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PROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN TURÍSTICA

PROCEDIMIENTO:

ESTUDIOS ECONÓMICOS Y ESTADÍSTICOS DEL SECTOR TURISMO DE

BOGOTÁ

CÓDIGO: IT-P01

VERSIÓN: 06

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) de Gestión de Información Turística

1.1.PROCEDIMIENTO: ESTUDIOS ECONÓMICOS Y ESTADÍSTICOS DEL SECTOR TURISMO DE BOGOTÁ

1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las pautas para el desarrollo de investigaciones, la consecución y análisis de información relacionada con la

oferta, demanda y la interacción de las mismas; y su posterior publicación de tal manera que sirva como insumo para la toma de decisiones.

1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la planificación y formulación de las investigaciones a realizar y finaliza con la publicación de los datos arrojados

por las investigaciones, analizados y aprobados.

2. GLOSARIO:

Diseño y desarrollo. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la

especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio.

NOTA 1. Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el

proceso de diseño y desarrollo.

NOTA 2. Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se está diseñando y desarrollando (por ejemplo: diseño y desarrollo del producto, o

diseño y desarrollo del proceso).

Equipo de Trabajo. Grupo de personas que se organiza para alcanzar un objetivo común.

Especificación. Documento que establece requisitos.

Fuente primaria. Es aquella persona, área o equipo de trabajo que produce la información en cumplimiento a los objetivos específicos de información misional.

Para el procedimiento de gestión de información turística se define como fuente primaria la reportada por el Observatorio Turístico del IDT u otras dependencias.

Fuente secundaria. Es aquella información producida por una entidad diferente al IDT, tal información es producida con fines particulares y es utilizada por el

IDT para análisis requeridos.

Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de revisión, para alcanzar unos

objetivos establecidos.

Verificación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

Validación. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.


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BOGOTÁ

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3. CONDICIONES GENERALES

Talento Humano, capacitaciones constantes, reuniones generales (seguimiento a las investigaciones).

4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos

del IDT

Dir. General, Sub.

de Promoción, Sub. Gestión del Destino.

Planeación y

Sistemas

- Información secundaria.

- Recursos Físicos

Análisis de los resultados de

las investigaciones para la

toma de decisiones. MEJORA

CONTINUA

Dirección General, Sub.

de Promoción, Sub. de

Gestión del Destino,

Comunicaciones.

Planeación y Sistemas

ESTUDIOS

ECONÓMICOS Y

ESTADÍSTICOS DEL

SECTOR TURISMO DE

BOGOTÁ


PROCEDIMIENTO:


BOGOTÁ

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4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento

:Procedimiento principal

:Procedimiento o instancia relacionada

:Proceso relacionado

:Insumo o producto

5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:


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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.


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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1

El (la) Director(a) General, el (la) Asesor(a) del Observatorio Turístico o los Líderes de Proceso y Equipos de Trabajo identifican las necesidades de información

relacionada con el turismo (Identificación de Necesidades de Diseño y Desarrollo) y presentan solicitud ante grupo de investigaciones quienes la evalúan y

asignan a una persona para liderar la investigación o recolección de información.

2 El (la) Asesor(a) del Observatorio Turístico gestiona los recursos para desarrollar la investigación, de no obtenerlos finaliza el procedimiento.

3

El (la) Asesor(a) del Observatorio Turístico, el equipo de trabajo y el solicitante (interno o externo) definen el alcance de la solicitud, elaboran el marco conceptual

y definen la fuente de información primaria o secundaria, realizando la propuesta metodológica, estadística y logística.

(Planificación y Entradas del Diseño y Desarrollo).

4 El (la) Asesor(a) del Observatorio Turístico coordina capacitación para el equipo para el desarrollo apropiado de las investigaciones.

5 El (la) Asesor (a) del Observatorio Turístico y equipos de trabajo logístico y estadístico definen la viabilidad de la solicitud, el desarrollo de la metodología para

la construcción de los marcos de unidades estadísticas de medición y fuentes de información.

6

El (la) Asesor (a) del Observatorio Turístico y el equipo de trabajo ponen a prueba la metodología de investigación preliminar (prueba piloto) que incluye:

Prueba de instrumento de recolección: formularios IT-F01 Ficha de Actualización de Información de Agencias de Viajes, IT-F02 Ficha de Actualización de

Información Establecimientos de Alojamiento, IT-F03 Ficha de Actualización de Información Centros Comerciales, IT-F04 Ficha de Actualización de Información

Guías Profesionales de Turismo.

Prueba del operativo de recolección para la implementación de la metodología logística.

Evaluación de suficiencia de los recursos estimados.

7 El (la) Asesor(a) del Observatorio Turístico y equipo de trabajo identifican y realizan ajustes a la metodología definitiva, acorde a los hallazgos de la prueba

piloto.

8

El profesional encargado de la logística, inicia el proceso de recolección de información, que incluye las siguientes actividades:

Definición de necesidades de personal de campo para contratación, para lo cual se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Manual JU-M01 “Manual de

Contratación”.

Entrenamiento al personal seleccionado.

Distribución del trabajo.

Alistamiento del material de recolección (instrumentos de recolección).

Coordinación de la ejecución de la recolección, lo cual incluye la elaboración de solicitudes de permisos para sitios especiales, elaboración de solicitud de carné.


