proceso: programaciÓn anual de la...

CONFIDENCIAL Y DE USO INTERNO

Fecha Código Versión Páginas

Abril / 2014 NAP-CGF-PAPP-001.2 3.0 1/12

PROCESO:

PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO:

APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA

Actividad Nombre Cargo Fecha Firma

Aprobado por:

Ing. Paúl Ayora Administrador

General

Ing. Eduardo Rosero Coordinador

General Financiero

Ing. Alejandro Flores Coordinador General de

Planificación

Revisado por:

Ing. Rodmin Echeverría Responsable

Unidad de Procesos

Lic. Juan Rivera

Responsable Unidad de

Planificación Operativa

Elaborado por:

Ing. Mariana Novillo Técnico de Procesos

Dra. Adriana Imbaquingo Técnico de Procesos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DEL POLÍTICA PÚBLICA

Tipo de proceso:

Gobernante Agregador de Valor Apoyo

Código: NAP-CGP-PAPP-001.2

Versión: 3.0

PÁGINA: 2/13

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción

Aprobado por:

Fecha: Fecha:

Firma: Firma:


Tipo de proceso:



Versión: 3.0

PÁGINA: 3/13

ÍNDICE

CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................................... 2

1. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 4

2. OBJETIVO ................................................................................................................................. 4

3. ALCANCE .................................................................................................................................. 5

4. RESPONSABLES ......................................................................................................................... 5

5. BASE LEGAL .............................................................................................................................. 5

6. POLÍTICAS ................................................................................................................................ 5

6.1. POLÍTICAS GENERALES ............................................................................................................. 5

6.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS ............................................................................................................ 5

7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO ............................................................................................. 6

7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................ 6

7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................ 6

8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS ............................................................................. 11

8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS ........................................................................... 11

8.2. PROCESOS EXTERNOS ............................................................................................................. 12

9. INDICADORES .......................................................................................................................... 12

10. ANEXOS .................................................................................................................................. 13

10.1. ANEXO 1 ......................................................................................................................... 13


Tipo de proceso:



Versión: 3.0

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1. DEFINICIONES

ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA: Importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en

programas, subprogramas, proyectos y unidades presupuestarias necesarias para el logro de

los objetivos y metas programadas.

EJERCICIO FISCAL: Período regular presupuestario y contable dentro del cual se realiza y

ejecutan las estimaciones de ingresos y de gastos. Comprende del 1 de enero al 31 de

diciembre de cada año.

INDICADOR DE RESULTADO: Es el indicador de medida de resultados obtenidos (directos o

indirectos) de las actuaciones. Mide los efectos directos o inmediatos, la calidad y el

rendimiento.

INVERSIÓN PÚBLICA: Es el conjunto de egresos y/o transacciones que realizan las entidades

del sector público en la ejecución de programas y proyectos para mantener o incrementar la

riqueza y capacidades sociales y del Estado, con la finalidad de cumplir con los objetivos de la

planificación nacional.

NORMA: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin

determinado enmarcado dentro de una política.

PAC: Plan Anual de Compras

PAPP: Programación Anual de la Política Pública; es un instrumento de planificación interna

que recogerá la planificación operativa anual de las unidades de trabajo internas como de las

unidades desconcentradas de la Institución.

POLÍTICA PÚBLICA: La Guía de Formulación de Políticas Públicas Sectoriales define a la

política pública, como un curso de acción de la gestión pública que institucionaliza la

intervención pública en respuesta a un problema social identificado como prioritario, y que

se convierte de esta manera en materia de política de Estado de la realización de una acción.

REGLAMENTO: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una

actividad.

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

2. OBJETIVO

Instrumentar la planificación interna que recogerá la planificación operativa anual de las

unidades de trabajo internas y desconcentradas de la Institución, para instituir un sistema de

formulación, ejecución y evaluación de las actividades institucionales acorde al Plan Nacional


Tipo de proceso:



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del Buen Vivir, el Código de Planificación y Finanzas Publicas y otras normas que la

reglamenten.

3. ALCANCE

Desde la disposición de elaboración de la PAPP, hasta la aprobación de la misma, su campo

de acción está direccionado a Secretaría General, las Coordinaciones Generales, las Unidades

Técnicas, y la Unidad de Protocolo.

