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Proceso de la Integración
Una de las funciones más importantes que el administrador realiza es la
asignación de recursos, no tanto de manera directa, sino a través de las
unidades que realizan la función humana, material, de innovación tecnológica y
financiera.
Nuestro interés en explicar esta función dentro de nuestro modelo de proceso
administrativo, es sensibilizar al administrador del apoyo que brinda la
integración por medio de las unidades administrativas que de forma directa
autorizan, obtienen y distribuyen los recursos de cualquier índole que el
administrador les solicita.
2.6.4 Dirección Concepto y Naturaleza58
Esta etapa del proceso administrativo es trascendental para el éxito de toda
organización, ya que implica la consecución de una forma determinada de
comportamiento por parte del recurso humano que integra la empresa, de tal
manera que todo el personal realice una contribución real a los propósitos de la
institución, y exige de quienes la dirigen un adecuado ejercicio del liderazgo, el
establecimiento de un sistema de comunicación oportuno que posibilite a todo
el personal el trabajo en equipo y la coordinación de todos sus esfuerzos.
Para que una empresa triunfe, no basta que se hayan establecido lineamientos
perfectos a través de la planeación, se haya delineado una estructura
organizacional adecuada, se hayan obtenido los mejores recursos tanto
humanos como técnicos, materiales o monetarios, es necesario llevar a la
práctica las decisiones asumidas en las etapas de la planeación y la
organización, así como lograr que el personal contratado realice su máximo
esfuerzo y aproveche adecuadamente los demás recursos organizacionales;
58 Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004
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todo ello se realiza en esta etapa del proceso administrativo llamado dirección.
La acción de dirigir gente en todo organismo es una función básica y de gran
trascendencia, por lo que algunos consideran que la dirección y administración
son la misma cosa. Esto se piensa en gran parte porque al dirigir es cuando
más se ejercen representativamente las funciones administrativas. A esta etapa
se le ha denominado de diversas formas:
Fayol la denominó mando, Terry la llamó ejecución pero cualquiera que sea su
denominación, implica influir o inducir a los subordinados a que observen
determinados comportamientos; se centra en el ejercicio del mando sobre el
personal de la empresa, para que coopere en la consecución de los objetivos,
para ello intenta motivar a ese personal a dar los más altos niveles de
desempeño.
Por ello conceptuamos a la dirección como el conjunto de relaciones
interpersonales en evolución continua, por las que el dirigente de un grupo
busca guiar los esfuerzos y auspiciar la motivación de sus colaboradores, a fin
de que sus actitudes y aptitudes se orienten al logro de los objetivos de la
institución.
La importancia de la dirección radica en:
• Que pone en marcha los lineamientos establecidos en la planeación y la
organización. Sin acción, todos esos lineamientos se convertirían en meros
sueños.
• A través de ella se logran las conductas más deseables por parte de los
miembros de la organización.
• Una dirección eficiente repercute directamente en la productividad de la
empresa.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la calidad de los productos
y servicio que se ofrecen a la comunidad y, por último, en la calidad de vida
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laboral de todos los que integran una organización.
• Las personas y su dirección son el factor diferencial más importante en las
empresas de hoy, y su gestión se ha convertido en el principal factor capaz
de generar ventajas competitivas.
Principios de la Dirección
Coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se
encamine al logro de los objetivos generales de la empresa. Estos sólo
podrán alcanzarse si el personal se interesa en ellos, y se facilitarán si
sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al
conseguir las metas de la organización y si éstas no se contraponen a
su autorrealización.
Impersonalidad de mando. El ejercicio de una autoridad surge como
una necesidad de la organización para obtener resultados; no de la
voluntad personal o arbitraria.
De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que
debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución
de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de
comunicación establecidos en la organización formal, de tal manera que
al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos
correspondientes.
De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los
problemas que surjan durante la gestión administrativa en el momento
que aparezcan evitando que dichos problemas se propaguen y creen
problemas colaterales más graves.
Del aprovechamiento del conflicto. Este principio aconseja el análisis
del conflicto y aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones
distintas a las que aparentemente puedan existir.
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2.6.5 Control Naturaleza y Fundamentos 59
Esta función administrativa es, en muchas ocasiones, poco apreciada porque se
le atribuye un carácter negativo y de restricción, como la brida que sujeta a un
caballo. Sin embargo, en la administración, al control no debe atribuírsele este
sentido restrictivo.
En lugar de ello, debe considerársele como el instrumento apropiado para
alcanzar la mejora continua de las operaciones, ya que su esencia es verificar si
las actividades de la empresa están o no alcanzando los resultados esperados,
verificar que se siga el proceso hacia los objetivos organizacionales,
restableciendo el curso si éstos cambian, identificar las afectaciones del
ambiente a los planes por su alta variabilidad y para adaptarse a las
condiciones variantes y, en su caso, corregir las desviaciones.
Al asumir las medidas correctivas a consecuencia del proceso del control, se
está replaneando, reorganizando y redirigiendo. El control es, de esta manera,
la función administrativa que señala los errores incurridos en las otras
funciones. Si una organización mantiene un proceso continuo de control,
normalmente los errores se notan a tiempo y pueden tomarse las medidas para
corregirlos antes de que ocurra algún daño serio para la organización.
Esto nos permite señalar que el control se realiza en todo momento de las
actividades de una empresa. Cuando se planea la realización de un proyecto o
al iniciar el proceso de planeación para el siguiente ejercicio, los directivos
deben prever las circunstancias (tanto externas como internas) que se pueden
presentar y que pueden alterar la realización de dichos planes, y desde ese
momento determinar las medidas que se consideren pertinentes para con-
trarrestar su influencia; cuando esto sucede, se dice que se ejerce un control
preventivo.
59 Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, Año 2004
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Importancia del Control Se basa en los siguientes puntos que establece medidas para corregir las
actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
• Se aplica a todo: a los objetos, a las personas y a las acciones.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para no se vuelvan a presentar en el futuro.
• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen las medidas correctivas.
• Proporciona datos acerca del estatus de la ejecución de los planes, lo
que sirve como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Principios del Control:60
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos; el control no es un fin; Sino un medio para alcanzar los
objetivos.
De equilibrio: A cada grupo debe proporcionarse el grado de control
correspondiente.
Del diseño: Los sistemas de control efectivos son diseñados para ser
económicos en su administración y para reflejar la estructura
administrativa. Tales sistemas deben proveer a la gerencia de
información oportuna, estratégica y descriptiva de las tendencias
operativas.
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas
requieren control.
De actitud: Para controlar en forma eficaz, el administrador debe tener
60 Administración una Perspectiva Global, Autor: Harodl Koontz, Mc Graw Hill, 11ª. Ed. , Año 1998
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disposición de administrar el plan al punto de llevarlo hasta la realidad y
dedicar tiempo para comparar los resultados obtenidos contra los
deseados; más que dedicarse a alguna de las fases del proyecto mismo.
