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MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Manual de Formularios

GFC-M-001

Versión 1.3 Caracas, Febrero 2013

MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Fondos de Caja Chica


Código: GFC-M-001

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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PROCESO DE GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA


GFC-M-001

A P R O B A C I Ó N

ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO

Oficina de Administración y Finanzas

Oficina de Planificación y Presupuesto

Sesión Nº

Punto Cuenta

Fecha

Responsable Responsable Responsable/s

IRAIDA ARAUJO ARNOLDO PIÑA ELIAS ELJURI

Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello



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TABLA DE CONTENIDO

1. SOLICITUD DE APERTURA DE FONDO DE CAJA CHICA ............................................. 4

2. EFECTIVO EN TRÁNSITO ......................................................................................... 7

3. CODIFICACIÓN DE FACTURAS PAGADAS ................................................................. 9

4. LIBRO DE BANCO ................................................................................................ 11

5. CONCILIACIÓN BANCARIA .................................................................................... 13

6. DEMOSTRACIÓN DE DISPONIBILIDAD BANCARIA .................................................... 15

7. SOLICITUD Y ORDEN DE VIÁTICOS ........................................................................ 17

8. RELACIÓN DE GASTOS POR PROYECTO – CAJA CHICA .......................................... 20

9. RESUMEN DE GASTOS POR PROYECTO ................................................................. 22

10. ESTADO DE SITUACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA ............................................... 24

11. SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA ....................................... 27



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1. SOLICITUD DE APERTURA DE FONDO DE CAJA CHICA

1.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento para recoger información relativa a la “Apertura de Fondos de Caja

Chica”, solicitada por las respectivas Oficinas, Gerencias y/o Unidades del Instituto

Nacional de Estadística.

1.2 MODELO



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1.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS

Núm. Campo Descripción

1. Fecha Indique el día, mes y año de elaboración del formulario.

2. N° Control Indique el número de control asignado a la solicitud, de acuerdo la Norma específica 10 y 11 (Solo para Uso de la Oficina de Administración y Finanzas).

3. Punto de Cuenta N° Indique el Número del Punto de Cuenta mediante el cual se aprueba el Fondo de Caja Chica. (Solo para Uso de la Oficina de Administración y Finanzas).

4. Gerencia Indique el nombre de la Unidad o Gerencia que solicita la asignación del Fondo de Caja Chica.

5. Año Fiscal Indique el año fiscal al cual corresponde el Fondo de Caja Chica solicitado.

6. Titular del Fondo 6.1 Nombre: Indique nombres y apellidos del funcionario designado como Titular del Fondo. 6.2 Cédula de Identidad: Indique el número de la cédula de identidad del Titular del Fondo. 6.3 Cargo: Indique la denominación del cargo del funcionario Titular del Fondo

7. Justificación de la Solicitud

del Fondo

Describa en forma detallada los motivos que justifican la asignación del Fondo de Caja Chica solicitado, haciendo mención inclusive de los Proyectos a los cuales estará destinada la utilización del mismo.

8. Verificación Requisitos

Obligatorios

8.1 Documentos: a) Constancia de haber presentado... Marque con una “X” en el recuadro correspondiente el resultado de la verificación de la constancia de presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio. b) Copia de la Certificación de Caución: Marque con una “X” en el recuadro correspondiente el resultado de la verificación de la certificación de caución. 8.2 Observaciones.

9. Autorización del Fondo 9.1 Fecha: Indique la fecha efectiva de asignación del Fondo solicitado (Sólo para uso de la Oficina de Administración y Finanzas) 9.2 Cant. U.T.: Indique la cantidad de unidades tributarias (U.T.) asignadas. 9.3 Monto Bs.: Indique el monto en bolívares asignado para la apertura del Fondo de Caja Chica.

9.4 N° Punto de Cuenta N°: Indique el número de Punto de Cuenta asignado para la apertura del Fondo de Caja Chica.

10. Solicitado por 10.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la firma de la Solicitud de Apertura del fondo de Caja Chica. 10.2 Firma y Sello: Firme y estampe sello de la Unidad



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solicitante.

11. Autorizado por 11.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la aprobación de la Solicitud 11.2 Firma y Sello: Firma y sello de la Oficina de Administración y Finanzas.