4. RESPONSABLES

Consejo de Administración Legislativa (CAL)

Administración General

Coordinación General de Planificación

Coordinación General Financiera

Coordinadores Generales de la Asamblea Nacional

5. BASE LEGAL

Constitución de la República

Ley Orgánica de la Función Legislativa

Reglamento Orgánico Funcional de la Asamblea Nacional

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas

Instrumentos dictados por la SENPLADES y el Ministerio de Finanzas

Normas Técnicas de Control Interno

6. POLÍTICAS

6.1. POLÍTICAS GENERALES

La Coordinación General de Planificación consolidará las matrices de información referente a

la Planificación para posteriormente realizar su seguimiento y evaluación de cumplimiento.

De la Planificación Anual de la Política Pública se desprenderá el Presupuesto y el Plan Anual

de Contratación.

6.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS

Las Coordinaciones Generales de la Asamblea Nacional, remitirán hasta el mes de mayo de

cada año, las matrices de la PAPP.


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La Coordinación General de Planificación facilitará y diseñará las matrices para la

recopilación de información respecto a los contenidos de la PAPP y brindará todo el soporte

necesario a todas y cada una de la Unidades y Coordinaciones que conforman la institución,

en la elaboración de las mismas.

7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

CO

OR

DIN

AC

IÓN

GE

NE

RAL

DE

PLA

NIF

ICA

CIÓ

NP

RESI

DEN

CIA

A

SAM

BLE

A N

AC

ION

AL

CA

LC

OO

RD

INA

DO

RES

G

ENE

RA

LES

ASA

MB

LEA

AD

MIN

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RA

CIÓ

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GEN

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COO

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ACI

ÓN

FI

NAN

CIER

A

CÓDIGO: VERSIÓN:

FECHA:

Página: 1 de 1

NAP-CGP-PAPP-001.33.0

Julio 2014

MACROPROCESO: COORDINACIÓN GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

PROCESO: PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA

PÚBLICA

PROCEDIMIENTO: Aprobación de la PAPP

1. Disponer y comunicar la

elaboración de la PAPP ( Coordinador)

2. Actualizar matrices para la

PAPP

3. Enviar matrices y cronograma de trabajo (digital y

físico)

4. Llenar las matrices de la PAPP

5. Analizar y validar las matrices

recibidas

6. Información correcta?

1

NO

7. Formalizar y remitir matrices

SI

8. Consolidar la PAPP Institucional

9. Generar la proforma

presupuestaria

10. Revisar la PAPP y proforma

presupuestaria

1

11. Revisar y aprobar la PAPP y

proforma

12. Enviar al Ministerio de Finanzas para

aprobación

13. Recibir respuesta por parte

del Ministerio de Finanzas

14. Ajustes a la proforma?

16. Priorizar y ajustar las actividades

SI

15. Ingresar al sistema de

SENPLADES la información

NO

Seguimiento y evaluación de la

PAPP

2

18. Generar presupuesto institucional

17. Registrar los ajustes al PAPP –

PAC

19. Revisar la PAPP y presupuesto institucional

3

20. Revisar y aprobar la PAPP y

presupuesto institucional

21. Comunicar a las Coordinaciones

Generales y Unidades Técnicas,

la PAPP final 2

1

DOCUMENTOS DE SOPORTED1. Matriz de seguimiento D2. Proforma presupuestariaD3. Proforma presupuestaria ajustada D4. PAPP

1

2

7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

Disponer y comunicar

la elaboración de la

PAPP

El Coordinador General de

Planificación, dispone Vía electrónica al

personal de su unidad, la elaboración

de la Programación Anual de la Política

Pública.

Coordinación General de

Planificación –

Coordinador General

2 Actualizar matrices

para la PAPP

Se elaboran matrices (ANEXO 1) en las

que se reflejarán los contenidos de la


Planificación - Analista 1


Tipo de proceso:



Versión: 3.0

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planificación operativa, el PAC y luego

se remiten a la Secretaría General, las

Coordinaciones Generales, las

Unidades Técnicas, la Unidad de

Protocolo para ser completadas.