El control es el brazo derecho de la planeación: La planeación y el
control se encuentran intrincadamente unidos. Cuanto más bien definido
y bien pensado sea un plan, conducirá automáticamente a un sistema
más eficaz de control. FIGURA No.11
Fases del Proceso básico de Control Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004
Cualquiera que sea el objeto del control, el proceso básico de control implica
tres grandes pasos:
1. Establecimiento de normas o estándares de rendimiento.
2. Ni edición del desempeño real y comparación con las normas y
estándares establecidos.
3. Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.
Establecimiento de normas y estándares ya se ha señalado que la planeación y
el control son funciones administrativas que se realizan conjuntamente. Cuando
se establecen los resultados que se esperan y deben alcanzar (objetivos),
cuando se determinan los criterios que han de seguirse en las decisiones
cotidianas (políticas), cuando se señalan las conductas que deben tener los
miembros de la empresa (reglas), cuando se determina la secuencia ideal y
más apropiada para realizar las actividades así como los tiempos en que han de
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realizarse (procedimientos y programas), cuando se determinan los recursos
que se han de utilizar a través de los presupuestos, los directivos de la empresa
definen los niveles de desempeño apropiados para la empresa. Sin embargo,
es necesario poner en operación todos estos planes en forma más precisa, lo
que hace necesario el establecimiento de estándares, a continuación se
presenta un esquema:
FIGURA No.12
Establecimiento de Estándares
Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004
Cuando se compara lo real con lo planeado, se pueden presentar las siguientes
alternativas:
• Que lo planeado y lo real sean coincidentes.
• Que lo planeado supere al resultado real.
• Que lo planeado sea inferior a los resultados logrados.
Corrección de desviaciones. La corrección de desviaciones es el punto donde
el control realiza el proceso cíclico de la administración, ya que al corregir las
desviaciones se reinicia el proceso administrativo, es decir, los directivos
deberán planear nuevamente. Los administradores pueden corregir
desviaciones rediseñado sus planes o modificando sus metas.
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Algunos requisitos del proceso de control son:
• Contar con objetivos y estándares que sean estables.
• Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.
• Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación
con los objetivos. Tomando en cuenta que un sistema de control por sí
solo no contribuye a la eficiencia.
• Evaluar la efectividad de los controles (eliminando aquellos que no
sirvan; simplificando, combinándolos para perfeccionarlos).
• El control o los sistemas de control deben vincularse con las metas que
la organización desea alcanzar.
• Un control o sistema de control integro comprende todas las conductas y
metas deseadas.
A continuación se mencionan algunas características de un control eficaz
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar las
desviaciones de inmediato, pero es ideal que las descubra antes de que
ocurran.
Flexibilidad. Cualquier sistema de control debe responder a las
situaciones cambiantes de la organización.
Económico. Controlar de manera excesiva puede significar más costos.
Adaptación a la organización. Los controles deben ser diseñados a la
medida de la organización.
Control directo. Cualquier sistema de control debe ser diseñado para
mantener contacto directo entre la persona que controla y la que es
controlada.
2.7 Areas Funcionales de la empresa
La actividad de una empresa no depende del éxito del área funcional
especifica; sino del ejerció de una coordinación balanceada entre las etapas del
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proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las
principales áreas funcionales.
Operaciones. Busca el incremento de la eficiencia, la reducción de
costos y el mejoramiento de la calidad del servicio, incluye los siguientes:
1. Control de inventarios: Productos.
2. Control de calidad: porcentaje de artículos defectuosos, de
devoluciones.
3. Sistema de tiempos y métodos de operación: tiempos y
movimientos, programas de abastecimiento
4. Control de desperdicios: máximos y mínimos tolerables.
5. Control de mantenimiento y conservación: programación y su costo.
6. Control de compras: selección adecuada de proveedores,
comprobaciones de precios. CUADRO No.13
AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Control de Operaciones - control de inventarios - Control de calidad - Sist. De tiempos y métodos de operación - Control de compras Control de Mercadotecnia Control por Áreas Funcionales Control de Recursos Humanos Control Contable y Financiero Control General
Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004
Mercadeo y Ventas. Se refiere a la evaluación de la eficiencia de las
funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al
consumidor. Cubre aspectos como la efectividad del grupo de ventas y
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de las campañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas;
es de vital importancia para el control de la empresa en general. Esta
incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y
área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.
CUADRO No.14
AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Control de Operaciones Control de Mercadotecnia - Investigación y desarrollo
- Desarrollo de productos - Publicidad y desarrollo - Por el precio de articulo - Por cliente - Por territorios - Por vendedores - Por inventario
Control por Áreas Funcionales Control de Recursos Humanos
Control Contable y Financiero
Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004
Recursos Humanos. Los Recursos Humanos son todas aquellas
personas que integran o forman parte de una organización. El objeto del
Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo
humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los
objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de
reclutamiento, selección, capacitación, y desarrollo del empleado.
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CUADRO No.15
AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Control de Operaciones
Control de Mercadotecnia
Control de Recursos Humanos - Control de Asist. y puntualidad - Valuación de puestos - Auditoria de RH - Registro de sanciones - Evaluación desempeño - Capacitación - Evaluación de reclutamiento - Selección de personal
Control Contable y Financiero
Control General
Control por Áreas Funcionales
Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004
Contable y Financiero. Ninguna empresa por pequeña que sea, puede
operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados
terminado periodo.
Así mismo el control financiero proporciona información acerca de la
situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos
monetarios de los recursos que la integran.
La importancia es esta función, es que ya toda empresa trabaja con
base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la
obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios
económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el
objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene
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implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los
recursos financieros.
Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo,
tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital,
obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza,
manejo de la cartera de inversiones.
Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las actividades
contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna,
procesamientos de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de
costos.
Control General. Una de las graves ventajas del control general es que
permite, en las diferentes áreas administrativas de la empresa, evaluar
las ejecuciones a nivel general, a fin de determinar la acción necesaria.
2.8 Administración Financiera 2.8.1 Generalidades de la Administración Financiera
La administración financiera es importante en todos los tipos de empresas,
indistintamente de que sean publicas o privadas, que operen en el sector de los
servicios financieros o que sean empresas dedicadas a la manufactura.
Los tipos de tareas que se encuentran en los trabajos de la administración
financiera van desde la toma de decisiones relacionadas con las expansiones
de las plantas hasta las elecciones sobre los tipos de valores que deberán
emitirse para financiar la expansión.