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2. EFECTIVO EN TRÁNSITO

2.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para reflejar el efectivo que se entrega a los funcionarios

solicitantes para efectuar las compras requeridas para EL funcionamiento de la Unidad,

las cuales deben ser autorizadas por el Jefe de la Gerencia y/o Unidad.

2.2 MODELO



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1. N° Indique el número asignado al Formulario, el cual debe corresponder a un número correlativo que comienza cada año.

2. Fecha Indique la fecha de elaboración del Formulario, la cual debe corresponderse con la fecha en que se hace entrega del efectivo.

3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora el Formulario.

4. Solicitante Indique el Nombre del Funcionario Solicitante del efectivo, el cual debe efectuar la compra.

5. Monto en Bolívares Indique en letras y números el monto en bolívares del efectivo solicitado.

6. Concepto Indique, brevemente el concepto de los bienes, materiales y/o servicios a ser adquiridos.

7. Justificación de la Compra Indique en forma concisa los motivos que justifican la compra a realizar.

8. Autorización por Indique el nombre del Responsable del Fondo, quien debe firmar el Formulario en señal de autorización, aprobación y entrega del efectivo solicitado.

9. Recibí Conforme Estampe la firma del funcionario solicitante, indicando el número de la cédula de identidad en señal de conformidad en la recepción del efectivo solicitado.

10. Fecha establecida para rendición de Cuenta

Indique la fecha establecida para la respectiva rendición de cuenta del efectivo entregado.

RENDICIÓN DE CUENTA

11. Fecha Indique la fecha en día, mes y año, en la cual el solicitante efectúa la rendición de cuenta del efectivo entregado para la compra.

12. Relación Documentos Entregados

Indique en detalle los datos requeridos de los documentos que soportan la o las compras efectuadas.

13. Efectivo entregado Indique en números el monto del efectivo que fue entregado para efectuar la compra.

14. Total Compras Indique en números el monto en bolívares de las compras efectuadas.

15. Efectivo Entregado Indique en números el monto en bolívares, que resulta de la operación de los campos 13 menos 14.

16. Solicitante Estampar firma del respectivo Solicitante que efectúa la rendición de cuenta, en señal de constancia de los documentos entregados y efectivo reintegrado, si fuese el caso.

17. Responsable del Fondo Firma del Responsable del Fondo en señal de conformidad en la recepción de los documentos entregados y efectivo reintegrado, si fuese el caso.



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3. CODIFICACIÓN DE FACTURAS PAGADAS

3.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento para presentar en forma organizada la codificación de las facturas

pagadas a través del Fondo de Caja Chica, así como facilitar y estandarizar el archivo de

las mismas.

3.2 MODELO



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1. Correlativo N° Indique el Nº correlativo que corresponda al momento de utilización del fondo, discriminado por proyecto.

2. DATOS DE LA FACTURA

2.1 Factura Nº Indique el Nº de la respectiva factura.

2.2 Fecha Indique la fecha de la respectiva factura.

2.3 Proveedor Indique el nombre del Proveedor, indicado en la respectiva factura.

2.4 Monto en Bs. Indique el monto en Bs. Total de la factura.

2.5 Cuerpo para Pegar la Factura

Espacio en blanco para anexar factura

3. CODIGO PRESUPUESTARIO

3.1 Proyecto Indique el Código del respectivo Proyecto, al cual corresponde el gasto pagado.

3.2 Partida Indique el código de la respectiva partida presupuestaria.

3.3 Subpartida Genérica Indique el código de la respectiva subpartida genérica presupuestaria.

3.4 Subpartida Específica Indique el código de la respectiva subpartida específica presupuestaria.

4. Autorizado por Nombre: Indique el nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica.

Firma: Estampar firma y sello del Responsable del Fondo de Caja Chica.

5. Fecha Indique la fecha, día, mes y año de elaboración del formulario.



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4. LIBRO DE BANCO

4.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para registrar cada uno de los movimientos ocurridos en la

Cuenta Corriente bancaria, a través de la cual se maneja los Fondos de Caja Chica.

4.2 MODELO



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1. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad poseedora del fondo de Caja chica y que elabora el Formulario.

