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PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO SOPORTE TECNOLOGICO Código GG-PAGA001

Versión 1 DOCUMENTOS

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2013-2014 Día Mes Año

2012 OBJETIVOS METAS INDICADORES ACCIONES RESPONSABLE PLAZO

INICIA TERMINA

Identificar y dar tratamiento a las necesidades detectadas por el profesional de la Oficina de Sistemas, a los equipos de computo (hardware y software), y ajustar las mismas al plan de compras del DEPARTAMENTO

A más tardar el 30 de enero de 2013, deben estar plenamente identificadas las necesidades de las dependencias frente a los equipos de cómputos (hardware y software), en la Gobernación del DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA

Informe del Responsable de la OFICINA DE SISTEMAS, socializado y reportado al SECRETARIO GENERAL

Identificación de las necesidades debidamente socializadas al Secretario General

Profesional Oficina de Sistemas-Secretario General

Enero 2012 Enero 30 de 2012

Informe derechos de autor.

Reporte o diligenciamiento del aplicativo Derechos de Autor

Gobernador y/o Jefe Oficina de Control Interno

Febrero 2012 15 Marzo 2012 y así sucesivamente todos los 15 de marzo a más tardar de cada vigencia

Que a partir de la fecha de identificación de las necesidades estas se incorporen al plan de compras y/o plan de contratación, priorizando y ajustando al presupuesto

Necesidades priorizadas /presupuesto a ejecutar

Priorización de las necesidades y tratamiento

Secretario GENERAL

Marzo 2012 Diciembre 2012

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO PUBLICACION PAGINA WEB Código GG-PAGA001




INICIA TERMINA

Modificación y/o actualización del procedimiento, ajustándolo a las necesidades reales, y con lineamientos que apliquen para todas las dependencias.

A más tardar el 30 de Abril de 2013, de estar el procedimiento modificado y socializado

Procedimiento modificado y adoptado mediante Acto Administrativo

Identificación de los cambios a realizar.

Profesional Oficina de Sistemas-Secretario General

Enero 2013 Abril 30 de 2013

Revisar el procedimiento y las disposiciones que aplican.

Reunión con las personas involucradas en el proceso, a fin de extraer lluvias de ideas para la modificación del procedimiento

Presentación del Procedimiento modificado ante el Comité de Control Interno

Acta de reunión de socialización

Reunión de socialización Profesional de la Oficina de Sistemas

Abril de 2013 Mayo de 2013

PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS

G.G.PAGA-008

OBJETIVOS METAS INDICADORES ACCIONES RESPONSABLE PLAZO

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles de la Gobernación del Departamento de la Guajira

Que al finalizar la vigencia 2013, se tenga actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles de la Gobernación

Identificación de los bienes inmuebles del Departamento /bienes debidamente legalizados

Identificación de los bienes inmuebles de la Gobernación de la Guajira.

Secretario General Almacenista Jefe Oficina Jurídica

Marzo de 2013 Diciembre de 2013

Legalización de los inmuebles que se encuentran aun sin hacerlo

Actualización del Inventario de los bienes inmuebles DE MANERA SEMESTRAL, PRIMER CORTE A 30 DE JUNIO, SEGUNDO CORTE A DICIEMBRE 30

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE ARCHIVO G.G-PAGA-0010

OBJETIVOS METAS INDICADORES ACCIONES RESPONSABLE PLAZO Cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 590 de 200 y demás disposiciones modificatorias o complementarias

1.Que a fecha 30 de junio de 2013, se tenga la tabla de retención documental que debe aplicarse en la Gobernación del Departamento de la Guajira

Tabla de retención documental aprobada

Levantamiento de la información necesaria para su elaboración(manual de funciones, reseña de la entidad, actos administrativos de de creación de oficinas, organigrama vigente, planta de personal, etc)

Secretario General Marzo de 2012

Junio de 2013

Elaboración cronograma por secretaría para la aplicación de la encuesta estudio

Entrevista a las áreas generadoras de documentos para identificar y definir unidades documentales(series, subseries y tipos documentales)

Analizar la producción y trámite de documentos teniendo en cuenta los manuales de procedimientos.

Identificar valores primarios y secundarios de la documentación.

Determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer los tiempos de permanencia en los archivos.