Los administradores también tienen la responsabilidad de decidir bajo que
términos de créditos podrá hacer sus compras; la cantidad de inventario que
deberá mantener la empresa; la cantidad de fondos en efectivo que deberá
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tenerse a la mano; si deben adquirirse otras empresas (análisis fusiones), y que
cantidad de utilidad deberá reinvertirse en el negocio o pagarse como
dividendos. Independientemente de cual sea el campo de especialización al que
uno se dedique, deberá tenerse un conocimiento general de todas las áreas
Inversión. Las tres principales funciones que se desempeñan en el área
de inversión son:
• Ventas
• Análisis de valores individuales
• Determinación de la mezcla optima de valores para un inversionista
determinado.
2.8.2 Antecedentes de la Administración Financiera en el siglo xx La administración financiera surgió a principios de la década de 1900, y la
mayor importancia se otorgaba a los aspectos legales de las fusiones, a la
formación de nuevas empresas y a los diversos tipos de valores que podían
emitir los negocios para obtener fondos. Esta fue una época en que la
industrialización invadía Estados Unidos era considerado como “poderoso”, por
lo que se realizaron muchas adquisiciones empresariales y fusiones para crear
corporaciones de gran tamaño.
Sin embargo durante la era de la Depresión observada en la década de los
años treinta, un numero sin precedente de fracasos de negocios ocasiono que
la importancia financiera se desplazara de la quiebra y la reorganización hacia
la liquidez corporativa y la regulación de los mercados de valores.
Durante la década de los años cuarenta y a principios de la década de los
cincuenta, las finanzas se enseñaban como un campo descriptivo de tipo
institucional.
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Durante la década de los sesenta surgió un movimiento hacia el análisis teórico,
y el foco de atención cambio hacia las decisiones relacionadas con la elección
de los activos y los pasivos necesarios para maximizar el valor de la empresa.
En la década de los ochenta sé amplio también:
• La inflación y sus efectos sobre las decisiones de negocio
• La desregulación de las instituciones financieras y las tendencias que
ello genero hacia la constitución de compañías de servicios financieros
de gran tamaño y ampliamente diversificadas
• El notorio incremento del empleo de computadoras tanto para el análisis
como para la transferencia electrónica de información
• El incremento de la importancia de los mercados globales y las
operaciones de negocios
• Las innovaciones de los productos financieros ofrecidos a los
inversionistas.
2.8.3 Importancia de la Administración Financiera En épocas anteriores, el gerente de marketing era quien proyectaba las ventas;
el personal del área de ingeniería y producción se encargaba de determinar que
activos eran necesarios para satisfacer esas demandas, mientras que el trabajo
del administrador financiero solo consistía en obtener el dinero que se
necesitaba para comprar la planta, el equipo y los inventarios necesarios.
Esta situación en la actualidad ya no existe, hoy en día las decisiones se toman
de una manera mucho más coordinada, por lo que el administrado financiero
tiene, por lo general, una responsabilidad directa sobre el proceso de control.
Por tanto existen implicaciones financieras en casi todas las decisiones de
negocios, por lo que los ejecutivos de otras áreas deben poseer un acervo
suficiente de conocimientos financieros para considerar estas implicaciones
dentro de sus propios análisis especializados.
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Responsabilidades del Administrador Financiero La tarea del administrador financiero es tomar las decisiones relacionadas con
la obtención y el uso de fondos para el mayor beneficio de la empresa. A
continuación, se describe algunas actividades.
1. Preparación de pronósticos y plantación. El administrador financiero
debe interactuar con otros ejecutivos cuando estos miran hacia el futuro
y establecen los planes que darán forma a la posición futura de la
empresa
2. Decisiones mayores de financiamiento e inversión. Por lo general,
una empresa exitosa muestra un rápido crecimiento de ventas, que
requieren que se realicen inversiones en planta, equipo e inventario. El
administrador financiero debe ayudar a de terminar la tasa óptima de
crecimiento de ventas, así como a tomar decisiones acerca de los activos
específicos que deberán adquirirse y la mejor forma de financiar esos
activos.
3. Coordinación y control. El administrador financiero debe interactuar
con otros ejecutivos para asegurar que la empresa sea administrada de
la manera más eficiente posible. Todas las decisiones de negocios tienen
implicaciones financieras, y todos los administradores financieros o d otro
tipo necesitan tenerlo en cuenta. 4. Forma de tratar con los mercados financieros. El administrador
financiero debe tratar con los mercados de dinero y capitales. Los
administradores financieros toman decisiones acerca de cuales activos
deberán adquirir sus empresas, la forma en la que estos activos deberán
ser financiados y de que manera deberán administrarse los recursos
actuales de la empresa. Si estas responsabilidades son desempeñadas
de manera optima, los administradores financieros ayudaran a maximizar
los valores de sus empresas, lo cual también maximizara el bienestar a
largo plazo de los clientes de la compañía o quienes trabajen para ella,
así como a la comunidad en la que se encuentra la empresa.
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Aspectos importantes que deben considerar los Administradores Financieros.
La Globalización de los Negocios Existen factores que determinan que la tendencia hacia la Globalización sea
obligatoria para un gran número de empresas:
1. Las mejoras del transporte y las comunicaciones han disminuido los
costos de los embarques y facilitan el comercio internacional.
2. A medida que la tecnología a avanzado mas y mas, el costo de los
desarrollo de nuevos productos se ha incrementado y, a medida que
aumenten los costos de desarrollo, también aumentaran las ventas
unitarias si la empresa desea ser competitiva.
3. En un mundo poblado de empresas multinacionales que tienen
capacidad para cambiar la producción a cualquier costos que sean mas
bajos, una empresa cuyas operaciones de manufactura se restrinjan a
un país no podrá competir a menos de que los costos de su país de
origen sean mas bajos, condiciones que no necesariamente existen en el
caso de un gran numero de corporaciones.
Tecnología de la Información La mayoría de las compañías de gran tamaño tienen redes de computadoras
personales conectadas entre si con las propias computadoras centrales de la
empresa y con las computadoras de sus clientes y su proveedores.
A medida que ingresamos al nuevo milenio, veremos avances continuos en el
uso de la tecnología electrónica para la administración financiera, la cual
revolucionara la manera de cómo se toma las decisiones financieras, del mismo
modo que ha sucedido en el pasado. Un resultado de esta “revolución
electrónica” que hemos visto durante las dos últimas décadas, es el incremento
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en el uso del análisis cuantitativo por medio de modelos de computadora para la
toma de decisiones financieras.
Por consiguiente, es obvio que la siguiente generación de administradores
requerida de mayores habilidades tanto cuantitativas como operativas de las
computadoras, en comparación con las que se necesitaban en el pasado.
3. TOMA DE DECISIONES.
3.1 Generalidades de la toma de decisiones. La economía en la gran mayoría de los países latinoamericanos con bases
financieras bien fundamentadas está equilibrada bajo una red de importantes
decisiones financieras. No puede decirse que existe un plan hasta que se haya
tomado una decisión; un compromiso de recursos, dirección y reputación.
