A continuación se presenta una descripción un poco más detallada de los procesos gerenciales mencionados en la anterior publicación. GESTIÓN DEL ALCANCE Pasos de la Gestión del Alcance

Planificación y Definición del Alcance - Creación metas y objetivos del proyecto (Marco Lógico) y del EDT

(Estructura del Desglose del Trabajo) Asignar Tareas

- Actividades para el equipo, consultores y socios Verificación y Control del Alcance

- Monitoreo de las actividades y resultados iníciales Adaptar el Alcance

- Mejorar los métodos, cantidades y recursos utilizados

Elementos de la Gestión del Alcance

INSUMOS – Lecciones de los otros proyectos, ejemplos de proyectos similares, M&E, contrato del donante, solicitud de cambios

TECNICAS – EDT, marco lógico, análisis de alternativas, juicio de expertos, análisis de interesados

RESULTADOS – Documento de alcance del trabajo, plan de gestión del alcance del proyecto, cambios solicitados

Desarrollo del EDT

El EDT es una descomposición jerárquica orientada a los servicios o productos entregables del proyecto

La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones más pequeñas y fáciles de manejar

GESTIÓN DEL CRONOGRAMA Pasos de la Gestión del Cronograma

Definir y Estimar el Cronograma del Proyecto - Estimaciones y desarrollo del diagrama GANTT

Publicar y Ejecutar el Cronograma - Negociar y establecer las fechas claves del cronograma con

beneficiarios y socios - Actualizar el avance del cronograma

Monitoreo del Cronograma - Revisión del avance en relación al plano original

Actualizar el Cronograma - En base a cambios en el alcance, estrategias y eventos que impactan al

proyecto

Elementos de la Gestión del Cronograma

INSUMOS – Ejemplos de proyectos similares, EDT, Alcance del Trabajo, factores externos

TECNICAS – Estimación de duración, diagramas de cronogramas (GANTT), técnicas para optimizar la duración del proyecto

RESULTADOS – Cronograma del proyecto, ajustes y cambios al cronograma, plan de manejo del cronograma

Cronograma del proyecto, ejemplos gráficos

GESTIÓN DEL PRESUPUESTO Pasos de la Gestión del Presupuesto

Definición del Presupuesto - Estimaciones de los costos del proyecto y aprobación del presupuesto

Ejecución del Presupuesto - Autorización de gastos

Monitoreo del Presupuesto - Control de gastos en base al avance del proyecto, técnicas de valor

ganado (TVG) Modificaciones del Presupuesto

- Acciones correctivas y cambios autorizados

Elementos de la Gestión del Presupuesto

INSUMOS - Ejemplos de proyectos similares, Alcance del trabajo, cronograma, contratos, condiciones de mercado, factores externos

TECNICAS – Estimación de costos, plan de cuentas, análisis de variaciones

RESULTADOS – Presupuesto del proyecto, ajustes y cambios al presupuesto, plan de manejo del presupuesto, reportes

Ejercicio de la Técnica del Valor Ganado

GESTIÓN DE LA CALIDAD La Calidad es definida como el grado en que el conjunto de las características inherentes de una entidad (bien o servicio) que determinan su habilidad de satisfacer las necesidades definidas Pasos de la Gestión de la Calidad

Definir la Calidad - Determinar la calidad y estándares para el proyecto

Seguimiento de Calidad - Asegurar de que la calidad es parte de las tareas del proyecto

Control de Calidad - Monitoreo y auditorias de calidad

Mejorar la Calidad - Hacer cambios y mejoras para incrementar la calidad de los resultados

LA DIRECCIÓN DEL EQUIPO La planificación del equipo del proyecto determina los roles, responsabilidades y relaciones de informe. Determina los pasos para conseguir los recursos requeridos y las técnicas para mejorar su desempeño El objetivo es tener el personal adecuado en el momento adecuado haciendo el trabajo adecuado Pasos de la Dirección del Equipo

Identificación del Equipo - Proceso de identificar las habilidades y competencias requeridas para

llevar adelante el trabajo del proyecto Formar el Equipo

- La organización del equipo y desarrollo de sus capacidades para su desempeño en el proyecto, asignación de roles y responsabilidades

Evaluación del Equipo - Evaluación del desempeño del equipo y manejo de conflictos internos

Mejoras del Equipo - Mejorando el desempeño del equipo, uso de técnicas de motivación

