PROCESOS Y LOGÍSTICA

1. LA GESTIÓN POR PROCESOS

Hoy, el mundo de la empresa se enfrenta a cambios frenéticos, además de aumentar la interdependencia entre organizaciones y personas. Gestión por procesos: la empresa es un conjunto de procesos, que deben ser gestionados con visión global, más allá de los departamentos que la componen.

1.1. ¿Qué es un proceso?Un proceso es la transformación de unas entradas (“inputs”) en unas salidas de mayor valor (“outputs”, o productos) mediante una sucesión de operaciones.En estos procesos, todas las operaciones deben añadir valor, si no, se trata de un derroche o despilfarro. Es importante por ello la EFICACIA y la MEJORA.

1.2. La empresa es procesos. El éxito de la organización depende de: que los procesos estén bien diseñados y que cada proceso sea permanentemente gestionado y mejorado con una visión global del proceso. Para ello, es indispensable favorecer el trabajo en equipo y la responsabilidad, así como equipos multifuncionales y autónomos. Cada proceso puede tener indicadores que informen sobre su nivel de prestaciones respecto a sus objetivos.

1.3. La práctica de la gestión por procesos.Metodología:

1- Describir la organización o el puesto de trabajo y definir sus objetivos. 2- Identificar los procesos principales asociados (entre 3 y 5). 3- Describir los procesos mediante un diagrama. 4- Definir indicadores en distintos puntos del proceso que controlen su nivel

de prestación. 5- Empezar a controlar la evolución de estos indicadores e identificar

problemas y mejoras. 6- Definir planes de acción para poner en marcha las mejoras descubiertas.

2. ¿QUÉ ES LA LOGÍSTICA?

2.1 La logística es la gestión de un proceso. Hay logística de aprovisionamiento, de producción, de expedición e inversa.

2.2 El proceso logístico consiste en sucesivas operaciones de transporte, almacenaje y transformación que generan un flujo de productos desde las diferentes materias primas, pasando por los productos semielaborados hasta que los productos terminados están en las manos del cliente. No porque exista un departamento de logística hay que pensar que es trabajo sólo de ese departamento. La logística es TRANSVERSAL. La función logística gestiona la cadena logística para asegurar el suministro puntual de productos al menor coste posible.

2.3. Flujos del proceso logísticoEl flujo físico, el flujo de información y el flujo de dinero.

2.3.1. El flujo físico: movimiento real de los bienes materiales a lo largo del espacio y el tiempo. Para ello son necesarios: embalajes, palets o paletas, almacenes, centros productivos (donde se transforman los bienes), los medios de almacenaje, los medios de manutención (toros, transelevadoras), medios de transporte y la mano de obra especializada.

2.3.2. El flujo de información: Sobre los clientes: datos, plazos de entrega, niveles de stock de producto acabado, pedidos recibidos…

Sobre la producción: listas de componentes de cada producto, procedimientos de fabricación, normas de trabajo, planes de producción…Sobre los proveedores: direcciones, plazos de entrega, niveles de stock, pedidos en curso…

Bases de datos: información que cambia poco. Registros: información que cambia constantemente. Información que fluye constantemente (la que genera el flujo físico).

Más importante que el sistema informático que lo gestiona, es la definición de los procesos que lo sustentan. Para asegurar un correcto flujo de información, hay que: diseñar los flujos, definir rigurosamente los datos necesarios y la forma de utilizarlos, y que los datos que se utilizan están actualizados y son fiables.

2.3.3. El flujo de dinero:

La forma en cómo las transacciones con clientes o proveedores están hechas constituye en flujo de dinero. Diseñar bien este flujo puede hacer que un negocio sea rentable o no lo sea (ejemplo de la gran superficie y el jamón).

3. LA CADENA LOGÍSTICA

3.1. La cadena logística puede llegar a ser muy compleja hoy día (aparato electrónico cuya fabricación está repartida en cuatro o cinco países). Esto requiere mayores niveles de gestión.

3.2. División de la cadena logística:

1- Transporte2- Manutención3- Almacenaje

Tipos de logística: aprovisionamiento, interna o de producción, de distribución o producto acabado e inversa.

