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Núcleo Sector Comercio y Servicios Proceso de Gestión Tecnológica

scogemos ahora mismo ser ejemplos vivientes de la conciencia de prosperidad. Vivimos y trabajamos cómoda y serenamente, rodeados de belleza. Tenemos paz y seguridad interior.

Con júbilo y gratitud contemplamos como nosotros y esta empresa crecemos y prosperamos, continuamente muchísimo más allá de nuestras expectativas. Gracias señor por nuestra empresa.

Carlos Espinoza Marín

EEEE

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PRESENTACIÓN

El Proceso de Gestión Tecnológica del Núcleo Sector Comercio y Servicio del Instituto

Nacional de Aprendizaje; con su proyecto: “Mejoramiento de la productividad y

condiciones de salud en las MIPYMES” reveló a través de un diagnóstico técnico, y con la

experiencia que se ha obtenido gracias a los diferentes servicios que brinda ésta Gestión

en el ámbito empresarial a lo largo del territorio nacional; que requieren de apoyo y

asesoría en la conformación oficial de una empresa.

Se detecta la necesidad de elaborar un documento guía que permita de manera fácil y

sencilla orientar a las personas de las micro, pequeña mediana y grandes empresas

(MIPYME), informar sobre la tramitología y requisitos que se debe seguir, según la

legislación costarricense.

El documento presenta las siguientes partes:

� Permisos, autorizaciones o licencias

� Trámites y requisitos

� Información de instituciones o ministerios

De esta manera, se aplicarían medidas preventivas, además de evitar posibles

inconvenientes y sanciones por parte de las distintas entidades, responsables por velar

por el buen funcionamiento y desarrollo de la empresa.

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1.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar una guía informativa sobre trámites y requisitos que se necesitan para

oficializar una MIPYME, de acuerdo con la legislación costarricense.

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

� Reconocer cuales son las instituciones o ministerios que brindan apoyo y

servicios, según las obligaciones de la persona empresaria.

� Identificar los distintos permisos, autorizaciones o licencias que requieren las

empresas, según la legislación costarricense.

� Describir los requisitos y trámites obligatorios que debe cumplir y realizar la

persona representante de la empresa.

� Nombrar las distintas leyes que obedecen a cada entidad responsable en velar

por su cumplimiento.

� Realizar las recomendaciones pertinentes a la persona empresaria, con

respecto al tema desarrollado.

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1. OFICIALIZACIÓN DE UNA EMPRESA

Antes de crear su empresa es conveniente que usted se haga 5 preguntas básicas, cuyas

respuestas le ayudarán posteriormente a formalizar su negocio, es decir, a que su

empresa cumpla con los trámites y procedimientos necesarios para operar legalmente en

el país.

1. ¿Qué tipo de actividad va a desarrollar?

2. ¿Dónde va a ubicar su negocio o su actividad comercial?

3. ¿Cómo va a inscribir su empresa?

4. ¿Va a tener empleados?

5. ¿Qué debe hacer para formalizar su empresa?

De la respuesta que usted le dé a cada pregunta dependerá su obligación de cumplir con

ciertos requisitos y procedimientos para poner su empresa a derecho.

2. INSTITUCIONES Y MINISTERIOS

Las instituciones involucradas en la conformación básica y legal de una empresa, se

pueden encontrar las siguientes:

� Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

� Dirección General de Migración y Extranjería

� Dirección General de Tributación Directa (DGT)

� Instituto Nacional de Seguros (INS)

� Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC)

� Ministerio de Salud

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3. LEYES GENERALES

Cada uno de los trámites del proceso de formalización de empresas tiene fundamento en un amplio marco legal. Hay desde normativas específicas de algunas instituciones hasta Leyes Nacionales. Entre normativas especiales, reglamentos y leyes suman 42, que seguidamente se enumeran para cualquier consulta posterior. Se han agrupado por Institución.

La primera sección contiene las Leyes Generales.

� Constitución Política, articulo 73 � Código civil � Código de comercio � Código notarial � Ley general de Administración Pública � Ley de Conservación de la vida silvestre � Ley de Firma Digital � Ley de inscripción de documentos en el Registro Público � Ley de protección al ciudadano del exceso de trámites � Ley de protección al trabajador � Reglamento Ley de Firma Digital

LEYES:

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4. Permisos de formalización

Para formalizar una empresa en Costa Rica y que ésta opere legalmente, todo empresario, sin importar su tamaño o actividad, debe contar con al menos 7 permisos o autorizaciones relacionadas con 5 instituciones. Seguidamente se brinda una explicación sobre la importancia de cada uno de estos permisos.

