proceso facturacion dumian medical s.a.s.. descripciÓn procedimiento de facturacion normas todo...

PROCESO PROCESO FACTURACIONFACTURACION

DUMIAN MEDICAL S.A.S.

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE FACTURACIONFACTURACION

NORMAS

•Todo servicio prestado debe ser facturado en totalidad y en máximo 24 Horas.•Para la realización de la facturación se deben cumplir los requisitos del contrato, la organización y la norma.•Todo servicio debe ser autorizado (excepto urgencias, Anexo técnico 2 y 3 Res.3047/08)•Siempre se debe cumplir los tiempos establecidos de facturación.•Toda factura debe tener una pre auditoria de cuentas.

DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTODEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO:OBJETIVO:

Facturar los servicios de salud prestados a los diferentes usuarios según su plan de beneficios y conforme a la ley, con oportunidad, eficacia y calidad en cumplimiento de los compromisos contractuales para asegurar un recaudo de cartera con un mínimo de glosas.

ALCANCE:ALCANCE:

El proceso inicia con la validación de derechos del usuario (excepto urgencia)El proceso finaliza con la entrega del envío de la factura para la radicación a cartera.

Responsable del procesoResponsable del proceso

Coordinador de facturación.

DEFINICIONES:DEFINICIONES:

Contrato: Documento legal en que las partes que intervienen pactan de común acuerdo las condiciones de compra y prestación de un servicio. Es un documento que está destinado a producir efectos jurídicos

Cliente: Quien recibe el servicio. Son las APB (Administradoras de planes de Beneficio que son: Empresas Promotoras de Salud EPS, Administradoras del Régimen Subsidiado ARS, Entes Territoriales, Aseguradoras de planes de medicina pre-paga) y pacientes

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTODESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ENTRADASREQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES

PROVEEDORES

Solicitud de prestación del servicio

Contratos, convenios y legislación.

Servicios asistenciales

SUBPROCESOSSUBPROCESOS

1. FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS

2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)

3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA

4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)

5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA

1. FACTURACION URGENCIAS SIN 1. FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS

AMBULATORIOSAMBULATORIOS

FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS

QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER

COMO LO DEBE HACERCUANDO LO

DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTAL

PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

1. Validar el derecho del usuario

Auxiliar de facturación del servicio

Se realiza solicitud al paciente o acompañante de los documentos, se exceptúa el paciente clasificado como Triage 1 (urgencia vital) quien ingresa directamente a sala de reanimación. Se realiza verificación de los derechos y cruce en la base de datos del Fosyga- DNP en busca de inconsistencias que incluyen multiafiliaciones, y en caso de encontrarlas se envía anexo técnico Nº 1 Res.3047/2008. Para los SOAT se deben exigir: factura y formato de referencia de la institución que envía el paciente, en caso de pacientes remitidos, denuncia expedida por autoridad competente y/o croquis, copias de: (documento de identidad de la víctima y del conductor, licencia de conducción del conductor del vehículo, seguro obligatorio, y tarjeta de propiedad del vehículo)

Al momento de la solicitud del servicio

Copias y/o escáner de los documentos , anexo técnico Nº 1 y soportes SOAT

Entrega de la factura en la central de facturación

Facturación central

QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACERCOMO LO DEBE HACER

CUANDO LO DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTAL

PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE

2. Ingreso del paciente al sistema


Se realiza la pre admisión del paciente al triage

Tras la solicitud del servicio

Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, historia de triage)

Consulta de triage

Profesional de salud de turno

3. Validación de derechos de procedimientos ambulatorios


El usuario entrega al auxiliar de facturación, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado y/o fotocopiado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP.)


Orden de servicio autorizada por la EAPB debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad

Central de facturación



QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER

COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTA

L

PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo


En caso que el paciente sea admitido para la atención en urgencias se recauda el valor que corresponda y para pacientes particulares se exige un depósito de $100.000 y firma del pagare. El triage 1 y 2 (urgencia vital) se atiende independiente de la cancelación de este valor. Para el triage 3 se procede segun los acuerdos contractuales (se orienta a lugar de consulta prioritaria) y/o cobrar el valor de la urgencia. En caso de no pago hacer firmar el pagaré


Recibo de caja ( consignación bancaria)

Subdirección administrativa

Auxiliar administrativo (consignar diariamente)