2. Banco Indique el Nombre de la respectiva Agencia bancaria.

3. Cuenta Corriente N° Indique el Nº de la Cuenta Corriente correspondiente

4. Mes Indique nombre del mes al cual corresponde los movimientos bancarios que se registran.

5. Fecha Indique la fecha de ocurrencia del movimiento que se registra.

6. NRO.CH/NC/ND/DP Indique el número del Cheque (CH), Nota de Crédito (NC) o ND (Nota de Débito) y/o Planilla Bancaria de depósito que corresponda al registro.

7. Beneficiario Indique en el caso de Cheques (CH) el nombre del Beneficiario a favor de quien fue emitido el cheque. En el caso de Notas de Débito (ND) indique el concepto de la misma.

8. Débito Indique el monto de la operación que se registra correspondiente a una Nota de Crédito (NC) o a un depósito bancario (DP).

9. Crédito Indique el monto de la operación que se registra correspondiente a un cheque (CH) o a una Nota de Crédito (NC).

10. Saldo Indique el monto obtenido de la operación siguiente: Saldo anterior, más (+) debitos, menos (-) créditos.

11. Totales Indique, en sus respectivos campos, la sumatoria de las columnas DEBITOS y CREDITOS, e indique en la columna de Saldos, el saldo determinado, según lo indicado en el campo Nº 9.



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5. CONCILIACIÓN BANCARIA

5.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para reflejar los resultados de la conciliación bancaria

realizada de la Cuenta Corriente bancaria, a través de la cual se maneja los Fondos de

Caja Chica.

5.2 MODELO



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3. Cuenta Corriente N° Indique el Nº de la Cuenta Corriente correspondiente


5. Saldo Según Libro Indique el monto en bolívares del Saldo que refleja el Libro de Bancos, indicando la fecha del mismo.

6. Más 6.1 DEPOSITOS NO REGISTRADOS: Indique en detalle, el monto en bolívares de los depósitos no registrados. 6.2 N/C NO REGISTRADAS: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Crédito no registradas.

7. Menos 7.1 CHEQUES NO REGISTRADOS: Indique en detalle, el monto en bolívares de los Cheques no registrados. 7.2 N/D NO REGISTRADAS: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Débito no registradas.

8. Saldo Conciliado al Indique el monto en bolívares de la sumatoria algebraica de los puntos 5 al 6.

9. Saldo Según Edo. de Cuenta Indique el monto en bolívares del Saldo que refleja el Estado de cuenta del Banco, indicando la fecha del mismo.

10. Mas 10.1 DEPOSITOS EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de los depósitos en tránsito. 10.2 N/C EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Crédito en tránsito.

11. Menos 11.1 CHEQUES EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de los Cheques en tránsito. 11.2 N/D EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Débito en tránsito.

12. Saldo Conciliado al Indique el monto en bolívares de la sumatoria algebraica de los puntos 11 al 12.

13. Elaborado por Indique nombre y estampe firma del Encargado del Fondo, quien debe elaborar la conciliación bancaria.

14. Aprobado por Indique nombre y estampe firma del Responsable del Fondo.

15. Fecha de Elaboración Indique la fecha de elaboración de la conciliación bancaria.



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6. DEMOSTRACIÓN DE DISPONIBILIDAD BANCARIA

6.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento para reflejar detalladamente la disponibilidad bancaria existente en

una fecha determinada., a nivel de los Fondos depositados.

6.2 MODELO



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3. Cuenta Corriente N° Indique el Nº de la Cuenta Corriente correspondiente.


5. Saldo Según Libro Indique el monto en bolívares del Saldo que refleja el Libro de Bancos, indicando la fecha del mismo.

6. Detalles Disponibles FONDO CAJA CHICA: Indique el monto que de la disponibilidad bancaria corresponde al Fondo de Caja Chica.

7. Total Disponibilidad Bancaria Indique la sumatoria de los montos indicados en los puntos del 6., este monto debe coincidir con el reflejado en el campo Nº 5.

8. Observaciones Indique el o los comentarios que considere necesarios para abundar en detalles.

9. Elaborado por Indique nombre y estampe firma del Encargado del Fondo, quien debe elaborar el formulario de detalle de la disponibilidad bancaria.