Permiso o Autorización Entidad 1. Certificado de Uso del Suelo Municipalidad respectiva 2. Licencia Comercial o Patente Municipalidad respectiva

3. Póliza de Riesgos del Trabajo Instituto Nacional de Seguros -INS- (o exoneración, si es el caso)

5. Permiso Sanitario de Funcionamiento o Habilitación

Ministerio de Salud

5. Inscripción como contribuyente Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda

6. Inscripción como Patrono Caja Costarricense de Seguro Social -CCSS- (o como trabajador independiente si la empresa es persona física)

6. Importancia de legalizar la empresa

� Mayor cobertura de mercadeo

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� Es ventajoso para todas las empresas trabajar de forma legal. Esto se debe a que

la carga impositiva es baja y adquiriendo bienes y servicios de forma legal la

misma se ve reducida.

� Las microempresas, como parte importante de la actividad económica nacional,

no se encuentran fuera de este contexto. Por ello las mismas deben adecuarse a

lo establecido legalmente.

� Las microempresas que trabajen legalmente se insertarán en el mercado nacional,

sin ningún tipo de inconvenientes. De esta manera podrán ofertar sus productos y

servicios al público, firmar contratos, participar en licitaciones, entre otras

actividades. También tendrán acceso a créditos de bancos, financieras,

cooperativas e incluso podrán obtener capital de inversionistas interesados en el

negocio.

� Actualmente una empresa que trabaje de forma ilegal tiene como única opción

hacerlo en el mercado negro, sin poder acceder a negocios con grandes clientes,

empresas o profesionales, por lo tanto el desarrollo de estas empresas se vuelve

inviable y altamente costoso, además de las posibles sanciones que esto puede

aparejar.

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Marco Legal

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¿Cómo va a inscribir su empresa? ¿Cómo persona física o jurídica?

Esta es una decisión que usted debe tomar antes de establecer su negocio y que tiene

repercusiones en relación con trámites y gastos para poner su empresa a derecho.

Para inscribirse como persona física usted sólo requiere de su cédula de identidad si es

costarricense. Si es extranjero, necesita un documento con fotografía que lo identifique

de manera inequívoca (pasaporte, documento de identidad). Si usted se decide por una

empresa/persona física debe tener en cuenta que su patrimonio personal y el patrimonio

de su negocio serán el mismo. Esto significa que sus propiedades a título personal

deberán responder, si es el caso, por las deudas que se generen en el desarrollo de su

negocio.

Si usted inscribe su empresa como persona jurídica debe realizar algunos trámites

adicionales que implican ciertos costos e inversión de tiempo. En este caso, usted debe

inscribir ante el Registro Público su empresa como persona jurídica. Hay dos opciones.

Ambas requieren la intervención de un abogado:

� realizar el trámite de inscripción paso a paso

� comprar una sociedad jurídica ya constituida y modificarla en lo pertinente

En el caso de una persona jurídica sí hay una separación de patrimonios. Es decir, su

patrimonio personal es independiente del patrimonio del negocio. Los registros del

negocio quedan a nombre de la sociedad.

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PERFIL

Figuras jurídicas en Costa Rica

1. Sociedades civiles

a. Sociedades profesionales b. Se autoriza para los profesionales incorporados a su respectivo colegio profesional c. Deberán tener razón social d. Deberán constituirse por escritura pública y no revisten el carácter de compañías

mercantiles, sino de sociedades civiles. e. Se inscribe en el Registro Público de Personas con su respectiva publicación en la

Gaceta. f. La falta de inscripción en el registro de Personas o de su publicación hace incurrir

a los socios con respecto a terceros en responsabilidad económica solidaria e ilimitada.

g. En la razón social no se permite denominaciones de carácter comercial o laboral. h. Los socios no podrán permanecer ni prestar servicios a ninguna otra sociedad, de

actividades profesionales o mercantiles, del mismo ramo a la que pertenezcan. i. También se puede dar un ejercicio libre de la profesión de manera individual

como persona física: únicamente inscripción en colegio profesional, tributación, emisión de facturas.