3 Enviar matrices y

cronograma de

trabajo (digital y

físico)

Remitir las matrices vía física con

memorando y electrónica a la

Secretaría General, las Coordinaciones

Generales, Unidades Técnicas, y a la

Unidad de Protocolo.


Planificación - Coordinador

General

4

Llenar las matrices de

la PAPP

En los formatos recibidos se procede a

llenar las matrices con la información

correcta, adicionalmente el personal

de Planificación se entrevistará con

cada una de las Unidades para brindar

asesoramiento en la elaboración de la

PAPP.

Secretaría General,

Coordinadores Generales,

y Jefes de Unidad

5

Analizar y validar las

matrices recibidas

Revisar que el contenido integral de

cada una de las matrices sea el

correcto. En caso de existir

observaciones, se contactará al

Coordinador para realizar los ajustes

necesarios.


Planificación - Analistas y

Técnicos

6

Información correcta?

Si: La información es correcta, pasa a la

actividad no. 7

No: La información no es correcta,

regresa a la actividad no. 4



Técnicos

7

Formalizar y remitir

matrices

Remitir por escrito (memorando) y en

digital las matrices con la información

solicitada.

Coordinadores General de

la Asamblea


Tipo de proceso:



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8

Consolidar la PAPP

Institucional

Elaborar la matriz PAPP institucional

preliminar consolidada.



Técnicos

9

Generar la Proforma

Presupuestaria

- Recibir la información de las

matrices que remite la

Coordinación de Planificación.

- Consolidar la información por

grupos presupuestarios, tanto en

gasto corriente como de inversión,

con la finalidad de obtener el

presupuesto institucional basado

en el PAPP.

- Desagregar en partidas

presupuestarias a cada una de las

unidades administrativas en base

al presupuesto solicitado.

- Elaborar el documento

consolidado de la proforma

presupuestaria del año que

corresponda, para su envió y

revisión por parte de la

Administración General, previo su

presentación y aprobación en el

CAL, una vez aprobado en el CAL se

remite al Ministerio de Finanzas

para su inclusión en el Presupuesto

General del Estado.

Coordinación General

Financiera

10 Revisar la PAPP y

Proforma

Presupuestaria

Revisar la información de la PAPP,

Proforma Presupuestaria y se remite a

la Presidencia mediante oficio para

aprobación del CAL. En caso de



Tipo de proceso:



Versión: 3.0

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considerar alguna modificación se

regresará el trámite al paso anterior.

11

Revisar y aprobar la

PAPP y Proforma

La Presidencia dispone se incluya en el

Orden del Día para el CAL, la Secretaría

General incluye para la reunión la

presentación de la Proforma

Presupuestaria y mediante resolución

el CAL procede a aprobar el

presupuesto institucional.

CAL

12 Enviar al Ministerio de

Finanzas para

aprobación

Mediante oficio, la Secretaría General

remite a la Presidencia para la firma

del mismo y el envío al Ministerio de

Finanzas.

Presidencia Asamblea

Nacional

13 Recibir respuesta por

parte del Ministerio

de Finanzas

Recibir la respuesta mediante oficio

por parte del Ministerio de Finanzas y

dirigido a la Presidencia de la

Asamblea.


Nacional

14

Ajustes a la

Proforma? :

Si: Se comunicará a la Administración

General; pasa a la actividad 16.

Priorizar y ajustar las actividades.

No: Se comunicará a través de la

Administración General para su

ejecución, quien a su vez remitirá a la

Coordinación de Planificación; pasa a la

actividad 15. Ingresar en el sistema de

SENPLADES la información.


Nacional

15

Ingresar al sistema de

SENPLADES la

información

Ingresar al Sistema Integrado de

Planificación e Inversión Pública

(SIPeIP) el usuario y contraseña

asignados, allí se llenará la información

correspondiente a los elementos

orientadores:


Planificación – Técnico


Tipo de proceso:



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- Datos institucionales.