10. Aprobado por Indique nombre y estampe firma del Responsable del Fondo.

11. Fecha de Elaboración Indique la fecha de elaboración de la conciliación bancaria.



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7. SOLICITUD Y ORDEN DE VIÁTICOS

7.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para reflejar el efectivo que se entrega a los funcionarios

solicitantes para efectuar los viajes requeridos para la ejecución de los proyectos y

funcionamiento de la Unidad, las cuales deben ser autorizadas por el Jefe de la Gerencia

y/o Unidad.

7.2 MODELO



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1. Viático N° Número asignado al Formato Solicitud de pago de Viáticos en la oportunidad de su tramitación.

2. Código Código asignado al Formato Solicitud de pago de Viáticos en la oportunidad de su tramitación.

3. Fecha Día, mes y año de la elaboración del formulario.

4. Nombres y Apellidos Nombres del funcionario beneficiario del viático.

5. Cédula de Identidad Cédula de Identidad del funcionario beneficiario del viático.

6. Sueldo Sueldo del funcionario beneficiario del viático.

7. Grado Grado del Cargo del funcionario beneficiario del viático.

8. Categoría Categoría que le corresponde al funcionario beneficiario del viático.

9. Cargo Cargo que desempeña el funcionario beneficiario del viático.

10. Dependencia de Adscripción Proyecto al cual se encuentra adscrito el beneficiario del viático.

11. Tipo de Empleado Coloque si es Fijo, Contratado u Obrero el beneficiario del viático.

12. Fecha de Ingreso Fecha de Ingreso del funcionario beneficiario del viático.

13. Objetivo de la Comisión Razón de la movilización del funcionario.

14. Nro. días Cantidad de días requeridos para la comisión.

15. Días pernocta Monto gastado por viáticos sin hospedaje por día.

16. Pasaje Indicar si el pasaje requerido es terrestre o aéreo y gasto realizado

17. Origen Ciudad: Indique la ciudad origen desde donde parte la comisión. Fecha: Día, mes y año de la fecha de salida de viático.

18. Destino Ciudad: Ciudad de donde de arribo de la comisión. Fecha: Día, mes y año de la fecha de arribo. T.T.: Transporte terrestre.

19. SP Identifica si la comisión está sin pernocta.

20. Estadías Días Indique los días que va a pernoctar.

21. Tarifa Diaria Indique la tarifa que pagara diario.

22. Monto Estadía: Total de bolívares gastados en números.

23. Traslado Intraurbano: Monto gastado por transporte intraurbano diário.



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Traslado residencia-Aéreo: Monto gastado en traslado desde la residencia hasta el aeropuerto y viceversa.

24. Impuesto Salida Monto gastado por Tasa de impuesto a la salida del aeropuerto.

25. Monto Monto en Bolívares entregados.

26. Subtotal 1 Bs. Monto en bolívares por descripción.

27. Nro. Kms. Recorridos (Carretera Pavimentada)

Kilómetros recorridos en vehículo de su propiedad en carretera pavimentada, los cuales deben multiplicarse por 56,29 para determinar el monto.

28. Nro. Kms. Recorridos (Carretera no Pavimentada)

Kilómetros recorridos en vehículo de su propiedad en carretera no pavimentada, los cuales deben multiplicarse por 60,39 para determinar el monto.

29. Sub – Total 2 Bs. Monto en bolívares por descripción.

30. Total Viáticos Total de bolívares gastados en viáticos en números, el cual corresponde con la suma de los Subtotales 1 y 2.

31. Total Viáticos Total en letras.

32. Control Presupuestario Firma y sello de la unidad de Presupuesto.

33. Div. de Administración Firma y sello de la Unidad de Administración.

34. Contraloría Interna Firma y sello de la Unidad responsable de la Contraloría.

35. Dirección de Administración Firma y sello de la Dirección de Administración.

36. Observaciones Campo destinado para indicar el número del memorando mediante el cual se aprueba el viático y fecha del mismo.

36. Contabilidad Fiscal Campo destinado para indicar el número del cheque y fecha del mismo, cuando los viáticos aplican en cheques.