2. Empresa individual de Responsabilidad Limitada (Sirl)

a. Tiene propia autonomía y personería jurídica independiente de la persona física a quien pertenezca.

b. No es una figura societaria (único empresario). c. Se constituye mediante escritura pública. d. Únicamente el patrimonio de la empresa responderá de las obligaciones de ésta. e. Constitución, modificación, disolución, liquidación o traspaso se publicará en

extracto en la Gaceta y se inscribe en Registro. f. La quiera de la empresa no acarrea la del propietario, sin embargo si el gerente

fuere condenado por quiebra fraudulenta o culpable, el juez decretará de oficio embargo sobre los bienes del propietario en los términos que indica la ley.

3. Sociedades Comerciales

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a. Sociedad en nombre colectivo. b. Es aquella que existe bajo una razón social y en la que todos los socios responden

de modo subsidiario pero ilimitadamente y solidariamente de las obligaciones sociales.

c. La razón social se forma con el nombre y el apellido o solo el apellido de uno o más socios, con el aditamento “y Compañía” y otra expresión equivalente, que indique la existencia de más socios si los hubiere, si uno de los socios se separa de la empresa y consiente en que se siga usando su nombre deberá agregarse la razón social la expresión “sucesores” u otro equivalente pero esto n limita en modo alguno su responsabilidad mientras su nombre permanezca en la razón social.

d. El administrador puede ser un socio o no. e. Los socios no podrán sin el consentimiento de los demás, interesarse como socios

en otras compañías similares, ni emprender por su cuenta, o por la de otro, negocios análogos a los de la sociedad.

f. Mientas no sea aceptado por los demás, no concederá la calidad de socio a un tercero, el hecho de adjudicarse a su favor por remate, herencia o cualquier otra forma, una participación en la sociedad.

g. Los acreedores de la sociedad no podrán proceder contra los socios personalmente, sino después de haber ejercitado su acción contra ella.

4. Sociedades en Comandita

a. Tienen la representación y administración. b. Socios comanditados o gestores: entre ellos se nombra al gerente o gerentes. c. Su responsabilidad es colectiva e ilimitada. d. Su responsabilidad está limitada al capital suscrito. e. Socios comanditarios: no pueden ejercer actos de administración. f. No puede aportar como capital su capacidad, crédito o industria personal.

g. La razón o firma social debe formarse con el nombre o apellido o solo apellido de los gestores y el aditamento de “y Compañía, Sociedad Comandita”, lo que podrá abreviarse en “S, en C”, el comanditario que consienta en que su nombre completo figure en la razón social, será considerado, para los efectos legales, como si fuera socio comanditado.

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h. En la escritura debe distinguirse quiénes son los gestores y quiénes los comanditados así como el aporte de cada socio al capital social.

5. Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)

a. Los socios responderán únicamente con sus aportes, salvo los casos en que la ley amplíe esa responsabilidad.

b. Podrá tener una razón social, o denominarse por su objeto, o el nombre que los socios quieran darle y es requisitos el aditamento “Sociedad de responsabilidad limitada” o “Limitada” o “S.R.L.”, o “Ltda”. Las personas que permitan su nombre en la razón social responderán hasta por el monto del mayor de los aportes.

c. El capital social estará representado por cuotas nominativas, que solo serán transmisibles mediante las formalidades del código de comercio y nunca por endoso; para la cesión de cuotas se requiere el consentimiento unánime de todos los otros socios.

d. Es administrada por no o varios gerentes que pueden ser socios o no, quienes no pueden realizar por cuenta propia operaciones análogas a las de la sociedad.

e. El cambio de objeto de la sociedad y la modificación a la escritura social que imponga mayor responsabilidad a los socios, sólo podrá acordarse por unanimidad de votos y en reuniones en que esté representada la totalidad del capital social.

6. Sociedad de Anónima (S.A.)

a. Esta figura está integrada por: b. Juna directiva: presidente, secretario y tesorero como mínimo, quienes pueden

ser socios o no y quienes tienen la representación de la sociedad, según se disponga en el pacto constitutivo.

c. Asamblea de Accionistas: compuesta por todos los accionistas de la sociedad, pueden cambiar los estatutos y acordar la disolución de la sociedad.

d. Órgano de Vigilancia: Compuesto por uno o más fiscales. e. Para su información es necesario que haya dos socios como mínimo. f. El capital social está dividido en acciones y los socios sólo se obligan al pago de

sus aportaciones. g. Irá precedida su denominación por “Sociedad Anónima” o “S.A.” h. La acción es el título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio.

