PROCESO OPERATIVO EN LAS ORGANIZACIONES

Un Proceso operativo son las actividades estratgicas que se desarrollan en la organizacin para su correcto funcionamiento y control. Estas actividades son las responsables de lograr los objetivos de la empresa y son la razn de ser de la organizacin.

Bsicamente el proceso operativo es el trabajo de cada rea o departamento de la empresa, es decir, son los procesos que la empresa realiza para operar y funcionar como tal. Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el proceso logstico, el proceso de compras, el proceso de venta, etc.

Para que la funcin de un departamento de relaciones industriales sea comprendida y ejecutada de manera ptima deber estar siempre contemplado bajo dos enfoques fundamentales de operacin:

Enfoque de sistema Enfoque de diagnostico

ORGEN DEL ENFOQUE DE SISTEMAS.

El enfoque de sistemas revolucion los enfoques administrativos existentes. Los orgenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotlicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teora moderna de sistemas se desarroll por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quin indic que no existe elemento fsico o qumico independiente; todos los elementos estn integrados en unidades relativamente interdependientes.Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribi un artculo titulado "La teora general de sistemas y la estructura cientfica". Este artculo es considerado de gran relevancia porque revolucion el pensamiento cientfico y administrativo.

Concepto de sistema

Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes est interrelacionadas a travs de un orden lgico que concatena sus actos hacia un fin determinado.

Enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas aplicado a la administracin, parte del presupuesto de que todo organismo social es un sistema, en el que cada uno de sus elementos tiene sus objetivos determinados y limitados. La funcin principal del enfoque es, la elevacin optima de la eficacia de la operacin de todo el organismo, lo que siempre significa la optimizacin de la actividad de todos sus elementos. La esencia del enfoque de sistemas se refiere a los aspectos siguientes:a) Formulacin de objetivos y aclaracin de la jerarquizacin de estos antes de comenzar cualquier actividad relacionada con la administracin y, en particular, con la toma de decisiones.b) Obtencin del efecto mximo, en el sentido de lograr los objetivos planteados con un mnimo de gastos, mediante un anlisis comparativo de las alternativas y su adecuada eleccin para lograr las metas.c) Apreciacin cuantitativa de objetos, mtodos y medios de lograrlos, basada en la apreciacin amplia y multifactica de todos los resultados posibles y previstos, y no en criterios particulares.El enfoque de sistemas en s, consiste en investigar las formas ms generales de organizacin, lo cual implica, ante todo, el estudio de los elementos del sistema, las interrelaciones entre ellos y la investigacin de los procesos que unen las partes del sistema a sus objetivos.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO SISTEMAS ABIERTOS

Cuando se empieza a identificar a los organismos administrativos como sistemas sociales, se le considero a las empresas como un sistema relativamente aislado o sistema abierto. Segn su aislamiento o influencia con el resto del universo, los sistemas pueden clasificarse en:a) Sistemas absolutamente aislados: Aquellos que no reciben ni ejercen influencias sobre el resto del universo.b) Sistemas relativamente aislados: Aquellos que reciben influencias del resto del universo, mediante ciertas vas especificas llamadas entradas y salidas.

La organizacin como un sistema abierto

Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento. En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece. En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente heterogeneidad.Segn la teora estructuralista, Taylor, y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando estn aislados de variables externas y cuando son determinsticos en lugar de probabilsticos. Un sistema determinstico es aquel en que un cambio especfico en una de sus variables producir un resultado particular con certeza. As, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Segn Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecer si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos lmites conocidos.

Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos. Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son:

1.- CICLO DE ACTIVIDADES: Los sistemas abiertos mantienen un intercambio de energa con el entorno. El producto que exportan como consecuencia de sus operaciones de produccin, provee los recursos de energa necesarios para la repeticin del ciclo de actividades.

2.- ENTROPIA: La supervivencia de un sistema abierto depende de su capacidad para resistir un proceso entrpico. La entropa es una Ley Universal de la naturaleza, por la cual todas las formas de organizacin se dirigen hacia la desorganizacin y la caducidad.

3.- EQUIFINALIDAD: Un sistema abierto puede llegar a un estado final, a partir de diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la forma en que el sistema se oriente, hacia mecanismos de regulacin para el control de operacin, la equifinalidad se reduce.

4.- INTERDEPENDENCIA DE LAS PARTES: un cambio en una de las partes del sistema, afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonoma.

5.- Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que haya cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados.El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin propuesta con menor esfuerzo, mayor precisin para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.

6.- FRONTERAS O LMITES: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema. Podra no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa, informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de apertura del sistema en relacin al ambiente.

7. MORFOGNESIS: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecnicos y aun de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales bsicas.