5. Admisión del paciente a la consulta o procedimientos de urgencias


Para las urgencias ingresando al modulo de admisiones en pacientes clasificados por el triage pendientes por admitir, y para procedimientos ambulatorios al módulo procedimientos de urgencias Si la atención corresponde a un accidente de tránsito se debe crear el evento en el modulo del SOAT diligenciando toda la información del accidente.

inmediato

Historia clínica en el sistema

Consulta de urgencias o sala de procedimiento

Profesional q presta el servicio



QUE HACERQUIEN LO


CUANDO LO DEBE

HACER

SOPORTE DOCUMENTAL

PUNTO DE CONTROL RESPONSABL

E

6. Notificación de la atención a la EAPB correspondiente


Se realiza envío de anexo técnico Nº 2 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial

Dentro de las 4 horas siguientes a la atención o antes de terminar el turno.

Número de autorización telefónico, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados

Recepción de urgencias o facturación central

Auxiliar de facturación q recibe turno en hora de la noche y en horas hábiles en facturación central

7. Ingreso al sistema de servicios solicitados por el médico


Realiza el ingreso al sistema de los servicios solicitados por el médico durante la consulta

Inmediato

Registro del servicio en la historia clínica y cargue en el detallado del reporte 7

Aleatorio por auditoria medica, auditoria concurrente diaria.

Auditor medico o enfermera concurrente

QUE HACER

QUIEN LO DEBE HACER

COMO LO DEBE HACER

CUANDO LO DEBE

HACER

SOPORTE DOCUME

NTALPUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

8. Confirmación y registro de los servicios efectivamente prestados


Realiza verificación en historia clínica de los servicios efectivamente prestados y carga la consulta de urgencias y los procedimientos especiales que estén soportados pero que no estén registrados en la cuenta, también verifica que estén cargados los medicamentos e insumos utilizados en la atención Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos ambulatorios. Seguimiento periódico y selectivo contra el sistema y las copias de las formulas

Inmediato

Reporte Nº 7 en el sistema y copia de la formula generado por el médico en el sistema

Aleatorio por auditoria medica, auditoria concurrente diaria

Auxiliar de facturación del servicio y delegado de control interno

9. Cargue de los medicamentos ambulatorios

Auxiliar de farmacia

Contra la formula ambulatoria generada por el médico en el sistema, realiza el cargue directamente a la cuenta del paciente, afectando de manera automática el inventario

Inmediato

Reporte Nº 7 en el sistema y copia de la formula generado por el médico en el sistema

Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos ambulatorios. Seguimiento periódico y selectivo contra el sistema y las copias de las formulas

Auxiliar de facturación del servicio y delegado de control interno


QUE HACERQUIEN LO


CUANDO LO DEBE

HACER

SOPORTE DOCUMENTAL

PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

10. Generación de factura o cuenta cuadrada


Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo

Al egreso del paciente

Factura y/o

recibo


Auditor medico por auditoria aleatoria

Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada

Cuenta cuadrada

Si es por evento: se genera una factura.

Factura

Para los casos de accidente de tránsito impresión del FURIPS

FURIPS


QUE HACERQUIEN LO


CUANDO LO DEBE

HACER

SOPORTE DOCUMENTAL


11. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas

Auxiliar de facturacion centralCoordinación de facturación

Recepción y organización de las cuentas cuadradas, si la facturación es agrupada recibe los soportes de notificación de la atención, los documentos, la impresión de la atención y copias de los reportes de los exámenes realizados si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas.

Al finalizar el turno de la mañana, y el auxiliar de facturación de la noche entrega a la mañana siguiente lo de la tarde y la noche.

Notificación de la atención, los documentos, la impresión de la atención y los resultados de los exámenes si se requiere, factura de venta

Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno

Auxiliar de facturación central Coordinación de facturación

12. Soportes pendientes


Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte.

Estas novedades no pueden ser superiores a 24 horas.

Libro de documentos pendientes

Facturación central solicita y vigila la entrega de estos soportes en tiempo acordado

Coordinación de facturación


QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTA

L

PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

13. Auditoría de cuentas

Médico Auditor y Enfermero Auditor

Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor.

Diariamente

Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes

En concurrencia diaria

Coordinador de facturación

14. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada


El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada

Semanalmente(viernes)

Factura de Venta agrupada

Garantizar que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado.


Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada.