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i. Podrá también emitir una o más clases de acciones y títulos valores. j. El socio además de poseer la acción está inscrito en el libro de accionistas.

TRÁMITES

Escogencia de una estructura corporativa

La legislación costarricense contempla muchos tipos de figuras corporativas, sin embargo las más comunes son:

La “Sociedad de Responsabilidad Limitada” y la “Sociedad Anónima”. En ambos casos, los accionistas son solamente responsables por sus aportes al capital social de la compañía y sus bienes personales se encuentran totalmente protegidos y fuera del alcance de acreedores potenciales que la compañía pudiese tener.

La “Sociedad de Responsabilidad Limitada”, a la que también se llama “S.R.L.”, “Limitada” o “Ltda”, es una estructura más simple que la “Sociedad Anónima” y en la mayoría de los casos llena las lagunas en su tratamiento legal con la normativa aplicable a la “Sociedad Anónima”, la cual es mucho más abundante. Las S.R.L. normalmente se usan solamente si alguna de sus particularidades son especialmente atractivas para el inversionista.

Las particularidades de la S.R.L. son principalmente las siguientes:

a. Las cuotas (nombre que reciben las acciones en este tipo de sociedad) no pueden ser traspasadas a no cuotistas sin el consentimiento previo y expreso de los otros cuotistas, quienes tienen un derecho prioritario a adquirirlas.

b. Estas compañías requieren, para su administración, de solamente un individuo (Gerente), lo que genera una estructura especialmente atractiva en casos en los cuales el inversionista no desea utilizar y registrar (haciendo públicos) los nombres de otros individuos para formar parte de lo que en la S.A. sería la Junta Directiva, como se explica más adelante.

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La “Sociedad Anónima”, también denominada “S.A.”, es la estructura corporativa más usada en Costa Rica. Este tipo de sociedad es bastante flexible y su tratamiento legal es extenso. En términos generales, puede tener cualquier monto de capital social (normalmente se utiliza una suma baja sin que ello genere ninguna consecuencia negativa) dividido en tantas acciones como el inversionista desee (normalmente estructuradas de una forma en la cual puedan ser divididas entre tantos accionistas como se puedan esperar pues dichas acciones son, por ley, indivisibles). La S.A. tiene muchas particularidades, estando entre las más importantes las siguientes:

a. En razón de que los puestos de Presidente, Secretario y Tesorero son requeridos legalmente y deben ser ocupados por tres individuos distintos, debe tener una Junta Directiva de al menos tres miembros, y además un fiscal, quien no podrá ostentar ningún poder de representación de la sociedad.

b. Las acciones son representadas por documentos físicos y más de una de ellas pueden ser incluidas en un certificado. Éstas pueden ser traspasadas a cualquier no-accionista sin requerirse de la aprobación de los otros accionistas. Su traspaso se realiza a través de la combinación de un contrato, del endoso de los certificados de acciones y de un asiento en el Libro de Registro de Accionistas de la sociedad.

c. Sus estatutos pueden ser modificados a través del tiempo, así como los poderes de representación que hayan sido otorgados, por medio de una Asamblea de Accionistas, la que puede celebrarse con la presencia de todos los accionistas o con individuos nombrados por aquellos a través de poderes especiales.

d. Es posible establecer mecanismos especiales para la protección de las minorías y de sus derechos de voto.

e. Sus representantes legales (quienes ostentan poderes para actuar a nombre de la sociedad) son responsables por cualesquier acciones que hayan tomado en contra de los intereses de la sociedad y/o de sus accionistas.

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f. Deben tener tres libros corporativos (asambleas de accionistas, registro de accionistas y reuniones de Junta Directiva) y tres libros contables. Dichos libros deben de ser autorizados por las autoridades tributarias locales y son un requisito para la implementación de cualquier cambio en los estatutos de la sociedad o e su estructura de poderes ya que no se puede celebrar ninguna asamblea de socios sin que la misma se transcriba en el libro específico autorizado para dichos propósitos.