3.2.1. La logística de aprovisionamiento: toda la gestión de materias primas y componentes, y su suministro desde los proveedores hasta las plantas de producción. Suele estar a cargo del departamento de compras. El llamado departamento de Logística se encarga de cuestiones operativas: lanzamiento y seguimiento de pedidos, control de transporte, facturación… Tanto el departamento de compras como el de logística deben estar coordinados.

a) Relación con los proveedores: deben basarse en una mutua confianza y colaboración, para que ambas partes ganen, pues son interdependientes. Es importante seleccionar bien a los proveedores.

b) El MRP (Material Requirement Planning): programa de pedidos. A partir de este, podemos hacer la lista de componentes que necesitamos, controlar los niveles de stock, el plan de producción, los plazos de entrega, calcular el momento de hacer los pedidos y las cantidades. “Flujo empujado”: la producción se planifica en función de la disponibilidad de los materiales (aunque esta técnica produce stocks).

Responsabilidades de la logística de aprovisionamiento:

1- Selección y contratación de proveedores capaces de asegurar la calidad, el precio y plazo requeridos.

2- Determinación de la demanda y comunicación de las previsiones a los proveedores.

3- Gestión y seguimiento de pedidos. 4- Gestión del transporte. 5- Gestión del stock de materias primas y componentes.

3.2.2. La logística de producción: comprende todo el flujo de materiales dentro de la fábrica, así como la planificación, seguimiento y control de la producción, el proceso productivo. El flujo de materiales ha de ser en su seno claro, simple y coherente.

Responsabilidades de la logística de producción:

1- Programación de la producción. 2- Seguimiento y control de la producción para garantizar los plazos de entrega. 3- Diseño y mantenimiento de procesos productivos para asegurar que la

capacidad de producción necesaria está disponible. 4- Definir los flujos productivos dentro de la fábrica. 5- Definir, controlar y minimizar el stock de producto semielaborado. 6- Determinar la disposición física de los elementos dentro de la nave industrial

(“layout”).

3.2.3. La logística de distribución: desde que el producto acabado sale del proceso de producción hasta que llega al cliente final. Hay dos tipos de clientes: el cliente final, u otra empresa que integra el producto en otro. Tanto el uno como el otro requieren calidad y seriedad con los plazos de entrega.

La distribución puede generar gran cantidad de stocks en la cadena. Aquí, las grandes superficies son las que establecen los criterios incluso a los fabricantes. Aunque de ella depende la entrega de los productos acabados. Hoy día, el stock tiene un riesgo añadido importante: la obsolescencia. El competidor puede introducir un producto mejor, y echar a perder todo el stock. Por ello:

1- Mínimo nivel de stock. 2- Reducción de los plazos de entrega. 3- Servicios de valor añadido extras: promociones o entregas a domicilio, p.e.

3.2.4. La logística inversa: los flujos inversos cobran cada día mayor importancia, debido a dos situaciones fundamentales: los servicios ofrecidos por las empresas implican

devoluciones al fabricante (actualizaciones del producto, averías, devolución de productos defectuosos, gestión de embalajes retornables…). Otra razón es que el reciclaje está cada día más defendido y exigido por las administraciones. Por lo tanto, hay que reciclar los componentes y tratar los residuos peligrosos. La correcta gestión de estos flujos puede reducir costes. Logística inversa: especialidad de la logística dedicada al flujo de productos (y servicios, en una visión más amplia) desde el cliente hacia el proveedor.

3.3. Integración de la cadena logística

Con la complejidad actual del proceso logístico, han aparecido empresas especializadas en ello. Hay proveedores de servicios logísticos (el almacenaje, distribución del producto acabado…). Pero aunque se subcontrate, hay que tener control y supervisión del proceso global por parte de la empresa, la cadena logística hay que integrarla en el proceso. Para ello, los sistemas informáticos y de telecomunicaciones facilitan la tarea, pero no solucionan fallos de concepción. Son un medio, el proceso logístico mal diseñado y mal ejecutado no mejora con un sistema informático.

4. JUST IN TIME (JIT)

4.1. Introducción

El JIT es un sistema de producción completo basado en una serie de principios relacionados entre sí, y abarca las relaciones laborales, la logística, las relaciones con proveedores, gestión de la cadena logística…

4.2. Historia

Winslow Taylor (1855-1915), primera aproximación a la dirección científica de la producción: medición del tiempo como elemento básico, y la división del trabajo.