Informe consolidado de facturación agrupada

Auxiliar de facturación central(urgencias y ambulatorio)

Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa.

Factura soportada para radicación


QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L


15. Generación de envíos


En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas.

Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación.

Formato de envíos por entidad

Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente

Coordinación de facturación y dirección administrativa

16. Generación de RIPS y validación

Auxiliar documental

Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos

Inmediato una vez se genere el envío.

Archivo plano en medio magnético.


Coordinación facturación

17. Entrega de facturas a Cartera

Auxiliar documental

Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético.

Inmediato una vez se generen los RIPS

Libro de radicación firmado

Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley

Coordinación de facturación y coordinación de cartera

18. corrección de RIPS por la EAPB errores

Ing. De sistemas

Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar.

Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días)

Archivo plano corregido

Cartera y/o facturación central

Coordinación de cartera


2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO

Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)

QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L




El usuario entrega al auxiliar de facturación del servicio, la autorización, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP)


Orden de servicio autorizada por la EAPB (original) debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad





Ingresa al sistema el servicio solicitado, si es inmediato se pasa a su realización y si requiere preparación se deja en programación


Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, numero de procedimiento)

Recepción del servicio solicitado

Coordinador asistencial del servicio



QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTAL

PUNTO DE

CONTROLRESPONSABLE

3. Programación del paciente (si aplica)

Coordinación de servicio solicitado

En caso de exámenes que requieran ser programados por preparación especial y/o por requerir insumos o medicamentos especiales, se realiza asignación de fecha y hora de la cita, se entregan recomendaciones de preparación y se realiza la requisición de insumos y/o medicamentos a la farmacia central.

Al momento de solicitar el servicio

Programación de la cita, formato de preparación y/o formato requisición medicamentos o insumos



4. Egreso(entrega) de medicamentos y/o insumos farmacia central


Realiza el egreso(entrega) de los insumos y/o medicamentos solicitados de la farmacia central por cada procedimiento a realizar, previa verificación que la bodega de imágenes esta en cero existencias

Una vez recibe el formato de requisición

Documento de egreso de medicamentos y/o insumos de la farmacia central

farmaciaQuímico farmaceutico

5. Cargue (Ingreso) de medicamentos y/o insumos a bodega del servicio


Realiza ingreso de los insumos y/o medicamentos a la de bodega de imagenología

Inmediatamente se genere el documento de egreso

Documento de ingreso de medicamentos y/o insumos a la farmacia de imagenología

farmacia




QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTAL


6. Prestación del servicio Y Liquidar los servicios autorizados en la orden de servicios


Ingresando al sistema los servicios solicitados al paciente y estableciendo aquellos que son susceptibles de cobro según los conceptos expuestos en los manuales tarifarios.

inmediato Reporte n°7 en el sistema

Recepción del servicio

coordinador del servicio

En caso de pacientes programados se cargan los insumos y/o medicamentos utilizados por el paciente



Verificando el tipo de régimen, estrato y autorización de servicios. Valor a cargo de paciente (cuota moderadora o copago)

InmediatoRecibo de Caja si aplica

Caja

Dirección administrativa



QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTAL


8. Guardar cargos de la cuenta



Inmediato

Recibo y/o Factura

Reporte n°7 en el sistema


Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada

Cuenta cuadrada

Si es por evento: se genera una factura. Factura



Recepción y organización de las cuentas cuadradas, de laboratorio (el día hábil siguiente), de imagenología (Al 3er día hábil siguiente, por la lectura). Si la facturación es agrupada, recibe la autorización, los documentos y el reporte del examen realizado si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas.

Al finalizar el turno

Autorización de servicios, documentos y resultado del examen si se requiere, factura de venta





QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTAL


E



Algunos soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega de la factura, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte.

Al momento de la entrega de cuentas y soportes


Facturación central solicita y vigila la entrega de estos soportes en tiempo acordado





Diariamente

Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes

En concurrencia diaria




QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTAL























QUE HACERQUIEN LO DEBE

HACERCOMO LO DEBE

HACERCUANDO LO DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTAL



Auxiliar documental






15. Entrega de facturas a Cartera

Auxiliar documental







Ing. De sistemas








3. FACTURACION DE CONSULTA 3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNAEXTERNA

QUE HACER

QUIEN LO DEBE HACER


DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTAL


E



El usuario entrega al auxiliar de facturación del servicio, la autorización, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado y/o fotocopiado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP)


Orden de servicio autorizada por la EAPB (original) debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad





Ingresa al sistema el servicio solicitado, si es inmediato se pasa a su realización y si requiere preparación se deja en programación


Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, numero de procedimiento)



3. Verificar que el paciente tenga asignada la cita en la Agenda Médica y dar cumplimiento


Verifica en el sistema la fecha y hora de la programación de la cita en la agenda del profesional y le da cumplimiento para que se active el paciente en la agenda del especialista.