Las sociedades en Costa Rica deben adicionalmente inscribirse ante las Autoridades Tributarias. En el caso en que la compañía no se involucre en actividades de negocios en el país para el año fiscal en curso (por ejemplo, cuando se utiliza únicamente para canalizar la propiedad de bienes), no se requiere un registro tributario formal (únicamente la autorización de los libros) aunque siempre se necesita presentar una declaración al final de cada año fiscal (en la que se manifestará que no hubo actividad económica durante el periodo) para evitar la aplicación de sanciones. El año fiscal normal para las compañías que declaran impuestos en Costa Rica va del 1 de octubre al 30 de setiembre de cada año y las declaraciones se pueden presentar normalmente hasta el final de diciembre. Un año fiscal con diferente configuración puede ser autorizado para sociedades que son propiedad o relacionadas con entidades extranjeras que tienen un periodo distinto en sus países de origen.

Es importante concluir que la escogencia de estructura corporativa debe idealmente efectuarse en el momento en el que el proyecto de inversión o de negocios está siendo creado. Esta decisión tendrá un impacto muy grande y consecuencias específicas en la implementación del mismo y si es tomada inteligentemente, será una de las bases de su éxito.

TRÁMITES

Instrucciones para constituir una “Sociedad Anónima”

1. La Sociedad Anónima (S.A.) debe ser constituida por al menos dos individuos, los cuales deben comparecer personalmente ante un Notario Público costarricense y

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firmar el acta de constitución en el Protocolo de dicho Notario. Para los comparecientes debemos tener sus nombres completos, números de pasaportes, estado civil (por ejemplo soltero, casado una vez, casado por segunda vez, divorciado una vez, viudo, etc.), lugar de ocupación y residencia.

2. La sociedad debe de tener una Junta Directiva con un mínimo de tres miembros (Presidente, Secretario y Tesorero) y un Fiscal. Estos cargos deben ser ocupados por cuatro personas distintas, para las cuales se deben proporcionar su nombre y apellidos completos, sus números de pasaporte, país de ciudadanía, su estado civil (ya sea soltero, casado una vez, casado dos veces, divorciado una vez, viudo, etc), su domicilio completo y detallado y su ocupación. Los individuos que constituyen la sociedad pueden ocupar, cada uno de ellos, uno de los cargos antes indicados.

3. Debe decidirse quién o quiénes entre los miembros de la Junta Directiva serán los representantes legales o apoderados de la sociedad (usualmente es al menos el Presidente). Dichos representantes legales serán dotados de un poder generalísimo para actuar a nombre de la sociedad. El mencionado poder puede estar limitado a sumas no mayores de determinada cantidad o a ciertas acciones (por ejemplo, se puede requerir una autorización de los accionistas para vender o gravar los bienes inmuebles de la sociedad); también se puede requerir la actuación conjunta de dos de los representantes para algunas acciones o para transacciones por montos superiores a cierta cantidad.

4. Se debe de escoger también un nombre. Dicho nombre debe ser en español o en

cualquier otro idioma siempre que sea traducido al español, y no puede ser igual o similar a cualquier razón social ya inscrita (un estudio registral debe realizarse para verificar la no existencia de nombres similares o iguales). Este nombre puede también ser una palabra o grupo de palabras sin significado en ningún idioma. Sugerimos que nos den varias opciones de nombres en orden de prioridad para investigarlos.

5. Finalmente, se debe determinar un capital social (el que sugerimos sea el mínimo de diez mil colones); así como un número de acciones (debido a que las acciones individuales no pueden ser divididas, debe ser un número lo suficientemente alto para acomodar cualquier traspaso o distribución de acciones que se pueda dar en el futuro: normalmente usamos 100 acciones pero también se pueden usar 1,000 o más).

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6. Todos los nombramientos y características indicados anteriormente pueden ser

modificados en cualquier momento a través de una Asamblea de Accionistas, en caso que haya necesidad de modificar los estatutos de la sociedad de conformidad con nuevas necesidades o requisitos.

Instrucciones para constituir una “S.R.L.”

1. La Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) debe ser constituida por al menos dos individuos, los cuales deben comparecer personalmente ante un Notario Público costarricense y deben firmar el acta de constitución en el Protocolo de dicho Notario. Para los comparecientes debemos tener sus nombres completos, números de pasaportes, estado civil (por ejemplo soltero, casado una vez, casado por segunda vez, divorciado una vez, viudo, etc.), ocupación y lugar de residencia.

