Propuesta de Mejora del Proceso de Inscripcin

I. ANTECEDENTES:La Asociacin UNACEM ofrece servicios de capacitacin a la comunidad, por lo que sus procesos de inscripcin constan de un conjunto de actividades de naturaleza operacin, espera, transporte y verificacin.Los procesos de inscripcin se han venido realizando en los ltimos aos segn el mejor criterio de cada rea que ejecuta su proyecto. En tal sentido, se han implementado diversas acciones correctivas a lo largo del tiempo: Entrega limitada de tickets de atencin por da, para evitar aglomeracin de personas en los primeros das de inscripcin. Pago en agencias bancarias, para evitar problemas con el manejo de dinero por parte del personal que inscribe. Desarrollo de lineamientos para la inscripcin de los cursos con mayor demanda, para evitar que una sola persona reserve varias vacantes y limite la inscripcin de otros beneficiarios. Difusin de informacin de talleres que ya no tienen vacantes disponibles a travs del personal de vigilancia y avisos, para evitar que los beneficiarios esperen para inscribirse en un curso que ya no tiene vacantes disponibles.Sin embargo, an se han identificado cuellos de botella y procesos crticos sin resolver en el proceso. Asimismo, la informacin originada en los procesos de inscripcin que deberan alimentar las fuentes de datos institucionales presenta deficiencias en cuanto a la falta de estandarizacin.Se han analizado los procesos de inscripcin de los proyectos de Arte y Cultura; y de Formacin Laboral como objeto de estudio, porque son los que tienen el proceso de inscripcin de sus participantes de forma permanente durante todos los aos.II. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL:Se han identificado las siguientes actividades relacionadas al proceso de inscripcin:

ARTE, CULTURA Y DEPORTEFORMACION LABORAL

PasoActividadreaProcesoPasoActividadreaProceso

1Espera para atencinAlumnoEspera1Espera para atencinAlumnoEspera

2Elige y solicita reserva de matriculaAlumnoOperacin2Brinda informacin detallada sobre cursoUsuarioOperacin

3Consulta disponibilidad de vacanteUsuarioOperacin3Elige y solicita reserva de matriculaAlumnoDecisin

4No hay vacante: Decisin si elige otro cursoAlumnoDecisin4Consulta disponibilidad de vacanteUsuarioOperacin

Si hay vacante: Inicio proceso de inscripcin5No hay vacante: Decisin si elige otro cursoAlumnoDecisin

5Registra datos para ficha de inscripcinUsuarioOperacinSi hay vacante: Inicio proceso de reserva

6Recepciona y verifica copia de DNIUsuarioOperacin6Registra datos para reserva de matriculaUsuarioOperacin

7Entrega a usuario ticket para pagoUsuarioOperacin7Entrega a alumno ticket para pagoUsuarioOperacin

8Dirige al banco para efectuar pagoAlumnoTransporte8Dirige al banco para efectuar pagoAlumnoTransporte

9Realiza pago en el bancoAlumnoOperacin9Realiza pago en el bancoAlumnoOperacin

10Retorna a AU para confirmar inscripcinAlumnoTransporteFinaliza proceso de reserva / Inicio proceso inscripcin

11Espera para confirmar inscripcinAlumnoEspera10Retorna a AU para iniciar inscripcinAlumnoTransporte

12Recepciona y registra del voucher de pagoUsuarioOperacin11Espera para iniciar inscripcinAlumnoEspera

Finaliza Inscripcin/Inicia proceso reportes12Registra datos para ficha de inscripcinUsuarioOperacin

13Elabora y entrega reporte de pago a ContabilidadCoordinacinOperacin13Recepciona y registra voucher de pagoUsuarioOperacin

14Verifica informacin entre reporte y estado de cuentaContabilidadVerificacin14Recepciona y verifica copia de DNIUsuarioOperacin

15Emite conformidad al reporte de pagoContabilidadOperacin15Registra datos para Constancia de InscripcinUsuarioOperacin

16Elabora y entrega base de datos CoordinacinOperacin16Registra datos para Compromiso de ParticipacinUsuarioOperacin