Verificar que el paciente tenga asignada la cita en la Agenda Médica y dar cumplimiento

Recepción de consulta externa

Coordinador consulta externa

3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA

QUE HACER

QUIEN LO DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L

PUNTO DE

CONTROLRESPONSABLE



Verificando el tipo de régimen, estrato y autorización de servicios. Valor a cargo de paciente (cuota moderadora o copago)

Inmediato

Recibo de Caja si aplica

Caja

Dirección administrativa

5. Guardar cargos de la cuenta



Inmediato

Recibo y/o Factura

Reporte n°7 en el sistema


Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada Cuenta

cuadrada

Si es por evento: se genera una factura. Factura



Recepción y organización de las cuentas cuadradas, de laboratorio (el día hábil siguiente), de imagenología (Al 3er día hábil siguiente, por la lectura). Si la facturación es agrupada, recibe la autorización, los documentos y el reporte del examen realizado si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas.


Autorización de servicios, documentos y resultado del examen si se requiere, factura de venta

Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generada durante el turno



QUE HACER

QUIEN LO DEBE HACER

COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE

HACERSOPORTE DOCUMENTAL


E




Diariamente

Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes revisión sobre reporte N° 7

Revisión diaria de consulta externa















QUE HACER

QUIEN LO DEBE HACER


DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTAL


E







Coordinador de facturación y dirección administrativa

10.Generación de RIPS y validación

Auxiliar documental






11.Radicación en Cartera

Auxiliar documental







Ing. De sistemas







4. FACTURACION DE SERVICIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALARIOS (OBSERVACION,

HOSPITALIZACION Y UCI)HOSPITALIZACION Y UCI)

QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


DEBE HACER

SOPORTE DOCUMENTAL


1. Se define ingreso del paciente a servicios de observación, hospitalización o UCI según criterios médicos. Validación de derechos del usuario en el servicio (pacientes que ingresan directamente a obstetricia, quirófanos, hospitalización o UCI) Copia o escáner de los documentos para la verificación de derechos y los requeridos para los accidentes de tránsito (SOAT)

Auxiliar de facturación del servicio y en horas no hábiles el facturador de urgencias

Se realiza solicitud al paciente o acompañante de los documentos. Se realiza verificación de los derechos y cruce en la base de datos del Fosyga- DNP en busca de inconsistencias que incluyen multiafiliaciones, y en caso de encontrarlas se envía anexo técnico Nº 1. Para los SOAT se deben exigir: factura y formato de referencia de la institución que envía el paciente, en caso de pacientes remitidos, denuncia expedida por autoridad competente y/o croquis, copias de: (documento de identidad de la víctima y del conductor, licencia de conducción del conductor del vehículo, seguro obligatorio, y tarjeta de propiedad del vehículo).

Al momento de solicitar

el ingreso al servicio.

Copias y/o escáner de

los documentos, anexo técnico

Nº 1 y soportes SOAT.

Ingreso al servicio de

hospitalización

Auditor concurrente

4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)

QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L


E



Hacer revisión de las semanas cotizadas para los pacientes del régimen contributivo. Para los pacientes particulares de Observación Urgencias, se debe revisar periódicamente el reporte No. 7 contra el depósito de los $100.000 solicitados al inicio de la atención y una vez cubierto el 70% del depósito se debe solicitar uno nuevo por el mismo valor. En hospitalización general para los pacientes particulares se debe solicitar un depósito de $1.000.000.oo y la firma del pagare en blanco y realizar el mismo control anotado anteriormente. Para los pacientes particulares que van a ingresar a UCI se debe pedir un deposito de $20.000.000 y la firma de pagare en blanco y realizar el mismo control del reporte N° 7. Para los pacientes de las diferentes EAPB, en los cuales se identifique que deben cancelar algún tipo de valor por concepto de copagos (según acuerdos contractuales) o cuotas de recuperación, se debe solicitar un deposito por el valor del tope máximo según el nivel socio económico y lo establecido en la normatividad vigente y en caso que esto no sea posible hacer firmar el pagare en blanco.