Identificar y elaborar un listado con las series y subseries existentes con su respectiva codificación.

Consultar los tiempos de retención de los documentos en cada uno de los ciclos del archivo

Elaboración propuesta Tabla de Retención documental, así:

a) Diligenciar el formato de la Tabla de retención documental normatizada por el Archivo General de la Nación.

b) Definir tiempos de retención de los documentos en el formato de la Tabla de retención documental.

c) Remisión de las Tablas de retención documental al Comité evaluador para su estudio y aprobación.

Julio de 2013

Diciembre de 2013

2. Difundir el proceso una vez aprobadas las tablas de retención para su aplicación, de manera tal que antes de finalizar la vigencia 2013 se estén aplicando.

Indicar a las dependencias las fechas para el estricto cumplimiento de su aplicación.

Realizar instructivo para la respectiva aplicación

PROCEDIMIENTO RECEPCION, RADICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES

G.G-PAGA-0010

OBJETIVOS METAS INDICADORES ACCIONES RESPONSABLE PLAZO Actualización del procedimiento, ajustándolo a las directivas de cero papel, ventanilla única, y demás disposiciones vigentes sobre la materia

Que a fecha 30 de Abril de 2013, se haya modificado y socializado el procedimiento, a todos los servidores públicos de la Administración

Procedimiento modificado/procedimiento socializado




Secretario General Marzo de 2013 Abril de 2013

Documentar y actualizar el procedimiento de adquisición de licencias

Que a fecha junio de 2013, se haya documentado, aprobado y socializado el documento procedimiento de adquisición de licencias para los equipos de sistemas



Secretario General Marzo de 2013 Junio de 2013

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Código Versión

DOCUMENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2012-2014

Día Mes Año 2013

OBJETIVOS METAS INDICADORES ACCIONES RESPONSABLE PLAZO INICIA TERMINA

Implementación de prácticas efectivas de comunicación que permita a la comunidad el conocimiento oportuno de los diferentes procesos que se adelantan para el mejoramiento institucional.

Que a diciembre del 2013,el 100% de los procesos que se desarrollan al interior de cada una de las áreas de gestión y de los diferentes estamentos de participación democrática sean de conocimiento público en la comunidad y al interior del Ente Gubernamental

Número de informes presentados públicamente por cada gestión y dependencia /Número de procesos adelantados por cada gestión y dependencia.

Asignación de espacios físicos para la publicación periódica de los informes de cada gestión. (carteleras)

Secretario General

Marzo de 2013

Diseño de plegables, volantes, carteleras… relacionados con el quehacer de cada gestión. Divulgación de la misión, visión y valores corporativos

Secretario General Programa de bienestar social Directora de Talento Humano

Marzo de 2013 Diciembre 2014

Fortalecimiento de la plataforma Institucional como medio de comunicación efectivo interno y externo.

Secretario General

Marzo de 2013 Diciembre 2014

Número de información publicada en la plataforma institucional, cartelera informativa, comunicado, circulares, jornadas pedagógicas

Difusión a través de algunos medios de comunicación como la radio, televisión, Internet… a los que tiene acceso la Gobernación

Secretarios de Despacho Jefe de prensa Profesional Oficina de Sistemas

Marzo de 2013

Diciembre 2014

Asignación de responsabilidades para la elaboración de: Revistas, plegables, boletines informativos

Secretario General

Marzo de 2013

Diciembre 2014

Código

Versión DOCUMENTOS



INICIA TERMINA

Implementar programa de seguridad, y prevención de riesgos físicos y sicosociales

En Junio de 2013 la Gobernación de la Guajira debe contar con un proyecto de seguridad definido y en ejecución

Proyecto físico de seguridad y prevención de riesgos

Solicitar acompañamiento de la Aseguradora de Riesgos contratada para la elaboración del proyecto

Secretario General


Asesoría de otras instituciones como cruz Roja, Bienestar familiar, , Bomberos, Policía nacional entre otros

Secretario General Comité Paritario de Salud ocupacional Secretarios , jefes y asesores de despacho


Implementación de Brigadas y evaluación del desempeño de cada una al final de las actividades programadas.