17Entrega lista de materiales y otros documentosUsuarioOperacin

Finaliza Inscripcin/Inicia proceso reportes

18Elabora y entrega reporte de pago a ContabilidadCoordinacinOperacin

19Verifica informacin entre reporte y estado de cuentaContabilidadVerificacin

20Emite conformidad al reporte de pagoContabilidadOperacin

21Elabora y entrega base de datos CoordinacinOperacin

22Entrega copia de ficha de inscripcin a CETPROSCoordinacinOperacin

En rojo estn resaltadas las actividades consideradas crticas. Debido a que generan un cuello de botella en el proceso, extendiendo los tiempos y generando sobre costos. [HOMOGENIZAR PROCESOS EN PARALELO; PARA QUE SE VISUALICE LAS ACTIVIDADES QUE FALTAN O EXTRAS]La informacin que se completa en los procesos de inscripcin incluyen los siguientes campos:ARTE, CULTURA Y DEPORTE

Descripcin del CampoInstrumentoDescripcin del CampoInstrumento

1Nombres y ApellidosRegistro en Ficha de inscripcin del Programa1Nombres y ApellidosRegistro en Ficha de inscripcin del Programa

2DNI2DNI

3Edad3Edad

4Fecha Nacimiento4Fecha Nacimiento

5Sexo5Sexo

6Telfono casa6Telfono casa

7Telfono celular7Telfono celular

8Correo electrnico8Correo electrnico

9Direccin9Direccin

10Sector y/o Zona10Sector y/o Zona

11Distrito11Distrito

12Es familiar de UNACEM12Lugar de nacimiento

13Colegio en que estudia13Estado civil

14Motivo por el que prefiere los talleres de AU14Nombre del Curso/Taller

15Medio por el cual se entero del Programa15Horario del Curso/Taller

16Nombre del Curso/TallerRegistro en formato Excel16Lugar del Curso/Taller

17Monto x inscripcin (cancelo, adeuda)17Nivel educativoRegistro en Ficha de inscripcin y tambin en Encuesta de Lnea de Base

18Ocupacin Actual

19Labora actualmente

20Medio por el cual se entero del Programa

21Tiene Negocio

22Pertenece a OdB

23Monto x inscripcin (cancelo, adeuda)Registro formato en Excel

III. PROBLEMTICA3.1 Identificacin de Puntos Crticos:Puntos crticos en el proceso de inscripcin que se detallan a continuacin:A nivel de Beneficiarios: Tiempos de traslado hasta el banco para efectuar pago. Tiempos de traslado de retorno a la AU para entregar voucher del depsito. Tiempo de espera para poder confirmar su matrcula.A nivel del mismo proceso: Doble proceso de registro de informacin[footnoteRef:1] primero en papel y luego en digital. [1: Datos personales de la persona registrados al inscribirse. ]

Demora en el procesamiento de informacin digital. Demora en la entrega de reportes consolidados de informacin digital. Limitaciones en la consulta de vacantes disponibles. Registro de informacin irrelevante que no genera valor. Registro de informacin por duplicado, ya que luego en las encuestas de lnea de base se vuelve a solicitar la misma informacin. Inexistencia de una base de datos que permita realizar consultas de beneficiarios de aos anteriores (conocer si estn aptos para pasar a siguiente nivel) o si esta repitiendo por segunda vez el mismo taller. Personas pre-matriculadas que no entregan los voucher del pago para confirmar su matrcula[footnoteRef:2]. [2: Segn informacin del Programen su mayora son casos de familiares de trabajadores de UNACEM]

A nivel Administrativo - Contable: Sobrecostos[footnoteRef:3] por el nmero de depsitos efectuados en la cuenta de AU. [3: Segn informacin de Contabilidad: En promedio S/. 2,000.00 en Temporada de Verano.]

Demora en la entrega de reporte de inscritos que han efectuado pagos para realizar conciliacin con el nmero de depsitos efectuados en la cuenta AU. Limitaciones para el control de los pagos de donacin debido a que no existe un cdigo de referencia por cada persona inscrita.