INSUMOS – EDT, normas organizacionales, requisitos de donantes, mercado laboral, descripción de cargos

TECNICAS – Organigramas, Matriz Asignación de Responsabilidades, formación de equipos, histogramas, técnicas de motivación, evaluación del desempeño

RESULTADOS – Matriz de responsabilidades, plan de adquisición de HR, plan de capacitación, resultados de evaluaciones

LAS RELACIONES CON INTERESADOS Los “stakeholders”, o interesados en el proyecto, son todas aquellas personas o instituciones que tiene un interés en el proyecto debido a que el proyecto va a impactarlos positivamente o negativamente Pasos de la Relaciones con Interesados

Mapa de Interesados - Proceso de identificar y analizar los interesados y desarrollar estrategias

para ganar su apoyo Desarrollar las Relaciones

- Implementar las estrategias mediante comunicaciones y desarrollo de relaciones

Evaluación de Relaciones - Evaluación de las estrategias

Mejoras continuas de las relaciones en base a las evaluaciones y cambios en el proyecto

Elementos de las Relaciones con Interesados

INSUMOS – Marco Lógico, información histórica de otros proyectos, contrato con donante, beneficiarios, stakeholders

TECNICAS – Análisis de interesados, comunicaciones, negociaciones RESULTADOS – Estrategias de manejo de relaciones, mapa de

interesados, plan de comunicaciones Mapa de los interesados del proyecto

Mapa de los interesados del proyecto

GESTION DE LA INFORMACIÓN Pasos de la Gestión de la Información

Plan de Información - Proceso de información de las necesidades de información y planes

para el manejo de la información Gestión de la Información

- Procesos de colección, análisis, reporte y distribución de la información Evaluación de la Información

- Evaluación de los resultados de la gestión de la información Mejoras de la Gestión de la Información

- Mejoras al proceso de manejo de la información

Elementos de la Gestión de la Información

INSUMOS – Beneficiarios, marco lógico, información secundaria, necesidades de la información de los stakeholders

TECNICAS – Colección y análisis de información, sistema de información del proyecto, bases de datos, tecnología de información

RESULTADOS – Plan de manejo de información, plan de comunicaciones, reportes

Matriz para identificar las necesidades de información

GESTION DE RIESGOS La Gestión de Riesgos La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, con el objetivo de asegurar que el proyecto pueda ser capaz de completar sus objetivos Riesgos se define como la posibilidad de un perjuicio o daño que resulta por un proceso o evento futuro. Riesgo está relacionado a la probabilidad de que el evento suceda o no suceda Pasos de Gestión de Riesgos

Planificación de Riesgos - Identificación, evaluación y desarrollo de planes de contingencia

Monitoreo y respuesta a eventos de riesgo - Actividades de monitoreo de riesgos y ejecución de los planes de

contingencia Evaluación de Riesgos

- Evaluación del plan de riesgos e identificación de nuevos riesgos Acciones para mejorar la respuestas a riesgos y la identificación de nuevos

riesgos

Elementos de Gestión de Riesgos

INSUMOS – Factores ambientales, sociales y económicos, beneficiarios, EDT

TECNICAS – Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos, diagrama causa efecto, evaluación de posibilidades, árbol de desiciones

RESULTADOS – Registros de riesgos, plan de manejo de riesgos, planes de contingencias

Cuantificación de Riesgos

Probabilidad e Impacto de Riesgos ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS La administración de compras incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios y resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo requerido. Pasos de la Administración de Compras

Plan de Compras - Proceso de identificar y analizar los requerimientos de bienes y servicios

del proyecto así como los costos, tiempos, calidad y restricciones del donante

Solicitación de compras - Proceso de selección de vendedores y firma de contratos

Evaluación del Proceso de Compras - Evaluación del plan de compras y resultado de los bienes y servicios

adquiridos, cierre de contratos Mejoras del Proceso de Compras

- Mejoras al proceso y selección de vendedores

Elementos de la Administración de Compras

INSUMOS – EDT, contrato de donante, datos históricos, datos del mercado

TECNICAS – Solicitud y análisis de cotizaciones, contrato estándar, negociación de contratos, auditoria de contratación

RESULTADOS – Plan de adquisiciones, criterios de evaluación, TOR, contratos, evaluación de proveedores/consultores