37. Beneficiario del Viático Fecha y firma del beneficiario del viático cuando éste es recibido.



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8. RELACIÓN DE GASTOS POR PROYECTO – CAJA CHICA

8.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas y/o formularios de

viáticos desagregados por cada proyecto, pagados a través de los Fondos de Caja

Chica.

8.2 MODELO



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1. N° de Control Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, seguido de un número correlativo correspondiente a la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada. Ejemplo: 1214-1-1.

2. Fecha Indique el día, mes y año de cierre de la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada.

3. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica.

4. Período Indique el lapso de Reposición al cual corresponde la Relación de Caja Chica elaborada (Desde: día, mes, año – Hasta: día, mes, año.

5. Titular del Fondo Indique el nombre del Titular del Fondo de Caja Chica

6. C.I.: Número de la cédula del Titular del Fondo.

7. Nombre del Proyecto Nombre del proyecto al cual están asociados los gastos.

8. Código Indique el Código del proyecto a que corresponden las facturas pagadas.

9. Monto Asignado Indique en bolívares el monto del Fondo de Caja Chica asignado.

10. Monto en Letras Monto asignado en letras.

11. N° Indique el número consecutivo, el cual internamente fue asignado al documento, comenzando para cada período de reposición desde el Nº 1.

12. Número de Factura Indique el número de la factura y/o Viático.

13. Fecha Factura Fecha de la factura relacionada.

14. RIF/Cédula cuando es Viáticos

Registro de Información Fiscal del Proveedor o número de cédula cuando el gasto relacionado es de viáticos.

15. Beneficiario Descripción del proveedor del material, bien o servicio.

16. Concepto Indique la descripción del gasto incurrido.

17. Monto Bs. Indique el total del monto en bolívares de la factura o viático.

18. Monto Total Indique el total general de los gastos relacionados para el período en la “Relación de Gastos de Caja Chica”.

19. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica, quien debe firmar la misma.

20. Aprobado por Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad.



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9. RESUMEN DE GASTOS POR PROYECTO

9.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para presentar el resumen a nivel de cada proyecto del total

de gastos pagados a través del fondo de caja chica, durante el período al cual

corresponde la solicitud de reposición de la cual forma parte.

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1. Fecha Indique el día, mes y año de elaboración del formulario resumen.

2. N° Control Indique el número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, a la cual corresponde el resumen que está elaborando.

3. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora el formulario resumen.

4. Período Indique el lapso de Reposición al cual corresponde el resumen elaborado (Desde: día, mes, año – Hasta: día, mes, año).

5. Proyecto

5.1. Cód. Indique el Código de cada proyecto que está relacionando en el resumen.

5.2 Denominac. Indique el nombre de cada proyecto que está relacionando en el resumen.

6. Relación

6.1 Nro. Indique el número asignado a la Relación de Gastos Por Proyecto – Caja Chica, por cada Relación de Gastos por Proyecto elaborada.

6.2 Cantid. Indique el número total de facturas de cada Relación de Gastos por Proyecto elaborada.

7. Partidas Indique los montos correspondientes a las partidas 4.02, 4.03 y 4.04 reportados en la Relación de Gastos por Proyectos

8. Totales Indique el Monto Total de todas las partidas por proyecto relacionado en cada línea.

9. Monto Totales Bs. Suma total por partida por todos los proyectos relacionados.

10. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica, quien debe firmar la misma.

20. Titular del Fondo Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad.



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10. ESTADO DE SITUACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

10.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para presentar en forma resumida los importes de los

movimientos de egresos e ingresos ocurridos en el Fondo de Caja Chica a la fecha de

cada Reposición de Fondos.

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1. Fecha Indique el día, mes y año de la elaboración del Formulario Estado de Situación del Fondo de Caja Chica.

2. N° Control Indique el número de control asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica.

3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad que elabora el Estado de Situación del Fondo de Caja Chica.

4. Saldo Inicial Indique el Saldo, con el cual se inicia el período al cual corresponde la Solicitud de reposición. Este saldo se corresponde con el Saldo actual de la Reposición que antecede.

Gasto

5. Fecha Indique, en orden cronológico la Fecha de cada Solicitud Reposición (Gasto) tramitada.

5.2 Denominac. Indique el nombre de cada proyecto que está relacionando en el resumen.

6. N° Relación Indique el número asignado a la Relación de Gastos Por Proyecto – Caja Chica, sin incluir el número asignado al proyecto, cuando sea el caso de varios proyectos en una misma reposición.