3.2 Definicin de Necesidades de Informacin:Durante el proceso de inscripcin de participantes en los talleres.1. Nmero de inscritos por taller, para definir cierre de vacantes.2. Nmero de inscritos que efectuaron pago por concepto de donacin.3. Identificar a personas que no se pueden inscribir por no cumplir con algunas consideraciones particulares de cada Programa.4. Cuadro de avance de inscripciones:SedeNombre del tallerNmero de vacantes totalesNmero de inscritosNmero de vacantes disponibles% de inscripcin por taller

Sede 1Taller 1

Sede 2Taller 2

Sede nTaller n

Consideraciones particulares por cada Programa:Arte, Cultura y Deporte:Algunas restricciones en el proceso de inscripcin: Para el caso de Estimulacin Temprana solo se permite que una persona inscriba a 1 nio. La edad lmite es hasta los 3 aos. No se permite la inscripcin de ninguna persona sin DNI (requisito indispensable genera el ID de la persona) En caso de nios crticos[footnoteRef:4] solo se permite la inscripcin si una persona adulta se compromete a estar presente durante el taller. [4: Nio crtico: Es el nio que ha participado en temporadas anteriores y no deja avanzar con normalidad las sesiones perjudicando a los dems. El docente es quien define si el nio es crtico. ]

Identificar a personas que no se pueden inscribir en algn taller de 2do nivel, porque no han llevado an el 1er nivel o no lo aprobaron satisfactoriamente en la temporada anterior. (filtrar con data anterior) Alerta cuando hay personas que se estn inscribiendo en ms de 03 talleres.

Formacin Laboral No se permite la inscripcin de ninguna persona sin DNI (requisito indispensable genera el ID de la persona) No se permite la inscripcin de la misma persona en 2 talleres. No se permite la inscripcin de una persona que ya se ha inscrito anteriormente en el mismo taller.

IV. PROPUESTA DE SOLUCIN4.1. Propuesta de nuevo proceso de inscripcin.PasoActividadreaProceso

1Espera para atencinUsuarioEspera

2Solicitud vacante del curso / tallerUsuarioProceso

3Consulta de vacante del curso / tallerColaboradorProceso

4No hay vacante - Elige otra vacante UsuarioDecisin

Si hay vacante - Inicio proceso de inscripcin

5Brinda informacin del curso / tallerColaboradorProceso

6Llenado de formulario de inscripcin - F1ColaboradorProceso

6Solicita copia del DNIColaboradorProceso

7Confirma datos de inscripcinColaboradorVerificacin

8Registro y entrega de constancia de inscripcin - F2ColaboradorProceso

9Registro y entrega de otros documentosColaboradorProceso

10Realiza pago en cajeroUsuarioProceso

11Registra el pago y entrega recibo por donacin - F3CajeroProceso

Finaliza proceso de inscripcin

12Elabora reporte de pago del daCajeroProceso

13Verifica y realice el cuadre del daContabilidadVerificacin

14Deposita dinero en bancoContabilidadProceso

15Elabora reporte consolidado de pago e inscritosCoordinacinProceso

16Imprime y entrega reporte CoordinacinProceso

Requerimientos:1. Seleccin y capacitacin a colaboradores para el proceso de inscripcin (referenciados)2. Seleccin y capacitacin de personal en caja. (egresados PEJ-CEPEBAN)3. Personal de contabilidad que realice el cuadre de caja al finalizar el da y realice el depsito en cuenta de AU.4.2 Propuesta de campos para registro de datos en el proceso de inscripcinTaller (mdulo de mantenimiento de talleres) Taller (nombre del taller / Estimulacin temprana) Nivel (detalle del nivel de avance / Nivel I) Turno (maana, tarde o noche) Horario (hora de inicio y fin del taller / 2:00 pm a 4:00 pm) Profesor (nombre del profesor(a)) Aula (detalle del aula donde se desarrolla el taller) Vacantes (nmero de vacantes lmites por taller) ID Taller (cdigo a partir de iniciales de taller y nivel: ET - I)Participante (mdulo registro de participantes) Sede (detalle de las sedes) Taller (ID + Nombre del taller) ID persona (#DNI) Nombres y Apellidos Fecha de Nacimiento (Edad) Sexo (hombre, mujer) Distrito (VMT, Lurin, Pachacamac, SJM, VES, otros) Zona (VMT=7 zonas / VES=??? / Lurin: 5 zonas / Pacha: ? / SJM ?) Localidad: (Nombre del AA.HH. CPR / PJ. / Asoc. Etc / Comit) Direccin: (Detallar # de Mz. # de Lote; Avenidas, calles, etc.) Referencia: (Detalla referencia opcional) Telfono: (nmero de telfono)Si es menor de edad Responsable (Nombre del responsable en caso de emergencia) Telfono (Nmero de telfono del responsable)Pago de la Donacin Forma de Pago: (efectivo) Monto: (expresado en S/. por concepto de donacin) Fecha: ( fecha de pago) Cdigo: (Cdigo de Referencia del pago)Evaluacin temporadas anteriores (Por Implementar) Histrico de cursos que se ha inscrito la persona Nombre del Taller Ao que llevo el Taller Resultado de Evaluacin Taller: (ID Taller + Nombre del Taller) Nivel Alcanzado: (Logrado, En Proceso, No logrado) Informacin de alumnos crticos. Crtico: (Si, No)