Antes de todo eso se tienen estudios de dirección, los gerentes ven a veces en
la toma de decisiones como su trabajo central porque deben escoger
continuamente lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuando y donde se
hará, sin embargo la toma de decisiones es solamente un paso en el proceso
de la planeación. También es parte de la vida cotidiana de todos, un curso de
acción raras veces puede juzgarse en forma aislada ya que prácticamente cada
decisión debe ir unida a varios planes.
3.2 Concepto de la toma de decisiones La toma de decisiones se define como seleccionar entre alternativas un curso
de acción; se encuentra en el núcleo de la planeación.
La organización es considerada como un sistema de decisiones, en donde la
gente participa de forma consciente y racional, escogiendo y decidiendo entre
alternativas más o menos racionales de aquellas que le son presentadas.
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3.3 Elementos de la Toma de Decisiones:
AGENTE DECISORIO OBJETIVOS GUSTOS O PREFERENCIAS ESTRATEGIAS SITUACION LOGROS Y RESULTADOS
Agente Decisorio: Es aquella persona que selecciona la opción entre
varias alternativas o ideas de acción.
Objetivos: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con
sus acciones.
Gustos y/o Preferencias: Son los criterios que el agente decisorio utiliza
para poder escoger.
Estrategias: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para
alcanzar mejor sus metas y/o objetivos. Toda estrategia depende de los
recursos que se disponga.
Situación: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio,
muchos de los cuales, están fuera de su control.
Logros y Resultados: Es la secuencia o resultante de una estrategia.
3.4 Proceso de la Toma de Decisiones:
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CUADRO No.16
Pasos en el Proceso de la Toma de Decisiones.61
Casi sie
sola form
Una vez
selecció
Cuando
3.5 ReqHay que
Estable
rendimie
Se deb
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otros; y
Se deb
proveed
3.6 Clas
61 Administra
Desarrollo de Alternativas.
mpre hay alternativas que se pueden utilizar en la toma de decisiones, de hecho parece haber una
a de hacer las cosas, muy probablemente sea una manera equivocada.
Evaluación de Alternativas.
se han encontrado las alternativas el paso siguiente en la planeación consiste en la evaluación y
n de aquellas alternativas que contribuyan a lograr la obtención de una meta.
Selección de alternativas.
se seleccionan alternativas, los gerentes pueden utilizan tres métodos básicos:
Experiencia: la experiencia desempeña la parte más importante dentro de la toma de decisiones.
Los gerentes experimentados creen a menudo sin darse cuenta, que las cosas se han logrado
con éxito.
Experimentación: indica una forma obvia de escoger entre alternativas es probar una de ellas a
ver que pasa.
Investigación y Análisis. Es una de las técnicas más eficientes para seleccionar alternativas
cuando están en juego las decisiones importantes, significa resolver un problema al
comprenderlo primero.
uisitos para la Toma de Decisiones: definir bien cuales son las restricciones y las limitaciones.
cer una relación costo - beneficio, especificando los más mínimos
ntos que se esperan.
en conocer los factores internos formales de la organización: Cultura,
ciones, manuales, políticas, estructura, recursos disponibles, entre
los informales como: políticas implícitas, hábitos, experiencia.
en conocer los factores externos de la organización clientes,
ores, economía, competencia.
ificación de las Tomas de decisiones:
ción, Autor: Harold Koontz,, Editorial McGraw-Hill; 9ª.Ed, Año 1991.
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Existen seis tipos de decisiones, las cuales son: FIGURA No.17
Fuente: Aportación del Grupo
Individuales: Este tipo de decisiones se da cuando existe un
problema que es Fácil de resolver. Quien realiza el esfuerzo es
una sola persona.
Gerenciales: Son aquellas decisiones que toma el alto nivel
gerencial. Son importantes y se buscará orientación, asesoría y
evaluación en cada paso del proceso.
En condiciones de incertidumbre: Cuando existe falta de
información, escasez de datos, falta confiabilidad de los datos y se
ignoran las probabilidades de los datos.
Programables: Son tomadas como un hábito, regla o
procedimiento. Este tipo de decisiones se aplican a problemas
estructurados, rutinarios y repetitivos.
No programables: Se usan en situaciones no estructuradas,
novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente.
CLASIFICACION
DE LA TOMA DE
DECISIONES
En condiciones de certidumbre: Son aquellas que se toman con
certeza acerca de lo que sucederá, ya que se cuenta con
información exacta, medíble, confiable y se conocen las
relaciones de causa-efecto.
3.7 Importancia de la Toma de Decisiones. La toma de decisiones: Es una de las responsabilidad fundamentales de la
organización, puede incluir la participación de los subalternos, ayuda a la
organización a aprender, Incluye: La adquisición de información acerca de la
organización y el medio ambiente externo, la detección de limitaciones o
discrepancias en la conducta, el rendimiento esperado, el análisis de eventos y
alternativas, y la implantación de nuevos cursos de acción.
3.8 Implicaciones en la Toma de Decisiones. Al describir los pasos en la planeación, en realidad se esta considerando la
toma de decisiones como una parte principal de la planeación. Una vez
conocidas la oportunidad y las metas, el núcleo de la planeación forman el
proceso de la planeación, así el contexto conduce a la toma de decisión que
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puede considerar: a) Formulación de premisas; tales como: Identificación de
alternativas, Evaluación de las alternativas en términos de la meta búsqueda y
Tomar una decisión. Se dice con frecuencia que la toma de decisiones debe ser
racional, por lo cual podemos definir la siguiente clasificación:
Racionalidad Limitada: Un gerente debe conformarse con la
racionalidad limitada, en otras palabras las limitaciones de tiempo,
información y certidumbre limitan racionalidad aunque un gerente intente
honestamente ser completamente racional. Se debe de tener la
suficiente información del problema en un ambiente concreto para poder
analizarlo y evaluarlo, el criterio que orienta la decisión es la eficiencia.
Esta se logra maximizando resultados con el mínimo de recursos.
Relatividad de las decisiones: Al escoger una alternativa cualquiera,
implica la renuncia de las demás y la creación de nuevas situaciones y
alternativas en el tiempo.
Jerarquización de las decisiones: El comportamiento es planeado
siempre que es guiado por objetivos y es racional cuando selecciona las
alternativas más adecuadas para lograr los objetivos; siendo estos
buscados a través de las acciones de las personas y obedece entre sí a
una jerarquía, en donde un nivel cualquiera es un fin de relación con el
nivel más bajo y medio con los de orden superior.
Racionalidad administrativa: Implica la utilización de técnicas que
facilitan la aplicación del trabajo organizado, la selección y determinación
de los cursos de acción más adecuados en la comunicación de las
personas.
Influencia organizacional: La facultad que tienen los participantes para
decidir independientemente sobre ciertos asuntos es sustituido por la
organización, pues esta les establece: División de tareas, estándares de
desempeño, sistemas de autoridad canales de comunicación,
entrenamiento y adoctrinamiento.