8.- COMPORTAMIENTO PROBABILSTICO Y NO-DETERMINSTICO DE LAS ORGANIZACIONES: la organizacin se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administracin no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

9.- LAS ORGANIZACIONES COMO PARTES DE UNA SOCIEDAD MAYOR Y CONSTITUIDA DE PARTES MENORES: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indic sobre la visin global, la integracin, destacando que desde el punto de vista de organizacin, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque: La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social. La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de determinado tipo de meta sistemtica. Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO SISTEMAS CERRADOS

Tienen pocas entradas y salidas en relacin con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre s una razn de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado tambin mecnico o determinista. No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto. Todo sistema depende en alguna medida del ambiente. La Organizacin como sistema abierto es antigua. Un organismo social se parece a un organismo individual en el siguiente aspecto que es crecimiento, es el hecho de hacerse ms complejo, sus componentes necesitan mayor interdependencia. Su vida tiene mayor duracin en comparacin con la de sus componentes. Porque en ambos casos la creciente integracin va paralela a una creciente heterogeneidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMALos sistemas se comunican con su medio circundante, as como con los diversos elementos que integran el propio sistema, los estmulos que reciben son transformados y analizados y da origen a las respuestas. Una fbrica recibe, entre otras muchas cosas, materia prima, la transforma y da como respuesta los artculos que produce. Los insumos o estmulos de un sistema pueden ser de muchos tipos; por ejemplo, al hablar de las organizaciones, pueden citarse, entre otros, los siguientes: aportaciones econmicas, materia prima, conocimientos, habilidades y experiencia de sus miembros, energa elctrica para mover las mquinas, etc. Las respuestas tambin pueden ser de diversas clases: producto final o servicio, satisfaccin de los miembros, desperdicio, contaminacin ambiental etctera.

SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMASUn sistema es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre s; pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en s mismo. Por ejemplo, en una organizacin existen departamentos (contabilidad, produccin, ventas, etc.), cada uno de los cuales pueden considerarse como subsistema. En cada departamento, posiblemente existen secciones, por ejemplo, en el departamento de ventas podra haber secciones de venta al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las cuales podran considerarse como subsistemas de los departamentos.

PENSAMIENTO LINEALEl pensamiento lineal comporta suposiciones como las siguientes:1. Existe un problema.2. Tiene una sola causa.3. Exige una solucin individual. 4. La solucin puede evaluarse enteramente en funcin del influjo que tendrn en el problema.5. La solucin no se modificara.

El pensamiento lineal es como una visin de tnel: vemos hacia adelante y slo los resultados que perceptibles son los que deseamos mirar. El gerente, ante la obligacin de intervenir en un problema, a menudo adopta esa actitud cuando tiene que resolverlo. Pero una de las dificultades del pensamiento lineal es que lo que vemos quiz no sea exactamente lo que obtendremos al final.

Pensamiento basado en sistemasEl pensamiento basado en sistemas incluye suposiciones como las siguientes:1. Existe un problema.2. Est ligado estrechamente a una situacin.3. Requiere una solucin.4. La solucin tendr otros efectos adems del que se desea producir en el problema.5. Es aconsejable tratar de proveer dichos defectos.6. La solucin puede evaluarse si se identifica y se pondera la combinacin de resultados deseados e indeseados.7. La solucin no ser permanente, puesta que la situacin cambiar.

Los gerentes descubrirn la utilidad de ver la organizacin como un todo dinmico y orgnico. Ante todo, tal concepcin les indica que no son solucionadores de problemas independientes. Les muestra que un gerente es aquel que interviene en un sistema de partes y procesos interrelacionados. La planeacin, organizacin, direccin y control no son ms que simples nombres con que se designa las cuatro formas ms importantes en que interviene un gerente.

ENFOQUE DE DIAGNOSTICO

El enfoque de Diagnstico permite a la empresa analizar distintos factores para efectuar la planificacin de RRHH. Dichos factores son el entorno, la organizacin y el personal. Cntrese en este ltimo factor para explicar el diseo de plantillas segn dicho enfoque.

Para revisar la operatividad y eficiencia del departamento de relaciones industriales en una organizacin. Por medio de la identificacin de determinados sntomas, nos permitir definir los cursos de accin a tomar para la solucin de problemas que presenten. Los tres diseos ms utilizados para este anlisis son: La observacin La correlacin La experimentacin

Los diseos experimentales son los de mayor rigor, mas no por eso son los ms utilizados en la prctica diaria.

Componentes de un enfoque de diagnostico: Definicin de situaciones, ambiente de investigacin, laboratorio o campo. Definicin de objetivo del diagnstico. Definicin de variables (dependientes, independientes y moderadas). Anlisis de componentes. Conclusiones o sntesis y factibilidad de prctica.