Comité de prevención de riesgos

Abril de 2013 Diciembre de 2013

En agosto de 2013la institución contará con un comité de prevención de riesgos

Recurso material adquirido indispensable para el buen funcionamiento del Comité de Prevención de riesgos.

Construcción del mapa de riesgo institucional


Junio de 2013 Julio de 2014

Simulacros de prevención de riesgos.


Septiembre de 2013

Diciembre 2014

PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO DE NOMINA Código GG-PAGH-0010



2012

OBJETIVOS

METAS

INDICADORES

ACCIONES

RESPONSABLE

PLAZO

Cumplir con las disposiciones aplicables al sector público en materia de salarios y prestaciones sociales(entes territoriales)

Que al mes de abril de 2013, se haya modificado el procedimiento ajustándolo a las disposiciones legales vigentes y al quehacer institucional.

Procedimiento modificado/procedimiento socializado




Directora Administrativa de Talento Humano

Marzo de 2013 Abril de 2013

PROCEDIMIENTO SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

Código GG-PAGH-0011

Versión

1


Día Mes Año

OBJETIVOS

METAS

INDICADORES

ACCIONES

RESPONSABL

E

PLAZO

Cumplir con las disposiciones aplicables al sector público en materia de salarios y prestaciones sociales(entes territoriales)

Que al `finalizar cada vigencia fiscal, s e tenga elaborado el cronograma de vacaciones de cada dependencia, debidamente recibido en la Dirección de Talento Humano de manera, que se calcule además de los gastos generales, entre otros propios de la secretaria general y se incluya en el presupuesto para su aprobación.

Presupuesto ajustado

Elaboración de cronograma anual para el disfrute de vacaciones

Directora de Talento Humano, Secretario General y Secretaria de Hacienda

Octubre de 2012

Enero de 2013- y sucesivamente en cada vigencia

PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DE PERSONAL Código GG-PAGH-002

Versión

1


Día Mes Año

OBJETIVOS

METAS

INDICADORES

ACCIONES

RESPONSABL

E

PLAZO

Cumplir con las disposiciones aplicables al sector público en materia de INDUCCION Y REINDUCCION, así como con los manuales de procesos y procedimientos

Que al inicio de cada vigencia fiscal, se organice un cronograma para poder efectuar las re inducciones a los servidores públicos, frente a nuevos cambios en el manual de funciones, código de ética, principios y valores. Manual de procesos y procedimientos

No de servidores públicos vinculados/No de servidores que recibieron inducción

Elaboración de cronograma

Directora de Talento Humano, Secretario General y Secretaria de Hacienda. Equipo Meci

Octubre de 2012 Marzo de 2013

Enero de 2013- y sucesivamente en cada vigencia

Diciembre de 2013.

Que al

ingresar un funcionario a la Entidad se le brinde la inducción correspondiente a su puesto de trabajo.

Servidor público vinculado/inducción recibida_

Listado de asistencia Brindar Inducción

Directora de Talento Humano

Enero de 2012

Diciembre de 2013 y así al finalizar cada vigencia (2013-2015)

PROCEDIMIENTO ACOSO LABORAL

Código GG-PAGH-009 Versión 1


Día Mes Año 2012


Organizar y operacionalizar el comité de convivencia para el fomento del clima laboral

En Marzo de 2013 el Comité de Convivencia estará conformado plenamente.

Acta de conformación del Comité de Convivencia.

Actas de reuniones del Comité de Convivencia.

Convocatoria para la conformación del Comité de Convivencia.


Marzo de 2013

Plan Operativo del Comité de Convivencia.

Elaboración del Plan Operativo. Directora de Talento Humano

Marzo de 2013 Marzo 2013

Formatos diseñados y en aplicación.

Diseño de formatos para registro y seguimiento de las acciones adelantadas

Que a partir de la fecha de conformación, el Comité de Convivencia funcione acorde a las normas legales y necesidades institucionales.

Evidencias de las actividades adelantadas por el Comité para el fomento de la sana convivencia: Actas, mesas de conciliación, fotos, videos, talleres, proyectos.

Conformación de los grupos de

Mediadores.

Talleres de: Sensibilización, Salud

Mental, Participación Familiar,

Capacitación en Mediación.