Previo a la atención

Recibo de Caja y/o pagaré firmado

Informe diario de ingresos



QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMEN

TALPUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

3. Admisión del paciente al servicio de hospitalización o traslado de consulta de urgencias a observación o de observación a hospitalización


Ingresando los datos solicitados por el software para la admisión del paciente o realizando el traslado de un servicio a otro. Si la atención corresponde a un accidente de tránsito se debe crear el evento en el modulo del SOAT diligenciando toda la información del accidente.

InmediatoHistoria clínica

Ronda diaria concurrencia

Auditor concurrente

4. Solicitud de la autorización de servicios a la EAPB correspondiente


Se realiza envío de anexo técnico Nº 3 o la notificación telefónica (según correspondacontractualmente) asegurando para el caso de los anexos los tres envíos. En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial. Este paso es de cumplimiento obligatorio. Solicitud y adjuntarla de autorización para cirugías requeridas

Tres envíos durante las primeras 4 horas posteriores al ingreso y con intervalos superiores a 30 minutos entre uno y otro envío


Garantizar el envío de la autorización de servicios por parte de la EAPB dentro de las primeras 24 horas siguientes al ingreso, en caso contrario enviar carta con copia al ente territorial informando que por vencimiento de términos, se da por aceptada la atención del usuario con cargo a dicha empresa

Coordinación de Facturación


QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER

COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE

HACER

SOPORTE DOCUME

NTAL

PUNTO DE

CONTROL

RESPONSABLE

5.Confirmación en el sistema de servicios solicitados por el médico


Realiza la confirmación de los servicios solicitados por el médico durante la hospitalización

Inmediato

Historia clínica, reporte n° 7

Ronda diaria concurrencia

Auditores concurrentes

6. Auditorias concurrentes

Medico auditor, jefe auditor, auditor de medicamentos, auditor administrativo, auditor de terapias

En concurrencia a los pacientes hospitalizados se define la pertinencia de la estancia, el pagador, registro diario de evoluciones por los especialistas a cargo del paciente y que sean coherentes con la evolución clínica, nota de procedimientos realizados durante el día, nota de interpretación de ayudas diagnosticas y la justificación para su solicitud, verificar anexo de soportes de las ayudas diagnosticas en físico en la historia clínica, verificar ordenamiento de los medicamentos, el registro en tiempo real de los medicamentos e insumos con su respectivo aprovechamiento según protocolos y vida media, su administración y su registro correcto en la historia clínica y las terapias (físicas o respiratorias)con inter relación de cobros, cobro de oxigeno, asegurando el cargue de todo en la cuenta de los pacientes. Verificar oportunidad de interconsultas, procedimientos y ayudas diagnosticas, para evitar la glosa por este motivo. Auditor administrativo me va a realizar informe detallado de faltantes de soportes por paciente.Las cirugías realizadas durante la hospitalización deben tener la descripción quirúrgica, el record de anestesia, hoja de gastos de quirófanos y se usan insumos de alto costo se deben cobrar de manera efectiva soportando con factura de compra.

Diariamente

Reporte Nº 7 en el sistema.Hojas de trabajo definidas para registrar la ronda

Garantizando que el valor de las ventas diarias se incremente de acuerdo a la ocupación de los servicios.

Coordinación de facturación y Dirección administrativa


QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER

COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE

HACER

SOPORTE DOCUMENT

AL


7. Cargue de los servicios prestados día a día


Realiza verificación en historia clínica de los servicios efectivamente prestados, carga el valor de la sala de observación, valor de estancia hospitalaria y los procedimientos y ayudas diagnosticas, garantizando su soporte en físico en la historia clínica. Verificar que aun los procedimientos que no se registran en la historia clínica se cobren (hacer informe de estos a su coordinador para hacer ajustes al respecto) también verifica que estén cargados los medicamentos e insumos utilizados en la atención y el aprovechamiento de los mismos. Verificar cobro de las cirugías hospitalarias y sus soportes.