111
3.9 Los modelos de la Toma de decisión. Los modelos de la toma de
decisión se pueden clasificar así: CUADRO No.18
MODELOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
El modelo racional
Este modelo se sustenta en la observación de ciertas regularidades que se presentan en la naturaleza. Este modelo es muy criticado desde diversas ópticas (por caracterizar a los seres humanos con una racionalidad ilimitada).
El modelo organizacional
Supone, en un primer momento, que existen niveles de heterogeneidad de valores, y por lo tanto, de preferencias. Los decidores en consecuencia tienen visiones distintas del mundo. Otro supuesto es que los decidores no poseen la información completa de la realidad.
El modelo político
Este se caracteriza por su contenido empírico y su énfasis en lo descriptivo. Lo que preocupa a sus teóricos (Lindblom, 1970; Allison, 1971) es ¿cómo se toman las decisiones en la realidad? Ellos critican al modelo racional, y lo consideran como no aplicable en la realidad.
El modelo de la no decisión (racional)
Parte de la concepción tradicional de la decisión desarrollada por un individuo concreto, para el cual nada es imposible. Y de un mundo donde todas las decisiones se mueven dentro del ámbito de la libertad. Para quienes postulan este modelo a libertad es un elemento poderoso que ni las teorías metodológicas actuales han podido derrumbar.
El caos en la toma de decisiones La teoría del caos en la toma de decisiones se orienta al establecimiento e interpretación de diversos fenómenos económico-sociales con la pretenciosa finalidad de entender y predecir a través de modelos matemáticos los escenarios posibles en función de ciertos valores de las variables que intervienen en el fenómeno. El uso más difundido se encuentra en los ámbitos económico y financiero.
El modelo de los "Cestos o botes de Basura" Surge de los procesos de simulación realizados por computadora del proceso decisorio. De los resultados obtenidos de este programa los autores (Cohen y otros, 1972) realizaron un estudio estadístico que proporciono resultados necesarios para su instrumentación de los cuales obtuvieron seis hipótesis explicativas que se relacionan a continuación. Hipótesis 1. Las decisiones que toman los participantes se hacen, principalmente, en dos sentidos: 1) Sin considerar el problema o conjunto de problemas que se estén afectando, lo que deriva en una "decisión por omisión"; o bien, 2) Los problemas se asocian a ciertas decisiones en tanto no exista una mejor alternativa, lo que supone una decisión contingente. Hipótesis 2. Los participantes como los problemas y las soluciones varían de situación en situación; varían con el estado de naturaleza del sistema, en otras palabras las variables del proceso decisorio carecen de memoria. Hipótesis 3. El resultado que tenga una decisión esta en función del tiempo de que se disponga, la situación contextual en el cual se desarrolla el proceso decisorio, los problemas que se estén enfrentando en ese momento y de la disponibilidad que tienen los participantes para atender su solución. Hipótesis 4. Los problemas señalados tienen la misma prioridad en las situaciones de decisión. Hipótesis 5. Las decisiones consideradas como "no importantes" son las que, generalmente, resuelven más problemas. Hipótesis 6. La toma de decisiones (sea por omisión, contingencial o por resolución expresa) tiende a ser más eficaz cuando no se le considera como importante.
Modelo del Aprendizaje Organizacional Este modelo fue sugerido por Peter Senge, que se especializa en construir el sistema de aprendizaje de las organizaciones. Sus ideas están condensadas en su libro The Fifth Discipline (La quinta disciplina). La idea fundamental que esta detrás del aprendizaje organizacional es que lo considera como un producto resultante de la combinación de los valores de aprendizaje individual y colectivo. El reto que Senge observa para los negocios es el enfrentar a la era de la información, mediante cambios constantes.
112
Hay diversas técnicas modernas para mejorar la calidad de la toma de
decisiones en las condiciones normales de incertidumbre. Entre las más
importantes podemos mencionar las siguientes:
Análisis de riesgo: a todas las personas inteligentes que toman
decisiones en condiciones de incertidumbre les gusta conocer la
magnitud y naturaleza del riesgo que corren al escoger un curso de
acción.
Arboles de decisión: indica una de las mejores maneras de analizar
una decisión y consiste en usar los llamados árboles de decisión, trazan
una forma de “árbol” los puntos de decisión, los sucesos fortuitos y las
probabilidades de los diversos cursos que podrían seguirse.
Teoría de la preferencia o de la utilidad: se basa en la noción de que
variarán las actitudes individuales hacia el riesgo, ya que algunas
personas estarán dispuestas sólo a correr riesgos menores que los
indicados por las probabilidades y otras desean correr mayores riesgos.
3.11 Toma de Decisiones de Inversiones Financieras
De manera general se puede señalar que en las organizaciones es necesario
tomar diferentes decisiones, sean estas sencillas o complejas en cuanto a la
cantidad de información, recursos involucrados y resultados esperados.
Igualmente, se puede señalar que, el elemento característico e indispensable
para la toma de una decisión, es la necesidad existente para producir algún
cambio, siempre buscando, por supuesto, un resultado mejor al logrado hasta el
momento antes de tomar la decisión.
De igual manera, es importante reconocer que en las organizaciones la
naturaleza y base para la toma de decisiones es diferente, yendo desde
decisiones intuitivas, hasta decisiones basadas en el conocimiento científico,
pasando además por el amplio rubro de otras bases decisionales: caprichosas,
imitativas, obligadas, entre otras. La tendencia, sin embargo, es cada vez más a
113
utilizar la base científica, buscando optimizar, maximizar o satisfacer los
resultados, dada la situación presentada al decidor y la influencia del contexto
donde debe decidirse.
Por otra parte, el proceso seguido para la toma de decisiones es también muy
diferente, pues va desde un proceso muy general o sencillo, hasta un proceso
sistemático, de varias etapas. Los resultados dependerán de que también se
lleve a cabo cada etapa dentro de ese proceso y de las influencias internas y
externas al mismo.
Además de decisiones en otras áreas, en las empresas es necesario tomar
decisiones financieras dentro las diferentes actividades, a corto, mediano y
largo plazo, desarrolladas en la búsqueda de sus objetivos. Tal como lo expone
W. Beranek "Estas elecciones representan combinaciones de proyectos y
fuentes de suministros de fondos.
El tomar decisiones financieras no se limita a acoplar la demanda de recursos
con la oferta de estos, sino que trata más bien de emparejar el suministro con la
demanda, de modo tal que se logre maximizar el logro de los objetivos de la
organización".
Tomar decisiones financieras supone implícitamente que existe un conjunto
bien definido de objetivos, tales como:
1. Buscar los beneficios máximos durante un período especificado.
2. Mantener un saldo de caja adecuado.
3. Mantener un nivel bajo de cambio de empleados.
4. Llegar a ser la firma principal del ramo para dentro de cinco años.
Los objetivos son también útiles para determinar el carácter y al grado de
análisis financiero.