Directora de Talento Humano, Programa de Bienestar Social

Abril de 2013 Diciembre 2013

Número de intervenciones / número de casos allegados a la mesa del Comité de Convivencia.

Disminución de casos que van en contra de la sana convivencia y clima laboral.

PROCEDIMIENTO ACOSO LABORAL

Código GG-PAGH-009 Versión 1


Día Mes Año 2012


Organizar y operacionalizar el comité Paritario de Salud Organizar y operacionalizar el Comité de medicina, higiene y seguridad industrial

En Marzo de 2013 el Comité Paritario de Salud deberá estar conformado plenamente.

Acta de conformación del Comité PARITARIO de Salud y del Comité de Higiene y Seguridad Industrial...

Actas de reuniones del Comité.

Convocatoria para la conformación del Comité Paritario de Salud.


Marzo de 2013

Plan Operativo del Comité Paritario de Salud. Y del comité de Higiene

Elaboración del Plan Operativo. Comité Paritario de Salud

Marzo de 2013 Marzo 2013

Formatos diseñados y en aplicación.

Diseño de formatos para registro y seguimiento de las acciones adelantadas

Que a partir de la fecha de conformación, el Comité funcione acorde a las normas legales y necesidades institucionales.

Evidencias de las actividades adelantadas por el o los Comité para el cumplimiento de las políticas operacionales

Talleres de Sensibilización, invitación a

la ARP para capacitar a los funcionarios

sobre buenos hábitos posturales,

manejo del estrés,

Comité Paritario de Salud

Abril de 2013 Diciembre 2013

Priorización al Comité de salud ocupacional de los riesgos detectados

Levantamiento de los riesgos por dependencia o puesto de trabajo



PROCESO DE CONTRATACION

Código GG-PACA


Día Mes Año

OBJETIVOS

METAS

INDICADORES

ACCIONES

RESPONSABL

E

PLAZO

Cumplir con las disposiciones aplicables al sector público en materia de contratación, así como con los manuales de procesos y procedimientos

Que el 70% de los contratos suscritos durante la vigencia se liquiden al finalizar el plazo contractual, o el objeto del mismo

Contrato finalizado/acta de liquidación debidamente aprobada. Informe de contratos ejecutados durante la vigencia.

Elaborar un listado de los contratos que se ejecutan por mes indicando el plazo de vencimiento. Emitir directrices claras y precisas frente al tema de la proyección de las actas de liquidación por cada responsable de área, o supervisor. Verificar por parte de la oficina de control interno al inicio de la vigencia cuantos contratos han finalizado su ejecución y cuantos han sido liquidados.

Asesor de Contratación Asesor(a) Control Interno Administrativo


Verificar que el 100% de los contratos cuenten con los informes de supervisión, e informes de interventora debidamente actualizados

Carpeta contractual con sus correspondientes informes presentados. Requerir al supervisor o

interventor del contrato el envío de los informes correspondientes para ser archivados en la carpeta contractual.


SECRETARIA DE HACIENDA(PROCESO GESTION Y FINANCIERA Y ASOCIADOS)

Código GG-PMGF-001

DOCUMENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Día Mes Año : 2013

PROCEDIMEIN

TOS ASOCIADOS

ACTIVIDADES

HALLAZGO

INDICADORES ACCIONES

RESPONSABL

E

PLAZO

Procedimiento Gestión Administrativa y Procedimiento Gestión Financiera

Organizar plan de

acción conjunto entre

secretaria de hacienda,

secretaria general y

control interno

administrativo, para la

organización

archivística, y

determinar quienes se

encargaran de la labor.

El escenario financiero proyectado para la vigencia 2009, no fue posible observar, porque no fue encontrado en los archivos de la entidad. El Departamento presentó el escenario financiero en el anexo 2 del Decreto No 338 de 2009, contiene las proyecciones desde la vig 2010 al 2013. La falta de los archivos del 2009, limitó el alcance del proceso auditor.

