregables, y !ue esta aceptacin

se 'a "ormalizado por escrito& Para ello podemos usar la plantilla de

aceptacinincluida en la seccin de recursos& Puede ocurrir !ue esta

aceptacin sea parcial, o !ue incluya una lista de puntos abiertos& $n este

caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y

obtener la aceptacin defniti*a& 8un!ue cerrar proyectos con puntos

abiertos es algo 'abitual, si no !ueda claro !ue la resolucin de estos

puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente e!uipo, el proyecto no

puede considerarse como cerrado& on toda seguridad *amos a tener !ue

continuar trabajando para cerrar estos puntos&

Cierre del contrato con el cliente(cierre fnal del proyecto).

9na *ez recibida la aceptacin "ormal del entregable fnal podemos

proceder a "acturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega fnal& $n estemomento debemos autorizar la emisin de las "acturas y seguir su pago&

Cierre de los contratos con proveedores.

3ecibir la aceptacin "ormal de un entregable implica !ue los pro*eedores

!ue 'aya participado en su ejecucin 'an completado su trabajo& Por tanto

debemos tambi(n aceptar su trabajo, liberar los 6ltimos pagos y proceder al

cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrati*os e4istentes

en la organizacin&
http://www.recursosenprojectmanagement.com/certificado-de-aceptacion/http://www.recursosenprojectmanagement.com/certificado-de-aceptacion/http://www.recursosenprojectmanagement.com/certificado-de-aceptacion/http://www.recursosenprojectmanagement.com/certificado-de-aceptacion/


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!iberacin del e"uipo interno.

De igual "orma !ue con los pro*eedores, el e!uipo interno !ue 'a

participado en el proyecto !ueda liberado en el momento de !ue el

entregable fnal es aceptado& 8 partir de este punto, cual!uier implicacinadicional debera ser considerada como un nue*o encargo o garanta& 0i la

organizacin trabaja con rdenes de trabajo, esta liberacin se ofcializa con

la aprobacin y cierre de la orden de trabajo&

Cierre fnanciero del proyecto.

9na *ez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de !ue

estos 'an !uedado totalmente re7ejados en el estado fnanciero del

proyecto, y en el caso de las "acturas, !ue estas se 'an pagado o cobrado&

8un!ue la gestin de impagados no suele realizarla directamente el director

del proyecto, el proyecto no puede cerrarse ofcialmente 'asta !ue todas las

"acturas 'an sido pagadas&

Cierre administrativo del proyecto.

9na *ez !ue se 'a liberado el e!uipo y se 'a cerrado fnancieramente el

proyecto %todos los ingresos y gastos estn imputados y ejecutados),

podemos cerrar el proyecto administrati*amente& $sto 'abitualmente

consiste en un proceso interno de la organizacin !ue debe ser 'ec'o por eldirector del proyecto& La importancia prctica de esto es el 'ec'o de

in"ormar "ormalmente a la organizacin sobre la fnalizacin del proyecto, y

el clculo fnal de los resultados econmicos del proyecto&

!ecciones aprendidas y documentacin del proyecto.

8un!ue por regla general la mayora de los directores del proyecto no

'acemos esta parte por "alta de tiempo, o por!ue cuando acaba un proyecto

ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la *erdad es !ue es muy

importante para la organizacin& Las lecciones aprendidas y la

documentacin permiten ampliar y actualizar la base de datos de la

empresa de cara a la planifcacin de nue*os proyectos, y suponen la base

sobre la !ue trabajar los procesos de mejora&


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