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9

El equipo de trabajo almacena la información capturada en campo.

Para el caso de recolección en físico, se realiza la digitación por parte del equipo de apoyo (encuestadores).

Para el caso de recolección en dispositivos móviles de captura (dmc), el profesional de desarrollo y soporte de aplicaciones de software se encarga de sincronizar

y almacenar en base de datos diseñada para tal fin.

11 El equipo de trabajo del OTB consolida y valida la información recolectada para el posterior análisis de la misma.

12 El equipo de trabajo y coordinadores de las investigaciones solicitan la información secundaria a las diferentes entidades.

13

El equipo de trabajo estadístico depura la información capturada y almacenada, calculando:

Los factores de expansión, para las encuestas probabilísticas.

Los factores de cobertura, para las encuestas no probabilísticas.

Los cuadros de salida o resultados.

Esta información se entrega al equipo de publicaciones para la elaboración de:

Documentos de análisis sectorial y de resultados de los proyectos de investigación turística. Ir a la actividad 12.

Tableros de indicadores. Ir a la actividad 13.

Directorios de oferta de prestadores de servicios turísticos. Ir a la actividad 14.

14

El equipo de trabajo de publicaciones elabora los tableros de indicadores para publicación en la página web que incluye.

Consolidación de información.

Montaje de contenidos en esquema diseñado para tal fin.

Los tableros de indicadores se envían al web master para publicación final.

15

El equipo de trabajo de publicaciones elabora los documentos de análisis sectorial y de resultados de los proyectos de investigación turística para la publicación en

la página web de la entidad que incluyen:

Definición de contenidos de la publicación.

Consolidación de información del período o investigación a analizar.

Solicitudes de información adicional al equipo de trabajo estadístico requerida para los análisis.

Elaboración de cálculos y modelos econométricos requeridos para los análisis.

Elaboración de textos y pieza de publicación.

Estos documentos se envían al web master para publicación final.

Nota. Se elaboran dos tipos de publicaciones: Documentos de resultados de los proyectos de investigación (particular para cada proyecto). Boletín de estadísticas

de turismo primer semestre y anuario de estadísticas de turismo (Documentos de análisis sectorial donde se correlacionan las fuentes de información primarias y

secundarias).


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CÓDIGO: IT-P01

VERSIÓN: 06

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

16 El web master publica los documentos finales de la Gestión de Información Turística en la página web del IDT.

Ir al fin.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

El desarrollo de investigaciones en el Instituto Distrital de Turismo obedece a nuevas necesidades o especificaciones suministradas por el cliente, normas o

estándares nacionales e internacionales, reglamentos técnicos, decretos u otros documentos de tipo legal. La necesidad de diseño y desarrollo en el IDT, se

puede generar en:

La planificación estratégica de la entidad.

Reportes de servicio.

Retroalimentación y demanda de clientes (internos y/o externos).

Requisitos legales y reglamentarios nuevos o con cambios.

Cambios en procesos.

Nuevas tecnologías.

Proveedores.

8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME

ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O

SERVICIO

CRITERIO DE

ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO

8. Inicia el proceso de

recolección de información.

No continuidad en la

recolección de la

información.

Cumplimiento:

Diligenciamiento completo

de las herramientas de


Asignación de recursos.

Selección idónea de

personal.

Sensibilización y

Capacitación del personal.

Plan de adquisiciones.

Perfiles.

Actas de reuniones y

capacitaciones.

Comunicados y planillas de

asistencia.


PROCEDIMIENTO:


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Código: MC-F15

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Fecha: 06-01-2016

10. Consolidar y validar la

información recolectada

Errores de diligenciamiento

en las herramientas de


Comparación:

Comparación de información

de series históricas.

Cobertura:

Comparación de coberturas

de las muestras.

Corrección de errores

presentados en la

consolidación.

Imputación de datos.

Evaluación de sesgos por la

no respuesta.

Archivos de información.

Porcentajes de cobertura.

11. Solicitud de información

secundaria

Rezago en la entrega de

información secundaria.

Cumplimiento:

Cumplimiento en la entrega

de información secundaria.

Formalizar mediante cartas

de intención o convenios.

Convenio.

Oficios enviados.

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IT-F01 Ficha de Actualización de Información de Agencias de Viajes.

IT-F02 Ficha de Actualización de Información Establecimientos de Alojamiento.

IT-F03 Ficha de Actualización de Información Centros Comerciales.

IT-F04 Ficha de Actualización de Información Guías Profesionales de Turismo.

10. NORMATIVA ASOCIADA

Ver Normograma


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11. RECURSOS

Inmobiliario oficina.

Página web del Instituto Distrital de Turismo.

Sistema Integrado de Gestión -SIG-.

Aplicativo de Gestión Documental -CORDIS-.

Intranet.

Línea telefónica.

Correo Certificado.


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12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

06

06-01-2016

Eduardo Navarro

Contratista Planeación y Sistemas

Luis Alejandro Reyes


Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se

actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.

Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.


PROCEDIMIENTO:


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VERSIÓN: 06

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Código: MC-F15

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Fecha: 06-01-2016

CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Jónnathan Novoa Garzón

Contratista Observatorio

Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez


Asesor(a) de Gestión de Información Turística

Líder del proceso

Ing. Eduardo Navarro Téllez.


Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección – SIG

06-01-2016

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