Reposición

7. N° Cheque Indique el número del Cheque o de la Nota de Crédito, en el caso de transferencia bancaria, correspondiente al reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición.

8. Fecha Indique, siguiendo el orden cronológico, la fecha de recepción del reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.

9. Descripción Describa brevemente el concepto del movimiento que se registra. Si es reposición o gasto.

10. Créditos Indique el monto en bolívares que ingresó al Fondo de Caja Chica, correspondientes al reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición de Fondo de Caja Chica.

11. Débitos Indique el monto en bolívares que se gastó en el período de la Reposición de Fondo de Caja Chica.

12. Saldo Indique la diferencia entre los Débitos, los Créditos y el Saldo Inicial. (Saldo Inicial+Créditos-Débitos).

13. Total Créditos Indique la sumatoria de los valores indicados en la columna de CRÉDITOS, lo cual representa el total de los Egresos ocurridos en el Fondo, y relacionados en



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las respectivas Solicitudes de Reposición de Fondo de Caja Chica.

14. Total Débitos Indique la sumatoria de los valores indicados en la columna de DÉBITOS, lo cual representa el total de los Ingresos ocurridos en el Fondo, por concepto de los reembolsos de las Solicitudes de Reposición.

15. Saldo Actual Indique la diferencia entre el TOTAL DE DÉBITOS y el TOTAL DE CRÉDITOS, el resultado debe coincidir con el reflejado en la última línea del campo Nº 12 SALDO.

16. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora el “Estado de Situación del Fondo de Caja Chica” quien debe firmar el formulario.

17. Titular del Fondo Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar el Formulario “Estado de Situación del Fondo de Caja Chica” en señal de conformidad.



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11. SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

11.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para presentar en forma consolidada la Solicitud de

Reposición de Fondo de Caja Chica.

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1. Fecha Indique el día, mes y año de la elaboración del Formulario “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica.

2. N° Control Asigne un número a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, el cual debe estar constituido de la siguiente manera: XXX- (código asignado a la caja chica al momento de la apertura)- seguido de un número correlativo de solicitud de reposición. (la primera vez que se solicita es el número 1, la segunda, el 2 y así sucesivamente). Ejemplo: 1214-1.

3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad que elabora la “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica”.

4. Código Asignado a la Caja Chica

Coloque el número asignado al respectivo Fondo de Caja Chica, por la Oficina de Administración y Finanzas al momento de la apertura.

5. Período de Reposición Indique el lapso al cual corresponden los gastos de los que se solicita reposición. (Desde: día, mes, año – Hasta: día, mes, año).

6 Monto Solicitado Bs. Indique en bolívares el monto al cual asciende la reposición solicitada, y el cual está determinado por sumatoria de las respectivas Relaciones de Gastos de Caja Chica que conforman la Solicitud de Reposición.

7. Monto Aprobado Bs. Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Indique en bolívares el monto aprobado, de conformidad a la revisión de los soportes suministrados por la Unidad solicitante.

8. Saldo Inicial Indique el valor reflejado en el campo del “Saldo Final” de la última Solicitud de Reposición. En el caso de que sea la primera reposición que se solicita, este monto se corresponderá con el monto del fondo asignado.

9. Fondos Recibidos Indique el monto en bolívares de los reembolsos (cancelaciones) de las Solicitudes de Reposición, recibidos en el período.

10. Pagos Efectuados Indique el monto en bolívares de los pagos efectuados y relacionados en el período al cual corresponde la Solicitud de Reposición.

11. Saldo Final Indique el monto en bolívares del resultado de la operación algebraica de los campos 8, 9 y 10.

12. Elaborado Por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo



Código: GFC-M-001

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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que elabora, el “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica” quien debe firmar el formulario.

13. Titular de Fondo de Caja Chica

Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar el Formulario “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica” en señal de conformidad.

14. Observación Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Coloque las observaciones que motivaron la asignación menor del monto solicitado o cualquier otra que se considere importante.

15. Autorizado por Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Estampe firma y sello del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas, en señal de autorización del pago de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.

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