2. La sociedad debe tener al menos un Gerente, sin embargo no hay limitación relativa

a cuantos gerentes pueda tener. El cargo de Gerente (o Gerentes) debe ser ocupado por individuos (que pueden ser los mismos que constituyen la sociedad), para las cuales se deben proporcionar su nombre y apellidos completos, números de pasaporte, país de ciudadanía, estado civil (ya sea soltero, casado una vez, casado dos veces, divorciado una vez, viudo, etc), domicilio completo y detallado y ocupación.

3. Debe decidirse sobre los poderes que se le darán al Gerente o Gerentes, para que

representen legalmente a la compañía (usualmente al menos uno de ellos, o el único gerente tiene un poder generalísimo sin límite de suma). El poder puede estar limitado a ciertas sumas o a ciertas acciones (por ejemplo, se puede requerir una autorización de los accionistas para vender o gravar los bienes inmuebles de la sociedad); también se puede requerir la actuación conjunta de dos de los representantes para algunas acciones o para transacciones por montos superiores a cierta cantidad.

4. Se debe de escoger también un nombre. Dicho nombre puede ser en español o en cualquier otro idioma siempre que sea traducido al español, y no puede ser igual o similar a cualquier razón social ya inscrita (un estudio registral debe realizarse para verificar la no existencia de nombres similares o iguales). Este nombre puede también ser una palabra o grupo de palabras sin significado en ningún idioma.

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Sugerimos que nos den varias opciones de nombres en orden de prioridad para investigarlos.

5. Finalmente, se debe determinar un capital social (el que sugerimos sea el mínimo

de diez mil colones); así como un número de cuotas (debido a que las cuotas individuales no pueden ser divididas, debe ser un número lo suficientemente alto para acomodar cualquier traspaso o distribución de cuotas que se pueda dar en el futuro: normalmente usamos 100 cuotas pero también se pueden usar 1,000 o más).

6. Todos los nombramientos y características indicados anteriormente pueden ser

modificados en cualquier momento a través de una Asamblea de Cuotistas, en caso que haya necesidad de modificar los estatutos de la sociedad de conformidad con nuevas necesidades o requisitos.

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Municipalidad

http://www.msj.co.cr

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LEYES:

Existen siete leyes que regulan la adjudicación de las Licencias Comerciales y la obtención de los Certificados de Usos de Suelo. Se han incluido las normativas específicas de los municipios de San José y Alajuela, en los que ya está operando el nuevo sistema de formalización de empresas.

� Código municipal � Ley de impuestos municipales Alajuela � Ley de patentes Municipalidad de San José � Ley de planificación urbana � Reglamento a la ley de planificación urbana � Reglamento visado de planos

Permiso:

“Certificado de Uso del Suelo”

Este permiso busca asegurar que la empresa pueda instalar en el lugar definido por la municipalidad. Esta institución crea un plan regulador para ordenar el uso de los suelos, para ubicar claramente las zonas de construcción en: vivienda, comercio, industria, bosques, zonas prohibidas, etc.

Cada plan regulador es diferente en cada municipalidad, por lo que para obtener información hay que visitar a cada institución.

Permiso:

“Patente municipalidad”

Este permiso otorga la autorización para que la empresa pueda ejercer una actividad comercial en la zona que se encuentra instalada. El mismo es otorgado por la municipalidad del Cantón donde se encuentra ubicada físicamente en la empresa.

Esto busca regular algunas actividades como lo puede ser la venta de licores entre otras.

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TRÁMITES

Solicitud: “Certificado de Uso del Suelo”

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TRÁMITES

Permiso: “Licencia comercial o patente”

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SEÑOR (A) SOLICITANTE: Conforme a lo estipulado en el artículo primero de la Ley de Impuestos de Patentes de Actividades

Lucrativas Nº 5694, artículo 9 de su Reglamento y el artículo 79 del Código Municipal, nadie podrá abrir establecimientos dedicados a actividades lucrativas o realizar comercio en forma ambulante sin contar con la respectiva licencia municipal.