- Alineación de objetivos

estratégicos, se ingresa la

descripción del Objetivo

Estratégico Institucional y se

selecciona el objetivo del Plan

Nacional del Buen Vivir al que se

encuentra alineado, seguido las

Políticas y Lineamiento Estratégico

del Plan Nacional del Buen Vivir a

las que el Objetivo Estratégico

Institucional (OEI) se encuentra

alineado y finalmente se señalará

cual será la política principal a la

que el OEI estará alineado.

- En los Indicadores intermedios se

ingresarán los siguientes campos:

unidad de medida, línea base,

fecha límite línea base, fuente y

periodicidad de la línea base,

meta, fórmula y prioridad y luego

se guardan los datos.

- En envío de la información, se

seleccionará el botón enviar

elementos orientadores y se

genera el reporte preliminar.

- El ingreso de información paso a

paso se encuentra detallada en el

Instructivo del Sistema Integrado

de Planificación e Inversión

Pública – Módulo de Planificación

disponible en la web.


Tipo de proceso:



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16

Priorizar y ajustar las

actividades

Se priorizan las actividades que vayan

en beneficio de la institución por cada

una de las Coordinaciones y Jefes de

Unidad y se ajustan a un nuevo

presupuesto.


17 Registrar los ajustes

al PAPP-PAC

Con el nuevo Presupuesto ajustado, se

ajusta las actividades en las matrices

de cada Coordinación y Unidades.



Técnicos

18

Generar presupuesto

institucional

Registrar el presupuesto ajustado,

conforme a la información recibida de

cada una de las unidades

administrativas en sus partidas

presupuestarias.

Coordinación General

Financiera

19 Revisar la PAPP y

presupuesto

institucional

Revisar y remitir mediante oficio, la

Proforma Presupuestaria ajustada a la

Presidencia, para su aprobación.


20

Revisar y aprobar la

PAPP y presupuesto

institucional

Recibe oficio con la Proforma

Presupuestaria ajustada y aprueba el

documento para socializarlo a través

de la Coordinación General de

Planificación.


Nacional

21 Comunicar a las

Coordinaciones

Generales y Unidades

Técnicas la PAPP final

Entregar la Proforma Presupuestaria

aprobada de cada una de las

Coordinaciones Generales y Unidades

Técnicas de la Asamblea Nacional, para

su conocimiento y ejecución.


Planificación –

Coordinador General

8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS

8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS

Código Nombre


Tipo de proceso:



Versión: 3.0

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NAP-CGP-PAPP-001.3 Seguimiento y evaluación de la PAPP

8.2. PROCESOS EXTERNOS

Institución Nombre

SENPLADES Herramienta tecnológica: Instructivo del Sistema Integrado de Planificación e

Inversión Pública – Módulo Planificación

Ministerio de

Finanzas Elaboración de Dictámenes Presupuestarios

9. INDICADORES

Nombre del Indicador Fórmula de Cálculo Responsable del

control Frecuencia

Porcentaje de ajuste a la

PAPP

Valor aprobado por Finanzas ____________________x100 Valor enviado presupuestado original

Responsable de la Unidad de Planificación Operativa

Anual

Porcentaje de ajuste por

área/unidad

Valor ajustado ____________________x100 Valor planificado

Responsable de la Unidad de Planificación Operativa

Anual


Tipo de proceso:



Versión: 3.0

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10. ANEXOS

10.1. ANEXO 1

Unidad

Proceso

Fecha de

inicio

dd/mm/aa

Fecha final

dd/mm/aa

Duración

(en días)

Peligro Precaución Óptimo

30/12/14 01/10/2014 02/07/2014

Nombre

del

Indicador

ResponsableForma de

Cáculo

Riesgo /

Contingencia

Medio de

Verificación

Evidencia /

Avance

UNITARIO TOTAL

COSTOPartida

presupuestaria

CÓDIGO

COMPRAS

PÚBLICAS

TIPO TAREASAREA : Clasificación del

GastoUNIDAD CANTIDAD

Subproceso /

Actividad

Descripción

de la Meta

Seguimiento de Ejecución

Objetivo Estratégico

Proyecto

ASAMBLEA NACIONALPLAN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA 2014

Objetivo PNBV Meta PNBV Indicador Meta Indicador de Apoyo

TOTAL ACTIVIDAD

proceso: programaciÓn anual de la...

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