% de información que se

genere/% de información

archivada: 100%

1.- Efectuar un plan de choque que permita ubicar información de las vigencias anteriores de manera que se pueda lograr recuperar la memoria histórica de la gobernación, para lo cual se hace necesario contar con el concurso de aprendices del Sena, o del personal indicado para el cumplimiento de la labor.

secretaria de

hacienda

12 MESES

Control de archivo

cada quince días,

delegando la función en

la secretaria de cada

dependencia, con el

concurso de los

El escenario financiero proyectado para la vigencia 2009, no fue posible observar, porque no fue encontrado en los archivos de la entidad. El Departamento presentó el escenario financiero en el anexo 2 del Decreto No 338 de 2009, contiene las

No de correspondencia o

documento que se recibe o

produce/No de documentos que

se archiva conforme a las

disposiciones legales

vigentes(control sistematización

2. Mantener actualizado los archivos de la presente administración

secretaria de

hacienda

12 MESES

responsables de área,

cumpliendo con la

normatividad vigente en

materia archivística.

proyecciones desde la vig 2010 al 2013. La falta de los archivos del 2009, limitó el alcance del proceso auditor.

y archivo de la información)

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL SECRETARIA DE HA CIENDA

Código GG-PMGF-001



PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS

METAS(ACTIVIDADES

)

HALLAZGO


RESPONSABLE

TIEMPO PROGRAMADO

Procedimiento Gestión Financiera

Conciliación

mensual de información

y reporte a la oficina de

control interno dentro

de los quince días

siguientes al

vencimiento del mes.

La información financiera generada por la Fiduciaria Bogotá S.A y recibida por el Departamento área de Hacienda, no es remitida en su totalidad al área contable, creando una subestimación en el saldo revelado en los estados contables, de cada periodo auditado, lo que hace que la información contable sea no razonable.

% de información

reportada por la Fiduciaria

Bogotá/% de información

reflejada contablemente: 100%

Remitir la información financiera que se genere al área de contabilidad para que pueda reflejarse una información contable real

Secretaria de

Hacienda-

Contabilidad

12 meses

Conciliación




de los quince días

siguientes al


Los estados contables de los periodos auditados, no revelan saldos de las Rentas por cobrar, de ninguna vigencia, es decir, vigencia actual o vigencia anterior, incumpliendo con los principios de registro, devengo o causación y revelación, párrafo 114 del Plan General de Contabilidad Pública. Ley 734, Art 48 numeral 26 y 58.

% de información

reportada a contabilidad

sobre rentas por

cobrar/% de información

reflejada contablemente

sobre rentas por cobrar:

100%


Secretaria de

Hacienda-

Contabilidad

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL SECRETARIA DE HA CIENDA

Código GG-PMGF-001

DOCUMENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONALSECRETARIA DE HAC IENDA

Día Mes Año . 2013

PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS

ACTVIDADES

HALLAZGO


RESPONSABLE

TIEMPO PROGRAMADO

Procedimiento Gestión Financiera

Conciliación




de los quince días

siguientes al


Observados los informes trimestral Formulario CGN2005 001Reporte de Saldos y Movimientos, reportados por el Departamento a la Contaduría General de la Nación, de las vigencias auditadas se observó que los valores en los movimientos debito y crédito y de los saldos iníciales y finales no reflejan la realidad de las transacciones sucedidas y no incluyen la totalidad de los traslados que se hicieron a la fiducia(se observa por ejemplo que en el 2009 el balance general del Departamento muestra una suma de 168 millones y a la misma fecha la fiducia refleja la suma de $3.844 millones, presentándose una diferencia de 3.676 millones. Y así hasta junio de 2012).

Información financiera

reportada por la

fiducia/información contenida

en el balance general ajustada

a la reportada por la fiducia


Secretaria de

Hacienda-

Contabilidad

12meses

Conciliación




de los quince días

El balance general a 31 de diciembre de 2009, revela en la cuenta 1424 Recursos entregados en Administración un valor de $168 millones mientras que el saldo reportado por la Fiducia un valor de $3.844 millones, $3.676 millones

% de información

financiera reportada/

información financiera

reportada contablemente y


Secretaria de

Hacienda-

Contabilidad

12 meses

siguientes al


superior al valor del Departamento. De igual manera en el año 2010, el valor reportado por la Fiducia es superior en $4.232 millones y en forma consecutiva está por encima del valor revelado por el Balance General, en $12.334 y $28.843 millones para el año 2011 y a junio 30 de 2012 respectivamente, ocasionando con ello una información financiera no real, se incumple el Articulo 2 literal e, Ley 87 de 1993 y Ley 734 art. 48 , numerales 26 y 52

ajustada :100%

Proceso Gestión

Financiera y Proceso

Gestión Jurídica

Determinar

claramente cada una

de las acreencias del

DEPARTAMENTO, que

vienen de vigencia

anterior por orden de

prioridad e ir

efectuando los pagos

respectivos.