Inmediato

Historia clínicaReporte Nº 7 en el sistema

Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos utilizados. Ronda diaria de concurrencia

Auditor concurrente


QUE HACER

QUIEN LO DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L

PUNTO DE CONTROL RESPON

SABLE

8. Egreso del paciente

Medico asistencial, jefe asistencial, auxiliar de facturación

Medico asistencial genera orden de salida. Da recomendaciones y formulación (debe hablar con el paciente o sus familiares).La enfermera asistencial me garantiza bodegas en cero, registro efectivo de administración de los medicamentos, valida los procedimientos de enfermería, da salida al paciente del modulo de enfermería y así poder inactivar la cuenta, la jefe entrega la historia clínica legajada y en el orden establecido. La jefe me garantiza el soporte y el cargue de hemoderivados. Farmacia confirma bodegas en cero y devolución de medicamentos.Terapia respiratoria confirma registro de suministros de terapia y ventilación, registro de oxigeno y terapias pertinentes de cobro, oximetría en caso de ser cobrables según manuales.Auxiliar de facturación inactiva la cuenta y me garantiza q todos los cambios ordenados se hagan en el reporte n° 7

Al egreso de cada paciente

Historia clínica Reporte N° 7

Historia clínica armada y su reporte N° 7 para su auditoria final

Auditores concurrentes


Auxiliar de facturación del servicioAuditor administrativo




Garantizar la entrega de documentos pendientes en los tiempos acordados



QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L

PUNTO DE CONTROL RESPON

SABLE

10. Auditoria final de prefactura

Jefe auditor Medico auditor

Se auditan la totalidad de los egresos hospitalarios, validando la racionalidad, la pertinencia y la oportunidad en la historia clínica, asegurando que todos los servicios prestados vayan soportados. Se ordenan cambios y se entrega a facturador de cada área para realizar cambios y generar factura final.


Reporte N° 7

Entrega del reporte 7 con los cambios a realizar al facturador del servicio


11. Generación de factura



La generación de la factura no debe demorar mas de 24 horas desde la generación del egreso

Factura y/o recibo

Entrega de factura a facturación central

Coordinador de facturaciónFacturación central

Si es por evento: se genera una factura.

Factura

Para los casos de accidente de tránsito impresión del FURIPS

FURIPS


QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L










Auxiliar documental




14. Radicación en Cartera

Auxiliar documental




Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas


15 Devolución de RIPS por errores

Ing. De sistemas





5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA

QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTAL


1. Generar la programación junto con las autorizaciones y documentos del paciente

Coordinadora de cirugía

Ingresando al módulo de programación del sistema y entregando a la auxiliar de facturación las autorizaciones y documentos del paciente. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL . . .)

La tarde anterior a la programación de cirugía

Programación en el sistema, autorizaciones debidamente firmadas y documentos del paciente

Censo diario

Coordinadora cirugía y Dirección administrativa

2. Verificación de la identidad del paciente


Verifica la identidad del pacienteAl momento de solicitar el servicio

Ingreso al modulo de cirugía

Recepción de cirugía o consultorio donde se realiza el procedimiento

Coordinadora de cirugía

3. Verificar que el paciente tenga programada la cirugía


Verifica en el sistema la fecha y hora de la programación de cirugía y realiza admisión del paciente.


Ingreso en el modulo de cirugía


coordinadora de cirugía


QUE HACERQUIEN LO

DEBE HACER


SOPORTE DOCUMENTA

L


E



Verificando el tipo de régimen, estrato, autorización del paciente Valor a cargo de paciente (cuota de recuperación o copago).

InmediatoRecibo de Caja



5. Necesidad de Procedimientos adicionales a los autorizados en la orden de servicios

Coordinacion de cirugía – Auxiliar de Facturacion del servicio

Cuando se identifica durante la realización del procedimiento quirúrgico la necesidad de procedimientos adicionales, el especialista, le informa a la coordinadora de cirugía, quien a su vez le da aviso al auxiliar de facturación para que se realice el envío del anexo técnico Nº 3 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial

Inmediato una vez se identifica la necesidad de procedimientos adicionales


Egreso del procedimiento

Coordinación de cirugíaCoordinación de facturación

6. Verificar calidad del registro del procedimiento

Coordinación de cirugía

Verificar que en la descripción quirúrgica estén registrados la totalidad de los procedimientos quirúrgicos realizados