Henry Ford (1863-1947), estandarización del producto, grandes cantidades, cadena de montaje.

Pero la producción en masa requiere: exceso de demanda frente a la oferta y gran cantidad de mano de obra poco especializada. Pero también genera comportamientos viciados: conflictividad laboral (sindicatos fuertes), automatización para reducir mano de obra (con resultados no siempre buenos), gran cantidad de stocks y niveles bajos de calidad.

JIT: o sistema de producción Toyota: se desarrolla en los años 80, por Eiji Toyoda.

4.3. Fundamentos del JIT

Es un sistema de producción práctico. Nace de la experiencia práctica de los talleres manufactureros de Japón. Se ha ido desarrollando a lo largo del tiempo. Principios importantes:

Mínimo nivel de stocks. Producción en lotes pequeños y constante cambio de producto. Producción en flujo tirado mediante kanban.

Relaciones de colaboración y participación de la fuerza laboral a través de kaizen.

Relaciones de cooperación con los proveedores.

Pilares del JIT: KAIZEN (participación en todos los niveles de la organización, mejorar continuamente apoyándose en las mejores cualidades de cada persona). GUERRA AL DERROCHE y CALIDAD EN LA FUENTE (producir una y sólo una unidad buena cada vez).

4.3.1. KAIZEN

Promover la mejora en pequeños pasos. Promover la participación de la persona que mejor conoce el puesto de trabajo: el propio trabajador.

Metodología de resolución de problemas: el P.D.C.A. P: planificar, definir el problema. D: hacer, ejecutar, poner en marcha el plan. C: comprobar, medir los resultados, comparar con los objetivos, detectar desviaciones. A: actuar, en función de la comprobación.

4.3.2.JIT: sistema productivo que se basa en la búsqueda y eliminación sistemática de los derroches del proceso productivo con el objetivo de obtener mejores costes.

Siete derroches importantes: movimientos inútiles, rechazos y retoques, stock, producir en exceso, transporte, esperas, operaciones inútiles.

No hay que identificar JIT con “0 stocks”, es más que eso.

4.3.3. Calidad en la fuente

La calidad se produce, no se controla. Para ello:

El autocontrol El poka yoke: sistema antierror, mecanismos sencillos para evitar el error o

detectarlo antes de que se produzca. Control estadístico del proceso: técnicas que permiten, mediante el análisis

estadístico, detectar el error.

4.4. Las herramientas del JIT

Análisis de flujo: descompone el flujo físico a lo largo de un proceso descomponiéndolo en las diferentes operaciones.

Hoshin: reingeniería de procesos productivos tradicionales en JIT. Kanban: procedimiento mecanizado por el cual cada vez que hay una

necesidad de producción (un “hueco” que rellenar en el almacén) se pide a la sección anterior, se mecaniza a base de programar una serie de cantidades críticas.

SMED: técnica para reducir al máximo el tiempo improductivo para cambiar de lote de fabricación, pasando de horas a minutos, produciendo en lotes más pequeños.

5S: orden, limpieza y estandarización como motor de mejora continua e involucración del trabajador en la definición de su puesto de trabajo.

5. LOGÍSTICA, CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

5.1. TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

Se basa en crear un sistema dentro de la empresa que asegure la calidad de los productos o servicios producidos, mediante la involucración de toda la organización. En el TQM cada persona es responsable de producir con calidad. Todo se hace con el mismo interés, como si cada compañero de trabajo, cada sección, cada departamento, fueran clientes. LA CALIDAD ES RESPONSABILIDAD DE CADA PERSONA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

5.2. ISO 9000

Es una norma internacional , publicada en 1987, revisada en 1994, en 2000 se revisó más profundamente, de forma y fondo. La nueva ISO 9000:2000 se estructura en dos parejas de normas: ISO 90001 e ISO 9004.

Enfoque basado en procesos. “Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados se puede considerar como un proceso”.

En un sistema de procesos, el P.D.C.A es primordial.

5.3. ISO 14000 y gestión medioambiental

Si la ISO 9000 trata de cómo crear un sistema de calidad para cumplir con el cliente, la ISO 14000 trata de cómo crear un sistema de gestión medioambiental para cumplir con un requerimiento social: la protección del medioambiente.