PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE INGRESOS DE CAJA OBJETIVOS: Recibir y recaudar los dineros que ingresan por la venta de servicios y dems conceptos. Proporcionar a la empresa el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que con lleva el proceso de ingresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Direccin Econmica. RESPONSABLES: Contabilidad y Cartera. PROVEEDORES: Entidades a portantes de recursos por los diferentes conceptos de servicios. ENTRADAS: Informacin de movimientos diarios de recaudo en Bancos y Corporaciones. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recepcin de datos diarios de movimientos de recaudos. Elaboracin de reporte diario de bancos y determina concepto de los ingresos. Generacin del cuadro extracontable, se clasifica los ingresos por concepto de Aportes y crditos.

Generacin de comprobante en lnea. Verificacin de causaciones. Archivo de comprobantes. Archivo de copias de extracto y auxiliar contable. SALIDAS: Comprobante de ingreso. Auxiliar contable.

PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE EGRESOS DE CAJA OBJETIVO: Proporcionar a la empresa el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de egresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos. ALCANCE: Las dependencias responsables del proceso. RESPONSABLES: Recursos fsicos, Secretaria General, y Contabilidad PROVEEDORES: Personas Naturales y Jurdicas que originan los costos y gastos de la entidad. ENTRADAS: Proceso Recibo de Correspondencia. Ordenes de cobro, facturas y cuentas internas. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso Recibo de Correspondencia. Direccionamiento de cuentas. Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes a Convenios. Verificacin de soportes, montos y justificacin de la cuenta o factura. Revisin y autorizacin de los pagos. Registro en el cuadro de control de egresos. Realizacin del pago respectivo en cheque o transferencia electrnica. Confirmacin de transaccin e impresin del soporte.

Generacin de cheque y envo para firmas. Generacin de comprobante de egreso afectando la contabilidad. Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones de las cuentas de Ahorro. Realizacin de conciliaciones bancarias. Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar las diferencias. Se soporta ante contabilidad la diferencia. Realizacin del ajuste contable e imprime. Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones. SALIDAS: Comprobante de egreso y desembolsos.

PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA OBJETIVOS: Dar cumplimiento oportuno del pago de nmina de cada mes. Proporcionar el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de nmina de la empresa, a efecto de guiar el desarrollo de los mismos y evitar duplicidad en las acciones. . ALCANCE: Aplica para todas las dependencias de la empresa. RESPONSABLES: Secretaria General, Auxiliar contable, Contabilidad, Entidad Financiera y Gerencia. PROVEEDORES: Administradora del proceso. ENTRADAS: Formularios de pago para salud, pensin, ARP y parafiscales. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Preparacin nomina con tres das de anticipacin al pago Liquida nmina y verifica clculos. Envo a contabilidad reporte de pruebas junto con soportes de novedades revisados.

Recepcin de reporte de prueba, verifica novedades del mes con respecto a parmetros contables y enva a Secretaria General. Recepcin de reporte de prueba, verifica novedades del mes y mediante firma autoriza expedicin del reporte definitivo. Realizacin de copia de seguridad y liquidacin definitiva de nmina. Generacin de copia, relacin de pagos, informe de retencin en la fuente, informe acumulado de pagos y descuentos, comprobante de totales por concepto e informe de saldos y descuentos. Generacin de informes de pensin, salud, riesgos profesionales, aportes parafiscales e imprime como soportes del pago. Verificacin de informacin Diligenciamiento de formularios de pago. Revisin y aprobacin de la informacin diligenciada. Autorizacin de pago. Proceso de Egresos de Caja. Ingreso a pgina web del banco, da click en banca empresarial e ingresa al proceso con su clave registrada. Validacin de contrasea y ubica el enlace de archivo de pago. Solicitud de Nos. de cuenta, fecha de proceso y nombre de la cuenta. Carga de informacin y validacin. El sistema genera nmero de validacin. Verificacin de transaccin. Informe sobre nmero de transaccin y valor a descargar para verificacin del usuario contra la planilla de pago. Autorizacin en la web. El sistema del banco reconfirma datos a pagar y genera No. de secuencia. Impresin de soporte de la transaccin. Consignacin en cada cuenta del trabajador el valor correspondiente. Entrega a cada empleado el volante de pago y solicita firma de aceptacin. Archivo de cada soporte.