Se observó en el análisis de

las sentencias judiciales, un alto

grado de riesgo de

incumplimiento de las

decisiones de la Administración

Departamental en cuanto a la

dilatación en el pago de las

sentencias ejecutoriadas de las

demandas judiciales, lo que ha

incrementado el monto final

por concepto de demandas.

No de cuentas pendientes

por pagar vigencias

anteriores/No de cuentas

pagadas

Efectuar los pagos de las

acreencias que quedaron

pendientes de la pasada

administración, así como

atender todos aquellos

procesos -sentencias

ejecutoriadas de demandas

judiciales

Secretaria de

Hacienda-Tesorería,

Oficina Jurídica

12 meses

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS

ACTIVIDADES

HALLAZGO

Proceso Gestión Financiera

Conciliación




de los quince días

siguientes al


El anexo No 4 del Decreto 187 del 19 de septiembre de 2011 relaciona el pasivo pensional del Departamento con un valor de $347.136 millones.consulta en la página web del Ministerio de Hacienda/consulta de pasivos pensiónales, se reporta un pasivo pensional total concorte a 31 de diciembre de 2011, por valor de $363.582 millones, Aportes por $302.629 millones y un pasivo pensionaNo aprovisionado de $60.953 millones, lo que hace que la información contable sea no razonable.

Proceso Gestión Financiera

Conciliación




de los quince días

siguientes al


El balance general cuenta 2715 provisión para pensiones del grupo pasivos estimados, revela un valor de $244 millones, inferior al reportado por el Ministerio de Hacienda en $363.338 millones. Valor que no se le ha realizado el cálculo actuarial desde el año 2008 incumpliendo con el régimen de Contabilidad pública y el Programa de Saneamiento Fiscal.

DOCUMENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL SECRETARIA DE HACIENDA(

HALLAZGO INDICADORES

ACCIONES

El anexo No 4 del Decreto 187 del 19 de septiembre de 2011 relaciona el pasivo pensional del Departamento con un valor de $347.136 millones. Realizada la consulta en la página web del Ministerio de Hacienda/consulta de pasivos pensiónales, se reporta un pasivo pensional total con orte a 31 de diciembre de 2011, por valor

de $363.582 millones, Aportes por $302.629 millones y un pasivo pensional No aprovisionado de $60.953 millones, lo que hace que la información contable sea

% de

información

financiera

reportada/

información

financiera

reportada

contablemente

y ajustada

:100%

Conciliación mensual de

información y reporte a la oficina

de control interno dentro de los

quince días siguientes al


El balance general cuenta 2715 provisión para pensiones del grupo pasivos estimados, revela un valor de $244 millones, inferior al reportado por el Ministerio de Hacienda en $363.338 millones. Valor que no se le ha realizado el cálculo actuarial desde el año 2008 incumpliendo con el régimen de Contabilidad pública y el Programa de Saneamiento Fiscal.

% de

información

financiera

reportada/

información

financiera

reportada

contablemente

y ajustada

:100%

Remitir la información

financiera que se genere al área

de contabilidad para que pueda

reflejarse una información

contable real


RESPONSABLE

TIEMPO PROGRAMADO

Conciliación mensual de

oficina

de control interno dentro de los

quince días siguientes al

Secretaria de

Hacienda-

Contabilidad

12 meses

Remitir la información

financiera que se genere al área

de contabilidad para que pueda

reflejarse una información

Secretaria de

Hacienda-

Contabilidad y

jurídica

12 meses

DOCUMENTOS PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL SECRETARIA DE HA CIENDA 2013