V. ANALISIS DE LA PROPUESTA DE SOLUCINPara realizar una propuesta de solucin se han identificado 2 etapas crticas en el proceso de inscripcin: El primero referido a la gestin del registro de la persona e inscripcin en los talleres y el segundo referido a la gestin de la cobranza de la donacin para confirmar la inscripcin. Por lo tanto, para tener una solucin al proceso de inscripcin se tiene que realizar la seleccin de la mejor opcin en cada uno de los momentos.I Etapa: Gestin del registro de la persona e inscripcin en los talleresSituacin ActualOpcin AOpcin B

Instrumento para realizar matrculaFormatos impresosAplicativo en formato webAplicativo en formato desktop

Conectividad entre usuariosCoordinacin presencialVa webVa cable de red

Consulta y reserva de vacantes* Cada usuario maneja su Base de Datos.* Coordinan para la distribucin de las vacantes.Consulta directa y actualizada en la Base de Datos del aplicativoConsulta directa y actualizada en la Base de Datos del aplicativo

Disponibilidad de Base de datosGradual - segn se digiten los formatos impresosInstantnea mediante reporte en excelInstantnea mediante reporte en excel

RequerimientosFormatosPersonal de ApoyoDigitadoraLaptop*Desarrollo del Aplicativo*Personal de Apoyo*Laptop con conexin a internet*Servidor para almacenamiento de base de datos*Desarrollo del Aplicativo*Personal de Apoyo*Laptop interconectadas en red* Servidor para almacenamiento de base de datos

Dificultades* Poca integridad de los datos*Demora en el procesamiento de informacin*Posible demora en el registro por parte del usuario*Posible demora en el registro por parte del usuario

Ventajas* Solucin inmediata ante la falta de un aplicativo* Mayor integridad de los datos.* Procesamiento automtico de la informacin* Mayor integridad de los datos.* Procesamiento automtico de la informacin

II Etapa: Gestin de la cobranza de la donacinSituacin ActualOpcin AOpcin BOpcin C

Mecanismo de cobranzaDepsito en Banco Cuenta AUDepsito en Banco Cuenta RecaudacinPersona de apoyo inscribe y cobraPersona solo para cobranza (cajera)

Comprobante que se emiteVoucher del bancoVoucher del bancoConstancia de donacin numeradaConstancia de donacin numerada

Verificacin de pagoGradual - segn entregen los vouchersAl final del da banco emite reporteAl final del da y/o arqueo de cajaAl final del da y/o arqueo de caja

Tiempo de espera para confirmar matrculaAlto - Paga en banco y retorno para entregar voucherRegular - Paga en el banco y NO tiene que entregar voucherMnimo - Se inscribe y paga al mismo tiempoRegular - Espera para inscribir y espera para pagar

Riesgo de reserva de vacante no pagadaAltaAltaNulaMnima

RequerimientosNingunoAbrir cuenta de recaudacinCapacitar a usuarios para reconocimiento de dinero falsoPersonal para cajera

Desventajas* Costos por el nmero de depsitos en la cuenta AU.*Costos por abrir una cuenta de recaudacin.* Riesgo de recibir dinero falso.* Demora por doble proceso de inscripcin y cobranza de una sola persona

* Riesgo mnimo de recibir dinero falso.

* Riesgo de reserva de vacante no pagada

Ventajas*Seguridad para gestionar la cobranza* Seguridad para gestionar la cobranza* Banco emite reporte de los depsitos diariamente* Se reduce tiempo de espera para los beneficiarios* Se evita que las personas se desanime por las colas*Persona especializada en cobranza.* Persona que se dedica solo a la inscripcin* Reduccin de tiempo de esperas y proceso ms rpido.

VI. Conclusiones

VII. Recomendaciones