SALIDAS: Volante de pagos. Transferencias electrnicas de pago. Proceso de Egresos de Caja.

PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR OBJETIVO: Definir los pasos para reglamentar la constitucin, funcionamiento y la ejecucin de los recursos por medio de la caja menor para atender las necesidades urgentes de las diferentes dependencias del Fondo, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias de la empresa . RESPONSABLES: Secretaria General, Auxiliar contable y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia interesada en la utilizacin de los recursos. Secretaria General como ordenador del Gasto. ENTRADAS: Solicitud de compra o gasto de la dependencia que lo requiera. Factura soporte del proveedor. Reembolso de dinero a la caja menor. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Solicitud de compra. Autorizacin del desembolso y se ordena el gasto. Generacin de recibo provisional, realiza desembolso e ingresa en el mdulo de caja menor como provisional.

Gestiona la realizacin de la compra. Solicitud de cotizaciones. Evaluacin de las cotizaciones y definicin de compra. Compra menor o igual al 15 % de 2 smmlv Realiza compra solicitando factura de acuerdo a la norma. Ingreso al mdulo por la opcin confirmacin de recibo provisional, da el valor real de compra y genera recibo definitivo. Cumplimiento del 80% de recursos cumplidos. El aplicativo genera aviso para reembolso. Legalizacin de gastos, confirmacin de reembolso, causacin automtica, y en lnea pasa el registro a contabilidad por el aplicativo Solicitud para reembolso con los respectivos soportes. Revisin y autorizacin de reembolso, autorizacin anticipada de todos los gastos y se enva a contabilidad. Revisin de cuentas, gastos y soportes para impresin de la causacin. Archivo de comprobantes. Proceso de Egresos de Caja. SALIDAS: Reembolso para la caja menor. Comprobantes de contabilidad.

PROCESOS A REALIZAR.

PROCEDIMIENTO DE INGRESOS A CAJA

AUXILIAR CONTABLE

INICIO

Facturacin

Contado

Registra cuenta por cobrar

Archiva

Elaboracin recibo de pago

Recibe dinero

Archiva soporte

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA

AUX. CONTABLEINICIO

CONTADOR

GERENCIA

Liquida nomina

Revisar la nmina y autorizarla

Ingreso pgina Web del banco y valida contrasea

Solicitud de nmeros y nombres de las cuentas, carga de informacin y validacin

Repite solicitud

No

Verificacin de transaccin

Si

Informe sobre No. Transaccin y valor a descargar para verificacin del usuario contra planilla de pago

Consignacin en cada cuenta del trabajador el valor correspondiente

Imprime soporte de la transaccin

Entrega a cada empleado el volante de pago y solicita firma de aceptacin

FIN

Archiva soportes

PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR GERENCIAINICIO

SECRETARIA

Entrega base de caja menor por valor de cuatrocientos mil pesos

Guarda el dinero bajo su responsabilidad.

Autoriza prstamos y gastos varios de la oficina menores a cien mil pesos

Pagar los prstamos y gastos autorizados

Realizar el desembolso respectivo cuando se acabe el dinero

Archivar comprobantes de caja y facturas de compra

FIN

PROCEDIMIENTO DE EGRESOS DE CAJA

SECRETARIA

AUX. CONTABLE

INICIO

Recibe correspondencia

Selecciona factura y cuentas internas

Verificacin de soportes, montos y justificacin de la cuenta o factura

Revisin y autorizacin de pagos

Generacin de cheque y envo para firmar

Confirmacin de la transaccin e impresin de soporte

Realizacin del pago en cheque o transferencias electrnicas.

Generacin de comprobantes de egreso afectando la contabilidad

FIN

Archiva comprobante