La presentación de los requisitos para el trámite de patente NO significa en ningún momento la autorización respectiva. Requisitos Generales

→ Formulario de Solicitud de Patente Comercial, el cual debe ser firmado por el dueño de la propiedad y por el solicitante de la

patente. Todas las firmas deberán estar autenticadas por un abogado. (Reglamento a la Ley de Patentes 5694 y sus Reformas) La información declarada por los firmantes en el formulario tiene el carácter de declaración jurada, por lo que si los datos son falsos, la pena impuesta es de tres meses a dos años de prisión, según el artículo 311 (Código Penal y sus Reformas)

→ Original y copia o copia certificada, del recibo de luz del negocio

→ Original y copia o copia certificada, de la Cédula de Identidad del solicitante, y del dueño de la propiedad, o del representante legal (según el caso) y Certificación de Personería Jurídica si es una sociedad. Si es extranjero, presentar copia de cédula de residencia debidamente certificada y al día a efecto de verificar la condición del solicitante. (Vigentes)

→ Original y Copia del Certificado de Uso de Suelo y copia del plano catastrado vigente: (Reglamento del Plan Director Urbano del Cantón Central de San José y sus Reformas).

→ Timbres: fiscales por 125 colones y de Abogado por 250 colones (Código Fiscal)

→ Original y copia o copia certificada del Contrato de Arrendamiento: suscrito entre el solicitante de la patente y el dueño de la propiedad; en caso de sociedades el contrato deberá estar suscrito por el representante legal en representación de la sociedad. La actividad que se va a desarrollar debe estar acorde con lo permitido en el contrato y por ley, y debe estar debidamente autenticado por un abogado. Este requisito aplica en caso de que la propiedad donde se va a desarrollar la actividad no sea propiedad del dueño del negocio. (se omite este requisito si el dueño de la propiedad o su representante legal firman este formulario)

→ En las actividades que se incorpore música como elemento ambiental, deberá aportar el original y copia del Permiso de ACAM. Si no va a utilizarse deberá marcar en el formulario la declaración jurada de que no utilizará música. (Ley 6683 sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos y el Dec. 23485 MP de julio de 1994 y sus Reformas)

→ Original y copia o copia certificada de la Póliza de Riesgos de Trabajo del Instituto Nacional de Seguros (INS): en caso de tener empleados debe presentar el contrato del INS y recibo cancelado o en su defecto presentar la constancia de exoneración de la misma. (Art. 16 del Reglamento a la Ley de Patentes y la Ley 6727 de Riesgos de Trabajo en su Art. 202 y sus Reformas). En ambos casos, (póliza o exoneración) los documentos deben ser emitidos a nombre del patentado.

→ Original y copia o copia certificada del Permiso del Ministerio de Salud, ( último decreto de salud)

Requisitos Particulares según actividad: Autorización que a criterio de la municipalidad o exigida por otras instancias, deben obtener los interesados ante alguna institución pública, según la actividad que se vaya a desarrollar, por ejemplo:

�� Parqueos Públicos: resolución del Departamento de Ingeniería Vial del MOPT, que indique la capacidad del parqueo.

�� Patente para compra y venta: apegarse a la Ley de Compras y Ventas, es exclusiva de personas físicas y aportar 3 declaraciones juradas de comercios afines a la actividad, (autenticadas) es necesaria también la Inspección de Patentes.

�� Venta de Licores como actividad Primordial o Secundaria a la actividad comercial: todo establecimiento que incluya licores (bares, restaurantes, tabernas, clubes nocturnos etc.) debe ajustarse a las distancias establecidas en el Art. 9 del Reglamento a la Ley de Licores y demás normativas que rige la materia, además será necesaria la inspección por parte del Departamento de Patentes e inspección de la Oficina del Ambiente.

�� Bancos, Financieras y Mutuales: debe de contar con el visto bueno de la Superintendencia General de Entidades Financieras ( SUGEF).

�� Puestos de Bolsa: debe de contar con el visto bueno de la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL) �� Régimen de Pensiones: debe de contar con el visto bueno de la Superintendencia de Pensiones ( SUPEN )

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�� En caso de actividades tales como: talleres mecánicos, carnicerías, restaurantes, night club, salas de juegos, pensiones, hoteles, deshuezaderos, tajos, y similares, lavado de autos, es necesario la Inspección del Departamento de Patentes y de la Oficina del Ambiente.