114
3.12 Sistema de apoyo a las decisiones. El sistema de apoyo a las decisiones. Usan computadoras para facilitar el
proceso de toma de decisiones en tareas semi estructuradas. Estos sistemas
están diseñados para no reemplazar el juicio ejecutivo, sino para apoyarlo y
hacer más eficaz el proceso de la toma de decisiones.
El diseño de un sistema eficaz requiere un conocimiento profundo de la toma en
que los gerentes toman decisiones. La disponibilidad de minicomputadoras y
microcomputadoras, así como redes de comunicaciones, permiten tener acceso
y utiliza una gran cantidad de información a un bajo costo. Así los sistemas de
apoyo a las decisiones (DSS) les dan a los gerentes una herramienta
importante para la toma de decisiones bajo su propio control.
Las diferencias entre ambos tipos de sistemas se muestran a continuación: CUADRO No. 19
CUADRO COMPARATIVO DE LOS SISTEMAS MIS Y DSS
MIS (Sistema de Información Gerencial)
DSS (Sistema de Apoyo a la Toma de decisiones)
1. Se concentra en tareas estructuradas (por
ejemplo, uso de procedimientos, uso de reglas de
decisión)
1. Se concentra en tareas semi - estructuradas que
requieren juicio ejecutivo.
2. Hincapié en el almacenamiento de datos. 2. Hincapié en la manipulación de datos.
3. Con frecuencia los gerentes solo tienen acceso
indirecto a los datos.
3. Los gerentes tienen acceso directo a los datos.
4. Dependencia respecto a un experto en
computadoras.
4. Dependencia respecto al propio juicio del gerente.
5. Posiblemente el gerente debe esperar su turno
para tener acceso a los datos.
5. Acceso directo a computadora y a datos.
6. El gerente del MIS no conoce bien la naturaleza
de la decisión.
6. El gerente conoce el ambiente de la decisión.
FUENTE: Administración, Autor: Harold Koontz, Editorial McGraw-Hill; 9ª. Ed., Año 1991.
115
4. Sistema Información Geográfica (SIG).
4.1 Generalidades y Antecedentes de Sistema de Información Geográfica
Administrar, regular, controlar y planificar las acciones que se desarrollan en un
territorio determinado constituye una tarea muy compleja. En este sentido,
identificar las variables que intervienen en el proceso de administración, permite
conocer una parte del problema, paralelamente resulta imprescindible
comprender y analizar las interrelaciones que existen entre esas variables. De
este modo es posible construir no sólo el escenario de comportamiento en un
momento dado, sino simular comportamientos posibles, deseados o no, para
conducir la gestión en el sentido deseado; o en el peor de los casos, poder
reaccionar a tiempo ante situaciones imprevistas.
No es suficiente comprender el fenómeno sobre el que hay que accionar, es
necesario haber acordado un marco conceptual y metodológico que evidencie
la problemática y permita definir un rumbo, disponer de los datos necesarios
para abordar el problema, sistematizar y procesar estos datos en información
utilizable, y además, contar con las herramientas que permitan manejar y
actualizar esta información en el tiempo y el espacio pertinente.
El campo de la planeación se define principalmente desde la acción que se
anticipa a los fenómenos del entorno, por lo que la modelación se hace
indispensable. Además, hoy es necesario predecir de modo continuo, y para
esto hay que contar con tecnología digital que colabore en la realización de
modelos de situaciones para garantizar una adecuada toma de decisiones.
La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica, constituye en este
sentido una de las herramientas mas adecuadas para el manejo de información,
ya que al usar el modelo de base de datos georrelacional se asocia un conjunto
de información gráfica en forma de planos o mapas a bases de datos digitales.
Esto, sintéticamente quiere decir que los SIG tienen como característica
principal que el manejo de la información gráfica y alfanumérica se realiza de
116
forma integrada, pudiendo abordar de este modo aspectos de alta complejidad
relacional en el tema planteado.
Disponer de esa capacidad de comprensión y manejo de la complejidad, incluye
el entendimiento de que también se ha modificado la dimensión del tiempo. La
posibilidad de afrontar en forma dinámica y acelerada los fenómenos se
presenta como otro de los importantes desafíos conceptuales y prácticos. La
idea de contar con la información pertinente en el momento oportuno y en el
lugar oportuno constituye otra fuerza vital. Más aún, no sólo es importante
disponer de la estructura necesaria para la construcción, actualización y
operación integral de bases de datos y viabilidad de la información, tendiendo a
su manejo en tiempo real, sino que además, se requiere incorporar el concepto
de información en proceso, haciendo referencia a la idea de información activa;
es decir, tender a la construcción automática y veloz de información para
optimizar los modelos haciéndolos también automáticos.
Por estos motivos, relacionar los datos alfanuméricos con los gráficos es uno de
los principales desafíos técnicos. Antes, se elaboraban modelos con programas
informáticos simples que permitían arribar a resultados importantes, pero que
perdían su capacidad automática y relacional cuando había que modificar la
mínima información de algún plano o mapa; precisamente por la ausencia de
una base de datos que articulara los datos gráficos y alfanuméricos.
La construcción de modelos y programas informáticos con alta capacidad en el
manejo de los datos pueden constituirse en vehículos de socialización, no sólo
de la propia información generada, sino de las herramientas adecuadas que
faciliten que la toma de decisiones se realice en el momento adecuado con los
actores pertinentes. Indudablemente la tecnología SIG permite solucionar
amplias necesidades técnicas y al mismo tiempo, su uso ha impulsado a una
modificación estructural del accionar teórico/práctico en el planeamiento de
estas soluciones.
117
Antecedentes de los SIG
En los años 1960 y 1970 emergieron nuevas tendencias en la forma de utilizar
los mapas para la valoración de recursos y planificación. Dándose cuenta de
que las diferentes coberturas sobre la superficie de la tierra no eran
independientes entre sí, sino que guardaban algún tipo de relación, se hizo
latente la necesidad de evaluarlos de una forma integrada y multidisciplinaria.
Una manera sencilla de hacerlo era superponiendo copias transparentes de
mapas de coberturas sobre mesas iluminadas y encontrar puntos de
coincidencia en los distintos mapas de los diferentes datos descriptivos.
Luego, esta técnica se aplicó a la emergente tecnología de la informática con el
procedimiento de trazar mapas sencillos sobre una cuadricula de papel
ordinario, superponiendo los valores de esa cuadricula y utilizando la
sobreimpresión de los caracteres de la impresora por renglones para producir
tonalidades de grises adecuadas a la representación de valores estadísticos, en
lo que se conocía como sistema reticular; sin embargo, estos métodos no se
encontraban desarrollados lo suficiente y no eran aceptados por profesionales
que manejaban, producían o usaban información cartográfica.