Día Mes Año

PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS

ACTIVIDADES

HALLAZGO

INDICADORES ACCIONES DE

MEJORAMIENTO

RESPONSABLE

TIEMPO PROGRAMADO

Proceso Gestión jurídica; Proceso evaluación independiente.-

Retroalimentación

de los planes de

mejoramiento

Incumplimiento plan de mejoramiento suscrito en el 2009, generando un impacto frente a mayores valores efectuados por concepto de indemnizaciones conciliaciones, fallos judiciales, en cuanto a los archivos de jurídica, no se cumple con la gestión documental, los expedientes no contienen toda la información, lo que no permite la verificación y seguimiento al proceso judicial. La Oficina jurídica del Departamento tiene un abogado de planta

No de acciones de

mejoramiento propuestas/No de

acciones de mejoramiento

cumplidas

Cumplir con las acciones propuestas en el plan de mejoramiento

Secretaria de

Hacienda(areas de

contabilidad,

presupuesto,

tesorería)

Oficina jurídica, Control Interno Administrativo

12 meses

Proceso Gestión jurídica, Proceso evaluación

reunir a los

servidores públicos del

área de jurídica, para

determinar las posibles

falencias y construir el

plan de mejoramiento

para su aplicación y

posterior seguimiento y

control

La oficina jurídica no cuenta con un plan de acción donde se plasmen los objetivos y metas que se quieren alcanzar en cada una de las vigencias sujeto estudio.

No de acciones de

mejoramiento propuestas/No de

acciones de mejoramiento

cumplidas

Construir un plan de mejoramiento que permita alcanzar los objetivos y metas de cada proceso

Oficina jurídica, Control interno Administrativo

12 meses

Proceso Gestión Administrativa

Solicitar

propuestas para un

software que se ajuste

a los requerimientos de

la oficina jurídica, de

acuerdo a lo

consignado en el

hallazgo

De acuerdo con la relación suministrada por la oficina jurídica de la Gobernación de la Guajira existen 1116 demandas en contra de la administración central, esta información no fue posible confrontarla en los diferentes despachos judiciales dado que estos no manejan esta información contabilizada por la entidad, al igual carecen de un software el cual sirva como mecanismo de control para la contabilización de los procesos como para que no se presenten demandas de maneras repetidas

solicitud de propuestas y

revisión de las mismas

lograr la

implementación de un

software para la inclusión

de la información de las

demandas que cursan en

el departamento, así

como la elaboración de

las tablas de retención

documental para estos

procesos

Oficina juridica y

hacienda

12 meses

software contratado y tablas

de retención elaboradas

software funcionando

cruce de información periódica entre la oficina jurídica y la oficina de hacienda(tesorería y contabilidad)

Procesos Jurídicos y Gestión Financiera

entrega de

información periódica a

tesorería y hacienda,

cada vez que surjan

nuevos procesos,

cruce de información

periódica entre la oficina jurídica

y la oficina de hacienda(tesorería

y contabilidad)

informes jurídicos

presentados /información tesoral y

contable actualizada frente a los

procesos reportados

Oficina juridica y

hacienda

12 meses


periódica entre la oficina jurídica

y la oficina de hacienda(tesorería

y contabilidad)

medidas cautelares, o

cambios en la

reclasificación de los

procesos judiciales

Proceso Gestión Administrativa

entrega de



cada vez que surjan

nuevos procesos,


cambios en la


procesos judiciales

No existe comunicación que permita cruzar información por parte de la secretaría de hacienda y la oficina jurídica esto con el objeto de mantener actualizado las relaciones de embargos que cursan contra el Departamento de la Guajira, de igual forma con los depósitos remanentes

informes jurídicos



procesos reportados


periódica entre la oficina

jurídica y la oficina de

hacienda(tesorería y

contabilidad)

Oficina juridica y

hacienda

12 meses

Proceso Gestión Administrativa, Y Proceso Gestión Jurídica

entrega de



cada vez que surjan

nuevos procesos,


cambios en la


procesos judiciales

Se pudo determinar que trescientos sesenta y seis procesos permanecen sin apoderado para la defensa de los intereses del Departamento de la Guajira. En la vigencia 2012

informes jurídicos



procesos reportados

cruce de información periódica entre la oficina jurídica y la oficina de hacienda(tesorería y contabilidad)

Oficina juridica y

hacienda

12 meses

Contratación de abogados o vinculación a la planta de personal

proceso: gestion administrativa de... · proceso: gestion administrativa procedimiento publicacion...

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