�� En caso de salas de juegos y salas de video:( Maquinas de juego, video-nintendo-play station-pooles—futbolines, y similares), es necesaria la viabilidad de la Oficina del Ambiente, la inspección del Departamento de Patentes,( ver considerándos de requisitos máquinas de juegos); y en caso de que la sala de juegos vaya a ser utilizada por otra persona distinta al solicitante, debe de tener patente de alquiler de bienes diversos.

�� Venta de Armas: visto bueno del Ministerio de Seguridad Pública del Departamento de control de armas y explosivos. �� Servicio de Seguridad Privada: documento probatorio de que está inscrito en el Ministerio de Seguridad Pública. �� Venta y alquiler de películas: visto bueno del Ministerio de Justicia y Gracia, declaración jurada de que no expondrá películas del

tipo porno ( 3X ) a menos de 400 metros de centros educativos. �� Universidades, colegios y escuelas: visto bueno de la entidad reguladora de la actividad, Universidades Privadas del CENIFE,

Escuelas y Colegios Privados del Departamento de Centros Docentes Privados, Instituciones Parauniversitarias del Consejo Superior de Educación. Para el caso de las Universidades, después de aprobada la Patente Comercial, se debe de solicitar el visto bueno al CONESUP.

�� Casinos: categorización del hotel por medio del I.C.T de 3 o más estrellas, declaración de interés turístico. �� Lavado de vehículos: concesión otorgada por el Departamento de aguas del Ministerio del Ambiente y Energía para la explotación

del respectivo pozo. �� Radioemisoras, Televisoras, TV. por Cable y explotación de Frecuencias: licencia extendida por la Oficina Nacional de

Control de Radio del Ministerio de Seguridad y Gobernación, para el uso de la respectiva frecuencia. �� Fusión de patente comercial: edicto de publicación en la gaceta o fotocopia certificada de la escritura de la fusión. �� En caso de solicitud de patente comercial para locales ubicados en Centros Comerciales debe de previo realizarse inspección por

parte tanto de la Oficina de Ambiente como del Departamento de Patentes. Información importante para tramitar su patente: �� Este formulario debe de venir completo, sin borrones ni tachones, de lo contrario no se aceptará. �� El Patentado debe estar al día con el pago de los Tributos Municipales, incluidos arreglos de pago. De lo contrario la solicitud no será

tramitada, este trámite se realizará mediante una verificación interna. (Art. 10 del Reglamento a la Ley de Patentes y sus Reformas) �� En caso de suspender su actividad comercial, debe proceder a presentar el formulario de renuncia de la patente comercial; caso

contrario esta seguirá activa con sus respectivas consecuencias Fiscales y Legales. �� Debe indicar lugar o medio para recibir notificaciones, conforme a los mecanismos de la Ley 4755 del Código de Normas y

Procedimientos Tributarios dentro de la jurisdicción del Cantón Central de San José. �� Recuerde que una vez cumplido un periodo fiscal completo, cada año debe presentar en la plataforma de Servicios, su Declaración

Jurada del Impuesto de Patentes sellada por la Dirección General de Tributación Directa junto con una copia de la Declaración de la Renta.

�� Asegúrese que la información que conste en los requisitos guarde igualdad en los datos, tales como: el nombre del negocio, dirección, actividad comercial, etc.

�� Cuando una persona firma en representación de otra persona, ya sea física o jurídica, debe de aportar un poder especial, original o copia certificada por un abogado.

�� Si se realiza algún trámite de patente de licores o comercial de alguna persona fallecida, debe de aportar el documento del Juzgado donde indique el proceso del sucesorio y el nombre del albacea, copias certificadas por un abogado.

�� En caso de que su patente comercial involucre la actividad de licores, se deberá indicar la patente de licores que será utilizada. �� Con el propósito de velar por el orden, el respeto y las buenas costumbres dentro del desarrollo comercial, el Departamento de

Patentes podrá realizar inspecciones previas antes de la autorización final.

Cualquier consulta al Centro de Atención Telefónica. Tel: 295-6000 / ext.: 101 Facsímil: 257-6956 / Correo electrónico: [email protected]

TRÁMITES

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Solicitud: “Licencia comercial o patente”

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Instituto Nacional

de Seguroshttp://www.ins.go.cr

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