A finales de los años 70’s el uso de computadoras progreso rápidamente en el
manejo de información cartográfica, y se afinaron muchos de los sistemas
informáticos para distintas aplicaciones cartográficas. De la misma manera, se
estaba avanzando en una serie de sectores ligados, entre ellos la topografía, la
fotogrametría y la percepción remota. En un principio, este rápido ritmo de
desarrollo provoco una gran duplicación de esfuerzos en las distintas disciplinas
relacionadas con la cartografía, pero a medida que se aumentaban los sistemas
y se adquiría experiencia, surgió la posibilidad de articular los distintos tipos de
elaboración automatizada de información espacial, reuniéndolos en verdaderos
sistemas de información geográfica para fines generales.
118
FIGURA No.20
PRESENTACION SIG
A principios de los años 80’s, los Sistemas de Información Geográfica (SIG) se
habían convertido en un modelo plenamente operativo, a medida que la
tecnología de cómputo se perfeccionaba, se hacía menos costosa y gozaba de
una mayor aceptación. Actualmente se están instalando rápidamente estos
sistemas en los organismos públicos, los laboratorios de investigación, las
instituciones académicas, la industria privada y las instalaciones militares y
públicas.
4. 2 Definición de los Sistemas de Información Geográfica62
Un sistema de información tendrá la capacidad de coleccionar, manipular y
distribuir información de suma importancia a diferentes organizaciones, Este
sistema esta basado en una base de datos y su manejo es a través de software,
que son sistemas desarrollados para necesidades específicas de una
organización, de personal, de los datos mismos, de dispositivos de capturas y
de medios de presentación y diseminación.
Un GIS (por sus siglas en ingles) es un sistema de información computarizado
que permite la captura, modelización, manipulación, recuperación, análisis y
presentación de datos referidos geográficamente. Otra manera de poder
entender mejor un GIS es a través de muestras, puede ser monitoriado,
modelado y simulado. Decisiones futuras que nos afectan a todos, tales como
62 Introducción a la Aplicación de los SIG, Vladimir, Garcia,1ª. Ed. 2001
119
planteamientos de nuevas carreteras o ciudades, estrategias agrícolas y
localización de lugares de minerales, se basan en información espacial
coleccionada, manejada de las diferentes limitaciones (exactitud y legado) y
tener diferentes herramientas para ver los datos efectivamente. En el centro de
todo GIS existe la base de datos.
Figura No. 21
ESQUEMA DE LOCALIZACION
Los datos deben ser primeramente capturados de tal forma que puedan ser
introducidos en el sistema y de allí se manejados. Estos datos son útiles
solamente en cuanto son parte de una estructura de relaciones que forman el
contexto de ellos mismos.
Este contexto está proporcionado parcialmente por modelo de datos. Algunas
aplicaciones requieren modelos de datos simples, tales como un sistema de
biblioteca; datos sobre libros, usuarios, reservaciones y préstamos son
estructuras claras. Así también existen muchas aplicaciones que piden
estructuras mucho más complejas, como un sistema climatológico global.
Definiciones Importantes. La geografía (geo = tierra; grafos = proceso de
escritura) se enfoca en la relación del hombre con la tierra. En sus trabajos,
geógrafos tratan con relaciones espaciales; relaciones que se estudian a través
120
de mapas. Estos mapas representan un retrato gráfico de relaciones espaciales
y de fenómenos en la tierra, ya sea en regiones pequeñas o a nivel global.
Sistemas de Información. Funcionalmente, un sistema de información (SI)
mejora nuestra habilidad para tomar decisiones. Un SI es definido como la
cadena de operaciones que nos toma desde planear, observar, coleccionar,
almacenar y analizar datos para obtener información durante el proceso de
toma decisiones.
Un mapa es una colección de datos almacenados y analizados en base al cuál
se tomara cierta dirección.
Un SIG se define como un conjunto de métodos, herramientas y datos que
están diseñados para actuar coordinada y lógicamente para capturar,
almacenar, analizar, transformar y presentar toda la información geográfica y de
sus atributos con el fin de satisfacer múltiples propósitos.
Los SIG son una nueva tecnología que permite gestionar y analizar la
información espacial y que surgió como resultado de la necesidad de disponer
rápidamente de información para resolver problemas y contestar a preguntas de
modo inmediato.
Existen otras muchas definiciones de SIG, algunas de ellas acentúan su
componente de base de datos, otras, su funcionalidad y otras enfatizan el
hecho de ser una herramienta de apoyo en la toma de decisiones, pero todas
coinciden en referirse a un SIG como un sistema integrado para trabajar con
información espacial, herramienta esencial para el análisis y toma de decisiones
en muchas áreas vitales para el desarrollo nacional, incluyendo la relacionada
con la infraestructura de un municipio, estado o incluso a escala nacional.
121
Aunque al leer algunas definiciones de los Sistemas de Información Geográfica
se puede pensar que es algo muy complejo, en realidad resulta sencillo de
comprender si se percibe a un SIG como un programa de cómputo, un software
con funciones específicas. En este sentido un SIG es igual que una hoja de
cálculo o un procesador de textos, solo que para el caso del SIG se tienen
programas como Arcinfo, Geomedia o Geographics, por citar solo a algunos.
En términos prácticos, la función principal de este software es contar con
cartografía, con bases de datos asociadas, con la misión principal de resolver
problemas espaciales o territoriales; es decir, un programa que permita manejar
conjuntamente la cartografía y las bases de datos alfanuméricas asociadas.
Dicho de esta manera se podría pensar en un CAD como Autocad, Microstation
u otros que permiten asociar bases de datos a los elementos del dibujo. Pero la
diferencia fundamental estriba que con un SIG es posible realizar análisis de la
cartografía para generar nueva cartografía en función de los resultados
obtenidos, además de hacer consultas más completas al poder combinar
criterios alfanuméricos y espaciales.
Otras definiciones más académicas hacen hincapié en el SIG como disciplina o
ciencia aplicada, incluyen en su formulación no solo al software sino también el
hardware, equipo técnico y filosofía de trabajo integrándolo todo de una forma
global.
Una de las más citadas es la: "un sistema de hardware, software y
procedimientos diseñados para facilitar la obtención, gestión, manipulación,
análisis, modelación y salida de datos espacialmente referenciados, para
resolver problemas complejos de planificación y gestión".
La definición del diccionario de la Association for Geographic Information (AGI)
y el Departamento de Geografía de la Universidad de Edimburgo lo explica
122
como: "un sistema de cómputo para obtener, almacenar, integrar, manipular,
analizar y representar datos relativos a la superficie terrestre".63
De estas definiciones se puede extraer que la importancia del SIG radica en
que genera las soluciones para muchos problemas que frecuentemente
requieren acceso a varios tipos de información que sólo pueden ser
relacionadas por geografía o distribución espacial.