Durante la realización de la descripción quirúrgica parte del especialista

Descripción quirúrgica completa en el sistema


Coordinación de cirugíaAuditor medico concurrente


QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTAL


7. Cargue de los procedimientos


Realiza búsqueda con número de documento, revisa la descripción quirúrgica, le da cumplimiento a los procedimientos registrados por el especialista y en caso de procedimientos adicionales susceptibles de cobro los liquida manualmente según manuales tarifarios y acuerdos contractuales

Una vez finalizado el acto quirúrgico

Reporte Nº 7 en el Sistema


Coordinación de facturaciónAuditor medico concurrente

8. Cargue de insumos y medicamentos

Auxiliar de farmacia de cirugía

Realiza el cargue de los insumos y medicamentos utilizados contra la hoja de gastos

Una vez finalizado el acto quirúrgico

Reporte Nº 7 en el Sistema

Egreso del paciente del procedimiento. Garantizar que se cargue de los consumos según hoja de gastos

Coordinadora de cirugíaAuditor medico

9. Auditoria de cirugía

Coordinación de cirugía

Verificar el reporte N° 7 garantizando el cobro de la totalidad de procedimientos realizados así como medicamentos e insumos utilizados vs hoja de gastos e historia clinica

Inmediato

Reporte Nº 7 con las observaciones y debidamente firmado.

Egreso del paciente

Auditor medico


QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTAL


10. Auditoria medica concurrente

Auditor medico

Realiza ronda diaria y auditoria al 100% de procedimiento definidos: neurocx, cardiovascular, reemplazo articular, cx generales con múltiples procedimientos y hemodinamía, así como el 100% de los procedimientos realizados por especialistas previamente identificados como sobrefaturadores.

Diario

Reporte Nº 7 anterior con las observaciones y debidamente firmado. Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes

Ronda de concurrencia

Coordinador de facturacion

11. Corrección de los hallazgos encontrados


Realizando en el sistema las correcciones solicitadas por el Auditor medico y por coordinación de cirugía.

Inmediato una vez finalizadas las auditorias

Reporte Nº 7 definitivo

Ronda concurrente

Auditor concurrente

12. Códigos de medicamentos o insumos pendientes por crear


En caso de códigos de medicamentos o insumos pendientes por crear a nivel nacional, se realiza la inactivación de la cuenta y se deja constancia de esto en reporte Nº7

Inmediato

Reporte Nº 7 con observaciones.

Ronda concurrente

Coordinación de facturaciónAuditor concurrente


QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTAL


13. Creación de códigos de medicamentos o insumos a nivel nacional

Químico farmacéutico nacional

Cuando existan códigos pendientes de medicamentos y/o insumos, se realizará la creación de los mismos siguiendo el procedimiento correspondiente. Se debe garantizar el ajuste de lso valores a las políticas nacionales de la empresa.

Dentro de las primeras 24 horas siguientes

Códigos de procedimientos en el sistema

Notificación de creación de los códigos

Coordinación de facturacion

14. Generación de la Factura


Generando la factura en el sistema de aquellas cuentas que no tengan pendientes. Se debe generar en un máximo de 24 horas después del egreso del paciente. Salvo las excepciones descritas y justificadas

diario

Factura de venta debidamente firmada

Ronda de auditoria

Auditor concurrente

15. Recepción de cuentas inactivas con pendientes y/o facturadas


Se recibe la autorización original, los documentos y copia de los soportes de la cirugía y la lista de chequeo con VoBo de la coordinación, y en caso de no existir pendientes la factura con el número de copias requeridas.


Autorización de servicios, documentos y el soporte de la cirugía, factura de venta




QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTAL





24 horas hábiles.


Garantizar la entrega de documentos pendientes en los tiempos acordados


17. Facturación de cuentas inactivas pendientes


Una vez creados los códigos de medicamentos (tiempo máximo 24 horas hábiles) e insumos, se realiza generación de factura de venta, debe asegurarse la factura de los insumos de alto costo y material de osteosíntesis.

Inmediato una vez creado el código


Garantizar el cargue de los insumos y/o medicamentos efectivamente utilizados en el acto quirúrgico

Auditoria médica









QUE HACERQUIEN LO



SOPORTE DOCUMENTAL



Auxiliar documental




20. Radicación en Cartera

Auxiliar documental






21. Devolución de RIPS por errores

Ing. De sistemas





GRACIASGRACIAS

DUMIAN MEDICAL S.A.S.

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