Sólo la tecnología SIG permite almacenar y manipular información usando
geografía para analizar patrones, relaciones y tendencias en la información,
todo tendiente a contribuir a tomar mejores decisiones.
2.3 Componentes del SIG64
Figura No. 22
COMPONENTES DEL SIG
Hardware: Los SIG corren en un amplio rango de tipos de computadoras
desde equipos centralizados hasta configuraciones individuales o de red,
una organización requiere de hardware suficientemente específico para
cumplir con las necesidades de aplicación.
Software: Los programas SIG proveen las herramientas y
funcionalidades necesarias para almacenar, analizar y mostrar
información geográfica, los componentes principales del software SIG
son:
63 Tecnología de los Sistemas de Información Geográfica, Autor: Moldes, Javier F. Año (1995) España 64 http://usuarios.lycos.es/geografia2/twodescphotos.html#
123
• Sistema de manejo de base de datos.
• Una interfase gráfica de usuarios (IGU) para el fácil acceso a las
herramientas.
• Herramientas para captura y manejo de información geográfica.
• Herramientas para soporte de consultas, análisis y visualización
de datos geográficos.
Actualmente la mayoría de los proveedores de software SIG distribuyen
productos fáciles de usar y pueden reconocer información geográfica
estructurada en muchos formatos distintos.
Información: El componente más importante para un SIG es la
información. Se requiere de adecuados datos de soporte para que el SIG
pueda resolver los problemas y contestar a preguntas de la forma mas
acertada posible. La consecución de datos correctos generalmente
absorbe entre un 60 y 80% del presupuesto de implementación del SIG,
y la recolección de los datos es un proceso largo que frecuentemente
demora el desarrollo de productos que son de utilidad. Los datos
geográficos y alfanuméricos pueden obtenerse por recursos propios u
obtenerse a través de proveedores de datos. Mantener, organizar y
manejar los datos debe ser política de la organización.
Personal: Las tecnologías SIG son de valor limitado si no se cuenta con
los especialistas en manejar el sistema y desarrollar planes de
implementación del mismo. Sin el personal experto en su desarrollo, la
información se desactualiza y se maneja erróneamente, el hardware y el
software no se manipula en todo su potencial.
124
Métodos: Para que un SIG tenga una implementación exitosa debe
basarse en un buen diseño y reglas de actividad definidas, que son los
modelos y practicas operativas exclusivas en cada organización.
4.4 Funciones de Los SIG: Los programas SIG tienen una serie de funciones
diseñadas para la gestión de información geográfica: 65
• Captura, registro y almacenamiento de datos: el paso de información
analógica, en papel, a formato digital de una computadora; esto se puede
realizar de varias maneras como digitalización, vectorización, importación
y otras.
• Estructuración de datos y manipulación: creación de bases de datos, de
nueva cartografía.
• Proceso, análisis y gestión de datos: topología, consultas gráficas,
alfanuméricas, combinadas, superposición de planos e información.
• Creación de salidas: impresión de informes, graficación de planos y
publicación en diversos formatos electrónicos.
4.4.1Los Software ampliamente utilizados para elaborar el SIG:66 El
software más utilizado en los cinco continentes para el desarrollo y análisis de
la información para el SIG tenemos:
• ARC-INFO
• ARCVIEW
• INTERGRAPH
• ERDAS
4.4.2 Ventajas del SIG
65 Sistemas de Información Geográfica, Rodríguez Vidal, David, Año 1998. 66 Revista PC World, No. 136, España.
125
• Capacidad de almacenamiento (varios niveles: público, institucional).
• La data se almacena y se presenta de manera independiente, esto
quiere decir que las bases de datos (datos, tablas). Por otro lado, resulta
de importancia señalar que la digitalización de las características de
nuestro relieve o variable a trabajar
• Manejo de la información, ya sea para la elaboración de las
investigaciones o en su defecto para la actualización de la información,
empleando las metodologías usualmente manejadas en todo SIG.
• Lo más importante radica en la habilidad del administrador para
establecer la comunicación entre la data espacial y sus identificadores
(ID) a fin de obtener su mejor utilización y manipulación.
• El desarrollo del análisis espacial, multidisciplinariamente nos permitirá
elaborar diversos modelos de desarrollo en favor de nuestra gestión.
4.4.3 Etapas Funcionales de un SIG67
La adquisición de datos: Consiste en el proceso de identificar y juntar
los datos requeridos para la aplicación. Esto lleva consigo un cierto
número de procedimientos. Uno de ellos será el preparar mapas a gran
escala, por ejemplo, de carreteras ya sea por observaciones (fotografías)
de terreno o aéreas. El otro método será la búsqueda de datos que ya
existen, tales como mapas, censos, documentos y archivos que han sido
coleccionados, El costo de esta etapa no debe ser subestimando, así
tampoco el tiempo. Esta etapa es importante porque dará el material
fundamental, la base de datos, la cual manipularemos para obtener los
resultados necesarios.
La Etapa de Procesamiento: Envuelve la manipulación de datos de
muchas maneras. La primera manera es la conversión del formato de
datos, es decir, la extracción de datos de las diferentes fuentes y su
67 Tecnología de los Sistemas de Información Geográfica, Moldes, Javier F, Año 1995
126
almacenamiento en la base de datos de la computadora. Una segunda
tarea importante en esta fase es el establecimiento de un sistema
consistente para almacenar y especificar las locaciones de los objetos en
la base de datos. El control de calidad durante esta etapa es muy
importante de tal manera que el usuario pueda obtener el valor máximo
de la base de datos.
La administración de datos: Es a través del cual se maneja la creación
y acceso de la base de datos misma. Sus funciones proporcionan un
método consistente para la entrada de datos, actualización, borrado y
acceso. En bases de datos modernas, el usuario es aislado de todos los
detalles de almacenamiento. Tales como la organización de datos en
dispositivos de tamaño grande. En sistemas donde el tamaño de la base
de datos afecta bastante la velocidad de la aplicación, el más pequeño
error humano o de máquina generara grandes problemas para
operadores de sistemas y usuarios.
Manipulación y Análisis de Datos: Es quizás la etapa crucial para
obtener los resultados deseados. En esta etapa los operadores analíticos
extraen el contenido de la base de datos para obtener nuevos resultados.
Generación del Producto: Este tipo de productos puede incluir reportes
estadísticos, mapas, gráficos de varias clases. Algunos de estos
productos son imágenes de copias suaves (softcopies), las cuales son
imágenes mostradas en monitores de computadoras. Ahora un concepto
importante a desarrollar es el de datos.
Es muy importante además de analizar las etapas de funcionamientos, diferir
entre las distintas clases de variables que pueden ser almacenadas en un
sistema de información geográfica.